社区参与的法律方面:你需要知道什么

违反信托义务可能导致董事会成员的个人责任,尽管在董事会成员诚信行事和合理谨慎时,这种责任相对较少。

利益冲突政策

利益冲突是当董事会成员或主要雇员具有个人或经济利益,可能代表本组织影响其决策时产生的,虽然利益冲突本质上并非非法,但必须妥善管理,以保护本组织并维持公众信任。

有效的利益冲突政策要求董事会成员和主要雇员披露潜在冲突,建立审查和处理披露冲突的程序,要求回避对存在冲突的事项的讨论和表决,并记录如何管理冲突。

国税局要求免税组织制定利益冲突政策,并就990表报告它们是否制定了此类政策以及如何执行这些政策。

财务监督和透明度

委员会成员负责确保健全的财务管理和透明度,包括审查和批准预算、监测财务报告和将实际执行情况与预算进行比较、确保适当的内部控制以防止欺诈和管理不当、酌情安排年度财务审计或审查,以及确保及时提交必要的纳税申报和报告。

免税组织必须提供某些文件供公众检查,包括1023表(免税地位申请)、990表(年度信息返还)和章程等管辖文件,各组织应制定程序,以回应公众要求这些文件。

细则和治理文件

组织章程规定了组织管理的规则,包括理事会的组成和任期、主席团成员职位和责任、满足要求和程序、表决和法定人数要求、委员会结构和修正程序。

章程应定期审查,以确保它们仍然适合本组织目前的规模和活动,当需要修正章程时,各组织必须遵守现行章程规定的修正程序。

除了章程外,各组织还应保存其他治理文件,如利益冲突政策、文件保留和销毁政策、举报人政策以及行政补偿政策。 这些政策表明善治,有助于保护该组织的免税地位。

知识产权的考虑

社区组织创造和使用各种形式的知识产权,从组织名称和标志到教材和创造性作品。 了解知识产权有助于保护贵组织的资产,避免侵犯他人的权利。

商标

商标保护名称、标志、标语和其他区别于你组织与他人的标识。 虽然商标权来自使用而不是注册,但在美国专利和商标局的联邦注册提供了重大优势,包括全国性的保护、所有权的法律推定和使用QQ符号的权利。

在采用名称或标志之前,先进行商标搜索以确保你不会侵犯现有的商标。 使用与另一个组织的商标相类似、令人困惑的名称或标志会导致法律行动和要求的重新品牌,而这种行为可能代价高昂,而且会破坏人们的生计。

版权

版权保护著作权的原创作品,包括书面材料,照片,视频,音乐,软件. 著作权保护在作品以有形形式创作和固定时自动产生,尽管在美国版权局注册会提供额外的好处.

社区组织应该注意版权的两种情况。 首先,保护自己的版权材料,包括版权通知、登记重要作品、使用许可证或协议来控制他人如何使用自己的材料。 其次,尊重他人的版权,在使用版权材料之前获得许可,理解公平使用的限制,以及使用有适当许可证的图像、音乐和其他内容。

公平使用理论允许在未经许可的情况下,对版权材料进行有限的使用,以达到批评、评论、新闻报道、教学、奖学金或研究等目的。 然而,公平使用是一个复杂的法律理论,各组织不应认为其使用在未经认真分析或法律建议的情况下符合公平使用的条件。

开源和创意通用许可证

许多社区组织受益于使用开放源代码软件和创意通用许可证的内容,这些内容可以在规定的条件下自由使用。 在使用这些资源时,仔细审查适用的许可证条款以确保合规。 一些许可证要求归属、禁止商业使用或要求衍生作品在同一许可证下共享。 使用许可时,需要使用许可。

同样,如果贵组织创建了教育材料或其他内容,你想广泛分享,请考虑使用Creative Communitys许可证,明确传达他人如何在保留某些权利的同时利用你的工作。

政治活动和游说限制

第501(c)(3)节规定的免税组织在政治竞选活动和游说方面面临重大限制,理解这些限制对于在维持免税地位的同时为自己的事业进行宣传的社区组织至关重要。

禁止政治运动活动

第501(c)(3)条绝对禁止代表或反对公职候选人的组织参加或干预政治竞选活动,这一禁令是全面的,适用于所有活动,无论活动规模小或费用低廉。

被禁止的活动包括认可或反对候选人,向候选人或政党捐款,分发竞选材料,允许候选人使用组织资源,以及在正式的组织出版物上发表有利于或反对候选人的声明。

违反政治竞选禁令可能导致对组织及其管理人员征收消费税,在令人发指的情况下,取消免税地位。 社区组织必须警惕在竞选背景下保持政治中立。

允许的游说活动

与政治竞选活动不同,501(c)(3)组织不绝对禁止游说,但游说必须受到限制。 游说包括通过与立法者或其工作人员接触、敦促公众与立法者接触或就具体立法提案采取立场来影响立法的企图。

各组织可以选择两个测试来衡量允许的游说. 根据"实质部分"测试,游说不能构成组织活动的实质性部分,这一测试是模糊的,是针对事实的,或者,各组织可以选择第501(h)节下的"支出"测试,该测试根据组织的豁免目的支出对游说支出规定了明确的美元限制.

许多组织选择支出标准,因为这一标准比实质性标准更明确,一般允许更多的游说活动,各组织通过向国税局提交5768号表格进行这一选择。

宣传和教育

虽然政治竞选活动被禁止,游说活动有限,但501(c)(3)组织可以就其任务相关问题开展无限的宣传和教育,可允许的活动包括向公众进行有关问题的教育,开展研究和公布调查结果,主办无党派且涵盖广泛问题的候选人论坛,鼓励选民登记和参与而不支持具体候选人,以及倡导不参考具体立法的政策立场。

允许的倡导与禁止的游说或宣传活动之间的界限可能很微妙,社区组织在规划宣传活动时,应认真考虑活动是否跨越被禁止的领土,并在不确定的情况下寻求法律咨询。

无障碍和不歧视

社区组织有法律和道德义务确保其方案和设施无障碍,并且不歧视受保护群体。

《美国残疾人法》遵守情况

《美国残疾人法》禁止在就业、公共住宿和其他领域歧视残疾人。 对社区组织而言,《残疾人法》的遵守包括确保无障碍设施、为残疾雇员和志愿者提供合理便利、使方案和服务无障碍、确保网站和数字内容无障碍。

无障碍环境要求包括无障碍停车、入口坡道和无障碍入口、无障碍厕所和整个设施的无障碍路线,在翻修设施或建造新建筑时,各组织必须遵守《反倾销协定》无障碍标准。

无障碍方案意味着残疾人必须能够参与并受益于方案和服务,这可能需要提供辅助辅助性辅助和服务,如手语翻译、修改政策或程序,或提供替代材料格式。

公民权利和不歧视法

联邦、州和地方的各种法律禁止基于种族、肤色、民族血统、性别、宗教、年龄和残疾等受保护特征的歧视,这些法律适用于就业、方案和服务以及其他组织活动。

社区组织应通过和执行不歧视政策,提供有关不歧视要求的培训,建立处理歧视申诉的程序,并确保向所有符合条件的个人公平提供方案和服务。

接受联邦财政援助的组织必须遵守其他不歧视要求,包括《公民权利法》第六章(禁止种族歧视)、《教育修正案》第九章(禁止在教育方案中性别歧视)、《康复法》第504节(禁止残疾歧视)和《年龄歧视法》(禁止年龄歧视)。

语言访问

服务于不同人口的社区组织应考虑英语熟练程度有限的个人的语言使用,虽然要求因组织的资金来源和管辖权而异,但最佳做法包括评估社区服务的语言需求,为关键互动提供口译服务,将重要文件翻译成通用语言,培训工作人员如何与口译员和英语熟练程度有限的个人有效合作。

提供语言服务不仅有助于确保法律得到遵守,而且有助于使所有社区成员都能真正获得方案和服务,从而推进本组织的使命。

社区准则和行为守则

制定明确的社区准则和行为守则有助于为社区参与创造安全、尊重和生产性的环境,同时为解决问题行为提供一个框架。

制定有效的社区准则

社区准则应该阐明贵组织活动参与者的价值观和行为期望。 有效的准则是明确、具体而非模糊的,尽可能地制定积极框架,注重行为而不是身份,始终适用于所有参与者,并定期加以审查和更新。

准则应涉及关键领域,如尊重性沟通、骚扰和歧视、安全和安保、组织资源的使用、保密和隐私、利益冲突、社交媒体和在线行为。

骚扰和歧视政策

所有社区组织应制定禁止骚扰和歧视的明确政策,这些政策应界定被禁止的行为,包括性骚扰、敌对环境骚扰和基于受保护特征的歧视,确定报告关切的程序,概述调查程序,具体说明侵权行为的潜在后果,并禁止对报告关切或参与调查的个人进行报复。

政策只有在得到明确传达、一致适用和适当的培训和执行支持下才能有效,各组织应定期提供防止骚扰和歧视的培训,并对所有投诉作出迅速和适当的反应。

解决冲突程序

尽管做出了最大努力来预防冲突,但分歧和争端将不可避免地出现在社区组织中。 制定明确的解决冲突程序有助于在问题升级之前建设性地解决问题。

有效的解决冲突程序包括酌情鼓励各方直接沟通,为更严重的冲突提供调解或促进对话,在非正式解决失败时确定明确的升级道路,并确保公平程序,使所有各方有机会发表意见。

一些组织在其细则或协议中包括了替代的争议解决条款,要求诉讼前进行调解或仲裁,这些条款有助于比法院程序更快、更经济地解决争端。

执行和问责制

只有在始终如一地执行社区准则和行为守则的情况下,这些准则和守则才有意义,各组织应建立明确的处理违规行为的程序,包括调查程序、潜在后果的范围、上诉或审查程序以及文件要求。

侵权行为的后果应当与行为的严重程度相称,并且可能从口头警告到暂停执行到永久退出方案或活动。 严重的侵权行为,如暴力、威胁或非法行为,可能要求执法部门立即采取行动和参与。

记录保存和文档保留

妥善保存记录对于遵守法律、组织问责制和有效行动至关重要,社区组织应保存各类记录,并落实适当的保留和销毁政策。

所需记录

免税组织必须保存证明其免税地位和证明遵守税法要求的记录,所需记录包括注册条款和章程、给予免税地位的国税局确定书、990份年度信息申报表、包括收入和支出文件在内的财务记录、董事会和委员会会议记录以及收到的缴款记录。

必须为所有雇员保持就业记录,包括就业申请和雇用文件、表I-9就业资格核查、工资记录和扣税表、考绩和纪律记录以及休假和住宿记录。

方案记录记录本组织的活动和影响,包括参与者登记和同意表、出勤记录、方案评价和结果数据、赠款申请和报告、与合作伙伴和供应商的合同和协议。

文件保留政策

文件保存政策规定不同类型记录应当保存多长时间,何时可以销毁,这些政策有助于确保重要记录得到保存,同时减少不再需要保存的记录的杂乱和存储费用。

保留期因记录类型和适用的法律要求而异,例如,国税局的条例要求免税组织保存支持990表格的记录至少3年,就业税记录必须至少保存4年,公司记录,如公司章程和章程,合同和协议应在期满后保留一定期限。

文件保留政策应以书面形式提出,由董事会批准,向负责保存记录的工作人员通报,并定期审查,以确保保持符合法律要求。

电子记录管理

随着各组织越来越多地以电子方式保存记录,电子记录管理变得至关重要,如果电子记录以保持其完整性和可获取性的格式保存,则电子记录一般是纸质记录的可接受替代。

电子记录管理的最佳做法包括使用可靠系统及格式,这些系统及格式将随着时间的推移继续开放,实施备份和灾后恢复程序,控制敏感电子记录的获取,并确保电子记录被纳入文件保存和销毁政策。

文件销毁

当记录保留期届满时,各组织应以保护机密信息的方式销毁记录,应粉碎含有敏感信息的纸质记录,并采用防止追回的方法安全删除电子记录。

组织绝不应销毁有待或预期的诉讼、政府调查或审计的记录。 当诉讼或调查得到合理预期时,组织必须执行诉讼搁置以保存相关记录。

答复法律问题和争端

尽管在遵守和风险管理方面做出了最大努力,社区组织仍可能面临法律问题或争议。 了解如何作出适当反应可以尽量减少损害,保护组织。

何时寻求法律顾问

社区组织应在各种情况下与律师协商,包括在组建组织或进行重大结构改革时、在面临潜在诉讼或接受法律要求时、在处理复杂的合同或交易时、在处理解雇或歧视申诉等就业问题时、在答复政府调查或审计时,以及在对法律要求或遵守义务不确定时。

许多组织与律师建立关系,他们可以不断提供咨询,并在出现问题时随时提供,有些律师向非营利组织提供无偿或低收费服务,法律援助组织可以向符合条件的团体提供援助。

回应申诉和法律要求

接到投诉、法律要求或诉讼时,请立即妥善地答复,如所涉事项可能由保险承保,请立即通知保险人,在答复前与法律顾问协商,保存所有相关文件和通信,不承担赔偿责任或未提供法律咨询即作出承诺,并对此事项保密。

即使你相信投诉是没有根据的,也认真对待投诉并做出专业回应。 解散或防御性反应会加剧冲突,并造成更多的法律风险。

危机管理

诸如事故、不当行为指控或公共争议等严重事件需要协调危机管理。 各组织应该制定危机应对计划,确定危机应对小组、制定沟通协议、指定发言人、概述通知利益攸关方的程序以及解决法律和保险问题。

危机期间,重点注意确保安全、收集准确信息、透明地沟通并保护合法权益,以及记录所采取的行动。 危机发生后,进行彻底审查,找出经验教训,并改进措施,防止类似事件发生。

建立守法文化

成功的社区组织不把遵守法律视为一项负担,而是将法律意识纳入其组织文化和业务。

培训和教育

定期培训有助于董事会成员、工作人员和志愿人员了解他们的法律责任和组织的政策,培训主题应包括组织的使命和法律结构、委员会成员的信托责任、防止骚扰和歧视、安全和风险管理、隐私和数据安全以及与组织活动有关的具体法律要求。

培训应在情况介绍期间向新的董事会成员、工作人员和志愿人员提供培训,并定期更新所有参与者的培训内容,培训完成情况文件可成为本组织承诺遵守的重要证据。

合规监测和审计

定期监测遵守情况有助于在问题成为严重问题之前查明和解决问题,各组织应定期审查遵守关键法律要求的情况,定期审查和更新政策和程序,对财务控制和程序进行内部审计,并酌情寻求外部审计或审查。

遵守情况监测应记录在案,任何已查明的问题应迅速处理,并采取适当的纠正行动。

不断改进

法律要求和最佳做法随着时间推移而变化,社区组织应随时了解适用的法律和法规的变化,参与提供最新情况和资源的网络和协会,从事故和近乎缺失中学习,以改进政策和做法,并定期评估和更新风险管理战略。

建立不断改进的文化有助于各组织适应不断变化的法律格局,保持高标准的遵守和治理。

支持社区组织的资源

社区组织不必独自处理法律复杂性,有多种资源和支持系统可以帮助各组织理解和履行其法律义务。

法律资源

许多组织向社区组织提供法律信息和援助,全国非营利理事会就非营利法律问题和国家具体信息提供大量资源,国家非营利协会为本州的非营利组织提供培训、资源和宣传,公益性法律方案将非营利组织与志愿律师联系起来,法学院诊所向合格组织提供法律服务,同时向法律学生提供实际培训。

诸如IRS网站等在线资源为免税组织要求提供了指导,而国家非营利理事会等组织则提供关于治理、遵守和最佳做法的全面信息。

专业顾问

除了法律顾问之外,社区组织还受益于与其他专业顾问的关系,会计师和记账员帮助确保财务记录准确和符合税收要求,专门从事非营利保险的保险经纪人帮助组织获得适当保险,人力资源顾问就就业问题和遵守问题提供指导,筹资顾问帮助各组织制定可持续的筹资战略,同时遵守慈善募捐法。

建立一支由可靠顾问组成的团队,为社区组织提供法律和业务合规的多个领域的专门知识和支助。

同伴网络和学习社区

与其他社区组织建立联系,为向同行学习、分享资源和了解新出现的问题提供了机会。 地方非营利网络、专注于具体问题领域的全国性协会、在线社区和论坛以及各种会议和培训活动都为学习和联系提供了宝贵的机会。

同行学习对于小型组织来说特别宝贵,因为这些组织可能没有广泛的工作人员或资源,但能够受益于更广泛的社区的集体知识和经验。

结论:作为影响基础的法律合规性

理解和解决社区参与的法律层面问题,并不是制造障碍或削弱公民参与的热情。 而是要建立坚实基础,使社区组织能够有效、可持续和道德地执行任务。

遵守法律保护那些将时间和精力用于社区工作的个人,确保适当和有效地利用组织资源,与参与者、捐助者和广大社区建立信任,避免可能破坏重要工作的法律问题,并表现出吸引支持和伙伴关系的专业精神和问责制,从而创造可持续性。

法律环境看起来可能令人生畏,特别是对于小组织或基层倡议来说,但记住你不需要成为法律专家来管理一个守法的社区组织。 你需要的是对关键法律问题的认识、对学习和改进的承诺、在需要时寻求帮助的意愿以及致力于廉洁透明地运作。

首先,解决你组织最根本的法律要求 — — 适当的结构、必要的许可证和执照、基本保险范围、以及基本政策和程序。 随着你的组织不断壮大,活动也不断扩展,你可以在这一基础上建立更复杂的遵守制度和风险管理战略。

社区参与的法律方面最终与社区本身的工作目的相同:在保护相关人民和社区的同时创造积极变化。 通过将法律意识融入你的组织文化和行动,你创造了一个让社区参与安全、可持续和有效繁荣的环境。

无论你正在组织第一次邻里清理,还是管理一个已经建立起来的非营利组织,本指南中概述的原则为引导社区参与的法律方面提供了路线图。利用这些见解建立强大、符合要求的组织,让他们的精力集中到最重要的方面:在你的社区里产生有意义的变化。

需要更多指导影响你社群组织的具体法律问题,请考虑咨询法律顾问,与你所属的非盈利组织联系,或从提供非营利治理和合规综合信息的独立部门等组织探索资源。 在正确的知识、资源和对法律合规的承诺下,你的社群参与努力可以在保护所有参与者的同时,产生持久积极影响。