چگونه یک طرح پاسخ بحران برای سازمان خیریه خود ایجاد کنیم

چگونه ارزیابی را انجام دهیم

با یک تیم متقابل عملکردی به بحران های بالقوه مغز که به ماموریت و جغرافیا شما اختصاص دارد شروع کنید، از یک ماتریس خطر برای امتیاز هر تهدید بر روی دو محور استفاده کنید: احتمال (تقریبا مشخص) و تاثیر (مین یا فاجعه بار) این تمرین به شما کمک می کند تا ریسک هایی را که برای هر ریسک اولویت بندی بالا، سند علائم هشدار، و عواقب احتمالی آن را فراهم می کند.

مرحله دوم: ایجاد یک تیم مدیریت بحران اختصاصی

در طول یک بحران، تصمیم گیری می تواند به عنوان آسیب پذیری به عنوان خود رویداد باشد.یک تیم مدیریت بحران تعیین شده تضمین می کند که اقتدار روشن است، تصمیم گیری به سرعت انجام می شود و هیچ عملکرد بحرانی نادیده گرفته نمی شود که این تیم باید به اندازه کافی کوچک باشد تا بتواند به اندازه کافی کارآمد عمل کند اما به اندازه کافی جامع برای پوشش تمام مناطق ضروری است.

ترکیب تیم و نقش

{[[۱]] [۱] [۱] [۱] [۱]] [۱]] [۱] [۱]] [۱] [۱]] [۱]] [۱] [۱]] [۱]] [۱] [۱] [۳] [۳]] [۳] [FLT: [۳] [۳] پیام رسانی به کارکنان، اهدا کنندگان، بهره مندانۀ فناوری، و [۱۰] نظارت بر [۱۰] [۱۰] مسئول [۱۰] و [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰]: [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰] هدایت [۱۰] هدایت [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰] مسئول [۱۰]

توانمندسازی تیم برای اجرای

تیم بحران شما باید بدون انتظار برای تصویب هیئت مدیره در شرایط حساس به زمان، دارای پارامترهای روشن برای تصمیم گیری های مستقل باشد و چه چیزی نیاز به تشدید دارد، تیم باید یک کانال ارتباطی امن مانند چت گروهی اختصاصی یا برنامه پیام رسانی رمزگذاری شده ایجاد کند تا در طول یک بحران فعال هماهنگ شود.

مرحله 3: استراتژی های ارتباطی قوی بسازید

ارتباطات خط زندگی مدیریت بحران است. Stracholder نیاز به اطلاعات دقیق، به موقع و همدل برای حفظ اعتماد و انجام اقدامات مناسب دارد. طرح شما باید هر دو ارتباطات داخلی و خارجی را با قالب ها و پروتکل های آماده برای استقرار در یک لحظه اطلاع رسانی.

ارتباطات داخلی

کارکنان و داوطلبان شما اولویت اول شما هستند، آنها باید بدانند که چه اتفاقی می افتد، چه چیزی از آنها انتظار می رود و چگونه ایمن بمانند.یک سیستم اطلاع رسانی لمسی را توسعه دهید: یک هشدار اولیه از طریق متن یا تماس تلفنی، و سپس به روز رسانی های منظم از طریق ایمیل یا یک پلت فرم داخلی.

ارتباطات خارجی

مخاطبان خارجی شامل اهدا کنندگان، ذینفعان، سازمان های شریک، رسانه ها و عموم مردم هستند که سخنگویان اصلی شما را شناسایی می کنند و آنها را در تکنیک های ارتباطات بحران آموزش می دهند. آماده کردن قالب برای انتشار مطبوعات، پست های رسانه های اجتماعی و به روز رسانی های وب سایت که می توانند برای رویدادهای خاص سفارشی شوند، پیام شما باید وضعیت را تأیید کند، همدلی، بیان کنید، آنچه شما انجام می دهید، و ارائه پیام های عالی برای کمک به روز رسانی های اضطراری (CEFCEF).

Siciholder Mapping

همه ذینفعان در عین حال به اطلاعات یکسانی نیاز ندارند.یک نقشه سهامداران ایجاد کنید که هر گروه را شناسایی می کند، نگرانی های اولیه آنها، کانال ارتباطی ترجیحی شما برای آنها و جدول زمانی برای به روز رسانی ها، اهدا کنندگان اصلی ممکن است نیاز به تماس شخصی از مدیر اجرایی داشته باشند، در حالی که عموم مردم به بهترین وجه توسط یک مطبوعات و پست های رسانه های اجتماعی خدمت می کنند.

مرحله 4: روش های پاسخ گویی سناریو-Specific را توسعه دهید

یک طرح همه بحران ها را متناسب نمی کند، در حالی که چارچوب کلی شما باید ثابت باشد، اقدامات خاصی که برای نقض داده ها لازم است بسیار متفاوت از مواردی است که در طول یک فاجعه طبیعی مورد نیاز است. روش های پاسخ برای خطرات بالاترین اولویت شما، جزئیات اقدامات گام به گام برای فاز پاسخ فوری (اولین 24 تا 48 ساعت).

عناصر اصلی هرگونه روش پاسخ

هر روش باید شامل: (1) چگونه بحران در ابتدا شناسایی و گزارش شده است، (2) معیارهای فعال کردن تیم بحران، (3) اقدامات ایمنی فوری (به عنوان مثال تخلیه، خاموش شدن سیستم، توجه پزشکی)، (4) پروتکل های اطلاع رسانی برای مقامات، بیمه گران و ذینفعان، الزامات اسناد (5) و (6) زنجیره ای از دستور برای تصمیمات در حال افزایش.

مثال: روش حادثه سایبری

برای حمله باج افزار، روش شما ممکن است شامل: جداسازی سیستم های تحت تاثیر از شبکه بلافاصله، اطلاع رسانی به رهبری IT و رهبر تیم بحران، تماس با حامل بیمه سایبری و مشاوره حقوقی، بدون مشاوره متخصص پرداخت نمی شود و آماده سازی ارتباط با اهدا کنندگان و شرکای در مورد قرار گرفتن اطلاعات بالقوه، همه کارکنان برای شناسایی تلاش های فیشینگ و گزارش فعالیت های مشکوک.

مثال: روش طبیعی فاجعه

برای طوفان یا آتش سوزی که مرکز شما را تهدید می کند، این روش ممکن است شامل: نظارت بر هشدار آب و هوا از طریق کانال های رسمی، فعال سیستم اطلاع رسانی برای بستن دفاتر و لغو برنامه ها، انتقال سوابق بحرانی و تجهیزات برای امن مکان ها و یا پشتیبان گیری ابر، بررسی کارکنان و بهره مند در مناطق آسیب دیده، و هماهنگ با آژانس های مدیریت اضطراری محلی.

مرحله پنجم: آماده سازی منابع، تماس ها و ابزارهای دیجیتال

بحران زمان جستجو برای شماره تلفن یا پیدا کردن منابع اضطراری نیست.برنامه شما باید شامل یک دایرکتوری منابع متمرکز باشد که به صورت دیجیتال و در چاپ قابل دسترس است.این دایرکتوری باید به صورت سه ماهه بررسی و به روز شود.

تماس های اضطراری

لیستی از تماس های کلیدی از جمله پلیس محلی و ادارات آتش نشانی، بیمارستان ها، کنترل سمی، شرکت های خدماتی، کارگزار بیمه، مشاوره حقوقی، پشتیبانی IT و متخصصان روابط عمومی بحران را تکمیل کنید. شامل اطلاعات تماس پس از ساعت و تماس های پشتیبان برای هر کدام از آنها نیز شامل تماس های داخلی مانند اعضای هیئت مدیره، کارکنان کلیدی و مدیران امکانات.

منابع فیزیکی و دیجیتال

ذخایر لازم مانند کیت های کمک های اولیه، مواد غذایی اضطراری و آب، چراغ قوه، باتری ها و پتوها اگر سازمان شما یک تاسیسات فیزیکی را اداره می کند، برای آماده سازی دیجیتال، پشتیبان گیری منظم رمزگذاری شده از داده های شما، ذخیره آنها را در محل یا در ابر، و روش های بازسازی آزمایش اطمینان حاصل کنید که تیم شما دسترسی به دستگاه های ارتباطی مانند تلفن های ماهواره ای یا دو راه رادیویی را دارد اگر شبکه های سلولی ممکن است از بین بروند.

استفاده از Directus برای مدیریت برنامه بحران شما

یک پلت فرم محتوای دیجیتال مانند Directus می تواند به عنوان مخزن مرکزی برای کل برنامه پاسخ بحران شما خدمت کند. اسناد ارزیابی ریسک، لیست های تماس، قالب های ارتباطی و روش های خاص سناریو در یک سیستم امن و مبتنی بر نقش که برای اعضای تیم بحران مجاز از هر دستگاه قابل دسترسی است، با مدل سازی محتوای انعطاف پذیر Directus، شما می توانید ورودی های ساختاری برای هر سناریوی بحران، ارتباط و منابع مرتبط ایجاد کنید، و به سرعت در حال تغییر در هر دقیقه به اشتراک گذاری این تیم.

مرحله 6: قطار، آزمون و بهبود مستمر

برنامه ای که در یک اتصال قرار دارد، یک برنامه نیست، آموزش منظم و تمرینات شبیه سازی اطمینان حاصل می کند که تیم شما نقش ها، روش های خود را می داند، عملی است و شکاف ها قبل از یک اورژانس واقعی شناسایی شده است.

انواع ورزش

با یک تمرین مناسب [FLT 1] شروع کنید، که در آن تیم بحران جمع آوری می کند تا از طریق یک مرحله فرضی با گام صحبت کند، این تنظیم فشار پایین به شناسایی دست های نامشخص یا اطلاعات از دست رفته کمک می کند، یک تمرین (FLT:2 عملکردی) که روش های خاص را آزمایش می کند، مانند فعال کردن سیستم اطلاع رسانی یا اجرای یک الگوی ارتباطی دقیق مانند:

بررسی های پس از وقوع

پس از هر تمرین، یک بررسی پس از عمل انجام دهید تا مشخص کنید چه چیزی کار می کند، چه چیزی لازم نیست و چه چیزی نیاز به بهبود دارد، این یافته ها را مستند کنید و طرح خود را به روز کنید. مالکیت برای هر آیتم عمل با یک مهلت مشخص تشویق بازخورد صادقانه از همه شرکت کنندگان، از جمله کسانی که ممکن است شکاف های ارتباطی یا منابع را شناسایی کرده اند.

ادامه برنامه فعلی

برنامه پاسخ بحران شما باید یک سند زنده باشد.حداقل هر سال یا هر زمان که سازمان شما تغییرات قابل توجهی را انجام دهد، مانند حرکت به یک تاسیسات جدید، راه اندازی یک برنامه جدید یا از دست دادن پرسنل کلیدی برای تغذیه اطلاعات تهدید مربوط به بخش شما برای آگاه ماندن از خطرات در حال ظهور.

ملاحظات ویژه برای سازمان های خیریه

سازمان های قابل اعتماد با چالش های منحصر به فرد مواجه هستند که برنامه ریزی بحران خود را از کسب و کارهای سودآور متمایز می کنند و درک این تفاوت ها باعث می شود برنامه شما موثر تر باشد و از افرادی که خدمت می کنید محافظت کند.

محافظت از Beneficis

اگر سازمان شما به کودکان، افراد مسن، افراد معلول یا سایر جمعیت های آسیب پذیر خدمت می کند، روش های بحران شما باید شامل اقدامات ایمنی خاص باشد.این ممکن است شامل تخلیه صندلی برای افراد غیرمبلی، کمک های ارتباطی برای کسانی که دارای اختلالات شنوایی یا بینایی هستند، و پروتکل هایی برای متحد کردن منافع متقابل با خانواده ها باشد.

مدیریت ارتباطات داوطلبانه

داوطلبان برای بسیاری از ماموریت های خیریه ضروری هستند، اما می توانند در طول یک بحران، چالش های ارتباطی داشته باشند، بر خلاف کارکنان، ممکن است دسترسی منظم به کانال های داخلی نداشته باشند، شامل داوطلبان در سیستم اطلاع رسانی شما و ارائه دستورالعمل های روشن در مورد زمان گزارش و زمانی که به خانه می روند، یک پروتکل جداگانه برای داوطلبان که ممکن است بخواهند در طول یک بحران کمک کنند، اما نیاز به کارگردانی نقش های امن دارند.

حفظ هویت در دوران بحران

سازمان شما ممکن است اطلاعات حساسی در مورد ذینفعان، مانند سوابق پزشکی، تاریخ های مالی یا داستان های شخصی داشته باشد.یک بحران می تواند فشار ایجاد کند تا اطلاعات را به سرعت منتشر کند، اما نقض محرمانه می تواند منجر به آسیب های پایدار در استراتژی ارتباطی شما برای اینکه چه اطلاعاتی را می توان به اشتراک گذاشت و چه چیزی باید محافظت شود، حتی تحت نظارت رسانه ها.

انعطاف پذیری مالی و بیمه

بحران عمده می تواند بودجه را مختل کند و هزینه های غیرمنتظره ای را ایجاد کند. [۱] سیاست های بیمه خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که آنها خسارت های مربوط به بحران را پوشش می دهند، از جمله مسئولیت سایبری، وقفه کسب و کار و مدیران و افسران مسئول حفظ صندوق اضطراری ذخیره برابر با حداقل سه ماه هزینه های عملیاتی، و در نظر گرفتن خط اعتباری که می تواند به سرعت جذب شود.

ایجاد فرهنگ آمادگی

در نهایت، قوی ترین طرح پاسخ بحران تنها به اندازه افرادی که آن را پیاده سازی می کنند، موثر است.یک فرهنگ را که آمادگی بخشی از عملیات روزمره است، نه یک تمرین یک ساله، کارکنان را تشویق می کند تا نزدیک به حد کم بودن گزارش دهند، پیشنهادات ایمنی را به اشتراک بگذارند و بدون ترس از سرزنش، رشد کنند و هوشیاری کنند.

آمادگی همچنین یک سیگنال اعتماد به اهدا کنندگان و شرکای شما است، زمانی که ذینفعان می بینند که شما یک برنامه واکنش اصلاح شده و به خوبی عمل کرده اید، احتمال بیشتری دارد که در زمان های دشوار وفادار باقی بمانند.آنها می دانند که مشارکت و افرادی که در دستشان هستند.

نتیجه گیری

توسعه یک طرح پاسخ بحران یکی از مهم ترین سرمایه گذاری های سازمان خیریه شما می تواند انجام دهد.این تیم شما، ذینفعان، شهرت شما و توانایی شما برای انجام ماموریت خود را زمانی که سازمان غیر منتظره به طور کامل ارزیابی خطرات جزئی، یک تیم ماهر، ایجاد استراتژی های ارتباطی، ایجاد روش های خاص سناریو، آماده سازی منابع و متعهد به آموزش مداوم، شما می توانید با وضوح و حتی برنامه های دقیق تر حرکت کنید.