Hiểu được sự chú ý của dữ liệu trong văn cảnh Ai Len

Chính sách bảo vệ dữ liệu là nền tảng của việc quản lý dữ liệu có trách nhiệm cho các công ty hoạt động ở Ireland. những chính sách này xác định các loại dữ liệu khác nhau được giữ bao lâu, các biện pháp bảo mật được áp dụng trong quá trình lưu trữ, và các thủ tục để xử lý an toàn khi thời gian lưu trữ hết hạn. Đối với các doanh nghiệp Ireland, quyền này không chỉ là một nhiệm vụ quản lý - đó là một nghĩa vụ pháp lý dưới sự bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và Đạo luật bảo vệ dữ liệu Ireland Điều 2018, và một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng khách hàng tin tưởng.

GDPR và chương trình bảo vệ dữ liệu năm 2018

GDPR, trong tất cả các bang thành viên của Liên Hiệp Quốc, đặt ra các quy tắc nghiêm ngặt để xử lý dữ liệu cá nhân. Một trong những nguyên tắc chính của nó là [FLT: 0] giới hạn [FLT: 1] [FLT: 1]:]: dữ liệu cá nhân phải được giữ không còn cần thiết cho mục đích mà nó được xử lý. Đạo luật bảo vệ dữ liệu Ireland, 2018, bổ sung GDPR bằng cách cung cấp những khoản trợ riêng biệt và các yêu cầu bổ sung cho một số khu vực. Ủy ban Bảo vệ dữ liệu (DP) trong nội bộ (DP) và có thể áp đặt các mục đích phạt lên 20 triệu hoặc 4%/4 lần vi phạm nghiêm trọng hơn.

Các công ty Ai- len cũng phải xem xét các chỉ thị ePrivacy (được chuyển vào luật Ireland như các quy tắc ePrivacy, áp dụng cho dữ liệu liên lạc điện tử. Điều này thêm vào một lớp phức tạp khác, như việc lưu trữ dữ liệu giao thông và vị trí là phục hồi các giới hạn nghiêm ngoại trừ các mục đích cụ thể như hóa hoá hoá hoá hoá hoá hoặc mạng lưới. Việc không tuân thủ các quy tắc ePvacy có thể dẫn đến hành động riêng rẽ của DPC.

Nguyên tắc về giới hạn lưu trữ

Giới hạn lưu trữ có nghĩa là các tổ chức không thể giữ dữ liệu cá nhân vô hạn trên các phần không hợp lệ nó có thể hữu ích sau này. Mỗi phần dữ liệu thu thập phải có một mục đích rõ ràng và một thời gian lưu trữ tương ứng. Lấy thí dụ, một thiết bị ghi lưu trữ của ứng dụng không thành công trong tiến trình tuyển dụng không nên được giữ trong nhiều năm mà không có một sự biện minh hợp lệ. Nếu công ty muốn giữ nó cho các vai trò tương lai, cần phải có sự đồng ý rõ ràng. Nguyên tắc này đòi hỏi một phương pháp xử lý dữ liệu có tính toán theo bất kỳ hoạt động xử lý nào.

Tại sao quan điểm chính trị về dữ liệu là quan trọng

Ngoài việc tuân thủ pháp luật, một chính sách bảo tồn dữ liệu có cấu trúc tốt mang lại nhiều lợi ích kinh doanh. các công ty Ireland đầu tư vào các chính sách rõ ràng, có thể áp đặt giảm rủi ro, cải thiện an ninh và các hoạt động dòng suối.

Sự hòa thuận và nguy hiểm trong việc cải cách pháp luật

Điều 30 của GDP đòi hỏi các tổ chức phải duy trì một ghi chép về các hoạt động xử lý (ROPA). Một chính sách lưu trữ dữ liệu mạnh là một thành phần thiết yếu của bản ghi này. Nó cho thấy các công ty hiểu dữ liệu chứa gì, tại sao nó giữ nó, và khi nó bị xóa. Trong một cuộc điều tra hoặc kiểm tra, có ghi chép lịch trình lưu trữ có thể giảm đáng kể rủi ro phạt. Ngược lại, các công ty không thể hiển thị một lịch dự phòng có khả năng sửa đổi có khả năng dễ dàng hơn, như trong một số quyết định DPC nơi mà có tính năng bị hạn chế quá mức bị hạn chế bị hạn chế.

Bảo mật dữ liệu và phòng ngừa đột nhập

Mỗi dữ liệu được lưu trữ là mục tiêu tiềm năng cho tội phạm mạng. Bằng cách giới hạn khối dữ liệu được giữ lại, tổ chức thu nhỏ bề mặt tấn công. Nếu có lỗ hổng xảy ra, dữ liệu có ít hơn có nghĩa là ít dữ liệu bị phơi bày hơn, ít gây nguy hại cho các chủ đề dữ liệu, và giảm gánh nặng thông báo. DPC đã nhấn mạnh rằng các công ty phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức cần thiết để bảo vệ dữ liệu, và một lịch dự trữ được chứng minh là một thước đo lường của tổ chức. Lấy thí dụ, giảm chi tiết khách hàng sau thời gian chính quy định về tài liệu tài chính giảm thiểu rủi ro trả tiền bị đánh cắp trong tương lai.

Giảm thiểu chi phí và hiệu quả hoạt động

Dữ liệu bị tịch thu chi phí- dù trong việc lưu trữ đám mây, tính năng phục vụ và làm mát, hoặc quản trị chi phí để sao lưu và phục hồi. Dữ liệu di sản, đặc biệt là tập tin chưa được cấu hình như bảng tính cũ, email và tài liệu, thường tích lũy các tài liệu không được chú ý và tiêu thụ. Việc sắp xếp lịch sử tự động có thể cắt giảm chi phí lưu trữ bằng 30% hoặc hơn. Hơn nữa, hệ thống dữ liệu sạch hơn có nghĩa là tìm kiếm nhanh hơn, dành thời gian cho dự án làm sạch dữ liệu, và áp dụng dễ dàng hơn với các yêu cầu tiếp cận đối tượng (SAR). Các công ty xử lý dữ liệu lớn của các công ty Ireland, như công ty điện tử hoặc công nghệ công nghệ công nghệ công nghệ thông tin, tìm kiếm trực tiếp các chính sách cải thiện trực tiếp từ dưới.

Xây dựng một chính sách bảo tồn dữ liệu hữu hiệu

Phát triển một chính sách bảo tồn dữ liệu hiệu quả đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc, không phải một mẫu đơn. các công ty Ai-len nên theo một quá trình từng bước một để đảm bảo sự toàn vẹn và sự hợp pháp.

Bước 1: Phát minh dữ liệu và làm việc lại

Bạn không thể quản lý những gì bạn không biết. Bắt đầu bằng cách thực hiện một kho dữ liệu toàn diện. Xác định tất cả các điểm thu thập dữ liệu, hệ thống CRM, tập tin HR, hồ sơ tài chính, thư điện tử, băng ghi hình CCTV, và các thiết bị iT. Đối với mỗi loại tài liệu:

  • Dữ liệu nào được thu thập (kiểu dữ liệu cá nhân, loại đặc biệt nào).
  • Nơi cất giữ (ta cơ sở dữ liệu, nền tảng đám mây, hệ thống phần ba).
  • Ai có quyền truy cập vào nó.
  • Nó có mục đích gì?
  • Dù cho nó được chia sẻ với các bên thứ ba (v. d., các nhà cung cấp lương, bục quảng cáo).

Bản đồ dữ liệu nên là một nỗ lực xuyên phân phối liên quan đến pháp lý, IT, tuân thủ và chủ doanh nghiệp. nhiều công ty Ai Len sử dụng công cụ bản đồ dữ liệu để tự động hóa quá trình này, đặc biệt khi xử lý dữ liệu phức tạp chảy qua nhiều hệ thống khác nhau. bản đồ trở thành nền tảng cho việc thiết lập thời gian thích hợp.

Bước 2: Giải quyết những giai đoạn nhất định

Một khi bạn biết mình đang giữ dữ liệu gì, hãy quyết định mỗi loại cần phải giữ bao lâu. Quyết định này được điều khiển bởi các quy định pháp lý, nhu cầu kinh doanh và sự hướng dẫn theo quy định.

  • Các ghi chép về việc làm: ) Sách Công vụ bảo vệ người Ai Len đòi hỏi phải lưu trữ một số hồ sơ ít nhất 3 năm sau khi việc làm chấm dứt; tuy nhiên, thực hành tốt nhất thường kéo dài đến 7 năm để che giấu những lời tuyên bố tiềm năng dưới sự hạn chế của giới hạn.
  • Các hồ sơ tài chính: ) Thống kê (quyền thuế của người Do Thái) đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ trong 6 năm sau khi hết năm thuế.
  • Dữ liệu phân loại:) chỉ giữ lại cho đến khi mối quan hệ khách hàng kéo dài và một thời gian hợp lý cho các yêu cầu bảo đảm hoặc tranh chấp pháp lý (theo dòng 1–3 năm sau khi tài khoản đóng cửa).
  • Dữ liệu Health:) Các cơ quan y tế và HSE và y tế thường khuyên giữ lại hồ sơ bệnh nhân trong 8–10 năm sau sự tương tác cuối cùng, với những giai đoạn dài hơn cho một số loại dữ liệu (v. g., ms ecc case records 25 năm).

Rất quan trọng để tài liệu về sự bào chữa hợp pháp hay doanh nghiệp cho mỗi thời kỳ lưu trữ. Đơn giản là chấp nhận những giai đoạn mặc định mà không có sự bào chữa sẽ không được kiểm tra lại. DPC mong đợi thời gian biểu được chỉnh lại theo mục đích cụ thể xử lý.

Bước 3: Thiết lập tiến trình xóa bỏ

Chính sách bảo tồn chỉ tốt như thực thi nó. Bạn phải xác định cách dữ liệu sẽ bị xóa khi thời gian lưu lại hết hạn. Tùy chọn bao gồm:

  • Việc xoá vĩnh viễn dùng phần mềm cập nhật đã xác nhận (cho các phương tiện vật lý như ổ cứng).
  • Sự vô danh hóa hoặc giả mạo nếu dữ liệu tiếp tục được dùng cho mục đích nghiên cứu hoặc thống kê mà không cần xác định từng cá nhân.
  • Phá hủy tài liệu bằng giấy tờ bằng cách hủy giấy tờ hoặc thiêu hủy, với bằng chứng bị phá hủy.

Hệ thống tự động xoá tập lệnh được khuyến khích cao cho dữ liệu số. Nhiều hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và nền tảng đám mây cung cấp các quy tắc cố định có sẵn tự động thanh lọc tập tin dựa trên ngày tháng. Để sao lưu, hãy kiểm tra lại cẩn thận các bản sao cũng theo sát các quy tắc đã ghi lưu cũ không nên tự động gỡ bỏ dữ liệu. Hãy đưa ra tiến trình xoá bỏ trong ROPA của bạn và kiểm tra thường xuyên.

Bước 4: Tài liệu và ROPA

Ghi lại mọi thứ. Điều khoản GDPR 30 yêu cầu phải bao gồm các giai đoạn lưu trữ. Nhiều công ty Ireland giữ phụ lục trong mã ROPA của họ mà liệt kê mỗi hoạt động, thời gian lưu trữ và cơ sở pháp lý cho nó. Tài liệu này là vô giá khi xử lý các yêu cầu truy cập dữ liệu (vì bạn có thể nhanh chóng xác định được dữ liệu vẫn còn giữ) và trong quá trình thanh tra DPC. Giữ cho ROPA tăng ngày tháng - bất kỳ thay đổi nào trong quá trình kinh doanh nên gây ra một bản xem xét lại lịch trình lưu trữ.

Thời kỳ lưu đày thông thường cho các công ty Ái Nhĩ Lan

Trong khi mỗi tổ chức là độc nhất, những bàn tiếp theo sẽ tạo ra những giai đoạn lưu trữ thông thường cho các phân loại dữ liệu phổ biến ở Ireland.

  • Tập tin nhân viên ) – 7 năm sau khi kết thúc việc làm (bảo mật pháp luật làm việc và quy định giới hạn cho việc đòi hỏi).
  • Trả thuế ) – 6 năm sau khi hết năm thuế (R evenue bounds).
  • Tài khoản tài chính và hóa đơn ) – 6 năm ( Hồi 2014).
  • Thứ tự và hợp đồng hóa ) – 6 năm sau khi hợp đồng kết thúc (định giới hạn cho các hợp đồng thương mại).
  • Giấy than và bản ghi đồng ý cookie ) – 12–24 tháng (phụ thuộc vào sự hướng dẫn EDPB và nhu cầu kinh doanh; lâu hơn có thể đòi hỏi sự bào chữa).
  • email và thư từ – 6 năm cho email liên quan đến thương mại; không phải thư điện tử đã được xóa sau 1–2 năm.
  • Ứng dụng tuyển dụng và ứng dụng tuyển dụng – 12 tháng nếu không được thuê; 7 năm nếu được thuê (như là một phần của tập tin nhân sự).
  • Ghi chép về sức khỏe và an toàn ) – 10 năm (An toàn, sức khỏe và Wlfare tại Công ty Đạo luật).
  • cảnh ghê tởm ) – 28–31 ngày trừ khi một sự cố nào đó cần thiết lưu lại lâu hơn.
  • Hồ sơ y tế (phần tư) – 8–10 năm sau khi điều trị lần cuối; thai nhi 25 năm.

Những thời kỳ này không quá mệt mỏi.

Những thử thách khi bị tổn thương

Ngay cả với một chính sách được thiết kế tốt, các công ty Ai Len cũng phải đối mặt với những chướng ngại vật thực tế.

Name

Nhiều công ty Ai Len có hoạt động hoặc khách hàng ở Anh. Hậu-Brexit, Anh Quốc là một quốc gia thứ ba dưới GDPR, có nghĩa là chuyển đổi dữ liệu cá nhân cần thiết bảo vệ thích hợp (như chuẩn cho Clauses hoặc một quyết định phân phối cho các mục đích Anh Quốc). Trong khi việc đảm bảo sự bảo về hạn chế lưu trữ của GDPR. Nguyên tắc này có thể tạo căng thẳng: dữ liệu có thể cần được giữ lại lâu hơn nhưng dưới các quy tắc E. khuyên pháp luật là cần thiết để định hướng các xung đột lâu hơn (v. d. s. s.) và rõ ràng nên phân biệt thời gian biểu pháp lý và sự chú ý giữa các thời gian biểu pháp lý và sự chú ý khác nhau.

Bóng I và dữ liệu không cấu trúc

Các công nhân thường sử dụng các công cụ không được thiết lập - tài khoản email cá nhân, dịch vụ chia sẻ tập tin, ứng dụng hợp tác - tạo ra các kho dữ liệu ẩn. Tính năng này làm cho khó thực hiện các chính sách bảo tồn. Dữ liệu không được cấu hình như tài liệu, trình bày, và bảng tính bảng tính được lưu trữ qua ổ đĩa hoặc các vật chứa mây, đặc biệt là vì nó thiếu siêu dữ liệu và hiếm khi được xem xét. Các công ty Ireland có thể giảm bớt bằng cách sử dụng các công cụ không được thiết bị mật thiết thông tin mật, sử dụng công cụ phòng ngừa (DP), và thực hiện dữ liệu phân loại. Các dữ liệu thông tin quét thông tin thông tin thường có thể xác định hoặc gỡ bỏ hoạt động quá hạn chế hoặc gây ra thông tin bị lưu trữ.

Giữ chính sách chính trị cho đến nay

Luật pháp và thao tác kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Việc điều khiển mới, tòa án Ireland đưa ra quyết định ảnh hưởng đến việc bảo vệ dữ liệu, và quản lý phân vùng các yêu cầu cập nhật. Một chính sách bảo trì dữ liệu không được xem xét thường sẽ bị lỗi thời. Việc thực hiện tốt nhất là thực hiện một bản phê bình lại lịch trình thường niên, và một bản xem xét quảng cáo quảng cáo trước khi một sự thay đổi lớn xảy ra (v. g., khởi động dịch vụ mới, thay đổi bộ xử lý dữ liệu, yêu cầu điều hành mới. Chỉ định quyền sở hữu một sĩ quan bảo vệ dữ liệu (D) hoặc một nhóm tuân thủ chính sách hiện thời.

Công cụ và thực hành tốt nhất

Việc lưu trữ dữ liệu thành công đòi hỏi nhiều hơn là một tài liệu tĩnh. Nó đòi hỏi sự tích hợp vào hoạt động hàng ngày và sử dụng công nghệ để thực thi các quy tắc một cách nhất quán.

Nền tảng quản lý dữ liệu và tự động hoá

Việc xoá bằng tay là lỗi chức năng và không khả thi. Các công ty Ai Len nên đầu tư vào nền tảng quản lý dữ liệu để hỗ trợ tự động sửa đổi lịch trình. Nhiều cơ sở dữ liệu và dịch vụ đám mây hiện đại (v. d. Azure, AWS, Google Cloud) cung cấp tính năng quản lý xe đạp mạng tự động lưu trữ hoặc xóa dữ liệu dựa trên độ tuổi. Để sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu cá nhân, hay các công cụ quản lý dữ liệu riêng (như Varonis, Coud, hoặc đặc biệt quản lý lại phần mềm) có thể được cấu hình. Việc sử dụng lại dữ liệu tự động. Việc sử dụng để kiểm soát lại thông tin cá nhân và xác định lại các hệ thống để áp dụng các quy tắc trên các cửa hàng. Để thực hiện nội dung, hoặc thực hiện các thiết lập lại mục nhập thô. Để xem mục nhập thô, có thể xem mục nhập tự động trên các dữ liệu có thể được đặt lại.

Dạy dỗ và nhận thức

Ngay cả những hệ thống tự động tốt nhất cũng không thể vượt qua lỗi của con người. nhân viên phải hiểu vai trò của họ trong lưu trữ dữ liệu đặc biệt là những người trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân, như nhân viên nhân viên nhân viên, các đội hỗ trợ khách hàng và đại diện bán hàng.

  • Lịch lưu trữ của công ty và nơi tìm thấy.
  • Làm thế nào để đánh dấu đúng hoặc phân loại dữ liệu để tự động quy tắc hoạt động.
  • Họ phải làm gì nếu gặp phải những dữ liệu dường như đã qua thời kỳ lưu trữ của nó.
  • Hậu quả của việc không theo đúng chính sách đã được ghi nhận (hành động từ ban quản trị, rủi ro theo quy định).

Việc huấn luyện bảo vệ dữ liệu hàng năm nên bao gồm một mô-đun có tính cách lưu lại.

Phát âm đều đặn và ôn lại

Buổi thử ra không chỉ là để sửa đổi mà còn là một công cụ để cải tiến liên tục. Lịch trình hoặc phần tư năm để xác minh dữ liệu đang bị xóa theo thời gian, các loại dữ liệu mới được thêm vào chính sách, và không có thời gian lưu trữ nào bị bỏ qua. Dùng bản ghi kiểm tra từ tập lệnh xoá hoặc bán năm để chứng minh sự tuân thủ trong quá trình điều tra DPC. Nếu sự bất thường như vẫn còn được tìm thấy sau khi đã xác thực thúc đẩy sử dụng lại, hãy thực lý do và hành động đúng. Một bản xem xét và cập nhật chính sách do do do do đó cần thiết.

Kết thúc

Chính sách bảo vệ dữ liệu không phải là một sự bổ sung tùy chọn cho các công ty Ireland; chúng là một yêu cầu cơ bản của GDPR và luật Ireland. ngoài việc tuân thủ, một chính sách được sắp xếp kỹ càng có thể giảm rủi ro bảo mật, giảm chi phí và các hoạt động dòng chảy. bằng cách thực hiện một kho dữ liệu kỹ lưỡng, thiết lập biện pháp bảo vệ thời gian, tính toán lại thời gian, và thường xuyên kiểm tra các quy trình, các tổ chức có thể biến một lợi thế pháp lý thành một lợi thế chiến lược.

Để đọc thêm, hãy tham khảo ý kiến Điều luật bảo vệ bản thân (FLT:1) ), [FLT:] dẫn chương trình , và dữ liệu chính thức [FLT:] bộ nhớ .