Uvod: Uravnoteženje preiskovalne integritete s pravicami zaposlenih

Kraja delovnega mesta in kršitev zaposlenih lahko ogrozijo osnovno linijo organizacije, spodkopljejo zaupanje in ustvarijo pravne obveznosti. Ko delodajalci ali organi pregona začnejo preiskavo, morajo voditi zapleteno mrežo pravnih zahtev, med njimi pa je glavna potreba po zakonitem nalogu. Razumevanje točno, kdaj je potreben nalog, kako dobiti nalog, kako dobiti enega, in katere izjeme obstajajo, je ključnega pomena za vsakega preiskovalca, kadrovskega strokovnjaka ali pravnega svetovalca. Ta člen zagotavlja celovit, praktičen vodnik za izpolnjevanje zahtev pri preiskavah tatvine na delovnem mestu in kršitev, ki zajema pravno podlago, pričakovanja glede zasebnosti, digitalne dokaze, soglasje in resne posledice neskladnosti.

Razumevanje pravne fundacije za nalog

Četrta sprememba ustave ZDA ščiti posameznike pred nerazumnimi preiskavami in zasegi. Čeprav sprememba neposredno velja za vladne akterje, njena načela oblikujejo številne preiskave na delovnem mestu, ker so pogosto vpleteni uradniki organov pregona. Nalog je sodni nalog, ki dovoljuje preiskavo ali zaseg. Da bi bil veljaven, mora temeljiti na verjetnem vzroku, podprt z izjavo, opisuje kraj in predmete s posebnostjo, in ga izda nevtralen sodnik.

V zasebnem sektorju delodajalci niso dolžni po ustavni dolžnosti pridobiti naloga pred preiskavo premoženja podjetja. Vendar pa, ko organi pregona sodelujejo v preiskavi – ali ko delodajalec deluje kot zastopnik vlade – zahteva četrtega amandmaja nalog pripisuje. To razlikovanje je ključno. Na primer, če policist prosi direktorja, da preišče delojemalca za ukradeno lastnino, iskanje se lahko šteje za vladno dejanje in zahteva nalog, razen če se uporablja izjema.

Kdaj se zahteva nalog za preiskave na delovnem mestu?

Javni in zasebni delodajalci

Vladni delodajalci (zvezni, državni in lokalni organi) so neposredno vezani na četrti amandma. Vsako iskanje javnega delodajalca za dokaz kršitev običajno zahteva nalog, razen če gre za priznano izjemo, kot so privolitev, nujne okoliščine ali iskanje neiskrenega namena (npr. popis). Nasprotno pa zasebni delodajalci pri izvajanju notranjih preiskav običajno niso predmet četrte spremembe. Vendar se razmere dramatično spremenijo, če se pojavi pregon.

Vpletenost organov pregona in teorija o „agentu“

Če policija ali zvezni agenti zahtevajo, spodbujajo ali aktivno sodelujejo v iskanju zasebnega delodajalca, iskanje se lahko obravnava kot državni ukrep. Sodišča preučijo stopnjo sodelovanja vlade: je uradnik zgolj prejel dokaze, ki so bili prostovoljno pretvorjeni, ali pa so usmerjali časovni okvir, obseg in način iskanja? Slednji scenarij običajno sproži zahteve po nalogu. Na primer, v Združenih državah proti Walther[] (9. cir. 1986), sodišče je odločilo, da je, ko letalski varnostni uradnik preiskal paket na izrecno zahtevo DEA agenta, iskanje je bila vladna preiskava, ki zahteva utemeljen razlog.

Pričakovanje zasebnosti na delovnem mestu

Zahteva po nalogu je odvisna od tega, ali ima zaposleni »razumno pričakovanje zasebnosti« na področju ali predmetu, ki ga je iskalo. Vrhovno sodišče je v O’Connor proti Ortega (1987) priznalo, da imajo javni uslužbenci nekaj pravic do zasebnosti v svojih pisarnah, mizah in predalih za datoteke. Vendar pa lahko pričakovanja znižajo politike delodajalcev, skupni delovni prostori ali narava zaposlitve. Sodišče upošteva dejavnike, kot so:

  • Ali je delovno mesto zasebno ali pa je deljeno.
  • Ali je delodajalec napovedal politike spremljanja.
  • Ali ima zaposleni ekskluzivni nadzor (npr. zaklenjena miza ali osebna omarica).
  • Industrijske norme in dolžnosti (npr. bančni blagajnik ima v predalu z gotovino manj zasebnosti).

Če je pričakovanje zasebnosti razumno, je na splošno potreben nalog, preden lahko policija opravi preiskavo.

Ključne zahteve za pridobitev zakonitega naloga

Če je nalog potreben, morajo preiskovalci izpolniti več strogih postopkovnih elementov, če ne uspe, lahko nalog postane neveljaven in so dokazi, ki so posledica tega, nedopustni.

Verjeten vzrok

Verjetno obstaja razlog, ko bi celotna okoliščina privedla do razumne osebe, da bi verjeli, da se dokazi o kaznivem dejanju ali kršitvi nahajajo v kraju, ki ga je treba preiskati. Za krajo na delovnem mestu lahko to vključuje nadzorne posnetke, ki kažejo, da zaposleni jemlje predmete, izjave prič ali razlike v evidencah inventarja. Pomembno je, da je verjeten vzrok sveže-naključne informacije slabi utemeljitev.

Prijava

Preiskovalci morajo pripraviti zapriseženo izjavo, v kateri so podrobno navedena dejstva, ki določajo verjeten vzrok. Zagovornik mora biti temeljit, vključno z datumi, imeni, posebnimi pripombami in načinom pridobivanja informacij. Zaključne izjave (»po našem mnenju je zaposleni ukradel«) so nezadostne. Prigovor mora pojasniti podlago za to prepričanje. Zagovorniki so običajno policisti, vendar lahko zasebni preiskovalci zagotovijo informacije, ki so osnova za izjavo uradnika pod doktrino »kolektivno znanje«.

Posebnost

Nalog mora natančno opisati kraj, ki ga je treba preiskati in predmete, ki jih je treba zasegati. Nalog za odobritev iskanja celotne poslovne stavbe za “dokaz o kraji” je verjetno prekoračen. Namesto tega bi moral nalog navesti, na primer, “table, arhiviranje kabineta in računalniški stolp v Office 215,” in seznam predmetov, kot so “denarniške račune od 1. do 15. junija, iPhone 12 z zaporedno številko XYZ, in vse dokumente, povezane z računom #12345.” To preprečuje ribiške odprave in ščiti nepovezane zasebne materiale.

Sodno dovoljenje

Nevtralen in ločen sodnik obravnava izjavo. Če sodnik ugotovi verjeten razlog in nalog je ustrezno poseben, ga podpišejo. Preiskovalci morajo izvršiti nalog v roku, ki ga določa zakon (pogosto 10 dni v zveznih primerih, vendar krajše v nekaterih državah) in samo med določenimi urami (običajno 6 zjutraj do 10 popoldne), razen če je dovoljeno nočno iskanje.

Izjeme od zahteve po nalogu

Več izjem lahko omogoči brezpogojno iskanje s strani organov pregona na delovnem mestu:

  • Soglasje[: Prostovoljno soglasje osebe z avtoriteto nad območjem (npr. zaposlenega ali nadzornika s skupno avtoriteto).
  • Ekseginalne okoliščine[: Takojšnja nevarnost uničenja dokazov, pobega ali škode drugim.
  • Plain view[: Častnik, ki je zakonito prisoten, vidi tihotapljenje ali dokaze na vidnem mestu.
  • Iskanja po popisu[]: Standardni postopki za zaseženo lastnino.
  • ]Posebne potrebe[: Iskanje za namene pregona, ki niso zakoniti, kot je zagotavljanje varnosti na delovnem mestu (npr. testiranje na področju drog pri delu, ki je občutljivo na varnost).

Vendar se te izjeme ozko razlagajo in preiskovalci bi morali dobiti nalog, kadar je to izvedljivo, da se izognejo pravnim izzivom.

Pričakovanja zasebnosti in pravice zaposlenih: ključna sodna praksa

O’Connor v. Ortega (1987)

V tem pomembnem primeru je vrhovno sodišče odločilo, da javni uslužbenci razumno pričakujejo zasebnost v svojih pisarnah in pisarnah. Vendar pa je Sodišče tudi priznalo, da so lahko iskanja, povezana z delom, s strani nadzornikov za neiskrene namene (npr. za pridobitev potrebne dokumentacije) ali za kršitev, povezano z delom, razumna brez naloga, če je iskanje utemeljeno na začetku in smiselno po obsegu. V primeru je poudarjeno, da zahteva po nalogu ni absolutna za javne delodajalce, ki delujejo brez sodelovanja organov pregona.

City of Ontario v. Quon (2010)

Ta primer je obravnaval zasebnost v elektronskih komunikacijah. Policijski oddelek je preiskal osebna sporočila častnika, poslana na strani, ki jo je izdala vlada. Sodišče je (brez odločitve) domnevalo, da je imel uradnik razumno pričakovanje zasebnosti, vendar je bilo iskanje razumno, ker je bilo motivirano z zakonitim namenom (revizija pretiranih vrednosti) in ni bilo pretirano vsiljivo. Quon kaže, da tudi takrat, ko obstajajo pričakovanja glede zasebnosti, nalog morda ni potreben za notranje vladne preiskave, ki so »razumne«.

Združene države v. Ziegler (9. cir. 2007)

V tem primeru je sodišče na delodajalčevo prošnjo pristalo, da se poišče računalnik zaposlenega. Delodajalec je agentom FBI prostovoljno dovolil, da preiščejo pisarniški računalnik zaposlenega. Sodišče je menilo, da zaradi skupne avtoritete delodajalca nad računalnikom (ki je bil lastnina podjetja) pričakovanje zaposlenega o zasebnosti ni objektivno razumno, iskanje pa ni kršilo Četrte spremembe. Ta primer se pogosto navaja kot podpora predlogu, da lahko zasebni delodajalci privolijo v iskanje naprav, ki jih izdaja podjetje.

Posebna vprašanja za digitalne dokaze

Raziskave na delovnem mestu vse bolj vključujejo računalnike, pametne telefone, e-poštne strežnike in shranjevanje v oblaku. Digitalni dokazi povzročajo edinstvene težave z nalogi.

Podjetje-odprti proti osebno lastnim napravam

Za naprave, ki jih izdaja podjetje, imajo delodajalci na splošno pravico do dostopa do podatkov, zlasti če ima delodajalec jasno pisno politiko, ki pravi, da se ne pričakuje zasebnosti in da se naprava nadzira. Če želi organ pregona preiskati napravo, ki jo izdaja podjetje, lahko delodajalec privoli, če zaposleni nima izključne pravice do zasebnosti. Če pa je naprava osebna (BYOD), zaposleni verjetno ohrani razumno pričakovanje zasebnosti, in je potreben nalog, razen če velja izjema.

Zakon o shranjenih komunikacijah (SCA)

SCA (18 U.S.C. §§ 2701-2712) omejuje vladni dostop do shranjenih elektronskih komunikacij. Na splošno, kazenski pregon potrebuje nalog, da prisili ponudnika (kot e-pošto ali oddelek za IT delodajalca) razkriti vsebino komunikacij, ki so bile shranjene 180 dni ali manj. Za starejše shranjene sporočila, lahko sodni nalog ali sodni nalog zadostuje v nekaterih vezjih. Preiskovalci morajo biti seznanjeni s temi prekrivajočimi se zahtevami.

Shranjevanje oblakov in podatki tretjih strank

Če zaposleni uporablja shranjevanje podatkov v oblaku, ki ga zagotavlja družba (npr. Google Workspace, Microsoft 365), lahko delodajalec dostopa do podatkov prek svojih upravnih kontrol.Če pa organi pregona zahtevajo podatke neposredno od ponudnika v oblaku, bo ponudnik običajno zahteval nalog ali veljaven sodni nalog. Odločitev vrhovnega sodišča v Carpenter proti Združenim državam (2018) je razširila zahteve na določene vrste podatkov tretjih oseb (informacije o lokaciji v celicah) in nižja sodišča se spopadajo z njeno uporabo podatkov v oblaku.

Vloga politike soglasja in družbe

Soglasje je eden od najpogostejših načinov za zaostanek zahtev v preiskavah na delovnem mestu. Toda soglasje mora biti prostovoljno, specifično, in ga daje nekdo z dejansko ali navidezno avtoriteto.

Ekspresna proti implied Soglasje

Do izrazitega soglasja pride, ko zaposleni podpiše priznanje iskalne politike ali verbalno privoli v iskanje. Iz dejanj ali delovnih nalog zaposlenega lahko sklepamo, da je bilo na primer pri dostavnem vozniku, ki uporablja tovornjak podjetja in ve, da je GPS sledenje uporabljeno, mogoče sklepati, da je implicitno privolil v spremljanje lokacije. Vendar sodišča niso bila previdna glede na to, da bi se strinjala, zlasti za zelo vsiljiva iskanja.

Pisna politika in priznanje

Najboljša praksa je imeti jasno, pisno politiko, ki: (1) navaja, da se lahko v podjetju kadar koli išče lastnina (vključno s pisalnimi mizami, omaricami, računalniki in elektroniko); (2) zaposlene obvešča, da na teh področjih ne pričakujejo zasebnosti; (3) določa, da se lahko pregledajo tudi osebne naprave, ki se uporabljajo za delo; (4) zahteva, da se zaposleni podpišejo. Take politike zmanjšujejo objektivno razumnost pričakovanj glede zasebnosti in delodajalcem olajšajo sprejemanje preiskav organov pregona.

Soglasje tretje stranke

V mnogih primerih lahko nadzornik ali IT administrator privoli v iskanje področja ali naprave, če si delita skupno avtoriteto. Na primer, če zaposleni deli mizo s sodelavcem, lahko bodisi stanovalec privoli v iskanje mize. Vendar pa za zaklenjeno omaro za vložitev, ki jo uporablja samo zaposleni, soglasje nadzornika morda ne zadostuje. Sodišča pretehtajo celotno okoliščino.

Posledice neskladja

Če se ne spoštujejo zahteve po nalogu, lahko to povzroči uničujoče posledice za preiskavo.

Izključitev dokazov

Če se dokazi pridobijo brez naloga, kjer je bil zahtevan, pravilo izključitve običajno prepoveduje uporabo v kazenskem postopku. To lahko uniči krajo ali primer kršitve. Pravilo ne velja le za primarne dokaze, ampak tudi za “sad strupenega drevesa” – vse izvedene dokaze, ki so bili odkriti zaradi nezakonitega iskanja.

Civilna odgovornost v skladu z oddelkom 1983

Javni uslužbenci lahko vladne delodajalce ali uradnike organov pregona tožijo zaradi odškodnine po 42. U.S.C. § 1983 zaradi kršitve njihovih pravic iz četrtega amandmaja. Zasebni delodajalci, ki delujejo v sodelovanju z vladnimi uradniki, se lahko soočijo tudi s trditvami iz 1983. §. Poleg tega lahko zaposleni vložijo odškodninske zahtevke (npr. vdor v zasebnost, neupravičena odpoved) na podlagi nepravilnega iskanja.

Kazni

V redkih primerih se lahko posamezniki, ki zavestno izvajajo nezakonito preiskavo, soočijo s kazenskimi obtožbami po državnih zakonih, ki prepovedujejo nezakonit nadzor, vdor v računalnik ali uradno kršitev.

Ugledna in finančna škoda

Tudi če tožba ne uspe, lahko dojemanje nezakonite preiskave škoduje ugledu delodajalca, spodkoplje moralo zaposlenih in vodi v drage poravnave.

Najboljše prakse za zakonite preiskave na delovnem mestu

Da bi se izognili pravnim pastem, medtem ko še vedno učinkovito preiskujete krajo ali kršitev, sledite tem praktičnim korakom:

  1. Razviti jasne politike: Izvajati in sporočati celovito politiko iskanja in spremljanja. Pridobiti pisno priznanje od vseh zaposlenih. Redno pregleduje in posodablja politiko odražanja sprememb v tehnologiji in pravu.
  2. [Posvetujte se s pravnim svetovalcem zgodaj[]: Pred vsakim iskanjem, zlasti tistim, ki vključuje kazenski pregon, naj odvetnik pregleda načrt. Odvetnik lahko pomaga oceniti, ali je nalog potreben ali če velja izjema.
  3. Dokument vse[]: Vodi podrobne zapise o opaženi kršitvi, političnih priznanjih in privolitvah. Če je privolitev dana, naj zaposleni podpiše soglasje, ki določa obseg iskanja.
  4. [Limit išče potrebo po poslovanju[]: Ne ukvarjajte se z raziskovalnim ribolovom. Jasno je, da je namen iskanja in ga omejite na območja, kjer je verjetno, da bodo dokazi.
  5. Ločene vloge notranjega in kazenskega pregona[]: Če se vplete kazenski pregon, jasno označi neodvisno preiskavo zasebnega delodajalca iz dejanj vlade. Izogibajte se temu, da bi uradniki usmerjali časovni okvir ali obseg notranjih preiskav.
  6. [Pridobite nalog, kadar ste v dvomih[]: Najvarnejši način ukrepanja, ko je treba policistom preiskati zasebno območje ali osebno napravo, je pridobitev naloga. Tudi če je potreben dodaten čas, nalog ščiti dopustnost dokazov in ščiti preiskovalce pred odgovornostjo.
  7. Preiskovalci usposabljanja[: Osebje HR, varnostno osebje in vodje morajo biti redno usposobljeni o zakonih o iskanju in zasegu, pričakovanjih glede zasebnosti in ustreznih postopkih za ohranjanje dokazov.

Sklep

Zahteve po nalogu so temelj zakonitih preiskav na delovnem mestu zaradi kraje in kršitev zaposlenih. Ne glede na to, ali ste zasebni delodajalec, vladna agencija ali uradnik kazenskega pregona, razumevanje, kdaj je nalog potreben – in kako ga pravilno pridobiti – je bistveno za ohranjanje dokazov, spoštovanje pravic zaposlenih in izogibanje pravnim sankcijam. Presek pričakovanj zasebnosti, digitalnih podatkov, soglasje, in Četrta sprememba zahteva skrbno načrtovanje in pravno usmerjanje. S spoštovanjem načel, opisanih v tem članku, lahko preiskovalci izvajajo temeljite, zakonite preiskave, ki stojijo do pregleda v katerem koli forumu.

[ Za nadaljnje branje se obrnite na Četrti pregled sprememb Cornellovega inštituta za pravne informacije in mnenje Vrhovnega sodišča v O’Connor v. Ortega]. Razmislite tudi o pregledu [ virov informacijskega centra za elektronsko zasebnost na delovnem mestu].]