Definiši svoju misiju i finansijski plan

Uspešni dobrotvorni događaji počinju sa kristalno jasnom misijom. Pre nego što rezervišete mesto ili štampate jedan letak, zapitajte se: kakav specifičan ishod želite? Da li želite da prikupite 10.000 dolara za lokalnu banku hrane, prikupite 500 kaputa za skloništa za beskućnike ili povećate svest za medicinsku istraživačku fondaciju? Zapišite svoj primarni cilj i dva ili tri sekundarna cilja. Ova jasnoća će voditi svaku odluku koju donesete i sprečiti da vam se ukaže na budžet.

Sa vašim ciljevima zaključanim u, kreirajte granularni budžet. Nabrojite sve moguće troškove: najam mesta, dozvole, osiguranje, dekoracije, audio-vizuelna oprema, štampanje, ugostiteljstvo, zabava, osoblje i nepredviđeni fond (tipično 1015% ukupnih troškova). Koristite tabelu za praćenje i projiciranih i stvarnih troškova. Istraživanja prosečnih troškova u vašoj oblasti za zajedničke stavke. Na primer, osnovni PA sistem za iznajmljivanje može koštati 200500 dolara, dok lokalni bend može da naplati 5001.500 dolara. Znajući da vam ovi brojevi pomažu da pregovarate i dajete prioritete.

Da bi vaš budžet bio realan, odvojene potrebe od želja. Večera sa osobljem čekanja je želja; pečena krompir bar koji su zaposleni od strane volontera je potreba koja može da spasi hiljade. Budite iskreni o tome šta vaša zajednica može realno da donira. Koristite bez budžeta dizajniran za neprofitne događaje kako bi vam obezbedili da don’ ne propustite bilo koji redak.

Изаберите место које је победило’т сломите банку

Troškovi prostora mogu da utroše 40% ili više vašeg budžeta ako ste’t strateški. Počnite sa gledanjem besplatnih ili jeftinih opcija. Javni prostori kao što su opštinski centri, javni parkovi (sa dozvolom), školske gimnastičke dvorane, crkveni podrumi, ili čak veliko privatno dvorište mogu poslužiti kao odlična mesta. Lokalne biblioteke često imaju sobe za sastanke za nominalne naknade. Ako vam je potrebno više formalne postavke, pristup crkvama ili opštinskim dvoranama koje bi mogle da odlože naknade za dobrotvorne događaje.

Još jedna pametna taktika je partnerstvo sa lokalnim biznisom koji ima veliki prostor, kao što su pivara, prostor za događaje ili skladište. Mnogi poslovi su otvoreni za domaćinstvo dobrotvornog događaja u zamenu za izloženost i dobru volju. Možete ponuditi da uključite njihov logo na svim marketinškim materijalima, da im date povik sa pozornice, ili ih nabrojte kao sponzora. Uvek imate rezervni plan za događaje na otvorenom: iznajmite šator ($150$400) ili proverite da li mesto ima unutrašnju alternativu. Sajtovi kao što je Peerspace[] može vam pomoći da pronađete pristupačne jedinstvene prostore u vašem prostoru.

Kada procenjujete mesto održavanja, pitajte o skrivenim troškovima. Da li iznajmljivanje uključuje stolove, stolice i osnovne AV? Da li postoje naknade za čišćenje? Da li oni zahtevaju da koristite njihov unutrašnji ugostiteljski? Pregovarajte: tražite neprofitni popust, ponudite da budete domaćin tokom nepeack vremena (nedeljne popodne vs. subotnje večeri), ili tražite smanjenu stopu u zamenu za dugoročnu obavezu ako planirate više događaja.

Osigurajte doniranje i sponzorstvo u Kini

Jedan od najmoćnijih načina da se rastegne budžet je da se dobije roba i usluge doniraju. Napravite listu želja svega što vam treba - hrane, pića, štampanja, dekoracije, nagrade, zabave, čak i osiguranja - a zatim uporedite svaki predmet sa potencijalnim lokalnim donatorom. Na primer, lokalna picerija bi mogla da donira pice za volonterski sastanak; pekara bi mogla da obezbedi sto za desert; štamparska kompanija bi mogla da donira letke i bannere.

Pristup tim preduzećima sa profesionalnim sponzorskim predlogom. Objasnite svoju misiju, očekivanu prisutnost i šta će oni’ dobiti zauzvrat: plasman logotipa na vašem sajtu događaja, pominjanje društvenih medija, potpisivanje na događaju, i priznanicu za njihovu donaciju koja se odriče poreza. Ako možete ponuditi privezan nivo sponzorstva (npr. Silver, Gold, Platinum), olakšaćete poslovanje svih veličina za učešće.

Don’ ne previdi online platforme za prikupljanje sredstava. Postavite kampanju na GoFundMe, Facebook fondraisers, ili namjensku stranicu za donaciju na vašem sajtu nedeljama pre događaja. Koristite kodove za prikupljanje teksta kako bi prisutni mogli da daju na licu mesta. Takođe, razmotrite “ donaciju ulaznica” model: umesto naplate flat prijem, predložite preporučenu donaciju od 25 dolara, ali pustite da ljudi plate koliko mogu. Ovo zapravo može da poveća ukupni prihod dok je uključeno.

Osloni se na volontere da smanje troškove rada

Volonteri su vaš najvredniji resurs. Regrutujte rano iz postojeće baze pristalica, lokalnih koledža (posebno studenata u ugostiteljstvu, planiranju događaja ili marketinškim programima), i grupama zajednica kao što su Rotary ili Kiwanis. Dodijelite jasne uloge: check-in desk, postava ekipa, ekipa za čišćenje, trkači na aukciji, aktivni domaćini i fotografija. Koristite alat za raspored volontera kao što su SigneUpGenius ili Google Sheets kako bi izbegli preklapanja.

Da bi volonteri bili angažovani, dali jasne instrukcije, oznake imena i brzu obuku. Ponudite male tonove zahvalnosti: majicu, besplatnu užinu ili fotografiju zahvalnice koju mogu da dele na društvenim medijima. Nikada ne pretpostavljajte da ljudi znaju šta da rade dajte im štampanu ili digitalnu karticu sa kontrolnom listom.

Ako su vam potrebne specijalizovane veštine (npr. DJ ili fotograf) ali mogu’t da priušte profesionalce, da razmotre trgovinu. Ponuda da se njihov posao uveliko promoviše tokom događaja, da svoj rad na vašim društvenim kanalima, ili da im daju besplatan štand na događaju. Mnogi talentovani kreativci rado podržavaju dobar razlog u zamenu za izloženost i poreski odbitak.

Dizajniranje niskokoštanih, visoko-impaktnih aktivnosti

Ovo su dokazane ideje koje stvaraju uzbuðenje i sredstva bez da koštaju mnogo da se proizvede:

  • Tiha aukcija sa doniranim predmetima (košare za poklone, sertifikati restorana, spa paketi, sportske uspomene). Koristite online licitaciju preko platformi kao što su 32auctions ili Handbid za smanjenje papira i rada.
  • Rafle ili 50/50 žreb. Prodaje karte tokom manifestacije i dodeljuje nagradu (donira) ili deli lonac.
  • štandovi za igre. Jednostavne karnevalske igre kao što su bacanje prstena, bacanje pasulja, ili tenk za zakucavanje (posuditi ili izgraditi jeftine verzije).
  • Žive zabave. Lokalni muzičari, plesne grupe, ili komičari često nastupaju besplatno ili mali počasni ako je to’s u dobrotvorne svrhe. Pozovi ih da prikupljaju savete ili prodaju robu na tom događaju.
  • Foto štand. Postavite pozadinu sa zabavnim rekvizitima (pronalaze iz prodavnice) i koristite smartphone na tronošcu sa aplikacijom za daljinsko zatvaranje. Štampajte fotografije koristeći prenosni štampač ili jednostavno delite digitalne fajlove.
  • Interaktivna odbor za donaciju. Napravite zid ili poster gde ljudi mogu da prikače svoj doprinos i vide ukupni uspon.

Svaka aktivnost treba da se poveže sa vašim ciljem prikupljanja sredstava. Na primer, ako ste’re prikupljanje novca za školske potrepštine, postavite “Napunite Backpack” stanicu gde ljudi doniraju specifične predmete opipljiv, metrički vizuelni uspeh.

Tržište je pametnije, nije teže.

Plaæeno oglašavanje može brzo da pojede vaš budžet, umesto toga, fokusirajte se na organski, društveni marketing koji ne košta ništa osim vremena.

  • Socijalni mediji. Napravite stranicu Fejsbuk događaja, Instagram postove i video seriju TikTok koja vodi do dana. Ohrabrujte članove odbora i volontere da dele svakodnevno. Koristite lokalne hashtagove (npr., #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Pošalji nedeljni email na svoju listu sa ličnom pričom o tome zašto ste’priredili domaćinstvo događaja, odbrojavanje i deljivu grafiku. Koristite Mailchimp ili MailerLite’s slobodnim planovima.
  • Lokalni mediji. Pošaljite saopštenje za štampu lokalnim novinama, radio stanicama, kalendarima TV novinske zajednice i blogovima. Ponudite kod za popust ili besplatne karte za prvih 50 ispitanika.
  • Opštinske oglasne ploče. Štampajte jednostavne letke i postavljajte ih u biblioteke, kafiće, prodavnice i opštinske centre. Uvek uključite QR kod koji se povezuje sa vašom stranicom događaja.
  • Partneri. Pitajte svoje sponzore da promovišu događaj na njihove mailing liste i društvene sledbenike.

Za mali budžet, razmotrite povećanje jednog ili dva Fejsbuk postova ciljanoj lokalnoj publici ($20$50). Ta mala potrošnja može doneti značajne povrate ako je vaše ciljanje precizno.

Logistika struje i dan pogubljenja

Neugodan dogaðaj je bez napora, ali zahteva detaljno planiranje, napravite glavni vremenski rok za dan od postavljanja do rušenja i podelite ga svim osobljem i volonterima, uključujući zadatke, odgovorne osobe i vremenske prozore.

  • Checklist. Pack kutiju sa produžnim kabelima, zip vezice, ljepljiva traka, prva pomoć kit, dodatne baterije, oštrice, i strujne trake.
  • Potpis . Koristite table, table ili prenamenjene kartonske znake obojene kredom. Oni’ su jeftini, ponovo upotrebljivi, i vizuelno privlačni.
  • Umesto da unajmite DJ-a, napravite visokoenergetsku listu pesama koristeći Spotify ili Apple Music i pustite je kroz iznajmljeni ili pozajmljeni zvučni sistem.
  • Katering. Potluck-stil ili kamioni sa hranom koji doniraju deo prodaje su povoljni za budžet. Alternativno, služe jednostavne grickalice kao kokice, keksi i limunada koje pružaju volonteri.
  • Prijavite se. Koristite besplatnu aplikaciju za mobilno kartiranje kao što je Eventbrite (besplatno za besplatne događaje) ili jednostavan Google Form za praćenje posećenosti i prikupljanje e-mail adresa za praćenje.

Na dan, odredite nekog sa problematikom nekoga ko nije vezan za određeni zadatak i može da se nosi sa neočekivanim pitanjima kao što je nestali produžni kabl ili volonter koji se nije pojavio&8217;t. Budite mirni i setite se zašto ste’re tamo: da podržite uzrok i spojite ljude.

Maksimiziraj donacije Tokom i posle događaja

Don’, ne ostavljajte novac na stolu, nego uvedite svoj dogaðaj u donaciju na više taèaka:

  1. Pri registraciji — zatraži predloženu donaciju.
  2. Tijekom događaja — dajte najave koje objašnjavaju uticaj svakog iznosa donacije (npr., “$50 hrani porodicu nedelju”).
  3. Na tihoj aukciji naplata — ohrabriti ljude da “ zaokruži” njihov ukupni broj.
  4. Na kraju — konačna strastvena žalba člana odbora ili korisnika.

Imajte vidljivo nekoliko metoda donacije: QR kod koji se povezuje sa mobilnom donacijskom stranicom, istaknuto postavljenom teglom za donaciju i karticom za slanje teksta do donacije. Ako je moguće, ponudite mali poklon za zahvalu donatorima (nalepnicu ili ručno izrađenu karticu) da stvorite nezaboravnu vezu.

Nakon događaja, rad je’t završen. Pošaljite e-mail zahvale u roku od 48 sati. Uključite galeriju fotografija, prikupljena ukupna sredstva (ako ga imate), i ličnu priču o tome kako će novac biti korišćen. Pitajte za povratne informacije putem kratkog istraživanja. Ovo praćenje gradi dobru volju i postavlja pozornicu za vaš sledeći događaj. Razmislite o stvaranju video zahvalnice sponzorima i volonterima, a zatim ga podelite preko društvenih medija.

Savjeti za održivo budžetiranje i budući rast

Jedan događaj koji je povoljan budžetu može postati godišnja tradicija ako pratite šta radi i šta radi&8217;t. Nakon vašeg događaja, držite izveštaj sa svojim glavnim timom. Pregledajte svoj budžet protiv stvarnosti, obratite pažnju koji su marketinški kanali vozili prisustvo, i identifikujte koje su aktivnosti najviše prikupile novac. Sačuvajte sve šablone, kontrolne liste i kontakte prodavača za ponovnu upotrebu sledeće godine.

Drž'te “lessons earn” dokument. Na primer, ako ste otkrili da se štampani programi retko čitaju, preskočite ih sledeći put i koristite jednostavnu digitalnu verziju. Ako su volonteri preplavljeni prijavljivanjem, uložite u drugi tablet ili obučite nekoga posebno za tu ulogu. Kontinuirano poboljšanje smanjuje troškove i povećava uticaj tokom vremena.

Ako je lokalni biznis sponzorisao vaš događaj ove godine, pristupite im nekoliko meseci ranije za sledeću godinu sa studijama slučaja događaja’s uspehom. Slično tome, izgradite volonterski odbor koji se sastaje kvartalno da počne da planira, tako da ste’t škakljajući u poslednjem trenutku.

Za dalje čitanje o vođenju neprofitnih događaja sa niskim cenama, proverite TechSoup’s resursima o tehnologiji za neprofitne organizacije i WildApricot’s eventage planing checklist. Ovi alati pomažu integrisanju slobodnog ili diskontiranog softvera u vaš proces planiranja.

Zaključak: svaki ušteđeni dolar ide dalje za vaš cilj

Naprotiv, ograničenja često stvaraju kreativnost i dublju uključenost zajednice. Postavljanjem jasnih ciljeva, poticanjem partnerstva, oslanjanjem na volontere, i fokusiranjem na aktivnosti sa niskim cenama, možete da organizujete događaj koji se oseća velikodušno i profesionalno bez tabele sa šestocifrenim cenama. Vaše pristalice će se se setiti strasti i svrhe, a ne fensi posteljine.

Zapoènite mali, iterat, i proslavite svaki uspeh. $5,000 neto profita od budžeta od 500 dolara je povrat od 900% - daleko bolji ishod od $10,000 eventa koji neto-a, planirajte pametno, potrošite i pustite da vaš cilj zablista.