Table of Contents

Tại sao việc nói những lời rõ ràng

Thông báo là nền tảng của giao tiếp hiệu quả trong bất kỳ đối kháng hay quasi-justical. Trong một buổi điều trần điều hành, một luật quản trị - một người quản trị (ALJ) hoặc nhân viên nghe) hoặc nhân viên phân tích thường là quy tắc phức tạp, thực tế cạnh tranh và các câu chuyện mâu thuẫn. Khi một tuyên bố của bên thiếu rõ ràng, viên chức nghe bị buộc phải đoán ý nghĩa, có thể dẫn đến sự hiểu sai, thêm, và một tiến trình mở rộng. Nhiều bất lợi hơn, vô cùng khi người đưa ra tuyên bố: nếu không thể làm theo đối số đối số, không thể giúp đỡ đối số.

Một tuyên bố rõ ràng cắt giảm tiếng ồn. nó đưa ra một sợi chỉ hợp lý mà gắn kết các sự kiện với tiêu chuẩn pháp luật. ví dụ, thay vì nói " Quyết định của cơ quan là không công bằng," một tuyên bố rõ ràng sẽ chỉ ra rằng "công ty từ chối ứng dụng của tôi dựa trên một tính toán sai thời gian của tôi dưới mục 5.2 của các quy định, như được hiển thị bởi các hồ sơ thời gian gắn kết." Tính trực tiếp này không chỉ thông báo cho viên cảnh sát nghe mà còn có tín hiệu rằng diễn giả có một sự hiểu biết vững chắc về các vấn đề. Trong thẩm quyền, ALJ, dựa trên việc ghi chép và lời khai chính thức để xây dựng bản ghi chép chính thức; một tuyên bố phản ánh chính thức vị trí của các vị trí.

Một cuộc nghiên cứu của Hội nghị Quản trị Hoa Kỳ cho thấy rằng những buổi họp báo nơi các đảng phái đã nộp đơn đã được giải quyết, viết rõ ràng là các tuyên bố được giải quyết nhanh hơn 30% so với những người có sự nộp đơn mơ hồ hoặc không thể kiểm soát. Kết quả là: những lời khai rõ ràng hơn có thể sẽ có kết quả tốt hơn vì họ để lại ít chỗ cho các đơn vị ALJ để lấp đầy khoảng trống. Để xem xét kỹ hơn ảnh hưởng của việc quản lý ủy nhiệm, xem [FL: 0] Giáo viên hội nghị nghe các thủ tục [FL] [FL] [T]: 1].

Vai trò của sự chính xác trong việc tuyên bố về pháp lý

Trong khi quan tâm rõ ràng về khả năng hiểu biết, chính xác về chính xác. một tuyên bố có thể được rõ ràng nhưng không rõ ràng. ví dụ, "Tôi đã bị từ chối lợi ích vì một lỗi" rõ ràng trong sự đơn giản của nó, nhưng nó không thể xác định bản chất của sai lầm, ngày tháng nó xuất hiện, và các bằng chứng hỗ trợ nó. chính xác yêu cầu mọi sự xác nhận được cài đặt bởi một chi tiết cụ thể: một ngày, một số tài liệu, một tên chứng kiến, hoặc một lời khai chính thức.

Độ chính xác phục vụ nhiều chức năng. Thứ nhất, nó xác định uy tín. Một đảng có thể đọc ngày tháng và tham khảo cụ thể các phần của mã ứng dụng có vẻ đáng tin cậy hơn một người nói chung. Thứ hai, tính chính xác giới hạn khả năng của bên đối lập để khai thác mơ hồ. Trong việc thẩm vấn chéo hoặc viết lại, một tuyên bố không xác định có thể bị bóp méo hoặc bác bỏ như hung thủ. Thứ ba, tính chính xác tạo một ghi nhận rõ ràng cho bất kỳ kháng cáo sau đó. Nếu trường hợp được thu hồi lên tòa án liên bang hoặc cao hơn, hồ sơ phải chứa các sự kiện cụ thể. Việc ghi chú bị bóp méo sự kiện trong hồ sơ. [F/ thực hiện] giảm đối số đối số hoá. [F/K] Thông tin về các đối số hoá: yếu tố pháp luật [F/ T]

Sự chính xác cũng mở rộng sự lựa chọn ngôn ngữ. sử dụng "hoàn toàn" "ở gần", hoặc "có thể" nên tránh được trừ khi tính không chắc chắn vốn có trong thực tế. thay vì nói rằng "các quy tắc đã được sử dụng từ 3 đến 10 tháng 6 năm 2023, được xác nhận bởi các bản ghi lưu bảo trì trên ngày đó." Khi làm việc với các quy định, trích dẫn chính xác ngôn ngữ và giải thích cách thức các sự kiện phù hợp trong ngôn ngữ đó.

Những yếu tố then chốt của việc tuyên bố rõ ràng và chính xác

Dùng ngôn ngữ đơn giản và trực tiếp

Những phiên tòa quản trị thường bao gồm những nhóm không phải là luật sư. thậm chí khi có luật sư, các giá trị thanh tra nghe bằng tiếng Anh. tránh những người theo luật pháp như "aunes telling" hoặc "purution to." Thay vào đó, nói "theo" hay "như đã nói trong" câu ngắn có động lực giữ chuyển tiếp câu chuyện. Ví dụ: " Cơ quan gửi thư từ chối vào ngày 1 tháng 3 tháng 3 và tôi nhận nó vào ngày 4 tháng 3 chỉ cho tôi có thể trả lời tiêu hóa hơn nhiều hơn một câu phức tạp thụ động.

Hãy bám chặt vào những sự kiện quan trọng và tránh những chi tiết không cần thiết

Mục đích của một tuyên bố nghe là để thuyết phục người phát hiện sự thật về các vấn đề tranh luận. Thông tin nền ngoại tuyến - như một lịch sử dài của sự bất bình cá nhân không liên quan đến trường hợp - xác định lực lượng của đối số. mỗi câu nên tiến hành trường hợp. Nếu một chi tiết không hỗ trợ một yếu tố thống kê hoặc một đối lập, xem xét nó. một thử nghiệm hữu ích: sau khi viết một thực tế, yêu cầu "Nếu các sĩ quan xóa bỏ thực tế này, đối số của tôi vẫn giữ?" Nếu có, xóa nó.

Hãy đặc biệt chú ý đến ngày tháng, thời gian và địa điểm

Chi tiết không gian và thời gian đặt lời tuyên bố vào hồ sơ. Dùng định dạng: "Vào ngày 15 tháng 9 năm 2023, lúc 10 giờ 30 sáng, tôi gửi ứng dụng tại văn phòng khu vực tại 200 Main Street, phòng 203." Nếu phiên tòa liên quan đến một chuỗi sự kiện, hãy tạo một bảng thời gian xếp hạng hoặc dòng thời gian. Điều này không chỉ giúp sĩ quan trực giác luồng mà còn tiết lộ sự mâu thuẫn trong dòng thời gian của đảng đối lập. Ví dụ, nếu cơ quan cho biết một lá thư được gửi vào ngày 1 tháng 8 năm 203. Nhưng bạn sẽ thấy nó vào ngày 10 tháng 8 đặc biệt ngày 10 tháng 8 mà còn đòi hỏi lại một vấn đề thời gian.

Ủy nhiệm bằng chứng khi có thể

Mỗi lời tuyên bố thực tế nên được ngay lập tức theo sau bởi một lời trích dẫn đến triển lãm hỗ trợ. Trong lời khai, xác nhận được ghi lại như "xem bằng chứng A, trang 3, đoạn 2." Trong lời khai, hãy xác nhận rõ ràng tài liệu: "Tôi đề cập đến thư điện tử được đánh dấu là bằng chứng D." Bằng chứng biến chứng từ suy đoán thành bằng chứng. Ngay cả khi bằng chứng là lời khai của chính bạn, nó cũng đáng kể.

Tránh thuật ngữ hoặc thuật ngữ trừ khi được giải thích rõ ràng

Nếu bạn phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng công nghiệp, xác định chúng ngay lập tức. Ví dụ, một trường hợp huýt sáo liên quan đến "CFR phục tùng" nên giải thích rằng CFR là mã điều luật của luật liên bang và xác định một phần liên quan. Tương tự, các thuật ngữ y tế trong một thính giác nên được kèm theo với các giải thích đơn giản: "Tình trạng, được gọi là chứng rối loạn cơ thể, được gọi là rối loạn cơ thể, ám chỉ đến việc nén thần kinh ở phía dưới gây ra sự đau đớn vào chân." Mục tiêu là đảm bảo cho các sĩ quan nghe, những người không phải là chuyên gia, có thể theo các đối số, có thể theo các đối số không có nghiên cứu bên ngoài.

Chuẩn bị bài phát biểu: Một bước tiếp cận từng bước một

Bước 1: Tạo khung pháp lý

Trước khi viết một câu đơn, hãy xác định những quy tắc, quy định, hoặc các cơ quan điều hành vụ án. Hãy liệt kê các yếu tố cần chứng minh (hoặc bác bỏ). Chẳng hạn, trong một phiên điều trần về sức khỏe xã hội, bạn phải cho thấy một sự suy yếu có thể xác định được, ngăn ngừa hoạt động đạt nhiều lợi ích trong vòng 12 tháng.

Bước 2: Thu thập và tổ chức bằng chứng

Thu thập tất cả tài liệu, email, bản ghi chép, ảnh hoặc các báo cáo chuyên gia ủng hộ những yêu cầu có thật của bạn. Tạo một danh sách hiển thị số. Sắp xếp các bằng chứng theo thứ tự thời gian hay số. Việc chuẩn bị này khiến dễ dàng ghi lại những lời phát biểu chính xác vì bạn có thể tham khảo những vật cụ thể hơn là dựa vào trí nhớ.

Bước 3: Chọn với người đọc

Giả sử viên sĩ quan sẽ đọc lời tuyên bố của bạn một lần, có lẽ trong khi cũng lắng nghe lời khai, dẫn đầu với điểm mạnh nhất của bạn. Hãy dùng câu văn chủ đề cho mỗi đoạn.

Bước 4: Xem lại tính rõ ràng và chính xác

Hãy đọc bản nháp. Nếu bạn vấp phải một câu, hãy viết lại. Hãy kiểm tra mọi khẳng định thực tế đối với bằng chứng. Nếu bạn không thể trích dẫn một tài liệu, xem xét việc xác nhận là cần thiết. Bỏ đi hoặc sửa đổi cụm từ mơ hồ. Lấy thí dụ, thay đổi "sự chậm trễ là đáng kể" thành "sự chậm trễ kéo dài 47 ngày, quá giới hạn 10 ngày do quy định."

Bước 5: Bắt đầu một cuộc thảo luận của bạn bè hoặc người cố vấn

Nếu có thể, hãy cho đồng nghiệp hoặc cố vấn pháp lý đọc lời khai của bạn. yêu cầu họ xác định bất kỳ điểm nào có vẻ không rõ ràng hoặc không xác định. một tập hợp các đôi mắt mới thường bắt gặp lỗ hổng mà tác giả bỏ qua.

Những cạm bẫy thông thường cần tránh

Tham dự và chung quanh

Những câu như "công ty đối xử với tôi không công bằng" hoặc "họ đã phạm nhiều lỗi" gần như vô ích họ mời bên đối lập từ chối sự tổng quát hóa mà không giải thích hành động cụ thể. thay vào đó, hãy liệt kê mỗi cáo buộc bất công: "Vào ngày 5 tháng 4, người làm vụ án từ chối chấp nhận tài liệu bổ sung của tôi mặc dù các quy tắc cho phép nộp đơn cuối nếu được ghi dấu trong vòng 3 ngày."

Ngôn ngữ cảm xúc

Những lời như "vô cùng nghiêm trọng" hay "bị sốc" có thể làm giảm uy tín trong một phiên điều trần chính thức.

Lời nói không cần sự phục hồi

Trong khi phiên điều trần thường có các quy tắc chứng minh thư giảm bớt, những lời tuyên bố của một người không có mặt tại phiên tòa vẫn còn là bằng chứng yếu nếu không được chứng minh. nếu bạn phải dựa vào một tài khoản cũ, giải thích tại sao nguồn gốc không có và cung cấp chứng cứ gián tiếp. tốt hơn, đảm bảo lời tuyên bố từ diễn giả gốc.

Sự mâu thuẫn trong lời tuyên bố

Các sự đối lập phá hủy uy tín. Nếu bạn nói ở đoạn 2 bạn nhận được lá thư vào ngày 1 tháng 8, và sau đó viết trong đoạn 10 mà bạn nhận được vào ngày 3 tháng 8, nhân viên điều khiển sẽ nghi ngờ tính đáng tin cậy chung của bạn. Kiểm tra lại ngày tháng, tên và chuỗi. Hãy dùng một dòng thời gian hoặc công cụ tham khảo để đảm bảo tính thống nhất.

Không biết địa chỉ điểm yếu

Một lời tuyên bố một mặt mà bỏ qua bằng chứng trái ngược sẽ mời nhóm đối lập nhấn mạnh các bỏ sót. Hãy xác nhận các sự kiện có hại và giải thích tại sao họ không tích cực. Ví dụ: "Dù nó đúng là ứng dụng của tôi không đầy đủ ban đầu, các nguyên tắc hướng dẫn của cơ quan nên được tổ chức không đầy đủ trong 30 ngày để cho phép ứng dụng để chữa trị lỗi - một bước không được đưa ra ở đây" Điều này có tính chất bù trừ nhưng tăng cường các đối số đối số.

Lợi ích của những lời nói được chuẩn bị kỹ

Khả năng nhận diện tăng cao

Một tín hiệu rõ ràng, chính xác mà diễn giả đã làm bài tập về nhà cho thấy sự tôn trọng đối với quá trình nghe và người quyết định, rằng sự tín nhiệm có thể mang trọng lượng ngay cả khi các dữ kiện gần gũi.

Tiếp tục nghe chăm chỉ

Khi lời khai được chuẩn bị kỹ, thính giác có thể tập trung vào các vấn đề tranh luận thực sự. ít khi được làm sáng tỏ, sự thẩm vấn sẽ hiệu quả hơn, và nhân viên điều tra có thể đưa ra quyết định nhanh hơn. điều này mang lại lợi ích cho cả các bên bằng cách giảm bớt căng thẳng và chi phí pháp lý. hội nghị về Quản lý Hoa Kỳ đã nhiều lần khuyến cáo về việc nghe trước khi tiến hành truyền dẫn.

Giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc bị gièm pha

Khi một lời khai không rõ ràng, đối phương có thể sẽ tranh luận rằng đảng đó đã thừa nhận hoặc thừa nhận điều gì đó mà họ không có ý định.

Trình thực hiện quyết định có thông tin

Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ phiên điều trần quản trị nào là một giải pháp công bằng dựa trên sự kiện và luật pháp. một tuyên bố được chuẩn bị kỹ càng trang bị cho nhân viên điều khiển bằng các công cụ cần thiết để đạt được giải quyết đó.

Lời khuyên thực tế cuối cùng

Viết một tuyên bố rõ ràng và chính xác về điều hành không phải là một điều kiện cần thiết chiến lược bắt đầu từ sớm tuyển chọn nhiều phiên bản thử nghiệm các lập luận của bạn chống lại các phản ứng của đảng đối lập sử dụng ngôn ngữ của các quy tắc như hướng dẫn của bạn và luôn luôn ủng hộ mọi sự kiện với một sự trưng bày hoặc tham chiếu cụ thể

Hãy nhớ rằng nhân viên điều khiển là một con người có thời gian và sự chú ý giới hạn. làm cho công việc của họ dễ dàng hơn bằng cách thẳng, chính xác và có tổ chức tốt. để đáp lại, bạn tăng cơ hội của bạn cho một kết quả thuận lợi. dù bạn đang đại diện cho chính mình hay làm việc với tư vấn, các nguyên tắc rõ ràng và chính xác vẫn như nhau: chúng là hai cột trụ mà dựa trên đó thuyết phục lý lẽ hợp pháp.