Uvod: Balansiranje integriteta istrage sa pravima zaposlenih

Krađa na radnom mestu i nedolično ponašanje zaposlenih mogu da ugroze logično stanje organizacije, poverenje i da stvore pravne obaveze. Kada poslodavci ili službenici za sprovođenje zakona pokrenu istragu, moraju da se snađu na složenoj mreži pravnih zahteva glavni među njima je potreba za zakonskim nalogom. Razumevajući tačno kada je potreban nalog, kako da se dobije jedan, a koji izuzeci postoje kritično je za svakog istražitelja, HR profesionalca, ili pravnog savetnika. Ovaj članak pruža sveobuhvatni, praktički orijentisan vodič za uslove za krađu i istrage nedoličnosti na radnom mestu, pokrivajući zakonsku osnovu, očekivanja privatnosti, digitalne dokaze, pristanak, i ozbiljne posledice nesukladnosti.

Razumevanje pravne fondacije za naloge

Četvrti amandman na Ustav SAD štiti pojedince od nerazumnih pretresa i napada, dok se amandman direktno odnosi na vladine aktere, njegovi principi oblikuju mnoge istrage na radnom mestu jer su službenici za sprovođenje zakona često uključeni.

U privatnom sektoru, poslodavci nisu ustavno obavezni da dobiju nalog pre pretresa imovine kompanije. Međutim, kada policija učestvuje u istrazi ili kada poslodavac deluje kao agent vlade zahteva nalog Četvrtog amandmana. Ova razlika je ključna. Na primer, ako policajac zatraži od menadžera da pretraži radni sto za ukradenu imovinu, pretres se može smatrati državnom akcijom i zahteva nalog ukoliko ne bude primenjen izuzetak.

Kada je nalog potreban u istrazi na radnom mestu?

Javni protiv privatnih poslodavaca sektora

Vladini poslodavci (federalni, državni i lokalni agencija) direktno su vezani Četvrtim amandmanom. Svako pretresanje od strane poslodavca iz javnog sektora za dokaze o nedoličnom ponašanju obično zahteva nalog ukoliko ne spada u priznat izuzetak, kao što su saglasnost, hitne okolnosti, ili pretraga koja se vrši za neistraživačkom svrhom rada (npr. inventar). Nasuprot tome, privatni poslodavci generalno nisu podložni Četvrtom amandmanu prilikom sprovođenja unutrašnjih istraga. Međutim, situacija se dramatično menja ako se uključi sprovođenje zakona.

Umešanost u sprovođenje zakona i teorijuAgent“

Ako policija ili federalni agenti zahtevaju, podstiču ili aktivno učestvuju u pretresu privatnog poslodavca, pretraga se može tretirati kao državna akcija. Sudovi ispituju stepen uključenosti vlade: da li je oficir samo dobijao dokaze koji su predani dobrovoljno, ili su oni usmerili tajming, opseg i način pretresa? Potonji scenario tipično pokreće zahteve za nalog. Na primer, u Sjedinjene Države protiv Walthera] (9. cir. 1986), sud je to smatrao kada je oficir za bezbednost aviokompanije pretraživao paket na eksplicitan zahtev agenta DEA, pretres je bio vladina pretraga koja zahteva verovatan uzrok.

Očekivanje privatnosti na radnom mestu

Nalog se zasniva na tome da li zaposleni imajurazumno očekivanje privatnosti“ u oblasti ili predmetu koji je pretraživan. Vrhovni sud je u O'Connor protiv Ortege (1987) priznao da javni zaposlenici imaju neka prava na privatnost u svojim kancelarijama, radnim mestima i kabinetima za fajlove. Međutim, da se očekivanje može smanjiti politikom poslodavaca, zajedničkim radnim površinama ili prirodom zaposlenja.

  • Da li je radna površina privatna ili deljena.
  • Da li je poslodavac najavio politiku praćenja.
  • Da li zaposleni ima ekskluzivnu kontrolu (npr. zaključani sto ili lični ormarić).
  • Industrijske norme i dužnosti na poslu (npr. bankarski blagajnik ima manju privatnost u ladici sa gotovinom).

Ako je oèekivanje privatnosti razumno, traži se nalog pre nego što policija izvrši pretres.

Kljuèni zahtevi za dobijanje naloga

Kada je nalog neophodan, istražitelji moraju da zadovolje nekoliko strogih proceduralnih elemenata.

Verovatno uzrok

Verovatno je uzrok kada bi se u ukupnosti okolnosti navela razumna osoba da veruje da se dokazi o zločinu ili nedoličnom ponašanju nalaze na mestu gde se treba pretraživati. Za krađu na radnom mestu, to bi moglo da uključuje nadzorne snimke koje prikazuju zaposlenog kako uzima predmete, izjave svedoka ili neslaganje u inventarskim zapisima. Važno je da verovatan uzrok mora biti svežastale informacije slabi opravdanost.

Izjava

Istražitelji moraju da pripreme zakletu izjavu koja sadrži detalje o činjenicama koje utvrđuju opravdani uzrok. Izjava treba da bude temeljna, uključujući datume, imena, specifična zapažanja, i kako su informacije dobijene. Zaključne izjave („verujemo da je zaposlenik ukrao\") su nedovoljne. Izjava mora da objasni osnovu za to uverenje. Affianti su obično službenici za sprovođenje zakona, ali privatni istražitelji mogu da pruže informacije koje formiraju osnovu oficirske izjave pod doktrinomkolektivnog znanja“.

Posebice

Nalog mora da opiše sa specifičnošću mesto koje treba pretraživati i predmete koje treba zapleniti. Nalog kojim se odobrava pretres cele poslovne zgrade zadokaz krađe“ je verovatno preterano. Umesto toga, nalog treba da precizira, na primer,stol, arhivski kabinet i računarski toranj u kancelariji 215.“ i nabrojite predmete kao što surecepti za blagajnu od juna 1-15, iPhone 12 sa serijskim brojem XYZ, i bilo koji dokumenti vezani za račun #12345.“ Ovo sprečava ribolovne ekspedicije i štiti nepovezane privatne materijale.

Pravosudno odobrenje

Neutralni i odvojeni sudija ocenjuje izjavu.Ako sudija pronađe verovatan uzrok i nalog je pravilno specifičan, oni ga potpisuju. Istražitelji moraju izvršiti nalog u roku utvrđenom zakonom (često 10 dana u federalnim slučajevima, ali kraći u nekim državama) i to samo između određenih sati (tipično od 6 do 10 sati) ukoliko nije odobrena noćna pretraga.

Izuzeci od naloga za zahtev

Nekoliko izuzetaka može da dozvoli pretres zakona bez naloga u kontekstu radnog mesta:

  • Prigovor: Dobrovoljno pristanak osobe sa autoritetom nad područjem (npr. zaposlenik ili nadzornik sa zajedničkim autoritetom).
  • Izuzetne okolnosti: Odmah opasnost od uništavanja dokaza, bekstva ili štete drugima.
  • Zaplejn pogled: Policajac koji je zakonito prisutan vidi krijumčarenu robu ili dokaze na otvorenom.
  • Inventar pretraga: Standardni postupci za zaplenjenu imovinu.
  • Posebne potrebe: Potraga za nezakonskim svrhama sprovođenja, kao što je osiguranje bezbednosti na radnom mestu (npr. testiranje na lekove u poslovima osetljivim na bezbednost).

Međutim, ovi izuzeci su usko shvaćeni, a istražitelji bi trebalo da dobiju nalog kad god je to izvodljivo da bi izbegli pravne izazove.

Očekivanja privatnosti i prava zaposlenih: Ključni slučaj

O'Connor v. Ortega (1987)

U ovom značajnom slučaju, Vrhovni sud je smatrao da javni zaposleni imaju razumno očekivanje privatnosti u svojim kancelarijama i radnim stolovima. Međutim, Sud je takođe prepoznao da pretragama koje su povezane sa radom od strane supervizora za neistraživačke svrhe (npr. da bi se povratio potreban dosije) ili za nedolično ponašanje na radu može biti razumna bez naloga ako je po svom načeću i razumnom u obimu opravdana. Slučaj podvlači da zahtev za nalogom nije apsolutan za javne poslodavce koji deluju bez mešanja u sprovođenje zakona.

Grad Ontario v. Quon (2010).

Ovaj slučaj je rešavao privatnost u elektronskim komunikacijama. Policijska služba je pretražila lične tekstualne poruke jednog oficira poslate na pageru koji je izdao vlada. Sud je pretpostavio (bez odluke) da oficir ima razumno očekivanje privatnosti, ali je smatrao da je pretraga razumna jer je motivisana legitimnom namerom vezanom za rad (revidiranje overages) i da nije pretjerano nametljiva. Quon ilustrira da čak i kada postoje očekivanja privatnosti, nalog možda neće biti potreban za unutrašnje vladine istrage koje surazumne“.

Sjedinjene Države protiv Zieglera (9. Cir. 2007)

Sud se u tom slučaju obratio saglasnosti poslodavca da pretraži kompjuter zaposlenog. Poslodavac je dobrovoljno dozvolio agentima FBI da pretraže kancelarijski kompjuter zaposlenog. Sud je to smatrao jer je poslodavac imao zajedničku nadležnost nad računarom (koji je bio vlasništvo kompanije), očekivanje privatnosti zaposlenog nije bilo objektivno razumno, a pretraga nije prekršila Četvrti amandman. Ovaj slučaj se često navodi da podržava predlog da privatni poslodavci mogu da pristanu na sprovođenje zakona pretraživanja uređaja koji izdaju kompanije.

Specijalna razmatranja za digitalne dokaze

Istraživanja na radnom mestu sve više uključuju računare, smartphone, servere e-pošte i skladištenje oblaka.

Kompanija-Owned vs. Lièno posedovane ureðaje

Za uređaje koji izdaju kompanije, poslodavci uglavnom imaju pravo da pristupe podacima, posebno ako poslodavac ima jasnu pisanu politiku u kojoj se navodi da se ne očekuje privatnost i da uređaj podliježe praćenju. Ako sprovođenje zakona želi da pretraži uređaj koji izdaje kompanija, poslodavac može da pristane ako zaposleni nema ekskluzivno pravo na privatnost. Međutim, ako je uređaj lični (BYOD), zaposlenik verovatno zadržava razumno očekivanje privatnosti, a potreban je nalog ukoliko se ne primeni izuzetak.

Skladišteni Zakon o komunikacijama (SCA)

SCA (18 U.S.C. §§ 2701-712) ograničava vladin pristup pohranjenim elektronskim komunikacijama. Generalno, sprovođenje zakona treba nalog da primora provajdera (kao što je usluga e-pošte ili IT odjel poslodavaca) da otkrije sadržaj komunikacija koje su pohranjene 180 dana ili manje. Za starije pohranjene poruke, sudski nalog ili sudski nalog može biti dovoljan u nekim sklopovima. Istražitelji moraju biti svesni ovih preklapajućih zahteva.

Skladištenje oblaka i podaci treće strane

Ako zaposlenik koristi skladištenje oblaka koje je obezbedila kompanija (npr. Google Workspace, Microsoft 365), poslodavac može moći da pristupi podacima putem svojih administrativnih kontrola. Međutim, ako sprovođenje zakona zahteva podatke direktno od provajdera oblaka, provajder će tipično zahtevati nalog ili važeći sudski nalog. odluka Vrhovnog suda u Carpenter v. Sjedinjene Države (2018) prošireni zahtevi naloga za određene vrste podataka treće strane (podaci o lokaciji ćelija), i niži sudovi se grču sa svojom primenom na podatke o oblaku.

Uloga pristanka i politike kompanije

Pristanak je jedan od najèešæih naèina da se zaobiðu zahtevi za naloge u istragama na radnom mestu, ali saglasnost mora biti dobrovoljna, odreðena, i data od strane nekoga sa stvarnim ili oèiglednim autoritetom.

Ekspres protiv utvrðenog pristanka

Izričita saglasnost se javlja kada zaposleni potpiše priznanje politike pretraživanja ili verbalno pristane na pretres. Upućeni pristanak može biti zaključen iz dela ili radnih dužnosti zaposlenih. Na primer, vozač isporuke koji koristi kamion kompanije i zna da se GPS praćenje može smatrati da je implicirano saglasan na praćenje lokacije. Međutim, sudovi su oprezni u pogledu impliciranja pristanka, posebno za visokonametljive pretrage.

Napisana Pravila i Priznanje

Najbolja praksa je da imate jasnu, pisanu politiku da: (1) navodi da imovina kompanije (uključujući stoove, ormariće, računare i elektroniku) je predmet pretrage u bilo koje vreme; (2) informiše zaposlene da nemaju očekivanja privatnosti u tim oblastima; (3) precizira da lični uređaji koji se koriste za rad mogu biti predmet inspekcije; i (4) zahteva od zaposlenih da potpišu priznanje. Takve politike smanjuju objektivnu razumnost očekivanja privatnosti i olakšavaju poslodavcima da pristanu na pretrese izvršenja zakona.

Pristanak treće strane

U mnogim slučajevima, nadzornik ili IT administrator može da pristane na pretres neke oblasti ili uređaja ako dele zajedničku vlast. Na primer, ako zaposleni deli sto sa kolegom, bilo ko od stanara može da pristane na pretres stola. Međutim, za zaključani kabinet za arhiviranje koji koristi samo zaposleni, saglasnost nadzornika može biti nedovoljna. Sudovi važe ukupnu stopu okolnosti.

Последице непотврђивања

Nepoštovanje uslova za nalog može imati pogubne posledice za istragu.

Izuzeæe dokaza

Ako se dokazi dobiju bez naloga gde je neko zahtevano, pravilo isključenja obično zabranjuje njegovu upotrebu u krivičnom postupku. Ovo može da uništi slučaj krađe ili nedolično ponašanje. Pravilo se odnosi ne samo na primarne dokaze već i navoće otrovnog drveta\" bilo koji izvedeni dokaz otkriven kao rezultat ilegalne pretrage.

Graðanska odgovornost pod sekcijom 1983.

Zaposleni u javnom sektoru mogu tužiti vladine poslodavce ili službenike za sprovođenje zakona za štetu ispod 42 SAD § 1983. godine zbog kršenja svojih prava iz Četvrtog amandmana. Privatni poslodavci koji rade u saradnji sa vladinim zvaničnicima takođe mogu da se suoče sa tvrdnjama iz § 1983. Osim toga, zaposleni mogu da donesu tort potraživanja (npr. invazija privatnosti, nepravedni raskid) zasnovan na nepravilnoj potrazi.

Kaznene kazne

U retkim slučajevima, osobe koje svjesno provode nezakonitu pretragu mogu se suočiti sa krivičnim prijavama po državnim zakonima kojima se zabranjuje nezakonito nadgledanje, upadanje u kompjuter ili zvanično nedolično ponašanje.

Reputaciono i finansijsko štetno

Čak i ako ne bude tužbi, percepcija nezakonite istrage može da našteti ugledu poslodavca, erodira moral zaposlenih i dovede do skupih nagodbi.

Najbolje prakse za istrage na radnom mestu

Da bi izbegli pravne zamke, dok još uvek efikasno istražuju krađu ili nedolično ponašanje, sledite ove praktične korake:

  1. Razvoj jasnih politika: Provoditi i komunicirati sveobuhvatnu politiku pretraživanja i praćenja. Dobavljati pismeno priznanje od svih zaposlenih. Redovito pregledavati i ažurirati politiku da bi se odrazile promene u tehnologiji i pravu.
  2. Savjetnik pravni savjetnik rano: Prije bilo kakve pretrage, posebno onaj koji uključuje provedbu zakona, ima odvjetnika pregledati plan. Savjetnik može pomoći u procjeni je li nalog potreban ili ako se primjenjuje izuzetak.
  3. Dokumentirajte sve: Vodi detaljne zapise o primećenom nedoličnom ponašanju, političkom priznanju i pristanku. Ako se da saglasnost, neka zaposleni potpiše obrazac saglasnosti koji određuje opseg pretresa.
  4. Limit traži na poslovne potrebe: Ne bavite se istraživačkim ribolovom. Jasno artikulišite svrhu potrage i ograničite je na oblasti gde će se verovatno naći dokazi.
  5. Razdvojite unutrašnje i policijske uloge: Ako se uključi sprovođenje zakona, jasno izjednačite nezavisnu istragu privatnog poslodavca od vladinih akcija. Izbegavajte da oficiri usmere vreme ili obim unutrašnjih pretraživanja.
  6. Obratite se nalogu kada u dvojbi: Najsigurniji pravac delovanja kada je sprovođenje zakona potrebno da se pretrese privatna oblast ili lični uređaj je da se dobije nalog. Čak i ako treba dodatno vremena, nalog štiti prihvatljivost dokaza i štitova istražitelja od odgovornosti.
  7. Vozni istražitelji: HR osoblje, osoblje bezbednosti i menadžeri treba da dobiju redovnu obuku o zakonima o potrazi i oduzimanju, očekivanjima privatnosti i odgovarajućim procedurama za očuvanje dokaza.

Zaključak

Zahtevi za nalogom su temelj zakonitih istraga o krađi i nedoličnom ponašanju zaposlenih. Bilo da ste privatni poslodavac, vladina agencija ili službenik za sprovođenje zakona, razumevanje kada je nalog potreban i kako da se dobije jedan pravilno je neophodno za očuvanje dokaza, poštovanje prava zaposlenih i izbegavanje pravnih sankcija. Raskršće očekivanja privatnosti, digitalnih podataka, pristanka, i Četvrti amandman zahteva pažljivo planiranje i pravno navođenje. Pridržavanjem principa navedenih u ovom članku, istražitelji mogu da provedu temeljne, zakonite istrage koje stoje do nadzora na bilo kom forumu.

Za dalje čitanje, konsultujte se sa američkim Ministarstvom pravde Priručnikom za kriminalne resurse o nalozima, Konelovim pravnim informacijama Instituta za četvrtu amandman , i mišljenje Vrhovnog suda u O'Connor v. Ortega. Takođe razmotrite Resure Elektroničkog informativnog centra za zaštitu na radnom mestu.]