Table of Contents
Zergatik behar dute erakundeek krisiaren erantzuna?
Erakunde aldagarriek konfiantza-oinarria dute. Donorrek beren diru zoramena ematen dute, boluntarioek beren denbora ematen dute eta onuradunek zure zerbitzuetan oinarritzen dira. Krisi-plan bat egiten dutenean, hondamendi natural bat, datu-urratzea, finantza-akatsen salaketa edo osasun-larrialdi publiko bat, konfiantza ordu batzuetan lurrundu ahal izango da. Krisi-planik gabe, zure erakundeak ahaleginak egin ditzake herri ahulenak modu eraginkorrean komunikatzeko, babesteko edo ondorioak gainditzeko. Krisi-plan ongi egituratu batek larrialdiak baino gehiago kudeatzen ditu; zure misioa babesten du, zure ospea babesten du, eta zure erakunde solidarioei nazioarteko presio-plana garatzeko laguntza-taldeen laguntza-sistema bat eskaintzen die.
1. urratsa: egin arriskuen ebaluazio zorrotza
Krisi bat planifikatu aurretik, ulertu behar duzu zer nahi duzun. Arrisku-ebaluazio batek zure erakundeak aurrean dituen mehatxuak identifikatzen ditu eta haien balizko eragina eta eragina ebaluatzen ditu. Prozesu horrek erakunde osoan zehar sartu beharko luke, programako langileak, eragiketak, finantzak eta lidergoa barne.
Arrisku-kategoriak erakunde aldagarrientzat
Arrisku komunak hainbat kategoriatan sailkatzen dira: hondamendi naturalak, uholdeak, urakanak, lurrikarak eta suteak, zure instalazioak kaltetu edo programak eten ditzaketenak. Segurtasun-mehatxuak, erreskate-erasoak, phishing-a eta datuen ezbeharrak, emailearen informazioa eta datu onuradun sentikorrak agerian jar ditzakete. FLT:5, barne-segurtasun-mehatxuak, iruzurrak, iruzurrak, iruzurrak, eta abar, eta abar.
Nola egin ebaluazioa
Hasteko, talde bat osatu behar duzu zure misio eta geografiaren berezko krisien aurka. Erabili arrisku-matrizea bi ardatzetan mehatxu bakoitza lortzeko: probabilitatea (ia ziurra) eta eragina (jasotzeko arriskua). Ariketa honek lehentasuna ematen dizu zein arriskuk behar diren prestatzeko. Lehentasun handiko arrisku bakoitzerako, abiarazleen dokumentua, abisu-seinaleak eta ondorio potentzialak. Kanpoko baliabide bat, hala nola, LT:0Readygov. Irabazi-asmorik gabekoentzako gidak, larrialdi-zerrendara egokitutako kontrol-neurri gehigarria eskaintzen du.
2. urratsa: krisiaren kudeaketarako talde dedikatua ezartzea
Krisialdi batean, zehazgabetasuna gertaera bera bezain kaltegarria izan daiteke. Krisi-kudeaketako talde batek ziurtatzen du autoritatea argi dagoela, erabakiak azkar hartzen direla, eta ez dela eginkizun kritikorik ahazten. Talde hau oso txikia izan behar da, eraginkortasunez jarduteko, baina oso-osorik, funtsezko arlo guztiak estaltzeko.
Talde-konposizioa eta rolak
Erakunde-egituran oinarritutako rol hauek esleitzea. ]krisis taldeko buruzagiak, normalean zuzendari exekutiboak edo batzordeko kide nagusiak, azken erabakiak hartzen ditu eta azken autoritate gisa balio du. Komunikazioek eramaten dute FLT:3]]k mezua kudeatzen die langileei, emaileei, onuradunei, hedabideei eta publikoari. ] eragiketek segurtasuna, logistika eta zerbitzuen jarraipena gainbegiratzen dituzte.
Taldea ahalduntzea ekintzarako
Zure krisi taldeak erabakiak hartzeko ahalmena izan behar du, denbora-sentsazio egoeran taula onartzeko zain egon gabe. Zehaztu parametro argiak erabaki autonomoak hartzeko eta eskalatzeko behar dena. Taldeak komunikazio-kanal seguru bat ere ezarri beharko luke, talde-berriketa dedikatua edo mezularitza-aplikazioa, krisi aktiboan koordinatzeko.
3. urratsa: Komunikazio-estrategiak eraikitzea
Komunikazioa krisiaren kudeaketaren bizi-lerroa da. Parte-hartzaileek informazio zehatza, puntuala eta enpatia behar dute konfiantza mantentzeko eta ekintza egokiak egiteko. Zure planak barneko nahiz kanpoko komunikazioei zuzendu behar die, txantiloi eta protokoloekin, une bateko oharra zabaltzeko prest.
Barne-komunikazioa
Zure langileak eta boluntarioak dira zure lehentasuna. Jakin behar dute zer gertatzen den, zer espero den, eta nola egon daitekeen seguru. Egin ezazu jakinarazpen-sistema bat, hasierako abisua testu bidez edo telefono dei bidez, eta ondoren, posta elektronikoz edo barneko plataforma baten bidez. Eskabideak bidali behar dituzu agertoki desberdinetara, estresaren pean ere azkar komunikatzeko. Eragiketak esekitzeko, instalazioak arintzeko edo urruneko lanera aldatzeko jarraibideak ere sartu behar dituzu.
Kanpoko komunikazioa
Kanpoko entzuleek emaileak, onuradunak, erakunde laguntzaileak, komunikabideak eta publiko orokorra dituzte. Identifikatu zure lehen mailako bozeramaileak eta prestatu krisiaren komunikazio-tekniketan. Prestatu txantiloiak prentsa-oharrak, sare sozialak eta web-eguneraketak ekitaldi zehatzetarako pertsonaliza daitezkeenak. Zure mezularitzak egoera aitortu behar du, enpatia adierazi, zer egiten ari zaren adierazi, eta jendea eguneratzeko edo laguntza eskaintzeko modua eman behar du. TheFLT:0]]CDCren krisia eta Larrialdiak Komunikazioaren esparrua: 1.LT:1 LT: komunikazio-mezu bikainak eskaintzen ditu, eta konfiantza murrizten duten mezuak.
Stakeholder-en mapaketa
Interes-talde guztiek ez dute informazio bera behar aldi berean. Talde bakoitza identifikatzen duen interes-mapa bat sortzea, talde bakoitza, lehen mailako kezkak, komunikazio-kanal hobetsia eta eguneraketak egiteko denbora-lerroa. Adibidez, emaile nagusiek zuzendari exekutiboaren dei pertsonala behar dute, eta, aldi berean, publiko orokorra prentsa-oharrak eta sare sozialetako mezuek zerbitzatzen dute.
4. urratsa: eskenategi-espezifiko-erantzun prozedurak garatzea
Plan bat ez dator bat krisi guztiekin. Zure esparru orokorra koherentea izan behar duen arren, datu-hauste bat egiteko behar diren ekintzak oso desberdinak dira hondamendi natural batean. Garatu zure lehentasun handieneko arriskuen erantzun-prozedurak, urratsez urratseko ekintzak zehaztuz berehalako erantzun-faserako (lehen 24-48 ordu).
Edozein erantzun-prozeduraren oinarrizko elementuak
Prozedura bakoitzak honako hauek izan behar ditu: (1) krisia hasieran nola detektatzen den eta nola jakinarazi, (2) krisiari buruzko taldea aktibatzeko irizpideak, (3) berehalako segurtasun-ekintzak (adibidez, ebakuazioa, sistemaren itzaltzea, arreta medikoa), (4) autoritate, aseguratzaile eta eragileentzako jakinarazpen-protokoloak, (5) dokumentazio-beharrak eta (6) erabakiak areagotzeko komando-katea.
Adibide: Zibersegurtasuneko gertakarien prozedura
Erreskate-eraso baten kasuan, zure prozedura honako hau izan daiteke: sarean eragindako sistemak isolatu, zuzenean jakinarazi eta krisi-taldeko buruzagiari, jarri harremanetan zure ziber-aseguru-eramailearekin eta lege-aholkulariarekin, ez ordaindu erreskatea aditu gabe, eta prestatu emaile eta bazkideei datu-esposizio potentzialari buruzko komunikazio bat. Trebatu langile guztiak phishing-a ezagutzeko eta jarduera susmagarriak jakinarazteko.
Adibide: Hondamendi naturalaren prozedura
Urakanak edo su-etenak zure instalazioak mehatxatzen baditu, honako prozedura hau izan daiteke: kanal ofizialen bidez eguraldiaren alerta kontrolatzea, jakinarazpen-sistema aktibatu bulegoak ixteko eta programak bertan behera uzteko, erregistro kritikoak eta ekipamenduak leku seguruak edo hodeien babeskopiak egiteko, kaltetutako guneetako langile eta onuradunak egiaztatzeko eta larrialdi-kudeaketako tokiko agentziekin koordinatzeko.
5. urratsa: baliabideak, kontaktuak eta tresna digitalak prestatzea
Krisia ez da telefono-zenbakiak bilatzeko edo larrialdi-hornidurak bilatzeko unea. Zure planak baliabide zentralizatuen direktorioa eduki beharko luke, digitalki eta inprimatuz eskuragarri dagoena. Direktorio hau hiru hilean behin berrikusi eta eguneratu beharko litzateke.
Larrialdietako kontaktuak
Gako-harremanen zerrenda bat egitea, tokiko polizia eta suhiltzaileak, ospitaleak, pozoi-kontrola, utilitateak, zure aseguru-artekaria, aholkularitza juridikoa, laguntza eta krisiaren inguruko harreman publikoen espezialistak barne. Sartu orduen ondoren kontaktuen informazioa eta babeskopia-kontaktuak bakoitzarentzat.
Baliabide fisiko eta digitalak
Beharrezko hornidurak, hala nola lehen laguntza-kitak, larrialdiko janaria eta ura, linternak, bateriak eta mantak, zure erakundeak instalazio fisiko bat badu. Prestatze digitalerako, mantendu zure datuen babeskopia erregular enkriptatuak, gorde leku libretik edo hodeian, eta proba-berreskuratze-prozedurak. Ziurtatu zure taldeak babes-komunikaziorako gailuak dituela, satelite-telefonoak edo bi norabideko irratiak, sare mugikorrak behera joan ahal badira.
Directus erabiltzea krisi-plana kudeatzeko
Directus bezalako eduki digitalen plataforma bat zure krisiaren erantzun-plan osoaren biltegi nagusi gisa erabil daiteke. Arriskuen ebaluazioaren dokumentuak, kontaktu-zerrendak, komunikazio-txantiloiak eta agertoki-prozedu espezifikoak gordetzea edozein gailutatik baimendutako krisi-taldeko kideentzat eskuragarri dagoen sistema seguru eta eraginkor batean. Directusen eduki malguaren modelizazioarekin, sarrera egituratuak sor ditzakezu krisi-egoera bakoitzerako, kontaktu eta baliabide egokiak estekatu eta azkar eguneratu ahal izango dituzu taldean, bilakaeran ari den egoera batean. Horrek kalkulu-orri edo orri-orri anitzen edo lote batzuen bila ibiltzearen kaosa ezabatzen du, minutu bakoitza zenbatzen denean.
6. urratsa: Trena, proba eta etengabe hobetzen da
Binder batean eserita dagoen plana ez da plan bat. Entrenamendu eta simulazio ariketa erregularrek ziurtatu egiten dute zure taldeak bere funtzioak, prozedurak praktikoak direla eta hutsuneak larrialdi baten aurretik identifikatzen direla.
Ariketa motak
Hasi taulako ariketa batekin, non krisi-taldea agertoki hipotetiko baten bidez hitz egiten den urratsez urrats. Presio baxuko ezarpen honek esku-hartze ez-argiak edo informazio falta identifikatzen laguntzen du. Ondoren, egin ezazu eragiketa funtzional bat, prozedura zehatzekin, esate baterako, jakinarazpen-sistema aktibatzea edo komunikazio-txantiloi bat exekutatzea. Goi-mailako prestakuntza-erakundeentzat, eskalako ariketa bat, LT:4 LT:2
Ekintzaren ondorenko berrikuspenak
Ariketa bakoitzaren ondoren, egin ekintza-ondoko berrikuspena, zer egin ez eta zer hobetu behar den identifikatzeko. Egin aurkikuntza horiek dokumentatu eta zure plana eguneratu, epe argiz, ekintza-elementu bakoitzaren jabetza esleitu, parte-hartzaile guztien erantzun zintzoa sustatu, komunikazioan edo baliabideetan hutsuneak identifikatu dituztenen artean.
Planaren unekoa mantentzea
Zure krisiaren erantzuna dokumentu bizia izan behar du. Berrikusi gutxienez urtero edo zure erakundeak aldaketa esanguratsuak egiten dituenean, adibidez, instalazio berri batera joatea, programa berri bat abiaraztea edo gako-langileak galtzea. Harpidetu zaitez zure sektorerako garrantzitsuak diren adimen-iturriak mehatxutzera, sortzen ari diren arriskuez jabetzeko.
Erakunde aldagarrientzako gogoeta bereziak
Erakunde aldagarriek erronka bereziak dituzte, beren krisi-plangintza irabazi-asmorik gabeko negozioetatik bereizten dituztenak. Eragozpen horiek ulertzeak zure plana eraginkorragoa bihurtzen du eta zerbitzatzen duzun jendea babesten du.
Onuradun ahulak babestea
Zure erakundeak haurrak, adinekoak, desgaitasunak dituzten pertsonak edo beste populazio zaurgarri batzuk zerbitzatzen baditu, zure krisi-prozedurak segurtasun-neurri espezifikoak izan behar ditu. Horrek esan nahi du ez-ambularrak dituzten pertsonentzako ebakuazio-aulkiak, entzumen- edo ikusmen-arazoak dituztenentzako komunikazio-laguntzak eta onuradunak familiekin elkartzeko protokoloak. Larrialdi-zerbitzuekin koordinatuta, zure herritarren beharrak ezagutzen dituztela ziurtatzeko.
Boluntarioen komunikazioa kudeatzea
Boluntarioak funtsezkoak dira karitate-misio askotan, baina krisi batean komunikazio-arazoa izan daitezke. Langileek ez bezala, ez dute ohiko sarbiderik barneko kanaletara. Boluntarioak sartu jakinarazpen-sisteman eta argibideak eman behar dituzte noiz eta noiz jakinarazi eta noiz etxean egon. Kontuan hartu krisi batean lagundu nahi duten boluntarioen protokolo bereizi bat, baina rol seguruetara zuzendu behar dira.
Konfidentzialtasuna gorde Crisesen garaian
Zure erakundeak onuradunei buruzko informazio sentikorra eduki dezake, hala nola, erregistro medikoa, finantza-historiak edo istorio pertsonalak. Krisiak informazioa azkar askatzeko presioa sor dezake, baina isilpeko arauek kalte iraunkorra eragin dezakete. Zure komunikazio-estrategian jarraibideak sartu, informazioa kanpoan partekatu ahal izateko eta babestu behar dena, baita azterketa mediatikoen pean ere.
Finantza-erresilientzia eta aseguruak
Krisi handi batek finantzazioa eten eta ustekabeko gastuak sor ditzake. Berrikusi zure aseguru-politikak krisiarekin lotutako galerak estaltzeko, ziber-erantzukizuna, negozio-etena eta zuzendaritzak eta funtzionarioen erantzukizuna barne. Larrialdi-funts bat edukitzea, gutxienez hiru hilabeteko eragiketa-gastuen pareko, eta kontuan hartu azkar lor daitekeen kreditu-lerro bat ezartzea. Irabazi-asmorik gabeko Kontseilu Nazionalak karitate-erakundeen finantza-arriskua kudeatzeko orientazioa eskaintzen du.
Prestatzeko kultura eraikitzea
Azken finean, krisiaren erantzun-planik sendoena, ezartzen duen jendea bezain eraginkorra da. Kultura bat sortzea, non prestakuntza eguneroko eragiketen parte den, ez behin-behineko ariketa bat. Langileak adoretu behar dira hutsen berri emateko, segurtasun-iradokizunak partekatzeko eta erruaren beldurrik gabe entrenamenduan parte hartzeko. Zure erakunde osoak onartzen duenean krisiak ez direla arazo bat, plan bakar batetik haratago doan erresilientzia eraikitzen baduzu.
Prestazioa konfiantza-seinalea da zure emaile eta bazkideentzat. Interesdunek ikusten dutenean krisiaren erantzun-plan egituratua eta ongi prestatua duzula, orduan eta leialagoak izango dira une zailetan. Jakingo dute beren ekarpenak eta zerbitzatzen duten jendea esku gai direla.
Ondorioa:
Krisi-erantzunen plana garatzea da erakunde ongintzako inbertsiorik garrantzitsuenetako bat. Zure taldea, zure onuradunak, ospea eta zure misioa betetzeko gaitasuna babesten ditu ustekabekoa gertatzen denean. Arriskuak ondo baloratuz, talde trebe bat muntatuz, komunikazio-estrategiak eraikiz, agertoki-prozedu espezifikoak sortuz, baliabideak prestatuz eta etengabeko prestakuntzan konprometituz, larrialdietan argi eta konfiantzaz nabigatu dezakezu. Hasteko, plan partzial bat ere ez da hobea, eta hobekuntza bakoitzak benetako antolaketa-erresilientziara hurbiltzen zaitu.