社区参与的法律方面:你需要知道什么

背信棄義會使董事們對個人負責任,

利益冲突政策

國際組織的議題是: 國際組織的議員或重要員工有個人或財務利益, 可能影響他們代表組織的決定。 國際組織的議題並不是違法的, 但必須妥善處理, 保護組織, 保持公眾信任。

有效的利益冲突政策要求董事和主要員工披露可能的冲突,建立审查和處理被披露的衝突的程序,要求回避討論和投票,并記錄衝突是如何管理的。

國稅局要求免税組織制定利益冲突政策,

金融监督和透明度

包括審查及批准預算、監督財務報告、把實際执行情况與預算作比較、确保內部有适当的管制, 防止舞弊及管理不善、安排年度財務稽核或審查、以及确保及时提交所需稅務報告與報告。

免稅組織必須提供某些文件供公開檢查, 包括第1023份表格(免税地位申請)、第990份表格(年度資訊回報), 以及公司章程等文件。 組織應有程序, 以應應眾人要求提供這些文件。

细则和治理文件

組織章程规定了組織管理的规则,包括理事组成和任期、官職和職責、符合要求和程序、投票和法定人数要求、會議结构和修正程序。

該章程必須遵循现行章程中所规定的修正程序。

美國的國家和國際的國家都對此持不同看法。 除了章程外, 組織應保留其他治理文件, 如利益冲突政策、文件保留和销毁政策、告密者政策以及行政补偿政策。 這些政策顯示了良好治理, 有助于保護組織的稅免地位。

知识产权

社群組織創造和使用各種形式的知识产权, 從組織名和標誌到教育材料及創意作品。 理解知识产权有助于保護你的組織資產,

商标

商标保護您與他人不同之名、標誌、標語和其他识别器。 商标權來自於使用而非注册,而聯邦在美國专利和商标局的注册提供了巨大的優點,包括全國性保護、合法所有權推定以及使用 Q 符號的權利。

使用與另一組織的標籤相近的標誌或標誌, 可能會引起法律行動及要求, 可能會造成成本高昂且破壞性大。

版權

著作權保護著寫作品的原創性, 包括文獻、照片、影片、音樂和軟體。 著作權保護在作品以有形形式創作並固定時會自動產生,

社群組織應該注意兩種情況下的著作權。 首先, 保護自己的著作權資料, 包括著作權通知、重要作品的登記、使用許可或協議控制他人如何使用您的材料。 其次, 尊重他人的著作權, 在使用著作權資料前先取得許可、理解公平使用的限制、使用有權的影像、音樂和其他內容。

公平使用教義允許無權使用權限使用權限的資料,如批評、評論、新聞報導、教學、獎學金或研究等。 然而,公平使用是一種複雜的法律教義,而組織不應該假設其使用在沒有仔细分析或法律建議的情况下,是公平的。

開放源碼與創用CC授權

許多社群組織從使用開源軟體和創用CC授權內容中受益,

也考慮使用創用CC授權, 清楚說明他人如何能利用你的工作,

政治活动和游说限制

對於想在保持免税地位的同时為自己的目標發聲的社區組織, 了解這些限制是至關緊要的。

禁止政治競爭

禁止任何組織代表或反對公務候選人參與或介入政治活動,

禁止的活動包括:贊成或反對候選人、向候選人或政党捐款、發布競選材料、讓候選人使用組織資源、在官方組織性出版物上表達對候選人的支持或反對。

政治競選禁令的違反會對組織及其經理者造成稅務, 在極其嚴重的情況下, 取消稅務豁免地位。 社區組織必須警惕在競選背景下保持政治中立。

允许的游说活动

和政治競爭活動不同,501(c)(3)組織的游说並非完全禁止,但必須有所限制。 游说包括通过與立法者或其員員接触、敦促公眾與立法者聯繫或就具体立法提案采取立场等手段,來影響立法。

組織可以選擇兩項測試, 以衡量允許的游说。 根據「实质性部分」考驗, 游说不能构成組織活動的一個重要部分。 這個考驗是模糊的, 且是具體的。 或者, 組織可以選擇第501(h)款下的「支出」考驗, 該考驗依据組織的豁免目的支出, 规定了游说支出的美元限制 。

許多組織選舉支出考驗, 因為它比大部份的考驗更清晰, 通常也允許更多游说活動。

宣教和教育

包括教育民眾、研究及發表結果、主办無党派候選人論壇、不支持特定候選人而鼓勵參與、不提及特定立法而鼓勵政策立场。

社群組織在計劃宣傳活動時, 應該慎重考慮是否將活動傳入禁區, 并在不确定時尋求法律建議。

无障碍和不歧视

也無歧視受保護的團體。

美國残疾人法

美國殘障法案禁止對殘障人士在工作、公共住宿及其他方面的歧视。 社區組織遵守法案包括:确保便利於實際上使用、為残疾員工及志愿者提供合理便利、讓程式及服務方便、以及确保網站及數位內容方便使用。

實際上无障碍要求包括无障碍停車、入口坡道和无障碍入口、无障碍廁所、以及通路。

方案无障碍性意味著殘障人士必須能參與及受益于方案及服務,

公民权利和不歧视法

許多聯邦、州和地方法律禁止基于种族、肤色、民族、性别、宗教、年齡和殘疾等受保護的特征的歧視。 這些法律适用于工作、方案和服务,以及其他組織性活動。

該組織應採取並實施無歧視政策, 提供無歧視要求的訓練, 建立處理歧視訴求的程序,

接受聯邦經濟援助的組織必須遵守其他的不歧視要求,包括《民權法》第六篇(禁止種族歧視)、《教育修正案》第九篇(禁止在教育計劃中禁止性别歧视)、《康复法》第504款(禁止殘疾歧視)和《年龄歧視法》(禁止年齡歧視)。

語言存取

提供不同人群的社群組織应考虑限制英文能力的个人的語言使用。 要求因組織的資源和司法管辖权而不同,但最佳做法包括:评估所服務的社群的語言需求;提供重要互動的口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口語口口語口語口語口語口語口語口口語口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口口語口語口口語口口口

也讓所有社區成員真正能使用計畫及服務,

社区指南和行为守则

建立清楚的社區導引和行為規則, 有助于為社區參與建立安全、尊重與有產業的環境,

制定有效的社区指南

有效的導引是清晰而具體而非模糊的, 可能時會有正面的框架, 專注於行為而非身份, 一致地适用于所有的參與者, 并定期審查及更新需要的內容。

指導應涉及尊重的交流、騷擾與歧視、安全與保障、組織資源的利用、機密與隱私、利益冲突、社會媒體與網路行為等關鍵方面。

骚扰和歧視政策

該政策應規定禁止行為, 包括性騷擾、對環境的騷擾、以及基于保護性格的歧視, 建立報告關注的程式, 概述調查程序, 明确侵犯事件的潜在后果, 禁止對報復關注或參與調查的人士的报复。

政策只有得到清晰的宣傳、一致的运用、以及适当的訓練和強制的支持,才能有效。

冲突解决程序

共和黨的政黨與共和黨的政黨都對此有興趣。

有效的衝突解決程序包括:在适当時鼓勵各方直接交流,在更嚴重的衝突中提供调停或協助對話,在非正式解決不成功時建立明確的升级道路,以及确保公平程序,使所有各方都有机会申述。

某些組織在附则或協議中加入其他的争端解决条款,要求诉讼前进行调解或仲裁,这些条款比法院程序更迅速、更合算地有助于解决争端。

执法和问责制

社會規定和規定只有一致地执行,才能有意義。 組織應建立明确的程序,以处理違法事件,包括調查程序、可能后果的范围、上诉或審查程序以及文件要求。

違法行為的後果與行為的严重程度成正比, 可能包括口头警告、暫停、或永久撤銷計畫或活動。 嚴重的違法行為, 如暴力、威脅或非法行為, 可能要求立即行動及執法者介入。

紀錄保存與文件保留

社會組織應保持各类記錄, 并實施适当的保留和销毁政策。

需要的紀錄

稅免組織必須保持紀錄, 以證明其稅免地位, 並證明它遵守稅法要求。 必要的紀錄包括公司成立條件和章程、國稅局的确定書、990份年度資訊報告、包括收支文件在内的財務紀錄、董事會和委員會的紀錄、以及收到的捐款紀錄。

包括工作申請和聘用文件、表格I-9就业資格核查、薪工單和扣稅表、工作考核和紀錄、休假和住宿記錄。

包括參與者登記和同意表、出勤記錄、方案评价和結果資料、赠款申請和報告、以及同合作伙伴和供應商的合同和協議。

文件保留政策

文件保留政策指定了不同類型的紀錄要保存多久, 以及可以何时被销毁。 這些政策有助于确保重要紀錄得到保存, 同时降低不再需要保留的紀錄的混亂和儲存成本 。

保留期依記錄的類型和适用的法律要求而不同。 例如,國稅局的規定要求免税組織至少保存3年的表格990、至少保存4年的工資稅紀錄、公司公司章程等公司紀錄的永久保存、合同和協定的到期后保留一定期限。

文件保留政策要以书面形式提出,由董事會批准,通知负责保存記錄的員工,并定期加以审查,以确保保持符合法律要求。

电子紀錄管理

电子記錄管理已成為重要, 通常可以接受以保留其完整性和可存取性的格式取代紙面記錄。

使用可靠系統和格式, 執行備份及大災情回收程序, 控制敏感電子記錄的存取, 以及确保电子紀錄被收入文件保留及销毁政策。

文件销毁

記錄保留期到期後, 組織應以保護保密信息的方式销毁記錄。 包含敏感資訊的紙面記錄應被粉碎, 使用防止回收的方法安全地刪除电子記錄。

組織絕不應破壞那些將要受到待决或預期的訴求、政府調查或稽核的紀錄。 當合理預期的訴求或調查時,組織必須執行一個訴求扣押以保存相关的紀錄。

答复法律問題和爭議

社會組織可能會面临法律問題或爭議。 了解如何妥善應對,

何时寻求法律顾问

社群組織應與律師商議, 包括成立組織或做出重大结构性改變、面對可能的诉讼或接受法律要求、處理复杂的合同或交易、處理解雇或歧視訴求等工作問題、對政府調查或審查做出回應、以及法律要求或遵守义务的不确定性。

許多組織與律師建立關係, 提供持續的建議, 并在問題發生時隨時可以提供。 有些律師向非營利組織提供公益或低費服務,

答复申诉和法律要求

立即通知您的保險人, 如果此事可能由保險公司負責, 通知您保險公司, 在做出回覆前先征求法律顧問, 保存所有相關文件與訊息, 不承認責任或做出承諾, 并保持此事的機密。

對於政府及政府所持的態度, 也都將不斷受到影響。

危机管理

事件、不端行為指控或公開爭議等嚴重事件需要协调的危機管理。 組織應制定危机反應計劃,以找出一個危機應對團隊、建立通訊协议、指定代言人、概述通知利益方的程序、以及解決法律和保險方面的考量。

危机發生時, 重點是確保安全、收集准确信息、透明地交流、保護合法利益、記錄所採取的行動。 危机過后, 全面審查以找出經驗, 并實施改善措施,防止类似事件。

建立守法文化

成功社群組織並非把守法當做負擔,

培训和教育

訓練會議的議題包括:組織的任務和法律结构、董事的信托职责、騷擾和歧視的防范、安全和風險管理、隱私和數據安全, 以及與組織活動相關的具体法律要求。

該組織的資訊與資訊也相當豐富,

合规监测和审计

定期的遵守監控有助于在問題成為嚴重問題前, 找出和解決問題。 組織應定期審查關鍵法律要求的遵守情况, 定期審查和更新政策和程序, 進行內務審查及金融控制及流程, 并适时寻求外部審查或審查。

任何已查明的問題, 都应立即加以處理,

连续改善

社群組織應了解可适用的法律與規定的變更, 參與提供更新與資源的網路與協會, 學習事件與近時失誤,

建立持續完善的文化,

支持各族群的團體

許多資源與支援系統可以幫助組織了解及履行法律責任。

法律资源

國家非營利組織會為各邦的非营利組織提供培訓、資源與宣傳。 公益性法律計畫將非營利組織與志愿律師聯系。 法學院的診所在為法律學生提供實習訓練時, 向具有資格的組織提供法律服務。

國稅局網站等網路資源提供免税組織要求的指導, 而國家非营利委員會[等組織提供治理、遵章和最佳做法的全面資訊。

助理

專業於非營利保險的保險經理商協助各組織取得適當的保險。 人力資源資源顧問提供就业問題及遵從方面的指導。 集資顧問協助組織制定可持续的資源策略,

建立一支由可信顧問组成的團隊,

同伴網路和學習社群

許多社群組織都提供與同類人學習、分享資源、了解新問題的機會。 本地非營利網路、國家協會專注於特定議題區域、網路社群與論壇、會議與訓練活動等,

也無法從大團體的資訊與經驗中獲益。

結論: 法律遵守是影響的基礎

理解及處理社群參與的法理方面, 並不是造成障礙或減少公民參與的熱情, 而是建立坚实的根基, 讓社群組織能有效、持久、道德地執行任務。

遵守法律會保護那些將時間和精力投入社區工作的人, 确保組織資源得到妥善有效的利用, 建立與參與者、捐獻者及更廣泛社群的互信,

法律面貌似乎很可怕, 尤其對小組織或基层計畫來說, 記住你不需要做法律專家來經營一個守法的社區組織。 你所需要做的是了解關鍵法律問題、學習和改进、隨時求助的意愿、以及專注於廉洁透明地運作。

開始處理你組織最根本的法律要求 — — 适当的结构、必要的許可和許可、基本保險以及基本政策和程序。 随着你的組織的增長和活動的擴張,你可以在此基础上建立更精密的遵守制度和风险管理策略。

社會參與的法律方面最终和社群本身的工作目的相同:在保護人民和社区的同时,創造积极的改變。 通過將法律意識融入你的組織文化和行動,你創造了一個社會參與安全、可持续和有效繁衍的環境。

無論你是在組織你的第一次邻里清理,還是管理一個已建立完善的非营利組織,本指南中概述的原则都提供了一個導引社区参与的法理方面的路线图。用這些洞察力建立強大的、符合的組織,使他們的精力集中到最重要的方面:在你的社群中做出有意义的改變。

對於影響你社區組織的具体法律問題, 考慮與法律顧問協商協商, 聯系你國的非营利組織, 或從提供非營利治理與遵從資源的獨立部門 等組織探討資源。