Table of Contents
ماموریت اصلی: چرا آرشیو های دولتی مهم هستند
ادارات دولتی به عنوان متولیان رسمی میراث مستند دولتی خدمت می کنند، سوابقی را که اعمال، تصمیم ها و زندگی دولت و مردم آن را مستند می کند، حفظ می کنند، این موسسات صرفاً امکانات ذخیره سازی طولانی نیستند؛ آنها نگهبان فعال برای پاسخگویی، شفافیت و حافظه جمعی هستند، با مدیریت آرشیو های دولتی و سوابق تاریخی، اطمینان حاصل می کنند که مواد خام تاریخ - اقدامات جاسوسی، دادگاه، نظارت بر امور خارجه، حتی مقامات اطلاعاتی دولتی، و اطلاعات خصوصی، و همچنین اطلاعات مربوط به آنها را به طور منظم، و حتی اسناد مربوط به آنها را در اختیار می کند.
ارزش آرشیو های دولتی به خوبی فراتر از عملیات دولتی گسترش می یابد. Genealogists ردیابی تاریخ خانواده از طریق تولد، مرگ و سوابق ازدواج.تاریخ نگاران بازسازی جنبش های سیاسی، روند اقتصادی و تغییر اجتماعی با استفاده از داده های سرشماری، نقشه ها و عکس ها و محققان قانونی استفاده از آرشیو برای تأیید حقایق و افشای فساد.در کوتاه مدت، آرشیو های دولتی برای اطلاع رسانی به شهروندی و حکومت دموکراتیک، دولتی که بخش های گذشته را اداره می کنند و اجرای آن ها را به عنوان یک پل تاریخی در دسترس می دانند.
ویژگی های اصلی: مالیات بر مسئولیت ها
مدیریت آرشیو های دولتی شامل مجموعه ای از توابع متصل است که نیاز به تخصص تخصصی، زیرساخت ها و چارچوب های سیاست دارند.این توابع اختیاری نیستند، اما برای یکپارچگی آرشیو ضروری هستند. زیر زیر زیر زیر زیر زیر بخش ها مسئولیت های اصلی را مشخص می کنند که هر بخش دولتی باید برای انجام ماموریت خود اجرا کند.
خرید: ساخت رکورد
ادارات دولتی مواد را از طریق ترکیبی از اختیارات قانونی، جمع آوری فعال و کمک های مالی به طور معمول نیاز به سازمان های دولتی برای انتقال سوابق دائمی به آرشیو دولتی پس از یک دوره حفظ تعریف شده، با این حال، کسب و کار باید مواد ارزشمند تاریخی ایجاد شده توسط سازمان های دولتی، دولت های عضو و حتی سازمان های خصوصی و یا افرادی که سوابق رسمی تکمیل این عکس ها شامل، نقشه های صوتی، و یا اسناد تایید شده است، و یا به طور فزاینده ای که به طور گسترده ای از آن اطلاعات دولتی جمع آوری شده است، و یا اطلاعات شخصی داده شده است.
حفاظت: دفاع از مبارزه با Decay
Preservation، بیشترین عملکرد منابع فشرده آرشیوهای دولتی است. Physical Records از کاغذ، ⁇ ، فیلم یا نوار مغناطیسی آسیب پذیر به نور، رطوبت، شدید دما، حشرات، قالب و کنترل فیزیکی است که ادارات دولتی نیاز به ذخیره سازی داده های کنترل شده در آب و هوا، محوطه های بدون اسید و روش های دقیق برای کاهش درمان های حفاظت از آلودگی - با نظارت بر ایمنی دیجیتال - دارند.
سازمان: ایجاد نظم از هرج و مرج
هنگامی که به دست آورد، سوابق باید به طور سیستماتیک تنظیم و توصیف شود تا کاربران بتوانند آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند (این تابع اغلب پردازش بایگانی نامیده می شود)، شامل شناسایی سازندگان، حفظ نظم اصلی (provenance)، و گروه بندی سوابق به مجموعه های کدگذاری شده در بخش های استاندارد و یا نوع داده ها می شود که کمک می کنند – مخترعان دم که محتوای محتوا را توصیف می کنند، تاریخ ها و زمینه هر مجموعه اطلاعات بصری به طور فزاینده ای که به آنها کمک می کند (F-F-فایل های جستجوی فایل های ذخیره شده توسط یک فایل های استاندارد و فایل های ذخیره شده توسط کاربر: فایل های جستجوی کاربر) و فایل های ذخیره شده توسط کاربر: DIPD.
دسترسی: باز کردن آرشیو ها به جهان
دسترسی هدف نهایی کار بایگانی همه گیر است. ادارات دولتی دسترسی فیزیکی را از طریق اتاق های خواندن فراهم می کنند که محققان می توانند مواد اولیه را تحت نظارت بررسی کنند، آنها همچنین دسترسی از طریق دیجیتالی شدن، پایگاه های آنلاین و خدمات مرجع مجازی را ارائه می دهند، بسیاری از آرشیوهای دولتی که دسترسی به طور منظم و یا سوابق قابل توجه تاریخی را محدود می کنند، مانند قانون اساسی ایالتی، مجلات قانونی، اسناد نظامی و مقررات تاریخی را محدود می کنند.
رعایت قانونی: حرکت به سمت چشم انداز تنظیم کننده
آرشیو های دولتی در یک وب فشرده از قوانین و مقررات عمل می کنند، شامل اقدامات مدیریت سوابق عمومی، قوانین حریم خصوصی (مانند HIPAA برای داده های بهداشتی یا FERPA برای پرونده های حقوقی آموزش و پرورش)، و ادارات دولتی باید اطمینان حاصل کنند که سوابق قانونی و غیر قانونی در هنگام واجد شرایط بودن آنها نیز توصیه می شود که سایر سازمان های دولتی مجاز به نظارت بر پرونده های قانونی را تشکیل دهند.
استراتژی های پیش از نظارت: استراتژی های فیزیکی و دیجیتال
نظارت به قدری مرکزی است که شایسته بحث گسترده خود فراتر از مرور کلی از توابع است. ادارات دولتی امروز با یک چالش دوگانه مواجه هستند: حفظ مجموعه های میراث کاغذ، فیلم و رسانه های مغناطیسی، و همچنین ثبت سیل از سوابق دیجیتال متولد شده توسط دولت مدرن هر دو نیازمند استراتژی های خاص، اما هر دو به اشتراک گذاشتن همان هدف نهایی: اطمینان از دسترسی به سال ها، یا قرن ها به آینده.
آمادگی فیزیکی در قرن ۲۱
روش های سنتی حفظ برای اکثر سوابق تاریخی ضروری است. ادارات دولتی در بالا (بندهای بالا، سیستم های سرکوب آتش، و سیستم های HVAC که محیط پایدار 65 تا 68 درجه فارنهایت و 35 تا 45 درصد رطوبت نسبی برای فیلم های ذخیره سازی، عکس ها و رسانه های دیجیتال حتی الزامات سختگیرانه تر دارند.
پیشداوری دیجیتال: یک هدف متحرک
حفظ دیجیتال مسلما چالش برانگیزترین مرز برای بخش های دولتی است ([۳] [۳]، که می تواند برای قرن ها تحت شرایط خوب، فایل های دیجیتال شکننده باشد، آنها به سخت افزار های خاص، نرم افزار و فرمت هایی که در طی سال ها منسوخ می شوند، وابسته هستند (۱) و اغلب فایل های ذخیره سازی شده توسط WordPerfect از سال ۱۹۹۰ ممکن است بدون ابزارهای تخصصی، اسناد ذخیره سازی دیجیتال را به طور فعال اجرا کنند.
ابعاد حقوقی و اخلاقی: حریم خصوصی، دسترسی و دولت باز
مدیریت آرشیو های دولتی صرفاً فنی یا اداری نیست؛ [۳] عمیقاً در ساختار دموکراسی و حقوق فردی بافته شده است. ادارات دولتی باید به طور مداوم تنش بین حق عمومی برای شناختن قوانین حفظ امنیت دولتی را به عنوان یک پرونده امنیتی فعال در نظر بگیرند؛ این امر به ویژه برای سوابق حساس بیان می شود: سوابق پزشکی، پرونده های دادگاه نوجوانان، مالیات، و پرونده های پرسنلی که اغلب اوقات می توانند اسناد شخصی را مشخص کنند، مانند پرونده های محرمانه بودن، و یا پرونده های شخصی که گاهی اوقات شامل سوابق کیفری هستند.
چالش ها و روند آینده
ادارات دولتی با مجموعه ای از چالش هایی مواجه هستند که توانایی خود را برای انجام ماموریت خود تهدید می کنند، این چالش ها نیازمند تفکر نوآورانه، اراده سیاسی و سرمایه گذاری پایدار هستند. زیر برخی از مهمترین مسائل و روند در حال ظهور است که آینده آرشیو دولتی را شکل می دهد.
کمبود های بودجه و کارکنان مزمن
آرشیوها اغلب در مقایسه با سایر خدمات دولتی کاهش بودجه در طول رکود اقتصادی می توانند پردازش، محدود کردن دیجیتال سازی و کاهش ساعت های دسترسی عمومی را به تاخیر بیندازند. بسیاری از آرشیوهای دولتی به ترکیبی از اولویت های صندوق عمومی، کمک های مالی (از شاخص های تاریخی و کمیسیون سوابق (NHPRC) وابسته هستند.[۳] مطالعات موردی و متخصصان علوم انسانی دولتی باید از طریق خدمات استخدام عمومی جایگزین شوند، و خدمات مالیاتی لازم برای بازنشستگی آنها وجود دارد.
چالش های ثبت شده در تاریخ های دیجیتال
اکثریت گسترده ای از سوابق دولتی امروز به صورت دیجیتالی ایجاد می شوند، اما بسیاری از آنها هرگز در فرمت های دائمی چاپ یا ذخیره نمی شوند. ایمیل ها، پایگاه های داده، فایل های GIS و حتی وب سایت های رسمی فرمانداران دیجیتال متولد می شوند و ضبط این اسناد به طور سالانه دشوار است زیرا آژانس ها ممکن است برنامه های حفظ را دنبال نکنند، یا فایل ها در سیستم های اختصاصی ذخیره می شوند که برای آرشیو دولتی قابل دسترسی نیستند و قابلیت ضبط اطلاعات ضروری است.
هوش مصنوعی و یادگیری ماشین
AI هر دو فرصت و خطرات را برای آرشیو های دولتی ارائه می دهد.در طرف مثبت، یادگیری ماشین می تواند به طور خودکار طبقه بندی و استخراج متاداده از مجموعه های بزرگ، اسناد دست نوشته شده (به عنوان مثال، با استفاده از شناخت دست) و شناسایی اطلاعات حساس برای عملکرد قرمز، AILT همچنین می تواند به حفظ دیجیتال با نظارت بر خطرات فرمت فایل کمک کند، با این حال الگوریتم های AI می توانند سوگیری های موجود در سوابق تاریخی یا بخش های انسانی را به دقت بررسی کنند.
تغییرات آب و هوایی و بلایای طبیعی
آرشیو ها به طور فزاینده ای در برابر حوادث شدید آب و هوایی آسیب می بینند: طوفان ها، آتش سوزی ها، سیل ها و افزایش سطح دریا. طوفان کاترینا، به عنوان مثال، آسیب دیده یا تخریب بسیاری از ایالت های لوئیزیانا و سوابق محلی. ادارات دولتی در حال حاضر آماده سازی فاجعه، از جمله پشتیبان گیری از محل برای سوابق دیجیتال و منابع اضطراری برای مجموعه های فیزیکی، برخی از ایالت ها، آرشیو هایی را در بالای سیل ساده، با استفاده از مواد مقاوم در برابر آتش، و نصب مواد پشتیبان گیری تغییرات آب و همچنین نیاز به سرعت در برابر آب و جلوگیری از آب و جلوگیری از آب و جلوگیری از آب و جلوگیری از آب و جلوگیری از آب و جلوگیری از تغییرات آب و آب و جلوگیری از آب و آب و آب و آب و آب و جلوگیری از آب و آب و هوا، سرعت افزایش سرعت در حال افزایش سرعت در حال تغییر آب و هوا، نیاز به سرعت افزایش سرعت در حال افزایش حفاظت از آب و هوا، ساخت و هوا، ساخت.
ایجاد فرهنگ حسابداری: همکاری و توسعه
هیچ بخش دولتی نمی تواند در انزوا موفق شود.مدیریت بایگانی موثر مستلزم همکاری با دیگر سازمان های دولتی، دانشگاه ها، جوامع تاریخی و آرشیو دولتی عمومی است که اغلب آموزش و راهنمایی به دولت های محلی - حساب ها، شهرها و مناطق مدرسه - که فاقد اسناد حرفه ای خود را در زمینه حفظ سوابق، بازیابی فاجعه و نوشتن برنامه های توسعه داوطلبانه به ارمغان می آورد زندگی را از طریق نمایشگاه های رسانه های اجتماعی، و به عنوان مثال اطلاعات عمومی، به عنوان منابع اطلاعات عمومی کمک می کند.
پروژه های دیجیتالی تبدیل به یک سنگ بنای از توسعه است. آرشیو های دولتی مواد با تقاضای بالا در اینترنت، مانند سوابق طبیعی سازی، سرشماری ایالتی و ثبت اختراعات زمین، این مجموعه های دیجیتال به شدت توسط متخصصان و مورخان نگهداری می شوند و آنها استفاده از در اصول اولیه.
نتیجه گیری
ادارات دولتی که آرشیوها و سوابق تاریخی را مدیریت می کنند، خدمات عمومی ضروری را انجام می دهند.آنها اطمینان می دهند که تصمیمات، مبارزات و دستاوردهای نسل های گذشته به زمان یا غفلت از دست نمی رود، از طریق جمع آوری دقیق، حفظ، سازمان و دسترسی، اصول شفافیت، پاسخگویی و میراث فرهنگی که بر جوامع دموکراتیک تأکید می کند، محدودیت های قابل توجه هستند - محدودیت های بودجه، پناهندگان دیجیتال، نوآوری های قانونی و نوآوری های مشترک ما به عنوان مزایای دولت برای حفظ وجود دارد، و حفظ منابع اجتماعی که به خوبی پشتیبانی می کنند، و حفاظت از آن هستند.