Table of Contents
مقدمة: مشروع النظام التنظيمي في أماكن العمل الآيرلندية
منذ انفاذها في 25 مايو 2018، اللائحة العامة لحماية البيانات تحولت بشكل أساسي كيف تتعامل المنظمات في أوروبا مع البيانات الشخصية في أيرلندا، التي تستضيف المقر الأوروبي للعديد من شركات التكنولوجيا الرئيسية، تأثير التنظيم على سياسات رصد الموظفين كان عميقاً بشكل خاص، أصحاب العمل الآيرلنديون يعملون الآن في إطار قانوني يتطلب الشفافية والمساءلة، ومبررات واضحة لأية ممارسة للرصد،
وينطبق الناتج المحلي الإجمالي على جميع الشركات التي تجهز البيانات الشخصية للأفراد داخل الاتحاد الأوروبي، بغض النظر عن المكان الذي تقوم فيه الشركة نفسها، ويعني ذلك بالنسبة لأرباب العمل الآيرلنديين أن كل شكل من أشكال رصد الموظفين - من قطع الأشجار بالبريد الإلكتروني إلى كاميرات المراقبة، وإعادة تقييم استخدام الإنترنت إلى رصد المواقع، والفوائد عالية: فعدم الامتثال يمكن أن يؤدي إلى غرامات تصل إلى 20 مليون يورو أو 4 في المائة من إجمالي قيمة الدوران العالمي السنوي، أيهما أعلى.
لمحة عامة عن الناتج المحلي الإجمالي ومبادئه الأساسية
ويستند الناتج المحلي الإجمالي إلى سبعة مبادئ رئيسية تحكم تجهيز البيانات الشخصية: المشروعية، الإنصاف، والشفافية؛ والحد من الغرض؛ والتقليل من البيانات؛ والدقة؛ والحد من التخزين؛ والنزاهة والسرية (الأمن)؛ والمساءلة؛ وكل مبدأ يؤثر تأثيرا مباشرا على كيفية تصميم وتنفيذ رصد الموظفين، فعلى سبيل المثال، يحظر مبدأ تقليل البيانات إلى أدنى حد جمع بيانات أكثر مما يلزم لغرض محدد، وفي سياق الرصد، لا يمكن لصاحب العمل أن يسجل، بدلا من ذلك، جميع رسائل الموظفين بشأن النطاق غير المباشر.
وتتطلب الشفافية أن يُبلَّغ الموظفون بوضوح بما يتم جمعه من بيانات، ولماذا يُحتفظ به، ومن يُتاح له الوصول إليه، ويتجاوز ذلك سياسة غامضة مدفونة في دليل الموظفين؛ ويُلزم الناتج المحلي الإجمالي بتوفير المعلومات في شكل موجز وشفاف وغير قابل للاختبار يسهل الوصول إليه، ويُلزم مبدأ المساءلة أرباب العمل كذلك بأن يبرهنوا على الامتثال من خلال الوثائق، وتقييمات تأثيرات حماية البيانات، وسجلات أنشطة التجهيز التي ينسى أصحاب العمل.
كما أن اللائحة تُدخل حقوقاً معززة للأفراد، بما في ذلك حق الوصول إلى المعلومات، والترفيه، والضمان، وتقييد التجهيز، ونقل البيانات، والحق في الاعتراض، وفي سياق العمل، تُمكِّن هذه الحقوق الموظفين من الطعن في الرصد المفرط أو غير المبرر، وطلب إجراء تصويبات على البيانات غير الدقيقة، وعلى سبيل المثال، لم يعد العامل الذي يعتقد أن سجلاته الخاصة بالمسح الشبكي غير عادلة في عملية تأديبية يمكنه أن يطلب الحصول على تلك البيانات، إذا لزم الأمر.
الإطار القانوني لرصد الموظفين في أيرلندا
ويجب على أرباب العمل في أيرلندا أن يتبادلوا تفاعلاً معقداً بين أحكام الناتج المحلي الإجمالي والتشريعات الوطنية التنفيذية (قانون حماية البيانات 2018) واللوائح الخاصة بقطاعات محددة، وتوفر اللجنة الأيرلندية لحماية البيانات التوجيه وإنفاذ القواعد، مما يجعل من الضروري أن تبقى المنظمات على حالها مع التفسيرات المتطورة.
الشفافية والموافقة
ومن المبادئ الأساسية للناتج المحلي الإجمالي أن أي تجهيز للبيانات الشخصية يجب أن يكون له أساس قانوني، وفي حين أن الموافقة هي أساس ممكن، فإن استخدامها في علاقة العمل مقيّد بشدة، ونظراً للاختلال المتأصل في القوة بين صاحب العمل والموظف، فإن الموافقة غالباً ما تعتبر حرة في ظروف استثنائية، وفي الممارسة الآيرلندية، فإن معظم عمليات رصد الموظفين تعتمد بدلاً من ذلك على المصالح المشروعة لصاحب العمل، شريطة ألا تكون هذه المصالح مغلوطة بحقوق العمال الخاصة.
التزامات الشفافية تعني أن أرباب العمل لا يمكنهم الاعتماد على القبول الشامل لسياسة ما أثناء الإلحاق بهم، بل يجب عليهم أن يتواصلوا بنشاط مع ممارسات الرصد، من خلال إشعارات منفصلة، وبيانات خصوصية، وتذكير منتظم، وتأكيد توجيهات إدارة الشؤون السياسية بشأن بيانات الموظفين على أن الشفافية واجب مستمر، وليس إخطاراً لمرة واحدة.
المهتمون المشروعون كباس قانوني
أما قاعدة المصالح المشروعة فهي الأكثر شيوعاً في رصد الموظفين في أيرلندا، غير أنها تتطلب اختباراً دقيقاً للتوازن، ويجب على أصحاب العمل تحديد مصلحة محددة ومشروعة (مثل أمن الشبكات، ومنع الغش، وإدارة الأداء)، وتقييم ضرورة الرصد لتحقيق هذه المصلحة، ومقارنة ذلك بالتوقعات المعقولة للموظف في مجال الخصوصية، في حين أن هذا العمل المتوازن يجب توثيقه في تقييم للانتاجية المشروعة، وربما يكون رصد حركة المرور عبر البريد الإلكتروني.
تقييمات تأثير حماية البيانات
ويقضي نظام تقييم الأداء المحلي بإدارة عمليات تقييم الآثار على أي عملية تجهيز من شأنها أن تؤدي إلى مخاطر كبيرة على حقوق الأفراد وحرياتهم، ويتسبب رصد الموظفين دائماً في هذا الشرط، خاصة عندما ينطوي على مراقبة منهجية واسعة النطاق للسلوك، ويجب أن تصف إدارة الشؤون السياسية التجهيز وضرورة ذلك والتناسب؛ وتقيم المخاطر التي يتعرض لها الأفراد؛ وتحدد التدابير الرامية إلى التخفيف من هذه المخاطر؛ ويجب على أصحاب العمل الآيرلنديين أن يباشروا عمليات رصد جديدة، مثل عمليات التعرف على الخصوصية.
أنواع رصد الموظفين التي تأثرت بالناتج المحلي الإجمالي
تأثير الناتج المحلي الإجمالي يختلف حسب طريقة الرصد المستخدمة، وبالرغم من ذلك، نستكشف أكثر أشكال المراقبة شيوعاً في أماكن العمل الآيرلندية وكيف أن النظام يُشكل استخدامها.
رصد البريد الإلكتروني والاتصالات
ويرصد العديد من أصحاب العمل رسائل البريد الإلكتروني لضمان الامتثال لسياسة الشركة، أو منع تسرب البيانات، أو إدارة الالتزامات القانونية المتعلقة بالكشف الإلكتروني، ويجب أن يكون هذا الرصد محدودا وشفافا في إطار الناتج المحلي الإجمالي، ولا يمكن لأصحاب العمل قراءة محتوى جميع الرسائل البريدية بصورة روتينية إلا إذا كان هناك سبب محدد وموثق مثل التحقيق في سوء السلوك، ويجب عموما أن يكون التصفير الآلي للمبتر أو غيره مقبول، ولكن أي تفتيش أعمق يتطلب إجراء تقييم شرعي لمصالح الموظفين.
رصد استخدام الإنترنت والأجهزة
إن تصفية وتتبع المواقع الشبكية التي تمت زيارتها أمر شائع، يتطلب الناتج المحلي الإجمالي أن يكون أي رصد من هذا القبيل ضرورياً لغرض مشروع مثل منع الوصول إلى المواقع الخبيثة أو ضمان الاستخدام المنتج لوقت الشركة، ولكن الحجب الشامل لفئات المواقع الشبكية بأكملها (مثل جميع مواقع الأخبار) قد يكون غير متناسب إذا كانت التدابير الأقل تقييداً (مثل الحدود الزمنية) يمكن أن تحقق نفس الهدف.
كاميرات المراقبة والمراقبة الفيديوية
ويمتد نطاق كاميرات المراقبة في مكان العمل لأسباب أمنية، ويفرض الناتج المحلي الإجمالي، إلى جانب المبادئ التوجيهية المتعلقة بأجهزة الفيديو الخاصة بالمجلس الأوروبي، شروطاً صارمة، ولا يجوز وضع الكاميرات إلا في المناطق التي توجد فيها حاجة أمنية واضحة لا في الحمامات، أو في غرف متغيرة، أو في مناطق يقطع فيها الموظفون توقعات كبيرة بالخصوصية، ولا بد من عرض الإشارات بوضوح، مع بيان الغرض من المراقبة ومراقبتها، إلا في حالة وجود تسجيلات للأرباب في حالة وجود حاجة إلى التنفيذ.
تعقب الموقع
إن تتبع أجهزة الشركة أو الأجهزة المحمولة التي تصدر للموظفين أمر شائع بشكل متزايد، ويطالب الناتج المحلي الإجمالي بأن يكون هذا التتبع متناسباً، مثلاً، تتبع مسار سائق التسليم إلى أقصى حد ممكن، قد يكون مشروعاً، ولكن التتبع المستمر لموقع العامل الميداني خارج ساعات العمل، من شأنه أن ينتهك الخصوصية، وينبغي لأصحاب العمل أن يضعوا الجيوفينكية للعمل فقط أثناء مناوبات العمل، وأن يكشفوا عن هوية الأشخاص الذين لا يعملون في الجهاز.
الرصد البيولوجي والبيولوجي
وقد أدت التطورات في التكنولوجيا إلى استخدام أجهزة المسح الضوئي للبصمات أو التعرف على الوجه أو ديناميات الخنق في مجال التوثيق أو قياس الإنتاجية، وتعتبر البيانات المتعلقة بالمقاييس الأحيائية بيانات " فئة خاصة " في إطار الناتج المحلي الإجمالي، التي تحظر عموماً تجهيزها ما لم تطبق الموافقة الصريحة أو غيرها من الإعفاءات الضيقة، وفي آيرلندا، انتقل العديد من أرباب العمل من القياسات الحيوية لتتبع الحضور بعد أن أبرزت توجيهات إدارة تنسيق السياسات المخاطر المخاطر أيضاً.
السياسات العملية: تغيرات في أماكن العمل الآيرلندية
وللامتثال للناتج المحلي الإجمالي، اضطرت الشركات الآيرلندية إلى إصلاح سياساتها المتعلقة برصد الموظفين، وقد أصبحت التغييرات العملية التالية الآن معيارية في العديد من المنظمات.
تحديث الإشعارات الخاصة وكتيبات الموظفين
ويقدم أرباب العمل الآن إشعارات مفصلة عن خصوصيات الموظفين تحدد أنواع الرصد، والأساس القانوني، والمقاصد، وفترات الاحتفاظ، وموظفي الحقوق، وتُرسل هذه الإشعارات عند الدخول إليها واستكمالها كلما تغيرت ممارسات الرصد، وتقدم بعض الشركات إشعارات مفصّلة: موجز قصير يليه وثيقة أكثر تفصيلاً، وتتوقع إدارة الشؤون السياسية أن تُكتب الإشعارات بلغة بسيطة، وتتجنب المحاماة.
تقييد جمع البيانات إلى الحد الأدنى الضروري
وقد أدى مبدأ تقليل البيانات إلى تقلص عدد أصحاب العمل الآيرلنديين إلى مقياس الرصد، وبدلا من تسجيل جميع حركة المرور على الشبكة، يستخدم الكثيرون الآن بيانات مغفلة أو مجمعة حيثما أمكن، وعلى سبيل المثال، قد يعتمد تعقب الإنتاجية على قياسات الإنتاج بدلا من التسجيل المستمر للشاشة، كما يقوم أرباب العمل بفصل البيانات الشخصية والبيانات المتعلقة بالعمل، وذلك مثلاً بتمكين الموظفين من تعيين ملف أو بطاقة بريد إلكتروني " شخصية " مستبعدة من الرصد الروتيني.
جداول تخزين البيانات المضمونة واستبقاءها
ويتطلب الناتج المحلي الإجمالي تدابير تقنية وتنظيمية لضمان الأمن، حيث تُخزن مراقبة سجلات البيانات - أي سجلات، أو تسجيلات كاميرات المراقبة، أو إحداثيات النظام العالمي لتحديد المواقع بالتشفير، وضوابط الدخول، والمساندة المنتظمة، وتُعرَّف جداول الاحتجاز بدقة؛ وتحذف شركات إيرلندية كثيرة تلقائياً بيانات الرصد بعد 30 يوماً ما لم تكن جزءاً من تحقيق نشط، ويقتصر الوصول إلى بيانات الرصد على موظفي الموارد البشرية والأمن والإدارة الذين يحتاجون إلى معرفة محددة.
حقوق الوصول إلى البيانات
ويطالب الموظفون الآن بصورة روتينية بالحصول على بيانات الرصد الخاصة بهم بموجب حق الوصول إلى الأماكن، ويجب على أرباب العمل أن يستجيبوا في غضون شهر واحد وأن يقدموا نسخة من البيانات التي يحتفظ بها، بما في ذلك أي سجلات أو تقارير أو ملاحظات، مما أرغم الشركات على الاحتفاظ بسجلات دقيقة وعلى شرح الأساس المنطقي لأي رصد، وقد وضعت بعض المنظمات عمليات داخلية للموظفين للطعن في استخدام بيانات الرصد في الإجراءات التأديبية.
التحديات في التنفيذ
ورغم وجود توجيهات تنظيمية أوضح، يواجه أرباب العمل الآيرلنديون تحديات مستمرة في تنفيذ عمليات الرصد المتوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي.
الموازنة بين احتياجات المراقبة وحقوق الخصوصية
ولا يزال التوتر الأساسي قائما: يتعين على أرباب العمل حماية الأصول وضمان السلامة وإدارة الأداء، في حين أن الموظفين لديهم توقعات مشروعة بالخصوصية، ولا تكون تجربة التوازن بين المصالح المشروعة دائما مباشرة، ولا سيما في الحالات الجديدة مثل العمل عن بعد، وقد بدأ العديد من أرباب العمل الآيرلنديين باستخدام أدوات الرصد عن بعد، أو أخذ الطلقات المغلقة، أو استخدام نظام رصد الاختراق الإلكتروني، مما يدل على أن هذه الممارسات أكثر صعوبة.
إدارة الموافقة في علاقة العمل
وكما لوحظ، فإن الموافقة نادرا ما تكون أساسا قانونيا نظيفا للرصد، ومع ذلك فإن بعض التكنولوجيات - ولا سيما نظم القياس الحيوي - تضغط على أرباب العمل للحصول على الموافقة، ويتمثل التحدي في ضمان أن تكون الموافقة طوعية حقا، ومع ذلك يمكن للموظفين أن يرفضوا دون عواقب سلبية، وقد اختارت شركات إيرلندية كثيرة التخلي عن نظم القياس البيولوجي، كليا، لصالح بدائل أقل تدخلا مثل بطاقات القرب أو التوثيق المتحرك، غير أن ذلك يمكن أن يؤدي إلى الاحتكاك وقد يزيد من المخاطر الأمنية التي يتم اختيارها.
أمن البيانات والإخطار باختراقها
:: جمع نظم الرصد نفسها كميات كبيرة من البيانات التي يمكن أن تكون حساسة، وجعلها أهدافا جذابة للهجمات الإلكترونية، وقد يؤدي خرق قاعدة بيانات رصد الموظفين إلى كشف تاريخيات المروجين أو مواقعهم أو حتى بيانات قياسية أحيائية، وفي إطار الناتج المحلي الإجمالي، يجب على أصحاب العمل أن يخطروا إدارة الشؤون السياسية في غضون 72 ساعة بخطر الإخلال الذي يشكل خطرا على الأفراد، وقد نشطت إدارة تنسيق السياسات في التحقيق في الانتهاكات المتصلة بنظم الرصد، كما تم دفع غرامات لأر العمل على عدم وجود خطط أمنية ملائمة.
التوقعات المستقبلية واتجاهات الامتثال
تأثير الناتج المحلي الإجمالي على رصد الموظفين لا يزال يتطور، مدفوعا بالتغير التكنولوجي، التوجيه التنظيمي، وإجراءات الإنفاذ في أيرلندا وعبر أوروبا.
لائحة السلامة الإلكترونية
كما أن اللائحة المقترحة بشأن السلامة الإلكترونية (التي تجري حالياً مفاوضات) ستؤثر على رصد الاتصالات الإلكترونية، وإن لم تكن سارية بعد، فإنها ستكمل الناتج المحلي الإجمالي بوضع قواعد محددة لسرية الاتصالات، بما في ذلك البيانات الوصفية، وعند اعتمادها، سيتعين على أصحاب العمل الآيرلنديين الامتثال لقواعد أكثر صرامة بشأن تعقب رسائل الموظفين ورسائلهم، وتلقي تفاصيل تتطلب موافقة على أي اعتراض على محتوى الاتصالات.
AI and Automated Decision-Making
وتُستخدم بيانات الرصد بشكل متزايد لتدريب نماذج التنفيذ على التنبؤ بالأداء، أو كشف الغش، أو حتى قرارات إطلاق النار الآلية.() وتمنح المادة 22 من النظام المحلي الإجمالي للأفراد الحق في عدم التعرض لقرار يستند فقط إلى التجهيز الآلي الذي ينتج آثارا قانونية أو آثاراً ذات شأن مماثلة، وسيصبح ذلك ساحة قتال رئيسية في آيرلندا حيث يقوم أرباب العمل بنشر أدوات للمعارف اليدوية التي تصنف الموظفين أو تُعلمهم على التأديب، ويجب على أرباب العمل أن يكفلوا تفسير أي قرارات آلية ومنافسة.
توقعات الإنفاذ
وقد أصبحت إدارة الشؤون الاقتصادية والاجتماعية الأيرلندية من أكثر الجهات التنظيمية نشاطا في أوروبا، حيث أصدرت غرامات كبيرة ضد شركات التكنولوجيا الرئيسية فيما يتعلق بانتهاكات حماية البيانات، وفي حين أن العديد من هذه الغرامات تتعلق ببيانات المستهلكين، فإن نفس المبادئ تنطبق على بيانات الموظفين، ويشمل برنامج عمل إدارة الشؤون السياسية إجراء تحقيقات في تجهيز بيانات الموظفين في مختلف القطاعات، ويمكن لأصحاب العمل الآيرلنديين أن يتوقعوا مزيدا من التدقيق، لا سيما فيما يتعلق بنظم رصد العمال عن بعد ونظم القياس الأحيائي.
خاتمة
وقد أعاد المكتب الوطني لشؤون حقوق الإنسان تشكيل رصد الموظفين في أيرلندا، مما أدى إلى نقل التركيز من المراقبة غير المتحققة إلى نهج مبدئي قائم على الشفافية والضرورة واحترام حقوق الخصوصية، ويعمل أرباب العمل الآيرلنديون الآن في إطار قانوني يتطلب تبريراً واضحاً لكل ممارسة رصد، وتوثيقاً قوياً، واحترام حقوق الموظفين في البيانات، وفي حين أن التحديات ما زالت قائمة على الموازنة بين الاحتياجات المشروعة للأعمال التجارية وبين الخصوصية، وتنازع قضايا الموافقة، وتكيفها مع التكنولوجيات الجديدة.
ويجب على المنظمات أن تواصل تحديث سياساتها، وأن تجري اتفاقات منتظمة لإدارة الاستثمارات، وأن تعمل بتوجيه من لجنة حماية البيانات، وبإدماج الخصوصية في تصميم نظم الرصد، يمكن لأصحاب العمل الآيرلنديين أن يحققوا أهدافهم التشغيلية مع تعزيز ثقافة أماكن العمل التي تقدر الإنتاجية والكرامة الشخصية على حد سواء، وهذه اللائحة ليست عائقا أمام الإدارة الفعالة؛ بل هي إطار للإدارة المسؤولة التي تعود بالفائدة على أرباب العمل والعاملين عند تنفيذها على السواء.
لمزيد من القراءة، استشارة المسؤول Irish Data Protection Commission's GDPR overview ]، النص الكامل ل [EU] 2016/679]، و EDPB المبادئ التوجيهية المتعلقة بمراقبة الفيديو