Table of Contents
Toplum katılımı toplumda olumlu değişim için en güçlü güçlerin birini temsil eder. Bir mahalle temizlemeyi organize ettiğinizde, bir kar amacı başlatıp bir topluluk bahçesi kurmak veya gönüllü programları koordine etmek, aktif sivil katılım sosyal kumaşı güçlendiriyor ve yerel ihtiyaçları ele alıyor. Ancak, birçok organizatör ve katılımcı bu faaliyetlerin kritik bir boyutunu göz ardı ediyor: onları yöneten yasal çerçeve.
Toplum katılımının yasal tarafını anlamak, engelleri yaratmak veya katılım sağlamakla ilgili değildir. Aksine, iyi niyetli çabalarınızın korunması, sürdürülebilir ve uygulanabilir yasalara ve düzenlemelere uygun olması gerekir.
Bu kapsamlı rehber, topluluğun organizatörleri, kar amacı gütmeyen liderleri, gönüllüleri ve sivil katılımcıların sadece ilk topluluk projenizi başlatıp, kurulmuş bir organizasyonunuzu yönetmenize yardımcı olacak, bu makale organizasyonunuzu ve katılımcılarını korumak ve uzun vadeli bir başarı için bir temel inşa etmenize yardımcı olacaktır.
Topluluk Organizasyonları için Yasal Yapıları Anlamak
Özel yasal gerekliliklerine girmeden önce, topluluk örgütleri için mevcut çeşitli yasal yapıları anlamak önemlidir. seçtiğiniz yapı yasal yükümlülüklerinizi, vergi durumunu, sorumluluk pozunu ve operasyonel gereksinimleri önemli ölçüde etkileyecektir.
Informal Grupları ve Uningred Associations
Birçok topluluk inisiyatifleri resmi yasal yapı olmadan resmi olmayan gruplar olarak başlar.Bu yaklaşım basit ve esneklik sunarken, bireysel üyeler şahsen sorumlu tutulabilir.
Bu risklere rağmen, kayıt dışı gruplar küçük ölçekli, kısa vadeli projeler veya çimroots inisiyatifleri için ortak kalır. Bu rotayı seçerseniz, tüm katılımcılar arasında açık iletişim sağlamak önemlidir.
kârsız şirketler
Organizasyonlar sürekli topluluk katılımı faaliyetlerini planlarken, bir kâr şirketi oluşturmak önemli avantajlar sunar. Bir kar amacı, mülk sahibi olmak, sözleşmelere girmek ve bireysel üyeler veya yönetmenlerin isimleri yerine kendi adına yükümlülüklerini üstlenmek anlamına gelir.
Bir kâr aracı olarak dahil edilme süreci devlet tarafından değişir, ancak genellikle şirketleştirme makalelerini içerir, bir yönetim kurulunu atamak ve IRS'den bir işveren Tanım Numarası (EIN) elde etmek.Bu daha önce çaba ve devam eden idari işleri gerektirirken, önemli yasal korumalar ve kapılar fırsatlar finanse etmeye başlar.
501(c) (3) Vergi - Açık Yük durumu
Birçok topluluk örgütü 501(c)(3) iç Gelir Hizmetinden vergi indirim statüsü takip ediyor. Bu tasarım, federal gelir vergisinden muafiyet dahil olmak üzere önemli faydalar sunuyor, vergi iadeli yardımlar almak için uygunluk ve sadece vergi dışı kuruluşlara erişim sağlar.
501(c) (3) statüsüne layık olmak için, bir organizasyon sadece karditable, dini, eğitim, bilimsel veya edebi amaçlar gibi muaf amaçlar için organize edilmelidir ve işletilmelidir. Organizasyon özel çıkarların yararına organize edilmemelidir ve net kazançlarının bir parçası herhangi bir özel pay sahibi veya bireysel menfaati olamaz.
Uygulama süreci, Form 1023 veya Form 1023-EZ'i IRS'ye teslim etmeyi içeriyor ve organizasyonunuzun yapısı, yönetimi ve planlı faaliyetleri hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olmak. Organizasyonlar 501(c) (3) statüsü, yıllık bilgi geri dönüşleri dahil olmak üzere devam eden gereklilikleri yerine getirmelidir (Form 990), kamuyu açık açıklama yükümlülükleri ve siyasi faaliyetler hakkında kısıtlamalar.
Diğer Organizasyon Yapıları
501(c)(3) organizasyonunun ötesinde, diğer yasal yapılar, sosyal amaçlar için organize edilen ve sosyal görevle kâr sağlayan 501 (c) (4) sosyal refah örgütleri, 501 (c) (6) iş ligleri ve ticaret odaları, sınırlı sorumluluk şirketleri (LLCs) sosyal amaçlar için organize edilebilir ve sosyal misyonlarla kâr sağlayan şirketler veya B-corps içerir.
Her yapı farklı yasal gereklilikleri, vergi sonuçları ve operasyonel düşüncelerle gelir.Siyasi hukukta uzman olan bir avukatla danışmanlık, topluluğun katılımı hedefleri ve faaliyetleri ile hangi yapının en iyi uyumlu olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.
İzinler, Lisanslar ve Düzenleme
Topluluğun katılımının en yaygın göz ardı edilen özelliklerinden biri, uygun izin ve lisanslara ihtiyaçtır. Faaliyetlerinizin doğası ve kapsamına bağlı olarak, yerel, eyalet ve hatta federal düzeylerden izin almanız gerekebilir.
Event İzleri
Topluluğunuz halka açık olayları içeriyorsa, muhtemelen çeşitli izinlere ihtiyacınız olacaktır. Özel olay izinleri genellikle kamu alanlarında, parklarda veya sokaklarda toplanmaları için gereklidir. Bu izinler, etkinliğiniz yerel veyadinances ile gürültü, kalabalık, park ve halk güvenliğine uygun olmasını sağlar.
Etkinlik izni için başvuru süreci, yargılayıcı tarafından değişir, ancak genellikle planlı olayınız hakkında önceden iyi bilgi sunmak gerekir - olay tarihinden 30 ila 90 gün önce. beklenen katılım, planlı aktiviteler, güvenlik düzenlemeleri, sanitasyon tesisleri ve acil durum planları hakkında bilgi vermeniz gerekir.
Ek izinler, olayın özel özelliklerine bağlı olarak gerekli olabilir.Eğer yiyecek hizmet izinlerine ihtiyacınız varsa ve sağlık departmanı düzenlemelerine uymanız gerekir.Eğer geçici liquor lisanslara ihtiyacınız olacak.Eğer bir gürültü iznine ihtiyacınız varsa, sokaklara veya yan yürüyüşlere ihtiyacınız olabilir.
Kayıt Kayıtları
Birçok devlet, bağışçıları dolandırıcılıktan korumak ve kayıt gereksinimlerinin önemli ölçüde değişmesini sağlamak için tasarlanmıştır. Kayıt gereksinimleri, çoğu kuruluştan ilk kayıt formlarını, ödeme kayıtlarını sunmak ve yıllık finansal raporları sunmak için gereklidir.
Bazı eyaletler, kayıt gereksinimlerinden muaf tutulur, örneğin dini örgütler, eğitim kurumları veya her yıl belirtilen miktardan daha az yükselten küçük organizasyonlar. Ancak, kuruluşunuzun bir muafiyet için haklı çıkarsa bile, bu muafiyet için hala dosyaya ihtiyacınız olabilir.
Topluluğunuz devlet hatlarında bağışları vermeyi planlıyorsa – online fonraising platformları dahil – birden fazla eyalette kayıt yaptırmanız gerekebilir. Bu, birçok kuruluş tüm uygulanabilir gereklilikleri karşılamak için uygun hizmetler veya yasal danışmanlık ile çalışır.
Bina ve Zoning Uyum
Fiziksel yapıları veya arazi kullanımını içeren topluluk projeleri yerel zoning veyadinances ve bina kodlarına uymalıdır. Bir topluluk bahçesi oluştur, bir oyun alanı inşa etmek, bir topluluk merkezi inşa etmek veya kamu sanatını kurmak, projenizin yerel zoning yasaları altında izin vermeniz ve gerekli bina izinleri almanız gerekir.
Zoning yasaları, arazinin farklı alanlarda nasıl kullanılabileceğini düzenler, mülklerin konut, ticari veya endüstriyel olarak kullanılabileceğini belirtebilirsiniz.Eğer toplum projeniz mevcut zoning tasarımlarla uyumlu değilse, bir varyans veya koşullu kullanım izni için başvuruda bulunmanız gerekebilir.
Bina izinleri inşaat veya yenileme çalışmalarının güvenlik standartları ve bina kodları ile karşılaştırılmasını sağlar. Görünüşe göre küçük projeler izinler gerektirebilir ve uygun izinler olmadan yapılan çalışmalar iyi işlerden, stop-work siparişlerine veya redo'nun tamamlanması veya tamamlanması için gerekli şartlara neden olabilir.
Çevre Düzenlemeleri
Çevreyi etkileyen topluluk projeleri çeşitli düzenleyici gereklilikleri tetikleyebilir. Çevre temiz projeler, su kalitesi inisiyatifleri, habitat restorasyonu ve benzer aktiviteler Temiz Su Yasası, Temiz Hava Yasası veya eyalet çevresel koruma kuralları gibi çevresel yasalara izin gerektirebilir.
Çevre düzenlemelerine uymanın önemli cezalara neden olabileceğini belirlemek için yerel çevre ajanslarına danışın, yerel çevre kurumlarına izin veya değerlendirmelerin gerekli olabileceğini belirlemek için izin verin. Çevre düzenlemelerine uymanın başarısızlığı önemli cezalar ile sonuçlanabilir ve pahalı bir şekilde gerileme gerektirir.
Sorumluluk Sorunları ve Risk Yönetimi
Liability, topluluk örgütleri için bir araya getirdiğiniz en önemli yasal kaygılardan birini temsil eder. İnsanları topluluk faaliyetleri için bir araya getirdiğinizde, kazalar olabilir ve kuruluşunuz meydana gelen yaralanmalar veya hasarlardan sorumlu tutulabilir.
Farklı Liability Türlerinin Anlayışı
Topluluk örgütleri potansiyel sorumluluğun çeşitli kategorileriyle karşı karşıyadır.ETHFLT:0)Genel sorumluluk) Üçüncü taraf yaralanma ve mülk hasarını kapsar - örneğin, katılımcı gezileri ve topluluk olaynızda düşerse veya gönüllülerinizin bir proje üzerinde çalışırken zarar verdiği zararlar.
[FONT:0)Professional sorumluluğu[Dönetici: 1), hataları ve ihmal sigortası olarak da bilinir, kuruluşunuzun profesyonel hizmetlerden kaynaklanan iddialara karşı koruma sağlar. Bu, özellikle danışmanlık, eğitim programları veya diğer profesyonel hizmetler sunan topluluk örgütleri için ilgilidir.
[FONT:0] Görev ve memurlar sorumluluğu), yönetim kurulu üyelerinin ve örgütsel liderlerinin resmi kapasitelerinde yapılan kararlardan dolayı kişisel sorumluluktan sorumlu tutulmasıdır. Bu kapsama, yönetim kurulu üyelerinin kişisel olarak yanlış yönetime, yönetime aykırılık ihlali için daha önemlidir.
[FONT:0]Employment uygulamaları sorumluluğu), yanlış sona erme, ayrımcılık, taciz veya ücret ve saat ihlalleri iddialarının yanı sıra, bazı çalışanlar veya gönüllülerle küçük topluluk örgütleri bile bu iddialarla karşı karşıya kalabilir.
Gönüllü Koruma Yasaları
Gönüllü hizmetin öneminin farkında olmak, Kongre 1997 Gönüllü Koruma Yasasını yürürlüğe koydu, bu federal hukuk kapsamında gönüllülerin gönüllülük örgütleri için sınırlı sorumluluk koruması sağlıyor, gönüllüler genellikle organizasyon adına veya ihmaller adına zarar vermek için sorumluluktan korunuyorlar.
Gönüllü Koruma Yasası altında koruma için uygun olarak, gönüllü sorumluluklarının kapsamı içinde hareket etmeli, gerekliyse doğru lisanslı veya sertifikalı olmalıdır, zarara yol açmamalı veya ağır ihmale neden olmamalıdır ve bu nedenle operatör lisansı ve sigortasının gerekli olduğu bir motor aracı işletmek zorunda kalmamalıdır.
Gönüllü Koruma Yasasının bireysel gönüllüleri koruduğunu belirtmek önemlidir, ancak organizasyonun kendisini sorumluluktan korumaz. Ek olarak, birçok eyalet federal yasadan daha geniş veya dar koruma sağlayabilir.
Bakım ve Negligence
Toplum örgütleri katılımcılara, gönüllülere ve halkına bakmaktan sorumlu bir görev borçludur. Bu, öngörülebilir zararları önlemek için makul adımlar atmaktır. Bir organizasyon makul bakım egzersizi başarısız olduğunda ve bu başarısızlık yaralanma veya hasara neden olur.
Neglise risklerini en aza indirmek için, topluluk örgütleri, faaliyetlerin geliştirilmesi ve uygulanması, güvenlik politikaları ve prosedürlerinin uygulanması ve uygulanması, güvenli durumdaki tesisler ve ekipman için yeterli gözetim sağlamak ve meydana geldiğinde olaylara uygun şekilde cevap vermelidir.
Dokümantasyon, neglise iddialarına karşı savunmanın çok önemlidir. Güvenlik eğitimi kayıtlarının tutulması, olay raporları, bakım günlükleri ve kuruluşunuzun güvenlik ve makul bakım taahhüdünüzü gösteren diğer kanıtlar.
Aktiviteler için özel düşünceler, Minors'ları dahil etmek
Çocuklarla çalışan topluluk örgütleri yasal sorumlulukları ve sorumluluk risklerini artırmaktadır. Genel bakım yükümlülüklerinin genel görevine ek olarak, küçüklerle çalışan kuruluşlar çocuk koruma politikaları uygulamalı, çocukla çalışan personel ve gönüllüler üzerinde arka plan kontrolleri yürütür, uygun denetim oranları tutar ve şüpheli çocuk istismarı veya ihmali için zorunlu raporlama gerekliliklerine uymalıdır.
Birçok eyalet, gençlerin korunması için gerekli olan önlemleri yönetmeye yönelik özel yasalara sahiptir, istismar önleme eğitimi için gereklilikler de dahil olmak üzere, yetişkinler ve küçükler arasında bir temas yasaklanmıştır ve yanlış iddialara cevap verme prosedürlerine cevap vermek için prosedürler sadece sivil sorumlulukta değil, aynı zamanda ceza ceza ceza cezaları da sonuçlanabilir.
Topluluk Organizasyonları için sigorta örtüsü
Risk yönetimi uygulamaları sorumluluk maruziyeti azaltabilirken, sigorta, olaylar meydana geldiğinde temel finansal koruma sağlar. Birçok fon kaynağı, mekan ve sözleşme, kârların taahhüt koşulu olarak sorumluluk sigortası taşıdığını, sadece ihtiyatlı değil, operasyonlar için gerekli olan bir teminat haline getirme yetkisini taşır.
General Liability Insurance
kârsız genel sorumluluk sigortası sizi müşteri yaralanmaları ve mülk zararları içeren kazalardan kaynaklanan potansiyel yasal iddialardan ve finansal kayıplardan korur.Bu temel kapsama, halka karşı etkileşim yapan hemen hemen her topluluk organizasyonu için öncelik olmalıdır.
Kapsamlı genel sorumluluk, bedensel yaralanma, mülk hasarı, kişisel / özürlü yaralanma ve bu iddiaları savunmakla ilişkili maliyetler için üçüncü taraf kapsama sağlar. Coverage tipik olarak iddia edilen yasal savunma maliyetlerini içerir, bu da en sonunda başarısız olduğunda bile.
Genel sorumluluk kapsamını seçerken, politika sınırlarına dikkat edin, bu genellikle eşitsizlik sınırları ve toplam limitleri olarak ifade edilir. per-occurrence limiti, sigortacının tek bir olay için ödeme yapmasına rağmen, en yüksek sigortacının, politika dönemindeki tüm iddialara ödeme yapmasıdır. Birçok kuruluş meydana gelen ve iki milyon dolar arsa, gereksinimlerinin en az iki milyon dolar arsadığı takdirde, kuruluş faaliyetlerine ve sözleşme yükümlülüklerine göre değişir.
Müdürler ve Memurlar Sigorta
Bir yönetim kurulu ile herhangi bir kâr kurumu, yönetim ve memur sigortası dikkate almalıdır, yönetim yükümlülüğü sigortası türü. Bu kapsama, yönetim kurulu üyeleri tarafından örgütsel kararlara yönelik olarak giderek daha önemli hale geldi.
D&O Liability memurları, yönetmenleri ve yönetim kurulu üyeleri hata iddialarından, ihmallerden, yanlış eylemlerden ve ihmalden korunmaya, ihmale ve iş uygulamalarına ilişkin sorumluluğun ihlali olarak görev ve yönetimden sorumlu olabilir.Bu kapsama olmadan, yönetim kurulu üyeleri kişisel finansal risklerle karşı karşıya kalabilirler.
D&O politikaları genellikle savunma maliyetleri, yerleşimler ve bireysel yönetimlere ve memurlara karşı iddialardan kaynaklanan yargılar içerir. Bazı politikalar ayrıca, organizasyonun kendisini belirli iddialardan korumak, D&O politikaları değerlendirmek, kapsamanın belirli iddia türleri için dışlanmadığını, politikanın saklama veya kesintiye uğramadığını ve politikanın eski yönetmenler ve memurlar için “araştırma” sağladığını da dikkate alır.
Sigorta
Topluluğunuz kendi mülklerine veya kiralamalara sahipse, mülk sigortası binalara zarar vermek, ekipman, malzeme ve diğer fiziksel varlıklara zarar vermek için koruma sağlar.Siyasi kuruluşlar için sigorta, iş gelirlerinin kaybı ve kuruluş masraflarını geri almak için koruma sağlar.
Emlak kapsamı sadece zarar görmüş mülk maliyeti değil, aynı zamanda iş kesintisi kapsamını da içermelidir, bu da kayıp gelir için telafi eder ve kuruluşunuzun mülkiyet hasarlarından dolayı çalışamayacağı takdirde masrafları devam ettirmelidir. Belirli ekipman veya tesislere güvenen topluluk örgütleri için, iş kesintisi kapsamı bir felaketten sonra organizasyonel hayatta kalmak için önemli olabilir.
Özel Olay Sigortası
Topluluk örgütleri sık sık sık ev sahibi olaylar ve yatırım etkinlikleri, kâr amacı gütmeyenlar için büyük bir parçasıdır, olaylar için veya liquor sorumluluğu olmadan koruma gerektirir. Özel olay sigortası bir yıllık genel sorumluluk politikasına uygun bir politika olarak satın alınabilir.
Etkinlik sigortası genellikle olay için genel sorumluluk kapsar, alkol servis edilir, iptal edilir veya kapalı nedenlerle ertelenir ve ekipman veya mekanları kiralamaya zarar verir.Toplum etkinlikleri planlarken, sigorta kapsamınızı önceden iyi gözden geçirin ve herhangi bir satıcının uygun sigorta yapılmasını sağlar.
Cyber Liability Insurance
Toplum örgütleri giderek dijital araçlara güveniyor ve kişisel bilgileri elektronik olarak toplarken, siber sorumluluk sigortası temel hale geldi. Bu kapsama, bildirim masrafları, etkilenen bireyler için kredi izleme, yasal savunma maliyetleri, düzenleyiciler ve cezalar ve halkla ilişkiler masraflarını dikkate almak için koruma sağlar.
E-posta adreslerini toplayan küçük topluluk örgütleri bile, online bağışlar veya üyelik veritabanılarını korumak siber risklerle karşı karşıya ve bu kapsama göz önünde bulundurmalıdır.
Sigorta Sağlayıcıları Seçmek
Karssız Sigorta Alliance (NIA), 501 (c) (3) kar amacı gütmeyen kuruluşlar için yalnızca 501 (c) (3) kâr amacı gütmeyen kapsama alanında uzman olan sigortacılarla çalışmak, bu sağlayıcıların karşılaştığı özel risk topluluk örgütleriyle yüzleştiği ve uygun kapsama seçenekleri sunabileceği gibi.
Sigortayı seçerken, sadece en düşük maliyetli seçeneği seçmiyorsunuz. Sigortacının finansal istikrarını ve iddialarını ödeyerek, kâr kuruluşları, kapsama seçenekleri, müşteri hizmetleri ve iddialarının kalitesi ve politikanın risk yönetimi kaynaklarını ve desteği içerdiğini düşünün.
Yasal Anlaşmalar ve Dokümantasyon
Proper belgeleme ve yasal anlaşmalar, topluluk organizasyonunuzu korumak ve katılımcılar, gönüllüler, ortaklar ve diğer paydaşları ile beklentileri açıklamak için önemlidir.
Waivers ve Yayın Formları
Liability waivers ve serbest bırakmak formları, risk katılımcılarını bilgilendirmek ve belirli yaralanmalar veya hasarlar için organizasyon sorumlu tutmamak için anlaşmalarını elde etmek için yaygın olarak kullanılır.
Kesin bir şekilde kabul edilebilir olmak için, açıkça anlaşılabilir bir dilde yazılmalıdır, özellikle de gönüllü olarak katılımcı tarafından imzalanır (veya katılımcının küçük olup olmadığı) ve kamu politikasını ihlal etmemelidir. Mahkemeler, açıkça feragat etmeyip, ağır ihmal edilmeleri için sorumluyu geçersiz kılmaya çalışmayacaktır.
Küçükler için feragatlerin mevcut özel zorluklar için kabul edilmesinin önemli olduğunu anlamak önemlidir. Birçok eyalette, ebeveynler yaralanmalar için bir çocuğun haklı olduğunu ve çocukların adına imzaladığı feragatlerin uygulanabilir olmadığını ifade edebilir.Bu kısıtlamalara rağmen, waivers hala risklerin katılımcıları ve ebeveynlerini bilgilendirerek önemli işlevlerine hizmet eder ve organizasyonun güvenlik ciddiyetle karar veremez.
Gönüllü Anlaşmalar
Yazılı gönüllü anlaşmalar gönüllü ve organizasyonunuz arasındaki ilişkiyi açıklığa kavuşturmalıdır. Bu anlaşmalar gönüllünün rolünü ve sorumlulukları, zaman taahhüdü beklentilerini, organizasyonel politikaları gönüllünün takip etmesi, gizlilik yükümlülüklerini takip etmesi gerekir, gönüllü pozisyonun bir iş ilişkisi olmadığını kabul etmelidir.
Gönüllü anlaşmalar yanlış anlamaları önlemeye yardımcı olur ve gönüllü ilişkinin doğası hakkında ortaya çıkarsa önemli kanıtlar olabilir. Ayrıca, davranış kuralları, anti-disahminasyon politikaları ve güvenlik gereksinimleri gibi önemli politikalarla iletişim kurma fırsatı sunar.
Azınlıklar için Konsolide Formlar
Toplum faaliyetleri küçükler, ebeveyn onay formları önemlidir. Bu formlar belirli aktivitelere katılmak için küçüklerin iznini ve gerekirse acil tıbbi tedavi için izin vermeleri gerekir.
Her aktivite veya programdan önce elde edilen genel bir onay formu, yılın başında imzalanan genel bir onay formu, belirli aktivitelerle ilgili belirli riskleri uygun şekilde kapsamamalıdır.Yetişkin iletişim bilgileri ve tıbbi bilgiler gerektiğinde kullanılabilir.
Ortaklık ve İşbirliği Anlaşmaları
Topluluk projeleri genellikle birden çok kuruluş arasındaki işbirliğini içerir. Yazılı ortaklık veya işbirliği anlaşmaları, tüm tarafların rollerini, sorumlulukları ve beklentilerini anlamalarını sağlar. Bu anlaşmalar, her bir ortağın, finansal düzenlemeler ve maliyet paylaşımı, bilgi paylaşımı ve sigorta gereksinimlerinin mülkiyetini, karar verme süreçlerinin, ortaklık ve sonlandırma prosedürlerini ve anlaşmazlıkların karar verme işlemlerini ele almalıdır.
Güvenilir kuruluşlarla ortak olduğunda, yazılı anlaşmalar yanlış anlamaları önler ve ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları çözme için bir çerçeve sağlar.
Satışçılar ve Servis Sağlayıcıları ile Sözleşmeler
Topluluğunuz satıcıları veya hizmet sağlayıcıları kiralarken - olaylar için tedarikciler, inşaat projeleri için müteahhitler veya özel hizmetler için danışmanlar - her iki taraf da sözleşmelerini korumalıdır. Sözleşmeler, iş veya hizmet kapsamını, zaman ve tarihler, ödeme şartları ve miktarlar, sigorta ve sigorta şartları, iş ürünü, sonlandırma hükümleri ve anlaşmazlığın çözümü prosedürlerini belirtmeli.
Sözleşme imzalamadan önce, tüm şartları anlamanızı ve sözleşmenin anlaşmayı doğru bir şekilde yansıtmasını sağlayın. Sözleşme karmaşıksa veya önemli finansal taahhütler içeriyorsa, bir avukat tarafından inceleneni düşünün.
Gizlilik ve Data Protection
Topluluk örgütleri katılımcılar, gönüllüler, bağışçılar ve diğerleri hakkında kişisel bilgileri düzenli olarak toplar ve korurlar. Bu, bu bilgiyi korumak ve uygun şekilde kullanmak için yasal yükümlülükler yaratır.
Gizlilik yasaları ve Kuralları
Çeşitli yasalar, kuruluşların nasıl toplandığını ve kişisel bilgileri nasıl koruduğunu düzenler. Kapsamlı federal gizlilik yasaları ABD'de sınırlı kalırken, sektöre özgü yasalar, 13 yaşın altındaki çocukların toplanmasını kısıtlar. Örneğin, Sağlık Sigortası Portability ve Hesapability Yasası (HIPAA) sağlık bilgilerini düzenler, Aile Eğitim Hakları ve Gizlilik Yasası (FERPA) öğrenci eğitim kayıtlarını korur ve Çocuk Online Gizlilik Yasası (COPPA) 13.
Ayrıca, birçok eyalet, diğer eyaletlerdeki kuruluşlara ait olan veya bu devletlerin sakinlerinden bilgi toplamak için uygulanan kapsamlı gizlilik yasaları yürürlüğe girdi. Kaliforniya'nın Tüketici Gizlilik Yasası (CCPA), Virginia'nın Tüketici Verileri Koruma Yasası, Colorado'nın Gizlilik Yasası ve diğer eyaletlerdeki benzer yasalar, veri toplama bildirimlerine, tüketici haklarına ve verileri silmeye ve paylaşmalarına ilişkin yükümlülüklerini oluşturur.
Topluluk örgütleri hangi gizlilik yasalarının faaliyetlerine uygulandığını ve geçerli gereksinimlerin uyum sağlamalarını anlamalıdır. Bu, web sitelerinde gizlilik politikaları yayınlamayı, belirli bilgi türlerini toplamadan önce onay almayı, verileri korumak için bireyleri sağlamayı, veri ihlallerini raporlamayı ve raporlamayı sağlamalıdır.
Data Security Best Practices
Yasal uyum ötesinde, topluluk örgütleri, onlara emanet edilen kişisel bilgileri korumak için etik bir yükümlülüğü vardır. Veri güvenliği en iyi uygulamalar, gerekli olan bilgilere sınırlı veri toplama, şifreleme ve erişim kontrollerini güvenli bir şekilde kullanarak, düzenli olarak güncel yazılım ve güvenlik sistemleri, eğitim personeli ve gönüllülere ihtiyaç duyulmadığında, veri ihlal yanıt planlarını geliştirmek ve uygulamak için uygun şekilde ayrıştırmaktır.
Küçük topluluk örgütleri bile veri ihlallerini deneyimleyebilir ve maliyetler - hem finansal hem de itibarlı - yıkıcı olabilir. Uygun veri güvenliği önlemlerinize yatırım yapmak, kuruluşunuzu ve hangi bilgileri korumak için önemlidir.
Fotoğraf ve Görüntü Kullanımı
Topluluk örgütleri genellikle tanıtım amaçlı, sosyal medya veya belge için fotoğraf veya video kayıtlarını fotoğraf veya video kayıtlarını gerçekleştirir. Ancak, izin almadan bireylerin görüntülerini kullanarak gizlilik hakları ve kamu hakları ile ilgili yasal sorunlar yaratabilir.
En iyi uygulamalar, tanımlanabilir bireyler görüntüleri kullanmadan önce yazılı onay almayı içerir, özellikle küçüklerin görüntülerine dikkat edin, görüntülerin nasıl kullanılacağını açıkça iletişim kuracaktır, fotoğraflanmamış bireylerden gelen istekleri onurlandırmak ve görüntülerin kullanılmasının utanç verici veya zararlı olabileceği şekillerden kaçınılması.
Fotoğraf salıverme biçimleri, hangi kullanımların izin verildiğinden (web sitesi, sosyal medya, baskı malzemeleri gibi), organizasyonun görüntüleri kullanmak için üçüncü taraflara izin verebileceği ve bireysel izinin ne kadar süreceğinden bahsetmesi gerekir.
İstihdam ve Gönüllü Yönetimi
Çalışanlar ve gönüllüler arasındaki yasal ayrım, toplum örgütleri için önemlidir, yanlış sınıflaşma önemli yasal ve finansal sonuçlar doğurabilir.
Çalışan vs. Gönüllü Sınıflama
Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) altında, bir organizasyon için çalışan bireyler genellikle gönüllü olarak hak ettikleri sürece ücret ödemesi veya baskı olmadan hizmet sunmaları gerekir.
Birinin “hazırda” olarak adlandırdığı gerçeği, onları yasal amaçlar için otomatik olarak yapmaz. Eğer bir kişi aynı işi ücretli çalışanlar olarak gerçekleştirirse, masraf geri ödemesinin ötesinde tazminat alır veya fayda veya hizmetler alma koşulu olarak gönüllü olarak sınıflandırırsa, ad ne olursa olsun bir çalışan olarak sınıflandırılabilir.
Gönüllü olarak sınıflama çalışanları, ödenmemiş maaşlar, aşırı zaman, maaş vergileri ve cezalar için sorumlulukla sonuçlanabilir.Birinin bir çalışan veya gönüllü olarak sınıflandırılması, bir iş avukat veya insan kaynakları profesyoneline danışılması gerektiği konusunda belirsizseniz.
İş Hukuku Uyum
Çalışanlarla ortaklıklar federal, eyalet ve yerel düzeylerde sayısız iş yasalarına uymalıdır. Uygunluk alanları minimum ücret ve aşırı zaman ödeme gerektiren ücret ve saat yasaları, anti-disahminasyon yasaları, iş güvenliği ve sağlık Yasası (OSHA) altında ayrımcılığa dayalı olarak ayrımı yasaklamaktadır.
Birçok iş yasası sadece minimum sayıda çalışanla işverenlere uygulanır, ancak bazı korumalar organizasyon büyüklüğüne bakılmaksızın uygulanır. Ek olarak, devlet ve yerel istihdam yasaları genellikle federal hukuktan daha büyük koruma sağlar, bu nedenle organizasyonlar en koruyucu geçerli standarta uymalıdır.
Arka plan kontrolleri
Toplum örgütleri, özellikle de çocuklar veya yaşlı bireyler gibi kırılgan popülasyonlarla çalışanlar, çalışanların ve gönüllülerin arka plan kontrolleri yapabilmeleri için arka plan kontrolleri yapabilmeleri gerekir.
Arka kontroller yaparken, kuruluşlar, üçüncü taraf tarama şirketi kullanarak Fair Credit Reporting Act (FCRA)'ya uymalıdır. FCRA gereksinimleri, yazılı onayları bireysel olarak elde etmek, gerekli açıklamaları sağlamak ve arka plan kontrol sonuçlarına dayanarak belirli prosedürlere uyması gerekir.
Devlet ve yerel yasalar, çocuklar içeren pozisyonlar için belirli tür ceza tarihi veya gereklilikleri göz önünde bulundurmak için kısıtlamalar da dahil olmak üzere arka plan kontrollerinde ek koşullar veya kısıtlamalar getirebilir.
Gönüllü Yönetim Politikaları
Etkili gönüllü yönetim, işe alım ve tarama prosedürleri, eğitim ve yönlendirme gereksinimleri, gözetim ve gözetim, davranış ve davranışsal beklentilerin kodları, güvenlik protokolleri, maliyet geri ödeme prosedürleri, tanıma ve takdir ve performans sorunları veya yanlış giriş işlemleri için prosedürler gerektirir.
Yazılı gönüllü politikalar, organizasyonu sorumluluktan korumak ve olumlu gönüllü deneyimler yaratmak için yardımcı olur. Politikalar, mevcut ve etkili kalmasını sağlamak için düzenli olarak yazıp gözden geçirilmelidir.
Yönetim ve Fiduciary Responsibilite
Topluluğun dahil edilmesi için, yönetim kurulu örgütsel yönetim ve yasal uyum için nihai sorumluluğu taşır.En iyi uygulamaları anlamak etkili ve yasal olarak uyumlu liderlik için önemlidir.
Yönetim Kurulu Üyelerinin Fiduciary Duties of Board Members
Kurumların yönetim üyeleri, organizasyondaki üç temel fiduciary görevine borçludur.ŞUYUÇUÇ:0) bakım işleri ([DÜT 1: 1) Kurul üyeleri, organizasyon faaliyetleri hakkında makul bir şekilde bilgi sahibi olmak ve bir veyatlaklı kişinin benzer koşullarda egzersiz yapmasına ilişkin kararlara katılmak için.
[FONT:0] sadakatin ([Dönetici) yok edilmesi, yönetim kurulu üyelerinin kişisel ilgilerinden ziyade organizasyondaki en iyi menfaatlere hareket etmesini gerektirir. Bu, kişisel fayda için örgütsel kaynakları kullanma, ve hassas organizasyonel bilgilerinin gizliliğini korumak için ilgisizliğinden kaçınır.
[FONT:0] Uygulamanın amacı, yönetim kurulu üyelerinin, organizasyonun geçerli yasalara uygun olmasını ve görev ve yönetim belgelerine sadık kalmasını sağlamak için yönetim kurulu üyeleri gerektirir.
Bduciary görevlerinin bulunması, yönetim kurulu üyeleri için kişisel sorumlulukla sonuçlanabilir, ancak bu tür sorumluluklar, yönetim kurulu üyelerinin iyi inanç ve egzersiz makul bakımda hareket ettiğinde nispeten nadirdir.
İlgi Politikaları
İlgi çatışmaları, yönetim kurulu üyelerinin veya anahtar çalışanların organizasyon adına kararlarını etkileyebilecek kişisel veya finansal çıkarlar olduğunda ortaya çıkar. İlgi çatışmaları doğal olarak yasadışı değildir, organizasyonu korumak ve halkın güvenini korumak için uygun şekilde yönetilmelidir.
Etkili ilgi politikaları yönetim kurulu üyeleri ve anahtar çalışanları potansiyel çatışmaları açıklama, yorumlama ve dağıtma prosedürleri kurmak, çatışmaların var olduğu konularda tartışmalardan ve oylamadan yeniden yararlanmayı ve çatışmaların nasıl yönetildiğini belgelemek gerektirir.
IRS, faiz politikalarına sahip olmak ve Form 990'da bu tür politikaların olup nasıl uygulandığını rapor etmek için vergi dışı örgütler gerektirir.
Finansal Aşırılık ve Şeffaflık
Yönetim ve şeffaflık sağlamak için Yönetim Kurulu üyeleri sorumludur. Bu, gerekli vergi geri ödemelerini ve raporları zamanında onaylamayı ve gerçek performansı bütçelere kıyasla, dolandırıcılık ve yanlış yönetime izin vermek, gerekli vergi geri ödemelerini ve raporları zamanında onaylamayı içerir.
Vergi-exempt örgütleri, 1023 (kömülme durumu için başvuru) Form 990 (önemli bilgi geri dönüşü) ve şirket tarafından yapılan düzenlemeler gibi belgelerin kamuya sunulması için gerekli işlemleri yapmalıdır. Organizasyonlar.
Yasalar ve Yönetim Belgeleri
Organizasyonlar, organizasyonun yönetim ve terimler, memur pozisyonları ve sorumlulukları, toplantı gereksinimleri ve prosedürleri, oylama ve quorum gereksinimleri, komite yapısı ve prosedürleri dahil olmak üzere nasıl yönetildiğinin kuralları oluşturur.
Yasalar, organizasyonun mevcut büyüklüğü ve faaliyetleri için uygun kalmasını sağlamak için periyodik olarak gözden geçirilmelidir. Yasalar değiştirilmelidir, kuruluşlar mevcut kanun hükümlerinde belirtilen değişiklikleri takip etmelidir.
Yasalara ek olarak, organizasyonlar ilgi politikaları, belge tutma ve yıkım politikaları, ıslık politikaları ve yönetici tazminat politikaları gibi diğer yönetim belgelerini korumalıdır. Bu politikalar, iyi yönetim ve organizasyonun vergi dışı statüsünü korumaya yardımcı olmalıdır.
Fikri Mülkiyeti Tahmin Ediyor
Toplum örgütleri, örgütsel isimler ve logolardan eğitim materyalleri ve yaratıcı eserlere çeşitli entelektüel mülk biçimleri yaratır ve kullanır. Fikri mülkiyet hakları, kuruluşunuzun mallarını korumanıza ve başkalarının haklarını ihlal etmekten kaçınır.
Markalar
Markalar, isimleri, logoları, sloganları ve diğer tanımlayıcıları kuruluşunuzu diğerlerinden ayırt eden diğer tanımlayıcıları korurken, ABD Patent ve Marka Ofisi ile ABD Patent ve Marka Ofisi, ülke çapında koruma, yasal mülk öncesilüğü ve ® sembolünü kullanma hakkı sağlar.
Bir isim veya logo benimsemeden önce, mevcut markalara ihlal edilmeyeceğinizi sağlamak için bir marka aramasını yapın. Başka bir organizasyon markasına benzer bir isim veya logo kullanarak yasal eylem ve gereklilikleri yeniden marka haline getirebilir, bu da pahalı ve yıkıcı olabilir.
Copyright
Copyright, yazılı malzemeler, fotoğraflar, videolar, müzik ve yazılımlar dahil olmak üzere orijinal yazarlık eserlerini korur. Copyright koruma, bir iş oluşturulup somut formda sabitlendiğinde, ABD Copyright Ofisi ile kayıt ek avantajlar sağlar.
Topluluk örgütleri iki bağlamda telif hakkı konusunda dikkatli olmalıdır. Birincisi, telif hakkı notları, müzik ve diğer içerik dahil olmak üzere kendi telif haklarınızı korumalıdır.
Adil kullanım doktrini, eleştiri, yorumcu, haber raporlaması, öğretim, burs veya araştırma gibi amaçlar için izinsiz telif hakları materyallerinin sınırlı kullanımını sağlar. Ancak, adil kullanım karmaşık bir yasal doktrindir ve organizasyonlar, dikkatli analiz veya yasal tavsiye olmadan kullanımlarının adil bir şekilde kullanılmasını varsaymalıdır.
Açık Kaynak ve Creative Commons Lisansları
Birçok topluluk kuruluşu açık kaynak yazılımı ve Creative Commons-licensed içerik kullanarak faydalanır, bu kaynakları kullanırken, uygun lisans koşullarını sağlamak için uygulanabilir lisans koşullarını dikkatlice gözden geçirin. Bazı lisanslar atamayı gerektirir, ticari kullanımları yasaklayın veya aynı lisans altında paylaşılmalıdır.
Benzer şekilde, organizasyonunuz geniş bir şekilde paylaşmak istediğiniz eğitim materyalleri veya diğer içerik yaratırsa, Creative Commons lisanslarını kullanarak, başkalarının belirli hakları korurken nasıl kullanabileceklerini açıkça iletişim kurabileceğini düşünün.
Siyasi Aktivite ve Lobicilik
Bölüm 501 (c) (3) altında vergi indirimi faaliyetleri ve lobicilik konusunda önemli kısıtlamalarla karşı karşıyadır. Bu sınırlamaları anlamak vergi indirimi statüsünü korumak için nedenleri savunmak isteyen topluluk örgütleri için önemlidir.
Siyasi Kampanya Faaliyetleri Üzerine Yasaklama
Bölüm 501(c) (3) organizasyonlar, kamu bürosuna karşı adaylık adına siyasi kampanyalarda katılmak veya müdahale etmekten kesinlikle yasaklanmıştır. Bu yasak, küçük veya ucuza bakılmaksızın tüm aktivitelere uygulanır.
Prohibited faaliyetleri, aday veya siyasi partilere katkı sağlamak, kampanya materyallerini dağıtmak, adayların örgütsel kaynakları kullanmasına ve adaylara karşı resmi organizasyonel yayınlarda ifadeler yapabilmelerine izin vermek.
Siyasi kampanya yasağının ihlal edilmesi, organizasyon ve yöneticileri üzerinde vergileri ortadan kaldırmak ve tartışmalı durumlarda, vergi iadesi statüsü iptal etmek için dikkatli olmalıdır. Topluluk örgütleri kampanya bağlamda siyasi tarafsızlığı korumak konusunda dikkatli olmalıdır.
İzinsiz Lobi Faaliyetleri
Siyasi kampanya faaliyetlerinin aksine lobicilik, 501(c)(3) organizasyon için kesinlikle yasak değildir, ancak yasal önerileri ele almak için yasal mevzuatı etkilemeye çalışır.
Organizasyonlar izin verilen lobicilik için iki test arasında seçim yapabilirler. "vardırlık kısmı" testi altında, lobicilik organizasyonun faaliyetlerine göre önemli bir rol oluşturamaz.Bu test belirsiz ve gerçek özellikle de özeldir.
Birçok kuruluş harcamaları testini seçti çünkü daha fazla açıklık sağlar ve genel olarak önemli bir rol testinden daha fazla lobicilik faaliyeti sağlar. Organizasyonlar bu seçimi IRS ile Form 5768'i filingler yaparak yaparlar.
Advocacy ve Education
Siyasi kampanya aktivitesi yasaklanmış ve lobicilik sınırlı olsa da, 501(c)(3) örgütleri belirli adaylara destek vermeden sınırsız savunuculuk ve eğitimle katılabilirler ve belirli mevzuata atıfta bulunmadan politika pozisyonlarına destek vermektedir.
İzinsiz savunuculuk ve yasak lobicilik veya kampanya faaliyetleri arasındaki çizgi ince olabilir. savunuculuk faaliyetleri planlama yaparken, topluluk örgütleri, faaliyetlerin yasak bölgeye geçip yasal tavsiyelerde bulunıp belirsiz bir şekilde aramalıdır.
Erişim ve - Olmayanlık
Topluluk örgütleri, programları ve tesislerinin erişilebilir olmasını sağlamak için yasal ve etik yükümlülüklerine sahiptir ve korumalı gruplara karşı ayrım yapmazlar.
Amerikalılara Sorumluluk Yasası Uyumu Yasası
Engelliler Yasası (ADA) ile Amerikalılar, iş, kamu konaklamaları ve diğer alanlarda engelli bireylere karşı ayrımı yasaklar.Toplum örgütleri için ADA uyumluluğu, tesislerin fiziksel erişilebilirliğini sağlamak, engelli çalışanlar ve gönüllüler için makul konaklama sağlamak, web siteleri ve dijital içeriği sağlamak için erişilebilir hale getirmek.
Fiziksel erişilebilirlik gereksinimleri erişilebilir park, giriş rampları ve erişilebilir girişler, erişilebilir dinlenme odaları ve tesisler boyunca erişilebilir rotalar içerir. Yeni binalar inşa ederken, organizasyonlar ADA erişilebilirlik standartlarına uymalıdır.
Program erişilebilirliği, engelli kişilerin program ve hizmetlerden yararlanabilmeleri ve yararlanabilmeleri gerektiği anlamına gelir. Bu, işaret dili tercümanları, mimarileri veya prosedürleri değiştirmek veya malzeme için alternatif formatlar sunmak gibi yardımcı yardım ve hizmetleri sağlamaları gerekebilir.
Sivil Haklar ve Suçlama Yasaları
Çeşitli federal, eyalet ve yerel yasalar ırk, renk, ulusal köken, seks, din, yaş ve engellilik gibi korumalı özellikleri yasaklamaktadır. Bu yasalar iş, programlar ve hizmetler ve diğer organizasyonel aktiviteler için geçerlidir.
Topluluk örgütleri, ayrımcılık şikayetlerine hitap etmek için prosedürler oluşturmalı ve tüm bireyler için equitally olarak sağlanan hizmetleri sağlamalı.
Federal finansal yardım alan kuruluşlar, Rehabilitasyon Yasası'nın 504'ü (prohibit yaş ayrımcılığı) ve yaş ayrımcılığının ihlali olarak kabul edilen diğer gereklilikleri yerine getirmelidirler.
Dil Access Language Access
Farklı popülasyonlara hizmet eden topluluk örgütleri, sınırlı İngilizce yeterlilikleri olan bireyler için dil erişimi göz önünde bulundurmalıdır. gereksinimlerinin, organizasyon finansmanı kaynaklarına ve yargıya bağlı olarak değişirken, en iyi uygulamalar topluluğun dil ihtiyaçlarını değerlendirmek, anahtar etkileşimlerin yorumlanması, önemli belgeleri yaygın olarak konuşulan diller için yorum yapmak, ve eğitim personeli ile etkili bir şekilde çalışmakta fayda sağlar.
Dil erişimi sağlamak sadece yasal uyum sağlamak için yardımcı değildir, ancak aynı zamanda program ve hizmetleri gerçekten tüm topluluk üyelerine erişilebilir hale getirerek organizasyon misyonunu da ilerletir.
Topluluk Kılavuzları ve Davranış Kuralları
Açık topluluk yönergeleri ve davranış kodları, sorunlu davranışlara hitap ederken topluluk katılımı için güvenli, saygılı ve üretken ortamlar yaratmaya yardımcı olur.
Etkili Topluluk Kılavuzları Geliştirme
Topluluk yönergeleri, organizasyonunuzun faaliyetlerinde katılımcılar için değerleri ve davranışsal beklentileri sanatlaştırmalı. Etkili kurallar, mümkün olduğunca belirsiz, olumlu çerçeveli, kimlik yerine, sürekli olarak tüm katılımcılara uygulanan ve düzenli olarak gözden geçirildiği zaman açık ve spesifikdir.
Kılavuz, saygılı iletişim, taciz ve ayrımcılık, güvenlik ve güvenlik gibi temel alanları ele almalıdır, örgütsel kaynaklar, gizlilik ve mahremiyet, ilgi çatışmaları ve sosyal medya ve online davranış.
Harassment and Discrimination Politikaları
Tüm topluluk örgütleri, taciz ve ayrımı yasaklayan politikaların açık olması gerekir. Bu politikalar, cinsel taciz, düşmanca çevre tacizi ve korunmaya dayalı ayrımcılığa dayalı olarak, raporlama kaygıları için prosedürler oluşturmalı, soruşturma sürecini belirlemeli ve soruşturmalara katılmak isteyen kişilere karşı potansiyel sonuçları açıklanmalıdır.
Politikalar açık olarak iletişim kuruyorlarsa, sürekli olarak uygulanır ve uygun eğitim ve uygulama tarafından desteklenirler. Organizasyonlar, taciz ve ayrımcılık önleme konusunda düzenli eğitim ve tüm şikayetlere derhal ve uygun şekilde cevap vermelidir.
Çatışma Çözümü Prosedürleri
Çatışmaları önlemek için en iyi çabalara rağmen, anlaşmazlıklar ve anlaşmazlıklar kaçınılmaz olarak toplum örgütleri içinde ortaya çıkacaktır. Açık çatışma çözümü prosedürleri, tırmanmadan önce sorunları yapıcı olarak ele almaya yardımcı olur.
Etkili çatışma çözümü prosedürleri, uygun olduğunda taraflar arasında doğrudan iletişim teşvik eder, arabuluculuk veya daha ciddi çatışmalar için daha ciddi bir diyalog sağlar, resmi olmayan karar başarısız olduğunda net bir şekilde yönlendirme yolları oluşturur ve tüm tarafların duyma fırsatı veren adil süreçleri sağlar.
Bazı kuruluşlar, kanun veya anlaşmalarda alternatif uyuşmazlık çözümü hükümleri içerir, arabuluculuk veya tahkimi dava etmeden önce talep edebilir. Bu hükümler, uyuşmazlıkları mahkeme yargılamalarından daha hızlı ve maliyetle bir şekilde çözmeye yardımcı olabilir.
Uygulama ve Hesapability
Topluluk yönergeleri ve davranış kodları, sürekli olarak uygulanabilirlerse sadece anlamlıdır. Organizasyonlar soruşturma prosedürleri, potansiyel sonuçlar, temyiz veya inceleme süreçleri ve belge gereksinimleri dahil olmak üzere ihlallere hitap etmek için açık süreçler kurmalıdır.
Muafiyetler, davranış ciddiyetine göre orantılı olmalıdır ve programlardan veya aktivitelerden kalıcı olarak uzaklaştırma konusunda sözlü uyarılardan çeşitli olabilir. şiddet, tehditler veya yasadışı davranış gibi ciddi ihlaller, derhal eylem ve kanun uygulanması garanti edebilir.
Kayıt Keeping ve Document Retention
Proper record keeping yasal uyumluluk, organizasyonel hesap ve etkili operasyonlar için gereklidir. Topluluk örgütleri çeşitli kayıtları sürdürmeli ve uygun tutma ve imha politikaları uygulamalıdır.
Gerekli Kayıtlar
Vergi-exempt örgütleri vergi dışı statülerini destekleyen kayıtları sürdürmek ve vergi kanunları gerekliliklerine uygun göstermek zorundadır. Gerekli kayıtlar, dahil edilen katkı ve zorunlu belgeler içerir. IRS kararlılık mektubu vergi-ex boş durumu, Form 990 yıllık bilgi geri döndürür, gelir ve maliyet belgeleri dahil olmak üzere finansal kayıtları, birkaç yıl boyunca komisyon ve komite toplantıları ve alınan katkı kayıtları.
İstihdam kayıtları, iş uygulamaları ve işe alım belgeleri de dahil olmak üzere tüm çalışanlar için muhafaza edilmelidir, Form I-9 istihdam uygunluk doğrulama, kayıt kayıtları ve vergi toplama formları, performans değerlendirmeleri ve disiplin kayıtları ve terk edilme kayıtları.
Program kayıtları, katılımcı kayıt ve onay formları, katılım kayıtları, program değerlendirmeleri ve sonuçları verileri, başvuru ve raporlar ve sözleşmeler ve ortaklarla anlaşmalar ve satıcılarla anlaşmalar ve anlaşmalar.
Doküman Retention Politikaları
Doküman tutma politikaları, kayıtların ne kadar uzun süre tutulması gerektiğini ve yok edilebildikleri zaman belirtmelidir. Bu politikalar, artık muhafaza edilmesi gereken kayıtların için dağınık ve depolama maliyetlerini azaltırken önemli kayıtların korunmasına yardımcı olur.
Örneğin, kayıt ve geçerli yasal gerekliliklerin türüne bağlı olarak geri çekilme süreleri değişir. Örneğin, IRS düzenlemeleri, Form 990'ı en az üç yıl boyunca desteklemek için vergi muafiyeti örgütlerinin, iş vergisi kayıtlarının dahil edilmesi gereken en az dört yıl boyunca tutulması gerekir, şirket kayıtları dahil olmak üzere, şirket kayıtları kalıcı olarak tutulmalıdır ve sözleşmeler ve anlaşmalar sona ermeden sonra belirtilen bir süre için tutulmalıdır.
Doküman tutma politikaları yazılı olmalıdır, yönetmenler kurulu tarafından onaylanan, kayıtları korumaktan sorumlu personelle iletişim kurabilir ve yasal gerekliliklerin geçerli kalmasını sağlamak için periyodik olarak gözden geçirilmelidir.
Elektronik Kayıt Yönetimi Yönetimi
Organizasyonlar elektronik olarak kayıtları giderek daha fazla koruyorlar, elektronik kayıtları yönetimi önemli hale gelir. Elektronik kayıtlar genellikle dürüstlük ve erişilebilirliği koruyan bir formatta muhafaza edilir.
Elektronik kayıt yönetimi için en iyi uygulamalar, zaman içinde erişilebilir olacak güvenilir sistemler ve formatlar kullanarak, yedekleme ve felaket kurtarma prosedürlerini uygulamak, hassas elektronik kayıtları kontrol etmek ve elektronik kayıtların belge tutma ve imha politikalarına dahil edilmesi içerir.
Doküman Destruction
Kayıtlar için tutma süresi sona erdiğinde, organizasyonlar gizli bilgileri koruyan bir şekilde kayıtları yok etmelidir. Hassas bilgiler içeren kağıt kayıtları parçalanmalıdır ve elektronik kayıtları kurtarmayı engelleyen yöntemleri güvenle silinmelidir.
Organizasyonlar asla, bekleyen veya beklenen dava, hükümet soruşturması veya denetime tabi olan kayıtları yok etmemelidir.Ne zaman dava veya soruşturma öngörülebilir, organizasyonlar ilgili kayıtları korumak için bir davanın uygulanması gerekir.
Yasal Konulara ve Anlaşmazlıklara Yanıt Verilmesi
Uyum ve risk yönetimine en iyi çabalara rağmen, topluluk örgütleri yasal sorunlar veya anlaşmazlıklarla karşı karşıya kalabilirler. uygun şekilde yanıt vermek ve organizasyonunu korumak için nasıl yanıt verebilirler.
Görüldüğü zaman Yasal Danışmanlık
Topluluk örgütleri, organizasyon oluşturma veya yasal gereklilikleri karşı karşıya kaldığı zaman, karmaşık sözleşmeler veya işlemlerle uğraşırken, iş sorunları ele alırken, hükümet soruşturmalarına veya denetimlere cevap verirken ve yasal gereklilikleri veya uyum yükümlülükleri konusunda belirsiz bir şekilde yapılmalıdır.
Birçok kuruluş, devam eden tavsiyelerde bulunabilecek avukatlarla ilişkiler kurmak ve sorunlar ortaya çıktığında kolayca kullanılabilir. Bazı avukatlar, pro bono veya azaltıcı hizmetlere kar amacı gütmeyen organizasyonlara ve yasal yardım kuruluşlarına yardımcı olabilir.
Şikayetlere ve Yasal Taleplere Yanıt Verilmesi
Organizasyonunuz şikayet, yasal talep veya dava aldığında, derhal ve uygun bir şekilde yanıt verin. Sigorta taşıyıcınızı, herhangi bir şekilde ödeme yapmadan önce yasal danışmanla danışın, tüm ilgili belgeleri ve iletişimleri korumak, yasal tavsiye olmadan sorumluluk kabul etmeyin ve gizliliğinizi sağlayın.
Şikayetin ortaya çıktığına inansanız bile, ciddiye alın ve profesyonel olarak yanıt verin. Başarısız veya savunma yanıtları çatışmaları tırmanabilir ve ek yasal maruziyet yaratabilirsiniz.
Kriz Yönetimi
Kazalar, yanlış iddialar veya halk tartışmalarının iddiaları koordineli kriz yönetimi gerektirir. Organizasyonlar kriz yanıt planlarını, bir kriz yanıt ekibini tespit etmek, iletişim protokolleri kurmak, konuşmacıları tasarlamak, yasal ve sigorta dikkate almak için prosedürlere sahip olmalıdır.
Bir kriz sırasında, güvenlik, doğru bilgileri toplama, yasal çıkarları korumak ve alınan eylemleri belgelendirmek için iletişim kurmak, benzer olayları önlemek için öğrenilen dersleri belirlemek için kapsamlı bir inceleme yürütür.
Yasal Uyum Kültürü Yapın
Bir yük olarak yasal uyum görüntülemeden ziyade, başarılı topluluk örgütleri örgütsel kültür ve operasyonlarına yasal farkındalığı entegre eder.
Eğitim ve Eğitim
Düzenli eğitim, yönetim kurulu üyelerinin, personelin ve gönüllülerin yasal sorumluluklarını ve organizasyonun politikalarını anlamalarına yardımcı olur. Eğitim konuları, organizasyonun misyonunu ve yasal yapısını, yönetim kurulu üyelerinin, taciz ve ayrımcılığı önleme, güvenlik ve risk yönetimi, mahremiyet ve veri güvenliği ve organizasyon faaliyetleriyle ilgili özel gereksinimleri içermelidir.
Eğitim, yeni yönetim kurulu üyeleri, personel ve tüm katılımcılar için yönlendirme ve yenileme sırasında gönüllülere sunulmalıdır.Eğitim tamamlanma belgesi, organizasyonun uyum taahhüdünün önemli kanıtları olabilir.
Uyum İzleme ve Denetimler
Düzenli uyumluluk izleme, ciddi sorunlar haline gelmeden önce sorunları tanımlamaya ve ele almalarına yardımcı olur. Organizasyonlar temel yasal gereklilikleri, inceleme ve güncelleme politikaları ve prosedürleri düzenli olarak, finansal kontrollerin ve süreçlerin iç denetimlerini ve süreçleri uygun şekilde incelemeli ve incelemeler yapmalıdır.
Uyum izleme belgelenmelidir ve herhangi bir tespit edilen konular uygun düzeltici eylemle derhal ele alınmalıdır.
Sürekli İyileştirme Sürekli Sürekli İyileştirme Sürekli Sürekli İyileştirme
Yasal gereksinimler ve en iyi uygulamalar zamanla gelişti. Topluluk örgütleri, geçerli yasalar ve düzenlemelerdeki değişiklikler hakkında bilgi sahibi olmalıdır, güncelleştirmeler ve kaynaklar sağlayan ağlara ve derneklere katılın, politika ve uygulamaları geliştirmek için yakın izinler ve risk yönetimi stratejilerine düzenli olarak değerlendirmeli ve güncellemeli.
Sürekli bir gelişme kültürü inşa etmek, örgütlerin yasal manzaraları değiştirmeye ve yüksek uyumluluk ve yönetişme standartlarını sürdürmelerine yardımcı olur.
Topluluk Organizasyonları için Kaynaklar ve Destek
Topluluk örgütleri, yalnızca yasal kompleksleri gezinmek zorunda değildir. Birçok kaynak ve destek sistemi organizasyonlarının yasal yükümlülüklerini anlamalarına ve karşılamalarına yardımcı olmak için mevcuttur.
Yasal Kaynaklar
Birçok kuruluş, toplum örgütlerine yasal bilgi ve yardım sağlar. Ulusal kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, kamuya açık konularda ve devlete özel bilgi verirken, kamu kurumlarına yönelik eğitim, kaynaklar ve savunuculuk hizmeti vermektedir.
IRS web sitesi gibi online kaynaklar vergi dışı organizasyon gereksinimlerine rehberlik sağlarken, akar olmayanların Ulusal Konseyi[Dönetici, uyumluluk ve en iyi uygulamalar hakkında kapsamlı bilgi sunar.
Profesyonel Danışmanlar
Yasal danışmana ek olarak, toplum örgütleri diğer profesyonel danışmanlarla ilişkilerden faydalanır. Muhasebeciler ve kitapçılar doğru finansal kayıtları ve vergi uyum sağlamalarına yardımcı olurlar. Sigorta brokerleri, kârı ile ilgili olarak özelleşmiş sigorta yardımcı organizasyonları iş sorunları ve uyum sağlama konusunda rehberlik sağlar.
Güvenilir danışmanlar ekibi kurmak, yasal ve operasyonel uyum alanlarında uzman ve destekle topluluk örgütleri sağlar.
Peer Networks ve Öğrenme Toplulukları
Diğer topluluk örgütleri ile bağlantı kurmak, akranlarından öğrenme, kaynakları paylaşma ve ortaya çıkan konularda bilgi sahibi olmak için fırsatlar sunar. Yerel karga ağları, ulusal dernekler belirli konular üzerinde yoğunlaşmıştır, online topluluklar ve forumlar ve konferanslar ve eğitim etkinlikleri tüm öğrenme ve bağlantı için değerli fırsatlar sunar.
Peer öğrenme, geniş personel veya kaynaklar olmayabilir küçük organizasyonlar için özellikle değerli olabilir, ancak daha geniş topluluğun kolektif bilgi ve deneyimlerinden yararlanabilir.
Sonuç: Etkileyici için bir Vakıf Olarak Yasal Uyum
Toplum katılımının yasal tarafını anlamak ve ele almak, sivil katılımın engelleri veya cesaret yaratma konusunda değildir. Aksine, toplum örgütlerinin misyonlarını etkin bir şekilde takip etmesini sağlayan sağlam bir temel inşa etmek, sürdürülebilir ve etik olarak.
Yasal uyumluluk, zamanlarını ve enerjilerini topluma adamış bireyleri korur, organizasyon kaynaklarının uygun şekilde ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar, katılımcılara, bağışçılara ve daha geniş topluluğuna güven sağlar, önemli işlere yön verebilecek yasal sorunlarla sürdürülebilirlik yaratır ve profesyonelliği ve sorumluluğu ortaya koyar.
Yasal manzara, özellikle küçük organizasyonlar veya çimler inisiyatifleri için korkutucu görünebilirken, uyumlu bir topluluk örgütü çalıştırmak için yasal bir uzman olmanıza gerek olmadığını unutmayın. İhtiyacınız olan şey, gerekli olan ve iyileştirme konusunda taahhüt, gerektiğinde çalışmaya ve dürüstlüğü ve şeffaflığı sağlamak için.
Organizasyonunuz için en temel yasal gereksinimleri ele alarak başlayın - temel yapı, gerekli izinler ve lisanslar, temel sigorta kapsamı ve temel politikalar ve prosedürler. Organizasyonunuz büyüdükçe ve faaliyetleriniz genişletilebilir, bu temel üzerinde daha sofistike uyumluluk sistemleri ve risk yönetimi stratejileri ile inşa edebilirsiniz.
Topluluğun yasal tarafı nihayetinde toplumun kendisi gibi aynı amaca hizmet eder: örgütsel kültür ve operasyonlarınıza yasal farkındalığı entegre ederken, toplum katılımının güvenli bir şekilde gelişebileceği bir ortam yaratırsınız.
İlk mahallenizi temizliyor veya iyi kurulmuş bir kâr örgütü yönetiyor olsanız da, bu kılavuzda belirtilen ilkeler topluluğun katılımının yasal yönlerini sarsmak için bir yol haritası sunar. Bu anlayışları toplumun en önemli noktalarına odaklanabilecek güçlü, uyumlu örgütler kullanın: toplulukunuzdaki anlamlı bir fark yaratmak.
Topluluğunuzu etkileyen özel yasal konularda ek rehberlik için, yasal danışmanlık ile danışmanlık yapın, kâr amacı gütmeyen kuruluşlarla bağlantı kurmak veya tüm bu konuları koruma altındayken kaynakları araştırmak.In independent Sector)