درک اینکه چگونه مقامات منتخب شما گوش می دهند: تماس با نمایندگان ساده

تماس با مقامات منتخب شما یکی از قوی ترین راه ها برای شرکت در روند دموکراتیک است و اطمینان حاصل کنید که صدای شما سیاست هایی را که بر زندگی روزمره شما تأثیر می گذارد، شکل می دهد. Constituents به مقامات دولتی منتخب متکی است که به عنوان مدافع خود عمل می کنند، نگرانی ها و منافع خود را به دولت ابراز می کنند، چه شما در مورد مسائل محلی، قوانین ایالتی، یا سیاست فدرال، درک اینکه چگونه به گوش دادن به طور چشمگیری از تلاش های ارتباطی شما کمک می کند.

این راهنمای جامع شما را از طریق همه چیزهایی که باید در مورد تماس با مقامات منتخب خود بدانید، از درک چگونگی پردازش پیام های کنگره برای انتخاب موثرترین روش های ارتباطی برای وضعیت خاص خود، پیاده روی خواهد کرد.

چرا صدای شما بیشتر از آنچه فکر می کنید اهمیت دارد

در یک دموکراسی نماینده، ارتباطات تشکیل دهنده بخش مهمی از فرایند قانون گذاری و ارتباط موثر از طرف نمایندگان می تواند و اغلب تاثیر قابل توجهی بر نتایج سیاست دارد. بسیاری از مردم قدرت تماس فردی را دست کم می گیرند، اما واقعیت کاملا متفاوت از آنچه که بیشتر فرض می کنند است.

در سطح دولتی، که مقامات اغلب کارکنان کوچکتر و حوزه های کاری دارند، تاثیر تماس فردی، بزرگنمایی می شود، با دفاتر قانونی گزارش می دهد که دریافت به عنوان شش یا هشت ارتباط در یک طرف از یک موضوع می تواند به عنوان یک "برج فرود" درک شود، این بدان معنی است که تماس تلفنی یا ایمیل شما می تواند یکی از معدود پیام های رسمی باشد که به طور خاص یک مسئله خاص دریافت می کند.

کارکنان کنگره هر تماسی را که در پایگاه داده ای به دفتر خود می آید وارد می کنند که به اعضای مسائل مربوط به اجزای آن ها اطلاع می دهد و از این داده ها برای اطلاع از تصمیمات خود استفاده می کنند. ارتباطات شما به یک خلاء ناپدید نمی شود – بخشی از داده هایی است که اولویت های قانونی و تصمیم گیری رای گیری را شکل می دهد.

درک اینکه چگونه دفاتر کنگره ساختار یافته اند

قبل از غواصی در استراتژی های ارتباطی، مفید است که بدانید چه کسی پیام های شما را دریافت و پردازش می کند. ادارات کنگره عملیات پیچیده ای با کارکنان انجام مسئولیت های مختلف هستند.

دفاتر به دو مکان مختلف تقسیم می شوند، یک دفتر در DC و یک دفتر در منطقه، هر مکان به عملکرد های مختلف عمل می کند، با دفاتر منطقه به طور معمول تمرکز بیشتری بر خدمات و کار موردی، در حالی که دفاتر DC مسائل قانونی را اداره می کنند.

موقعیت های کلیدی کارکنان که باید بدانید

درک نقش های کارکنان مختلف می تواند به شما کمک کند تا ارتباطات خود را به طور موثر هدایت کنید:

• دستیارهای STaff: رایج ترین موقعیت ورود در کاپیتول هیل، دستیار کارکنان تمام مسئولیت های دفتر جلو، تلفن های پاسخ، تورهای برنامه و اغلب نظارت بر برنامه پست و همچنین اغلب به عنوان هماهنگ کننده های کار می کنند.
• کورگی های حمایتی: این کارکنان مسئول پیش نویس پاسخ به ارتباطات تشکیل دهنده و به طور معمول مدیریت چند مسئله قانونی هستند.
• دستیارهای راهنمایی: این کارکنان مسئول انجام تحقیقات عمیق، تجزیه و تحلیل مسائل سیاست، پیش نویس قانون و مشاوره عضو کنگره در مورد مسائل حقوقی هستند.
• کارکنان یا نمایندگان خدمات مربوطه: دفتر مرکزی عمدتا مبتنی بر و تمرکز بر کمک به اجزای تشکیل دهنده با هر گونه مشکلی با سازمان های فدرال.
• رئیس ستاد: رئیس کارکنان به عنوان مشاور کلیدی برای مقامات منتخب، مدیریت کارکنان و اطمینان از عملکرد صاف فعالیت های روزمره خدمت می کنند.

هنگامی که با دفتر نماینده خود تماس می گیرید، احتمالا با یک دستیار کارکنان یا کارآموز در ابتدا ارتباط برقرار می کنید، اما پیام شما به اعضای مناسب کارکنان بر اساس موضوعی که شما در حال پرداختن به آن هستید، هدایت می شود.

چگونه مقامات منتخب پیام های شما را پردازش می کنند

درک فرایند پشت صحنه های چگونگی مدیریت ارتباطات شما می تواند به شما کمک کند پیام های موثرتری را ایجاد کنید که متوجه می شوند و تاثیر می گذارند.

سیستم پردازش رسمی

برای هر کسی که علاقه مند به تسهیل ارتباطات تشکیل دهنده برای نفوذ سیاست باشد، مفید خواهد بود که درک کنیم چگونه دفاتر این کانال های ارتباطی مختلف را پردازش می کنند، زیرا این نشان دهنده این است که دفاتر مکانیسم برای مصرف سیستماتیک و در نظر گرفتن نظرات تشکیل دهنده قرار گرفته اند.

ایمیل ها معمولاً به دسته های موضوع و مسئله در دست سازمان یافته اند و ایمیل های بیشتری به دسته دسته دسته بندی شده اند، هرچه بیشتر متوجه شوند، اگر یک نگرانی سیاسی خاص وجود داشته باشد که یک دسته را منفجر کند، مکالمات مطمئن هستند که در اطراف دفتر اتفاق می افتد و در نهایت این مکالمات آن را به جلسه ای با کنگره تبدیل می کند.

آنچه پیام شما را می سازد

همه ارتباطات تشکیل دهنده توجه برابر را دریافت نمی کنند، برخی از ادارات به طور مستقیم شامل متن تشکیل دهنده می شوند اگر منحصر به فرد، جالب یا مهم باشد، اگر نشان دهنده حجم زیادی از تماس های دریافت شده توسط دفتر باشد یا اگر لازم است به کارکنان کمک کند تا به دنبال مشاوره در مورد چگونگی پاسخ به یک تماس حساس یا بسیار فنی باشند.

حروف فرم پیش نوشته شده به طور خودکار مرتب شده و به عنوان شمارش ساده "pro" یا "con" در مورد مسائل، اما اضافه کردن حتی یک یا دو جمله سفارشی می تواند به طور قابل توجهی افزایش شانس خود را از توجه به این معنی است که شخصی سازی مهم است.

اثر توده ای انتقادی

پاسخ کارکنان در مورد آنچه که لازم است برای ایجاد یک دفتر احساس می شود مانند یک موضوع مهم است شامل "اگر بسیاری از آمدن" یا "سخت برای ایجاد یک دسته"، نشان دهنده اهمیت یک توده انتقادی خاص از ارتباطات برای یک دفتر برای یک ایده جدی است، به همین دلیل کمپین های حمایت هماهنگ می تواند بسیار موثر باشد - هنگامی که چندین عضو در مورد همان موضوع تماس می گیرند، که سزاوار توجه است.

احتمالاً لحظه ای که یک کارمند به آن می زند، از دیگران در دفتر می پرسد که آیا امروز تماس های مشابهی دریافت کرده اند و اگر تعداد زیادی تماس مشابه داشته باشند، شانس خوبی وجود دارد که نماینده در مورد این موضوع بشنود.

روش های ارتباطات رتبه بندی شده توسط اثربخشی

همه روش های تماس با نمایندگان شما وزن برابر ندارند، در اینجا یک شکست رایج ترین کانال های ارتباطی است که با اثربخشی معمول آنها رتبه بندی شده است.

جلسات در مصاحبه (بالاترین تاثیر)

هیچ چیز جایگزین ارتباط انسانی نمی شود، بنابراین بهترین راه برای شنیده شدن، جلسه ای چهره به چهره در Zoom، دفتر آنها در واشنگتن یا دفاتر منطقه ای آن ها به خانه برمی گردد.

سخنرانی مستقیم با یک مقام منتخب بهترین راه برای انتقال پیام یا نظر است، زیرا ارتباطات شخصی بسیار ارزشمند و ترجیح داده می شود، در حالی که تضمین یک جلسه با خود رسمی منتخب می تواند چالش برانگیز باشد، جلسات با کارکنان ارشد که در زمینه های خاص سیاست توصیه می کنند، تقریبا به عنوان موثر است.

چگونه یک جلسه را درخواست کنید: با برنامه نویس از طریق وب سایت رسمی یا شماره تلفن اداری تماس بگیرید، در مورد موضوعی که می خواهید بحث کنید و چرا آن را به عنوان یک جزء مهم است، انعطاف پذیر با زمان و مکان، و آماده برای دیدار با کارکنان ارشد به جای رسمی انتخاب شده است.

۲- تماس های تلفنی (اثر بالا)

تماس گرفتن تنها موثرترین راه برای تاثیر گذاری است. تماس های تلفنی نیاز به تلاش بیشتری نسبت به ایمیل ها یا پست های رسانه های اجتماعی دارند که به کارکنان نشان می دهد که شما به طور عمیقی در مورد مسئله اهمیت می دهید.

تماس با نماینده شما هنوز بهترین راه برای اطمینان از توجه شما است، هنگامی که شما تماس می گیرید، شما به طور معمول با یک دستیار کارکنان یا کارآموز صحبت می کنید که کار آن ها ورود به نگرانی های تشکیل دهنده است.

کارکنان پاسخ دادن به تلفن ها برای صحبت با اعضای متخصص آموزش دیده اند و آنها تمام روز آن را انجام می دهند. شخصی که انتخاب می کند به طور معمول یک دستیار کارکنان یا یک کارآموز است یا ممکن است نیاز به ترک یک ایمیل صوتی داشته باشید و آنها به آنچه شما باید بگویید و پیام خود را به عضو کنگره ارسال کنید گوش خواهند داد.

[در این باره] بهترین شیوه ها را می نامند.

• نمایندگان منتخب بیشتر به نمایندگان خود پاسخگو هستند (افرادی که می توانند به آنها رای دهند)، بنابراین مطمئن شوید که اعضای کنگره را که نماینده شما هستند اولویت بندی کنید.
• به یاد داشته باشید که یک عضو هیات مدیره، نه عضو کنگره، تماس تلفنی را می گیرد، بنابراین از اعضای هیات مدیره که در مورد موضوعی که می خواهید در مورد آن نظر دهید، صحبت کنید.
• کوتاه و محترم باشید در هنگام تماس با تلفن، تمام نکات فوق را در ذهن داشته باشید و قبل از تماس، آنچه را که می خواهید بگویید، بنویسید، صدای خود را بالا نبرید یا استدلالی کنید و در تمام مکالمات خلاصه، بند و دادگاه باشید.
• اگر صحبت کردن با یک فرد واقعی باعث عصبی شدن شما می شود، می توانید بعد از ساعات کاری تماس بگیرید تا یک ایمیل را ترک کنید!

۳- نامه های شخصی و ایمیل ها (Moderate to High Impact)

ایمیل ها، نامه ها و تماس های تلفنی راه های موثری برای برقراری ارتباط با مقامات منتخب شما هستند، اما اثربخشی ارتباطات کتبی به شدت به شخصی سازی و کیفیت بستگی دارد.

آن را مختصر نگه دارید (یک صفحه یا حدود ۵۰۰ کلمه)، بر روی یک مسئله واحد تمرکز کنید و نام کامل و آدرس خیابان خود را برای تأیید اعتبار خود در نظر بگیرید.

به کارکنان گفته می شود که ایمیل های افراد خارج از منطقه را حذف کنند، باید آدرس را بررسی کنند تا اطمینان حاصل کنند که شخصی که در واقع در منطقه زندگی می کند قبل از اینکه پیام خود را در سیستم قرار دهد، به این دلیل که نمایندگان وقت خود را صرف موضوعاتی می کنند که از منطقه خود می شنوند.

(در نامه یا ایمیل خود چه می کنید؟)

• منطقه ای که در آن زندگی می کنید، تجربه شخصی و تاریخ شما با موضوع (از جمله مدارک اگر آنها را دارید)، مطالعات و مقالات روزنامه از منابع محلی، ترس شما اگر لایحه تصویب یا دریافت نمی شود و دوره توصیه شده شما از عمل.
• پیام های شخصی از طرف نمایندگان می تواند یک راه بسیار موثر برای برقراری ارتباط با قانونگذاران شما باشد، همیشه مطمئن باشید که نام و آدرس خود را برای روشن کردن آن که شما در منطقه یا ایالت مربوطه زندگی می کنید، و تمام نامه ها باید با سناتور عزیز / نمایندگی شروع کنند و آنها فقط می توانند چند پاراگراف در مورد یک مسئله واحد باشند.

در نظر بگیرید که مکاتبات اصلی خود را، به عنوان در حالی که بسیاری از سازمان ها می توانند یک نامه یا کارت پستال پیش نویس را به شما ارائه دهند که شما به سادگی امضا می کنید، بسیاری از قانونگذاران هنوز یک نامه متفکرانه و اصیل به ارزش ۱۰۰۰ نامه از پیش نوشته شده را در نظر می گیرند.

۴- سالن های شهری و جلسات عمومی (اثر بالا)

حضور در جلسه سالن شهر فرصتی برای مشارکت مستقیم و عمومی رسمی فراهم می کند، می توانید یک سوال بپرسید و در یک مجمع عمومی که مسئول رسمی است، پاسخ دهید و همچنین به مقامات و رسانه ها نشان می دهد که یک مسئله حمایت گسترده ای از جامعه دارد.

جلسات سالن شهر فرصت های خوبی برای صحبت کردن به طور مستقیم با قانون ساز شما هستند و اجازه می دهند آنها بدانند که اجزای آنها در مورد مسائل شما اهمیت دارند و این یک راه واقعا موثر برای شنیده شدن صدای شما است، هر چند وقت مصرف می شود.

[در این باره] [و] [و] [به] [و] [به] [و]] [و [به]] [و [به]]] [و [به]]] [و [به]] [به [و]]] [و [به]] [و [به]] [و [به [و]]] [به [و [و]] [و [به [و [و [و [و]]] [به [و [به [و [و [به [به [به [به [به [به [به [و]]]]]]]]]] [و [و [و [به [به [به [به [به [به [و [به [به [به [به [به [و]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]] [و [و [و [به [به [به [به [و [و [به [به [به [به [به [به [و [و [به [و [و [و [به [به [به [به [و [به [به [به [به [به [به

• مقامات به طور منظم جلسات سالن شهر را در وب سایت ها و رسانه های اجتماعی تبلیغ می کنند، زودتر می رسند، زیرا ممکن است یک روند ثبت نام برای پرسیدن سوالات وجود داشته باشد، یک سوال مختصر روشن را آماده کنید و حتی در هنگام اختلاف، مودب و محترم باشید.
• ارتباطات شخصی تر است، اجزای تشکیل دهنده نیز واقعا از اتصال به یک روش معنادارتر قدردانی می کنند و این آموزنده است و ما همیشه چیزی یاد می گیریم.

رسانه های اجتماعی (اثر مستقیم پایین تر، آگاهی عمومی بالاتر)

سیستم عامل های رسانه های اجتماعی توسط اکثر مقامات برای برقراری ارتباط با عموم استفاده می شود، در حالی که رسانه های اجتماعی می توانند برای افزایش آگاهی عمومی و نشان دادن حمایت از جامعه برای یک مسئله مفید باشند، محدودیت هایی برای متقاعد سازی مستقیم دارد.

کارکنان گزارش سختی را تأیید می کنند که آیا کاربران رسانه های اجتماعی در واقع اجزای تشکیل دهنده هستند، که می تواند نفوذ مستقیم پیام را بر روند قانون گذاری کاهش دهد، با این حال، تماس های تلفنی و نامه ها هنوز هم ممکن است وزن بیشتری در چشم قانونگذاران و دستیاران کنگره داشته باشند، صحبت با قانونگذاران شما از طریق رسانه های اجتماعی، مزیت وقوع در چشم عمومی را دارد و هنگامی که شما در مورد افزایش آگاهی شما از فیس بوک یا پیام های دیگر می تواند کمک کند.

فرم های پیش از نوشتن و دادخواست (کمترین تاثیر مستقیم)

فرم های پیش نوشته شده ساده ترین شکل های ارتباطی برای ارسال و در نتیجه کمترین تاثیر را دارند، زیرا دفاتر قانونگذاری معمولا این پیام ها را به طور دقیق نمی خوانند و به جای آن به طور خودکار به عنوان “pro” ساده یا “con” شمارش می شوند.

هنگامی که سازمان ها تلاش می کنند کمپین های نوشتن انبوه را انجام دهند، اغلب از پیش روهای نام تجاری استفاده می کنند که حاوی متن و حروف هستند و این می تواند شما را به عنوان یک احساس عالی تبدیل کند زیرا آنها بسیار سریع و جذاب هستند و در مواقع اضطراری می توانند عالی باشند، اما این پیام را ارسال می کند که موضوعی که شما از آن حمایت می کنید، مردمی نیست.

اگر از یک قالب پیش نوشته شده استفاده کنید، یک ترفند مفید می تواند این باشد که فقط متن را به ایمیل خود کپی کنید و کلمات را کمی تغییر دهید.این گام ساده می تواند پیام شما را از یک علامت بلند به چیزی که خوانده می شود و در نظر گرفته می شود، ارتقا دهد.

ساخت یک پیام موثر: عناصر ضروری

صرف نظر از اینکه کدام روش ارتباطی را انتخاب می کنید، برخی عناصر پیام شما را بیشتر شنیده و به آن عمل می کنند.

۱- صلاحیت خود را ایجاد کنید

خودتان را به عنوان یک عضو کننده شناسایی کنید، زیرا قانونگذاران و کارکنان آنها بسیار بیشتر مورد پذیرش قرار می گیرند، زمانی که می دانند با یک جزء صحبت می کنند (نه به ذکر، یک رای دهنده) همیشه شامل نام کامل و آدرس کامل خیابان هستند، نه فقط کد پستی شما ضروری است - معایب غیر متمرکز اغلب دور انداخته می شوند یا حداقل داده می شوند.

۲) شفاف و خاص باشید

تصمیم بگیرید که چه چیزی می خواهید درباره آن صحبت کنید و خاص باشید، می توانید تماس بگیرید تا به دفاتر اعضای خود اطلاع دهید که در یک مسئله که به آن اهمیت می دهید کجا ایستاده اید و به یاد داشته باشید که نیازی نیست متخصص باشید تا نظر خود را بیان کنید و تماس شما کوتاه و شیرین باشد.

به نماینده خود اجازه دهید تا آنها بدانند که چگونه می خواهید آنها را به یک لایحه خاص رای دهند، زیرا درخواست یک اقدام خاص به شما اهرمی برای پاسخگویی به آنها می دهد.اگر یک شماره لایحه خاص یا یک قطعه قانون وجود دارد، آن را به وضوح ارجاع دهید.

۳- داستان شخصی خود را به اشتراک بگذارید

داستان ها و تجربیات شخصی بسیار جذاب تر از استدلال های انتزاعی هستند، توضیح دهید که چگونه مسئله بر شما، خانواده یا جامعه شما تأثیر می گذارد، این عنصر انسانی به کارکنان و مقامات کمک می کند تا مفاهیم دنیای واقعی تصمیمات سیاسی را درک کنند.

۴- نگه داشتن آن

به محدودیت های زمانی دفاتر شلوغ احترام بگذارید، چه نوشتن یا تماس، به سرعت به نقطه اصلی خود برسید و از توضیحات طولانی اجتناب کنید، چند دقیقه برای تماس تلفنی و یک سوال واضح برای سالن های شهر دستورالعمل های خوبی هستند.

۵- حفظ یک تونه ی محترم

کارکنان کارکنان دولتی هستند که به اندازه کافی برای زندگی راحت در واشنگتن دی سی پرداخت نمی شوند و برای یک سیاستمدار کار می کنند می توانند برای سلامت روان شما مخرب باشند، به ویژه اگر افرادی که در منطقه زندگی می کنند، به مدت هشت یا چند ساعت در روز به شما فریاد بزنند، علاوه بر این، اگر شما یک رای دهنده عصبانی شوید، کارکنان شما را به طور جدی کمتر می گیرند، زیرا احتمالا بیشتر به عنوان یک فرد مودبانه فکر می کنند، به عنوان یک فرد دیگر، به عنوان یک فرد دیگر مودبانه، به عنوان یک فرد دیگر، به عنوان یک فرد متعصب، به نظر می آید.

مهم ترین بخش هر پیام به نماینده این است که در لحن و انتخاب کلمه خود مودبانه باقی بمانید زیرا بهتر است در انتهای دیگر تلفن دریافت کنید و به یاد داشته باشید که آنها تصمیم نهایی در مورد آنچه که دفتر آنها در مسائل به عنوان کار خود می گیرد، اتخاذ نمی کنند و به سادگی از افکار شما یادداشت می کنند یا با شما درباره آنچه که شما باید آنها را متقاعد کنید و هیچ چیز را متقاعد نمی کنند.

۶- درخواست پاسخ

از موقعیت سناتور یا نماینده خود در مورد موضوع یا لایحه سوال کنید، همچنین ممکن است از پاسخ کتبی به تماس خود درخواست کنید و همیشه مودب و مودب باشید و مطمئن شوید که از آنها برای زمان خود تشکر کنید. درخواست پاسخ، پاسخگویی ایجاد می کند و تضمین می کند که ارتباطات شما ثبت شده و ردیابی شده است.

درک پاسخ به زمان و پیگیری

مدیریت انتظارات شما در مورد زمان پاسخ برای حفظ حمایت موثر در طول مدت طولانی مهم است.

چه انتظاری داشته باشید

زمان پاسخگویی به طور قابل توجهی بر اساس عوامل مختلف متفاوت است: روش ارتباطی مورد استفاده، پیچیدگی مسئله، حجم ارتباطات دفتر دریافت می شود و اینکه آیا این مسئله حساس به زمان است یا نه، تماس های تلفنی ممکن است بلافاصله تایید شوند اما پاسخ رسمی هنوز هم می توانند هفته ها طول بکشند.

اعضای اغلب بیش از هزار درخواست تشکیل دهنده در هر سال در مورد همه چیز از مزایای امنیتی اجتماعی و مسائل مربوط به مسائل پیچیده قانونی دریافت می کنند، این حجم به این معنی است که پیام شما برای توجه به بسیاری دیگر رقابت می کند.

اهمیت پیگیری

پس از اینکه با مقام منتخب تماس گرفتید، از آنچه که انجام داده اند پیروی کنید و اگر آنها به شیوه ای که می خواستید به نوشتن یک تشکر کوتاه توجه کنید، تأیید کنید که چگونه نتیجه بر شما تأثیر خواهد گذاشت، اما اگر قانون گذار شما به شیوه ای که می خواستید تماس بگیرید و به طور محترمانه ناامیدی خود را بیان کنید و شاید شامل نقطه کوتاهی در مورد چگونگی تاثیر آن باشد و در هر نامه یا اشاره ای که قبلاً آنها رای گرفته اند.

پیگیری با نوشتن یک تشکر از دفتر های کنگره تمام وقت شکایت می کند و درست مانند هر کس دیگری که احساس می کنند پاداش می دهند، همیشه از شما تشکر می کنند.

رویکرد استراتژیک Multi-Channel

خودتان را به یک روش ارتباطی محدود نکنید، زیرا یک رویکرد استراتژیک ممکن است شامل شروع تماس تلفنی برای سنجش موقعیت دفتر باشد، پس از یک ایمیل دقیق که شامل اسناد پشتیبانی می شود، درخواست جلسه ای شخصی برای مسائل پیچیده و استفاده از رسانه های اجتماعی برای تشکر عمومی از مقامات برای اقدامات مثبت.

ایجاد روابط با نمایندگان شما

حمایت موثر تنها در مورد ارتباطات یک جانبه نیست – بلکه در مورد ایجاد روابط مداوم است که صدا شما را در طول زمان تاثیرگذارتر می کند.

به طور منظم، نه فقط در دوران بحران

نمایندگان آگاه تر تمایل دارند به طور موثرتری ارتباط برقرار کنند و بیشتر احتمال دارد که قدردانی و حمایت از آنها را نشان دهند، نه تنها با نمایندگان خود تماس بگیرید، زمانی که شما در مورد چیزی ناراحت هستید، به تشکر از آنها زمانی که آنها موقعیت های شما را حمایت می کنند، اطلاعات مربوط به نگرانی های جامعه را قبل از تبدیل شدن به بحران و شرکت در فرصت های منظم مشارکت کنید.

توسعه روابط با کارکنان

کارکنان قانون گذاری بسیار مهم هستند و بسیار مفید است که یک رابطه کاری با کارکنان اختصاص یافته به موضوع خود را توسعه دهید، زیرا زمانی که زمان برای اقدام شناختن کسی که تماس بگیرد، کارکنان اغلب در موقعیت خود طولانی تر از مقامات منتخب باقی می مانند و می توانند متحدان ارزشمندی برای تلاش های حمایتی شما شوند.

شرکت در چندین شکل مشارکت

این تعامل در بسیاری از اشکال، از جمله تورهای قانونی، ملاقات و استقبال، خبرنامه ها، کارت های پستال، رسانه های اجتماعی، نظرسنجی ها و موارد دیگر، نقاط لمسی بیشتر شما با دفتر نمایندگی خود، احتمال بیشتری دارد که آنها شما را به عنوان یک عضو متعهد و آگاهانه شناخته شوند.

سیستم عامل های دیجیتال مانند برنامه های تلفن همراه و رسانه های اجتماعی ارتباطات بهتر را تسهیل می کنند، زیرا این سیستم عامل ها اجازه می دهند به روز رسانی های زمان واقعی و بازخورد از اجزای تشکیل دهنده دسترسی بیشتری به مقامات داشته باشند.

ملاحظات ویژه برای سطوح مختلف دولت

در حالی که بسیاری از اصول در تمام سطوح دولت اعمال می شود، تفاوت های مهمی در چگونگی رویکرد به مقامات فدرال، ایالتی و محلی وجود دارد.

نمایندگان فدرال (Congress)

دفاتر کنگره ساختارمندترین و پیشرفته ترین سیستم ها برای پردازش ارتباطات تشکیل دهنده هستند، آنها معمولاً کارکنان بزرگتر و روش های رسمی بیشتری دارند.هنگامی که افراد در پیچ و خم اداری گم می شوند یا نمی توانند به اطلاعات یا توجه هایی که آنها نیاز دارند دسترسی پیدا کنند، اغلب از اعضای کنگره درخواست مداخله می کنند و این کار موردی می تواند به عنوان ابزاری برای نظارت کنگره توسط افزایش آگاهی بالقوه از عملیات تحویل و خدمات ارائه شود.

قانونگذاران دولتی

قانونگذاران دولتی اغلب کارکنان کوچکتری دارند و ممکن است نسبت به نمایندگان فدرال قابل دسترسی تر باشند، در سطح دولتی که مقامات اغلب کارکنان کوچکتر و حوزه های شغلی دارند، تاثیر تماس فردی افزایش می یابد.شما ممکن است شانس بیشتری برای امنیت در جلسات شخصی داشته باشید یا پاسخ مستقیم از خود رسمی منتخب به جای کارکنان داشته باشید.

مقامات محلی

مقامات محلی - اعضای شورای شهر، کمیسیونان شهرستان، شهرداران - اغلب قابل دسترس ترین هستند و ممکن است کارکنان اختصاص داده شده برای رسیدگی به ارتباطات تشکیل دهنده نداشته باشند. تماس مستقیم با مقامات رایج تر است و حضور در جلسات عمومی که در آن حضور دارند می تواند به ویژه موثر باشد.

کمیته کار و قانون گذاری تیمینگ

درک فرایند قانون گذاری می تواند به شما کمک کند تا حمایت خود را برای حداکثر تاثیر، زمان بندی کنید.

تمرکز بر اعضای کمیته

بسیاری از کار واقعی در کمیته ها اتفاق می افتد، بنابراین یاد بگیرید که کدام کمیته ها مسائل شما را اداره می کنند و بر اعضای آن کمیته ها تمرکز می کنند، در حالی که اکثریت قانونگذاران ارتباطات از اجزای مستقیم خود دریافت می کنند، هیچ قانونی در برابر تماس با سایر قانونگذاران وجود ندارد، به ویژه اگر آنها موقعیت قدرت هستند، و رئیس مجلس، رهبران اقلیت، صندلی ها و اعضای یک کمیته کار می کنند و همچنین می توانند با یک موضوع تماس بگیرند.

اهمیت های تیمینگ

زمانبندی بسیار مهم است، زیرا اگر مسئله شما تماس مستقیم با قانونگذار شما به سرعت با تلفن یا ایمیل باشد، می تواند موثر باشد، اما اگر زمان اجازه می دهد تا از تکنیک های نفوذ اضافی مانند نوشتن نامه یا جلسه با اعضای کنگره و کارکنان خود بهره مند شوید.

بسیاری از تصمیمات سیاسی در طول فرایند بودجه اتخاذ می شود.در حالی که بحث های بودجه اتفاق می افتد، زمانی که صورتحساب ها در مقابل زمانی که برای رای گیری آماده می شوند، و زمانی که کمیته ها شنوایی دارند می توانند به شما کمک کنند تا حمایت خود را به صورت استراتژیک به شما اختصاص دهید.

اشتباهات رایج برای اجتناب از

حتی حمایت از نیت بالا هم می تواند بی اثر باشد اگر این اشتباهات مشترک را مرتکب شوید:

تماس با نمایندگانی که شما را نمایندگی نمی کنند

نمایندگان منتخب بیشتر به نمایندگان خود پاسخگو هستند (افرادی که می توانند به آنها رای دهند)، بنابراین مطمئن شوید که اعضای کنگره را که نماینده شما هستند اولویت بندی کنید و ما می دانیم که وسوسه انگیز است اما تماس با اعضایی که نماینده شما نیستند و انجام این کار ممکن است تماس های خود را از اجزایی که می توانند تاثیر بیشتری داشته باشند، مسدود کند.

استفاده از فقط نامه های فرم

در حالی که حروف فرم بهتر از هیچ چیز هستند، آنها کمترین وزن را حمل می کنند، همیشه پیام شما را شخصی سازی می کنند، حتی اگر شما از یک الگو به عنوان نقطه شروع استفاده می کنید.

Vague یا Uncon

تلاش برای حل مسائل متعدد در یک ارتباط پیام شما را رقیق می کند.بر روی یک موضوع یا لایحه خاص در هر تماس تمرکز کنید.

فراموش کردن شامل اطلاعات تماس

بدون نام و آدرس کامل شما، پیام شما ممکن است از بین برود زیرا نمی تواند به عنوان یک عضو از طرف یک عضو تایید شود.

عدم احترام یا تهدید

ارتباطات گروگان گیر ضد مولد هستند و حتی ممکن است به مقامات گزارش داده شود اگر آنها دارای تهدید هستند.تغل خوب است و انتظار می رود، اما باید به طور محترمانه بیان شود.

ابزار و منابع برای برقراری ارتباط با مقامات آسان تر

چندین ابزار و منابع می توانند فرآیند پیدا کردن و تماس با نمایندگان خود را ساده کنند:

پیدا کردن نمایندگان

برای نمایندگان فدرال، این سرویس با تطبیق کد پستی شما به منطقه کنگره شما، با لینک به وب سایت و صفحه تماس عضو شما کمک خواهد کرد. وب سایت رسمی نمایندگان (house.gov) و وب سایت سنا (senate.gov) هر دو ابزار جستجو ارائه می دهند.

برای مقامات دولتی و محلی، وب سایت هایی مانند دایرکتوری مقامات منتخب ایالات متحده.gov می تواند به شما کمک کند تا شناسایی کنید که چه کسی در هر سطح از دولت شما را نمایندگی می کند.

پلتفرم های ارتباطی

برای اعضای کنگره منابع زیادی وجود دارد که این روند را آسان تر می کند، از جمله دموکراسی.io که ایمیل های شما را به کنگره ارسال می کند، FaxZero که فکس شما را به نماینده و سناتورها ارسال می کند، مقاومت بات که پیام های متنی شما را به نامه های روزانه به کنگره تبدیل می کند و سنت که پیام صوتی شما را به صدای نماینده کنگره ارسال می کند.

سیستم های مدیریت مشترک

ابزارهای CMS برای دفاتر دولتی، به رهبران و تیم های خود کمک می کنند تا سازماندهی، پیگیری و پاسخ به هزاران پیام که هر ساله در ایمیل، فرم های وب و رسانه های اجتماعی دریافت می کنند، درک کنند که این سیستم ها می توانند به شما کمک کنند تا درک کنید که چگونه ارتباطات شما پردازش و ردیابی می شوند.

نقش رسانه های محلی در تقویت صدای شما

روزنامه های محلی، ایستگاه های رادیویی و اخبار تلویزیونی اغلب نفوذ بیشتری با مقامات منتخب نسبت به رسانه های ملی دارند.نوشتن نامه ها به سردبیر، ارسال اسناد و یا تماس با روزنامه نگاران محلی در مورد مسائل می تواند پیام شما را فراتر از تماس مستقیم تقویت کند.

هنگامی که مقامات منتخب می بینند که نمایندگان در حال افزایش مسائل در انجمن های عمومی و رسانه های محلی هستند، نگرانی گسترده تر جامعه را نشان می دهد و می تواند به طور موثر به فعالیت بیشتر از ارتباطات خصوصی کمک کند.

درک محدودیت ها و انتظارات واقعی

در حالی که ارتباطات تشکیل دهنده قدرتمند است، مهم است که انتظارات واقعی در مورد آنچه که می تواند به آن دست یابد داشته باشید.

اعضای کنگره باید منافع رقابتی را در نظر بگیرند و تصمیم بگیرند که کدام تصمیم بهترین انتخاب نماینده را نمایندگی کنند که نماینده شما ممکن است با موقعیت شما مخالف باشد یا ممکن است با فشارهای سیاسی مواجه شوند که به سختی می توانند به شما رای بدهند.

آموزش اجزای تشکیل دهنده در فرآیند سیاست گذاری، ارائه منابع برنامه مربوط به منافع خود، ایجاد موثرترین خطوط ارتباطی برای خود و کارکنان خود، و روشن کردن آنچه که می تواند یا نمی تواند در نقش شما انجام شود. درک محدودیت ها و محدودیت های نقش نماینده شما می تواند به شما کمک کند تا به طور موثر و حفظ انتظارات واقعی.

ارتباطات متقابل یک Habit

موثرترین طرفداران فقط یک بار با نمایندگان خود تماس نمی گیرند – آنها آن را یک عمل منظم می کنند.

یک راه برای صرفه جویی در زمان و کمک به شما برای برقراری تماس با کنگره یک عادت است برای نجات شماره تلفن قانونگذاران در تلفن همراه خود را تنظیم یادآوری برای بررسی در مسائل شما مراقبت می کنند، مشترک خبرنامه از سازمان های مدافع کار بر روی مسائل خود، و ایجاد یک سیستم ساده برای ردیابی زمانی که شما با نمایندگان خود تماس گرفته اید و پاسخ هایی که دریافت کرده اید.

ارتباط با اجزای اصلی چنین جنبه مهمی از بودن یک مقام منتخب است و یک گفته از بازیکن تنیس بزرگ آرتور او وجود دارد که می گوید: «هر کاری که می توانید انجام دهید، از آنچه که دارید استفاده کنید، شروع کنید به این توصیه به طور مساوی برای اجزای اصلی اعمال می شود – شروع کنید به جایی که هستید، از ابزار و زمان موجود استفاده کنید و آنچه که می توانید صدای خود را بشنوید را انجام دهید.

تاثیر گسترده تر مشارکت های احتمالی

یکی از مهمترین مسئولیت های هر مقام منتخب ارتباط با اعضای خود است، زیرا ارتباطات موثر به ایجاد اعتماد با افراد در منطقه شما کمک می کند و پروفایل دفتر شما را بالا می برد و اینکه آیا اعلام یک ابتکار جدید یا پاسخ دادن به ایمیل ها و نامه های شهروندانی که می خواهید ارتباطات روشن و هدفمند باشد.

وقتی با مقامات منتخب خود درگیر می شوید، فقط از سیاست های خاصی حمایت نمی کنید – در روند دموکراتیک شرکت می کنید، نمایندگان خود را پاسخگو نگه دارید و به اطمینان از اینکه دولت به مردم پاسخگو است، کمک می کنید.

سطح بالایی از بی اعتمادی با مقامات منتخب و بخش های بزرگ رأی دهندگان عصبانی هستند.

اقدام: گام های بعدی شما

حالا که می دانید چگونه مقامات منتخب به ارتباطات و فرایندی می پردازند، وقت آن است که این دانش را در عمل قرار دهید، در اینجا یک برنامه ساده برای شروع کار وجود دارد:

• نمایندگان خود را تایید کنید: [FLT 1] از ابزارهای آنلاین برای پیدا کردن که شما را در سطوح فدرال، ایالتی و محلی نمایندگی می کند، اطلاعات تماس خود را در مکانی که به راحتی می توانید دسترسی داشته باشید، ذخیره کنید.
• یک مسئله را بررسی کنید: [FLT 1] یک مسئله را که عمیقاً به آن اهمیت می دهید انتخاب کنید.
• اولین تماس خود را با خود برقرار کنید با یک تماس تلفنی یا ایمیل شخصی شروع کنید.از دستورالعمل های موجود در این مقاله برای ایجاد یک پیام موثر استفاده کنید.
• [در این باره] از [در این باره] پیروی کنید: [[۱]] پاسخ شما را پیگیری کنید و به عنوان مناسب از نماینده خود پیروی کنید.
• عادت را ایجاد کنید: یادآوری کنید که به طور منظم با نمایندگان خود تماس بگیرید - ماهانه یا فصلی - در مورد مسائل مربوط به شما اهمیت می دهد.
• و مشارکت خود را: همانطور که شما راحت تر می شوید، در یک جلسه سالن شهر حضور دارید، درخواست جلسه شخصی یا نوشتن نامه به روزنامه محلی خود را.

به یاد داشته باشید که صدای شما بیشتر از آنچه فکر می کنید، هر تماس تلفنی وارد می شود، هر ایمیل خوانده می شود و هر عضو که در سالن شهر نمایش داده می شود، به داده هایی که اولویت ها و تصمیمات قانونی را تشکیل می دهند، کمک می کند.

با درک اینکه چگونه مقامات منتخب شما به ارتباطات عضو گوش می دهند، روند و پاسخ می دهند، می توانید اطمینان حاصل کنید که صدای شما به وضوح و به طور موثر شنیده می شود، چه از بهبود های محلی، تغییرات سیاست ایالتی یا قوانین فدرال، اصول ذکر شده در این راهنما به شما کمک می کند تا به شیوه هایی که نتایج را دریافت می کنند ارتباط برقرار کنید و تفاوت واقعی در سیاست هایی که بر زندگی و جامعه شما تأثیر می گذارد.

برای اطلاعات بیشتر در مورد مشارکت مدنی و حمایت، منابعی مانند ] وب سایت رسمی کنگره ایالات متحده ، وب سایت مجلس قانونگذاری ایالتی و سازمان هایی مانند از رای دهندگان زن که اطلاعات غیرحزبی در مورد روند قانونی و چگونگی شرکت موثر ارائه می دهد.