Table of Contents
حقوق قانون اساسی شما هنگام تماس با مقامات دولتی
تماس با مقامات دولتی یکی از مستقیم ترین راه هایی است که شهروندان می توانند در روند دموکراتیک شرکت کنند، چه شما به یک عضو شورای شهر محلی، تماس با نماینده دولتی، یا ایمیل یک سازمان فدرال، درک حقوق و مسئولیت های خود کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که صدای شما شنیده شده است و نگرانی های شما به طور جدی گرفته می شود.
بسیاری از مردم در تماس با نمایندگان خود تردید دارند، زیرا آنها از رویکرد مناسب یا ترس از نگرانی های خود مطمئن نیستند، واقعیت این است که مقامات دولتی و کارکنان آنها برای خدمت به عموم مردم وجود دارند. آنها به تصمیم گیری آگاهانه در مورد سیاست، بودجه و اولویت های جامعه متکی هستند. دانستن آنچه شما مجاز به و آنچه که انتظار می رود برای هر دو طرف موثر باشد.
اولین اصلاحیه و صدای شما
اولین اصلاحیه قانون اساسی ایالات متحده حق درخواست دولت برای جبران نارضایتی را تضمین می کند، این بدان معنی است که شما حق قانونی و قانونی برای بیان نظرات، نگرانی ها و درخواست های خود را به هر مقام دولتی بدون ترس از مجازات یا تلافی جویی در این حفاظت از خانه برای نامه های کتبی، ایمیل ها، تماس های تلفنی، جلسات شخصی و حتی نظرات عمومی در جلسات دولتی، همچنین شامل آزادی های نمادین است که شما را به عنوان یک پیام عمومی در مورد اشاره قرار می دهد، و یا سخنرانی در مورد هر یک پیام های عمومی در مورد اشاره قرار می دهد.
این حق نامحدود نیست، شما نمی توانید از ارتباطات خود برای تهدید خشونت، مقامات آزار و اذیت و یا کارکنان خود استفاده کنید، یا اقدامات دولتی را مختل کنید، با این حال، در داخل آن مرزها، شما می توانید برای ابراز اختلاف نظر، حمایت از تغییر و درخواست مقامات ممکن است همیشه با شما موافق نباشند و همیشه ممکن است به شیوه ای که می خواهید پاسخ ندهند، اما نمی توانند به طور قانونی شما را به هدف رسیدن یا بیان دیدگاه شما مجازات کنند.
حق اطلاعات و سوابق عمومی
هنگامی که شما با یک مقام دولتی تماس می گیرید، حق درخواست اطلاعات در مورد عملیات دولتی، سیاست ها و تصمیم گیری ها را دارید. آزادی قانون اطلاعات (FOIA) در سطح فدرال، همراه با قوانین باز در سطح دولتی، به شهروندان توانایی دسترسی به اسناد، ایمیل ها، جلسه و سایر سوابق که روشن در مورد چگونگی تصمیم گیری های جاری است، این بدان معنی است که شما می توانید از اطلاعات درخواست کنید، و گزارش های امنیتی خاص برای معافیت از آن در مورد زمان و موارد خاص برای رسیدگی های مربوط به طور کلی معافیت از آن استفاده کنید.
شما نیازی به وکیل یا روزنامه نگار برای درخواست پرونده های عمومی ندارید، هر شهروند حق درخواست اطلاعات را دارد و شما نیازی به توضیح اینکه چرا می خواهید ندارید، ندارید و بسیاری از وب سایت های دولتی در حال حاضر پورتال های آنلاین برای ارسال درخواست های FOIA ارائه می دهند و این روند را قابل دسترس تر از همیشه می دانند.
حفاظت از تبعیض و تجدید نظر
حق شما برای تماس با مقامات دولتی شامل حفاظت از تبعیض یا تلافی جویانه بر اساس نژاد شما، مذهب، جنسیت، ملیت، وابستگی سیاسی یا هر ویژگی محافظت شده دیگر است.اگر شما با آزار، تهدید یا اقدام تنبیهی از یک کارمند دولتی مواجه هستید، تنها به این دلیل که شما با یک سازمان رسمی در مورد نگرانی تماس گرفته اید، ممکن است این حفاظت تضمین کند که آسیب پذیرترین اعضای جامعه هنوز می توانند بدون از دست دادن یک الگوی حقوق عمومی یا نقض قانونی، صدای خود را افزایش دهند.
درک مسئولیت های شما به عنوان یک توافق
حقوق و مسئولیت ها در دست شما هستند در حالی که شما هر حق تماس با مقامات دولتی دارید، شما همچنین مسئولیت دارید که خودتان را به گونه ای انجام دهید که فرایند را مولد و محترم می سازد، هدف شما هنگام رسیدن به آن باید برقراری ارتباط پیام شما به طور موثر باشد تا بتواند درک شود، در نظر گرفته شود و بر تعامل با حرفه ای و وضوح به طور چشمگیری افزایش احتمال دریافت پاسخ مفید.
ارتباط با احترام و مدنی
ارتباطات محترم تنها عامل مهم در گرفتن نگرانی های شما به طور جدی است.مقامات دولتی و کارکنان آنها انسان هستند که به شغل نیاز دارند، آنها به احتمال زیاد به یک پیام مودبانه و به خوبی منطقی پاسخ می دهند تا اینکه با خشم، توهین یا خواسته های احترام آمیز پر شود، این بدان معنا نیست که شما نمی توانید سرخوردگی یا اختلاف قوی را بیان کنید، به این معنی است که شما باید بدون توسل به حملات شخصی، و یا احساس ارتباط برای باز کردن در تماس، و یا باز کردن پیام های رسمی، به آن تلاش کنید.
هنگامی که از زبان توهین آمیز استفاده می کنید، تهدید می کنید یا در رفتار اخلالگر شرکت می کنید، نه تنها خطر نادیده گرفتن پیام شما را دارید، بلکه ممکن است از جلسات عمومی حذف شود، که از تماس با دفتر منع شده اند، یا به اجرای قانون در موارد شدید ارجاع داده می شود. حفظ مدنی بودن آن در مورد منفعل بودن نیست.
ارائه اطلاعات دقیق و قابل اطمینان
هنگامی که شما با یک مقام دولتی تماس می گیرید، آنها به شما برای ارائه اطلاعات صادقانه و دقیق متکی هستند، اگر شما ادعا می کنید که نادرست یا گمراه کننده است، شما به اعتبار خود آسیب می رسانید و ممکن است باعث شود که مقامات به طور کامل نگرانی های شما را رد کنند، همیشه قبل از اینکه آنها را در ارتباطات خود قرار دهید، به خصوص اگر شما یک آمار، یک مقاله خبری یا یک تجربه شخصی را تحریک کنید، آماده ارائه یک منبع اضافی یا اگر از اطلاعات شخصی بپرسید.
اگر شما در مورد یک واقعیت خاص مطمئن نیستید، بهتر است که این را بیان کنید و پیام خود را به عنوان یک سوال یا درخواست برای روشن سازی تنظیم کنید، مقامات و کارکنان آنها می توانند به شما کمک کنند اطلاعات دقیق پیدا کنید اگر شما با صداقت و باز بودن به آنها نزدیک شوید، اعتماد پایه و اساس روابط رسمی موثر است و آن را یک تعامل در یک زمان ایجاد می کند.
پس از کانال ها و پروتکل های مناسب
ادارات دولتی اغلب روش هایی برای دریافت و پردازش ارتباطات تشکیل دهنده ایجاد کرده اند.با استفاده از آدرس ایمیل یا شماره تلفن مشخص شده و پیروی از هر دستورالعمل خاص برای ارسال نظرات یا درخواست ها به فرد مناسب کمک می کند تا پیام شما را به دفتر اشتباه ارسال کند یا از کانال غیر رسمی استفاده کند می تواند به تاخیر یا نگرانی شما به طور کامل از دست برود.
بسیاری از وب سایت های دولتی راهنمایی های روشنی در مورد چگونگی ارسال نظرات، جلسات درخواست یا شکایات فایل ارائه می دهند.با توجه به چند دقیقه برای بررسی این دستورالعمل ها قبل از رسیدن به آن، می توانید زمان و ناامیدی قابل توجهی را پس انداز کنید اگر در مورد کانال مناسب مطمئن نیستید، خط دفتر اصلی را فراخوانید و درخواست راهنمایی برای اولین گام کاملا معقول است.
بهترین روش ها برای ارتباطات موثر
دانستن حقوق و مسئولیت های شما پایه و اساس است که اعمال بهترین شیوه ها زمانی که شما در واقع به یک مقام می رسید، آن چیزی است که دانش را به عمل تبدیل می کند. موثرترین ارتباطات تشکیل دهنده واضح، مختصر و متمرکز بر یک سوال یا نگرانی خاص است.
نوشتن نامه ها و ایمیل هایی که نتایج را دریافت می کنند
هنگام نوشتن نامه یا ایمیل به یک مقام دولتی، با شناسایی واضح خود به عنوان یک عضو، نام و آدرس کامل خود را مشخص کنید تا دفتر بتواند تأیید کند که شما در منطقه یا حوزه قضایی خود زندگی می کنید و دلیل نوشتن خود را در مقام های پاراگراف اول و کارکنان خود هر هفته صدها پیام را می خوانند، بنابراین دریافت به سرعت بسیار مهم است.
بر روی یک مسئله در هر پیام تمرکز کنید، اگر نگرانی های متعدد دارید، ارتباطات جداگانه ارسال کنید تا هر یک را به درستی ردیابی و حل کنید، در مورد آنچه که از مقام رسمی درخواست می کنید، مشخص کنید آیا می خواهید آنها یک راه خاص را در یک لایحه رای دهند؟ آیا می خواهید آنها یک مشکل را بررسی کنند؟ آیا می خواهید اطلاعات ارائه دهند؟ واضح است، سوال خاص به دفتر کار بتن در مورد کار مشخص می دهد.
ارائه جزئیات حمایت، مانند یک داستان شخصی، یک تاثیر محلی یا داده های مرتبط، برای توضیح اینکه چرا موضوع برای شما مهم است، داستان های شخصی می توانند به ویژه قدرتمند باشند، زیرا آنها مسئله را انسانی می کنند و به مقامات کمک می کنند تا درک کنند که چگونه تصمیمات آنها بر افراد واقعی تاثیر می گذارد، پیام خود را به یک صفحه یا کمتر در صورت امکان، ارتباطات طولانی تر کمتر خوانده می شوند.
ارسال تماس تلفنی که جدی گرفته می شود
تماس های تلفنی به ادارات دولتی اغلب توسط کارکنانی که هر تماس را می گیرند و نگرانی های نماینده را برای مقامات خلاصه می کنند، زمانی که شما تماس می گیرید، آماده باشید تا یک ایمیل مختصر را ترک کنید اگر نمی توانید مستقیما با کسی صحبت کنید، نام خود، محل شما، مسئله ای که شما در مورد آن می خوانید، و آنچه که از مقامات رسمی درخواست می کنید تا صحبت کنند، به وضوح و به آرامی که کارکنان می توانند پیام شما را ضبط کنند.
اگر شما به طور مستقیم با یک عضو کارکنان صحبت می کنید، مودب و محترم باشید.از نام اعضای هیات مدیره بپرسید و آن را برای مرجع آینده یادداشت کنید.برای کارکنان آماده باشید تا سوالات پیگیری را بپرسند یا اطلاعات شما را ارسال کنند. انتظار نداشته باشید که مستقیما با مقام منتخب در مورد اولین تماس خود صحبت کنید.
یک تماس تلفنی ممکن است سیاست را تغییر ندهد، اما تلاش هماهنگ از اجزای متعدد می تواند تاثیر قابل توجهی داشته باشد، اگر شما بخشی از یک گروه یا سازمان جامعه هستید، سازماندهی یک بانک تلفن یا یک کمپین تماس هماهنگ شده در یک موضوع خاص را در نظر بگیرید.
درخواست و جلسه های بی پایان
جلسات شخصی با مقامات دولتی یا کارکنان آنها می تواند یکی از موثرترین راه ها برای برقراری ارتباط با نگرانی های شما باشد، برای درخواست جلسه، تماس با دفتر به خوبی در پیشبرد و انعطاف پذیری در مورد زمان، لباس مناسب و آماده شدن با یک دستور کار روشن و هر گونه مواد حمایتی که می خواهید ترک کنید.
در طول جلسه، هدف خود را به وضوح در ابتدا بیان کنید، توجه خود را متمرکز و مختصر کنید تا کارمند رسمی یا کارکنان زمان کافی برای پرسیدن سوال و پاسخ داشته باشد.اگر شما به عنوان بخشی از یک گروه ملاقات می کنید، یک رهبر را برای هدایت گفتگو و اطمینان از اینکه همه شانس صحبت کردن دارند، یادداشت تشکر یا ایمیل که در مورد آنچه که نوشته شده و درخواست شما در مورد آن قرار گرفته است، توضیح داده شده است.
استفاده از رسانه های اجتماعی برای مشارکت مقامات
بسیاری از مقامات دولتی حساب های رسانه های اجتماعی فعال را در پلتفرم هایی مانند X (که قبلاً توییتر بود)، فیس بوک و اینستاگرام حفظ می کنند. رسانه های اجتماعی می توانند راهی موثر برای جلب توجه به یک مسئله به سرعت و تعامل با مقامات در یک انجمن عمومی باشند، اما مهم است که از این سیستم عامل ها به صورت استراتژیک استفاده کنید.
تگ کردن یک مقام در یک پست یا استفاده از یک هشتگ خاص می تواند دید را افزایش دهد، اما به رسانه های اجتماعی به عنوان تنها روش ارتباطی خود تکیه نکنید، برای موضوعاتی که نیاز به پاسخ اساسی دارند یا اطلاعات حساس را شامل می شوند، از کانال های رسمی مانند ایمیل یا تلفن استفاده کنید.
چه کاری باید انجام دهید وقتی که نگرانی های شما حل نمی شود
علی رغم بهترین تلاش های شما، ممکن است زمانی وجود داشته باشد که شما پاسخی از یک مقام دولتی دریافت نکنید یا زمانی که پاسخ شما دریافت می شود، بی صبرانه است، اما ممکن است نشان دهد که پیام شما به طور مناسب پیگیری و تشدید نگرانی های شما در صورت لزوم، سکوت از یک مقام رسمی لزوما به معنای نادیده گرفتن نگرانی شما نیست، اما ممکن است نشان دهد که پیام شما به شخص دسترسی ندارد و یا با حجم بالایی از ارتباطات پر شده است.
پس از Up Approprit
اگر شما در عرض دو تا سه هفته پاسخی دریافت نکرده اید، منطقی است که یک پیگیری مودبانه ارسال کنید، ارتباطات اصلی خود را ارجاع دهید و بپرسید آیا هر گونه به روز رسانی یا اطلاعات اضافی مورد نیاز شما وجود دارد یا گاهی پیام ها از دست می روند یا دفن می شوند و یادآوری ملایم می تواند نگرانی شما را به بالای توده بازگرداند.در صورت پیگیری، همان لحن محترمانه مورد استفاده در پیام اصلی خود را جلوگیری از ابراز ناامیدی و یا درخواست یک تحقیق ساده تر کند.
افزایش درخواست شما
اگر شما همچنان به دریافت هیچ پاسخ یا اگر پاسخ شما اخراج یا غیرکمک کننده است، نگرانی خود را افزایش دهید، این می تواند به معنای تماس با یک مقام سطح بالاتر در همان دفتر باشد، مانند رئیس کارکنان یا معاون مدیر، همچنین می تواند به معنای دستیابی به یک مقام متفاوت باشد که دارای صلاحیت در مورد این مسئله است، مانند یک نماینده دولتی اگر شما در ابتدا با یک مقام رسمی تماس بگیرید یا یک آژانس فدرال شما را درگیر کند.
گزینه دیگر تماس با یک ombudsman یا یک سازمان نظارت مستقل است (اگر یک نفر برای آژانس یا دفتر در سوال وجود دارد، برنامه های Ombudsman برای بررسی شکایات در مورد خدمات دولتی طراحی شده اند و اغلب می توانند قطعنامه ای را در هنگام برقراری ارتباط مستقیم تسهیل کنند.
کمک از گروه های حمایت
اگر شما از تغییر سیاست یا کمک به یک مسئله پیچیده حمایت می کنید، به سازمان های حامی، غیر انتفاعی یا گروه های اجتماعی که در مورد موضوعی که شما در مورد آن اهمیت می دهید، کمک می کنید تا روابط خود را با ادارات دولتی برقرار کنید و می توانید راهنمایی، تقویت صدای خود را، یا ارتباط شما با سایر اجزایی که نگرانی های شما را به اشتراک می گذارند، همچنین می توانند به شما در فرآیند های اداری یا نیازهای قانونی کمک کنند.
اشتباهات رایج برای اجتناب از
حتی اجزای ذینفع گاهی اوقات اشتباهاتی را مرتکب می شوند که اثربخشی ارتباطات آنها را تضعیف می کند، یکی از رایج ترین اشتباهات ارسال یک پیام عمومی، فرم-letter است که فاقد جزئیات شخصی است و کارکنان آنها آموزش دیده اند تا حروف فرم را تشخیص دهند و در حالی که آنها را شمارش می کنند، یک پیام شخصی تر وزن بیشتری را به همراه می آورد.
یک اشتباه رایج دیگر تلاش می کند تا مسائل زیادی را در یک ارتباط واحد پوشش دهد.به یک مسئله در هر پیام بچسبد تا دفتر بتواند به درستی به هر نگرانی پاسخ دهد و لیست طولانی از درخواست های غیر مرتبط ارسال کند که اغلب به طور کامل به آن ها توجه نمی شود.
در نهایت، ارزش یک تشکر را دست کم نگیرید، زمانی که یک عضو رسمی یا کارکنان زمان را برای پاسخ به نگرانی شما، ارائه اطلاعات یا کمک به حل یک مسئله، ارسال یک یادداشت کوتاه تشکر و قدردانی، حسن نیت و آن را بیشتر احتمال می دهد که ارتباطات آینده شما به گرمی دریافت شود.یک رابطه مثبت با یک دفتر اداری است که در طول زمان از طریق تعاملات متعدد احترام ساخته شده است.
نقش شما در یک دموکراسی سالم
تماس با مقامات دولتی فقط یک حق نیست، بلکه مسئولیتی است که با یک شهروند متعهد می آید؛ هنگامی که شما به وضوح، محترمانه و مداوم ارتباط برقرار می کنید، فرآیند دموکراتیک را تقویت می کنید و اطمینان حاصل می کنید که دولت همچنان به افرادی که در آن نامه، تماس تلفنی و ملاقات هستند، پاسخگو است و ملاقات فرصتی برای شکل دادن به سیاست، حل مشکلات و ایجاد یک جامعه بهتر با درک حقوق و اطمینان از طریق بررسی امنیت ملی خود است.