Angazhimi civil është themeli i një demokracie funksionuese, dhe një nga mënyrat më të drejtpërdrejta për të marrë pjesë është duke komunikuar me njerëzit që ju përfaqësojnë. nëse doni të shprehni mbështetje për një projektligj, të shprehni shqetësimin për një çështje lokale, ose thjesht të bëni të njohur praninë tuaj si një përbërës, duke arritur zyrtarët tuaj të zgjedhur efektivisht mund të bëjë një ndryshim të prekshëm. kjo udhëzues siguron një qasje tërësore, hap pas hapi për të siguruar zërin tuaj të dëgjohet, nga identifikimi i duhur për të ndërtuar një marrëdhënie afat-gjatë që e rrit hapin tuaj. çdo veprim është projektuar, strategjik, të respektueshëm dhe të ekuilibruar, kur qytetarët marrin pjesë në mënyrë më të mirë dhe me kujdes.

Hapi 1: Identifiko zyrtarët e zgjedhur

Para se të kontaktoni këdo, duhet të dini saktësisht se kush ju përfaqëson.

Mjete për të gjetur përfaqësuesit tuaj

Pika më e besueshme e nisjes është USA.gov , porta zyrtare e internetit e qeverisë së SHBA-së. Mjeti i tyre i zgjedhur për zyrtarët e zgjedhur (FLT) ju lejon të hyni në adresën tuaj dhe të merrni një listë të plotë të reklamave federale, shtetërore dhe përfaqësuesve lokalë. Një burim tjetër i fuqishëm është [F.S. [2] Shtetatkat e Hapura.org [FT:3] që fokusohet në ligjet e shtetit dhe në faturat dhe në të dhënat e votimit. Për të dhënat e informacionit, përdoren: [F] [L:2] Gjithashtu, për të dhënat e mëdha zyrtare të dhënat e internetit federale, mund të kontrollojnë tre-finale. [G]

Të kuptojmë të drejtën e të menduarit

Jo çdo zyrtar mund të veprojë në çdo çështje, por para se të hartoni një mesazh, konfirmoni se zyrtari që planifikoni të kontaktoni ka juridiksionin për të zgjidhur shqetësimin tuaj, për shembull, nëse shqetësoheni për një ndryshim të zonës suaj, kontaktoni departamentin e planifikimit të qytetit ose anëtarin e këshillit lokal, jo përfaqësuesin tuaj.

Hapi 2: Mblidh informacione të sakta të kontaktit

Pasi të keni një listë të zyrtarëve tuaj, hapi tjetër është mbledhja e metodave më të mira të kontaktit. Shumica e uebsajteve qeveritare ofrojnë kanale të shumta: forma kontakti me mesazhe, adresa telefonike të drejtpërdrejta, numra telefoni dhe adresa postare fizike. Megjithatë, jo të gjitha metodat janë njëlloj efektive. Email është deri tani më i zakonshmi dhe më i përshtatshëm për të dyja palët, por një telefonatë ose letër e mirë-konstrukturuar mund të qëndrojë jashtë. Kur mbledh informacione, prioritifikoni zyrtar [FT:0] zyra [FT] [1] mbi çështjen e tyre DCit për shërbime lokale dhe shërbimet e fokusuara në të cilat mund të jenë shpesh më të arritshme.

Duke verifikuar hollësitë e kontaktit

Politikans kontakti ndryshon shpesh pas zgjedhjeve, zhvendosjeve të personelit ose zhvendosjeve të zyrave. Kontrollo gjithmonë informacionin nga një burim zyrtar qeveritar në vend që të mbështeten në directoret e partive të treta që mund të jenë të vjetëruara. Faqja zyrtare e internetit të Shtëpisë (shtëpi.gov) dhe uebsajti i senatit (senate.gov) ofrojnë forma kontakti të përditësuara për çdo anëtar të Kongresit. Për zyrtarët shtetërorë dhe vendas, faqja juaj shtetërore (sindives legjislative është standarti. Shmang përdorimin e formave të përgjithshme të qiejtktit që nuk përcaktojnë marrësit tuaj të marrin mesazhin e përgjithshëm.

Çfarë të koleksionosh

Në minimum, mblidhini sa më poshtë për çdo zyrtar:

  • numër i telefonit të zyrës sëffice ♫ zakonisht një linjë kryesore dhe një numër më vete zyre.
  • URL e Contact form ♫ shumica e zyrave preferojnë këtë mbi adresat e papërpunuara email për të parandaluar llimën.
  • mailing Physical adresës ♫ e dobishme për shkronjat formale ose kur një gjurmë letre është e dëshiruar.
  • Mediat sociale trajtojnë ♫ disa zyrtarë mbikqyrin faqet e tyre publike, por kjo është më pak e besueshme për komunikimin thelbësor.
  • kontakt me Staff ♫ nëse mund të gjeni emrin e ndihmës legjislative që trajton zonën tuaj të çështjes, komunikimi i drejtpërdrejtë me atë person mund të jetë më efektiv.

Hapi 2, përgatite mesazhin

Cilësia e mesazhit tuaj përcakton nëse lexohet, paraqitet apo injorohet. Zyrtarët e zgjedhur dhe personeli i tyre janë jashtëzakonisht të zënë me punë, ata marrin qindra komunikime çdo ditë. Mesazhi juaj duhet të jetë i përmbledhur, i respektueshëm dhe i qartë për atë që dëshironi. një zëmim, emocional apo i paqartë email ka të ngjarë të marrë një përgjigje në formë, nëse ndonjë. Përgatitja është çelësi për t'u dëgjuar.

Përcakto pyetjet

Kërkesat për vague si për të mbështetur mjedisin janë më pak efektive se ato specifike si p.sh. ♫votimi i senatit 1234 për të financuar grantet e energjisë së përtëritëshme në qarkun tonë. $0 Nëse jeni kundër apo mbështetni një pjesë specifike të legjislacionit, përfshini numrin e projekt-ligjit dhe titullin. Nëse kërkoni ndihmë me një çështje personale (p.sh., një shtyrje vizash apo pretendime VA), përshkruani problemin e vërtetë dhe përfshini gjithmonë numrat përkatës.

Përdor tregime dhe të dhëna personale

Faktet dhe figurat mund ta bindin, por historitë personale krijojnë lidhje emocionale dhe memorabilitet. nëse një ndikim i politikës ju ose familja juaj drejtpërsëdrejti, përshkruajeni këtë ndikim në disa fjali. Për shembull: ♫ Si një pronar i vogël biznesi, rritja e propozuar e taksave do të më detyronte të heq tre punonjës. $20 m'a kombinoni këtë me të dhëna përkatëse për t'ju treguar se keni bërë detyrat tuaja të shtëpisë.

Mbaje të shkurtër dhe të respektuar

Vër në shënjestër jo më shumë se tre paragrafë të shkurtër, paragrafi i parë të prezanton ty dhe lidhjen me krahinën, i dyti shpjegon çështjen dhe pozitën tënde, dhe i treti i thotë dhe i falënderon për shërbimin e tyre.

Hapi 3: Bëj kontakt ⇩ Zgjidh kanalin e duhur

Çdo metodë kontakti ka pika të forta dhe dobësi, shpesh mënyra më e mirë varet nga shpejtësia, kompleksiteti dhe niveli i rehatisë personale.

Email: Kalë pune komunikimi i vazhdueshëm

Email është metoda e paracaktuar për shumicën e njerëzve. Është e shpejtë, ju lejon të përfshini lidhjet dhe lidhjet, dhe të krijoni një regjistrim të shkruar. Shumica e zyrave të kongresit përdorin një sistem të menaxhimit të marrëdhënieve përbërëse (CRM) që përmban çdo korrespondencë email dhe shina. Për të maksimizuar efektshmërinë, përdor formularin zyrtar të kontaktit në faqen e internetit anëtar të viteve të fundit në vend që të hamendësoni një adresë email shpesh filtron këto forma më shumë rilize. Shkruaj një linjë të qartë subjekti që përfshin çështjen dhe faturën, e.g.porti për të qenë 1234 mP. H.P. H.P.P.P.P.P.P.P.P.P.sh.P.th. Op. Op. Op. Op. Op.

Thirrje telefonike: shpejtësia dhe drejtimi

Një telefonatë mund të jetë mënyra më e menjëherëshme për të regjistruar një opinion, veçanërisht për çështjet me lëvizje të shpejtë. Vëllimi i thirrjeve të personelit dhe shpesh i numërimeve të raportit tek zyrtari i zgjedhur. Thirrjet janë veçanërisht efektive kur është koha e caktuar tamam para një votimi. kur të telefononi, thoni emrin tuaj, adresën (për të konfirmuar se jeni një përbërës) dhe pozicionin tuaj të qartë.

Letrat fizike: vjetër-shkooli por ndikimtare

Nëse zgjidhni mesazhe për kërmij, siguroni adresën e saktë: për anëtarët e Shtëpisë së SHBA-së, shkruani "Sani i Nderuar," Shtëpinë e Përfaqësuesve të SHBA-së, Uashington, D.C.515." Për Senatorët, përdorni emrin e nderuar, Senatin e SHBA-së, D.10, për zyrtarët e shtetit, përdorni adresën e një libri dhe adresën e kthimit.

Mbledhjet brenda Personeve: Standardi i artë

Asgjë nuk ndërton një marrëdhënie si një bisedë ballë për ballë, sallat e qytetit, takimet publike dhe vizitat e planifikuara të japin mundësinë për t'u angazhuar drejtpërdrejt.

Hapi 4: ndiqni Sallat e qyteteve dhe forumet publike

Sallat e qytetit janë ngjarje të hapura ku zyrtarët e zgjedhur u përgjigjen pyetjeve nga përbërës. Ata janë një mundësi e shkëlqyer për të bërë zërin tuaj të dëgjuar në një mjedis publik. Gjeni kur përfaqësuesit tuaj i mbajnë ato nëpërmjet uebsajtit të tyre, medias sociale apo lajmeve lokale. Arritni herët, nënshkruani për të folur nëse është e nevojshme, dhe sjellni një shenjë apo ndihmë vizuale nëse është e rëndësishme. Kur pyesni një pyetje, hartojeni atë si një kërkesë për një pozicion të qartë: {2: a do të votoni për SB 1234? Nëse jo, çfarë alternative mbështetni? Çfarë tjetër?

Hapi 5: Ndiqni dhe ndërtoni një marrëdhënie

Një bisedë është rrallë e mjaftueshme për të krijuar ndryshime. Një këshillim efektiv kërkon vazhdim.Pas kontaktit tuaj fillestar, dërgoni një mesazh të shkurtër që përmend komunikimin e mëparshëm dhe përsërit pyetjen tuaj. Nëse keni marrë një përgjigje, falënderoni zyrtarin apo stafin dhe siguroni çdo informacion shtesë që ju është kërkuar. Mbani një shënim të thjeshtë të kontakteve: data, metoda, tema dhe përgjigjia. Ky regjistrim ju ndihmon të ndiqni përparimin dhe ju kujton të ndiqni çështjet e mbetura në pritje.

Bëhu një konsistent i besueshëm

Zyrtarët dhe personeli i tyre i vlerësojnë zgjedhësit që janë të informuar, të respektueshëm dhe të vazhdueshëm pa qenë të mërzitshëm. Me kalimin e kohës mund të bëheni një zë i besuar në çështjet që ju interesojnë. Dërgoni raste të ndryshme të reja, merrni artikuj të përshtatshëm lajmesh, ose ofroni dëshmi eksperte nëse keni njohuri të rëndësishme. Nëse organizoni një grup të të njëjtëve të prirur, zëri juaj kolektiv mban më shumë peshë. ndërtimi i reputacionit si një qytetar serioz dhe i besueshëm i bën komunikimet tuaja më shumë të rëndësishme.

Këshilla të tjera për të qenë më të efektshëm

Koha ka rëndësi

Zyrtarët e kontaktit përpara një votim, jo më pas. Sapo të kalojë një projekt-ligj apo të dështojë, reagimi juaj është kryesisht historik. Gjurmoni votat që vijnë duke përdorur Kongresin.gov ose legjislaturën shtetërore të kalendarit. Call apo email një javë para votimit të planifikuar për të dhënë kohë për të përpunuar dhënien e të dhënave. Për çështjet lokale, arrini përpara takimeve të këshillit të qytetit ku janë çështjet në axhendë.

Ji specifik në lidhje me identitetin tënd

Kjo vërteton se jeni një përbërës. zyrtarët kanë më shumë gjasa t'u përgjigjen njerëzve që jetojnë në qarkun e tyre sesa kontakteve jashtë shtetit apo anonime.

Përdorni tonan e duhur

Policia nuk është shenjë dobësie, strategjie. Stafi ka më shumë gjasa të përshkallëzojë një mesazh të respektueshëm se sa një i zemëruar. edhe kur ju nuk jeni dakord, vendosni kundërshtimin tuaj lidhur me faktet dhe ndikimet.

Donhat harro zyrtarët lokalë dhe shtetërorë

Zyrtarët federalë kanë më shumë vëmendje, por përfaqësuesit vendas dhe shtetërorë shpesh kanë ndikimin më të drejtpërdrejtë në financimin e përditëshme të shkollës, riparimet e rrugëve, policinë, zonimin dhe shëndetin publik. Ndërtimi i marrëdhënieve me anëtarin e këshillit të qytetit apo përfaqësuesin e shtetit mund të japë rezultate më të shpejta, më konkrete. të ndjekin takimet e qeverisë lokale; shumë janë të qarkuara online. politikat lokale janë ku qytetarët e zakonshëm mund të bëjnë ndryshimin më të madh.

Teknologji e teknologji e media shoqërore

Ndërkohë që emaili dhe telefoni mbeten primarë, mediat sociale mund të thjeshtojnë mesazhin tuaj. Zyrtarët e Taging në postet publike mund të marrin një përgjigje, por shmangin vrapimin ose spamimin. Përdor platforma si X (më parë Twitter) për të ndarë të dhënat e përmbledhura, faktike rreth çështjeve dhe etiketave të përfaqësuesve tuaj. Disa zyra mbikqyrin mediat sociale për ndjenja përbërëse, por nuk duhet të zëvendësojë kurrë kontaktin zyrtar. Për këshillim të bashkërenduar, përdorni mjete si [fT:0]5 thirrje [pLT] [2] [2L:1] dhe skenarë për të marrë numra të nxehtë telefoni dhe për të simuluar telefonatat.

Gabimet e zakonshme që duhen shmangur

  • Duke dërguar emaile të njëjta me masë ose duke formuar shkronja ♫ Shumë zyra automatikisht i vënë këto si një fushatë mbrojtëse dhe u japin atyre më pak peshë.
  • Të jesh i vrazhdë ose ballafaques kjo siguron që mesazhi yt të injorohet.
  • Duke e zgjidhur personin e gabuar ♫ juridiksionin e kontrollimit të dyfishtë para se të arrish në arritje.
  • Duke pritur një reagim të menjëhershëm Shtabi është i mbytur; u jep mundësinë dy deri katër javë për një përgjigje thelbësore.
  • Mos e ndiq ♫ Një kontakt i vetëm harrohet lehtë.

Të vëmë të gjithë së bashku: Një prodhim i lehtë

Ja një hyrje e punës hap pas hapi që mund ta ndjekësh për çdo çështje:

  1. Përcaktoje çështjen dhe nivelin e përgjegjësisë së qeverisë.
  2. Mblidh informacionin e duhur të kontaktit nga uebsajtet zyrtare, duke përfshirë telefonin në zyrën e qarkut dhe formën e kontaktit.
  3. Kopje një mesazh të qartë, të përmbledhur me një pyetje specifike, një histori personale ose pikë të dhënash, dhe adresën tuaj.
  4. Dërgo një email me anë të formularit zyrtar të kontaktit. Pastaj telefono zyrës së qarkut për të përforcuar mesazhin. Shiko datën dhe reagimin e personelit.
  5. Të ndjekim bashkinë tjetër ose takimin publik për të bërë një pyetje personalisht.
  6. Ndiqeni me një email falënderimi pas çdo takimi ose përgjigjeje.
  7. Përsëritni procesin e çështjeve të reja dhe qëndroni të angazhuar, me kalimin e kohës emri juaj do të bëhet i njohur për personelin, duke rritur ndikimin tuaj.

Përfundimi: Zëri juaj ka më shumë rëndësi se ç'mendon

Zyrtarët e zgjedhur u kushtojnë vëmendje themeluesve që marrin kohë për të komunikuar qartë dhe vazhdimisht. Çdo thirrje telefonike, email, letër dhe një pyetje në bashki shton duke ndjekur hapat e treguar në këtë udhëzues, duke përgatitur një mesazh të fortë, duke zgjedhur kanalin më të mirë dhe duke ndjekur lart, mund të siguroheni që zëri juaj të mos dëgjohet, por të respektohet.