Phát triển một kế hoạch chiến lược là thiết yếu cho sự thành công của một tổ chức từ thiện đang phát triển. một kế hoạch được thiết kế tốt cung cấp một sơ đồ rõ ràng, sắp xếp các nỗ lực đồng bộ, và giúp đo sự tiến bộ. đối với tổ chức từ thiện, việc phát triển phát triển, một kế hoạch chiến lược đảm bảo rằng sự mở rộng là cố ý, bền vững, và liên kết với nhiệm vụ cốt lõi. hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để tạo ra một kế hoạch chiến lược hiệu quả để điều chỉnh sự phát triển tổ chức từ thiện.

Hiểu được tầm quan trọng của kế hoạch chiến lược

Một kế hoạch chiến lược giúp cho tổ chức của bạn xác định nhiệm vụ của mình, đặt ưu tiên, và cấp phát hành tài nguyên một cách hiệu quả khi tổ chức của bạn mở rộng, một kế hoạch được thiết kế tốt đảm bảo rằng sự phát triển bền vững và vẫn còn đúng với giá trị cốt lõi của bạn nó cũng tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm cho người giữ và người hiến tặng không có một kế hoạch chiến lược, sự phát triển có thể trở nên hỗn loạn, dẫn đến sự lan rộng, sự trôi dạt, hay sự sử dụng không hiệu quả của nguồn tài nguyên hạn chế. kế hoạch chiến lược không phải là một thời gian mà là một quá trình liên tục thực hiện các hướng dẫn việc đưa ra quyết định ở mọi cấp độ.

Đối với các tổ chức từ thiện, một kế hoạch chiến lược phục vụ một số chức năng quan trọng. Nó cung cấp sự hiểu biết chung về nơi tổ chức đang đi và tại sao. Giúp đỡ ban quản trị và nhân viên tự tin thực hiện việc đánh đổi, nói rằng không có cơ hội tốt để không phù hợp với hướng chiến lược, đồng thời xây dựng lòng tin với các nhà tài trợ, những người càng ngày càng mong đợi thấy bằng chứng rõ ràng về tư duy chiến lược và kết quả có tính toán. Theo [FL: 0] BardSource [FL:1), một nguồn lực dẫn đầu cho tổ chức phi lợi nhuận, với kế hoạch chiến lược được tài chính thì càng dễ dàng hơn để thu hút và định hướng về mặt kinh tế.

Hơn nữa, một kế hoạch chiến lược thúc đẩy một nền văn hóa chủ động hơn là phản ứng. thay vì phản ứng với khủng hoảng hoặc theo đuổi cơ hội tài trợ kế tiếp, đội của bạn có thể tập trung vào việc thực hiện một tập hợp ưu tiên cố ý. điều này đặc biệt quan trọng cho việc phát triển các tổ chức từ thiện, nơi áp lực mở rộng dịch vụ có thể vượt quá khả năng duy trì chất lượng và ảnh hưởng. bằng cách đầu tư thời gian vào kế hoạch chiến lược, bạn tạo ra một bộ đệm chống lại sự cháy và đảm bảo rằng sự tăng trưởng phục vụ thay vì phá hoại nó.

Những bước để phát triển một kế hoạch chiến lược

1. điều khiển một cuộc phân tích tình hình có hiểu rõ

Một sự phân tích kỹ lưỡng về tình huống bao gồm cả yếu tố bên trong lẫn bên ngoài ảnh hưởng đến khả năng của bạn để hoàn thành sứ mạng.

Thu thập các đầu vào từ các loạt các mối quan hệ khác nhau: nhân viên, tình nguyện viên, các thành viên hội đồng quản trị, các nhà tài trợ và cộng đồng. sử dụng các khảo sát, nhóm tập trung, phỏng vấn một trên một trong những người, hoặc tạo điều kiện cho các hội thảo để thu thập phản hồi trung thực. đặt câu hỏi như: chúng ta làm gì? chúng ta giảm nhu cầu không đối xứng với cộng đồng của chúng ta. những thách thức bên ngoài có thể cản trở sự tiến bộ của chúng ta? dữ liệu này sẽ tạo ra bằng chứng cho các quyết định chiến lược của bạn.

Hãy xem lại dữ liệu lịch sử, lời khai báo tài chính, đánh giá chương trình và xu hướng quyên góp: những tổ chức phi lợi nhuận khác cung cấp dịch vụ, chương trình chính phủ và những dự án phi lợi nhuận khác.

Tài liệu về các phát hiện của bạn trong một báo cáo ngắn gọn được chia sẻ với đội kế hoạch. báo cáo này trở thành nền tảng cho các cuộc trò chuyện trung thực, dữ liệu về nơi tập trung nguồn lực hạn chế của bạn. tránh sự cám dỗ để bỏ qua hoặc vội vã bước này; chất lượng của kế hoạch chiến lược của bạn phụ thuộc trực tiếp vào chiều sâu của sự hiểu biết tình thế của bạn.

Xác định sứ mạng và thị lực của bạn

Hãy nhấn mạnh mục đích của tổ chức, tức nhiệm vụ của bạn, và những gì bạn mong muốn đạt được trong tương lai, đó là tầm nhìn của bạn, để phát triển các quỹ từ thiện, điều đặc biệt quan trọng là thường xuyên xem xét lại những lời tuyên bố này.

Nếu kế hoạch tăng trưởng của bạn bao gồm việc mở rộng địa lý hoặc khu vực dịch vụ mới, hãy đảm bảo những hoạt động mới này phù hợp với mục đích của bạn.

Tham gia vào hội đồng quản trị và nhân viên chủ chốt trong một cuộc thảo luận có thể dễ dàng soạn thảo hoặc cải tiến lời khai của bạn. Hãy tìm kiếm thông tin từ những người hưởng ứng cũng như những người nhận lợi ích; quan điểm của họ có thể neo khát vọng của bạn vào những nhu cầu thực tế. Một khi hoàn tất, hãy truyền đạt lại sứ mệnh và tầm nhìn của bạn trong mọi vật liệu — từ trang web cho đến báo cáo thường niên — và dùng chúng như một bài kiểm tra chiếu sáng cho mỗi quyết định quan trọng. Để hướng dẫn về việc tạo ra nhiệm vụ và thị lực hữu hiệu, từ Hội đồng phi lợi nhuận [FL: 0] Cơ quan phi lợi nhuận [FL: 1] đưa ra những mẫu thực tế và ví dụ.

3. Đặt mục tiêu chiến lược và mục tiêu

Với mục tiêu và tầm nhìn rõ ràng, hãy chuyển đổi khát vọng của bạn thành một cách cụ thể, cụ thể, có thể đạt được, phù hợp và có thể xác định thời gian (SMAT) và định giờ. mục tiêu chiến lược là rộng rãi, kết quả lâu dài mà bạn nhắm tới để đạt được trong giai đoạn lên kế hoạch - thường là ba đến năm. mục tiêu cụ thể, ngắn hạn là những điểm nhấn cụ thể, hỗ trợ mỗi mục tiêu. đối với một tổ chức từ thiện đang tăng trưởng, các mục tiêu có thể bao gồm: mở rộng dịch vụ đến ba số lượng mới hơn 2027, tăng thu nhập hàng năm hơn 40% năm, hoặc đạt được mức độ hài lòng của khách hàng trong tất cả các chương trình.

Hãy xem xét việc sử dụng một khung khung OKR (Objecives and Key Made) mà nhiều tổ chức phi lợi nhuận đã chấp nhận để có được sự rõ ràng và tập trung.

Khi đặt mục tiêu, cân bằng tham vọng với thực tế. phát triển từ thiện thường muốn làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, nhưng kế hoạch chiến lược đòi hỏi phải ưu tiên hóa. đánh dấu mục tiêu của bạn bằng sự cấp bách, khả năng xác thực và sự cân bằng với các tính năng cốt lõi. bạn có thể cần hoãn hoặc hoàng hôn một số chương trình nhất định để giải phóng nguồn lực cho các sáng kiến thức cấp cao. bao gồm đội ngũ tài chính để đảm bảo rằng mỗi mục tiêu có một dự báo thực tế ngân sách. mục tiêu không có kế hoạch tài chính là một mong muốn, không phải là một chiến lược.

4. Phát triển kế hoạch hành động và thao tác

Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tạo một kế hoạch hành động chi tiết để vạch ra các bước cụ thể, tài nguyên, các đảng có trách nhiệm và thời hạn. Đây là nơi kế hoạch trở thành khả thi. Hãy phá vỡ mỗi mục tiêu, giao quyền sở hữu cho thành viên hay ủy ban, đặt mục tiêu hoàn thành ngày tháng, và xác định nguồn tài nguyên (tài nguyên tài nguyên, con người, công nghệ). Hãy dùng công cụ quản lý dự án như Asana, Trello, hoặc đơn giản bảng tính toán đơn giản để theo dõi tiến bộ.

Kế hoạch hành động cũng bao gồm chỉ số hiệu suất — những điểm bạn sẽ theo dõi để biết bạn đang làm gì.

Ngân sách là một phần không thể thiếu trong kế hoạch hành động. mọi hoạt động chiến lược nên có một mục trong ngân sách hàng năm của bạn, ngay cả khi nó là một quỹ hạt giống nhỏ cho một chương trình thí điểm. tăng trưởng từ thiện phải cưỡng lại sự thôi thúc để không được sử dụng. thay vào đó, việc phân bổ nguồn tài nguyên từ hoạt động hạ ưu tiên hoặc khởi động chiến dịch gây quỹ tăng cường đặc biệt cho các dự án chiến lược. bao gồm các dự án dự phòng cho những tình huống mà tài trợ giảm ngắn hoặc điều kiện bên ngoài thay đổi.

5 Bắt đầu tiến trình bắt giữ

Một kế hoạch chiến lược được phát triển trong sự cô lập không thể thành công. Nếu bạn tham gia vào ban quản trị, nhân viên, tình nguyện viên, nhà tài trợ và những người nhận trợ tại mỗi giai đoạn — từ phân tích tình huống ban đầu đến sự chấp thuận cuối. Thành viên ban quản trị nên tích cực tham gia vào việc xác định hướng chiến lược, không chỉ đơn thuần là đóng dấu một kế hoạch nhân viên.

Những chương trình mới có thể cần những kỹ năng mới từ nhân viên, những mối quan hệ mới với cộng đồng, hoặc những sự mong đợi mới từ những người quyên góp.

Những người đóng góp và chính đánh giá cao thông tin được giữ lại. Chia sẻ các mục tiêu với những người ủng hộ chủ chốt và yêu cầu thông tin phản hồi của họ. Điều này không chỉ củng cố cam kết của họ mà còn có thể xác định nguồn tài trợ tiềm năng cho những sáng kiến cụ thể. Tương tự, những người ủng hộ có thể nêu bật những hậu quả không mong đợi của sự tăng trưởng mà các đội nội bộ có thể bỏ lỡ.

Thi hành và theo dõi kế hoạch

Khi chương trình được phê chuẩn, hãy thông báo rõ ràng cho toàn thể tổ chức của bạn, tóm tắt cho tất cả các nhân viên, một phiên bản chi tiết cho các ban lãnh đạo, và một trang trực quan cho các khán giả bên ngoài.

Thao tác cần thiết một hệ thống giám sát có cấu trúc. Lên lịch thường xuyên — hàng tháng cho mục tiêu hoạt động và phần tư cho mục tiêu chiến lược. Dùng bảng điều khiển để theo dõi các chỉ thị hiệu suất chính (KPIs) và làm nổi bật tiến trình tiến bộ hoặc trì hoãn. Chỉ định thành viên của đội lãnh đạo cao cấp phục vụ như quản trị kế hoạch chiến lược, chịu trách nhiệm giữ cho kế hoạch thấy và giải quyết các chướng ngại vật. Cập nhật định kỳ (v. d., nửa năm) bảo đảm sự quản lý và cho phép khóa học sửa đổi.

Hãy chuẩn bị thích nghi. Không kế hoạch chiến lược nào tồn tại được liên lạc với thực tế không thay đổi. Nếu một cơ hội tài trợ mới xuất hiện, hoặc một chương trình lớn đối mặt với một sự thay đổi bất ngờ, xem lại thứ tự ưu tiên. Một kế hoạch chiến lược được cập nhật hàng năm qua một tiến trình ôn lại nhẹ. Điều này không có nghĩa là bỏ mục tiêu ngay từ dấu hiệu đầu của khó khăn, nhưng nó có nghĩa là phải đáp ứng với thông tin mới. [L: 0] Nhấn mạnh rằng quản lý thay đổi kích thước [FL: 1] là dấu hiệu của sự quản lý thay đổi kích thước cao hơn.

Những bước quan trọng trên con đường. và sử dụng kết quả tích cực để xây dựng đà cho giai đoạn kế tiếp của kế hoạch. tăng năng lượng và tăng cường giá trị của kế hoạch chiến lược như một kỷ luật liên tục.

Những cạm bẫy thông thường cần tránh

Một cạm bẫy thông thường là thiếu tiền mua hàng từ ban quản trị hoặc nhân viên cao cấp. nếu các nhà lãnh đạo không hoàn toàn tham gia kế hoạch sẽ suy yếu. đảm bảo sự tham gia chân thành ngay từ đầu, không chỉ là sự tham gia của người khác là đặt quá nhiều mục tiêu; tập trung vào 3 đến 5 thứ tự ưu tiên lớn để tránh lây lan nguồn tài nguyên quá mỏng.

Một mục tiêu khác là “việc tham gia vào cộng đồng có mục tiêu khác, không xác định được ý nghĩa của nó hay cách đo lường nó bảo đảm sự nhầm lẫn.

Không có lợi nhuận trong môi trường sống — thay đổi chính sách chính phủ, suy giảm kinh tế, sự gián đoạn kỹ thuật, hoặc thay đổi trong cách cư xử của người tặng có thể làm cho tất cả những giả định vô hiệu hóa.

Kết thúc

Phát triển một kế hoạch chiến lược là một bước quan trọng cho một tổ chức từ thiện đang phát triển. đảm bảo rằng sự tăng trưởng là có mục đích, tài nguyên được sử dụng hiệu quả, và nhiệm vụ của bạn tiếp tục phát triển mạnh mẽ. bằng cách điều khiển một phân tích đầy đủ tình huống, xác định một nhiệm vụ và tầm nhìn hấp dẫn, thiết lập mục tiêu SMAT, và tạo ra các kế hoạch hành động chi tiết, bạn cung cấp cho tổ chức của bạn một con đường rõ ràng về phía trước.

Hãy nhớ rằng kế hoạch chiến lược không phải là một đích đến mà là một thực hành đang diễn ra. khi bạn phát triển, hãy xem lại kế hoạch hàng năm, ăn mừng sự tiến bộ và điều chỉnh khi cần thiết. với một kế hoạch chiến lược chiến lược mạnh mẽ trong tay, bạn có thể đối mặt với những thách thức của sự phát triển với lòng tin chắc, biết rằng mỗi bước đi của bạn đều phù hợp với mục đích và nhu cầu của cộng đồng.