درک جلسات اجتماعی و هدف آنها

جلسات جامعه گردهمایی های پویا هستند که در آن ساکنان، مقامات محلی و ذینفعان گرد هم می آیند تا در مورد مسائل مربوط به محله یا شهرداری بحث کنند، این جلسات می توانند بسیاری از اشکال را از سالن های شهر و جلسات هیئت مدیره به جلسات هیئت مدیره مدرسه و جلسات انجمن محلی کمک کنند، و مشارکت در هر جلسه یکی از معنادارترین راه ها برای تأثیرگذاری بر تصمیمات محلی، از بازسازی پارک ها به سیاست های ایمنی عمومی است.

مشارکت مدنی موثر به طور تصادفی اتفاق نمی افتد، بلکه نیازمند تحقیق، آماده سازی و تمایل به گوش دادن و همچنین صحبت کردن است.با دنبال کردن گام های ذکر شده در اینجا، نه تنها صدای شما شنیده می شود بلکه به یک عضو جامعه آگاه تر و مشترک تر تبدیل می شود.هدف این است که حضور منفعل را به مشارکت فعال تبدیل کنید که اعتماد را ایجاد می کند و تغییر مثبت را هدایت می کند.

مرحله 1: تحقیق و شناسایی جلسات آینده

قبل از اینکه بتوانید شرکت کنید، ابتدا باید بدانید که و جلسات رخ می دهد، بسیاری از جوامع دارای تقویم رسمی هستند، اما بهترین منابع اغلب با بازدید از شهر یا وب سایت شهرستان خود شروع می شوند - به دنبال "Agendas & Minutes" یا "جلسه عمومی" بخش اطلاعات مرکزی بسیاری از آنها استفاده می کنند.

اگر حضور مجازی برای شما مهم است، بررسی کنید که آیا جلسه ارائه می دهد یک جریان زنده یا شماره شماره شماره شماره گیری، پست و بومی، بسیاری از جلسات جامعه فرمت های هیبریدی را تصویب کرده اند. کانال های رسانه های اجتماعی دولت محلی (فیس بوک، توییتر، درب بعدی) برای اطلاعیه های زمان واقعی. زیرمجموعه ایمیل ها از شورای شهر، مدرسه یا محله، همچنین یک راه قابل اعتماد برای اطلاع ماندن است.

برای جلسات بیش از حد محلی مانند گردهمایی های انجمن صاحبان خانه، به دنبال پرواز کنندگان در مناطق مشترک ارسال شده و یا تابلوهای گلوله های جامعه را بررسی کنید.کتابخانه ها و مراکز جامعه اغلب تقویم های فیزیکی را حفظ می کنند. کلید این است که یک روال عادی را تنظیم کنید - به عنوان مثال، هر دوشنبه صبح شما رویدادهای هفته آینده را بررسی می کنید.

استفاده از ابزارهای آنلاین و برنامه ها

اکنون برنامه هایی برای ساده سازی تعامل مدنی وجود دارد. Platforms مانند iCloseGap یا GovDelivery PO به شما اجازه می دهد تا به موضوعات خاص (به عنوان مثال ایمنی عمومی، استفاده از زمین، آموزش و دریافت اطلاعیه ها) مشترک شوید.شما همچنین می توانید از کلمات کلیدی وب سایت مانند جلسات خبری منطقه ای استفاده کنید.

مرحله دوم: آماده کردن ثور تقریبا قبل از جلسه

آماده سازی یک ناظر منفعل را از یک شرکت کننده موثر جدا می کند.با به دست آوردن دستور جلسه شروع کنید – اکثر دولت ها آن را حداقل 72 ساعت قبل منتشر می کنند. خط دستور کار را با خط و شناسایی مواردی که با منافع شما مطابقت دارند، از خودتان بپرسید: پس زمینه، چه کسی تصمیم گیرندگان کلیدی است و چه نتیجه ای دارد؟

اگر دستور کار یک گزارش خاص، پیش نویس دستورالعمل یا طرح، دانلود و بررسی آن را ارائه می دهد، بخش های با نور بالا که شما با آن موافق هستید یا سوال می کنید، آماده کنید (FLT:0) یادداشت های نوشته شده با نقاط کلیدی خود، داده هایی که می خواهید به آن اشاره کنید و هر گونه سوال که می خواهید از آن یادداشت ها بپرسید، فقط ۲ تا ۳ دقیقه زمان صحبت کردن برای صحبت کردن با دقت محدود می شود.

همچنین قوانین جلسه را بررسی کنید.برخی از قوانین رابرتز سفارش استفاده می کنند، دیگران Q& غیر رسمی تری دارند؛ فرمت هایی که قوانین به شما کمک می کند از اشتباهات رویه ای اجتناب کنید.اگر یک موضوع بحث برانگیز را پیش بینی می کنید، هر دو طرف از این موضوع را بخوانید، این شما را قادر می سازد تا به سوالات پیگیری پاسخ دهید و نشان می دهد که شما تکالیف خود را انجام داده اید.

آماده برای جلسات مختلف

جلسات شخصی نیاز به آماده سازی متفاوت از مجازی دارند.برای شخص، حمل و نقل و پارکینگ خود را برنامه ریزی کنید، برای جلسات مجازی، اتصال اینترنت، صدا و دوربین را قبل از زمان تست کنید. بسیاری از سیستم عامل ها (Zoom، Microsoft Teams) به شما اجازه می دهند تا دست خود را بالا ببرید یا سوالات را در یک چت ارسال کنید، این ویژگی ها را قبل از جلسه شروع کنید اگر جلسه از ملاقات از یک ابزار اختصاصی وبینار استفاده می کند، دستورالعمل های خواندن برای صحبت کردن به یک خط جدا از شما باید جدا شود - گاهی اوقات به یک تلفن جدا شود.

مرحله 3: حضور و مشاهده استراتژیک

زود هنگام - حداقل 10 تا 15 دقیقه قبل از شروع برنامه ریزی شده.برای جلسات شخصی، این به شما زمان می دهد تا در (در صورت لزوم)، یک صندلی با دید خوب از افسر و سخنرانان پیش تعیین شده پیدا کنید و با سایر شرکت کنندگان چت کنید.

در طول جلسه، بر روی گوش دادن فعال تمرکز کنید، یادداشت هایی را در مورد آنچه هر سخنران می گوید، به ویژه اعضای هیئت مدیره و کارکنان یادداشت کنید که از یک مورد حمایت می کنند یا مخالف آن هستند - این به شما کمک می کند پویایی سیاسی را درک کنید. توجه به زبان بدن و لحن اگر نظر عمومی تا بعد از آن در دستور کار نیست، مقاومت در برابر درخواست برای ترک زودهنگام؛ گاهی اوقات در طول تصمیم گیری های مهم است.

برای جلسات مجازی، دوربین خود را در صورتی که راحت هستید نگه دارید - آن را به شما انسانی می کند، از تابع چت به طور محترمانه استفاده کنید تا سوالات را روشن کنید، اما از مکالمات جانبی که از جلسه اصلی منحرف می شوند، اجتناب کنید. برخی از سیستم عامل ها دارای ویژگی "Q&؛ A" هستند؛ استفاده از آن برای پرسش های اساسی به جای چت عمومی به یاد داشته باشید که جلسه ضبط شده یا جریان دارد؛ رفتار عمومی شما است.

مرحله 4: مشارکت موثر و احترام آمیز

هنگامی که نوبت شما به صحبت کردن است، با بیان نام و ارتباط خود با موضوع (به عنوان مثال، "من یک مقیم 10 ساله از محله خیابان الم هستم") شروع کنید، اگر جلسه دارای یک برگه امضا برای اظهار نظر عمومی است، آن را پر کنید دستورالعمل: شما ممکن است لازم باشد به یک پوم، نام خود را بیان کنید و زمان مشخص را تنظیم کنید.

بیانات خود را به سه بخش تقسیم کنید: آنچه می خواهید (موقعیت)، چرا آن را می خواهید (کاهش)، و آنچه شما پیشنهاد می کنید (راه حل یا عمل) به عنوان مثال: "من از شورای می خواهم که هیچ گونه رای در مورد تغییر منطقه ای رای ندهد زیرا ترافیک بر روی خیابان اوک را ۴۰ درصد بر اساس مطالعه ترافیک شهر افزایش می دهد.

به همان اندازه مهم است که دیگران را تشویق کنید تا صحبت کنند، اگر متوجه عضو جامعه ای باشید که از اشتراک گذاری آن تردید داشته باشد، یک پیشنهاد حمایت کننده ارائه دهید یا بعدا از آنها بخاطر مشارکت آنها تشکر کنید.همکاری بین ساکنان اغلب وزن بیشتری نسبت به صدای جدا شده دارد، پس از صحبت کردن، به صندلی خود برگردید و گوش دهید - ممکن است سوالات پیگیری شده را در بحث دنبال کنید.

رسیدگی به اختلافات و سوالات سخت

هر شرکت کننده با شما موافق نیست، هنگامی که به چالش کشیده می شود، آرام و حرفه ای باقی می ماند و نقطه شخص دیگر را تصدیق می کند (من نگرانی شما را در مورد هزینه ها درک می کنم) قبل از اینکه شواهد خود را مجدداً تقویت کنید، از حملات شخصی یا افزایش صدای خود اجتناب کنید، اگر تصمیم گیری علیه اولویت شما پیش برود، مودبانه از استدلال و درخواست پیگیری کتبی.این می تواند حتی زمانی که شما رای از دست می دهید که یک جامعه ماراتن را به یاد می آید، اغلب بر روابط نفوذ نمی کند.

مرحله پنجم: پس از جلسه پیگیری کنید

مشارکت زمانی پایان نمی یابد که دستور داده ها به زمان شب یا روز بعد برای بررسی یادداشت های شما پایان دهند، تصمیمات کلیدی، رای گیری و هر گونه اقدام اختصاص داده شده به شما یا کارکنان را یادداشت کنند.اگر قول داده اید اطلاعات اضافی را به یک عضو هیئت مدیره یا کارکنان شهر ارسال کنید، این کار را ظرف 48 ساعت انجام دهید.یک ایمیل کوتاه با جزئیات تماس و خلاصه ای از اظهار نظر شما می تواند پیام شما را تقویت کند.

با سایر شرکت کنندگان که ملاقات کردید، به LinkedIn یا آدرس ایمیل تبادل کنید، اگر یک نفر وجود داشته باشد، به لیست پست های جلسه بپیوندید. بسیاری از جوامع گروه های کاری یا کمیته های مشاوره ای دارند که بین جلسات منظم ملاقات می کنند. داوطلب شدن برای یکی از این بدن ها باعث می شود که مشارکت شما را عمیق تر کند و به شما صندلی در جدول قبل از فرآیند تصمیم گیری می دهد.

دقیقه جلسه را زمانی که آنها ارسال می شوند (معمولاً در عرض دو هفته) بررسی کنید که نظرات شما به طور دقیق خلاصه شده است، اگر نه، با کارمند تماس بگیرید یا منشی ضبط تماس بگیرید تا درخواست اصلاح کنید.در جلسه بعدی حضور داشته باشید و دقیقه ها را به شما نشان دهد که پیشرفت را دنبال می کنید.

استراتژی های پیشرفته برای مشارکت موثر

هنگامی که شما با اصول راحت هستید، می توانید فراتر از نشان دادن حرکت کنید.یک استراتژی موثر این است که یک ائتلاف (FLT:0) همسایگی را تشکیل دهید ، هنگامی که چندین ساکن نظرات عمومی خود را هماهنگ می کنند، آنها می توانند یک جبهه متحد ارائه دهند و نقاط یکدیگر را تقویت کنند.

یکی دیگر از تاکتیک های پیشرفته این است که درخواست موارد دستور کار را از قبل انجام دهید، اکثر دولت های محلی به ساکنان اجازه می دهند تا درخواست یک آیتم را به دستور کار آینده اضافه کنند، این امر نیاز به تماس با کارمند یا صندلی هیئت مدیره و جمع آوری درخواست های حمایتی با پشتیبانی کافی از جامعه دارد، شما می توانید یک بحث در مورد یک موضوع را مجبور کنید که ممکن است ترجیح دهد نادیده بگیرید.

درخواست های ثبت عمومی را قبل از جلسه در نظر بگیرید، اگر شما مشکوک به یک سند ناقص است یا داده ها از دست رفته است، درخواست آزادی اطلاعات (FOIA) را به خوبی پیش از زمان ارائه اطلاعات جدید در طول نظر عمومی می تواند مکالمه را تغییر دهد.

پیاده روی جلسات مجازی و هیبریدی

جلسات مجازی دارای چالش ها و فرصت های منحصر به فرد هستند.مهارت های فنی می توانند مشارکت را از بین ببرند و یک برنامه پشتیبان داشته باشند: اگر ویدیو شما مسدود شود، آماده باشید تا با تلفن شماره گیری کنید، برخی از سیستم عامل ها به شما اجازه می دهند نظرات کتبی را به رکورد ارسال کنید حتی اگر نمی توانید زندگی کنید، از این ویژگی برای اطمینان از موقعیت خود استفاده کنید که ثبت شده است.

موانع مشترک و چگونگی غلبه بر آنم

بسیاری از مردم از جلسات اجتماعی به دلیل ترس از سخنرانی عمومی اجتناب می کنند، اگر این برای شما درست است، با حضور در بدون صحبت کردن چند بار شروع کنید، سپس نظر خود را بنویسید و از یک دوست قابل اعتماد بخواهید که آن را برای شما ارسال کند.اکثر جلسات اجازه می دهد تا نظرات کتبی را در مورد زمان ارائه دهید - که به عنوان مشارکت و بازدید شما در مورد بازدید از آن ثبت می شود.

محدودیت های زمانی مانع دیگری هستند. جلسات می توانند در اواخر شب اجرا شوند.اگر برنامه شما تنگ است، جلساتی را پیدا کنید که در طول روز اتفاق می افتد (مانند جلسات کمیسیون) یا کسانی که دارای گزینه حضور مجازی هستند، می توانید تنها در بخش برنامه ای که برای شما مهم است شرکت کنید، اما آگاه باشید که گاهی اوقات موارد به تعویق افتاده یا به تعویق می افتد.

موانع زبان ممکن است مشارکت را دلسرد کنند، بسیاری از جوامع در حال حاضر خدمات تفسیر یا مطالب جلسه ترجمه شده را بر اساس درخواست ارائه می دهند.از کارمند حداقل یک هفته قبل بپرسید اگر تفسیر در دسترس نباشد، همسایه دو زبانه را به همراه داشته باشید یا از یک برنامه ترجمه در تلفن خود استفاده کنید، اما با صندلی که آیا این اجازه داده می شود، بررسی کنید.

در نهایت، برخی از مردم احساس می کنند که صدای آنها مهم نیست، این یک افسانه است.مقامات محلی اغلب تعداد سخنرانان را در هر طرف می دانند و وزن آن را به شدت دارند، حتی اگر نتیجه را تغییر ندهید، شما خودتان و دیگران را در طول زمان آموزش می دهید، مشارکت مداوم شهرتی ایجاد می کند که نفوذ شما را تقویت می کند.

نتیجه گیری

شرکت در جلسات جامعه صرفا یک حق نیست - آن را یک مسئولیت و یک ابزار قدرتمند برای شکل دادن به محله، شهر، یا شهرستان است، با دنبال پنج گام ذکر شده در این راهنما - تحقیق، آماده سازی، شرکت، و پیگیری - شما می توانید از یک تماشاگر به یک فعال، محترم در مدیریت محلی حرکت کنید. مهارت های شما توسعه خواهد شد به شما در سراسر مسائل متعدد، آموزش و پرورش و استفاده از پارک های عمومی استفاده از امنیت زمین و پارک های عمومی.

شروع کوچک. Pick یک جلسه در موضوعی که شما به آن اهمیت می دهید، این استراتژی ها را اعمال کنید و در طول زمان نشان دهید، خواهید دید که چگونه ورودی شما، همراه با دیگران، می تواند تصمیمات را به سمت نتایج بهتر هدایت کند.جامعه شما نیاز دارد که اولین گام امروز را بردارید و متوجه خواهید شد که دموکراسی محلی یک ورزش تماشاچی نیست - این یک تلاش مشترک است که کسانی که به طور مداوم و مداوم به شما نیاز دارند.