Johdanto: Miksi järjestää varainkeruutilaisuus?

Hyvin suunniteltu varainkeruun ei enemmän kuin kerätä rahaa . Se rakentaa yhteisöä, lisää tietoisuutta syystä, ja luo pysyviä suhteita paikallisen hyväntekeväisyyden ja ihmisten se palvelee. Olitpa kausijärjestäjä tai ensimmäisen kerran vapaaehtoinen, prosessi vaatii harkittu strategia, selkeä viestintä, ja huolellinen toteutus. Tämä opas kattaa kaikki olennaiset askeleet, alkaen määritellä tavoitteet kiittää lahjoittajia, jotta voit johtaa tapahtuma, joka tekee todellisen vaikutuksen.

Vaihe 1: Aseta selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet

Ennen kuin aloitat suunnittelun, tarvitset konkreettisen tavoitteen. Hämärä tavoitteet kuten ...korota rahaa tai ... auttaa hyväntekeväisyyttä... wont ohjata päätöksiäsi. Sen sijaan määritellä erityisiä, mitattavissa tavoitteita, jotka ovat sopusoinnussa hyväntekeväisyyden tehtävän ja kykysi.

Määrittele ensisijainen tavoite

Kysy itseltäsi: Onko päätavoite kerätä varoja, houkutella uusia vapaaehtoisia tai lisätä yleistä tietoisuutta? Monet onnistuneista varainkeruutilaisuuksista yhdistävät kaksi tai kolme tavoitetta, mutta sinun pitäisi priorisoida yksi. Esimerkiksi hyväntekeväisyyskävely[] saattaa keskittyä sekä lahjoituksiin että yhteisön näkyvyyteen, kun taas [ hiljainen huutokauppa[ voidaan suunnitella ensisijaisesti tuottamaan tuloja.

Määritä taloudelliset vertailuarvot

Jos rahan kerääminen on ensisijainen asiasi, aseta realistinen tavoite, joka perustuu resursseihisi, odotettuun osallistumiseen ja hyväntekeväisyyteen. Murtaa se: Kuinka monta lippua sinun täytyy myydä? Mikä on keskimääräinen lahjoitussumma, jonka sinun täytyy saavuttaa? Käytä aiempia tapahtumia perustasona, jos saatavilla. [] online-kampanjoita[, alustat kuten GoFundMe tai Facebook-rahastoisers tarjoavat työkaluja seurata edistymistä reaaliajassa.

Sisällytä muut kuin monetaariset tavoitteet

Fundraisers myös vahvistaa yhteisön siteitä. Aseta tavoitteet vapaaehtoisille ilmoittautumisia, sosiaalisen median mainitsee, tai uusia sähköpostin tilaajia. Esimerkiksi tavoitteena on rekrytoida 20 uutta vapaaehtoista tai kerätä 100 allekirjoitettua panttikorttia. Nämä mittarit auttavat sinua mittaamaan pitkän aikavälin sitoutumista .

Vaihe 2: Valitse oikea varainkeruutyyppi

Kaikki varainkeruut eivät toimi yhtä hyvin jokaiselle asialle tai yhteisölle. Paras muoto vastaa yleisöäsi, budjettiasi ja hyväntekeväisyyteen liittyvää tehtävääsi. Alla on suosittuja tyyppejä, joilla on vahvuutensa ja ihanteellinen käyttötapa.

Yhteisötapahtumat

Messut, konsertit, korttelijuhlat ja festivaalit luovat juhlallisen ilmapiirin, joka vetää puoleensa perheitä ja naapureita. Ne toimivat hyvin []] paikallisille hyväntekeväisyysjärjestöille[]], joilla on laaja yhteisön vetovoima, kuten ruokapankit, eläinsuojat tai nuorisoohjelmat. Tulot tulevat lipunmyynnistä, ruoka- ja juomamyönnytyksistä, toimintamaksuista ja sponsoroinnista. Nämä tapahtumat vaativat suuren vapaaehtoisen tukikohdan ja runsaasti logistiikkaa .

Verkko- ja vertaiskampanjat

Digitaaliset varainkeruut antavat kannattajien kerätä lahjoituksia henkilökohtaisista verkoistaan. Alustat kuten ] AnnaLive[[]], []JustGiving[[]], tai []]]Donorbox[[]] sallii helpon asennuksen ja jakamisen. Tämä tyyppi sopii erinomaisesti syihin, joilla on vahva online-läsnäolo tai kun henkilökohtaiset kokoontumiset eivät ole toteutettavissa. Vertaiskampanjat ovat edullisia ja voivat tavoittaa laajan yleisön, mutta ne ovat vahvasti riippuvaisia vapaaehtoisista sosiaaliverkostoista ja tarinankerronnasta. Tarjoa heille malleja ja grafiikkaa lisätäkseen ponnistelujaan.

Hiljaiset huutokaupat

Vieraat tarjoavat lahjoitettuja kohteita tai kokemuksia mobiilisovelluksen tai paperinen tarjousarkkien kautta. Hiljaiset huutokaupat ovat täydellisiä suurten summien keräämiseen []niche yleisöltä[[]] (esim. taideasiakkaat, yrityssponsorit) ja voidaan yhdistää illallisgaalaan tai cocktail-tuntiin. Avain on laadukkaiden tuotteiden hankinta . Lomapakettien, allekirjoitettujen muistomerkkien, yksityisten oppituntien .

Charity Runs, Walks, ja Athletic Tapahtumat

Olipa se 5K hauskaa ajaa, spin-a-thon, tai jooga maraton, fyysiset tapahtumat kannustavat osallistujia keräämään lupauksia ja saada aktiivinen. He toimivat hyvin terveyteen liittyviä voittoa, koulut, ja aiheuttaa, jotka edistävät hyvinvointia. Hallittavissa tulo- ja sponsorointi tasot voivat kattaa kustannuksia, kun taas osallistujat keräävät varoja ystäviltä ja perhe. Käytä ajoitussiruja, digitaalinen leaderboards, ja sosiaalisen jakamisen ominaisuuksia lisätä sitoutumista.

Päivällinen Galat ja juhlalliset tapahtumat

Korkea-liput päivälliset keynote kaiuttimet, elävä viihdettä, ja huutokaupat vetoaa lahjoittajat, jotka arvostavat yksinoikeutta. Nämä tapahtumat ovat työläs ja kalliita tuottaa, mutta ne voivat tuottaa suuria lahjoituksia ja vahvistaa suhteita suurten kannattajien. Lippujen hinnat vaihtelevat usein $ 100 $ 1000 tai enemmän. Gaala on paras, kun hyväntekeväisyytesi on vakiintunut lahjoittajapohja ja vakuuttava tarina innostaa antamista.

Vaihe 3: Rakenna vahva suunnittelutiimi

Kukaan ei voi järjestää onnistunut varainkeruu yksin. Kokoa komitea, joka tuo erilaisia taitoja . Tapahtuman hallinta, markkinointi, rahoitus ja vapaaehtoistoiminta. Aloita varhain, vähintään kolme-kuusi kuukautta ennen tapahtumapäivää.

Määrittele roolit ja vastuut

Määrittele erityisalueet: []logististijohto[ käsittelee luvat, myyjät ja toiminnan päivän; markkinointituoli[[] johtaa markkinointia ja sosiaalista mediaa; [] rahastonhoitaja[]] seuraa budjetti- ja kassavirtaa; ] vapaaehtoiskoordinaattori[]] rekrytoi ja aikatauluhenkilöstö. Suurempia tapahtumia varten harkitse [ sponsorointi kapteeni[[[]] varmistaa yrityskumppanit.

Värväävät vapaaehtoiset varhain

Peruskomitean lisäksi tarvitset päivä-auttajien reservin. Käytä vapaaehtoisia ilmoittautumisalustoja kuten []VapaaehtoinenMatch[] tai []]SignUpGenius[]] järjestääksesi vuoroja. Tarjoa selkeät tehtäväkuvaukset, koulutus ja yksi yhteyspiste jokaiselle roolille. Kiitoskirjeiden tai pienten arvostusten antaminen on pitkä matka niiden säilyttämiseen tulevia tapahtumia varten.

Vaihe 4: Logistiikan suunnittelu

Logistiikka on kaiken takana. Katse yksityiskohtiin, kuten luvat, vakuutus, tai budjetti voi suistaa raiteilta varainkeruun ennen kuin se alkaa.

Luo yksityiskohtainen talousarvio

Listaa kaikki odotetut kustannukset: paikkavuokraus, ateriapalvelu, koristelu, viihde, vakuutus, luvat, tulostus ja markkinointi. Arvioi tulot lipunmyynnistä, sponsorointi, huutokaupat, ja käteisluovutukset. Tavoitteena pitää kulut alle 30% ennustetuista tuloista. Jätä 10% vararahasto odottamattomia kustannuksia. Käytä laskentataulukko tai budjetointi työkalu kuten [].

Varmista paikka ja päivämäärä

Valitse paikka, joka vastaa tapahtumatyyppi . • puiston kävelyaitio, juhlasali gaala, tai yhteisön keskus käsityöläiset messuilla. Tarkista saatavuus useita päivämääriä ja on varmuuskopio. Harkitse lähellä julkista kauttakulkua, pysäköinti, ja esteettömyys vammaisille. Varaa vähintään kaksi kuukautta etukäteen, ja vahvistaa sopimus sisältää asennus- ja purkuajat, audiovisuaalinen laitteet, ja vastuuvakuutus.

Saamisluvat ja vakuutukset

Sijaintisi ja tapahtumakoon mukaan saatat tarvita lupia väliaikaisiin rakenteisiin, tiesulkuihin, lisävarustettuun ääneen tai ruokapalveluun. Ota yhteyttä kaupunkiisi tai läänintoimistoosi prosessin alkuvaiheessa. Vastuuvakuutus suojaa komiteaasi ja hyväntekeväisyysjärjestöäsi onnettomuuksien sattuessa. Monet paikat vaativat vakuutuksen todisteen . Kysy, voidaanko sinut lisätä heidän vakuutusjärjestelmäänsä tai ostaa lyhyen aikavälin tapahtumakäytäntönsä kautta [The Event Helper[.

Järjestä myyjät ja tarvikkeet

Jos tapahtumaan kuuluu ruokaa, viihdettä tai vuokrauksia (tentit, tuolit, pöydät), neuvotella sopimuksia myyjien kanssa. Hanki useita lainauksia ja lukea arvosteluja. Vahvista toimitus- ja noutoajat, ja määrätä vapaaehtoistyöntekijän olemaan myyjän yhteyshenkilö tapahtuman päivänä. Toimituksia kuten huutokauppa tarjousarkkia, lahjoituspurkkeja, ja merkki, luoda tarkistuslista ja alkaa kerätä kohteita vähintään kaksi viikkoa ennen.

Vaihe 5: Luodaan kattava markkinointi- ja markkinointistrategia

Vaikka tapahtumasi olisi kuinka fantastinen, siitä on tiedettävä. Monikanavainen markkinointisuunnitelma takaa mahdollisten osallistujien, lahjoittajien ja sponsorien tavoittamisen.

Tunne kohdeyleisösi

Kuka todennäköisesti tukee hyväntekeväisyysjärjestöäsi? Olemassa olevat lahjoittajat, paikalliset liike-elämän omistajat, lähialueiden asukkaat, yhteisöryhmät tai sosiaalisen median toimijat? Jaa yleisösi ja räätälöi viestisi jokaiselle ryhmälle. Esimerkiksi lemmikkieläinten pelastusrahasto voisi vedota koirien omistajiin Facebook-mainoksilla, kun taas ympäristöjärjestö voi tavoittaa vaeltajat ulkokerhojen kautta.

Sosiaalinen media

Käytä alustoja, joissa yleisösi on aktiivisin. Laaja-asenteisiin tapahtumiin []Facebook Tapahtumat[ ja ]Instagram[[]] ovat tehokkaita työkaluja. Luo omistettu tapahtumasivu ja postitse säännöllisesti: takana-asennuksia valokuvia, vapaaehtoisvalokuvia, palkintojen esikatselut, ja lähtölaskenta. Kannusta jakamaan tagin avulla hyväntekeväisyyttä ja käyttämällä ainutlaatuista hashtag. Kiireellisiä määräaikoja tai flash myynti, harkita maksettuja sosiaalisia mainoksia . Alustat kuten Hootsuite[] voi auttaa sinua aikatauluttaa ja seurata sitoutumista.

Käytä sähköpostia ja suoraa sähköpostia

Rakenna sähköpostilista aiemmilta luovuttajilta ja vapaaehtoisilta. Lähetä save-the-date, sitten sarja kutsusähköposteja selkeitä puheluja toimintaan: rekisteröity, lahjoituksen, vapaaehtoisen tai sponsori. Sisällytä tarina siitä, miten rahat auttaa . Lyhyt video tai suosittelut toimivat erityisen hyvin. Vanhemmille väestötieteet, suora postin tai postikortit edelleen tehokas. Tulosta ne kortinpöytäkorttiin palautuskuorella helpon lahjoituksen.

Napauta paikallismediaa ja yhteisöneuvostoja

Lähetä lehdistötiedote kaksi-kolme viikkoa ennen tapahtumaa, korostaen syy ja kaikki ainutlaatuiset elementit (esim. julkkisvieras, sopiva lahja haaste). Lähetä lehtisiä tiedotustauluille kirjastoissa, kahviloissa, kirkoissa ja virkistyskeskuksissa. Kumppani paikallisten yritysten näyttää julisteita ikkunoissaan tai sisällyttää maininta niiden uutiskirjeissä.

Vaihe 6: Yhteisöön osallistuminen ennen, sen aikana ja sen jälkeen

Sitoutuminen tekee eron kertaluonteisen lahjoituksen ja elinikäisen kannattajan välillä. Suunnittele vuorovaikutusta, joka luo tunne-elämän yhteyden asiaan.

Buzz-tapahtumaa edeltävä

Luo ennakointi jakamalla tarinoita ihmisistä, joita hyväntekeväisyys on auttanut. Käytä lyhyitä videoita tai kuvaesseitä sosiaalisessa mediassa. Isännöi pienin avaimin ennen tapahtumaa kokoontuminen (esim. virtuaalinen kurkistaminen tai sponsoreiden onnentunti). Tarjoa varhaisen lintulippujen hinnoittelua tai pieni alennus niille, jotka jakavat tapahtumasivun.

Sitoutumispäivä

Tee jokainen osallistuja tuntea tervetullut ja arvostettu. Aseta tervetuloa asema kyltti, ohjelmat, ja selkeät ohjeet. Pelaa bet musiikkia, perustaa valokuva kopit rekvisiittaa, ja on vapaaehtoisia kiertää puhua vieraille. Huutokaupat tai arpajaiset, ilmoittaa voittajat livenä ja juhlia niitä. Jos sinulla on teknologia, käytä elävä lahjoitus lämpömittari tai näyttö näyttää edistymistä kohti tavoitetta.

Tapahtuman jälkeinen seuranta

Lähetä kiitossähköposti 48 tunnin kuluessa kaikille osallistujille, lahjoittajille ja vapaaehtoisille. Sisällytä kuvagalleria tai kohota kiekko tapahtumasta. Jaa kerätty kokonaismäärä ja erityinen esimerkki siitä, miten varoja käytetään (esim., ., ....Lahjoitustarjosi 500 ateriaa perheille tässä kuussa. Kutsu heidät olemaan yhteydessä ilmoittautumalla hyväntekeväisyyteen .

Vaihe 7: Toteuta tapahtuma sujuvasti

Päivänä, selkeä viestintä ja joustavuus ovat parhaita ystäviäsi. Luo pääaikataulu, joka listaa jokaisen toiminnan, vapaaehtoisen vuoron ja myyjän toimitus. Pidä lyhyt ennen tapahtumaa kokous tiimisi tarkistaa rooleja ja mahdollisia kysymyksiä. On piste henkilö kriisinhallinta (kadonnut lapsi, sää hätä, laitteiden vika) ja tapa tavoittaa kaikki vapaaehtoiset heti (ryhmäteksti tai radiopuhelimet). Pysy rauhallinen, valtuutettu, ja keskittyä missio .

Vaihe 8: Seuraa ja kiitä lahjoittajia

Vilpitön kiitos-you ei ole vain kohtelias . Se rakentaa lahjoittaja uskollisuutta. Lähetä henkilökohtaiset muistiinpanot viikon kuluessa. Suurempia lahjoja, käsikirjoittaa kortti tai soittaa puhelu. Tarjoa verokuitti tarvittaessa (moni online-alustat luoda nämä automaattisesti). Jaa vaikutus niiden panos kautta vuoden lopussa raportin tai tapahtuma yhteenveto. Luovuttajat haluavat tietää heidän rahansa teki eron, joten olla tarkkoja ja läpinäkyvä. Yksinkertainen infografinen osoittaa, missä jokainen dollari meni voi vahvistaa luottamusta.

Vaihe 9: Menestyksen mittaaminen ja sen mittaaminen

Kun kiitos-You lähetetään, se on aika arvioida. Vertaa tuloksiasi verrattuna tavoitteisiin asetat vaiheessa 1. Löitkö taloudellinen tavoite? Kuinka monta uutta vapaaehtoista rekisteröity? Mikä oli keskimääräinen sosiaalisen median ulottuma? Pidä selonteko kokous komitean keskustella siitä, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa. Dokumentoida nämä oppitunnit ensi vuonna. Juhla voittaa kuten []]]ylitti lahjoituksen tavoite[[]] tai [] joka huolehtii yrityksen ottelu[[]. Jatkuva parannus muuttaa hyvän varainkeruun suuri.

Päätelmä: Ota ensimmäinen vaihe tänään

Varainkeruun järjestäminen paikalliselle hyväntekeväisyysjärjestölle on yksi tehokkaimmista tavoista antaa takaisin. Et tarvitse valtavaa budjettia tai ammatillista tapahtumasuunnittelijaa . Vain selkeitä tavoitteita, sitoutunut tiimi ja sopeutumishalukkuus. Aloita yhdellä askeleella: määrittele tavoite. Sitten rekrytoida kaksi tai kolme ystävää liittymään valiokuntaasi. Valitse tapahtumatyyppi, joka sopii yhteisöllesi ja budjetille. Estä sitä hellittämättömästi, ota yleisösi mukaan aidosti, ja seuraa kiitollisuutta. Palkinto . Tietäen, että autoit asiaa .Tule mukaan ! on jokaisen unssin vaivaa. Lisäohjeista, tutustu resursseja, kuten Charity Navigator[[]] hyvistä käytännöistä voittoa tavoittelemattomassa läpinäkyvyydessä, tai [] Tapahtumanbrites suunnittelutyökaluja[[[[]].