Làm thế nào để phát triển một kế hoạch đối phó khủng hoảng cho tổ chức từ thiện của bạn

Được thêm sức để hành động

Đội khủng hoảng của bạn phải có thẩm quyền để đưa ra quyết định mà không cần đợi để được chấp thuận trong tình huống nhạy cảm thời gian. Thiết lập tham số rõ ràng cho những gì có thể được thực hiện tự động và những gì cần thiết tăng cường. Nhóm này nên thiết lập kênh liên lạc an toàn, như là một cuộc trò chuyện nhóm dành riêng hoặc mã hóa ứng dụng tin nhắn, để phối hợp trong một cuộc khủng hoảng hoạt động.

Bước 3: Xây dựng các dây liên lạc mới

Thông tin liên lạc là dây chuyền của việc quản lý khủng hoảng. thông tin chính xác, đúng thời điểm và thấu cảm để duy trì lòng tin và hành động phù hợp. kế hoạch của bạn nên nói về cả nội bộ lẫn bên ngoài, với mẫu và các giao thức sẵn sàng để triển khai tại thông báo.

Trò chuyện nội bộ

Nhân viên và tình nguyện viên của bạn là ưu tiên hàng đầu. Họ cần biết điều gì đang xảy ra, điều gì đang xảy ra, và làm thế nào để giữ an toàn. Phát triển một hệ thống thông báo đã thắt chặt: một cảnh báo ban đầu qua văn bản hay điện thoại, theo sau là cập nhật thường xuyên qua email hoặc một nền nội bộ. Thông điệp trước cho các trường hợp khác nhau để bạn có thể giao tiếp nhanh chóng dưới áp lực. Bao gồm hướng dẫn tạm dừng hoạt động, cơ sở di tản hoặc chuyển sang làm việc từ xa.

Trò chuyện bên ngoài

Khán giả bên ngoài bao gồm người hiến tặng, người ký thác, người cộng tác tổ chức, truyền thông đại chúng, và công chúng. Hãy xác định những phát ngôn viên chính của bạn và huấn luyện họ trong kỹ thuật giao tiếp khủng hoảng. Chuẩn bị mẫu cho thông tin báo chí, đăng tải thông tin xã hội, cập nhật trang web có thể tùy chỉnh cho các sự kiện cụ thể. [T] Thông báo tin về tình hình, thông báo thông tin về tình hình, thông tin thông tin bạn đang làm, và cung cấp phương tiện để mọi người có thông tin cập nhật hoặc giúp đỡ. [FT: 0] Cơ quan Phòng cấp thông tin về dự báo và Hệ thống Tọa độ khẩn cấp (C: TL: TL) [T] đưa ra hướng dẫn xuất sắc để tạo sự hướng dẫn về phương pháp hỗ trợ và giảm sự tin báo động để gây ra sự hoảng loạn.

Mã số bộ nhớ tạm

Không phải tất cả các nhà đầu tư đều cần cùng một thông tin. Tạo một bản đồ cổ phần để xác định mỗi nhóm, mối quan tâm chính, kênh liên lạc yêu thích của bạn, và một dòng thời gian cho các bản cập nhật. Ví dụ, những nhà tài trợ lớn có thể yêu cầu một cuộc gọi riêng của giám đốc điều hành, trong khi công chúng được phục vụ tốt nhất bởi một thông báo và các bài xã hội.

Bước 4: Phát triển các thủ tục đáp ứng đặc biệt

Một kế hoạch không phù hợp với tất cả các cuộc khủng hoảng. các hành động cụ thể cần thiết cho một sự vi phạm dữ liệu rất khác với những gì cần thiết trong một thảm họa thiên nhiên. phát triển các thủ tục phản ứng cho các rủi ro hàng đầu, chi tiết hành động ứng từng bước một cho giai đoạn phản ứng ngay lập tức ( 24 đến 48 giờ đầu tiên)

Các yếu tố chính của bất cứ thủ tục phản ứng nào

Mỗi thủ tục nên bao gồm: (1) cách phát hiện và báo cáo đầu tiên cuộc khủng hoảng, (2) tiêu chuẩn kích hoạt nhóm khủng hoảng, (3) hành động an toàn tức thời (v., di tản, tắt hệ thống, chăm sóc y tế), (4) giao thức thông báo cho nhà cầm quyền, bảo hiểm và giám sát, (5) các tiêu chuẩn, và Hội đồng quản trị, (5) một chuỗi lệnh để đưa ra những quyết định leo thang.

Ví dụ: Quy trình gây rối an ninh mạng

Để có một cuộc tấn công chuộc tội, thủ tục của bạn có thể bao gồm: cô lập hệ thống ảnh hưởng ngay lập tức đến mạng, thông báo cho nhà lãnh đạo công ty IT dẫn đầu và khủng hoảng, liên lạc với nhà hộ mạng và luật sư về mặt pháp luật, không trả tiền chuộc mà không có lời khuyên chuyên môn, và chuẩn bị một giao tiếp với những người hiến tặng và cộng sự về việc tiếp xúc dữ liệu tiềm năng. Huấn luyện tất cả nhân viên để nhận ra những nỗ lực đánh giá và báo cáo hoạt động khả nghi.

Thí dụ: Tự nhiên tai họa

Đối với một cơn bão hoặc cháy rừng đe dọa cơ sở của bạn, thủ tục này có thể bao gồm: theo dõi thời tiết thông báo thông báo thông qua các kênh chính thức, kích hoạt hệ thống thông báo để đóng cửa văn phòng và hủy các chương trình, di chuyển các ghi chép và thiết bị quan trọng đến các địa điểm bảo mật hoặc các đám mây, kiểm tra nhân viên và các nhân viên hỗ trợ trong các khu vực bị ảnh hưởng, và phối hợp với các cơ quan quản lý khẩn cấp địa phương.

Bước 5: Chuẩn bị tài nguyên, liên lạc và công cụ số

khủng hoảng không phải là lúc tìm kiếm số điện thoại hay định vị nguồn cấp cứu. Kế hoạch của bạn nên bao gồm thư mục tài nguyên tập trung mà có thể truy cập cả về kỹ thuật số lẫn in. Thư mục này cần được xem xét và cập nhật hàng quý.

Contact & mới

Hãy liệt kê danh sách các mối quan hệ quan trọng bao gồm cảnh sát địa phương và sở cứu hỏa, bệnh viện, kiểm soát độc hại, công ty tiện ích, môi giới bảo hiểm, luật sư pháp, hỗ trợ công nghệ thông tin công cộng. bao gồm thông tin liên lạc nội bộ như thành viên ban quản trị, nhân viên và quản lý cơ sở vật.

Tài nguyên vật lý và số

Các nguồn cung cấp cần thiết như bộ sơ cứu, thực phẩm và nước khẩn cấp, đèn pin, pin và chăn nếu tổ chức của bạn hoạt động cơ sở vật lý. Để chuẩn bị kỹ thuật số, hãy lưu trữ chúng lại thường xuyên, lưu trữ chúng trong đám mây, và thử nghiệm các thủ tục phục hồi. Bảo đảm nhóm của bạn có quyền truy cập các thiết bị truyền thông điện thoại vệ tinh hoặc radio hai chiều nếu mạng di động bị tắt.

Dùng chỉ thị để quản lý kế hoạch khủng hoảng của bạn

Một nền tảng nội dung số như Directus có thể phục vụ như kho lưu trữ trung tâm cho toàn bộ kế hoạch trả lời khủng hoảng của bạn. Lưu trữ các tài liệu đánh giá rủi ro, danh sách liên lạc, mẫu liên lạc, và các thủ tục cụ thể về thời gian trong một hệ thống bảo mật, dựa vào vai trò có thể truy cập vào các thành viên khủng hoảng cho phép từ bất kỳ thiết bị nào. Với mô hình nội dung linh hoạt của Directus, bạn có thể tạo ra các mục nhập có cấu trúc cho mỗi tình huống khủng hoảng, liên hệ liên hệ liên hệ và tài nguyên, và nhanh chóng đẩy cập nhật đến đội của bạn trong tình huống tiến hóa. Việc này loại bỏ sự hỗn loạn của nhiều máy tính hay hệ giấy khi mỗi phút đếm.

Bước 6: Huấn luyện, thử thách và cải thiện liên tục

Một kế hoạch được đặt trong một cái chốt không phải là kế hoạch. tập luyện và mô phỏng đều đặn đảm bảo rằng đội của bạn biết vai trò, thủ tục của họ là thực tế, và những khoảng trống được xác định trước khi có trường hợp khẩn cấp.

Các loại thể dục

Bắt đầu với một bài tập [FLT: 0] [FLT: 1] nơi đội khủng hoảng tập hợp lại để nói chuyện thông qua một kịch bản giả định. Thiết lập áp suất thấp này giúp xác định các lệnh tắt tay không rõ hoặc thiếu thông tin. Kế tiếp, thực hiện ) tập ) tập luyện [FLT:] [FLT:], nơi mà các thủ tục thử nghiệm đặc trưng, như kích hoạt hệ thống thông báo hoặc thực hiện mẫu. Đối với các tổ chức đọc cao hơn [FL] thực hiện [L:] [L: 5] có thực tế, như là một cuộc khủng hoảng truyền thông, các thủ tục di tản, và các thủ tục di tản tập, và phục hồi lại nhiều phương pháp.