Umuhimu wa Sera za Kurejesha Data kwa Makampuni ya Ireland

Makampuni ya Ireland lazima pia kuzingatia Maelekezo ya ePrivacy (iliyotafsiriwa katika sheria ya Ireland kama Kanuni za ePrivacy), ambayo inatumika kwa data ya mawasiliano ya elektroniki. Hii inaongeza safu nyingine ya utata, kama uhifadhi wa data ya trafiki na eneo ni chini ya mapungufu makubwa isipokuwa kwa madhumuni maalum kama bili au usalama wa mtandao. Kushindwa kufuata sheria za ePrivacy zinaweza kusababisha vitendo tofauti vya utekelezaji na DPC.

Kanuni ya Udhibiti wa Uhifadhi

Kizuizi cha kuhifadhi inamaanisha kwamba mashirika hayawezi kushikilia data ya kibinafsi kwa muda usiojulikana kwenye mbali-wakati inaweza kuwa muhimu baadaye. Kila kipande cha data kilichokusanywa lazima kiwe na kusudi wazi na kipindi cha uhifadhi kinacholingana. Kwa mfano, CV ya mgombea ambayo haikufanikiwa katika mchakato wa kuajiri haipaswi kuhifadhiwa kwa miaka bila haki halali. Ikiwa kampuni inataka kuihifadhi kwa majukumu ya baadaye, idhini ya wazi lazima ipatikane. Kanuni hii inahitaji mbinu ya nidhamu ya usimamizi wa data kutoka mwanzo wa shughuli yoyote ya usindikaji.

Kwa nini Sera ya Faragha ya Data

Zaidi ya kufuata kisheria, sera ya uhifadhi wa data iliyo na muundo mzuri hutoa faida nyingi za biashara. makampuni ya Ireland ambayo huwekeza katika sera wazi, zinazotekelezwa hupunguza hatari, kuboresha usalama, na uendeshaji wa mkondo.

Utekelezaji wa sheria na kupunguza hatari

GDPR Ibara ya 30 inahitaji mashirika kudumisha rekodi ya shughuli za usindikaji (ROPA). sera thabiti ya kuhifadhi data ni sehemu muhimu ya rekodi hii.Inaonyesha wasanifu kwamba kampuni inaelewa data gani, kwa nini inashikilia, na wakati itafutwa. Wakati wa uchunguzi au ukaguzi, ikiwa na ratiba za uhifadhi zilizoandikwa zinaweza kupunguza hatari ya faini.Kwa upande mwingine, makampuni ambayo hayawezi kuonyesha ratiba ya uhifadhi usiofaa ni uwezekano mkubwa wa kukabiliana na adhabu, kama inavyoonekana katika maamuzi kadhaa ya DPC ambapo uhifadhi wa kiasi kikubwa ulikuwa sababu.

Usalama wa data na kuzuia

Kila kipande cha data iliyohifadhiwa ni lengo la uwezekano wa wahalifu wa mtandao. Kwa kupunguza kiasi cha data kilichohifadhiwa, mashirika yanaepuka uso wao wa shambulio. Ikiwa uvunjaji hutokea, kuwa na rekodi chache zina maana ya rekodi zilizo wazi, madhara ya chini ya uwezo kwa masomo ya data, na kupunguza mizigo ya taarifa. DPC imesisitiza kwamba makampuni lazima yatekeleze hatua zinazofaa za kiufundi na shirika kulinda data, na ratiba ya uhifadhi wa konda ni hatua ya shirika iliyothibitishwa. Kwa mfano, kufuta maelezo ya malipo ya wateja baada ya kipindi cha kisheria cha rekodi za kifedha hupunguza hatari ya malipo ya kuibiwa katika tukio la baadaye.

Ufanisi wa uendeshaji na kupunguza gharama

Kuhifadhi data gharama fedha-iwe katika usajili wa kuhifadhi wingu, juu ya premises server nguvu na baridi, au utawala overhead kwa Backup na ahueni. data Legacy, hasa faili unstructured kama spreadsheets zamani, barua pepe, na nyaraka, mara nyingi hukusanya unnoticed na hutumia rasilimali. Utekelezaji wa ratiba ya uhifadhi wa automatiska inaweza kupunguza gharama za kuhifadhi na 30% au zaidi. Zaidi ya hayo, mifumo safi ya data maana utafutaji wa kasi, muda mdogo kutumika kwenye miradi ya data safi, na rahisi kufuata chini maombi ya upatikanaji (SARs utunzaji wa makampuni ya Ireland ya data, kama vile vile data kubwa ya biashara, e-commerce, ambayo huboresha moja kwa moja kwa moja.

Kujenga Sera ya Marekebisho ya Data ya Ufanisi

Kuendeleza sera ya uhifadhi wa data ambayo inafanya kazi inahitaji mbinu ya muundo, sio template ya ukubwa mmoja-fits-all. makampuni ya Ireland yanapaswa kufuata mchakato wa hatua kwa hatua ili kuhakikisha ukamilifu na sauti ya kisheria.

Hatua ya 1: Data ya uvumbuzi na ukadiriaji

Huwezi kusimamia kile ambacho hujui. Kuanza kwa kufanya hesabu ya kina ya data. Kutambua pointi zote za ukusanyaji wa data-aina za wavuti, mifumo ya CRM, faili za HR, kumbukumbu za kifedha, nyaraka za barua pepe, picha za CCTV, na vifaa vya IoT. Kwa kila kikundi, hati:

• Ni data gani zilizokusanywa (aina za data binafsi, makundi maalum kama ipo).
• Ambapo ni kuhifadhiwa (databases, majukwaa ya wingu, mifumo ya tatu).
• Nani anaweza kupata hii?
• Ni malengo gani ambayo yanatumika.
• Ikiwa ni pamoja na vyama vya tatu (kwa mfano, watoa malipo, majukwaa ya masoko).

Data ramani lazima jitihada msalaba-kujitolea kuwashirikisha kisheria, IT, kufuata, na wamiliki wa biashara. makampuni mengi ya Ireland kutumia zana data ramani ya kuendesha mchakato huu, hasa wakati wa kukabiliana na mtiririko tata data katika mifumo mbalimbali. ramani kamili inakuwa msingi wa kuweka sahihi kuhifadhiwa vipindi.

Hatua ya 2: Kuamua Muda wa Kurejea

Mara tu unajua data unayoshikilia, amua ni muda gani kila kikundi kinapaswa kuhifadhiwa. Uamuzi huu unaendeshwa na mahitaji ya kisheria, mahitaji ya biashara, na mwongozo wa udhibiti.

• Rekodi za ajira:[FLT:] Sheria ya Ireland ya Ulinzi wa Kitabu cha Ajira Sheria inahitaji kuhifadhiwa kwa kumbukumbu fulani kwa angalau miaka 3 baada ya ajira kumalizika; hata hivyo, mazoezi bora mara nyingi huenea hadi miaka 7 ili kufidia madai ya uwezekano chini ya Mkataba wa Mipaka.
• [TD="width: 456"] [FONT=&](2)[/FONT][FONT=&]Bila kuathiri masharti ya kifungu kidogo (1) cha kifungu hiki, Tume itakuwa na mamlaka ya kuajiri mtaalamu yeyote kwa ajili ya shughuli maalumu au kwa muda mfupi.[/FONT] [FONT=&](3)[/FONT][FONT=&]Tume itawalipa mishahara na posho wafanyakazi wake kadri itakavyoamua mara kwa mara. [/FONT][/TD]
• [TD="width: 456"] [FONT=&](2)[/FONT][FONT=&]Bila kuathiri masharti ya kifungu kidogo (1) cha kifungu hiki, Tume itakuwa na mamlaka ya kuajiri mtaalamu yeyote kwa ajili ya shughuli maalumu au kwa muda mfupi.[/FONT] [FONT=&](3)[/FONT][FONT=&]Tume itawalipa mishahara na posho wafanyakazi wake kadri itakavyoamua mara kwa mara. [/FONT][/TD]
• Afya data:[FLT:] HSE na mashirika ya kitaaluma ya matibabu mara nyingi kupendekeza kuhifadhi kumbukumbu mgonjwa kwa miaka 8-10 baada ya mwingiliano wa mwisho, na vipindi vya muda mrefu kwa aina fulani za data (kwa mfano, kumbukumbu za uzazi wa miaka 25.