如何参加社区会议:分阶段步骤办法

虚拟出席对您很重要,请检查会议是否提供直播或拨号。 后泛媒体,许多社区会议都采用了混合模式。 遵循您的地方政府社交媒体频道(Facebook、Twitter、Nextdoor)实时发布。订阅您所在的市议会、校区或邻里协会的电子邮件通讯也是知情的可靠方式。

图书馆和社区中心经常维持实际日历。 关键是设定一个常规 — — 比如,每星期一早上你浏览下一周的活动。 积极主动地确保你不会错过关于你所关心议题的会议。

在线工具和应用程序

现在有旨在简化公民参与的应用软件. iCloseGap 或 Gov Selvery 等平台允许您订阅特定主题(例如公共安全,土地使用,教育)并接收通知. 您也可以使用“你市”社区会议等关键词的Google提醒来获取新闻稿或新闻文章. 区域规划会议请查看您的城市规划组织(MPO)的网站.

步骤2:在会议之前彻底准备

准备将被动观察员与有效的参与者分开。 首先,获得会议议程 — — 大部分政府至少提前72小时公布。逐行阅读议程并找出与您利益相匹配的项目。 对于每个议程项目,请自问:背景是什么,谁是关键决策者,以及可能的结果是什么?

如果议程引用了特定的报告、法令草案或计划、下载和审查。突出你同意或质疑的部分。写出关键要点、您想要引用的数据和任何问题。请简洁些,只限你2至3分钟的公开评论时间。大声练习你的言论可以帮助您在时间范围内保持信心。

也研究会议的议事规则。有些人使用罗伯茨秩序规则,另一些人则使用非正式的“ \\ \ ” ;A 格式。了解规则有助于避免程序错误。如果你预见到一个有争议的话题,请阅读问题的两面。这可以回答后续问题,并证明你做了功课。

准备不同的会议格式

面对面的会议需要不同的准备。 面对面的, 规划您的交通和停车。 对于虚拟会议, 请提前测试您的互联网连接、 音频和相机。 许多平台( Zoom, Microsoft Teams) 允许您在聊天中举手或提交问题。 在会议开始前学习这些功能。 如果会议使用专用的网络宾纳工具, 请阅读如何说话的指令 — — 有时您必须拨入单独的电话线才能解答。

步骤3:战略性地登场和观察

提前到达 — — 在预定开始前至少10-15分钟。对于面对面的会议,如果需要的话,这让你有时间在会议现场签字,找到一个能见度高的主持人和发言者的座位,并与其他与会者交谈。对于虚拟会议,在提前进行记录时,可以核实您的联系,并查看任何内部管理信息。作为早期,也表示对进程的尊重。

会议期间,关注积极倾听。注意每个演讲者所说的话,特别是董事会成员和工作人员。 支持或反对某一项目的人会帮助你了解政治动态。 注意身体语言和语气。 如果公众评论在议程后面才出现,那么就抵制提前离开的冲动;有时,最重要的决定是在公开作证后讨论期间发生的。

对于虚拟会议,请保持相机的功能,如果您舒适的话 — — 它会使您人性化。使用聊天功能可以恭敬地提问,但避免让主会分心的侧面对话。有些平台具有“QQamp;A”功能;使用它来进行实质性询问而不是一般聊天。请记住,会议正在被记录或流传;您的行为是公开的。

步骤4:有效和尊重地参与

轮到你发言时,请首先说明你的名字和与问题的联系(例如“我是榆树街街区的十年居民”)。如果会议有公开评论的报名表,请填写。请遵循任何准则:请您靠近讲台,说明姓名,并限定发言时间。 继续讨论并提及具体议程项目。

将你的意见分为三部分:你想要什么(位置 ) 、 你为什么想要(证据 ) 、 以及你提议什么(解决方案或行动 ) 。 比如 : “ 我敦促议会对分区变更投反对票,因为根据城市自身的交通研究,这会使橡树大道的交通增加40%。 相反,我要求你指示员工探索混合用途的替代方案。 ”

同样重要的是鼓励其他人发言。 如果你注意到一个社区成员不愿分享,那么就主动或迟些时感谢他们的贡献。 居民之间的协作往往比孤立的声音更重要。 在发言后,回到座位上听好 — — 在讨论后可能会有人问你们后续的问题。

分歧和难题

并不是每个参与者都会同意你的观点。 当被挑战时,要保持冷静和专业。在重申自己的证据之前,要先承认他人的观点(“我理解你对费用的关切 ” ) 。 避免个人攻击或提高你的声音。如果一个决定违背你的意愿,请礼貌地要求推理并请求书面跟进。这可以建立尊重,即使你输了选票。 记住社区会议是马拉松而不是冲刺 — — 随着时间的推移建立关系往往比一次无礼的演讲更有影响力。

步骤5:会议之后的后续行动

参与不会在灯光倒塌时结束。 当晚或第二天, 需要时间来审查您的笔记。 写下关键的决定、 投票和分配给您或员工的任何动作项目。 如果您承诺向董事会成员或城市工作人员发送更多信息, 请在48小时内这样做。 简短的电子邮件, 并附上您的联系方式和评论摘要, 将会强化您的信息 。

与您会晤的其他与会者进行后续联系。 连接到链接或交换电子邮件地址。 如果有的话, 请加入会议的邮件列表。 许多社区都有工作组或咨询委员会在定期会议之间举行会议。 志愿为这些机构之一工作会加深您的参与,并在决策过程的早些时候给予您在会议桌边的席位。

查看张贴会议记录( 通常在两周内) 。 请检查您的评论是否被准确归纳。 如果不是, 请联系秘书或记录员, 要求更正 。 出席下次会议并参考会议记录可以显示您正在跟踪进展情况 。

影响参与的先进战略

一旦你对基本情况感到舒适,你就可以超越简单的露面。一个有效的策略是组成或加入邻里联盟[。 当几个居民协调公众评论时,他们可以提出统一阵线,并相互强化对方的要点。 安排一个会前会议,就关键信息达成一致,谁将谈论每个分专题。

另一种先进的策略是提前请求议程项目。 大多数地方政府允许居民申请将项目添加到未来的议程。 这需要与书记员或董事会主席联系,并收集支持性请愿。 在社区的支持下,你可以强制讨论董事会可能不愿考虑的问题。

考虑[ [FLT: 0] 公开记录在会议前请求 [[FLT: 1] 。 如果您怀疑文件不完整或缺少数据, 请提前提交信息自由法。 在公开评论中提交新信息可以转移对话。 请确认您收到的文件是否准确 。

导航虚拟和混合会议

虚拟会议有独特的挑战和机遇。 技术故障会破坏参与。 拥有一个备份计划: 如果视频冻结, 随时可以拨打。 有些平台允许您在记录中提交书面意见, 即使您无法现场发言。 使用该功能来保证您的位置被记录。 对于混合会议, 由您亲自或在线出席决定是否给予您更大的影响力。 如果重要的决策者在场, 留在会议室可能具有更大的影响力 。

共同障碍和如何克服这些障碍

许多人因为害怕公开演讲而避免了社区会议。如果你真的要参加,请先写下你的评论,并请求一个信任的朋友在允许的情况下将评论交给你。多数会议允许你提前提交书面意见,这可以算作参与,并记录你的观点。

时间限制是另一个障碍。 会议可能晚到晚间。 如果您的日程很紧, 请找到白天举行的会议( 如规划委员会会议) 或那些可以虚拟出席的会议。 您也可以只参加议程中对你重要的部分, 但请注意有时项目会被抬高或推迟。 请在前一天打电话给会议组织者, 确认您议程项目的预期时间表 。

语言障碍可能阻碍参与。 许多社区现在提供口译服务或会议材料翻译。至少提前一周询问办事员。如果没有口译,请在电话上带一个双语邻居或使用翻译应用程序 — — 但请与主席核对是否允许。

最后,有些人觉得自己的声音不重要,这是个神话。 地方官员常常数起每一边的演讲者人数,并重磅重。 即使你没有改变结果,你也会教育自己和其他人。 随着时间的推移,持续的参与会造就一种能扩大你影响力的声誉。

结论

参与社区会议不仅仅是一项权利 — — 这是一项责任,也是塑造你所在的邻里、城市或郡的有力工具。 通过遵循指南中概述的五个步骤 — — 研究、准备、出席、参与和跟进 — — 你可以从旁观者转变为地方治理中积极、受人尊重的声音。 你所培养的技能将服务于你,跨越从土地使用和教育到公共安全和公园等多个问题。

开始小一点。 选择一个关于你所关心主题的会议。 应用这些策略,并不断显示。随着时间的推移,你会看到您的投入与他人的结合,如何引导决策取得更好的结果。 您的社区需要您。今天迈出第一步,您将发现,地方民主不是一个旁观者运动 — — 这是一种合作努力,它奖励了那些认真和坚持不懈地参与的人。