Takuuvaatimukset julkisten arkistojen ja arkistojen käyttöoikeuksia ja hakua varten

On tärkeää ymmärtää, että lupavaatimus ei rajoitu fyysisiin hakuihin. Sähköistä viestintää koskevan tietosuojalain (ECPA) osa sisältää lakisääteiset lupavaatimukset, jotka koskevat palveluntarjoajien hallussa olevien sähköisten viestintäten ja rekisterien käyttöä. Monet arkistot ovat nyt digitaalisessa muodossa ja perustuslaillisten lupavaatimusten ja lakisääteisen yksityisyyden suojan välinen vuorovaikutus muodostaa sen, miten lainvalvontaviranomaiset ja tutkijat voivat käyttää näitä tallennettuja tietoja.

Kun määräys vaaditaan julkisille arkistoille ja arkistoille

Kynnysarvo on se, ovatko pyydetyt tiedot todella “ julkisia” vai sisältävätkö ne tietosuojan suojaamisen. Valtion virastot pitävät yllä laajaa valikoimaa asiakirjoja, maa-asiakirjoista ja tuomioistuinrekistereistä henkilöstötiedostoihin, potilastietoihin ja luottamuksellisiin tutkimusaineistoihin.

• Tiedot sijaitsevat ei-julkisella alueella.[] Esimerkiksi lukittu arkistokaappi valtion toimistossa, salasanasuojattu tietokanta tai palvelinhuone, johon on rajoitettu pääsy, edellyttää tyypillisesti lupaa tulla sisään ja etsiä.
• Tiedot on sinetöity tai suojattu.[[] Tuomioistuin ja hallintoviranomaiset antavat usein sinetöintimääräyksiä yksityisyyden suojaamiseksi tai käynnissä olevia tutkimuksia. Salattujen tietojen käyttö ilman etsintälupaa rikkoo tuomioistuimen määräystä ja voi olla lainvastaista etsintää.
• Hakumenetelmä on tunkeileva.[[]] Rikosteknisten välineiden käyttö poistettujen tiedostojen takaisin saamiseksi, koko tietokannan täydellisen haun suorittamiseksi tai fyysisesti purkulaitteiden kaikki vaativat luvan, koska ne ulottuvat rutiinitarkastuksen ulkopuolelle.
• Tiedot sisältävät arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja.[[] Lääketieteelliset tiedot, veroilmoitukset, adoptiotiedot, nuorisooikeuden asiakirjat ja henkilöstöarvioinnit lisäävät yksityisyyden suojaa koskevia odotuksia. Vaikka ne olisi sijoitettu julkiseen virastoon, etsintälupa on tyypillisesti välttämätön ennen kuin lainvalvontaviranomaiset voivat tutkia ne.
• Tietoa pitää kolmannen osapuolen säilyttäjä, jolla on lakisääteinen tietosuoja.[ Kirjastot, sairaalat, koulut ja internet-palvelujen tarjoajat voivat pitää arkistoja, jotka eivät ole suoraan hallituksen omistuksessa mutta ovat olennaisia valtion tiedustelun kannalta. Perussäännöt, kuten sairausvakuutusten siirrettävyyttä ja vastuullisuutta koskeva laki (HIPAA), perhekasvatusta ja yksityisyyttä koskeva laki (FERPA), ja SCA asettaa vaatimuksia, jotka usein antavat luvan tietojen luovuttamiseen.

On yleinen väärinkäsitys, että kaikki valtion viraston hallussa olevat asiakirjat ovat automaattisesti rajoittamattoman pääsyn kohteena. Todellisuudessa neljäs lisäys suojaa niiden henkilöiden yksityisyyttä, joiden tiedot näkyvät näissä asiakirjoissa.

Digitaaliset ennätykset, Cloud Archives, ja etäkäyttö

Digitaalisten arkistojen leviäminen on monimutkaistanut perinteisiä sijainti- ja hallussapitokäsityksiä. Pilvipalvelimet voivat sijaita eri valtioissa tai maissa, ja arkistoja voidaan kopioida useilla lainkäyttöalueilla. [Yhdysvallat vastaan Microsoft Corp.[ (2018) (“Microsoft Ireland” tapaus, joka johti CLOUD-lakiin), toinen piiri nosti esiin kysymyksiä ulkomailla tallennettujen sähköpostien etsintäluvan ekstraterritoriaalisesta saatavuudesta. CLOUD-laki selvensi myöhemmin, että palveluntarjoajien on tuotettava tietoja hallussaan, huollettavina tai valvonnassa riippumatta siitä, missä ne on tallennettu, edellyttäen, että hallitus saa oikeuden käyttää takuuta todennäköisen syyn perusteella. Julkisia tietoja varten, lupa-analyysi riippuu usein siitä, pitääkö hallitus itse arkistoa tai onko se uskottu yksityiselle omaisuudenhoitajalle.

Valtion ja paikallishallinnon julkiset arkistot, kuten tietojenvapauslaki (FOIA) ja sen valtion vastaavat lait, tarjoavat kuitenkin erillisen reitin asiakirjojen saamiseen. Nämä lait ovat kuitenkin luonteeltaan yleensä siviilikäytössä eivätkä ne kumoa perustuslaillista etsintämääräystä, kun lainvalvonta hakee rikostutkintaa koskevia tietoja. FOIA-pyyntö voidaan evätä, jos arkistot on vapautettu tietojen luovuttamisesta (esim. henkilökohtaisesti tunnistettavat tiedot, lainvalvontatiedot, jotka häiritsevät tutkintaa), eikä pyynnön esittänyt osapuoli voi ohittaa yksityisyyden suojaa kutsumalla pyyntöä “ search.” Ero siviilirekisterin pyynnön ja lainvalvontaa koskevan etsinnän välillä on ratkaisevan tärkeä: etsintöjä rikostutkintatarkoituksiin, jotka muutoin edellyttäisivät lupaa, ei voida suorittaa julkisen asiakirjapyynnön varjolla.

Poikkeukset optiovaatimukseen

Vaikka lupavaatimus on oletusarvoinen, useat vakiintuneet poikkeukset sallivat julkisten arkistojen ja arkistojen etsimisen tai takavarikoinnin ilman lupaa. Näiden poikkeusten ymmärtäminen on välttämätöntä sekä lainvalvontaviranomaisille että yksityisyyden puolustajille.

• Vapaus.[] Jos henkilö, joka omistaa tai jolla on laillinen määräysvalta arkistossa, antaa vapaaehtoisesti luvan, ei tarvita mitään lupaa. [Tärkeintä:[] Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, ei pakotettu, ja henkilöllä on oltava tosiasiallinen tai ilmeinen valta myöntää pääsy. Valtion virastot eivät voi yksinkertaisesti vaatia suostumusta työsuhteen tai palvelujen saatavuuden edellytyksenä.
• Epäolennaiset olosuhteet.[] Kun on olemassa välitön uhka todisteiden tuhoamisesta, epäillyn pakenemisesta tai vaaraan joutumisesta, virkamiehet voivat tulla ja etsiä ilman etsintälupaa. Arkistoa varten tämä voi koskea, jos on olemassa uskottavia tietoja, jotka ovat poistamassa, silpomassa tai poistettava ennen kuin etsintälupa voidaan saada. Virkavallan on oltava aitoa eikä poliisin valmistamia.
• Pelaa katseesi oppi.[ Jos virkamies on laillisesti läsnä alueella ja näkee asiakirjoja tai todisteita selvästi, nämä tavarat voidaan takavarikoida ilman lupaa, jos raskauttava luonne on välittömästi ilmeinen. Tämä poikkeus koskee tyypillisesti fyysisiä tietoja, jotka jätetään avoimeksi pöydälle tai näkyväksi ikkunan kautta, mutta ei anna lupaa etsiä laatikoita tai tiedostoja.
• Etsi pidätettäväksi jäänyt tapaus.[] Kun henkilö on pidätetty laillisesti, poliisit voivat tutkia alueen pidätetyn ja pidätetyn alueen välittömästi (esim. salkku tai kukkaro) ilman etsintälupaa. Tämä poikkeus on rajattu koskemaan myös etäarkistoja tai palvelimia.
• Kolmannen osapuolen suostumus ja “yksityiset haut ” opit.[[] Jos yksityishenkilö (ei toimi valtion agenttina) etsii tietoja ja sitten vapaaehtoisesti luovuttaa todisteet lainvalvojille, neljäs lisäys ei yleensä päde. Samoin, jos viranomainen antaa luvan etsiä työpaikkatiedostoja, ei välttämättä tarvita määräystä. Tuomioistuinten on tutkittava, oliko yksityinen etsintä todella riippumaton vai kannustiko hallitus siihen.
• ]Vapaaehtoinen luovutus ja hylkääminen.[[] Tiedot, jotka tarkoituksellisesti heitetään pois tai jätetään julkiseen paikkaan (esim.

Nämä poikkeukset tulkitaan suppeasti tuomioistuinten toimesta. Hallitus kantaa taakan osoittaa, että poikkeus pätee. Arkistoissa yleisimmät kiistat liittyvät suostumukseen ja kolmansien osapuolten rekistereihin, erityisesti kun valtion säilyttäjä suostuu etsimään yhteistä tietokantaa, joka sisältää monien henkilöiden henkilötietoja.

Tallennusmääräyksen hakeminen

Etsintäluvan hakuprosessin tarkoituksena on varmistaa, että haku on kohtuullinen ja että yksilöiden yksityisyyttä suojellaan.

1. Tutkimusesio.[] Lainvalvonnan on kehitettävä todennäköinen syy, joka perustuu tosiasioihin ja olosuhteisiin, jotka saavat kohtuullisen henkilön uskomaan, että tiedoissa on todisteita rikoksesta. Todennäköisesti syy voi johtua todistajanlausunnoista, fyysisistä todisteista, valvonnasta tai rikosteknisestä analyysista. Standardi on pienempi kuin todisteet, jotka ovat ilman mitään epäilystä mutta korkeampia kuin pelkät epäilykset.
2. Todistuksen laatiminen.[] Tutkiva virkamies vannoo kirjallisen todistuksen, jossa esitetään tosiseikat, jotka tukevat todennäköistä syytä. Todistuksen on oltava yksityiskohtainen ja yksityiskohtainen, siinä on kuvattava tutkittavana olevaa rikosta, tietueiden ja rikoksen välistä yhteyttä ja miksi arkistot todennäköisesti löytyvät etsittävästä paikasta. Digitaalisten arkistojen osalta todistuskirjan olisi koskettava sähköisten tiedostojen luonnetta, palvelinpaikkaa ja kaikkia teknisiä menettelyjä, joita tarvitaan tietojen hakemiseksi muuttamatta sitä.
3. Tuomioistuimen arviointi.[ Riippumaton tuomari tai tuomari arvioi todistuksen ja kaikki sen tueksi annetut asiakirjat. Tuomari arvioi, onko etsintälupa todennäköisesti perusteltu syy ja kuvataanko siinä etsittävä paikka ja takavarikoitavat asiat riittävän tarkasti. Etsintälupa ei saa olla yleinen määräys – se ei voi antaa lupaa kalastusretkille. Erityisvaatimus on erityisen tärkeä arkistoille: pidätysmääräyksen on yksilöitävä tietyt tiedot, päivämääräalueet tai säilytystilat tai vähintään kuvattava menetelmä, joka rajoittaa haun asiaan liittyviin tietoihin.
4. Antaminen ja täytäntöönpano.[[] Jos tuomari löytää todennäköisen syyn, pidätysmääräys on annettava. Lupa on pantava täytäntöön tietyn ajan kuluessa (tyypillisesti 10-14 päivää, riippuen toimivallasta) ja usein vain päiväsaikaan, ellei yöllä tehtävää palvelua ole hyväksytty. Toimen aikana virkailijoiden on noudatettava pidätysmääräyksen soveltamisalaa. He voivat takavarikoida vain kuvatut tiedot. Digitaalisten tietojen osalta heidän on ehkä luotava rikosteknisen kuvan kokonaisista ajoista ja myöhemmin suodatettava pois tuomioistuimen valvonnassa olevat tiedot tai erityispäällikön on nimettävä suojaamaan etuoikeutettuja tai epäolennaisia materiaaleja.
5. Takaisin- ja Inventaario.[] Suorituksen jälkeen virkamiehen on tehtävä tuomioistuimelle ilmoitus takavarikoiduista tavaroista. Inventaario on tärkeä avoimuuden kannalta ja antaa asianomaisille osapuolille mahdollisuuden myöhemmin kyseenalaistaa haku.

Valtion tasolla on käytössä hieman erilaisia menettelyjä, mutta perustuslakikehys on sama. Monet valtiot ovat hyväksyneet tiukat vaatimukset, jotka koskevat sähköisiä tietoja koskevia lupakirjoja, ja ne sisältävät SCA:n tai valtion yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön säännöksiä.

Julkisia tallenteita koskevien tietojen saatavuuteen ja avoimuuteen kohdistuvat vaikutukset

Etsintälupavaatimus luo jännitteitä julkisen ja yksityisen tiedon ja yksilön ja yksityisyyden oikeuden välille. Julkisia arkistoja koskevat lait on suunniteltu edistämään valtion avoimuutta sallimalla kansalaisten tarkastaa ja kopioida valtion virastojen hallussa olevia asiakirjoja. Näihin lakeihin sisältyy kuitenkin myös poikkeuksia, jotka suojaavat yksityisyyttä, luottamuksellisuutta ja lainvalvontaetuja.

Toimittajille, tutkijoille ja yksityisille kansalaisille, kun etsintälupaa tarvitaan, voidaan auttaa neuvomaan lähteitä ja tunnistamaan, milloin hallituksen tietopyyntö voi olla oikeudellisesti arveluttava. Esimerkiksi jos valtion virasto vaatii pääsyä yksityisiin digitaalisiin arkistoihin ilman etsintälupaa, säilyttäjällä voi olla oikeus kieltäytyä, ellei virasto voi osoittaa poikkeusta. Toisaalta, jos tiedot ovat selvästi julkisia ja kuuluvat FOIA-poikkeuksen piiriin, pyynnön esittävän osapuolen saattaa olla tarpeen jatkaa oikeudenkäyntejä tietojen julkistamiseksi, mikä on täysin erillinen menettely, joka on määräyskehyksestä.

Valtion virastojen, jotka pitävät kirjaa, on sovellettava selkeitä käytäntöjä siitä, miten vastata lainvalvonnan pyyntöihin. Monet virastot ovat nimenneet vartijoita, jotka ovat koulutettu tunnistamaan milloin määräys vaaditaan ja kun haaste tai tuomioistuimen määräys saattaa riittää. Suojattujen tietojen epäasianmukainen julkistaminen voi johtaa siviilioikeuden vastuuseen, yksityisyyttä koskeviin oikeusjuttuihin ja kurinpitotoimiin. Virastojen olisi myös harkittava []] mosaiikkiteoriaa[]; ajatus siitä, että yhdistelmä näennäisesti ei-arkaluonteisia tietoja voi yhdistetysti paljastaa suojattuja yksityisiä asioita – ja soveltaa varovaista lähestymistapaa suurten tietoaineistojen tuottamiseen.

Viimeaikaiset muutokset valtion yksityisyyden lakeja, kuten California Consumer Privacy Act (CCPA) ja Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA), ja vastaavat säännökset muilla lainkäyttöalueilla, ovat luoneet uusia velvoitteita valtion yksiköitä, jotka keräävät henkilötietoja. Nämä lait vaativat usein etsintäluvan tai vastaavan oikeudellisen määräyksen ennen lainvalvonta voi käyttää tiettyjä tietoluokkia, vaikka hallitus itse tallentaa nämä tiedot.

Käytännön ohjeita Asiakaskunta Archives

Julkisia arkistoja ja arkistoja käyttävien asiakkaiden, kuten kirjastonhoitajien, kaupunginhoitajien, arkistojen johtajien ja arkistojenhoitajien on oltava valmiita käsittelemään hakupyyntöjä. Seuraavat parhaat käytännöt voivat auttaa navigoimaan lupavaatimusta:

• Tiedä sovellettava laki.[ Tutustu valtion julkisen arkiston lakeja, liittovaltion säännöt, kuten FOIA ja ECPA, ja asiaankuuluvat tuomioistuimen päätöksiä. Säilytä nykyinen kaavio, joka ristiviittaus tyyppi tietueen vaadittu oikeudellinen prosessi (varoituksen, haaste, tuomioistuimen määräys, tai yksinkertainen pyyntö).
• Vaadi lupa arkaluonteisiin tietoihin.[] Jos arkisto sisältää henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka eivät ole muuten yleisölle avoimia, vaadi lupaa, ellei pyyntö ole peräisin henkilöltä, jonka tiedot ovat kyseessä tai jota koskeva selkeä poikkeus koskee. Jos on epäselvää, kysy neuvoa lakimieheltä ennen kuin se laatii asiakirjoja.
• Asiakirjat jokainen pyyntö.[[] Pidä kirjaa kaikista pyynnöistä, jotka koskevat sekä lainvalvontaviranomaisia että muita osapuolia, mukaan lukien oikeusperusta ja vastaus. Tämä asiakirja voi olla ratkaisevan tärkeä suojautumiseksi tietosuojaloukkausten paljastamiseen tai niitä koskeviin väitteisiin liittyviltä haasteilta.
• Käytä teknologiaa hakujen kaventamiseen.[[]] Kun toteutat voimassa olevan luvan digitaalisille tietueille, työskentele IT-ammattilaisten kanssa poimiaksesi vain etsintäluvassa kuvatut tiedot. Harkitkaa hakuehtojen, päivämääräsuodattimien ja muiden teknisten valvontakeinojen käyttöä epäolennaisten tai etuoikeutettujen materiaalien paljastamisen välttämiseksi.
• ]Suojeluketju.[] Todisteina takavarikoiduissa tiedoissa on noudatettava tiukkoja ketju-tietosuojamenettelyjä. Merkitse alkuperäiset mediat, pidä yksityiskohtaiset lokit siitä, kuka käsitteli arkistoja ja säilytä ne turvallisesti. Tämä takaa hyväksyttävyyden oikeudessa ja auttaa kumoamaan kaikki luvaton käsittely.
• Koulutettava henkilöstö.[ Suorita säännöllistä koulutusta lupavaatimuksia, yksityisyyden lakeja ja eettisiä velvoitteita. Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät, että heillä ei ole oikeutta suostua hakuun viraston puolesta, ellei heillä ole siihen todellista oikeudellista toimivaltaa.

Avoimuus ja yksityisyyden suoja tasapainotetaan: Viimeaikaiset suuntaukset

Digitaalinen aika on saanut tuomioistuimet tarkistamaan perinteisiä neljännen muutoksen periaatteita julkisten tietojen yhteydessä. Riley vastaan Kalifornia[[] (2014) korkein oikeus katsoi, että poliisi tarvitsee yleensä luvan tutkia takavarikoidun matkapuhelimen sisältöä pidätyksen tekemiseksi, ja tunnusti, että nykyaikaiset laitteet sisältävät “ vastinmääriä henkilötietoja.” Tätä perustelua ovat soveltaneet alemmat tuomioistuimet pilvipalvelutilejä, sosiaalisen median arkistoja ja jopa valtion tietokantoja, jotka yhdistävät henkilötietoja. Suuntaus on kohti parempaa yksityisyyden suojaa, vaikka tietoja pitäisikin kolmannen osapuolen palveluntarjoajan tai valtion viraston hallussa.

Samalla hallituksen avoimuusvaatimukset ovat koveneneet. Pimeä raha, poliisin väärinkäytökset ja järjestelmällinen epätasa-arvo ovat kannustaneet yleisön pääsyä tietoihin, jotka vaihtelevat virkamiesten kurinpitorekistereistä kampanjan rahoitukseen. Etsintälupavaatimus ei estä tällaisia oikeutettuja avoimuuspyrkimyksiä, koska nämä pyynnöt tehdään tyypillisesti FOIA-lain tai valtion avoimen arkiston lakien nojalla, ei rikoslain nojalla. Kuitenkin, kun samoja tietoja haetaan lainvalvontaa varten, lupavaatimuksella varmistetaan, että valtion oikeutta etsiä ei käytetä väärin.

Lainsäädännöt ovat vastanneet sääntöihin, jotka kodifioivat lupavaatimuksia. Useat valtiot ovat hyväksyneet lakeja, jotka edellyttävät lupaa käyttää sähköisen laitteen sijaintitietoja, etsiä kolmansien osapuolten hallussa olevaa digitaalista kirjeenvaihtoa tai hankkia opiskelijatietoja. Sähköposti tietosuojalaki (joka on hyväksytty osana Yhdysvaltain Liberty Act mutta ei täysin säädetty erillisenä; kuitenkin monet valtiot ovat hyväksyneet vastaavan lainsäädännön) antoi luvan hallituksen pakottaa sähköpostin tarjoajat julkistamaan sisältö sähköpostit yli 180 päivää. Suuntaus on selvä: lakisuoja laajentaa täyttää aukot, jotka neljäs muutos yksin ei voi kattaa, erityisesti arkistoihin, jotka muiden kuin valtion yksiköiden.

Päätelmä

Takuuvaatimukset julkisten arkistojen ja arkistojen käyttöön ja tutkimiseen ovat perustuslaillisen hallinnon kulmakivi. Ne suojelevat yksilöitä mielivaltaisilta hallituksen tunkeutumisilta ja antavat lainvalvontaviranomaisille ja virastoille mahdollisuuden tehdä laillisia tutkimuksia. Asiakkaiden on pysyttävä valppaina, ymmärtävä, kun etsintämääräystä tarvitaan ja kun poikkeuksia sovelletaan. Julkisia arkistoja koskevat lait ja neljäs muutosoikeus kehittyvät teknologian kanssa, ja tiedon säilyttäminen on paras puolustus kalliita oikeudellisia virheitä vastaan. Loppujen lopuksi, etsintälupavaatimus palvelee sekä avoimuutta että yksityisyyttä, varmistaen, että totuuden etsintä ei tule perusoikeuksien kustannuksella.