Table of Contents
Sự tham gia cộng đồng đại diện cho một trong những lực lượng mạnh mẽ nhất cho sự thay đổi tích cực trong xã hội. trong khi lợi ích của việc cộng đồng tham gia vào cuộc sống là rõ ràng, nhiều người tổ chức và những người tham gia bỏ qua một chiều hướng quan trọng của những hoạt động này: khuôn khổ pháp lý chi phối chúng.
Hiểu được sự ràng buộc pháp lý của cộng đồng không phải là tạo ra rào cản hay sự tham gia từ chối tham gia vào công việc, mà là đảm bảo rằng những nỗ lực được bảo vệ tốt của bạn được bảo vệ, bền vững, và được duy trì với luật lệ và quy định thích hợp. từ những mối quan tâm về trách nhiệm cho phép, từ việc xem xét bảo hiểm đến trách nhiệm cá nhân dữ liệu, môi trường hợp pháp của công việc cộng được bảo vệ và ngày càng phức tạp.
Hướng dẫn toàn diện này khám phá những khía cạnh pháp lý cần thiết mà các nhà tổ chức cộng đồng, các nhà lãnh đạo phi lợi nhuận, tình nguyện viên và các công dân cần hiểu. cho dù bạn chỉ mới bắt đầu dự án cộng đồng đầu tiên hoặc quản lý một tổ chức đã được thành lập, bài báo này sẽ giúp bạn định hướng các yêu cầu pháp lý, bảo vệ tổ chức và những người tham gia của bạn, và xây dựng một nền tảng cho thành công lâu dài.
Hiểu các kiến trúc pháp lý cho các tổ chức cộng đồng
Trước khi lao vào những yêu cầu pháp lý cụ thể, cần phải hiểu những cấu trúc pháp lý khác nhau cho các tổ chức cộng đồng. cấu trúc mà bạn chọn sẽ ảnh hưởng đáng kể đến trách nhiệm pháp lý, địa vị thuế, sự phơi bày trách nhiệm, và các yêu cầu hoạt động.
Những nhóm thông tin và các bạn bè không kết hợp
Trong khi cách này mang lại sự đơn giản và linh hoạt, nó cũng mang lại những rủi ro đáng kể. thành viên cá nhân có thể chịu trách nhiệm cá nhân về nợ và trách nhiệm pháp lý của nhóm.
Mặc dù những rủi ro này, những nhóm không chính thức vẫn thường thấy đối với những dự án nhỏ, ngắn hạn hoặc sáng kiến dân số. nếu bạn chọn con đường này, điều quan trọng là phải duy trì giao tiếp rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và trách nhiệm tiềm năng nợ trong tất cả những người tham gia.
Các tập đoàn phi lợi nhuận
Một tập đoàn phi lợi nhuận là một thực thể pháp lý riêng biệt, có nghĩa là nó có thể sở hữu tài sản, tham gia các hợp đồng, và nhận lấy nợ với tên riêng của nó thay vì với tên của từng thành viên hoặc giám đốc.
Quá trình hợp nhất với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận khác nhau tùy theo bang nhưng nói chung bao gồm việc điền các bài báo về sự hợp tác, nhận các luật lệ, bổ nhiệm một ban giám đốc, và xin một số nhân viên nhận diện (EIN) từ IRS.
501 (c) (3) Trạng thái Thuế- Rước
Nhiều tổ chức cộng đồng theo đuổi 501(c) (c) trạng thái khai thuế từ Dịch vụ Chính phủ thuế. Chức danh này mang lại lợi ích đáng kể, bao gồm ngoại thuế liên bang, khả năng nhận tiền đóng góp từ thiện có thể giảm thuế, và truy cập vào các khoản trợ cấp chỉ có thể cho các tổ chức cấp chứng minh thuế.
Để hội đủ điều kiện với địa vị 501 (c) (c) (c)), một tổ chức phải được tổ chức và hoạt động độc quyền nhằm mục đích miễn trừ các mục đích như từ thiện, tôn giáo, giáo dục, khoa học hay văn chương.
Tiến trình ứng dụng bao gồm việc gửi Form 1023 hoặc Form 1023-EZ đến IRS, cùng với chi tiết về cấu trúc, quản trị và các hoạt động đã lên kế hoạch. Các tổ chức với 501(c) (1c) trạng thái phải tuân thủ với các yêu cầu đang được tiếp diễn, bao gồm thông tin trả lại (Rem 990), nghĩa vụ công khai, và các hạn chế hoạt động chính trị.
Những công trình khác trong tổ chức
Hơn 501 (c) Các tổ chức, các tổ chức pháp lý khác có thể thích hợp cho một số loại tham gia vào cộng đồng. Những tổ chức này bao gồm 501 (c) các tổ chức xã hội, 501(c) các liên minh thương mại và các phòng thương mại, các công ty trách nhiệm giới hạn (LCs) được tổ chức cho mục đích xã hội, và lợi ích cho các tập đoàn hoặc B-corp có lợi nhuận trong nhiệm vụ xã hội.
Khi tham khảo ý kiến của một luật sư chuyên về luật phi lợi nhuận, bạn có thể xác định cấu trúc nào phù hợp nhất với mục tiêu và hoạt động của cộng đồng.
Giấy phép, giấy phép và sự đối xứng quy định
Một trong những khía cạnh thường bị bỏ qua nhất của việc tham gia vào cộng đồng là việc cần có giấy phép và giấy phép hợp lệ. Tùy theo bản chất và phạm vi hoạt động của bạn, bạn có thể cần sự cho phép của nhiều thực thể chính phủ tại địa phương, tiểu bang và ngay cả cấp liên bang.
Giấy phép sự kiện
Nếu cộng đồng của bạn tham gia vào các sự kiện công cộng, bạn sẽ cần nhiều giấy phép khác nhau. sự kiện đặc biệt được yêu cầu để tụ tập ở nơi công cộng, công viên, hay đường phố. những giấy phép này đảm bảo rằng sự kiện của bạn hợp tác với các quy định địa phương về tiếng ồn, kích thước đám đông, bãi đỗ xe và an toàn công cộng.
Quá trình ứng dụng cho phép sự kiện khác nhau theo thẩm quyền nhưng nói chung yêu cầu gửi thông tin chi tiết về sự kiện đã được lên kế hoạch của bạn trước khoảng 30 đến 90 ngày trước khi có sự kiện xảy ra. bạn cần cung cấp thông tin về việc tham dự, các hoạt động dự kiến, các sắp xếp an ninh, các cơ sở vệ sinh và các dự án khẩn cấp.
Giấy phép bổ sung có thể cần thiết phụ thuộc vào tính năng riêng của sự kiện. nếu bạn đang phục vụ thực phẩm, bạn sẽ cần giấy phép thức ăn và phải tuân theo các quy định của bộ phận y tế. nếu bạn đang bán rượu, bạn cần giấy phép đóng cửa đường.
Tài trợ
Nhiều quốc gia yêu cầu các tổ chức từ thiện đăng ký trước khi xin đóng góp cho người dân. Những luật cầu vấn từ thiện này được thiết lập để bảo vệ người tặng khỏi những hoạt động gian lận và đảm bảo minh bạch trong các hoạt động gây quỹ. Yêu cầu đăng ký khác nhau một cách đáng kể theo quốc gia, nhưng phần lớn đòi hỏi các tổ chức phải nộp đơn đăng ký khai, đóng phí đăng ký và đệ trình báo cáo tài chính hàng năm.
Một số quốc gia miễn một số tổ chức không cho phép đăng ký, chẳng hạn như các tổ chức tôn giáo, các tổ chức giáo dục, hoặc các tổ chức nhỏ, tăng ít hơn một số tiền đã định hàng năm, nhưng ngay cả khi tổ chức của bạn hội đủ điều kiện miễn dịch, bạn vẫn có thể phải nộp đơn xin miễn thuế.
Nếu tổ chức cộng đồng của bạn có kế hoạch để yêu cầu quyên góp qua các tuyến liên bang, bao gồm các nền tảng gây quỹ trực tuyến bạn có thể cần đăng ký ở nhiều bang. điều này có thể trở nên phức tạp một cách nhanh chóng, rất nhiều tổ chức làm việc với các dịch vụ hay luật sư để đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu thích thích ứng.
Sự hòa thuận xây dựng và thịnh vượng
Những dự án cộng đồng liên quan đến cấu trúc vật lý hoặc sử dụng đất đai phải tuân theo các quy định địa phương và các quy định xây dựng. xây dựng một khu vườn cộng đồng, xây dựng lại một trung tâm cộng đồng, hoặc lắp đặt nghệ thuật công cộng, bạn cần phải đảm bảo rằng dự án của bạn được cho phép theo luật quy hoạch địa phương và có giấy phép xây dựng cần thiết.
Các luật thay đổi kích thước quy định cách dùng đất ở các vùng khác nhau, chỉ định rằng bất động sản có thể được sử dụng cho các khu dân cư, thương mại, công nghiệp hay hỗn hợp. Nếu dự án cộng đồng của bạn không được sắp xếp theo tên của vùng quy hoạch hiện thời, bạn có thể cần phải áp dụng cho một giấy phép sử dụng điều kiện hay điều kiện khác nhau.
Giấy phép xây dựng hoặc sửa chữa công việc đảm bảo rằng các tiêu chuẩn an toàn và các quy định xây dựng. ngay cả các dự án nhỏ có thể cần được cho phép, và làm việc mà không có giấy phép hợp lệ có thể đưa đến những khoản phạt, lệnh ngừng làm việc, hoặc yêu cầu để loại bỏ hoặc tái tạo lại công việc.
Các quy tắc môi trường
Những dự án ảnh hưởng đến môi trường có thể gây ra nhiều quy định về điều lệ, những dự án dọn sạch môi trường, những sáng kiến về chất lượng nước, phục hồi môi trường sống và những hoạt động tương tự có thể đòi hỏi phải có sự cho phép dưới những luật bảo vệ môi trường như Luật Nước sạch, luật Không khí trong sạch, hay luật bảo vệ môi trường.
Trước khi bắt đầu bất cứ dự án nào liên quan đến đất đai, đường nước, hoặc thay đổi môi trường sống, hãy tham khảo ý kiến của các cơ quan môi trường địa phương để xác định xem có cần phải có sự cho phép hay đánh giá nào.
Vấn đề về khả năng và sự quản lý rủi ro
Quyền sử dụng pháp lý đại diện cho một trong những mối quan tâm lớn nhất của các tổ chức cộng đồng khi bạn đưa mọi người đến với nhau cho các hoạt động cộng đồng, tai nạn có thể xảy ra, và tổ chức của bạn có thể chịu trách nhiệm về thương tích hoặc thiệt hại xảy ra.
Hiểu những loại tính khả thi khác nhau
Tổ chức cộng đồng phải đối mặt với một số loại trách nhiệm tiềm năng. trách nhiệm chung ) bao gồm tổn thương thân thể và thiệt hại tài sản thứ ba - ví dụ, nếu một người tham gia đi du lịch và rơi vào sự kiện cộng đồng của bạn hoặc nếu người tình nguyện của bạn vô tình phá hoại tài sản trong khi làm việc trong một dự án.
Nợ phải trả ), còn được gọi là sai sót và sự kiện bảo hiểm, bảo vệ khỏi những lời buộc tội từ các dịch vụ chuyên nghiệp mà tổ chức của bạn cung cấp. Điều này đặc biệt liên quan đến các tổ chức cộng đồng cung cấp sự tư vấn, chương trình giáo dục, hoặc các dịch vụ chuyên nghiệp khác.
Các ủy ban và trách nhiệm của các nhân viên ) bảo vệ các thành viên hội đồng quản trị và các lãnh đạo tổ chức khỏi trách nhiệm cá nhân đối với các quyết định trong khả năng chính thức của họ. Việc này ngày càng quan trọng vì các thành viên bảng có thể bị kiện vì bị cáo buộc là quản lý sai, vi phạm bổn phận thiếu hiệu quả, hoặc lỗi quản trị khác.
Nghề nghiệp có trách nhiệm bao gồm những lời tuyên bố liên quan đến các vấn đề lao động, kể cả những cáo buộc về sự chấm dứt sai lầm, kỳ thị, quấy rối, phá hoại hoặc vi phạm lương và giờ lương.
Luật bảo vệ tình nguyện
Nhận ra tầm quan trọng của dịch vụ tình nguyện, Quốc hội ban hành Đạo luật Bảo vệ Tình nguyện năm 1997, cung cấp sự bảo vệ giới hạn cho những người tình nguyện của các tổ chức phi lợi nhuận.
Để được bảo vệ dưới Đạo luật Bảo vệ Tình nguyện, người tình nguyện phải hành động trong phạm vi trách nhiệm của mình, phải được cấp phép và chứng nhận đúng đắn nếu cần thiết, chắc hẳn không gây hại bằng cách cố ý hoặc hành vi phạm pháp hoặc sơ suất nghiêm trọng, và không phải gây ra thiệt hại trong khi vận hành một chiếc xe hơi mà người điều hành và bảo hiểm cần thiết cho nó.
Điều quan trọng là cần lưu ý rằng Đạo luật Bảo vệ Tự nguyện bảo vệ cá nhân nhưng không bảo vệ tổ chức khỏi những trách nhiệm của chính mình.
Trách nhiệm chăm sóc và thiếu cân nhắc
Các tổ chức cộng đồng có trách nhiệm chăm sóc những người tham gia, tình nguyện viên và cộng đồng, tức là thực hiện những biện pháp hợp lý để ngăn ngừa những thiệt hại có thể thấy trước được.
Để giảm thiểu những rủi ro, các tổ chức cộng đồng nên xử lý những rủi ro trước khi có hoạt động, phát triển và thực hiện các chính sách và thủ tục an toàn, giám sát hoạt động, duy trì cơ sở và thiết bị trong tình trạng an toàn, và đáp ứng thích hợp khi xảy ra.
Tài liệu là quan trọng để bảo vệ chống lại những yêu cầu sơ suất. và những bằng chứng khác cho thấy sự cam kết của tổ chức với sự an toàn và sự chăm sóc hợp lý.
Những sự quan tâm đặc biệt về hoạt động của những người thuộc nhóm nhỏ
Ngoài trách nhiệm chăm sóc sức khỏe chung, các tổ chức làm việc với trẻ em phải thực hiện chính sách bảo vệ trẻ em, kiểm tra lai lịch nhân viên và tình nguyện viên làm việc với trẻ em, duy trì tỷ lệ giám sát thích hợp, và tuân thủ các yêu cầu bắt buộc về lạm dụng trẻ em hoặc bỏ bê.
Nhiều bang có những luật lệ chi phối các tổ chức dành cho thanh thiếu niên, bao gồm cả những yêu cầu để phòng chống lạm dụng, chính sách cấm sự tiếp xúc giữa người lớn và trẻ vị thành niên, và các thủ tục để đáp ứng những cáo buộc về hành vi sai trái. không tuân theo những quy định này có thể dẫn đến hậu quả không chỉ là trách nhiệm công dân mà còn là hình phạt hình sự.
Bảo hiểm cho các tổ chức cộng đồng
Dù việc quản lý rủi ro có thể giảm thiểu nguy cơ lộ diện, bảo hiểm bảo hiểm tài chính khi có sự cố xảy ra, nguồn tài trợ, địa điểm và hợp đồng ủy thác cho phép phi lợi nhuận mang bảo hiểm trách nhiệm, không chỉ là việc bảo hiểm tài chính đầy đủ, mà thường là cần thiết cho các hoạt động.
Bảo hiểm tính khả thi chung
Bảo hiểm tài chính phi lợi nhuận chung bảo vệ bạn khỏi những tuyên bố có tiềm năng về pháp lý và thiệt hại tài chính do tai nạn liên quan đến các tổn thất của khách hàng và thiệt hại tài sản.
Nợ phải trả chung là một khoản chi phí cho những tổn thương thân thể, thiệt hại tài sản, thương tích cá nhân và chi phí bảo vệ những tuyên bố này.
Khi chọn một hệ thống bảo hiểm trách nhiệm chung, hãy chú ý đến giới hạn chính sách, thường được thể hiện như một giới hạn tính và giới hạn tổng hợp. Giới hạn trên mỗi việc bảo hiểm tối đa sẽ trả cho một sự cố duy nhất, trong khi giới hạn tổng hợp là số tiền bảo hiểm tối đa sẽ trả cho tất cả các yêu cầu trong thời gian chính sách. nhiều tổ chức có giới hạn ít nhất một triệu đô la mỗi lần xảy ra và tổng hợp hai triệu đô la, mặc dù các yêu cầu khác nhau dựa trên hoạt động và các nghĩa vụ hợp đồng của tổ chức.
Bảo hiểm nhân viên và giám đốc
Bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào với một ban giám đốc nên xem xét việc bảo hiểm giám đốc và các sĩ quan, một loại bảo hiểm trách nhiệm quản lý trách nhiệm.
D&O Quyền bảo vệ các sĩ quan, giám đốc và thành viên hội đồng quản trị khỏi những cáo buộc sai lầm, thiếu sót, thiếu trách nhiệm, sai trái, và quản lý sai lầm, bao gồm cả việc bảo vệ sự sơ suất, vi phạm trách nhiệm và việc làm.
Chính sách D&O thường bao gồm việc đăng tin về chi phí bảo vệ, bồi thường và phán quyết từ những tuyên bố chống lại các giám đốc và các sĩ quan riêng lẻ. một số chính sách cũng cung cấp cho thực thể thực thể bảo vệ chính phủ từ những tuyên bố nhất định. khi đánh giá chính sách D&O, xem xét liệu việc tin tức bao gồm trách nhiệm về việc làm, cho dù có những loại yêu cầu cụ thể, những chính sách được lưu trữ hay có thể suy luận, và liệu chính sách có cung cấp "t Đồng thời cho các giám đốc và các viên chức cũ.
Bảo hiểm tài sản
Nếu tổ chức cộng đồng của bạn sở hữu hoặc thuê nhà, bảo hiểm tài sản bảo vệ chống lại thiệt hại hoặc thiệt hại cho các tòa nhà, thiết bị, vật dụng và các tài sản khác.
Việc quản lý tài sản không chỉ bao gồm chi phí thay thế tài sản bị hư hại mà còn chi phí mua bán bị gián đoạn, bù đắp cho việc mất thu nhập và chi phí liên tục nếu tổ chức của bạn không thể hoạt động do thiệt hại tài sản, mà còn cho các tổ chức cộng đồng phụ thuộc vào các thiết bị hoặc cơ sở vật chất cụ thể để cung cấp chương trình, việc bảo vệ thương mại có thể là điều thiết yếu để tồn tại trong tổ chức sau thảm họa.
Bảo hiểm sự kiện đặc biệt
Các tổ chức cộng đồng thường tổ chức các sự kiện, và các sự kiện gây quỹ là một phần lớn của hoạt động phi lợi nhuận, yêu cầu bảo vệ các sự kiện có hay không có trách nhiệm về rượu. bảo hiểm sự kiện đặc biệt có thể được mua như một chính sách đứng một lần cho các sự kiện hoặc như một sự ủng hộ cho một chính sách trách nhiệm chung hàng năm.
Bảo hiểm thường bao gồm trách nhiệm chung cho sự kiện này, trách nhiệm về rượu nếu được phục vụ, hủy bỏ hoặc hoãn lại do những lý do được bảo hiểm, và thiệt hại cho các thiết bị hoặc địa điểm thuê.
Bảo hiểm về tính khả thi trên mạng
Khi các tổ chức cộng đồng ngày càng dựa vào các công cụ số và thu thập thông tin cá nhân về mặt điện tử, bảo hiểm trách nhiệm trách nhiệm mạng trở nên cần thiết.
Ngay cả những tổ chức cộng đồng nhỏ thu thập địa chỉ email, tiến hành quyên góp trực tuyến, hoặc duy trì cơ sở dữ liệu thành viên phải đối mặt với rủi ro mạng và nên cân nhắc việc này.
Chọn những nhà cung cấp bảo hiểm
Không có quỹ bảo hiểm phi lợi nhuận (NA) chỉ cung cấp bảo hiểm trách nhiệm cho 501(c) (c) tổ chức phi lợi nhuận, với thông tin có sẵn tại nhiều bang cho 501 (c) (c). Việc làm việc với những người bảo hiểm chuyên về bảo hiểm phi lợi nhuận có thể mang lại lợi ích, vì những nhà cung cấp này hiểu được những tổ chức nguy cơ độc đáo mà cộng đồng phải đối mặt và có thể đưa ra những lựa chọn về việc điều chỉnh.
Khi chọn bảo hiểm, đừng chọn lựa lựa chọn lựa chọn lựa chọn giá rẻ nhất. cân nhắc sự ổn định tài chính của người bảo hiểm, và khả năng trả tiền cho những người có thể giúp bạn định hướng các lựa chọn phi lợi nhuận, các cơ sở bảo hiểm, chất lượng dịch vụ khách hàng và các yêu cầu, và liệu chính sách bao gồm cả khả năng quản lý rủi ro và hỗ trợ. làm việc với một nhà môi giới bảo hiểm chuyên về bảo hiểm phi lợi nhuận có thể giúp bạn định hướng và đảm bảo sự bảo bảo về sự bảo về các lựa chọn cho các nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
Hòa ước và tài liệu pháp lý
Tài liệu chính xác và hợp đồng pháp lý là cần thiết để bảo vệ tổ chức cộng đồng của bạn và làm sáng tỏ những mong đợi với những người tham gia, tình nguyện viên, cộng sự và những người khác.
Những kẻ thù và những kẻ giải phóng
Những người từ chối quyền sử dụng và được các tổ chức cộng đồng sử dụng để thông báo cho những người tham gia các rủi ro và đạt được thỏa thuận không giữ cho tổ chức có trách nhiệm về những tổn thương hoặc thiệt hại.
Để cho người từ chối được thi hành, cần phải viết rõ ràng bằng ngôn ngữ dễ hiểu, đặc biệt xác định những rủi ro bị từ chối, được người tham gia (hoặc cha mẹ/bảo vệ) tình nguyện nếu người tham gia là trẻ vị thành niên, và không vi phạm chính sách công. Các thẩm phán cẩn thận xem xét cẩn thận những người bác bỏ sẽ không thi hành lệnh từ chối để bãi bỏ trách nhiệm nặng nề, cố tình vi phạm pháp luật.
Điều quan trọng là cần hiểu rằng những người từ chối những người vị thành niên có những thách thức đặc biệt. ở nhiều bang, cha mẹ không thể từ chối quyền kiện trẻ em vì thương tích, nghĩa là những người từ chối cha mẹ không thể bị áp đặt vì lợi ích của trẻ em. mặc dù những hạn chế này, những người từ chối vẫn phục vụ những chức năng quan trọng bằng cách thông báo cho những người tham gia và cha mẹ của những rủi ro và chứng minh rằng tổ chức xem trọng an toàn.
Những thỏa thuận tình nguyện
Các hiệp định tình nguyện viết làm rõ mối quan hệ giữa tình nguyện viên và tổ chức của bạn. những thỏa thuận này nên nêu rõ vai trò của người tình nguyện và trách nhiệm, mong đợi thời gian, các chính sách tổ chức mà người tình nguyện phải tuân theo, nghĩa vụ bảo mật nếu người tình nguyện muốn tiếp cận thông tin nhạy cảm, và thừa nhận vị trí tình nguyện không phải là một mối quan hệ công việc.
Những thỏa thuận tình nguyện giúp ngăn chặn sự hiểu lầm và có thể là bằng chứng quan trọng nếu có bất đồng về bản chất của mối quan hệ tình nguyện. và những yêu cầu an toàn.
Mẫu số cho trẻ vị thành niên
Khi hoạt động cộng đồng bao gồm trẻ vị thành niên, mẫu tự đồng ý của cha mẹ là cần thiết. Những mẫu này nên bao gồm giấy phép cho trẻ vị thành niên tham gia vào những hoạt động cụ thể, nhận biết những rủi ro liên quan đến các hoạt động, cho phép điều trị y tế khẩn cấp nếu cần, liên lạc với cha mẹ/người bảo vệ, thông tin về bất kỳ điều kiện y tế hoặc dị ứng nào, và cho phép sử dụng hình ảnh trẻ vị thành niên trong các bức ảnh hoặc video nếu cần thiết.
Giấy thỏa thuận nên được thu thập trước mỗi hoạt động hoặc chương trình, như giấy chấp thuận chung được ký vào đầu năm có thể không đủ để trang trải những rủi ro cụ thể liên quan đến các hoạt động nào đó. Hãy sẵn sàng chấp thuận trong các hoạt động để có thể tiếp xúc với thông tin y khoa và thông tin khẩn cấp nếu cần thiết.
Hợp tác và hợp tác
Các dự án cộng đồng thường bao gồm sự hợp tác giữa nhiều tổ chức. Hợp tác hoặc hợp tác hợp tác giúp đảm bảo rằng tất cả các đảng hiểu vai trò, trách nhiệm và mong đợi của họ. Những thỏa thuận này nên nhắm đến mục đích và mục tiêu của sự hợp tác, trách nhiệm riêng của mỗi đối tác, sự sắp xếp tài chính, sự sắp xếp tài chính và sự chia sẻ chi phí, quyền sở hữu tài sản hay vật liệu, sự định vị trách nhiệm và yêu cầu bảo hiểm, quá trình đưa ra quyết định, trong thời gian các quy trình hợp tác và giải quyết các thủ tục giải quyết giải quyết vấn đề.
Ngay cả khi hợp tác với các tổ chức đáng tin cậy, các thỏa thuận có thể ngăn ngừa sự hiểu lầm và đưa ra cơ sở để giải quyết những bất đồng có thể xảy ra.
Hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ
Khi tổ chức cộng đồng của bạn thuê nhà cung cấp dịch vụ hay nhà cung cấp dịch vụ như là người cung cấp các sự kiện, nhà thầu cho các dự án xây dựng, hoặc cố vấn cho các hợp đồng chuyên biệt - hợp đồng bảo vệ cả hai bên. Hợp đồng nên chỉ định phạm vi công việc hoặc dịch vụ để cung cấp, thời gian và thời gian hạn, điều khoản thanh toán và số lượng, bảo hiểm và không xác định yêu cầu, quyền sở hữu sản phẩm, nguồn cung cấp công việc, và các thủ tục giải quyết tranh luận.
Trước khi ký hợp đồng, hãy chắc chắn là bạn hiểu mọi điều khoản và hợp đồng phản ánh chính xác thỏa thuận.
Sự riêng tư và bảo vệ dữ liệu
Tổ chức cộng đồng thường xuyên thu thập và duy trì thông tin cá nhân về những người tham gia, những người tình nguyện, những người hiến tặng và những người khác.
Luật lệ và quy định riêng tư
Trong khi luật pháp liên bang vẫn còn hạn chế ở Hoa Kỳ, luật lệ chuyên về các lĩnh vực quy định về một số loại thông tin. Ví dụ, Luật bảo hiểm sức khỏe (HPAA) điều chỉnh thông tin sức khỏe, luật về quyền lợi gia đình và quyền riêng tư (FERPA) bảo vệ học sinh, và Đạo luật bảo vệ trẻ em trên mạng (CRA) hạn chế việc thu thập thông tin từ trẻ em dưới 13.
Ngoài ra, một số bang đã ban hành luật bảo vệ dữ liệu toàn diện cho quyền riêng tư của các tổ chức hoạt động hoặc thu thập thông tin từ những người dân của các bang đó. Đạo luật tiêu dùng của California (CCPA), Đạo luật bảo vệ dữ liệu tiêu dùng Virginia, Luật bảo vệ dữ liệu của Colorado, và các luật tương tự ở các bang khác tạo ra các nghĩa vụ liên quan đến việc thu thập dữ liệu, quyền tiêu dùng để truy cập và xóa dữ liệu, và hạn chế về việc bán dữ liệu và chia sẻ.
Các tổ chức cộng đồng phải hiểu luật riêng tư nào áp dụng cho hoạt động của họ và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu thích hợp. Điều này có thể bao gồm việc đăng chính sách riêng tư trên trang web, có sự đồng ý trước khi thu thập một số loại thông tin, cung cấp cho từng cá nhân truy cập dữ liệu của họ, thực hiện các biện pháp an ninh để bảo vệ dữ liệu, và báo cáo các lỗ hổng dữ liệu khi chúng xảy ra.
Những thực hành tốt nhất về an ninh dữ liệu
Bên cạnh sự tuân thủ pháp lý, các tổ chức cộng đồng có trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân được giao. an ninh dữ liệu tốt nhất bao gồm giới hạn dữ liệu bộ sưu tập thông tin mà thực sự cần thiết, lưu trữ dữ liệu một cách an toàn bằng cách sử dụng mã hóa và truy cập, thường cập nhật phần mềm và hệ thống an ninh, đào tạo nhân viên và tình nguyện về an ninh dữ liệu, phát triển và thực hiện các kế hoạch phản ứng dữ liệu đúng đắn, và xóa bỏ các dữ liệu khi nó không còn cần thiết nữa.
Ngay cả những tổ chức cộng đồng nhỏ cũng có thể trải qua những lỗ hổng về dữ liệu, và những chi phí về tài chính và danh tiếng có thể rất tai hại. đầu tư vào những biện pháp an ninh dữ liệu thích hợp là thiết yếu để bảo vệ tổ chức của bạn và những cá nhân mà bạn duy trì thông tin.
Ảnh chụp và dùng ảnh
Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh của những cá nhân không có giấy phép có thể tạo ra những vấn đề pháp lý liên quan đến quyền riêng tư và quyền công chúng.
Những thực hành tốt nhất bao gồm việc xin giấy phép viết trước khi dùng hình ảnh của người có khả năng nhận diện, đặc biệt cẩn thận với hình ảnh của trẻ vị thành niên, thông báo rõ ràng cách dùng hình ảnh, tôn trọng những yêu cầu của những người không muốn được chụp ảnh, và tránh dùng hình ảnh theo cách có thể gây xấu hổ hoặc tai hại cho những người được miêu tả.
Hình ảnh được phát hành nên xác định những loại sử dụng nào (như trang web, mạng xã hội, tài liệu in), dù tổ chức có thể cho phép người thứ ba sử dụng hình ảnh, bao lâu thì quyền hạn sẽ kéo dài, và người đó có thể hủy bỏ quyền hạn của mình hay không.
Quản lý việc làm và tình nguyện
Sự khác biệt pháp lý giữa nhân viên và tình nguyện viên là quan trọng đối với các tổ chức cộng đồng, vì sự phân biệt sai có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể về mặt pháp lý và tài chính.
Nhân viên đấu với lớp tình nguyện
Dưới Luật Lao động Công bằng (FSSA), những người làm việc cho một tổ chức thường phải được bồi thường cho công chức, trừ khi họ hội đủ điều kiện làm tình nguyện viên.
Thực tế là một người nào đó được gọi là "người tham gia" không tự động làm cho họ cho mục đích pháp lý. Nếu một cá nhân thực hiện cùng một công việc với công nhân được trả lương, nhận được bồi thường hơn là chi phí, hoặc được yêu cầu tình nguyện như là một điều kiện nhận lợi ích hoặc dịch vụ, họ có thể được phân loại như một nhân viên bất kể tên của.
Nếu bạn không chắc chắn về việc một người nào đó nên được phân loại như một nhân viên hay tình nguyện viên, hãy tham khảo ý kiến của một luật sư công việc hoặc nhân viên chuyên nghiệp.
Lời khen của luật pháp
Các tổ chức cộng đồng với nhân viên phải tuân theo nhiều luật làm việc tại các bang, bang và địa phương. các khu vực chủ yếu là tuân thủ các quy định về lương và giờ quy định đòi hỏi tiền lương và tiền công và tiền công, luật chống phân biệt đối xử dựa trên đặc tính được bảo vệ, luật an toàn nơi làm việc dưới luật bảo vệ an toàn và sức khỏe gia đình và các yêu cầu y tế, bảo hiểm bồi thường nhân viên, và bảo hiểm thất nghiệp.
Nhiều luật về việc làm chỉ áp dụng cho chủ nhân với số lượng nhân viên ít nhất, nhưng một số sự bảo vệ áp dụng bất kể quy mô tổ chức.
Kiểm tra & nền
Các tổ chức cộng đồng, đặc biệt là những người làm việc với những người dễ bị tổn thương như trẻ em hoặc người lớn tuổi, nên kiểm tra lai lịch của nhân viên và tình nguyện viên.
Khi điều hành kiểm tra lý lịch, các tổ chức phải tuân theo Đạo luật Báo cáo Công bằng (FCRA) nếu sử dụng một công ty kiểm tra đảng thứ ba. FCRA đòi hỏi phải có sự đồng ý của cá nhân, cung cấp những thông tin cần thiết để tiết lộ, và làm theo các thủ tục cụ thể nếu hành động chống đối dựa trên kết quả kiểm tra lý lịch.
Luật pháp của chính phủ và địa phương có thể áp đặt những quy định khác hoặc hạn chế việc kiểm tra lai lịch, kể cả những giới hạn xem xét một số loại tiền sử tội phạm hoặc những điều kiện cụ thể để có những vị trí liên quan đến trẻ em.
Chính sách quản lý tình nguyện
Quản lý tình nguyện đòi hỏi những thủ tục rõ ràng về việc tuyển dụng và duyệt xét, đào tạo và định hướng, giám sát và giám sát, mã hành vi và mong đợi hành vi, các thủ tục an toàn, các thủ tục trả lại chi phí, nhận biết và đánh giá cao, và thủ tục để giải quyết vấn đề hiệu quả hoặc hành vi sai trái.
Chính sách tình nguyện viết giúp bảo đảm sự nhất quán, bảo vệ tổ chức khỏi trách nhiệm và tạo ra những kinh nghiệm tình nguyện tích cực. Các chính sách chính sách nên được cung cấp cho những người tình nguyện viết và xem xét đều đặn để đảm bảo rằng họ hiện tại và hiệu quả.
Sự lãnh đạo và trách nhiệm khó khăn
Để kết hợp các tổ chức cộng đồng, ban giám đốc phải chịu trách nhiệm tối cao về quản lý tổ chức và sự tuân thủ pháp lý.
Những kỷ niệm thiếu thực tế của các thành viên trong ban quản trị
Các thành viên của các tổ chức phi lợi nhuận phải có ba nhiệm vụ chính yếu liên quan đến tổ chức.
Việc đòi hỏi các thành viên ban quản trị phải hành động vì lợi ích tốt nhất của tổ chức thay vì lợi ích cá nhân. Điều này bao gồm việc tránh xung đột lợi ích, không dùng tài nguyên tổ chức để lợi ích cá nhân, và giữ bí mật về thông tin tổ chức nhạy cảm.
Việc [FLT: 0] đòi hỏi các thành viên hội đồng quản trị phải đảm bảo các tổ chức hợp pháp với các luật lệ thích hợp và giữ trung thành với nhiệm vụ và tài liệu điều hành của tổ chức này. Điều này bao gồm việc đảm bảo hoạt động trong phạm vi của mục đích không có thuế và phải tuân thủ các hạn chế hoạt động của tổ chức.
Những vụ vi phạm chức năng tưởng tượng có thể gây ra trách nhiệm cá nhân cho các thành viên ban quản trị, mặc dù trách nhiệm này tương đối hiếm khi các thành viên hội đồng quản trị hành động với đức tin tốt và thực hành sự chăm sóc chu đáo.
Sự xung đột giữa các chính sách về lợi ích
Những mâu thuẫn về sự quan tâm phát sinh khi các thành viên ban quản trị hoặc nhân viên then chốt có quyền lợi cá nhân hoặc tài chính có thể ảnh hưởng đến quyết định của họ thay mặt tổ chức.
Những xung đột về chính sách lợi ích cần có thành viên hội đồng quản trị và nhân viên then chốt để tiết lộ những xung đột tiềm năng, thiết lập các thủ tục để xem xét và giải quyết các cuộc xung đột tiết lộ, đòi hỏi phải tái tranh luận và bỏ phiếu về các vấn đề có xung đột và ghi lại cách giải quyết các cuộc xung đột.
IRS yêu cầu các tổ chức khai thác thuế có xung đột chính sách lợi ích và báo cáo về Form 990 liệu họ có chính sách như thế hay không và cách họ được thực hiện.
Sự giám sát về tài chính và sự trong sạch
Các thành viên của ban quản lý tài chính và minh bạch, bao gồm việc xem xét và phê duyệt ngân sách, giám sát các báo cáo tài chính và so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách, đảm bảo các điều khiển nội bộ đủ để ngăn chặn sự gian lận và quản lý tồi, sắp xếp để kiểm toán tài chính hoặc xem xét lại tài chính mỗi năm khi thích hợp, và đảm bảo việc nộp thuế đúng lúc và báo cáo thuế.
Các tổ chức cấp thuế phải cung cấp một số tài liệu sẵn sàng cho việc kiểm tra công cộng, bao gồm Form 1023 (việc xin lỗi về địa vị thuế), Form 990 (trả lại thông tin hàng năm), và quản lý tài liệu như các bài viết của sự kết hợp và các luật sư. Các tổ chức nên có các thủ tục đáp ứng các yêu cầu công chúng cho các tài liệu này.
Theo luật và tài liệu về chi nhánh
Theo luật tổ chức, các quy định về cách tổ chức được điều hành, bao gồm thành phần và các điều khoản, chức vụ và trách nhiệm của các sĩ quan, hội đủ điều kiện và thủ tục, bỏ phiếu và quy định số đại biểu, cấu trúc ủy ban và các thủ tục sửa đổi.
Theo luật pháp nên được xem xét thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với kích thước và hoạt động hiện tại của tổ chức. tổ chức cần phải theo các thủ tục sửa đổi được ghi rõ trong các luật lệ hiện có.
Ngoài luật pháp, các tổ chức nên duy trì những tài liệu khác như xung đột chính sách lợi ích, tài liệu về việc lưu trữ và phá hủy, chính sách huýt sáo, và các chính sách bồi thường hành pháp.
Xem xét tài sản tri thức
Các tổ chức cộng đồng tạo ra và sử dụng nhiều dạng tài sản trí tuệ, từ tên tuổi và logo tổ chức đến vật liệu giáo dục và công việc sáng tạo.
Dấu ấn thương mại
Dấu ấn bảo vệ danh tính, biểu tượng, khẩu hiệu và những biểu tượng khác để phân biệt tổ chức của bạn với người khác.
Trước khi nhận một tên hay logo, tiến hành tìm kiếm thương hiệu để đảm bảo rằng bạn không vi phạm các nhãn hiệu đã có. Dùng tên hay logo tương tự như thương hiệu của một tổ chức khác có thể dẫn đến hành động và yêu cầu pháp lý, có thể gây ra tốn kém và phá rối.
Bản quyền
Bản quyền bảo vệ tác phẩm gốc của tác giả, bao gồm các tài liệu được viết, ảnh chụp, video, âm nhạc và phần mềm. Bản quyền tự động được bảo vệ khi một công việc được tạo ra và cố định theo dạng hữu hình, mặc dù đăng ký với Văn phòng Tác quyền Hoa Kỳ cung cấp thêm những lợi ích.
Đầu tiên, bảo vệ tài liệu bản quyền của chính mình bằng cách ghi chép bản quyền, đăng ký các công việc quan trọng, sử dụng giấy phép hay hợp đồng để kiểm soát cách người khác sử dụng tài liệu của bạn. thứ hai, tôn trọng bản quyền của người khác bằng cách sử dụng các tài liệu có bản quyền trước khi sử dụng các tài liệu có bản quyền, hiểu biết công bằng các giới hạn, và sử dụng hình ảnh, âm nhạc và nội dung khác.
Giáo lý công bằng này cho phép việc sử dụng tài liệu có bản quyền giới hạn mà không có sự cho phép về mục đích như phê bình, bình luận, báo cáo, dạy dỗ, học bổng hoặc nghiên cứu.
Giấy phép công cộng cho người công khai và sáng tạo
Nhiều tổ chức cộng đồng hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm mã nguồn mở và sáng tạo chung, có thể sử dụng một cách tự do dưới điều kiện xác định. Khi sử dụng những nguồn tài nguyên này, hãy xem xét kỹ các điều khoản giấy phép áp dụng để đảm bảo sự tuân thủ. Một số giấy phép đòi hỏi sự ủng hộ, cấm sử dụng thương mại, hoặc yêu cầu các công việc đạo hàm được chia sẻ dưới cùng giấy phép.
Tương tự thế, nếu tổ chức của bạn tạo ra những tài liệu giáo dục hoặc những nội dung khác mà bạn muốn chia sẻ rộng rãi, hãy xem xét việc dùng giấy phép sáng tạo chung để liên lạc rõ ràng với người khác về cách bạn có thể sử dụng công việc của bạn trong khi vẫn giữ một số quyền nào đó.
Hoạt động chính trị và những hạn chế về việc bị bỏ bê
Các tổ chức khai thác thuế dưới phân khu 501(c)(c) phải đối mặt với những hạn chế đáng kể về hoạt động chính trị và vận động hành chính trị. hiểu được những giới hạn này là rất quan trọng đối với các tổ chức cộng đồng muốn ủng hộ cho những nguyên nhân của họ trong khi duy trì trạng thái thuế má.
Cấm vận động chính trị
Mục 501(c) (3) Các tổ chức tuyệt đối bị cấm tham gia hoặc can thiệp vào các chiến dịch chính trị thay mặt hoặc chống đối các ứng viên vào chức vụ công.
Những hoạt động cấm đoán bao gồm việc ủng hộ hoặc phản đối, đóng góp cho các ứng cử viên hoặc đảng phái chính trị, phân phát vật liệu chiến dịch, cho phép các ứng viên sử dụng tài nguyên tổ chức, và phát biểu trong các ấn phẩm chính thức nhằm ủng hộ hoặc chống lại các ứng viên.
Việc vi phạm lệnh cấm vận chính trị có thể dẫn đến việc bãi bỏ thuế cho tổ chức và các người quản lý, và trong những trường hợp có rất nhiều trường hợp, bãi bỏ tình trạng thuế vụ, các tổ chức cộng đồng phải thận trọng trong việc giữ trung lập về chính trị trong chiến dịch.
Hoạt động thay đổi cách dễ chấp nhận
Không giống như hoạt động chính trị trong chiến dịch tranh cử, việc vận động hành lang không bị cấm hoàn toàn cho 501(c)(c)(c)(3), nhưng nó phải bị hạn chế. Việc đánh giá bao gồm việc cố gắng ảnh hưởng đến luật pháp qua việc tiếp xúc với các luật sư hoặc nhân viên của họ, khuyến khích công chúng liên lạc với các nhà lập pháp, hoặc có vị trí trong các đề xuất lập pháp cụ thể.
Dưới bài kiểm tra "phần thực nghiệm" của mục 501(h), vận động hành lang không thể tạo thành một phần đáng kể trong hoạt động của tổ chức. bài kiểm tra này mơ hồ và cụ thể.
Nhiều tổ chức chọn cách kiểm tra chi tiêu bởi vì nó cung cấp rõ ràng hơn và nói chung cho phép vận động hành lang nhiều hơn là một thử nghiệm đáng kể. tổ chức thực hiện cuộc bầu cử này bằng cách nộp hồ sơ 768 cho Cục thuế.
Thuyết quảng cáo và giáo dục
Mặc dù hoạt động chính trị bị cấm và vận động hành lang bị hạn chế, 501(c) (1) (c) các tổ chức có thể tham gia vào việc ủng hộ việc ủng hộ việc ủng hộ và tham gia vào các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của họ. hoạt động có thể chấp nhận bao gồm việc giáo dục công khai về các vấn đề, điều khiển nghiên cứu và công bố, tổ chức các diễn đàn ứng viên không thuộc đảng và bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, khuyến khích người bầu cử và tham gia mà không cần hỗ trợ các ứng cử viên cụ thể, và ủng hộ các vị trí chính sách mà không cần tham gia vào luật pháp.
Khi dự tính những hoạt động ủng hộ những hoạt động xã hội, các tổ chức cộng đồng nên cẩn thận xem xét liệu những hoạt động đi vào khu vực cấm và tìm lời khuyên pháp lý khi không chắc chắn.
Khả năng truy cập và không bị buộc tội
Các tổ chức cộng đồng có trách nhiệm pháp lý và đạo đức để đảm bảo chương trình và cơ sở của họ có thể tiếp cận được và không phân biệt đối xử với các nhóm được bảo vệ.
Những hành động bất lực của người Mỹ
Luật pháp của Mỹ về khuyết tật (ADA) cấm sự kỳ thị những người có khuyết tật trong việc làm, chỗ ở công cộng và những khu vực khác. Đối với các tổ chức cộng đồng, ADA tuân thủ bao gồm việc đảm bảo quyền sử dụng cơ sở vật lý, cung cấp chỗ ở hợp lý cho nhân viên và tình nguyện viên, giúp cho chương trình và dịch vụ truy cập được, và có thể bảo đảm các trang web và nội dung kỹ thuật số.
Những đòi hỏi về thể chất, bao gồm việc tiếp cận được chỗ đậu xe, lối vào và lối vào có thể truy cập, nhà vệ sinh và những tuyến đường có thể truy cập trong các cơ sở.
Khả năng truy cập chương trình có nghĩa là những người khuyết tật phải có khả năng tham gia và hưởng lợi ích từ chương trình và dịch vụ. Điều này có thể đòi hỏi phải cung cấp trợ giúp và dịch vụ như dịch vụ dịch thuật ngôn ngữ ký hiệu, sửa đổi chính sách hoặc thủ tục hoặc đưa ra những định dạng thay thế cho vật liệu.
Dân quyền và luật bất bạo động
Nhiều luật liên bang, tiểu bang và địa phương cấm kỳ thị dựa trên những đặc điểm được bảo vệ như chủng tộc, màu sắc, quốc gia, tình dục, tôn giáo, tuổi tác và sự tàn tật.
Các tổ chức cộng đồng nên chấp nhận và thực hiện các chính sách không phân biệt, cung cấp đào tạo về các quy tắc không phân biệt đối xử, thiết lập các thủ tục để giải quyết những phàn nàn về sự phân biệt đối xử, và đảm bảo rằng các chương trình và dịch vụ được cung cấp công bằng cho tất cả những cá nhân có đủ điều kiện.
Các tổ chức nhận được sự trợ giúp tài chính liên bang phải tuân theo các yêu cầu khác không phân biệt giới tính, bao gồm cả "Triển đề VI của Đạo luật Dân Quyền" (thử nghiệm phân biệt chủng tộc), "Tribit I of the Education Recitionrations (Sự phân biệt giới tính trong các chương trình giáo dục), mục 504 của Đạo luật cải cách (định nghĩa bị phân biệt đối xử khiếm khuyết tật), và Đạo luật Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật Kỷ luật về Tuổi (thời.
Truy cập ngôn ngữ
Trong khi các yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào nguồn tài trợ và thẩm quyền của tổ chức, các thực hành tốt nhất bao gồm việc đánh giá nhu cầu ngôn ngữ của cộng đồng phục vụ, cung cấp dịch vụ giải thích các dịch vụ quan trọng cho các thông tin quan trọng trong ngôn ngữ thông thường và đào tạo các nhân viên thông dịch thuật viên và cá nhân tiếng Anh có khả năng giới hạn.
Việc cung cấp ngôn ngữ không chỉ giúp đảm bảo sự tuân thủ pháp luật mà còn thúc đẩy nhiệm vụ của tổ chức bằng cách làm cho các chương trình và dịch vụ thực sự dễ tiếp cận với tất cả các thành viên trong cộng đồng.
Các chỉ dẫn cộng đồng và các quy tắc về cách cư xử
Thiết lập những hướng dẫn và mật mã rõ ràng trong cộng đồng giúp tạo ra môi trường an toàn, tôn trọng và hữu ích cho sự tham gia của cộng đồng trong khi cung cấp một khuôn khổ để giải quyết những vấn đề khó khăn.
Phát triển các đường chỉ dẫn cộng đồng hữu hiệu
Những hướng dẫn cộng đồng nên diễn đạt các giá trị và mong đợi hành vi cho những người tham gia trong các hoạt động của tổ chức của bạn. hướng dẫn hiệu quả rõ ràng và cụ thể hơn là mơ hồ, khung tích cực khi có thể, tập trung vào hành vi thay vì danh tính, luôn áp dụng cho tất cả các người tham gia, và thường xuyên xem xét và cập nhật khi cần thiết.
Các sách chỉ dẫn nên nhắm đến những lĩnh vực quan trọng như giao tiếp tôn trọng, quấy nhiễu và kỳ thị, an toàn và an ninh, dùng tài nguyên tổ chức, sự bí mật và riêng tư, xung đột giữa các mối quan tâm và mạng xã hội và hạnh kiểm trên mạng.
Sự ngược đãi và những sự thiếu thận trọng
Tất cả các tổ chức cộng đồng nên có những chính sách rõ ràng ngăn chặn sự quấy nhiễu và kỳ thị. và cấm việc trả đũa những người báo cáo mối lo lắng hoặc tham gia điều tra.
Chính sách chỉ có hiệu quả nếu được thông tri, áp dụng và hỗ trợ một cách đều đặn qua sự huấn luyện thích hợp và sự thi hành pháp luật.
Những thủ tục phân giải xung đột
Bất kể những nỗ lực tốt nhất để ngăn ngừa xung đột, các cuộc bất đồng và tranh chấp sẽ không thể tránh được trong các tổ chức cộng đồng.
Những thủ tục giải quyết xung đột hiệu quả bao gồm việc khuyến khích trực tiếp liên lạc giữa các đảng khi thích hợp, cung cấp cuộc đối thoại thông tin hoặc tạo điều kiện cho những cuộc xung đột nghiêm trọng hơn, thiết lập những con đường rõ ràng để giải quyết không theo nghi thức chính thức, và đảm bảo các quá trình công bằng cho mọi bên có cơ hội được lắng nghe.
Một số tổ chức bao gồm các quy định khác về sự tranh chấp trong luật pháp hoặc hợp đồng của họ, yêu cầu sự thông qua hoặc thẩm vấn trước khi kiện tụng. những sự sắp đặt này có thể giúp giải quyết tranh chấp nhanh chóng và chi phí hơn là các thủ tục tòa án.
Bị cưỡng ép và có trách nhiệm
Các tổ chức nên thiết lập những tiến trình rõ ràng để giải quyết các hành vi vi vi phạm, bao gồm các thủ tục điều tra, những hậu quả tiềm năng, những quá trình thu hút hoặc xem xét lại và đòi hỏi tài liệu.
Những hành vi vi vi phạm nên tương ứng với mức độ nghiêm trọng của hạnh kiểm và có thể bao gồm từ lời cảnh báo bằng lời nói đến việc tạm thời đình chỉ việc tạm thời cho đến việc bị loại trừ vĩnh viễn khỏi chương trình hoặc hoạt động.
Giữ sổ sách và lưu trữ tài liệu
Giữ sổ sách đúng là cần thiết để hợp pháp hóa, có trách nhiệm tổ chức và có hiệu quả, các tổ chức cộng đồng nên duy trì nhiều loại hồ sơ và thực hiện chính sách bảo vệ và hủy diệt thích hợp.
Cần thiết hồ sơ
Các tổ chức khai thác thuế phải duy trì hồ sơ hỗ trợ tình trạng thuế-không được và chứng minh tuân thủ các yêu cầu về thuế. Cần thiết hồ sơ bao gồm các bài báo về sự hợp tác và theo luật pháp, lá thư quyết định cấp vốn thuế, Đối với nguồn tin hàng năm, hồ sơ tài chính bao gồm thu nhập và tài liệu chi phí, các phút họp hội đồng quản trị và các ủy ban, và các hồ sơ đóng góp được nhận.
Hồ sơ nhân viên phải được bảo trì cho tất cả nhân viên, bao gồm các đơn xin việc và giấy tờ tuyển dụng, Form I-9 erightable reviviceification, bảng lương và giấy khai thuế, đánh giá hiệu suất và kỷ lục kỷ lục kỷ luật, và ghi chép về việc để lại và chỗ ở.
Chương trình ghi lại các hoạt động và tác động của tổ chức, bao gồm việc tham gia đăng ký và đồng ý, hồ sơ tham dự, đánh giá chương trình và kết quả kết quả, cấp ứng dụng và báo cáo, và hợp đồng và hợp đồng với đối tác và nhà cung cấp.
Chính sách bảo tồn tài liệu
Chính sách bảo tồn tài liệu chỉ định bao lâu các loại hồ sơ khác nhau cần được lưu giữ và khi nào có thể bị hủy. Những chính sách này giúp bảo tồn những hồ sơ quan trọng trong khi giảm chi phí lưu trữ và chất đống cho các hồ sơ không còn cần thiết nữa.
Thời gian lưu trữ khác nhau tùy theo loại hồ sơ và các yêu cầu pháp lý. Ví dụ, các quy định thuế thì cần các tổ chức để duy trì hồ sơ về thuế, hỗ trợ Form 990 trong ít nhất ba năm, hồ sơ thuế công việc phải được giữ ít nhất bốn năm, hồ sơ công ty như các bài viết về hợp đồng và luật lệ nên được giữ vĩnh viễn, và các hợp đồng và hợp đồng nên được giữ trong một thời gian nhất định sau khi giải lao.
Các chính sách ghi chép tài liệu nên được hội đồng giám đốc chấp thuận, thông tin liên lạc với các nhân viên chịu trách nhiệm về việc giữ sổ sách, và xem xét thường xuyên để đảm bảo họ vẫn còn tồn tại với các yêu cầu pháp lý.
Quản lý đĩa điện tử
Khi các tổ chức ngày càng duy trì các hồ sơ điện tử, việc quản lý hồ sơ điện tử trở nên quan trọng, nhưng các hồ sơ điện tử thường được thay thế bằng giấy tờ nếu được bảo tồn theo một dạng bảo tồn lòng trung kiên và khả năng tiếp cận.
Những phương pháp tốt nhất để quản lý dữ liệu điện tử bao gồm việc sử dụng những hệ thống và định dạng đáng tin cậy mà qua thời gian vẫn còn có thể truy cập được, thực hiện các thủ tục phục hồi và gây thảm họa, điều khiển việc truy cập vào các hồ sơ điện tử nhạy cảm, và bảo đảm ghi chép điện tử được bao gồm trong các chính sách lưu trữ tài liệu và hủy diệt.
Tài liệu bị hủy
Khi thời gian lưu trữ để ghi chép hết hạn, các tổ chức nên hủy bỏ hồ sơ theo cách bảo vệ thông tin mật.
Các tổ chức không bao giờ nên phá hủy các hồ sơ bị chờ đợi hoặc dự đoán kiện tụng, điều tra của chính phủ hoặc kiểm toán.
Đáp ứng các vấn đề pháp lý và những lời gièm pha
Dù nỗ lực hết sức để làm theo sự chỉ dẫn và rủi ro, nhưng các tổ chức cộng đồng có thể phải đối mặt với những vấn đề pháp lý hoặc những cuộc tranh cãi.
Khi nào cần tìm lời khuyên về pháp lý
Các tổ chức cộng đồng nên tham khảo ý kiến luật sư trong nhiều trường hợp, kể cả khi thành lập tổ chức hoặc thay đổi cấu trúc quan trọng, khi phải đối mặt với những đòi hỏi pháp lý hoặc những đòi hỏi pháp lý, khi phải đối phó với các hợp đồng hoặc giao dịch phức tạp, khi nói về những vấn đề như việc làm hoặc sự phàn nàn về sự phân biệt đối xử, khi đáp lại những cuộc điều tra hoặc kiểm toán của chính phủ, và khi không chắc chắn về các điều kiện pháp lý hoặc các bổn phận hợp pháp.
Nhiều tổ chức thiết lập mối quan hệ với những luật sư có thể cung cấp lời khuyên và sẵn sàng cung cấp khi có vấn đề xảy ra. và các tổ chức viện trợ pháp lý có thể hỗ trợ các nhóm hội đủ điều kiện.
Đáp ứng những lời than phiền và đòi hỏi pháp lý
Khi tổ chức của bạn nhận được đơn khiếu nại, yêu cầu pháp lý hoặc kiện tụng, hãy lập tức thông báo cho nhà xuất bản bảo hiểm biết nếu có thể được bảo hiểm, hỏi ý kiến luật sư trước khi trả lời, bảo tồn mọi tài liệu và thông tin liên lạc liên quan, không nhận trách nhiệm hoặc không đưa ra lời khuyên pháp lý, và không giữ bí mật về vấn đề này.
Ngay cả khi bạn tin rằng lời than phiền là vô căn cứ, hãy nghiêm túc và đáp lại một cách chuyên nghiệp, những phản ứng thiếu khôn ngoan hoặc phòng thủ có thể gia tăng xung đột và gây thêm những sự phơi bày về pháp lý.
Quản lý khủng hoảng
Các tổ chức nên có kế hoạch đối phó với khủng hoảng để xác định đội phản ứng khủng hoảng, thiết lập giao thức liên lạc, chỉ định các nhà phát ngôn, các thủ tục dàn xếp để xác định các mối quan hệ, và xử lý các vụ kiện liên quan đến luật pháp và bảo hiểm.
Trong cơn khủng hoảng, hãy tập trung vào việc bảo đảm an toàn, thu thập thông tin chính xác, giao tiếp một cách minh bạch trong khi bảo vệ quyền lợi pháp lý và ghi lại những hành động đã diễn ra.
Xây dựng một văn hóa hòa hợp pháp lý
Thay vì xem việc tuân thủ luật pháp là gánh nặng, các tổ chức cộng đồng thành công hợp pháp hóa văn hóa và hoạt động của tổ chức.
Huấn luyện và giáo dục
Việc huấn luyện thường xuyên giúp các thành viên hội đồng quản trị, nhân viên và tình nguyện hiểu trách nhiệm pháp lý của họ và các chính sách của tổ chức. và các yêu cầu pháp lý liên quan đến các hoạt động của tổ chức.
Tập luyện nên được cung cấp cho thành viên hội đồng quản trị mới, nhân viên và tình nguyện viên trong quá trình định hướng và làm mới định kỳ cho tất cả những người tham gia. tài liệu về huấn luyện hoàn thành có thể là bằng chứng quan trọng cho thấy cam kết của tổ chức để tuân thủ.
Trình theo dõi và phát thử đồng thuận
Việc thường xuyên theo dõi giúp xác định và giải quyết vấn đề trước khi trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Cần phải ghi lại việc giám sát sự đồng thuận, và bất cứ vấn đề nào được xác định phải được giải quyết ngay với hành động sửa đổi thích hợp.
Sự cải thiện liên tục
Các tổ chức cộng đồng nên tiếp tục thông tin về những thay đổi trong luật lệ và quy định ứng dụng, tham gia vào các mạng lưới và các mối quan hệ cung cấp cập nhật và nguồn lực, học hỏi từ các sự cố và gần như những sai lầm để cải thiện chính sách và các thực hành, đánh giá thường xuyên và cập nhật các chiến lược quản lý rủi ro.
Xây dựng một nền văn hóa được cải thiện liên tục giúp các tổ chức thích nghi với việc thay đổi phong cảnh pháp lý và duy trì những tiêu chuẩn cao về sự tuân thủ và quản trị.
Tài nguyên và sự hỗ trợ cho các tổ chức cộng đồng
Các tổ chức cộng đồng không chỉ cần định hướng các phức tạp pháp lý mà còn có nhiều nguồn lực và hệ thống hỗ trợ sẵn sàng để giúp các tổ chức hiểu và đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý của họ.
Tài nguyên pháp lý
Nhiều tổ chức cung cấp thông tin và trợ giúp hợp pháp cho các tổ chức cộng đồng. Hội đồng phi lợi nhuận quốc gia cung cấp nguồn tài nguyên lớn về các vấn đề pháp lý phi lợi nhuận và thông tin cụ thể. các liên kết quốc gia của phi lợi nhuận cung cấp sự huấn luyện, tài nguyên và khuyến khích cho tổ chức phi lợi nhuận tại các bang của họ. các chương trình pháp luật pro bono kết nối tổ chức phi lợi nhuận với các luật tình nguyện. các trường học luật cung cấp dịch vụ pháp để hội đủ điều kiện cho các tổ chức trong khi cung cấp các học sinh luật.
Các nguồn tài nguyên trực tuyến như trang web IRS cung cấp hướng dẫn về các yêu cầu về việc khai thuế, trong khi các tổ chức như Hội đồng phi lợi nhuận quốc gia cung cấp thông tin toàn diện về quản trị, tuân thủ và thực hành tốt nhất.
Cố vấn chuyên nghiệp
Ngoài luật sư, các tổ chức cộng đồng hưởng lợi từ các mối quan hệ với các cố vấn chuyên nghiệp khác. các tài khoản và người giữ sách giúp đảm bảo các hồ sơ tài chính chính chính chính chính xác và sự tuân thủ thuế. các nhà môi giới bảo hiểm chuyên về bảo hiểm phi lợi nhuận giúp các tổ chức bảo hiểm có được sự bảo hiểm phù hợp. các nhà tư vấn tài chính cung cấp sự hướng dẫn về vấn đề việc làm và sự tuân thủ.
Xây dựng một nhóm cố vấn đáng tin cậy cung cấp các tổ chức cộng đồng với sự chuyên môn và hỗ trợ trong nhiều lĩnh vực hợp pháp và hoạt động tuân thủ.
Mạng lưới bạn bè và học cách giao tiếp
Kết nối với các tổ chức cộng đồng khác cung cấp cơ hội để học hỏi từ bạn bè, chia sẻ tài nguyên, và giữ được thông tin về các vấn đề mới nổi. mạng lưới phi lợi nhuận địa phương, các liên kết quốc gia tập trung vào các khu vực vấn đề cụ thể, các cộng đồng trực tuyến và các diễn đàn, và các hội nghị và đào tạo các sự kiện tất cả đều cho cơ hội để học hỏi và kết nối.
Việc học hỏi bạn bè có thể đặc biệt có giá trị đối với những tổ chức nhỏ không có nhân viên hoặc nguồn lực rộng lớn nhưng có thể được lợi ích từ sự hiểu biết và kinh nghiệm tập thể của cộng đồng rộng lớn hơn.
Kết luận: Hợp pháp là nền tảng cho ảnh hưởng
Hiểu biết và nói về mặt pháp lý của sự dính líu của cộng đồng không phải là tạo ra những trở ngại hay làm giảm đi sự nhiệt tình đối với sự gắn bó công dân mà là xây dựng một nền tảng vững chắc cho phép các tổ chức cộng đồng theo đuổi những nhiệm vụ một cách hiệu quả, bền vững và đạo đức.
Luật pháp bảo vệ những cá nhân dành thời gian và năng lượng cho công việc cộng đồng, đảm bảo rằng tài nguyên tổ chức được sử dụng một cách thích hợp và hiệu quả, xây dựng lòng tin với những người tham gia, những người hiến tặng, và cộng đồng rộng lớn hơn, tạo sự bền vững bằng cách tránh những vấn đề pháp lý có thể phá vỡ công việc quan trọng, và biểu lộ tinh thần chuyên nghiệp và trách nhiệm thu hút sự ủng hộ và hợp tác.
Trong khi phong cảnh pháp lý có thể có vẻ khó khăn, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ hoặc sáng kiến dân chủ, hãy nhớ rằng bạn không cần phải là một chuyên gia pháp lý để điều hành một tổ chức cộng đồng hợp pháp. điều bạn cần là nhận thức được những vấn đề chính yếu về luật pháp, cam kết học tập và cải thiện, sẵn sàng tìm kiếm sự giúp đỡ khi cần thiết, và sự cống hiến để hoạt động với sự chính trực và minh bạch.
Bắt đầu bằng việc giải quyết những yêu cầu pháp lý cơ bản nhất cho tổ chức của bạn - cơ cấu hỗ trợ, giấy phép và giấy phép cần thiết, bảo hiểm cơ bản, và các chính sách và thủ tục thiết yếu. khi tổ chức của bạn phát triển và các hoạt động của bạn mở rộng, bạn có thể xây dựng trên nền tảng này với những hệ thống tuân thủ tinh vi hơn và chiến lược quản lý rủi ro.
Sự tham gia pháp lý của cộng đồng cuối cùng cũng phục vụ cùng mục đích với cộng đồng: tạo ra những thay đổi tích cực trong khi bảo vệ con người và cộng đồng. bằng cách kết hợp nhận thức pháp luật vào văn hóa và các hoạt động tổ chức của bạn, bạn tạo ra một môi trường nơi mà cộng đồng có thể phát triển an toàn, bền vững và hiệu quả.
Dù bạn đang tổ chức dọn dẹp khu vực đầu tiên của bạn hay quản lý một tổ chức phi lợi nhuận được thiết lập tốt, các nguyên tắc được nêu ra trong hướng dẫn này cung cấp một sơ đồ định hướng các khía cạnh pháp lý của sự tham gia cộng đồng. sử dụng những hiểu biết này để xây dựng những tổ chức vững mạnh, vững chắc có thể tập trung năng lượng vào những vấn đề quan trọng nhất: tạo nên sự khác biệt có ý nghĩa trong cộng đồng của bạn.
Để có thêm sự hướng dẫn về những vấn đề pháp lý ảnh hưởng đến tổ chức cộng đồng của bạn, hãy xem xét việc tham khảo ý kiến về luật pháp, kết nối với hiệp hội phi lợi nhuận quốc gia, hoặc khám phá các nguồn tài nguyên từ các tổ chức như [FLT: 0] trong khi các nỗ lực của cộng đồng có thể mang lại tác động tích cực trong khi bảo vệ những người liên quan.