Table of Contents
与当选官员接触是参与民主进程并确保你的声音影响你日常生活的政策的最有力方式之一。 选民依靠当选的政府官员作为他们的倡导者,代表他们向政府表达关切和利益。 无论你关心的是地方问题、州立法还是联邦政策,理解代表如何倾听和处理组成沟通,可以大大提高你的外联工作的效率。
这个全面的指南会告诉你所有你需要知道的 与你当选的官员联系的事情 从理解国会办公室如何处理你的信息 到选择最有效的沟通方法来应对你的具体情况
为什么你的嗓音比你想的更重要
在代议制民主国家,组成沟通是立法进程的重要组成部分,而由组成者进行有效沟通能够并经常对政策结果产生重大影响。 许多人低估了个人组成接触的权力,但现实与大多数假设大不相同。
在州一级,官员往往拥有较少的工作人员和选区,个人接触的影响被放大,立法部门报告说,在问题一方收到多达六、八份来文的,可以被视为“滑坡 ” 。 这意味着你的单次电话或电子邮件可能只是官员在某个特定问题上收到的少数信息之一,从而给予你的声音超大的影响。
国会工作人员将进入办公室的每一次电话都登录在数据库中,数据库中向议员通报选民所处理的问题,他们利用这些数据来通报他们的决定。 您的沟通不会消失在空白中 — — 它成为决定立法优先事项和投票决定的数据的一部分。
理解国会办公室的结构
在进入通讯策略之前,了解谁实际收到和处理你的信息很有帮助。国会办公室是复杂的业务,工作人员承担不同的职责。
办事处分为两个不同地点:DC的一个办事处和该区的办事处,每个地点都履行不同职能,而地区办事处通常更注重组成服务和个案工作,而DC办事处则处理立法事项。
您应该知道的关键工作人员职位
了解不同工作人员的作用,有助于更有效地指导沟通:
- 工作人员助理: 首都山最常用的起职职位,工作人员助理负责处理所有前沿办公室职责,答覆电话,行程巡演,并经常监督邮件程序,还经常担任实习协调员.
- 立法通讯员:[ 这些工作人员负责起草对组成来文的答复,并一般管理一些立法问题。
- 立法助理:[ 这些工作人员负责进行深入研究,分析政策问题,起草立法并就立法事项向国会议员提供咨询意见。
- 个案工作者或选区服务代表: 多数地区办事处以帮助选民处理与联邦机构的任何问题为主,并注重帮助选民处理。
- 参谋长: 参谋长担任当选官员的主要顾问,管理工作人员,确保日常活动的顺利进行.
联系代表处时,你很可能会先与员工助理或实习生进行互动,但您的消息会根据您要处理的问题,传递给合适的工作人员.
当选官员如何实际处理您的信件
了解你处理通讯的幕后过程,可以帮助你编写更有效的消息,引起注意并产生影响.
正式处理系统
任何有意促进组成机构沟通的人,如能影响政策,了解办事处如何处理这些不同的沟通渠道将很有帮助,因为这代表了机制办事处已建立起来,以便系统地听取和考虑组成机构的意见。
电子邮件通常被主题和手头的发行组织成批,电子邮件被放入分类批次越多,就越有可能被注意。 如果有特定的政策关切,它就会组织成批,那么在办公室周围就一定会有对话,而这些对话最终会让会议成为与国会议员的会晤。
是什么让你的留言站出来
并非所有组成来文都得到同等重视。 有些办事处直接包括组成案文,如果它独特、有趣或重要,如果它代表办事处收到的大量联系,或者如果需要它来帮助工作人员就如何最好地应对敏感或高度技术性联系寻求咨询意见。
预写形式字母会自动排序和计数为简单的"pro"或"con"对问题计数,但即使加一两个习惯句子,也会大大增加其被注意的机会,这意味着个性化的极大意义.
临界质量效应
工作人员对需要什么来使办事处感到问题很重要的答复包括“如果来得太多”或“足够做批量”,表明某一办事处必须具备一定的足够数量的沟通才能认真对待一个想法。 这就是为什么协调的宣传运动能够如此有效——当多个成员就同一问题与其代表联系时,它表明这个议题值得关注。
工作人员挂断后,很可能会询问办公室里其他人,如果他们今天接到了类似的电话,如果接到了大量类似的电话,那么议员们很可能会听到这个问题.
按效力排列的通信方法的排名
并非所有与你的代表联系的方法都具有同等的权重。这里是最常见的通信渠道的细分,按其典型的有效性排列。
1. 内部会议(影响最大)
任何事物都不能取代人类接触,因此,最好的方式仍然是在Zoom、华盛顿办公室或家乡的区办事处举行面对面的会议。 面对面的会议可以开展对话、建立关系,并有机会以其他方法无法匹配的方式提供复杂信息。
安排会议与当选官员直接交谈是明确传达信息或意见的最佳方式,因为亲自联系是极有价值的,更可取的。 虽然确保与当选官员本身会面可能具有挑战性,但与就具体政策领域提供咨询的高级工作人员会晤几乎同样有效。
如何要求开会: 通过官方网站或办公室电话号码联系排程员。具体地说,你想要讨论的问题以及它作为组成单位对您重要的原因。灵活地安排时间和地点,并准备直接会见资深工作人员而不是当选官员。
2. 电话(影响大)
电话是产生效果的最有效快速方式。 电话比电子邮件或社交媒体帖子需要更多的努力,这些帖子向工作人员发出你对此问题非常关心的信号。电话还直接在办公室的跟踪系统中生成文件。
召集国会议员仍然是确保你得到他们注意的最佳方式,当你打电话时,你一般会和一个工作人员助理或实习生交谈,后者的工作是记录组成问题。
接电话的员工们接受过与选民交谈的训练,他们整天都这样做。 接电话的人一般是工作人员助理或实习生,或者你可能需要留下语音邮件,他们会倾听你必须说的话,并将你的信息传递给国会议员。
电话呼叫最佳做法:
- 当选代表对自己的选民(能投给他们的人)反应最热烈,
- 记得某工作人员,而非国会议员,会打电话,所以请与负责处理你希望评论的问题的工作人员交谈.
- 简短且尊重电话联系,铭记上述所有要点,考虑在打电话前写下你想说的话,不要高声说话或变得有争议,在所有谈话中都要简短、友好和礼貌。
- 如果和真人交谈会让你紧张,下班后可以打电话留下语音信箱!
3. 个人化信件和电子邮件(影响大)
电子邮件、信件和电话是和当选官员沟通的有效方式。 但是,书面沟通的有效性在很大程度上取决于个性化和质量。 个人信息、信件和电话等信息都与您所选择的官员沟通。
简洁(一页或约500字),集中关注一个问题,并包括您的全名和街道地址来验证选区。 您的地址至关重要 — — 工作人员在充分考虑您的信息之前,先核实您是否是一个组成者。
工作人员被告知删除来自区外的电子邮件, 需要检查地址, 以确保写作的人在将讯息放进系统之前,
您的信件或电子邮件中应包含什么:
- 有关您所居住的地区、您个人的经验和历史(包括您拥有的证书)、来自当地来源的学习和报纸文章、您对法案是否获得通过的担忧以及您建议的行动方针。
- 选民的个人信息可以是一个非常有效的方式, 与你的议员沟通, 总是确保包括你的名字和地址,
考虑写你自己的原始信件,因为虽然许多组织可以提供你只要签字的预先写好的信或明信片,但许多立法者仍然认为一个深思熟虑的原始信件价值1000个预先写好的字母.
4. 市政厅和公开会议(影响大)
出席市政厅会议,可以直接和公开地与官员接触,可以在一个公开论坛提出问题并获得答复,论坛要求官员承担责任,它还向官方和媒体表明,一个问题得到了广泛的社区支持。
市民大会是直接与议员交谈的极好机会, 让他们知道选民们正在处理你关心的问题,
下厅提示:]
- 官员们经常在自己的网站和社交媒体上刊登市民大会广告,在可能出现报名程序时提前到场,询问问题,准备一个清晰的简明问题,即使在有不同意见时也要礼貌和敬重.
- 亲身交流更个人化, 选民也真正欣赏连接 更有意义的方式, 它的资讯,我们总是学到一些东西。
5. 社会媒体(降低直接影响、提高公众意识)
社会媒体平台被大多数官员用来与公众沟通。 虽然社会媒体可以用来提高公众的认识,并展示社区对某一问题的支持,但对于直接说服却有局限性。
工作人员报告难以核实社交媒体用户是否是实际成员,这可以减少信息对立法进程的直接影响。 然而,虽然电话和信件在立法者和国会助理的眼中仍然可能具有更大的份量,但是通过社交媒体对立法者说话的优势在于公众眼中出现,当你评论立法者的Facebook网页或发送推特时,其他选民可以阅读你的信息,这可能会引发对话,并有助于提高对你所提出并赢得支持的问题的认识。
6. 书面前表格和请愿(Lowest Directive)
预先写成的表格是最容易发送的通信形式,因此影响最小,因为立法部门通常不详细阅读这些消息,相反,它们被自动排序和统计为简单的"pro"或"con"对问题的计数.
当组织尝试做群众写作运动时,它们会经常使用印有相同文字和信笺的品牌前传,这些可以让你感到伟大,因为它们非常迅速和令人满意,在紧急情况下它们可以成为伟大的,但它传递出你所倡导的问题不是基层问题的信息。
如果您确实使用预写模板, 一个有用的技巧就是将文本复制到自己的电子邮件中, 并稍微修改字词。 这个简单的步骤可以将您的消息从一个计数标记提升到一个被读取和考虑的东西 。
拟订有效信息:基本要素
无论你选择哪种交流方法,某些要素都使得你的信息更容易被听到并采取行动.
1. 建立你的选区
将自己确定为一个组成部分,因为立法者及其工作人员一旦知道自己与一个组成部分(更不用说选民)交谈,就会更容易接受。 总是包括你的全名和完整的街道地址,而不仅仅是你的ZIP代码。 这种核实是至关重要的 — — 非选区人的信息往往被抛弃或很少受到关注。
2. 明确和具体
自己决定要谈什么,具体一点,你可以打电话让会员办公室知道你在自己关心的问题上的立场,记住你不需要成为专家来表达你的意见,你的电话可以简短和甜蜜.
叫你的代表告诉他们你希望他们如何投票表决具体法案,因为要求采取具体的行动,会给他们带来追究他们责任的杠杆。如果有具体的法案编号或立法,请明确提及。
3. 分享您的个人故事
个人故事和经验比抽象论点更具有说服力。 解释这个问题如何直接影响到你、你的家人或社区。 这一人的因素帮助工作人员和官员了解政策决定对现实世界的影响。
4. 保持简洁
尊重繁忙办公室的时间限制,无论是写作还是打电话,都要迅速到要点,避免冗长的解释,一页写信,几分钟打电话,一个明确的问题到市政厅都是很好的指引.
5. 保持尊重的音调
员工是公务员,工资不够,无法在昂贵的华盛顿市过上舒适的生活,为政治家工作会对你的精神健康造成破坏,特别是如果生活在区里的人每天对您喊八小时或更长时间的话。 此外,如果你选民发出愤怒的声音,员工会更不重视你,因为他们更可能把你当成另一个狂热的人,所以要礼貌一点。
任何给代表的信息中最重要的部分是保持礼貌,在你的语气和字词选择上保持礼貌,因为电话的另一端会更能为当事人所接受,并记住,他们不会就自己职位对事务采取什么立场作出任何最后决定,因为他们的工作就是简单地记下你的想法,他们不会就你说的话提出问题或与你争论,你不需要试图说服他们什么。
6. 要求作出答复
询问参议员或代表对该问题或法案的立场,您也可以要求书面回复您的呼吁,并始终礼貌礼貌,并感谢他们的时间。 请求回复将建立问责制,并确保您的沟通记录和跟踪。
了解反应时间和后续行动
管理你对反应时间的期望对于长期保持有效宣传十分重要。
期待什么
反应时间因若干因素而有很大不同:使用的通信方法、问题的复杂性、办公室收到的通信量、以及该问题是否具有时间敏感性。电话可能会立即得到承认,但正式答复仍需要几周。书面通信通常需要更长的时间才能得到答复。
会员们每年经常收到超过一千份有关从社会保障福利和护照问题到复杂的监管问题等所有问题的组成申请,这批申请意味着您的信息正在与许多其他人争夺关注。
后续行动的重要性
并且如果他们投票时, 考虑写一封简短的感谢信, 肯定结果会如何影响你, 但如果你的立法者没有投票方式,
国会办公室总是听到投诉, 和任何其他人一样,当他们的行为得到赞赏时,他们感到得到回报,所以总是说谢谢。
战略性多渠道办法
包括支持文件、要求召开现场会议讨论复杂议题、以及利用社交媒体公开感谢官员采取积极行动。
与你的代表们建立关系
有效的组织宣传不仅仅是一次性的沟通, 而是建立持续的关系, 使你的声音在一段时间内更有影响力。
经常参与,不只是危机期间
更好的知情选民往往能更有效地沟通,更有可能表达欣赏和支持。 不要仅仅在对某件事感到不快时与你的代表联系。 当他们采取你支持的立场时,伸出援手向他们表示感谢,在他们成为危机前分享社区关注的信息,并参与定期接触的机会。
发展与工作人员的关系
立法工作人员极为重要,与被指派负责你问题的工作人员建立工作关系非常有益,因为一旦到了采取行动了解某人的呼唤就会有所回报的时候,工作人员往往比当选官员的任职时间更长,并可以成为你倡导努力的宝贵盟友。
参加多种形式的接触
参与的形式很多,包括立法巡演、会面和问候、通讯、明信片、社交媒体、调查等等。 你对代表办公室的接触点越多,就越有可能承认你是一个参与和知情的成员。
移动应用和社交媒体等数字平台有助于更好的沟通,因为这些平台允许用户实时更新和反馈,使官员更容易获得。
各级政府的特殊考虑
虽然许多原则适用于各级政府,但在如何对待联邦、州和地方官员方面却存在着重大差异。
联邦代表(国会)
国会办公室结构最完善,处理组成机构来文的制度最完善,一般工作人员较多,程序更正式,当人们在官僚迷宫中迷路或无法获得他们需要的信息或关注时,他们往往要求国会成员进行干预,这一组成案例工作可以提高国会对机构运作和提供服务方面潜在问题的认识,从而成为国会监督行政状况的工具。
州立法者
州立法者往往拥有较少的工作人员,而且可能比联邦代表更方便接触。 在州一级,官员往往拥有较少的工作人员和选区,个人接触的影响会扩大。 你也许更幸运的是能够确保举行面对面的会议,或者从当选官员本身而不是工作人员那里得到直接回应。
当地官员
地方官员 — — 市议会成员、县专员、市长 — — 往往最容易接触,可能没有专职工作人员来处理组成通信。 与官员直接接触更为常见,出席他们在场的公开会议尤其有效。
工作与立法时间安排
了解立法程序有助于您为最大限度地发挥影响力而作宣传的时间。
以委员会成员为重点
真正的工作大多发生在委员会,因此,了解哪些委员会处理你的问题,并关注这些委员会的成员。 虽然立法者收到的大部分通信都是来自其直接选民,但没有任何规则禁止与其他立法者联系,特别是如果他们是权力职位,而且众议院议长、少数领导人、委员会主席和高级成员以及从事你所关心问题的委员会成员都可以与任何希望表达对某一问题的看法的人联系。
时间安排问题
时机很重要,似乎你的问题即将通过电话或电子邮件与立法者联系,但如果时间允许利用其他有影响力的技巧,例如写一封信或与国会议员及其工作人员会面,那么,时间就可能最为有效。
许多政策决定是在预算过程中做出的。当预算讨论发生时,当法案被起草时,当法案准备表决时,当委员会举行听证会时,了解这些决定,可以帮助你从战略角度为宣传时间定时。
避免常见错误
即使是善意的宣传,如果犯下这些常见错误,也可能是无效的:
联系不代表你的代表
当选代表对自己的选民(能投给他们的人)反应最迅速,所以请务必优先召集代表你的代表国会议员,我们知道这很诱人,但给不代表你的成员打电话是无效的,这样做可能会阻止选民打电话,从而产生更大的影响.
仅使用窗体字母
虽然形式字母比无要好,但它们的重量却很小。总是将您的消息个性化,即使您使用模板作为起点。
模糊或无重点
试图在一个通信中处理多个问题会淡化您的信息。 关注每个联系人的特定问题或账单 。
忘记包含联系人信息
没有您全名和地址, 您的消息可能被丢弃, 因为无法被证实来自一个组成 。
失敬或威胁
敌对通信会产生反效果,如果威胁包含,甚至可以向当局报告,分歧是好的,是预期的,但必须恭敬地表达。
方便联系官员的工具和资源
有若干工具和资源可以简化寻找和联系你的代表的程序:
寻找你的代理人
对于联邦代表,这项服务会帮助您将您的ZIP代码与您的国会区匹配,并链接到您的议员网站和联系网页. 众议院官方网站(house.gov)和参议院网站(senate.gov)都提供查询工具.
对于州和地方官员,网站如USA.gov的当选官员名录[可以帮助你确定在政府各个级别上代表你的人.
交流平台
国会成员有不少资源可以让这个过程变得容易,包括向国会发送你电子邮件的Democracy.io,传真Zero,传真发给你的代表和参议员,将你的短信变成每日给国会的信件的Resistbot,以及将你的声音传递给国会代表的语音邮件的Stance.
组成管理系统
设计用于政府办公室的目的,CMS工具帮助领导者及其团队组织、跟踪和响应他们每年通过电子邮件、网络表格和社交媒体收到的数千条信息。 了解这些系统的存在可以帮助您理解您的通信处理和跟踪方式。
地方媒体在扩展你的声音方面的作用
地方报纸、广播电台和电视新闻往往比国家媒体对民选官员的影响更大。 给编辑写信、提交评论文章或与当地记者联系问题,可以扩大你的信息范围,超越直接组织联系。
当当选官员看到选民在公共论坛和地方媒体中提出问题时,它就表明社区更广泛的关切,并且能够比仅仅通过私人通信更有效地激励采取行动。
理解局限性和现实期望
虽然组成沟通很强,但对于它能实现什么,必须具有现实的期望.
国会议员必须考虑相互竞争的利益,决定哪些决定最能代表选举他们的选民。 你的代表可能真的不同意你的立场,或者他们可能面临政治压力,从而难以按你所希望的方式投票。
教育参与者如何制定政策,提供与其利益相关的方案资源,为您和您的工作人员建立最有效的沟通渠道,并明确您的角色可以完成还是不能完成。 理解您代表的角色的制约和局限可以帮助您更有效地宣传并保持现实的期望。
使组成通信成为哈比特语
最有效的倡导者不只是一次接触他们的代表——他们把这种做法当作一种常规的做法。
节省时间和帮助你给国会打电话的习惯之一是在手机中保存立法者的电话号码。 设置提醒器,以检查你关心的问题,订阅从事你问题工作的宣传组织的通讯,并建立一个简单的系统,用于跟踪你联系过的代表和收到什么答复时的情况。
与选民建立联系是当选官员的重要方面,伟大的网球运动员阿瑟·阿什也说道:“尽你所能,用你所拥有的,从你所在的地方开始。” 这项建议同样适用于选民——从你所在的地方开始,利用你所拥有的工具和时间,并尽力使你的声音被听到。
制宪参与的更广泛影响
任何民选官员最重要的职责之一是与选民沟通,因为有效的沟通有助于与你所在地区的个人建立信任,并提高你办公室的形象,以及无论您是否宣布新的举措,还是回答公民的电子邮件和信件,您都希望沟通明确及时,目标明确。
与当选官员接触时,你不只是主张具体的政策——你正在参与民主进程,要求你的代表负责,帮助确保政府始终对它所服务的人作出反应。
与当选官员存在高度不信任,广大选民感到愤怒。 定期、尊重、知情的选民沟通是弥合这一差距和重建公民及其代表之间的信任的一个途径。
采取行动:你的下一步措施
现在,你知道当选官员如何倾听和处理组成通信,是时候将这种知识付诸行动了。接下来是简单的行动计划,开始:
- 识别您的代表: 使用在线工具来找出联邦、州和地方各级代表您的人物。将他们的联络信息保存在您可以轻松访问的地方。
- 选择一个问题: 选择一个你非常关心的问题。研究与这个问题有关的立法或政策的现状。
- 进行第一次联系: 开始电话或个性化电子邮件。使用本条中的指南来设计有效的消息。
- 后续: 跟踪你收到的回复并酌情采取后续行动。如果代表采取行动支持你,请感谢他们的代表。
- 建立习惯: 设置一个提醒,就你关心的问题定期——每月或每季度——与你的代表联系。
- 扩大你的约定: 随着你变得更加舒适,参加市政厅会议,要求当面会面,或者写一封信给当地报纸.
记住,你的声音比你想的更重要。每一次电话被登录,每封电子邮件被读,每个出现在市政厅的议员都为制定立法重点和决定的数据作出贡献。 你对民主进程的参与并不止于投票箱,而是通过不断与你选举代表你的官员接触而继续。
了解当选官员如何倾听、处理和回应组成沟通,你就能确保你的声音被清晰和有效地听到。 无论你主张地方改善、州政策改变或联邦立法,本指南中概述的原则将有助于你以获得结果的方式沟通,并在影响你的生活和社区的政策中产生真正的变化。
欲了解更多公民参与和宣传信息,请访问美国国会官方网站[、贵国立法机构网站、妇女选民联盟[等组织,这些组织提供关于立法进程和如何有效参与的无党派信息。