لماذا تشارك في مسائل الهيئات العامة التابعة للوكالة الحكومية

وتشكل جلسات الاستماع والاجتماعات العامة التي تعقدها الوكالات الحكومية العمود الفقري للحكم الشفاف على مستوى الدولة، وتوفر هذه الدورات للمواطنين قناة مباشرة للتأثير على القرارات التي تشكل مجتمعاتهم المحلية، بدءاً من الأنظمة البيئية ومشاريع النقل إلى سياسات التعليم والحصول على الرعاية الصحية، وعندما تظهر وتتحدث، تساعد على ضمان أن يسمع مسؤولو الوكالة من الناس الذين يعيشون مع نتائج قراراتهم.

والمشاركة العامة ليست مجرد مجاملة، بل هي في كثير من الأحيان شرط قانوني مكرس في الإجراءات الإدارية للدولة وقوانين الاجتماعات المفتوحة، ويجب على الوكالات أن توفر فرصاً للمدخل العام قبل اعتماد القواعد أو الموافقة على المشاريع الرئيسية، وفهم كيفية عمل هذه العمليات يمكنكم من جعل صوتكم مسموعاً فعلياً ومساءلة الوكالات.

فهم جلسات الاستماع والاجتماعات العامة

جلسات الاستماع العامة ضد الاجتماعات العامة: الاختلافات الرئيسية

وفي حين أن المصطلحات تستخدم أحياناً بصورة متبادلة، فإن جلسات الاستماع العامة والاجتماعات العامة تخدم أغراضاً متميزة، فالجلسة العلنية هي إجراء رسمي تقدم فيه وكالة ما إجراء مقترحاً، مثل تنظيم جديد أو قرار بالتصاريح، وتجمع الشهادات من الجمهور، ويُطلب إلى الوكالة عموماً أن تنظر في هذه الشهادة قبل اتخاذ قرار نهائي، وتُتبع جلسات الاستماع شكلاً منظماً، وكثيراً ما يكون مع رئيس، أو كاتب مختص بالكتابة أو تسجيل، والحدود الزمنية لكل متكلم.

وعلى النقيض من ذلك، فإن الاجتماع العام هو دورة عادية أو استثنائية يناقش فيها أعضاء مجلس الوكالات أو المفوضون الأعمال التجارية ويتداولون في السياسات ويتخذون القرارات، وقد تشمل الجلسات العلنية فترة تعليق، ولكنها تنطوي أيضا على مناقشة بين المسؤولين، وتشترط قوانين عديدة في الاجتماع المفتوح للدولة على الوكالات أن تقدم إشعارا عاما وأن تسمح بالملاحظة، حتى لو اقتصر التعليق العام على بنود معينة من جدول الأعمال.

الأنواع المشتركة لجلسات الاستماع التابعة لوكالة الدولة

  • Rulemaking hearings] ' 'ash; , held when a state agency proposes new regulations or amends existing ones. These are governed by the state administrative procedure act and typically follow a notice-and-comment process.
  • Permitting and licensing hearings] "ndash; conducted for major permits such as air quality permits, water discharge permits, or facility siting decisions. Public input can influence conditions placed on permits.
  • Budget and allocations hearings] "ndash; held by state budget offices or legislative committees to gather input on spending priorities for the coming fiscal year.
  • Land use and planning hearings] "ndash; conducted by state planning agencies or departments of natural resources for projects like highway expansions, park developments, or forest management plans.
  • ]Enforcement and compliance hearings] " held when an agency proposes penalties or corrective actions against regulated entities. Public testimony may inform the severity of enforcement actions.

ويتبع كل نوع من الجلسات قواعد إجرائية محددة، ويمكن التحقق من الوكالة المعنية بالبحوث؛ أو الموقع الشبكي أو الاتصال بموظف الجلسات مسبقاً أن يوضح الشكل الذي يتوقعه، وما هو نوع المدخلات الأكثر فائدة.

الإعداد للمشاركة

بحث المسألة والوكالة

تبدأ المشاركة الفعالة قبل أن تدخل إلى غرفة الجلسات بوقت طويل، تبدأ بتحديد الوكالة المسؤولة عن القرار، وقائمة القضايا المحددة أو أرقام القضايا المرتبطة بالمقترح، وتنشر مواقع الوكالة عادة إشعارات بجلسات الاستماع العامة، إلى جانب الوثائق الداعمة مثل مشاريع القواعد، وبيانات الأثر البيئي، وتقارير الموظفين، وتقرأ هذه المواد بعناية لفهم ما هو مقترح ولماذا.

ابحث عن ملخصات أو صحائف وقائع أعدتها الوكالة، نظراً لأن هذه المعلومات كثيراً ما تُبطل المعلومات المعقدة إلى اللغة السهلة، وإذا كان الاقتراح يشير إلى المعايير التقنية أو الدراسات العلمية، أو النظر في استشارة تلك المصادر أو الوصول إلى مجموعات الدعوة التي تتابع المسألة، وكلما فهمتم التفاصيل التقنية، كلما كانت تعليقاتكم مقنعة أكثر.

فهم القواعد الإجرائية

ولكل وكالة قواعد تحكم المشاركة العامة، وتشمل الأسئلة الرئيسية التي ينبغي الإجابة عليها قبل الجلسة ما يلي:

  • هل يجب أن أسجل مقدماً لأتحدث أم يمكنني أن أسجل عند الباب؟
  • كم من الوقت سيخصص لكل متكلم؟ إن ثلاث دقائق مشتركة، ولكن بعض الجلسات تسمح بخمس دقائق أو عشر دقائق للمسائل المعقدة.
  • هل تقبل التعليقات الخطية بالإضافة إلى الشهادة الشفوية؟ إن العديد من الوكالات تعتبر التعليقات الخطية بنفس القدر من الأهمية.
  • هل تم تسجيل الجلسة أو تسجيلها؟ إذا كان الأمر كذلك، يمكنك طلب نسخة من السجل لاحقا.
  • هل هناك قيود على تقديم المعونات البصرية أو المداخل أو المعارض؟

معرفة القواعد تساعدك على تجنب اختصار أو استبعاد من النظام، إذا قدمت الوكالة دورة معلومات قبل السمع أو دروساً في كيفية الشهادة، فاستغلت ذلك.

اسحب رسالتك

إعداد بيان موجز ومركز يتناول معايير اتخاذ القرارات في الوكالة، تجنباً لبيانات الرأي العامة الواسعة دون إبداء أي مبرر، بل ربط خبرتكم أو خبرتكم بالعوامل المحددة التي يتعين على الوكالة أن تنظر فيها، مثل الصحة العامة، والأثر البيئي، والجدوى الاقتصادية، أو الاتساق مع قانون الدولة.

ويشمل التعليق العام القوي عادة ما يلي:

  • بيان واضح لموقفكم (دعمكم أو معارضتهم أو توصيتكم بالتعديل)
  • أسباب محددة تستند إلى الوقائع أو البيانات أو الخبرة الشخصية
  • المراجع المتعلقة بالمقترحات؛ اللغة أو الوثائق الداعمة
  • اقتراح ملموس بشأن ما ينبغي للوكالة أن تفعله بشكل مختلف

وإذا ما تمثلون منظمة، تنسقون مع أعضاء آخرين لتجنب تكرار نفس النقاط، ويمكن لمتكلمين مختلفين أن يغطيوا جوانب مختلفة من المسألة لتحقيق أقصى قدر من تأثير شهادتكم الجماعية.

Submit written Comments

وحتى إذا كنت تنوي الكلام شخصيا، فإن تقديم تعليقات خطية قبل الموعد النهائي يكفل أن تكون حجتك كاملة في السجل، ويمكن أن تتضمن التعليقات الخطية أكثر تفصيلا من الشهادة الشفوية، وأن تسمح لك بإلحاق الوثائق الداعمة أو جداول البيانات أو الاستشهاد بها، وتقبل معظم الوكالات التعليقات بالبريد الإلكتروني أو عبر بوابة إلكترونية أو بالبريد الإلكتروني، وتؤكد طريقة تقديم الإشعارات ومواعيدها النهائية.

وينبغي تنظيم تعليقات خطية بالعناوين ونقاط الرصاص من أجل إمكانية القراءة، بما في ذلك معلومات اسمك والاتصال، وإطلاع على قائمة القضايا المحددة في أعلى الوثيقة، والاحتفاظ بنسخة لسجلاتك، وتأكيد استلامها للوكالة إن أمكن.

أثناء جلسة الاستماع أو الاجتماع

الوصول المبكر والمراقب

- أن يُخطط للوصول قبل موعد بدء الجلسة بخمسة عشر دقيقة على الأقل، وأن يُستخدم الوقت الإضافي لإيجاد الغرفة، وأن يفحصها، وأن يُلاحظ كيف تجرى الجلسة، وأن يلاحظ أين يجلس المتكلمون أو يقفون، وكيف يدير الرئيس جدول الأعمال، وما إذا كانت هناك علامات أو تعليمات للمتكلمين، وإذا كانت الجلسة افتراضية، يختبر اتصالك الصوتي والفيديوي قبل الوقت، ويضمن أن يظهر اسمك العرضي كما تزمع.

ويمكن أن يعطيك الملاحظون الأولون إحساساً بالنبرة والتوقعات، وأن تعدل أسلوب التسليم الذي تتبعه، وإذا كان الرئيس صارماً بشأن الحدود الزمنية، فإن الممارسة في داخلهم، وإذا كانت الجلسة أكثر حواراً، فربما يكون لديك مجال للتوسع في نقاطكم.

الإجراءات السليمة

عندما يُدعى اسمك، إقترب من المنصة أو أفرغ ميكروفونك بسرعة، وقل اسمك و انتسابك بوضوح للسجل، وخاطب رئيس المجلس وأعضاء المجلس بكل احترام، واذا كتبت مواد لتقدّم، أو تسلمها إلى كاتب أو تستخدم وظيفة تحميل افتراضية حسب تعليماتك.

تحدثوا ببطء معتدل وقلوا صوتكم حتى يسمعكم كل من في الغرفة، وبدلا من ذلك، فإن قراءة النص من كلمة مقابل كلمة، تحدث من ملاحظات أو مخطط للحفاظ على الاتصال بالعين والتفجر الطبيعي، وتلتزمون بنقاطكم الرئيسية وتقاومون الحث على معالجة كل جانب من جوانب الاقتراح، والتعليق المركز والذكي أكثر فعالية من التعليق الذي يغطي كل شيء سطحي.

المسائل ذات الصلة من المجلس

يجوز لأعضاء المجلس أو لضابط جلسة الاستماع أن يطرحوا أسئلة بعد شهادتكم، وأن يجيبوا مباشرة وبصراحة، وإذا لم تكنوا تعرفون الإجابة، قلوا ذلك وعرضوا تقديم معلومات إضافية خطيا بعد الجلسة، ولا تخمنوا أو تتصوروا أن المعلومات غير الدقيقة يمكن أن تقوض مصداقيتك، وإذا ما ساءت المسألة عن نطاق ملاحظاتكم المعدة، فإنكم توضحون بحرص أن شهادتكم تقتصر على جوانب معينة من الاقتراح.

كونوا محترمين ومهنيين

وحتى لو شعرتم بقوة تجاه هذه المسألة، حافظوا على نبرة محترمة، فإقناع المتكلمين الآخرين، والصراخ، أو شن هجمات شخصية، يمكن أن يؤدي إلى الإبعاد عن جلسة الاستماع وإضعاف قضيتكم، والهدف هو إقناع مسؤولي الوكالات، لا العدوى عنهم، ومعالجة الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة، وزملاء المواطنين المجاملة، وعكس حجكم على خطورة شواغلكم ومصداقية موقفكم.

عدد إضافي من الأدوات للمشاركة الفعالة

  • Bring a supportive plan] "ndash; If you are testimony in person, bring a printed copy of your written comments in case the audio system fails or you need to leave a record. For virtual hearings, have aback internet connection or phone dial-in number ready.
  • Coordinate with allies] "ndash; If multiple people from your organization or community plan to speak, coordinate your messages to avoid redundancy. Assign different speakers to cover different angles, such as health impacts, economic effects, and legal considerations.
  • Use plain language] 'ndash; Avoid jargon, acronyms, or technical terms that may confuse members or the public. Explain concepts in everyday terms without oversimplifying the substance of your argue.
  • Tell a story ] "ndash; Personal narratives can be powerful. Describe how the proposed action would affect your family, your business, or your neighborhood. Specific examples stick in the memory more than abstract arguments.
  • Respect time limits] 'ash; If you are given three minutes, prepare a two-and-a-half-minute statement to allow for pauses and natural delivery. Exceeding your time may result in the presiding officer cutting you off.
  • ]Document the hearing] "ndash; Take notes on what board members and other speakers say. Record the names of board members present, the votes taken, and any commitments made by staff to follow up on issues raised.
  • Stay informed about coming hearings] "ndash; Subscribe to agency email lists, monitor public notice websites, and follow relevant state boards on social media. Many agencies publish a timetable of coming hearings at the beginning of each year.
  • ]]]] [المشاركة قبل وبعد جلسة الاستماع ] " ؛ موظفو وكالة الاتصال أو أعضاء المجلس قبل جلسة الاستماع لمناقشة شواغلكم، وبعد الجلسة، أرسلوا مذكرة شكر أو رسالة متابعة إلكترونية تعيد تأكيد نقاطكم الرئيسية وتعرضوا فيها لتقديم معلومات إضافية.

المشاركة الافتراضية: ما الذي تغير

وهناك العديد من وكالات الدولة التي تقدم الآن خيارات للمشاركة الافتراضية أو المختلطة، وتوسيع نطاق وصول المواطنين الذين لا يستطيعون السفر إلى جلسات الاستماع، وتتبع المشاركة الافتراضية نفس القواعد الإجرائية التي تطبق على الحضور الشخصي، ولكنها تتطلب إعدادا إضافيا، وتختبر تكنولوجياكم قبل الوقت، بما في ذلك الكاميرا والميكروفون والوصل الشبكي، وتضفي على نفسك مع المنبر الذي يجري استخدامه، سواء كان زووم أو فرق مايكروسوفت أو ويبيكس أو بوابة عرفية.

خلال جلسات الاستماع الافتراضية، أبقي كاميرتك على مستوى العين إن أمكن، واضغطي بحذر كما تريدين لجلسة استماع شخصية، واستخدمي ميكروفونك عندما لا تتكلمين لتجنب الضجيج، وفي سمة " كومب " ، لا تستخدميه إلا على النحو الذي يأمر به مدير المناقشة، وتحتاج بعض الوكالات إلى تقديم جميع الأسئلة والتعليقات من خلال استمارة محددة بدلا من نافذة الدردشة.

ومن مزايا المشاركة الافتراضية القدرة على إطلاعكم على الشاشة لعرض الشرائح والخرائط أو الصور المصورة للبيانات، والتأكيد مسبقاً على ما إذا كان التقاسم الشاشي مسموحاً به وكيفية تحميل ملفات العرض، وكثيراً ما تسجل جلسات الاستماع الافتراضية وتنشر على الإنترنت، مما يتيح لكم فرصة استعراض الإجراءات لاحقاً وتقاسمها مع آخرين.

بعد سماع صوتك

ولا ينبغي أن تنتهي مشاركتكم عندما تؤجل الجلسة، وتتابعوا مع الوكالة لضمان إدخال تعليقاتكم في السجل الرسمي، وإذا وعدتم بتقديم معلومات إضافية، تقدمونها فوراً بحلول الموعد النهائي الذي تحدده الوكالة، وتتحققون من الوكالة التي ستجلس في موقع على الإنترنت لتحديد الجدول الزمني لعملية صنع القرار، بما في ذلك عندما يصوت المجلس أو عندما تنشر القاعدة النهائية.

وإذا ما توصلت الوكالة إلى قرار، فإنها تعيد النظر في النظام النهائي أو القاعدة النهائية لمعرفة كيفية معالجة المدخلات العامة، وتنشر وكالات كثيرة ردا على وثيقة التعليقات التي توضح سبب اعتماد أو رفض بعض الاقتراحات، ويمكن لهذه الوثيقة أن تسترشد باستراتيجيتكم للمشاركة في المستقبل، وإذا ما تعارض القرار موقفكم، فانظر ما إذا كانت هناك طعون إدارية أو تحديات قانونية متاحة بموجب قانون الدولة.

شاركوا ما تعلمتموه مع الآخرين في مجتمعكم، وكتبوا موجزا موجزا موجزا لجلسة الاستماع لرسالة إخبارية محلية أو مدونة أو موقع إعلامي اجتماعي، وساعدوا الآخرين على التحضير لجلسات الاستماع المقبلة بتقاسم المعلومات والآراء الإجرائية، وتشييد شبكة من المشاركين المستنيرين يعزز المشاركة المدنية على المدى الطويل.

كيفية العثور على جلسات استماع واجتماعات لوكالة الدولة

ويقتضي تحديد مكان جلسات الاستماع المقبلة معرفة مكان النظر، وتحتفظ كل ولاية بموقع إعلان عام أو نشرة تنشر فيها الوكالات إشعارات الاستماع، ويضع بعض الولايات إشعارات مركزية من خلال بوابة واحدة، مثل سجل الدولة أو الموقع الشبكي للقانون الإداري، ويحتاج بعضها إلى التحقق من كل وكالة من الوكالات التي تعمل في الموقع؛ ويمكِّنها من مساعدتكم في العثور على الوكالات المعنية لإصدارها.

وبالإضافة إلى الإشعارات الرسمية، تتابع منظمات كثيرة غير ربحية ومجموعات للدعوة جلسات الاستماع بشأن مواضيع محددة، وتسجل تنبيهاتها لتلقي معلومات مشفوعة، وتحتفظ المكتبات المحلية، ولا سيما تلك التي تُسمى مستودعات للوثائق الحكومية، بمجالس نشرات أو جداول اجتماعات عامة على شبكة الإنترنت، وأخيراً، تنظر في تقديم عروض لـ الرابطة الوطنية لموظفي ميزانية الدولة أو منظمات مماثلة تنشر معلومات عن هذه الوثائق.

الحماية القانونية للمشاركة العامة

:: قوانين الاجتماعات المفتوحة للدولة، التي تسمى في كثير من الأحيان قوانين شروق الشمس، تضمن حق الجمهور في حضور اجتماعات الوكالات والمشاركة فيها، وتختلف هذه القوانين حسب الدولة، لكنها تتطلب عموماً من الوكالات أن تقدم إشعاراً مسبقاً، وأن تسمح بالملاحظة العامة، وأن تقبل التعليق العام على بعض بنود جدول الأعمال، كما تشترط بعض الدول على الوكالات أن توفر المترجمين الشفويين أو أماكن الإقامة الأخرى للأفراد ذوي الإعاقة، وأن تُطلع على موجزات الحكومات التي تُعقد اجتماعات مفتوحة.

وإذا واجهتم حواجز أمام المشاركة، مثل عدم تقديم إخطار أو تقييد للتعليق العام الذي ينتهك قانون الدولة، والنظر في الاتصال بمنظمة مساعدة قانونية أو بفريق مراقبة حكومي، فثمة ولايات عديدة تفتح مكاتب أمناء مظالم حكوميين أو بآرائهم العامة التي توضح حقوق المشاركة العامة، علماً بأن حقوقكم تخولكم أن تؤكدوها بفعالية دون أن تُفصل عنهم.

المبنى الطويل الأجل

ونادرا ما تكون جلسة استماع واحدة كافية للتأثير على قرار سياساتي معقد، فبناء العلاقات مع موظفي الوكالات وأعضاء المجلس يزيد من فعالية هذه الجلسة بمرور الوقت، ويزيد حضور جلسات استماع متعددة، حتى عندما لا يؤثر جدول الأعمال مباشرة فيكم، لإظهار الاهتمام المستمر، ويصبح من المتطوعين للجان الاستشارية أو مجموعات أصحاب المصلحة التي تجتمع فيها الوكالات، وكلما زادت مشاركتهم، كلما صار المسؤولون في الوكالات يرونكم مصدرا موثوقا للمعلومات وممثلا شرعيا للمصالح المجتمعية.

النظر في تشكيل تحالف أو الانضمام إلى تحالف مع الآخرين الذين يشاطرون شواغلكم، ويمكن للائتلافات أن تجمع البحوث، وأن تنسق الشهادات، وأن تضاعف صوتكم الجماعي، وكثيرا ما تولي الوكالات اهتماما أكبر للجماعات التي تمثل مختلف أصحاب المصلحة أكثر من اهتمام الأفراد المعزولين، كما يمكن للتحالف أن يتقاسم عبء عمل أنشطة وكالات الرصد، ويعد التعليقات، ويتابع القرارات.

وأخيراً، تذكر أن المشاركة العامة هي ماراثون وليس بصمة، وأن القرارات المتعلقة بالسياسة العامة تبرز على مدى أشهر أو سنوات، وتحتفل بانتصارات صغيرة، مثل إدخال تعديل محدد على حالة الترخيص أو تأمين التزام من عضو المجلس بمواصلة دراسة مسألة ما، وكل خطوة إلى الأمام تولد زخماً للفرصة المقبلة للمشاركة.