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合并和收购(M&A)为增长创造了重要机会,但在爱尔兰,它们也带来了相当可观的数据保护风险. 根据"数据保护总条例"(GDPR)和2018年爱尔兰数据保护法,在合并和收购交易中处理个人数据需要精心规划. 个人数据得不到保障会导致严厉的处罚,声誉受损,以及利益攸关方信任的丧失. 本条为保护爱尔兰整个合并和收购生命周期的个人数据提供了全面的指南.
理解爱尔兰数据保护法
爱尔兰的数据保护框架受到欧盟法律的严重影响。 2018年5月起直接适用的GDPR为个人数据的处理设置了高限。 数据保护委员会(DPC)是爱尔兰的独立监督机构,它执行GDPR,并对严重违规者处以高达全球年度营业额的4%或2,000万欧元(以任何更高者为准)的罚款。
在合并和收购交易中,所有数据处理活动都必须遵守GDPR的原则:合法性、公平性、透明度、目的限制、数据最小化、准确性、存储限制、完整性和保密性以及问责制。 这些原则不仅适用于合并实体的日常业务,而且适用于尽职调查和整合阶段。
此外,2018年爱尔兰数据保护法载有补充GDPR的具体规定,包括特殊类别数据的处理规则和某些用途的豁免. 公司在进行跨国并购交易时必须了解欧盟的监管和国家立法.
合并和收购期间保护个人数据的关键步骤
交易之前、期间和之后必须采取主动措施,以下是确保遵守和安全的基本行动。
1. 进行全面数据审计
在转移或合并任何数据之前,必须全面清点目标公司持有的所有个人数据,审计应包括雇员记录、客户数据库、供应商联系人、营销名单以及任何其他结构化或非结构化的个人信息,每一数据资产都应按类型、来源、处理目的、保存期和法律依据分类。
审计还必须查明需要额外保障的敏感或特殊类别数据(例如健康、生物鉴别、政治见解),如评估已经实施的安全措施一样,记录内部和第三方处理者的数据至关重要。
2. 实施数据最小化
只有在为合并的特定目的所必要的数据才应该收集、共享或保留。 在尽职调查阶段,公司应该尽可能要求有限的数据集 — — 通常不记名或假名。 比如,总工资幅度可能不足以评估金融负债,而不能提供员工工资单的全部细节。
数据最小化可以减少发生违约时的暴露风险,并符合GDPR存储限制原则. 交易结束后,任何整合不再需要的数据都必须按照法律保留要求安全删除或存档.
3. 安全数据传输
实体在并购期间转移个人数据需要强大的加密和安全的渠道. 爱尔兰位于欧洲经济区(EEA)内,因此欧洲经济区内转移一般不受限制. 但是,如果获取方的总部设在欧洲经济区以外(例如英国后英国或美国),则必须使用额外的转移机制,例如标准合同条款(SCC)或约束性公司规则(BCR).
所有在途数据都应该使用 TLS 1.2 或更高值加密。休息时的数据也必须加密。访问日志应当保存,以发现在传输过程中任何未经授权的访问。
4. 更新隐私政策和通知
根据GDPR第13条和第14条,数据主体有权获知其数据处理方式,合并实体必须审查和更新其隐私政策,以反映与并购相关的新的处理活动,这可能包括对数据控制器的修改,处理目的,以及数据保存时间表.
将这些变化直接告知雇员、客户和供应商是良好做法,在适用的情况下,应当提供明确的语言和易于选择的营销通信机制。
5. 限制基本人员进入
数据访问应该基于角色,并且只允许那些需要数据来完成具体的并购任务的人。 其中包括法律顾问、财务审计员、整合管理人员和信息技术安全人员。 所有访问都应该在当事人参与结束后进行审查和取消。
使用带有颗粒式访问控制和水印文件的虚拟数据室来追踪任何泄漏。 所有各方都应签署不披露协议,并在批准访问之前提供数据保护义务培训。
法律和规章方面的考虑
爱尔兰的并购交易要求公司律师、数据保护官员(DPOs)和目标遵守团队之间的密切合作。 法律框架不是静止的;最近的发展,如欧盟数据治理法案和拟议数据法案,可能会增加数据共享和可移植性方面的进一步义务。
从数据保护角度出发的尽职调查
法律尽责应当包括彻底审查目标公司的数据保护合规历史,这涉及检查DPC的任何事先调查或执法行动、与第三方的现有数据处理协议,以及任何未决的主体访问请求或数据主体的投诉。
获取者必须了解目标的数据保护足迹,包括所有数据处理活动、所依据的法律基础以及安全措施是否充分。 应进行数据保护差距分析,以查明在关闭之前或之后需要补救的违约领域。
数据处理协议
如果目标公司使用第三方数据处理器(如云服务供应商,工资公司,营销机构),收购者必须审查这些合同的条款. 根据GDPR第28条,政治部必须规定处理的主题事项,期限,处理性质和目的,个人数据的类型,以及处理者的义务.
在合并和收购期间,这些协议可能需要重新更新、终止或重新谈判。 收购者应确保所有处理者都符合GDPR,并为合并后的业务制定适当的数据处理条件。
数据保护干事的作用
收购公司和目标公司都有本地业务组织,它们参与合并和收购进程至关重要,特别是对于评估数据处理活动、就减少风险提供咨询意见和确保在需要时进行数据保护影响评估而言,本地业务组织应成为整合项目小组的一部分,以提供持续的指导意见。
在某些情况下,合并可能建立一个新的集团实体,需要新的DPO指定,特别是如果合并实体处理大量特殊类别数据或参与系统监测个人。
合并和收购期间处理数据主体权利
数据主体在并购交易期间保留了所有GDPR权利,其中包括访问、纠正、消除、限制处理、数据可移植性和反对的权利。 公司必须建立机制,以不无故拖延地回应这类请求,即使在合并业务中断的情况下也是如此。
例如,客户可以根据第17条(删除权)要求删除个人数据,收购公司必须评估这些数据是否仍为并购或未来业务的合法目的所需要,如果不是,则应迅速处理删除,在某些情况下,删除权可能与出于监管或合同原因保留数据的法律义务相平衡。
此外,目标公司的雇员对其个人资料拥有明确的权利,在尽职调查期间,人力资源档案应分开,只有在征得同意或依赖其他合法依据,如交易的合法利益,再加上适当的保障措施后,才可共享。
合并和收购数据安全最佳做法
数据安全是合并和收购期间个人数据保护的基础,以下做法有助于减少风险和显示问责制。
执行强有力的网络安全措施
参与个人数据传输和存储的所有系统都必须受到防火墙、入侵探测系统、防疟工具和定期脆弱性扫描的保护。 多要素认证(MFA)对于任何敏感数据存储库或VDR的访问都是强制性的。
在交易能够发现在合并期间或之后可能利用的弱点之前,对目标公司的基础设施进行渗透测试。 收购者还应该评估目标网络卫生,包括补丁管理政策和事件应对计划。
工作人员培训和提高认识
合并和收购期间处理数据的员工应当接受关于交易相关具体风险的针对性培训。 这包括承认钓鱼企图、理解数据分类以及知道如何报告违约情况。 随着整合进程和新系统的引入,培训应当更新。
建立超越并购小组的数据保护文化也至关重要,所有工作人员都应知道,禁止未经授权在外部共享个人数据。
制定事故应对议定书
即使有最佳的保障措施,数据违约也可能发生。 公司必须有一个针对并购情景的清晰事件应对计划。 该计划应当界定角色、通信线和升级程序。 根据GDPR,影响个人数据的违约必须在72小时内通知DPC,在高风险情况下,受影响的数据主体也必须告知。
在涉及多个法律实体和信息技术系统的并购期间,协调至关重要,应当在交易结束前组建一个收购方和标的的联合事件反应小组。
定期审查和更新安全政策
独立公司所需的安全政策可能不足以构成合并实体。 合并后,收购者应对所有安全政策进行全面审查,包括访问控制、加密、数据保留和业务连续性。 政策应与新的组织结构和监管要求保持一致。
持续监测和定期审计有助于确保安全措施继续有效,发展改革委员会期望公司对数据安全采取积极主动的做法,定期审查显示问责制。
爱尔兰的跨国合并和收购考虑
爱尔兰的许多并购交易涉及总部设在欧盟以外的一个收购公司,如美国或亚洲。 在英国的布雷克西特公司之后,英国是GDPR公司下的第三国,因此从爱尔兰向英国转移个人数据需要一个适当的转移机制,通常是SCC或适当的决定(如果生效的话 ) 。
新的欧盟标准合同条款(于2021年发布)对新的数据传输协议是强制性的,公司必须确保与海外当事方的合同包括这些条款,并辅之以适当的风险评估(Transfer Effect Asservation).
此外,CJEU的施雷姆斯二世决定加强了对美国等国家转让的检查。 爱尔兰DPC对执法采取了坚定的立场,因此公司必须核实接受国是否提供了足够的数据保护。
后机件整合和持续合规
一旦合并结束,工作就不会结束。 合并实体必须确保两家公司的个人数据以合规的方式整合,包括调和不同的数据保留时间表、合并隐私政策以及合并数据处理登记册。
数据映射应该重新整理以反映新的数据流. 控制器结构改变:在以前有独立控制器的地方,现在可能存在联合控制器关系或一个控制器吸收另一个控制器关系,处理的法律依据可能改变,所以可能需要新的同意请求.
最好在合并后的头六个月内进行一次数据保护审计,以查明任何漏洞或不遵守问题。 DPC期望综合实体有一个强有力的数据保护治理框架,包括一个必要的DPO、有文件记录的程序和正在进行的工作人员培训方案。
结论
保护爱尔兰合并和收购期间的个人数据不仅仅是一项法律义务,也是一项商业责任。 不遵守规定的后果 — — 高额罚款、客户信任丧失和运营中断 — — 远远大于对适当数据保护做法的投资。
通过彻底的数据审计、尽量减少数据收集、确保转移、更新政策、限制访问以及早期吸收数据保护专家参与,公司可以自信地引导并购进程。 关键在于将数据保护嵌入交易的每个阶段,从初始尽责到合并后整合。
为了提供官方指导,公司应当查阅爱尔兰数据保护委员会[网站,并审查 GDPR[的全文。 诸如UK ICO关于并购的指导[和主要律师事务所的报告[[] Mason Hayes & Curran[等额外资源也可以提供宝贵的见解。
爱尔兰公司在认真规划和遵守上述原则的情况下,可以执行并购交易,同时保护个人数据,并保持所有利益相关者的信任。