Comment organiser un événement de bienfaisance réussi sur un budget

Choisir un lieu qui a gagné et #8217;t Break the Bank

Les coûts de l'endroit peuvent consommer 40% ou plus de votre budget si vous êtes ’t stratégique. Commencez par regarder des options gratuites ou peu coûteuses. Les espaces publics comme les centres communautaires, les parcs publics (avec permis), les gymnases scolaires, les sous-sols d'églises ou même un grand jardin privé peuvent servir d'excellents lieux.

Une autre tactique intelligente consiste à s'associer à une entreprise locale qui a un grand espace, comme une brasserie, un espace événementiel ou un entrepôt. De nombreuses entreprises sont ouvertes à accueillir un événement de bienfaisance en échange d'exposition et de bonne volonté. Vous pouvez offrir d'inclure leur logo sur tous les matériaux de marketing, leur donner un cri-out de la scène, ou les lister comme un sponsor. Toujours avoir un plan de sauvegarde pour les événements extérieurs: louer une tente (150 $–400 $) ou vérifier si le lieu a une alternative intérieure.

Pour évaluer un lieu, demandez-vous des coûts cachés. La location comprend-elle des tables, des chaises et des appareils AV de base? Y a-t-il des frais de nettoyage? Vous devez utiliser leur restauration à l'interne? Négocier: demander un rabais sans but lucratif, offrir d'accueillir pendant les heures creuses (après-midi de semaine contre samedi soir), ou demander un tarif réduit en échange d'un engagement à long terme si vous planifiez plusieurs événements.

Sécurisation des dons et des commandites

Une des façons les plus puissantes de réduire votre budget est de faire don de biens et de services. Créez une liste de souhaits de tout ce dont vous avez besoin – nourriture, boissons, impression, décorations, prix, divertissement, même assurance – et joignez chaque article à un donateur local potentiel. Par exemple, une boutique de pizza locale pourrait donner des pizzas pour une réunion de bénévoles; une boulangerie pourrait fournir une table à dessert; une entreprise d'impression pourrait donner des dépliants et des bannières.

Expliquez votre mission, votre présence prévue et ce qu'ils & #8217;ont en retour: placement de logo sur votre site Web de l'événement, mentions des médias sociaux, signalisation à l'événement, et un reçu pour leur don déductible d'impôt. Si vous pouvez offrir des niveaux de commandite à plusieurs niveaux (p. ex., argent, or, platine), vous facilitez la participation des entreprises de toutes tailles.

Faites une campagne sur GoFundMe, Facebook Fundraisers ou une page dédiée à un don sur votre site Web quelques semaines avant l'événement. Utilisez des codes texte à donner pour que les participants puissent donner sur place. Considérez également un billet de don & #8220; et le modèle & #8221; : au lieu de facturer une entrée à plat, suggérez un don recommandé de 25 $ mais laissez les gens payer ce qu'ils peuvent. Cela peut réellement augmenter le revenu total tout en étant inclusive.

Lean on Volontaires to Reduce Labor Countries

Recruter tôt à partir de votre base de soutien existante, les collèges locaux (surtout les étudiants en hospitalité, planification d'événements ou programmes de marketing) et les groupes communautaires comme Rotary ou Kiwanis. Assigner des rôles clairs : bureau d'enregistrement, équipe de configuration, équipe de nettoyage, coureurs d'enchères, hôtes d'activités et de photographie.

Pour garder les bénévoles engagés, fournir des instructions claires, des étiquettes de noms et une séance de formation rapide. Offrir de petits jetons d'appréciation : un T-shirt, une collation gratuite, ou une photo de remerciement qu'ils peuvent partager sur les médias sociaux. Ne jamais supposer que les gens savent quoi faire – leur donner une carte de rôle imprimée ou numérique avec une liste de contrôle.

Si vous avez besoin de compétences spécialisées (p. ex., un DJ ou un photographe) mais pouvez et #8217; vous pouvez vous permettre des professionnels, envisagez un métier. Offrez de promouvoir leur entreprise fortement pendant l'événement, de mettre en vedette leur travail sur vos canaux sociaux, ou leur donner un stand gratuit à l'événement.

Conception Activités à faible coût et à fort impact

Vos activités d'événement devraient être engageantes mais pas chères. Voici des idées éprouvées qui génèrent de l'excitation et des fonds sans coûter beaucoup à produire:

• Enchère silencieuse avec des articles donnés (paniers cadeaux, certificats de restaurant, forfaits spa, souvenirs de sport).Utilisez les enchères en ligne via des plateformes comme 32auctions ou Handbid pour réduire le papier et le travail.
• Raffle ou 50/50 tirage. Vendre des billets pendant l'événement et décerner un prix (donné) ou diviser le pot.
• Jeux de jeux. Jeux de carnaval simples comme un ring-toss, un haricot-ballage ou un réservoir de dunk (emprunter ou construire des versions peu coûteuses).
• Divertissement vivant. Les musiciens, groupes de danse ou comédiens locaux se produisent souvent gratuitement ou pour un petit honneur s'il’s pour les organismes de bienfaisance.
• .Développez un fond avec des accessoires amusants (trouver un magasin de thrift) et utilisez un smartphone sur un trépied avec une application d'obturateur à distance. Imprimez des photos à l'aide d'une imprimante portable ou partagez simplement des fichiers numériques.
• Planche de don interactive.Créer un mur ou une affiche où les gens peuvent épingler leurs contributions et voir la montée totale.

Chaque activité devrait être liée à votre objectif de financement. Par exemple, si vous collectez des fonds pour des fournitures scolaires, mettez en place un poste de retour à la caisse et à la caisse, où les gens font des dons précis, une mesure tangible de la réussite visuelle.

Plus intelligent, pas plus dur

La publicité payée peut manger votre budget rapidement. Au lieu de cela, se concentrer sur le marketing biologique, dirigé par la communauté qui ne coûte rien que le temps.

• Médias sociaux.Créez une page d'événement Facebook, des messages Instagram et une série de vidéos TikTok menant à la journée. Encouragez les membres du conseil d'administration et les bénévoles à partager quotidiennement.
• . Envoyez un courriel hebdomadaire à votre liste avec une histoire personnelle sur les raisons pour lesquelles vous et #8217; hébergez l'événement, un compte à rebours, et des graphiques partageables. Utilisez Mailchimp ou MailerLite’s plans gratuits.
• Médias locaux.Envoyez un communiqué de presse à votre journal local, aux stations de radio, aux agendas communautaires et aux blogs. Offrez un code de réduction ou des billets gratuits aux 50 premiers répondants.
• .Imprimez des dépliants simples et postez-les dans les bibliothèques, les cafés, les épiceries et les centres communautaires.
• Partenariats. Demandez à vos commanditaires de promouvoir l'événement à leurs listes de diffusion et à leurs adeptes sociaux. La promotion croisée multiplie votre portée sans dépenser un centime.

Pour un petit budget, envisagez de stimuler un ou deux messages Facebook à un public local ciblé (20$–50$). Ce petit dépense peut générer des rendements importants si votre ciblage est précis.

Rationalisation de la logistique et de la journée d'exécution

Un événement en douceur se sent sans effort mais nécessite une planification détaillée. Créez un calendrier de travail pour la journée – de la mise en place à la démolition – et distribuez-le à tout le personnel et les bénévoles. Inclure les tâches, les personnes responsables et les fenêtres de temps. Voici des conseils logistiques clés pour économiser de l'argent et des maux de tête:

• Checklist. Emballage une boîte avec des cordons d'extension, des fermetures à glissière, du ruban adhésif, un kit de premiers soins, des piles supplémentaires, des affûts et une bande de puissance. Emprunter des articles au lieu d'acheter.
• Signage. Utilisez des panneaux de craie, des tableaux blancs ou des panneaux en carton redessinés peints avec de la peinture à la craie.
• Musique. Au lieu d'embaucher un DJ, créez une playlist haute énergie en utilisant Spotify ou Apple Music et jouez-la via un système sonore loué ou emprunté.
• Catering. Les camions à potchuck ou les camions à nourriture qui font don d'une partie des ventes sont abordables.
• Check-in. Utilisez une application de billetterie mobile gratuite comme Eventbrite (gratuit pour les événements gratuits) ou un simple formulaire Google pour suivre la fréquentation et recueillir des adresses e-mail pour le suivi.

Le jour, désigner un dépanneur, quelqu'un qui n'est pas lié à une tâche précise et qui peut gérer des problèmes inattendus comme un cordon d'extension manquant ou un bénévole qui n'a pas montré et #8217;t. Gardez votre calme et rappelez-vous pourquoi vous’ y a-t-il : pour soutenir une cause et rassembler les gens.

Maximiser les dons pendant et après l'événement

Vous pouvez aussi utiliser les données de votre organisation pour obtenir des renseignements sur les dons à des points de contact multiples.

1. À l'enregistrement — demandez un don suggéré.
2. Pendant l'événement — faire des annonces qui expliquent l'impact de chaque montant de don (p. ex., “50$ alimente une famille pendant une semaine et#8221;).
3. À la caisse d'enchères silencieuse — encourager les gens à “round up” leur total.
4. À la fin — un dernier appel passionné d'un membre du conseil ou d'un bénéficiaire.

Faites voir plusieurs méthodes de don : un code QR qui relie à une page de don mobile, un pot de don bien placé et une carte pour le texte à donner. Si possible, offrez un petit cadeau de remerciement pour les donateurs (un autocollant ou une carte faite main) pour créer une connexion mémorable.

Après l'événement, le travail est & #8217;t fait. Envoyez un courriel de remerciement dans les 48 heures. Inclure une galerie de photos, le total des fonds recueillis (si vous l'avez), et une histoire personnelle de la façon dont l'argent sera utilisé. Demandez des commentaires par le biais d'un bref sondage. Ce suivi renforce la bonne volonté et établit le stade de votre prochain événement.

Conseils pour une budgétisation durable et une croissance future

Un événement qui est facile à budget peut devenir une tradition annuelle si vous suivez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne et n°8217;t. Après votre événement, tenir un compte-rendu avec votre équipe de base. Examiner votre budget vs. les faits réels, noter quels canaux de marketing ont conduit la fréquentation, et identifier quelles activités ont le plus recueilli de l'argent.

Par exemple, si vous avez découvert que les programmes imprimés étaient rarement lus, sautez-les la prochaine fois et utilisez une version numérique simple. Si les bénévoles étaient dépassés lors de l'enregistrement, investissez dans une deuxième tablette ou formez quelqu'un spécifiquement pour ce rôle. L'amélioration continue réduit les coûts et augmente l'impact au fil du temps.

Si une entreprise locale a parrainé votre événement cette année, approchez-les plusieurs mois avant l'année prochaine avec des études de cas sur l'événement et le succès de l'événement. De même, construisez un comité de bénévoles qui se réunit tous les trimestres pour commencer la planification, de sorte que vous êtes et n° 8217;t brouillant la dernière minute.