چه اتفاقی می افتد وقتی شما با مقامات منتخب خود تماس بگیرید

سفر پیام شما: از صندوق ورودی تا اقدام

هنگامی که شما یک ایمیل ارسال می کنید، یک تماس تلفنی برقرار کنید یا نامه ای به نماینده منتخب خود بنویسید، پیام شما وارد یک فرآیند ساختاری شده است که برای مدیریت مکاتبات تشکیل دهنده به طور موثر طراحی شده است. درک چرخه عمر کامل آن ارتباطات به شما کمک می کند تا بدانید که چه انتظاری دارید و چگونه بزرگترین تاثیر را در این راهنما از طریق هر مرحله ایجاد کنید - از لحظه پیام شما دریافت می شود که چگونه می تواند سیاست را شکل دهد.

چگونه پروسه های معاملاتی در تماس های آینده

هر دفتر رسمی منتخب – چه در مجلس نمایندگان آمریکا، مجلس سنا، یا دولت و دولت محلی – هر هفته صدها یا حتی هزاران پیام را دریافت می کند.این حجم بسیار زیاد است، به ویژه در مسائل دکمه های گرم برای رسیدگی به این جریان، کارکنان آموزش داده می شوند تا ارتباطات ورودی را بر اساس فوریت، موضوع و وضعیت تشکیل دهنده، محدود کنند.

پیام شما در صندوق پستی مشترک یا یک سیستم مدیریت پرونده قرار دارد. کارکنان در ابتدا تأیید می کنند که شما ساکن منطقه یا دولت هستید.اگر نیستید، دفتر ممکن است پیام شما را به نماینده مناسب برساند یا پاسخ مودبانه ای را ارائه دهد که صلاحیت آنها را تأیید می کند، پیام توسط موضوع طبقه بندی می شود - مراقبت، آموزش، مهاجرت و غیره - و موقعیت برچسب زده شده (حمایت خنثی).

این فرآیند به دفاتر اجازه می دهد تا حجم احساسات عمومی را در مسائل کلیدی ردیابی کنند. بسیاری از دفاتر از سیستم عامل های نرم افزاری اختصاصی استفاده می کنند – گاهی اوقات بر روی Directus یا راه حل های CMS بی سر و صدا مشابه] برای مدیریت سوابق و مکاتبات عضو کمک می کنند تا کارکنان به سرعت ببینند که چگونه بسیاری از مردم در مورد یک لایحه نوشته اند و چه نظر اکثریت است.

به عنوان مثال، وب سایت نمایندگان راهنمایی در تماس با عضو خود را فراهم می کند، و بسیاری از دفاتر سیاست های تماس خود را منتشر می کنند. یک دفتر به خوبی سازمان یافته هر تعامل را وارد می کند، و آن را برای نماینده برای درک احساسات مردم در یک نگاه امکان پذیر می کند.

پاسخ اولیه: تایید نامه ها، فرم نامه ها و پاسخ های شخصی

اولین پاسخ شما ممکن است به طور گسترده ای متفاوت باشد، بسیاری از دفاتر ایمیل خودکار را در عرض یک یا دو روز ارسال می کنند، این یک اخراج نیست؛ این یک تایید است که پیام شما برای مسائل روزمره ثبت شده است، شما ممکن است یک نامه فرم دریافت کنید که توضیح می دهد موضع عمومی رسمی در مورد موضوع است.

برای سوالات دقیق تر - به ویژه کسانی که شامل کار موردی، مانند مشکلات آژانس های فدرال هستند - کارکنان پاسخ شخصی سازی می کنند.پاسخ های موردی اغلب توسط متخصص خدمات تشکیل دهنده نوشته می شوند و ممکن است اطلاعات یا اسناد بیشتری را درخواست کنند اگر پیام شما بسیار منحصر به فرد باشد یا یک نقطه جدید را افزایش دهد، کارکنان ممکن است پاسخ سفارشی را که به نگرانی های خاص شما پاسخ می دهد، پیش نویس کنند.

مهم است که بدانید که یک نامه فرم به معنای پیام شما نادیده گرفته شده است.در واقع، قد بلند پاسخ های فرم-letter می تواند قوی تر از آنچه فکر می کنید باشد باشد.هنگامی که صدها نفر از اعضای تشکیل دهنده با استفاده از کلمات خود، این دفتر به این الگو اشاره می کند و ممکن است موقعیت خود را تغییر دهد یا تلاش های حمایتی را تشدید کند.

آنچه بعد از پاسخ اولیه اتفاق می افتد

نقش های کارکنان و افزایش

هنگامی که پیام شما وارد می شود، ممکن است به دستیار قانون گذار (LA) که منطقه سیاست مربوطه را پوشش می دهد، LA بررسی موضوع، چک کردن رای های اخیر و بررسی نقاط صحبت از رهبری حزب افزایش یابد، اگر پیام شما شامل یک داستان شخصی قانع کننده یا مثال محلی، LA ممکن است آن را برای توجه نماینده پرچم.

در بسیاری از ادارات، رئیس کارکنان یا مدیر قانونگذاری خلاصه هفتگی از مکاتبات تشکیل دهنده را می بیند.این خلاصه ها پنج موضوع برتر را برجسته می کنند و حمایت خالص یا مخالفت بیان می کند که این داده ها به طور مستقیم بر نحوه تخصیص زمان و تمرکز نماینده تأثیر می گذارد.

اقدامات پیگیری: تحقیق، مشاوره و حرکت قانون

تماس شما می تواند چندین اقدام مشخص را ایجاد کند:

• ]تحقیقات: دفتر ممکن است گزارشی از سرویس تحقیقات کنگره (CRS) یا یک دفتر تحقیقات قانونی دولتی درخواست کند.
• بحث داخلی: نماینده ممکن است در مورد موضوع در کاتترهای حزب، جلسات کمیته یا گروه های کاری غیر رسمی بحث کند.
• ] حمایت مالی بیل یا مسئولیت مشترک: [ اگر یک حرفه ای با صدای بلند و مداوم برای یک لایحه فشار، مقامات ممکن است به صورت جایگزین معرفی و یا قانون همکاری کنند، اگر بسیاری از اجزای مخالف یک لایحه، مقامات ممکن است تصمیم به رای دادن یا ارائه اصلاحات.
• مشارکت عمومی: تماس شما ممکن است الهام بخش یک سالن شهر، یک مقاله خبرنامه، یا یک پست رسانه های اجتماعی باشد، مقامات اغلب نگرانی های تشکیل دهنده برای نشان دادن واکنش نشان دادن را برجسته می کنند.

زمان پاسخگویی به طور گسترده ای متفاوت است.یک بیان ساده از نظر ممکن است طی چند روز پاسخ را دریافت کند.کار پیچیده مانند درخواست ویزا یا مشکلی با اداره جانبازان - می تواند هفته ها یا ماه ها طول بکشد و این به این معنی نیست که کارکنان از طریق تماس های آژانس و کانال های بروکراتیک کار می کنند.

چگونه صدای شما می تواند سیاست و تصمیم گیری را شکل دهد

قدرت ارتباطات مداوم

مقامات منتخب به نظرسنجی، سالن های شهری و تماس مستقیم برای سنجش افکار عمومی متکی هستند، تماس مستقیم یکی از قابل اعتمادترین منابع بازخورد است. یک نامه واحد را می توان رد کرد، اما یک درام مداوم از مکالمات از بسیاری از مردم می تواند پنجره Overton را تغییر دهد - دامنه سیاست های قابل قبول در نظر گرفته شده است.

تاریخ نمونه های متعددی را ارائه می دهد. کمپین مردمی 2017 برای محافظت از قانون مراقبت مقرون به صرفه شامل میلیون ها تماس تلفنی و ایمیل است. بسیاری از اعضای کنگره به عنوان یک دلیل کلیدی که آنها مخالف لغو شده اند، اشاره کردند.در قانونگذاران دولتی، فشار مشابه صورت حساب های مربوط به بی طرفی خالص، کنترل اسلحه و مقررات زیست محیطی.

برعکس، سکوت را می توان به عنوان رضایت تفسیر کرد، زمانی که مقامات تنها از اقلیت آواز می شنوند، ممکن است فرض کنند که حوزه وسیع تر موافقت می کند، به همین دلیل حتی یک ایمیل کوتاه می گوید: «من از این لایحه حمایت می کنم» یا «من با این اصلاحیه» مسائل مقابله می کنم.

تصمیم گیری در کمیته و سطح طبقه

بیل ها در خلاء قوانینی نمی شوند که از طریق کمیته هایی که اعضای آن زبان را نشان می دهند، می توانند نامه های تشکیل دهنده را برای بحث یا علیه یک ارائه خاص ارسال کنند.یک نماینده ممکن است بگوید: “دفتر من ۵۰۰ ایمیل در این هفته در مورد اصلاحات کارکنان پرستاری دریافت کرده است و ۹۰ درصد از آنها با زبان فعلی مخالفت می کنند که اطلاعات می تواند کمیته را تغییر دهد.

در کف، اعضای اغلب سخنرانی های ارجاعی را از اجزای تشکیل دهنده ارائه می دهند، این نامه ها و بیانیه های طبقه بخشی از رکورد عمومی هستند و می توانند بر اعضای غیر قابل تصمیم گیری تأثیر بگذارند، اگر شما یک داستان شخصی قانع کننده را به اشتراک گذاشته اید، ممکن است در رکورد تهاجمی نقل قول داده شود.

اثرات بلند مدت: ایجاد روابط و پاسخگویی

تکرار و گفتگو یک رابطه با دفتر ایجاد می کند، زمانی که کارکنان نام شما را از چندین تماس خوب تشخیص می دهند، ممکن است پیام های آینده شما را اولویت بندی کنند، این امر به ویژه برای رهبران محلی - اعضای شورای شهر، شهرداران، اعتماد هیئت مدیره مدرسه - که دارای حوزه های کوچکتر و تعامل مستقیم تر هستند، صادق است.

علاوه بر این، مقامات می دانند که رای دهندگان در صندوق رای گیری به یاد می آورند، الگوی ثابت نادیده گرفتن نگرانی های تشکیل دهنده می تواند منجر به یک چالش اولیه یا از دست دادن در یک انتخابات عمومی شود.حسابداری در سیستم ساخته شده است و هر پیام، انتظاراتی را تقویت می کند که نمایندگان به مردم خدمت می کنند، نه منافع ویژه.

سازمان هایی مانند ایالات متحده.gov [FLT 1] ابزار برای پیدا کردن مقامات خود و درک روند قانون گذاری را فراهم می کند. آشنا کردن خود با این منابع، اثربخشی کمک های شما را افزایش می دهد.

استراتژی های ارتباطی موثر که نتایج را به دست می آورد

مخاطبان خود را بشناسید: فدرال در مقابل کشور در مقابل محلی.

این رویکرد بسته به سطح دولت متفاوت است.مقامات فدرال با مسائل ملی مانند بودجه نظامی و سیاست مهاجرت مقابله می کنند. قانونگذاران دولتی با بودجه آموزش، حمل و نقل و مقررات تجاری، تصمیم گیری در مورد منطقه بندی، پلیس و پارک های عمومی را به طور منظم پیام شما را به حوزه قضایی فردی که شما با آن تماس می گیرید، رسیدگی می کنند.

وب سایت رسمی را بررسی کنید تا تکالیف کمیته خود را ببینید و رای های اخیر یک شماره لایحه خاص را ارجاع می دهند (به عنوان مثال H.R. 1234 یا S. 567) یا یک دستورالعمل محلی را نشان می دهد که شما تکالیف خود را انجام داده اید و پیام شما را معتبر تر می کند.

پیام خود را برای حداکثر تاثیر

این دستورالعمل ها را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که تماس شما به طور جدی گرفته شده و جدی گرفته می شود:

• روشن و مختصر باشید: با هدف خود باز کنید، به عنوان مثال: "من می نویسم تا شما را به عنوان آری در مجلس لایحه 2001 برای بهبود دسترسی پهن باند در مناطق روستایی رای دهید."
• مثال های خاص را پیشنهاد کنید: به اشتراک بگذارید که چگونه مسئله بر زندگی شما، کسب و کار شما، یا جامعه شما تأثیر می گذارد.یک anecdote شخصی موضوع را برای کارکنان و نمایندگان واقعی می کند. "تجارت کوچک من نمی تواند اینترنت قابل اعتماد را دریافت کند، که برای من 5000 دلار در فروش از دست رفته هزینه می کند.
• پس از آن، اگر نامه ای را دریافت کنید که به نقطه شما اشاره نمی کند، یک پیگیری مودبانه ارسال کنید که از آن درخواست توضیح دقیق تر می کند، گاهی اوقات یک پیام دوم منجر به پاسخ سفارشی تر می شود.
• احترام و حرفه ای: [FLT 1] اجتناب از تهدیدات، تماس با نام، و یا زبان تهاجمی، پیام های خشمگین اغلب به عنوان اسپم یا نادیده گرفته می شوند.یک تن محترم دعوت به گفتگو سازنده و افزایش احتمال اینکه دیدگاه شما در نظر گرفته شده است.
• آدرس خود را ذکر کنید: اقامت را از جمله آدرس کامل خیابان خود بررسی کنید، بسیاری از ادارات بدون آن پیام ها را پردازش نمی کنند.

کانال ارتباطی مناسب را انتخاب کنید

همه کانال ها یکسان نیستند:

• ایمیل: سریع و قابل ردیابی، اکثر دفاتر فرم های وب یا ایمیل مستقیم را ترجیح می دهند.
• آیفون: برای مسائل فوری خوب است یا زمانی که می خواهید به طور مستقیم به یک عضو کارکنان صحبت کنید، آماده باشید تا یک صدای کوتاه با نام، آدرس و درخواست خود را ترک کنید.
• پست پست پست پست پست پست پست: کندتر اما اغلب به دلیل تلاش های درگیر، با دقت بیشتری بخوانید.
• بازدید از شخص: قوی ترین روش قرار ملاقات با دفتر مرکزی یا حضور در سالن شهر.
• رسانه های اجتماعی: در حالی که عمومی است، آن را کمتر موثر برای مسائل دقیق استفاده می شود، به طور عمده برای افزایش آگاهی، و سپس از طریق کانال های رسمی دنبال کنید.

برای مشاوره بیشتر در مورد حمایت موثر، مشترک سازمان راهنمایی در مورد چگونگی شنیدن صدای خود را در دولت فراهم می کند.

درباره پرونده کار چیست؟ حل مشکلات با سازمان های دولتی

یکی از مهم ترین وظایف دفتر رسمی منتخب کمک به اعضای کمیته فدرال، ایالتی یا بوروکراسی محلی است که این کار را به نام کار موردی می نامند.اگر شما با یک ادعای امنیت اجتماعی مشکل دارید، تاخیر پاسپورت، درخواست ویزا یا مزایای کهنه کار، تماس با دفتر نمایندگی خود می تواند درب باز کند.

کارکنان موردی در ادارات منطقه آموزش دیده اند تا با آژانس مربوطه از طرف شما تماس بگیرند، آنها به صورت اختصاصی در اداره امنیت اجتماعی، وزارت امور کهنه سربازان و بسیاری از آژانس های دیگر، یک پرچم تحقیق ویژه را دریافت می کنند که اغلب سرعت آن را افزایش می دهد.

برای استفاده از این سرویس به طور موثر:

• جمع آوری تمام اسناد مربوطه (شماره های موردی، تاریخ، مکاتبات).
• فرم آزادی حریم خصوصی (که اغلب در وب سایت رسمی موجود است) را تکمیل کنید.
• صبور باشید – کار می تواند هفته ها طول بکشد، اما میزان موفقیت بالا است.

تصورات غلط رایج درباره تماس با مقامات

«یک پیام من مهم نیست.»

اشتباه: هر پیام شمارش می شود، اعداد تصمیم می گیرند، حتی یک یادداشت کوتاه، حجم را به یک موقعیت اضافه می کند.

«اگر من عنوان ندارم، مرا نادیده می گیرد.»

کارکنان آموزش دیده اند تا هر جزء را با احترام درمان کنند، آنها می دانند که صداهای مردمی – نه لابی گران – پایه پاسخگویی دموکراتیک هستند.

اگر جواب شخصی دریافت نکنم، آن را نخواندم.»

درست نیست.نامه های فرم نشانه ای است که پیام شما وارد شده و طبقه بندی شده است، بسیاری از دفاتر از آنها برای ذخیره منابع استفاده می کنند در حالی که هنوز نظرات شما خوانده شده است، حتی اگر پاسخ قالب بندی شده باشد.

تماس با یک مقام، هدر رفتن زمان است.»

برعکس، مشارکت مدنی پایدار این است که چگونه جنبش ها موفق می شوند، جنبش حقوق مدنی، حفاظت از محیط زیست و برابری ازدواج همه به افراد عادی متکی است که بارها با نمایندگان خود تماس می گیرند.

چگونه تکنولوژی در حال تغییر ارتباطات کنسولی است

دفاتر مدرن از سیستم عامل های مدیریت روابط پیچیده (CRM) استفاده می کنند که اغلب بر روی ابزارهایی مانند Directus ساخته می شوند تا مکاتبات را در مقیاس تنظیم کنند، این سیستم ها زمان پاسخگویی را هدایت می کنند و گزارش ها را تولید می کنند.

برخی از سیستم عامل ها به مقامات اجازه می دهند داشبورد احساسات واقعی را در یک رای بحث برانگیز ببینند، یک نماینده می تواند ترافیک ایمیل صبح را بررسی کند تا بفهمد که در آن اجزای آن قرار دارند.این تکنولوژی قدرت عمل جمعی را تقویت می کند.

با این حال، عنصر انسانی همچنان کلیدی است.یک ایمیل پرشور و به خوبی نوشته شده از یک شخص واقعی هنوز هم بیش از یک نامه از یک کمپین توده ای طنین انداز می کند.

برای یادگیری بیشتر در مورد اینکه چگونه ادارات دولتی سیستم های ارتباطی خود را مدرن سازی می کنند، می توانید در مورد کار خود در Directus ، یک پلت فرم مورد استفاده توسط چندین سازمان بخش دولتی برای مدیریت محتوا و داده ها بخوانید.

افکار نهایی: صدای شما ابزاری برای دموکراسی است

تماس با مقامات منتخب شما صرفا یک حرکت نمادین نیست، بلکه یک اهرم مستقیم و عملی از نفوذ است. درک فرایند داخلی -triage، تجزیه و تحلیل کارکنان، جمع آوری داده ها و تاثیر سیاست - به شما کمک می کند پیام هایی را ایجاد کنید که از طریق سر و صدا قطع می شوند، چه شما در مورد تعمیر محلی خیابان یا یک لایحه امنیت ملی، هر تماس به موزاییک افکار عمومی که حکومت می کند اضافه می کند.

سیستم زمانی بهتر عمل می کند که شهروندان به طور فکری و مداوم شرکت کنند، برای رسیدن به آن تردید نکنید، نماینده شما برای شما کار می کند و آنها باید از شما بشنوند تا کار خود را به خوبی انجام دهید. دفعه بعدی که شما یک نگرانی دارید، نوشتن ایمیل، تماس یا برنامه ای که سفر پیام شما دارای قدرت تغییر ذهن و قوانین است.