Table of Contents

Učešće zajednice predstavlja jednu od najmoćnijih sila za pozitivnu promenu u društvu. Bilo da organizujete čišćenje komšiluka, pokretanje neprofitne inicijative, uspostavljanje opštinskog vrta ili koordinaciju volonterskih programa, aktivno građansko učešće jača društvenu tkaninu i obraća se lokalnim potrebama. Međutim, dok su prednosti angažmana zajednice jasne, mnogi organizatori i učesnici previđaju kritičnu dimenziju tih aktivnosti: pravni okvir koji njima upravlja.

Razumevanje pravne strane umešanosti zajednice nije stvaranje prepreka ili obeshrabrujuće učešće. Radi se o tome da se osigura da vaši dobronamerni napori budu zaštićeni, održivi i usklađeni sa važećim zakonima i propisima. Od odgovornosti do zahteva za dozvolom, od osiguranja do obaveza privatnosti podataka, pravni pejzaž rada zajednice je višestruko i sve složeniji.

Ovaj sveobuhvatni vodič istražuje suštinske pravne aspekte koje organizatori zajednice, neprofitni lideri, volonteri i učesnici građanskog sistema moraju da razumeju.Bilo da tek započinjete svoj prvi projekat zajednice ili upravljate uspostavljenom organizacijom, ovaj članak će vam pomoći da upravljate zakonskim zahtevima, zaštitite svoju organizaciju i učesnike, i izgradite fondaciju za dugoročni uspeh.

Razumevanje pravnih struktura za organizacije zajednice

Pre nego što se bacite na posebne zakonske zahteve, neophodno je razumeti različite pravne strukture dostupne za organizacije zajednice. Struktura koju izaberete će značajno uticati na vaše pravne obaveze, poreski status, izloženost odgovornosti i operativne zahteve.

Neformalne grupe i neinkorporisana udruženja

Mnoge inicijative zajednice počinju kao neformalne grupe bez formalne pravne strukture. Iako ovaj pristup nudi jednostavnost i fleksibilnost, takođe nosi značajne rizike. U neinkorporisanom udruženju, pojedini članovi mogu lično biti odgovorni za dugove grupe i pravne obaveze. To znači da ako neko bude povređen na vašem društvenom događaju ili ako vaša grupa izvrši dug, pojedini članovi mogu biti lično odgovorni.

Uprkos tim rizicima, neformalne grupe ostaju zajedničke za male, kratkoročne projekte ili inicijative za asortiman.

Neprofitne korporacije

Za organizacije koje planiraju održive aktivnosti uključenosti zajednice, formiranje neprofitne korporacije nudi znatne prednosti. neprofitna korporacija je zasebna pravna osoba, što znači da može da poseduje imovinu, ulazi u ugovore, i preuzima obaveze u sopstveno ime, a ne u nazivima pojedinih članova ili direktora.

Proces inkorporacije kao neprofit varira od strane države ali generalno podrazumeva podnošenje članaka o ugradnji, usvajanje podzakonskih akata, imenovanje odbora direktora i dobijanje identifikacionog broja poslodavaca (EIN) od poreske uprave. Iako to zahteva više početnog napora i tekućeg administrativnog rada, pruža ključne pravne zaštite i otvara vrata mogućnosti finansiranja.

501(c)(3) Status oslobođenja od poreza

Mnoge organizacije u zajednici traže 501(c)(3) status oslobođen od poreza od Službe za unutrašnje prihode. Ova oznaka nudi značajne beneficije, uključujući oslobođenje od federalnog poreza na dohodak, prihvatljivost za primanje doprinosa za odbitak poreza, i pristup bespovratnim sredstvima koja su dostupna samo organizacijama koje se oslobađaju poreza.

Da bi se kvalifikovala za 501(c)(3) status, organizacija mora da se organizuje i da se operiše isključivo u izuzete svrhe kao što su dobrotvorne, verske, obrazovne, naučne ili književne svrhe. organizacija ne sme da se organizuje ili da se operiše u korist privatnih interesa, a nijedan deo svojih neto zarada ne može da koristi bilo kom privatnom akcionaru ili pojedincu.

Proces prijave uključuje podnošenje Forma 1023 ili Forma 1023-EZ Poreskoj upravi, zajedno sa detaljnim informacijama o strukturi vaše organizacije, upravljanju i planiranim aktivnostima. Organizacije sa 501(c)(3) statusom moraju da se pridržavaju tekućih zahteva, uključujući godišnja vraćanja informacija (Obraz 990), obaveze javnog objavljivanja, i ograničenja političkih aktivnosti.

Druge organizacijske strukture

Pored 501(c)(3) organizacija, druge pravne strukture mogu biti prikladne za određene vrste uključenosti zajednice. One uključuju 501(c)(4) organizacije socijalne skrbi, 501(c)(6) poslovne lige i komore trgovine, kompanije sa ograničenom odgovornošću (LLC) organizovane u društvene svrhe, i koristi korporacija ili B-korporacije koje uravnotežuju profit sa socijalnom misijom.

Svaka struktura dolazi sa posebnim zakonskim zahtevima, poreskim implikacijama i operativnim razmatranjima. Konsultovanje sa advokatom koji je specijalizovan za neprofitno pravo može vam pomoći da utvrdite koja struktura najbolje odgovara ciljevima i aktivnostima vaše zajednice.

Dozvole, dozvole i regulatorni usklađenost

Jedan od najčešće previdjenih aspekata uključenosti zajednice je potreba za odgovarajućim dozvolama i dozvolama. u zavisnosti od prirode i opsega vaših aktivnosti, možda će vam trebati odobrenje više vladinih subjekata na lokalnom, državnom, pa čak i federalnom nivou.

Дозволе догађајаQShortcut

Ako je vaša zajednica umešana u javne dogaðaje, verovatno æe vam trebati razlièite dozvole, posebne dozvole za skupove na javnim mestima, parkovima ili ulicama, ove dozvole osiguravaju da vaš dogaðaj bude u skladu sa lokalnim propisima u vezi buke, velièine gomile, parkinga i javne bezbednosti.

Proces prijave za dozvole događaja varira po nadležnosti ali generalno zahteva da se detaljne informacije o vašem planiranom događaju dosta unapred dosta unaprijed često 30 do 90 dana pre datuma događaja.

Ako služite hranu, trebaæe vam dozvola za hranu i pridržavanje propisa o zdravstvenom osiguranju, ako prodajete alkohol, potrebne su privremene dozvole za zatvaranje puteva.

Prikupljanje sredstava za registraciju

Mnoge države zahtevaju da se dobrotvorne organizacije registruju pre nego što se podmire donacije od stanovnika. Ovi dobrotvorni zakoni o podsticanju su osmišljeni da zaštite donatore od prevare i osiguraju transparentnost u aktivnostima prikupljanja sredstava. Zahtjevi za registraciju se znatno razlikuju po državi, ali većina zahteva od organizacija da podnesu inicijalne formulare za registraciju, plate pristojbu i podnesu godišnje finansijske izveštaje.

Neke države izuzimaju određene organizacije od zahteva za registraciju, kao što su verske organizacije, obrazovne institucije ili male organizacije koje godišnje podižu manji iznos od određenog iznosa. Međutim, čak i ako vaša organizacija kvalifikuje za izuzeće, možda ćete ipak morati da podnesete zahtev za to izuzeće.

Ako vaša organizacija zajednice planira da traži donacije preko državnih linija uključujući preko online platformi za prikupljanje sredstava možda ćete morati da se registrujete u više država. To može postati složeno brzo, tako da mnoge organizacije rade sa službama za usklađivanje ili pravnim savetima kako bi osigurale da ispunjavaju sve primenjive zahteve.

Saglasnost zgrade i Zoninga

Zajednièki projekti koji ukljuèuju fizièke strukture ili upotrebu zemljišta moraju biti u skladu sa lokalnim propisima o zoniranju i kodovima zgrada. Bilo da osnivate opštinski vrt, gradite igralište, renovirate opštinski centar ili ugraðujete javne umetnosti, moraæete da obezbedite da vaš projekat bude dozvoljen prema lokalnim zakonima o zoniranju i dobijate potrebne građevinske dozvole.

Zakoni o zoniranju regulišu kako se zemljište može koristiti u različitim oblastima, navodeći da li se imovina može koristiti u stambene, komercijalne, industrijske ili mešovite svrhe. Ako se vaš projekat zajednice ne uskladi sa trenutnim oznakama zona, možda ćete morati da se prijavite za varijaciju ili uslovnu upotrebu dozvole.

Građevinske dozvole osiguravaju da građevinski ili renovirački radovi zadovoljavaju bezbednosne standarde i kodove zgrada. čak i naizgled manji projekti mogu zahtevati dozvole, a rad koji se obavlja bez pravilnih dozvola može rezultirati novčanim kaznama, nalozima za zaustavljanje rada, ili zahtevima za uklanjanjem ili ponovnom izradom radova.

Propisi o zaštiti životne sredine

Zajednički projekti koji utiču na životnu sredinu mogu da pokrenu različite regulatorne zahteve. projekti čišćenja životne sredine, inicijative za kvalitet vode, restauraciju staništa i slične aktivnosti mogu da zahtevaju dozvole u skladu sa zakonima o zaštiti životne sredine kao što su Zakon o čistoj vodi, Zakon o čistom vazduhu ili statut o državnoj zaštiti životne sredine.

Pre početka bilo kog projekta koji uključuje uznemiravanje tla, uticaj na vodotoke, ili izmenu prirodnih staništa, konsultuju se sa lokalnim agencijama za zaštitu životne sredine da bi se utvrdilo koje dozvole ili procene mogu biti potrebne. Nepoštovanje propisa o zaštiti životne sredine može rezultirati značajnim kaznama i može zahtevati skupu remediju.

Pitanje odgovornosti i upravljanja rizicima

Odgovornost predstavlja jednu od najznačajnijih pravnih briga za organizacije zajednice. Kada spojite ljude za aktivnosti zajednice, mogu se desiti nesreće, a vaša organizacija može biti smatrana odgovornom za povrede ili štete koje se dešavaju.

Razumevanje različitih vrsta odgovornosti

Organizacije zajednice suočavaju se sa nekoliko kategorija potencijalne odgovornosti. Opšta odgovornost pokriva telesnu povredu treće strane i štetu imovine na primer, ako učesnik putuje i padne na događaj u zajednici ili ako vaši volonteri slučajno oštete imovinu dok rade na projektu.

Profesionalna odgovornost, takođe poznata kao greška i propust osiguranje, štiti od potraživanja koja proizlaze iz profesionalnih usluga koje vaša organizacija pruža. To je posebno relevantno za organizacije zajednice koje nude savetovanje, obrazovne programe, ili druge profesionalne usluge.

Direktori i oficiri su odgovorni za zaštitu članova odbora i organizacionih lidera od lične odgovornosti za odluke koje su donesene u njihovom zvaničnom svojstvu. Ova pokrivenost je sve važnija jer članovi odbora mogu lično da budu tuženi zbog navodnog lošeg upravljanja, kršenja fiducijarne dužnosti ili drugih neuspeha u upravljanju.

Odgovornost za praksu zapošljavanja obuhvata tvrdnje vezane za pitanja zapošljavanja, uključujući navode o nepravednom raskidu, diskriminaciji, uznemiravanju ili prekršajima na platnoj listi i satu. Čak i male organizacije zajednice sa samo nekoliko zaposlenih ili volontera mogu da se suoče sa tim tvrdnjama.

Zakoni o zaštiti volontera

Prepoznavši značaj volonterske službe, Kongres je usvojio Zakon o zaštiti volontera iz 1997. godine, kojim se pruža ograničena zaštita odgovornosti volontera neprofitnih organizacija. Prema ovom saveznom zakonu, volonteri su generalno zaštićeni od odgovornosti za štetu prouzrokovanu njihovim aktima ili propustima u ime organizacije, pod uslovom da se ispune određeni uslovi.

Da bi se kvalifikovalo za zaštitu po Zakonu o zaštiti volontera, volonter mora da je delovao u okviru svojih odgovornosti, mora da je bio pravilno licenciran ili ovlašćen ako je to potrebno, ne sme da nanosi štetu putem svojevoljnog ili krivičnog nedoličnog ponašanja ili grubog nemara, i ne sme da nanosi štetu dok upravlja motornim vozilom za koje su potrebna dozvola i osiguranje operatera.

Važno je napomenuti da Zakon o zaštiti volontera štiti pojedine volontere, ali ne štiti samu organizaciju od odgovornosti, osim toga, mnoge države imaju svoje zakone o dobrovoljnoj zaštiti koji mogu da obezbede širu ili užu zaštitu od saveznog zakona.

Dužnost brige i neslaganja

Organizacije zajednice duguju dužnost nege učesnicima, volonterima i javnosti. To znači da preduzimaju razumne korake da se spreči predvidljiva šteta. Neglasnost se dešava kada organizacija ne vrši razumnu negu i da neuspeh uzrokuje povrede ili štetu.

Da bi se smanjili rizici od nemara, organizacije zajednice treba da sprovedu procene rizika pre aktivnosti, razvijaju i sprovode bezbednosne politike i procedure, pružaju adekvatni nadzor za aktivnosti, održavaju objekte i opremu u sigurnom stanju, i odgovarajući reaguju na incidente kada se do njih dođe.

Dokumentacija je kljuèna za odbranu od nemarnih zahteva, održavanje podataka o bezbednosti, izveštaja o incidentima, izveštaja o održavanju i drugih dokaza koji pokazuju posveæenost vaše organizacije bezbednosti i razumne nege.

Posebna razmatranja za aktivnosti koje uključuju manje

Organizacije zajednice koje rade sa decom suočavaju se sa povećanim zakonskim odgovornostima i rizicima odgovornosti. pored opšte dužnosti nege, organizacije koje rade sa maloletnicima moraju da sprovode politiku zaštite dece, provedu pozadinsku proveru osoblja i volontera koji rade sa decom, održavaju odgovarajuće odnose nadzora, i da se pridržavaju obaveznih zahteva za izveštavanje o osumnjičenom za zlostavljanje deteta ili zanemarivanje.

Mnoge države imaju posebne zakone koji uređuju organizacije koje služe mladima, uključujući zahteve za obuku o sprečavanju zloupotrebe, politike kojima se zabranjuje kontakt između odraslih i maloletnika, i procedure za odgovor na navode o nedoličnom ponašanju. Nepoštovanje tih zahteva može rezultirati ne samo građanskom odgovornošću već i krivičnim kaznama.

Pokriće osiguranja za organizacije zajednica

Dok prakse upravljanja rizikom mogu da smanje izloženost odgovornosti, osiguranje pruža suštinsku finansijsku zaštitu kada se dogode incidenti. Mnogi izvori finansiranja, mesta održavanja i ugovori mandat da neprofitne organizacije nose osiguranje od odgovornosti kao uslov angažovanja, čineći adekvatnu pokrivenost ne samo razboritom već često neophodnom za poslovanje.

Opšte osiguranje odgovornosti

Neprofitno opšte osiguranje odgovornosti štiti vas od potencijalnih pravnih potraživanja i finansijskih gubitaka koji nastaju usled nesreća koje uključuju povrede kupaca i imovinsku štetu.

Opšta odgovornost treće strane pruža pokrivanje telesne povrede, štete na svojini, lične/oglasne povrede i troškove koji su povezani sa branjenjem ovih potraživanja.

Prilikom odabira opšte pokrivenosti odgovornosti obratite pažnju na ograničenja politike, koja se tipično izražavaju kao po ograničenjima i agregatnim ograničenjima. Limit po najavljivanju je maksimum koji će osiguravatelj platiti za jedan incident, dok je agregatna granica maksimum osiguratelj će platiti za sve potraživanja u periodu politike. Mnoge organizacije nose ograničenja od najmanje milion dolara po pojavi i dva miliona dolara agregata, iako se zahtevi razlikuju na osnovu aktivnosti organizacije i ugovornih obaveza.

Direktori i oficiri osiguranja

Svaka neprofitna organizacija sa odborom direktora treba da smatra direktore i oficire osiguranjem, vrstom upravljanja osiguranjem odgovornosti.To pokrivanje je postalo sve važnije jer se članovi odbora suočavaju sa sve većim nadzorom i potencijalnom ličnom odgovornošću za organizacione odluke.

D&O odgovornost štiti oficire, direktore i članove odbora od tvrdnji o grešci, propustima, nepravednim aktima i pogrešnom upravljanju, uključujući zaštitu od nemara, kršenja dužnosti i odgovornosti za radnu praksu. Bez tog pokrivanja članovi odbora mogu biti nevoljni da služe, a oni koji služe ličnom finansijskom riziku.

Politika D&O-a obično uključuje pokrivanje troškova odbrane, nagodbi i presuda koje proizlaze iz potraživanja protiv pojedinih direktora i oficira. Neke politike takođe pružaju pokrivenost entiteta, štiteći samu organizaciju od određenih potraživanja. Kada se procenjuju politike D&O-a, razmotri da li pokrivenost uključuje odgovornost za radne prakse, da li postoje isključenja za specifične vrste potraživanja, zadržavanje ili odbitak iznosa, i da li politika pružarep pokrivenost za bivše direktore i oficire.

Osiguranje imovine

Ako vaša organizacija u zajednici poseduje ili zakup imovine, imovinsko osiguranje štiti od gubitka ili štete zgradama, opreme, zalihama i drugih fizičkih sredstava. Imovno osiguranje za neprofitne organizacije pruža zaštitu za gubitak prihoda od poslovanja i pridružene troškove kako bi organizacija ponovo bila u funkciji.

Pokriće imovine treba da obuhvata ne samo zamene troškova oštećene imovine već i poslovno prekida pokrivenost, što kompenzuje izgubljene prihode i nastavak troškova ako vaša organizacija ne može da radi zbog pokrivene imovinske štete. Za organizacije zajednice koje se oslanjaju na specifičnu opremu ili objekte za dostavljanje programa, pokrivenost poslovnim prekidom može biti ključna za organizacioni opstanak nakon katastrofe.

Specijalno osiguranje dogaðaja

Organizacije zajednice često su domaćini događaja, a skupovi sredstava su veliki deo operacija za neprofitne organizacije, kojima je potrebna zaštita za događaje sa ili bez odgovornosti za alkohol. Specijalno osiguranje događaja može se kupiti kao samostalna politika za jednokratne događaje ili kao podrška godišnjoj politici opšte odgovornosti.

Osiguranje događaja obično pokriva opštu odgovornost za događaj, odgovornost za alkohol ako se služi alkohol, otkaz ili odlaganje zbog pokrivenih uzroka, i štetu na iznajmljenoj opremi ili prostorima. prilikom planiranja događaja u zajednici, dobro pregledajte osiguranje i osigurajte da bilo koji prodavac, izvođač ili izvođači takođe nose odgovarajuće osiguranje.

Osiguranje od Cyber odgovornosti

Kako se organizacije zajednice sve više oslanjaju na digitalne alate i elektronski prikupljaju lične informacije, osiguranje sajber odgovornosti je postalo suštinsko. ovo pokrivanje štiti od troškova povezanih sa povredama podataka, uključujući troškove obaveštenja, praćenje kredita za pogođene pojedince, troškove pravne odbrane, regulatorne kazne i kazne, i troškove odnosa sa javnošću za upravljanje reputacijskim štetama.

Čak i male organizacije zajednice koje prikupljaju adrese e-pošte, obrađuju online donacije, ili održavaju baze podataka o članstvu suočavaju se sa sajber rizicima i treba da razmotre ovu pokrivenost.

Izbor osiguratelja

Neprofitne osiguravajuće alijanse (NIA) pružaju osiguranje od odgovornosti isključivo za 501(c)(3) neprofitne organizacije, sa pokrivenošću trenutno dostupnom u mnogim državama za mnoge vrste 501(c)(3) neprofitne organizacije. Rad sa osiguračima koji su specijalizovani za neprofitnu pokrivenost može da pruži prednosti, jer ovi provajderi razumeju jedinstvene rizike sa kojima se organizacije zajednice suočavaju i mogu da ponude skrojene mogućnosti pokrivenosti.

Pri odabiru osiguranja, nemojte jednostavno birati opciju najniže cene. Razmotrite osigurateljevu finansijsku stabilnost i sposobnost plaćanja potraživanja, iskustvo sa neprofitnim organizacijama, širinu mogućnosti pokrivenosti, kvalitet usluge kupca i upravljanje potraživanjima, i da li politika uključuje resurse upravljanja rizikom i podršku. Rad sa brokerom osiguranja koji je specijalizovan za neprofitno osiguranje može vam pomoći da navigujete opcije i obezbedite adekvatnu pokrivenost za specifične potrebe vaše organizacije.

Pravni sporazumi i dokumentacija

Ispravna dokumentacija i pravni sporazumi su od suštinskog značaja za zaštitu vaše organizacije zajednice i razjašnjavanje očekivanja sa učesnicima, volonterima, partnerima i drugim deonicima.

Oblici za odricanje i objavljivanje

Odricanje od odgovornosti i obrasce oslobađanja obično koriste organizacije zajednice da obaveste učesnike rizika i dobiju svoj sporazum da ne smatraju organizaciju odgovornom za određene povrede ili štete.Dok odricanja mogu da pruže neku pravnu zaštitu, oni nisu otporni na metke i moraju biti pažljivo sastavljeni da bi bili sprovedeni.

Da bi se odricanje izvršilo, mora se jasno pisati razumljivim jezikom, posebno identifikovati rizike koji se odriču, biti dobrovoljno potpisan od strane učesnika (ili njihovog roditelja/čuvara ako je učesnik maloletnik), a ne kršiti javnu politiku. Sudovi pažljivo razmatraju odricanja i neće sprovoditi odricanja koja pokušavaju da oslobode odgovornost za bruto nemarnost, namerno nedolično ponašanje ili kršenje zakona.

Važno je razumeti da odricanja za maloletnike predstavljaju posebne izazove.U mnogim državama, roditelji ne mogu da se odreknu prava deteta da tuže za povrede, što znači da odricanja koja su roditelji potpisali u ime dece možda neće biti sprovodljiva.Usprkos tim ograničenjima, odricanja i dalje služe važnim funkcijama informišući učesnike i roditelje o rizicima i demonstrirajući da organizacija ozbiljno shvata bezbednost.

Volonterski sporazumi

Ovim sporazumima treba da se ukaže na ulogu i odgovornost volontera, oèekivanja o vremenu, organizacijske politike koje volonter mora da poštuje, obaveze o poverljivosti ako volonter pristupi osetljivim informacijama, i prizna da položaj volontera nije radni odnos.

Volonterski sporazumi pomažu u sprečavanju nesporazuma i mogu biti važni dokazi ako se pojave sporovi o prirodi volonterskog odnosa. Takođe pružaju mogućnost da se komuniciraju važne politike, kao što su kodeksi ponašanja, politika protiv diskriminacije i bezbednosni zahtevi.

Pristanak za maloletnike

Kada aktivnosti zajednice uključuju maloletnike, osnovni su formulari za pristanak roditelja. Ovi oblici treba da uključuju dozvolu da maloletnik učestvuje u specifičnim aktivnostima, priznavanje rizika povezanih sa aktivnostima, autorizaciju za hitno medicinsko lečenje ako je potrebno, kontakt informacije za roditelje/čuvare, informacije o bilo kakvim medicinskim uslovima ili alergijama, i dozvolu za korišćenje slike maloletnika na fotografijama ili video snimkama ako je primjenjivo.

Pristanke treba dobiti pre svake aktivnosti ili programa, jer opšti obrazac saglasnosti potpisan početkom godine ne može adekvatno pokriti specifične rizike povezane sa određenim aktivnostima. Držite formulare saglasnosti spremno dostupnima tokom aktivnosti tako da su po potrebi dostupni podaci o hitnom kontaktu i medicinski podaci.

Sporazumi o partnerstvu i saradnji

Projekti zajednice često uključuju saradnju između više organizacija. Pisano partnerstvo ili sporazumi o saradnji pomažu da se osigura da sve strane razumeju njihove uloge, odgovornosti i očekivanja.Ti sporazumi bi trebalo da se bave svrhom i ciljevima saradnje, specifičnim odgovornostima svakog partnera, finansijskim aranžmanima i razmenom troškova, vlasništvo nad intelektualnim svojstvima ili materijalima stvorenim, izdvajanjem odgovornosti i zahtevima za osiguranjem, procesima odlučivanja, trajanjem odredbi o partnerstvu i raskidu, i postupcima rešavanja sporova.

Čak i kada se udružuju sa vernim organizacijama, pisani sporazumi sprečavaju nesporazume i pružaju okvir za rešavanje nesuglasica koje mogu nastati.

Ugovori sa dobavljačima i dobavljačima usluga

Kada vaša organizacija zajednice zapošljava dobavljače ili provajdere usluga kao što su ugostitelji za događaje, izvođači radova za građevinske projekte, ili konsultanti za specijalizovane usluge pisani ugovori štite obe strane. ugovori treba da odrede opseg rada ili usluga koje treba da se obezbede, rokove i rokove, uslove plaćanja i iznose, uslove osiguranja i odštete, vlasništvo nad proizvodom rada, odredbe o prekidu rada, i procedure rešavanja sporova.

Pre potpisivanja ugovora, obezbedite da razumete sve uslove i da ugovor precizno odražava sporazum.

Privatnost i zaštita podataka

Organizacije zajednice rutinski prikupljaju i održavaju lične informacije o učesnicima, volonterima, donatorima i drugima.

Zakoni o privatnosti i propisi

Razni zakoni regulišu način na koji organizacije prikupljaju, koriste i štite lične informacije. Dok sveobuhvatno federalno zakonodavstvo o privatnosti ostaje ograničeno u SAD, sektorski specifični zakoni se odnose na određene vrste informacija. Na primer, Zakon o prenosivosti i odgovornosti Zdravstvenog osiguranja (HIPAA) reguliše zdravstvene informacije, Zakon o porodičnim obrazovnim pravima i privatnosti (FERPA) štiti studentske podatke o obrazovanju, a Zakon o zaštiti privatnosti (COPPA) dečijeg interneta ograničava prikupljanje informacija od dece na osnovu 13.

Pored toga, nekoliko država je donelo sveobuhvatne zakone o privatnosti koji se odnose na organizacije koje posluju u ili prikupljaju informacije od stanovnika tih država. Kalifornijski Zakon o privatnosti potrošača (CCPA), Virdžinijski Zakon o zaštiti potrošača, Zakon o zaštiti podataka Kolorado, i slični zakoni u drugim državama stvaraju obaveze u vezi sa obaveštenjima o prikupljanju podataka, pravima potrošača na pristup i brisanje podataka, te ograničenja prodaje i deljenja podataka.

Organizacije zajednice moraju da razumeju koji se zakoni o privatnosti odnose na njihove aktivnosti i da osiguraju usklađenost sa primenjivim zahtevima. To može da uključuje postavljanje politika privatnosti na sajtovima, dobijanje saglasnosti pre prikupljanja određenih vrsta informacija, pružanje pristupa pojedincima svojim podacima, sprovođenje bezbednosnih mera za zaštitu podataka, i prijavljivanje kršenja podataka kada se dogode.

Sigurnost podataka najbolje prakse

Pored pravne usklađenosti, organizacije zajednice imaju etičku obavezu da zaštite lične informacije koje su im poverene. Bezbednost podataka najbolje prakse uključuju ograničavanje prikupljanja podataka na informacije koje su zapravo potrebne, čuvanje podataka bezbedno korišćenjem kontrole enkripcije i pristupa, redovno ažuriranje softverskih i bezbednosnih sistema, obučavanje osoblja i volontera o bezbednosti podataka, razvoj i implementacija planova za kršenje podataka, i pravilno odlaganje podataka kada više nije potrebno.

Čak i male organizacije zajednice mogu da dožive povrede podataka, a troškovi i finansijski i reputativni mogu biti poražavajući. Ulaganje u odgovarajuće mere bezbednosti podataka je neophodno za zaštitu vaše organizacije i pojedinaca čije informacije održavate.

Fotografija i upotreba slike

Organizacije zajednice često fotografišu ili snimaju video zapise u promotivne svrhe, društvene medije ili dokumentaciju.Međutim, korišćenjem slika pojedinaca bez dozvole mogu se stvoriti pravna pitanja vezana za prava na privatnost i prava publiciteta.

Najbolje prakse uključuju dobijanje pismenog pristanka pre korišćenja slika identifikovanih pojedinaca, posebno oprezno sa slikama maloletnika, jasno komuniciranje kako će se slike koristiti, odavanje počasti zahtevima pojedinaca koji ne žele da budu fotografisani, i izbegavanje upotrebe slika na načine koji bi mogli biti sramotni ili štetni za pojedince prikazane.

Oblici za objavljivanje fotografija treba da navedu koje su vrste upotrebe dozvoljene (kao što su vebsajt, društveni mediji, štampani materijali), da li organizacija može da odobri dozvolu trećim osobama da koriste slike, koliko dugo traje dozvola, i da li pojedinac može da ukine dozvolu.

Zapošljavanje i Volonteri menadžment

Pravna razlika između zaposlenih i volontera ključna je za organizacije zajednice, jer pogrešno klasifikovanje može da rezultira značajnim pravnim i finansijskim posledicama.

Zaposlenik protiv Volonterske Klasifikacije

Prema Zakonu o fer standardima rada (FLSA), pojedinci koji obavljaju posao za organizaciju moraju generalno biti kompenzovani kao zaposleni ukoliko se ne kvalifikuju kao volonteri. Da bi se smatrali volonterom u okviru FLSA, pojedinac mora svoje usluge nuditi slobodno bez prinude ili pritiska, služiti za građanske, dobrotvorne ili humanitarne razloge, a ne očekivati ili primati naknadu izvan naknade za troškove.

Činjenica da se neko zove avolonteer ne čini ga automatski jednim u pravne svrhe. ako pojedinac obavlja isti posao kao plaćeni zaposleni, dobija naknadu izvan naknade troškova, ili je obavezno da volontira kao uslov primanja beneficija ili usluga, može biti svrstan u zaposlenog bez obzira na titulu koja se koristi.

Ako niste sigurni da li neko treba da bude klasifikovan kao radnik ili dobrovoljac, konsultujte se sa advokatom za zapošljavanje ili sa profesionalcem za ljudske resurse.

Zakon o zapošljavanju u skladu

Organizacije zajednice sa zaposlenima moraju da se pridržavaju brojnih zakona o zapošljavanju na federalnom, državnom i lokalnom nivou. ključne oblasti u skladu sa zakonom o plaćama i satu koji zahtevaju isplatu minimalne plate i prekovremenog rada, zakona o protiv diskriminacije koji zabranjuju diskriminaciju na osnovu zaštićenih karakteristika, propisa o bezbednosti na radu po Zakonu o bezbednosti i zdravlju (OSHA), zahtevima za porodični i medicinski dopust, nadoknade za radnike i osiguranje nezaposlenosti.

Mnogi zakoni o zapošljavanju važe samo za poslodavce sa minimalnim brojem zaposlenih, ali se neke zaštite primenjuju bez obzira na veličinu organizacije. Pored toga, državni i lokalni zakoni o zapošljavanju često pružaju veće zaštite od saveznog prava, pa organizacije moraju da se pridržavaju najzaštitnijih primenjivih standarda.

Пров јере позадине@ info: tooltip

Organizacije zajednice, posebno one koje rade sa ranjivim stanovništvom kao što su deca ili starije osobe, treba da provere pozadinu zaposlenih i volontera. Provere pozadine pomažu da se identifikuju pojedinci sa kriminalnim istorijama ili drugim crvenim zastavama koje ih mogu učiniti neprikladnima za određene pozicije.

Prilikom sprovođenja provere pozadine organizacije moraju da se pridržavaju Zakona o fer kreditnom izveštavanju (FCRA) ako koriste kompaniju za proveru treće strane. FCRA zahtevi uključuju dobijanje pismenog saglasnosti od pojedinca, pružanje potrebnih objava, i nakon specifičnih postupaka ako se preduzimaju nepovoljne akcije na osnovu rezultata provere pozadine.

Državni i lokalni zakoni mogu da nameću dodatne zahteve ili ograničenja za proveru pozadine, uključujući ograničenja na razmatranje određenih vrsta kriminalne istorije ili zahteva za specifične vrste provera za pozicije koje uključuju decu.

Pravila upravljanja volonterima

Efektivno upravljanje volonterima zahteva jasne politike u vezi sa procedurama regrutovanja i procene, obukom i orijentacijom, nadzorom i nadzorom, kodeksima očekivanja ponašanja i ponašanja, bezbednosnim protokolima, procedurama nadoknade troškova, priznavanju i uvažavanju, i procedurama za rešavanje problema performansi ili nedolično ponašanje.

Pisane volonterske politike pomažu da se obezbedi doslednost, zaštita organizacije od odgovornosti i da se stvore pozitivna volonterska iskustva. Politika treba da se obezbedi volonterima u pisanom obliku i redovno pregleda kako bi se osiguralo da ostanu aktuelni i efikasni.

Upravljanje i Fiducijarna odgovornost

Za inkorporisane organizacije zajednice, odbor direktora snosi konačnu odgovornost za organizaciono upravljanje i zakonsku usklađenost. Razumevanje fiducijarnih dužnosti i upravljanja najboljim praksama je suštinsko za efikasno i pravno usaglašeno rukovodstvo.

Fiducijarne obaveze članova odbora

Članovi odbora neprofitnih organizacija duguju tri primarne fiducijarne dužnosti organizaciji. Dužnost nege zahteva da članovi odbora budu razumno informisani o aktivnostima organizacije i da učestvuju u odlukama koje bi obično razborita osoba vršila u sličnim okolnostima. To uključuje prisustvovanje sastancima, pregled materijala, postavljanje pitanja i donošenje informisanih odluka.

Dužnost lojalnosti zahteva od članova odbora da deluju u interesu organizacije, a ne u ličnim interesima. To uključuje izbegavanje sukoba interesa, ne korišćenje organizacionih resursa u ličnu korist, i održavanje poverljivosti osetljivih organizacionih informacija.

Dužnost poslušnosti zahteva od članova odbora da osiguraju da organizacija bude u skladu sa važećim zakonima i da ostane verna svojoj misiji i upravnim dokumentima. To uključuje i obezbeđivanje da organizacija posluje u okviru svoje poresko oslobođene svrhe i da bude u skladu sa ograničenjima njenih aktivnosti.

Proboj fiducijarnih dužnosti može rezultirati ličnom odgovornošću članova odbora, iako je takva odgovornost relativno retka kada članovi odbora deluju u dobroj veri i vrše razumnu negu.

Sukob interesa Politike

Sukobi interesa nastaju kada članovi odbora ili ključni zaposleni imaju lične ili finansijske interese koji bi mogli uticati na njihove odluke u ime organizacije. Dok sukobi interesa nisu inherentno ilegalni, moraju biti pravilno u stanju da zaštite organizaciju i zadrže poverenje javnosti.

Učinkoviti sukobi interesa od članova odbora i ključnih zaposlenih traže da otkriju potencijalne sukobe, uspostave procedure za reviziju i rešavanje obelodanjenih sukoba, zahtevaju odbijanje iz rasprava i glasova o pitanjima u kojima postoje sukobi i dokumentuju kako su vođeni sukobi.

Poreska uprava zahteva da organizacije koje se oslobađaju poreza imaju politiku sukoba interesa i da prijave o Formi 990 da li imaju takvu politiku i kako se sprovode.

Finansijski nadzor i transparentnost

Članovi odbora odgovorni su za osiguranje dobrog finansijskog upravljanja i transparentnosti. To uključuje reviziju i odobravanje budžeta, praćenje finansijskih izveštaja i upoređivanje stvarnih performansi sa budžetima, obezbeđivanje adekvatnih unutrašnjih kontrola za sprečavanje prevare i lošeg upravljanja, uređenje godišnjih finansijskih revizija ili revizija kada je to potrebno, i osiguravanje pravovremenog podnošenja zahteva za povrat poreza i izveštaje.

Poreske izuzete organizacije moraju da stave određene dokumente na raspolaganje za javnu inspekciju, uključujući Formular 1023 (aplikacija za status oslobođenja od poreza), Obrazac 990 (godišnja povrat informacija), i uređivanje dokumenata kao što su članci o udruzi i podzakonskim aktima. Organizacije bi trebalo da imaju procedure za odgovaranje na javne zahteve za tim dokumentima.

Podzakonski i upravljački dokumenti

Organizacijskim aktima utvrđuju se pravila za način upravljanja organizacijom, uključujući sastav i uslove odbora, oficirske pozicije i odgovornosti, ispunjavanje uslova i procedura, zahteve glasanja i kvoruma, strukturu odbora i procedure amandmana.

Podzakonske propise treba periodično preispitati kako bi se osiguralo da ostanu prikladne za trenutnu veličinu i aktivnosti organizacije. Kada treba izmeniti pravilnike, organizacije moraju da prate procedure izmena određene u postojećim podzakonskim aktima.

Pored podzakonskih akata, organizacije bi trebalo da održavaju i druge upravljačke dokumente kao što su sukob interesa politike, zadržavanje dokumenata i politika uništavanja, politika zviždača i politika izvršne kompenzacije.

Razmatranje intelektualne svojine

Organizacije zajednice stvaraju i koriste razne oblike intelektualne svojine, od organizacionih imena i logotipa do edukativnih materijala i kreativnih radova. Razumevanje prava intelektualnog vlasništva pomaže u zaštiti imovine vaše organizacije i izbegavanju kršenja prava drugih.

Trademarks

Zaštitni znaci štite imena, logotipe, slogane i druge identifikatore koji razlikuju vašu organizaciju od drugih. dok prava zaštitnih znakova nastaju iz upotrebe a ne registracije, federalna registracija sa U.S. Patent i Trademark Office pruža značajne prednosti, uključujući zaštitu širom zemlje, zakonsku pretpostavku vlasništva, i pravo na korišćenje ® simbola.

Pre usvajanja imena ili logotipa, izvršite pretragu zaštitnih znakova kako ne biste prekršili postojeće zaštitne znake.

Autorska prava

Autorska prava štite originalna dela autorstva, uključujući pisane materijale, fotografije, video snimke, muziku i softver. Zaštita autorskih prava nastaje automatski kada se delo stvara i fiksira u opipljivom obliku, mada registracija sa U.S. Kancelarijom za autorska prava pruža dodatne pogodnosti.

Organizacije zajednice treba da budu umne autorskih prava u dva konteksta. Prvo, zaštitite sopstvene materijale autorskih prava tako što ćete uključiti obaveštenja o autorskim pravima, registrovati važna dela, i koristiti licence ili sporazume kako biste kontrolisali kako drugi mogu da koriste vaše materijale. Drugo, poštujte tuđa autorska prava dobijajući dozvolu pre korišćenja autorskih materijala, razumevanja ograničenja fer upotrebe, i korišćenja pravilno licencirane slike, muzike i drugog sadržaja.

Doktrina o fer upotrebi omogućava ograničeno korišćenje autorskih materijala bez dozvole za potrebe kao što su kritika, komentar, izveštavanje vesti, nastava, stipendija ili istraživanje. Međutim, fer upotreba je složena pravna doktrina, a organizacije ne bi trebalo da pretpostavljaju da se njihovo korišćenje kvalifikuje kao fer upotreba bez pažljive analize ili pravnog saveta.

Otvoreni izvor i licence za Kreativne zajednice

Mnoge organizacije zajednice imaju koristi od korišćenja softvera otvorenog koda i sadržaja licenciranog Creative Commons, koji se može slobodno koristiti pod navedenim uslovima. Prilikom korišćenja ovih resursa, pažljivo pregledajte primenjive termine licence kako bi se osiguralo usklađenost. Neke licence zahtevaju pripisivanje, zabranu komercijalne upotrebe, ili zahtevanje derivacionih radova da se dele pod istom licencom.

Slično tome, ako vaša organizacija stvara obrazovne materijale ili druge sadržaje koje želite da podelite široko, razmotrite korišćenje licence Creative Commons kako bi jasno komunicirali kako drugi mogu da koriste vaš rad uz zadržavanje određenih prava.

Politička aktivnost i ograničenja pri prijavljivanju

Porezno-izuzetne organizacije u okviru Sekcije 501(c)(3) suočavaju se sa značajnim ograničenjima političke aktivnosti kampanje i lobiranja. Razumevanje tih ograničenja je ključno za organizacije zajednice koje žele da se zalažu za svoje uzroke uz zadržavanje statusa oslobođenja poreza.

Zabrana aktivnosti u političkoj kampanji

Odeljak 501(c)(3) organizacijama je apsolutno zabranjeno učešće ili intervenisanje u političkim kampanjama u ime ili u protivljenju kandidatima za javnu funkciju. Ova zabrana je sveobuhvatna i primenjuje se na sve aktivnosti, bez obzira na to koliko su male ili jeftine.

Zabranjene aktivnosti uključuju podsticanje ili protivljenje kandidatima, davanje doprinosa kandidatima ili političkim strankama, distribuciju materijala za kampanju, omogućavanje kandidatima da koriste organizacione resurse, i davanje izjava u zvaničnim organizacionim publikacijama u korist ili protiv kandidata.

Kršenje zabrane političke kampanje može rezultirati trošarinama na organizaciju i njene menadžere, a u nečuvenim slučajevima, opozivom statusa oslobođenja od poreza. Organizacije zajednice moraju biti oprezne u pogledu održavanja političke neutralnosti u kontekstu kampanje.

Dozvoljene aktivnosti prijavljivanja

Za razliku od aktivnosti političke kampanje, lobiranje nije apsolutno zabranjeno za 501(c)(3) organizacije, ali mora biti ograničeno. lobiranje uključuje pokušaje da se utiče na zakonodavstvo putem kontakta sa zakonodavcima ili njihovim osobljem, pozivajući javnost da kontaktira zakonodavce, ili zauzimanje stavova o specifičnim zakonodavnim predlozima.

Organizacije mogu birati između dva testa za merenje dozvoljenog lobiranja. Podznačajnim delom testom, lobiranje ne može predstavljati znatan deo aktivnosti organizacije. Ovaj test je nejasan i specifičn za činjenice. Alternativno, organizacije mogu da izaberuskupoću test u okviru Sekcije 501(h), koja pruža jasna ograničenja za lobiranje rashoda zasnovanih na izdacima organizacije za izuzete svrhe.

Mnoge organizacije biraju test rashoda jer on pruža veću jasnoću i generalno omogućava više lobiranja nego značajan deo testa. Organizacije vrše ove izbore podnošenjem obrasca 5768 sa poreskom službom.

Zagovaranje i obrazovanje

Iako je politička kampanja zabranjena i lobiranje je ograničeno, 501(c)(3) organizacije mogu da se uključe u neograničeno zagovaranje i obrazovanje o pitanjima vezanim za njihovu misiju. Dozvolljive aktivnosti uključuju edukaciju javnosti o pitanjima, sprovođenje istraživanja i objavljivanje nalaza, domaćinstvo foruma kandidata koji nisu stranci i pokrivaju širok spektar pitanja, podsticanje registracije glasača i učešća bez podrške specifičnim kandidatima, i zalaganje za političke pozicije bez upućivanja na specifične zakone.

Linija između dozvoljenog zagovaranja i zabranjenog lobiranja ili aktivnosti kampanje može biti suptilna. pri planiranju aktivnosti zagovaranja, organizacije zajednice treba pažljivo da razmotre da li aktivnosti prelaze na zabranjenu teritoriju i traže pravne savete kada su nesigurne.

Pristupačnost i nediskriminacija

Organizacije zajednice imaju zakonske i etičke obaveze da osiguraju da su njihovi programi i objekti dostupni i da ne diskriminišu zaštićene grupe.

Amerikanci sa invaliditetom, akt o usklađenosti

Amerikanci sa Zakonom o invalidnostima (ADA) zabranjuje diskriminaciju pojedinaca sa invaliditetom u zapošljavanju, javnim smeštajem, i drugim oblastima. Za organizacije zajednice, ADA usaglašavanje uključuje osiguranje fizičke pristupačnosti objekata, pružanje razumnog smeštaja za zaposlene i volontere sa invaliditetom, omogućavanje pristupačnosti programa i usluga, te osiguravanje pristupačnih vebsajtova i digitalnog sadržaja.

Zahtevi za fizičku pristupačnost uključuju pristupačno parkiranje, ulazne rampe i pristupačne ulaze, pristupačne toalete, i pristupačne rute širom objekata. Prilikom renoviranja objekata ili izgradnje novih zgrada organizacije moraju da se pridržavaju standarda pristupačnosti ADA.

Pristupačnost programu znači da pojedinci sa invaliditetom moraju biti u mogućnosti da učestvuju i da imaju koristi od programa i usluga. To može zahtevati pružanje pomoćnih pomagala i usluga kao što su tumači znakovnog jezika, izmena politike ili procedura, ili nudi alternativne formate za materijale.

Zakoni o građanskim pravima i nediskriminaciji

Razni federalni, državni i lokalni zakoni zabranjuju diskriminaciju na osnovu zaštićenih karakteristika kao što su rasa, boja, nacionalno poreklo, pol, religija, starost i invaliditet.Ti zakoni se odnose na zapošljavanje, programe i usluge, i druge organizacione aktivnosti.

Organizacije zajednice treba da usvoje i sprovedu nediskriminaciju politike, obezbede obuku o zahtevima za nediskriminaciju, utvrđuju procedure za rešavanje diskriminacijskih pritužbi i osiguraju da se programi i usluge obezbede ravnopravno svim prihvatljivim pojedincima.

Organizacije koje dobijaju federalnu finansijsku pomoć moraju da se pridržavaju dodatnih zahteva za nediskriminaciju, uključujući i Titulu VI Zakona o građanskim pravima (zabranjuje rasnu diskriminaciju), Naslov IX amandmana na obrazovanje (zabranjuje seksualnu diskriminaciju u obrazovnim programima), Odeljak 504 Zakona o rehabilitaciji (zabranjuje diskriminaciju invaliditeta), i Akt o dobnoj diskriminaciji (zabranjuje dobnu diskriminaciju).

Pristup jeziku

Organizacije zajednice koje služe raznolikim populacijama treba da razmotre pristup jeziku za pojedince sa ograničenom engleskom stručnošću. Dok zahtevi variraju u zavisnosti od izvora finansiranja organizacije i nadležnosti, najbolje prakse uključuju procenu jezičkih potreba zajednice kojima se služi, pružanje usluga interpretacije za ključne interakcije, prevođenje vitalnih dokumenata na uobičajeno govorne jezike, i obuku osoblja o radu efikasno sa prevodiocima i ograničenim engleskim veštim pojedincima.

Pružanje pristupa jeziku ne samo da pomaže da se osigura pravna usklađenost već i unapredi misija organizacije čineći programe i usluge istinski dostupnim svim članovima zajednice.

Smjernice i zakoni ponašanja zajednice

Uspostava jasnih smernica i kodeksa ponašanja zajednice pomaže u stvaranju sigurnih, uvažavajućih i produktivnih okruženja za uključivanje zajednice, a istovremeno pruža okvir za rešavanje problematičnog ponašanja.

Razvijaju se efektivne smjernice zajednice

Smernice zajednice treba da artikulišu vrednosti i očekivanja ponašanja učesnika u aktivnostima vaše organizacije. Efektivne smernice su jasne i specifične umesto nejasne, pozitivno uokvirene kada je to moguće, fokusirane na ponašanje a ne na identitet, dosledno primenjene na sve učesnike, i redovno pregledane i ažurirane po potrebi.

Smernice bi trebalo da se bave ključnim oblastima kao što su respektivna komunikacija, uznemiravanje i diskriminacija, bezbednost i bezbednost, korišćenje organizacionih resursa, poverljivost i privatnost, sukobi interesa i društveni mediji i onlajn vladanje.

Pravila uznemiravanja i diskriminacije

Sve organizacije zajednice treba da imaju jasne politike kojima se zabranjuje uznemiravanje i diskriminacija. Ove politike treba da definišu zabranjeno ponašanje, uključujući seksualno uznemiravanje, uznemiravanje i diskriminaciju na osnovu zaštićenih karakteristika, uspostave procedure za izveštavanje o zabrinutosti, iznesu istražni proces, odrede potencijalne posledice za prekršaje i zabrane odmazde pojedincima koji prijavljuju zabrinutost ili učestvuju u istragama.

Politika je efikasna samo ako se komunicira jasno, primenjuje dosledno i podržava odgovarajuća obuka i sprovođenje. Organizacije treba da obezbede redovnu obuku o uznemiravanju i sprečavanju diskriminacije i da odgovore na sve pritužbe.

Postupci rešavanja sukoba

Uprkos najboljim naporima da se spreče sukobi, nesuglasice i sporovi neminovno će se pojaviti u organizacijama zajednice. Pošto jasni postupci rešavanja sukoba pomažu da se pitanja rešavaju konstruktivno pre nego što eskaliraju.

Učinkoviti postupci rešavanja sukoba uključuju podsticanje direktne komunikacije između stranaka kada je to prikladno, pružanje posredovanja ili olakšan dijalog za ozbiljnije sukobe, uspostavljanje jasnih eskalacionih puteva kada je neformalna rezolucija neuspešna, i obezbeđivanje pravičnih procesa koji svim stranama daju priliku da se čuju.

Neke organizacije uključuju alternativne odredbe za rešavanje sporova u svojim aktima ili sporazumima, kojima je potrebno posredovanje ili arbitraža pre parničenja. Ove odredbe mogu da pomognu u rešavanju sporova brže i isplativije od sudskih postupaka.

Izvršavanje i odgovornost

Smernice i kodeksi ponašanja zajednice su značajni samo ako se dosledno sprovode. Organizacije treba da uspostave jasne procese za rešavanje prekršaja, uključujući istražne postupke, niz potencijalnih posledica, žalbene ili revizijske procese, i zahteve za dokumentaciju.

Posledice za prekršaje treba da budu srazmerne ozbiljnosti ponašanja i mogu da se kreću od verbalnih upozorenja do privremene suspenzije do trajnog uklanjanja iz programa ili aktivnosti.Ozbiljne povrede, kao što su nasilje, pretnje, ili nezakonito ponašanje, mogu da zatraže momentalno delovanje i uključivanje u sprovođenje zakona.

Retenzija za čuvanje i dokumentaciju

Pravilno vođenje evidencije je od suštinskog značaja za pravnu usklađenost, organizacionu odgovornost i efikasne operacije. Zajedničke organizacije treba da održavaju različite kategorije evidencije i da sprovedu odgovarajuće politike zadržavanja i uništavanja.

Obavezni zapisi

Porezne organizacije moraju da održavaju evidencije o njihovom statusu oslobođenja od poreza i da pokažu usklađenost sa zahtevima poreskog prava. Obavezni zapisi uključuju članke o udruzi i podzakonskim aktima, poresko utvrđivanje pisma o odobravanju statusa oslobođenja poreza, obrazac 990 godišnjih prijava informacija, finansijske evidencije uključujući dokumentaciju o prihodima i troškovima, zapisnike odbora i sastanke odbora, i zapise o primljenim doprinosima.

Za sve zaposlene se moraju voditi evidencije o zaposlenosti, uključujući prijave za zapošljavanje i dokumente o zapošljavanju, verifikaciju prihvatljivosti za rad I-9, evidencije o platnim evidencijama i poreskim uskraćivanju obrazaca, evaluacije performansi i disciplinske evidencije, te evidencije o odsustvu i smeštaju.

Programski zapisi dokumentuju aktivnosti i uticaj organizacije, uključujući prijave i saglasnosti učesnika, zapise o prisustvu, podatke o procenjivanjima programa i ishodima, prijave za donaciju i izveštaje, te ugovore i sporazume sa partnerima i prodavcima.

Pravila za retenciju dokumenata

Politike zadržavanja dokumenata određuju koliko dugo treba da se čuvaju različite vrste zapisa i kada se mogu uništiti. Ove politike pomažu da se osigura da se sačuvaju važni zapisi uz istovremeno smanjenje troškova nereda i skladištenja za zapise koji više ne trebaju da se zadrže.

Period zadržavanja varira u zavisnosti od vrste evidentiranih i primenjivih pravnih zahteva. Na primer, IRS regulative zahtevaju od poresko-izuzetnih organizacija da održavaju evidencije koje podržavaju Formu 990 najmanje tri godine, poreski evidenti o radu moraju se voditi najmanje četiri godine, evidencije o korporativnim evidencijama kao što su članci o ugradnji i podzakonskim aktima treba trajno držati, a ugovore i sporazume treba voditi na određeni period nakon isteka.

Politike zadržavanja dokumenata treba da budu u pisanom obliku, koje odobrava upravni odbor, da se saopštavaju osoblju odgovornom za održavanje evidencije, i periodično pregledavaju kako bi se osiguralo da ostanu aktuelne sa zakonskim zahtevima.

Upravljanje elektronskim zapisima

Kako organizacije sve više vode evidenciju elektronski, upravljanje elektronskim zapisima postaje presudno. Elektronski zapisi su generalno prihvatljive zamene za papirne zapise ako se održavaju u formatu koji čuva njihov integritet i pristupačnost.

Najbolje prakse za upravljanje elektronskim zapisima uključuju korišćenje pouzdanih sistema i formata koji će vremenom ostati dostupni, implementaciju postupaka za oporavak od backupa i katastrofe, kontrolu pristupa osetljivim elektronskim zapisima, a obezbeđivanje elektronskih evidencija uključeno je u politiku zadržavanja i uništavanja dokumenata.

Uništenje dokumenta

Kada period zadržavanja za zapise istekne, organizacije bi trebalo da unište zapise na način koji štiti poverljive informacije. papirni zapisi koji sadrže osetljive informacije treba iseckati, a elektronski zapisi treba sigurno obrisati pomoću metoda koje sprečavaju oporavak.

Organizacije ne bi trebalo da uništavaju zapise koji su predmet nepredviđenih parnica, vladinih istraga ili revizije. Kada je parnica ili istraga razumno predviđena, organizacije moraju da sprovedu parnični pritvor da bi sačuvale relevantne zapise.

Odgovaranje na pravna pitanja i sporove

Uprkos najboljim naporima u udovoljavanju i upravljanju rizikom, organizacije zajednice mogu da se suoče sa pravnim pitanjima ili sporovima. Znajući kako da odgovarajući odgovori može da minimizira štetu i zaštiti organizaciju.

Kada tražiti pravni savet

Organizacije zajednice treba da se konsultuju sa advokatima u raznim situacijama, uključujući prilikom formiranja organizacije ili pravljenja značajnih strukturnih promena, pri suočavanju sa potencijalnim parnicama ili primanju pravnih zahteva, prilikom suočavanja sa složenim ugovorima ili transakcijama, pri rešavanju pitanja zapošljavanja kao što su raskidi ili diskriminacijske pritužbe, pri odgovoru na vladine istrage ili revizije, i kada su nesigurni u pogledu pravnih zahteva ili obaveza u skladu sa zakonom.

Mnoge organizacije uspostavljaju odnose sa advokatima koji mogu da daju tekuće savete i da budu lako dostupni kada se pojave pitanja. Neki advokati nude pro bono ili smanjene usluge neprofitnim organizacijama, a pravne organizacije mogu da pruže pomoć kvalifikacionim grupama.

Odgovaranje na žalbe i pravne zahteve

Kada vaša organizacija dobije žalbu, pravnu zahtev ili tužbu, odmah i na odgovarajući način odgovorite. Odmah obavestite svog nosioca osiguranja ako se ta stvar može pokriti osiguranjem, konsultujte se sa pravnim savetnikom pre nego što odgovorite, sačuvajte sva relevantna dokumenta i komunikacije, ne priznajte odgovornost ili ne preuzimajte obaveze bez pravnih saveta, i održavajte poverljivost o tom pitanju.

Ako verujete da je žalba neosnovana, shvatite je ozbiljno i profesionalno odgovorite.

Uprava krize

Ozbiljne incidente kao što su nesreće, navodi o nedoličnom ponašanju ili javne kontroverze zahteva koordinisano upravljanje krizom. Organizacije bi trebalo da imaju planove za krizni odgovor koji identifikuju tim za krizni odgovor, uspostave komunikacijske protokole, odredi portparolke, iznesu procedure za obaveštavanje deonika i rešavaju zakonske i osiguravajuće uslove.

Tokom krize, usredsredite se na obezbeđivanje bezbednosti, prikupljanje tačnih informacija, transparentno komuniciranje dok štitite pravne interese i dokumentovanje preduzetih akcija. Nakon što trenutna kriza prođe, izvršite temeljnu reviziju kako biste identifikovali naučene lekcije i sproveli poboljšanja kako bi sprečili slične incidente.

Izgradnja kulture pravne usklađenosti

Umesto da posmatraju zakonsku usklađenost kao teret, uspešne organizacije zajednice integrišu pravnu svest u svoju organizacionu kulturu i operacije.

Obuka i obrazovanje

Redovito osposobljavanje pomaže članovima odbora, osoblju i volonterima da razumeju svoje zakonske odgovornosti i politike organizacije. teme obuke treba da uključuju misiju organizacije i pravnu strukturu, fiducijarne dužnosti za članove odbora, sprečavanje uznemiravanja i diskriminacije, upravljanje sigurnošću i rizikom, privatnost i bezbednost podataka, i specifične pravne zahteve relevantne za aktivnosti organizacije.

Obuka treba da bude pružena novim članovima odbora, osoblju i volonterima tokom orijentacije i periodično osveženim za sve učesnike. Dokumentacija završetka obuke može biti važan dokaz posvećenosti organizacije u skladu.

Praćenje i revizija u skladu sa zakonom

Redovno praćenje usklađenosti pomaže u identifikaciji i rešavanju pitanja pre nego što postanu ozbiljni problemi. Organizacije treba da sprovedu periodične revizije usklađenosti sa ključnim pravnim zahtevima, redovno pregledavanje i ažuriranje politika i procedura, obavljanje unutrašnjih revizija finansijskih kontrola i procesa, i traže spoljne revizije ili revizije kada je to potrebno.

Praćenje usklađenosti treba dokumentovati, a svaka identifikovana pitanja treba odmah rešiti odgovarajućim korektivnim delovanjem.

Kontinuirano poboljšanje

Pravni zahtevi i najbolje prakse evoluiraju vremenom. Organizacije zajednice treba da ostanu informisane o promenama u primenjenim zakonima i propisima, učestvuju u mrežama i udruženjima koja pružaju ažuriranja i resurse, uče od incidenata i blizu propusta kako bi poboljšale politike i prakse, i redovno procenjuju i ažuriraju strategije upravljanja rizicima.

Izgradnja kulture kontinuiranog unapređenja pomaže organizacijama da se prilagode promeni pravnih pejzaža i da zadrže visoke standarde u skladu i upravljanja.

Resursi i podrška organizacijama zajednice

Organizacije zajednice ne moraju sami da upravljaju pravnim kompleksima. Brojni resursi i sistemi podrške su dostupni da pomognu organizacijama da razumeju i ispune svoje zakonske obaveze.

Pravni resursi

Mnoge organizacije pružaju pravne informacije i pomoć organizacijama zajednica. Nacionalni savet neprofitalnih organizacija nudi opsežne resurse o neprofitnim pravnim pitanjima i državnim specifičnim informacijama. Državna udruženja neprofitnih organizacija pružaju obuku, resurse i zagovaranje za neprofitne organizacije u svojim državama. Pro bono pravni programi povezuju neprofitne organizacije sa advokatima volonterima. Pravne klinike nude pravne usluge kvalifikacionim organizacijama uz pružanje praktičnog obuke studentima prava.

Internet resursi kao što je internet stranica IRS-a pružaju smernice o zahtevima za oslobođenje od poreza, dok organizacije kao što su Nacionalni savet neprofitabilnih nude sveobuhvatne informacije o upravljanju, usaglašavanju i najboljim praksama.

Profesionalni savetnici

Pored pravnog saveta, organizacije zajednice imaju koristi od odnosa sa drugim profesionalnim savetnicima. računovođe i knjigovođe pomažu da se osiguraju tačan finansijski evidencije i poresko usaglašavanje. brokeri osiguranja specijalizirani za neprofitne organizacije za pomoć u osiguranju dobijaju odgovarajuću pokrivenost. konsultanti ljudskih resursa pružaju savete o pitanjima zapošljavanja i usklađenosti.

Izgradnja tima pouzdanih savetnika pruža organizacijama zajednice stručnost i podršku u više oblasti pravne i operativne usklađenosti.

Mreže za istraživanje i učenje

Povezivanje sa drugim organizacijama zajednice pruža mogućnosti da uče od vršnjaka, dele resurse i ostanu informisani o novim pitanjima. Lokalne neprofitne mreže, nacionalna udruženja fokusirana na specifična pitanja oblasti, onlajn zajednice i forume, a konferencije i obuka događaja sve nude vredne mogućnosti za učenje i povezivanje.

Učenje peer-a može biti posebno vredno za male organizacije koje možda nemaju ekstenzivno osoblje ili resurse ali mogu imati koristi od kolektivnog znanja i iskustva šire zajednice.

Zaključak: Pravna usaglašenost kao Fondacija za uticaj

Razumevanje i rešavanje pravne strane umešanosti zajednice nije stvaranje prepreka ili prigušivanje entuzijazma za građansko angažovanje, nego izgradnja čvrste fondacije koja omogućava organizacijama zajednice da efikasno, održivo i etički nastave svoje misije.

Pravno usaglašavanje štiti pojedince koji svoje vreme i energiju posvećuju društvenom radu, osigurava da se organizacioni resursi koriste na odgovarajući način i efikasno, gradi poverenje sa učesnicima, donatorima, i široj zajednici, stvara održivost izbegavanjem pravnih problema koji bi mogli da isključe važan rad, i demonstrira profesionalizam i odgovornost koja privlači podršku i partnerstva.

Iako pravni pejzaž može izgledati zastrašujući, posebno za male organizacije ili inicijative za unapređivanje, zapamtite da ne morate biti pravni ekspert za vođenje usklađene organizacije zajednice. Ono što vam je potrebno je svest o ključnim pravnim pitanjima, posvećenosti učenju i unapređenju, spremnosti da potražite pomoć kada je to potrebno, i posvećenosti radu sa integritetom i transparentnosti.

Pocnite sa rešavanjem najosnovnijih pravnih zahteva za vasu organizacijupropisnu strukturu, neophodne dozvole i dozvole, osnovno osiguranje, i suštinske politike i procedure. Kako se vasa organizacija razvija i vase aktivnosti se proširuju, mozete graditi na ovoj fondaciji sa sofisticiranijim sistemima uskladjenosti i strategijama upravljanja rizikom.

Pravna strana uključenosti zajednice na kraju služi istoj svrsi kao i sama zajednica: stvaranje pozitivne promene dok štiti ljude i zajednice uključene. Integracijom pravne svesti u vašu organizacionu kulturu i operacije, stvarate okruženje u kome uključenost zajednice može da cveta bezbedno, održivo i efikasno.

Bilo da organizujete prvo čišćenje komšiluka ili vodite dobro uspostavljenu neprofitnu organizaciju, principi navedeni u ovom vodiču pružaju mapu za navigaciju pravnim aspektima učešća zajednice.

Za dodatne smjernice o specifičnim pravnim pitanjima koja utiču na vašu organizaciju zajednice, razmotrite savjetovanje sa pravnim savjetom, povezivanje sa svojim državnim udruženjem neprofitnih organizacija ili istraživanje resursa organizacija kao što su Nezavisni sektor koji pruža sveobuhvatne informacije o neprofitnom upravljanju i usklađenosti. Uz pravo znanje, resurse i posvećenost pravnoj usklađenosti, vaši napori za uključivanje zajednice mogu postići trajan pozitivan uticaj, štiteći sve uključene.