Hvers vegna ganga gögnin fyrir alla hluti meira en írsk samtök

Írskar stofnanir starfa nú í umhverfi þar sem gögn eru bæði mikilvæg og mikilvæg ábyrgð. Frá fjármálaþjónustu í Dublink.kv. til agri-tech fyrirtæki í Cork, sjá sérhver geira um persónulegar upplýsingar (PII), fjármálaskýrslur eða virk gögn sem þarf að hafa umsjón með. Þó eru mörg fyrirtæki enn að meðhöndla gagnastjórnun sem eftirsjá, gátlista sem er fyrir meðferðarheldni ◆ frekar en hernaðarlega getu til að treysta, skilvirkni og samkeppnishæfisemi.

Virkt stjórnkerfi er ekki einfaldlega um að forðast sektir frá írsku gagnaverndarnefndinni (DPC). Það snýst um að búa til kerfisbundnar reglur sem tryggja að upplýsingar séu áreiðanlegar, aðgengilegar, öruggar og nota siðfræðilegar. Fyrir írsk samtök sem eru háð almennum gagnaverndarreglugerðum (GDPR) og í auknum mæli traustar reglur fyrir geira, er traust stjórnkerfi grunnurinn sem stafræn umbreyting, samrýmingar og viðskiptavinatraust er byggt á.

Í þessari grein er bent á hagnýtar, aðgerðahæfar aðferðir við að koma á áhrifaríkum gögnum sem eru sniðin að írsku stjórnarfari og viðskiptaumhverfi.

Hvað er stjórn á gögnum í raun og veru?

Gögnastjórnun er oft ringluð við gagnastjórnun, en munurinn er mikilvægur. Gögnin ná yfir tæknilegar aðferðir við að safna, vista og tryggja gögn. Gögnum er stjórnað á hinn bóginn, er yfirdráttur stefnu, staðla, hlutverk og reikningshæfni sem skilgreina hvernig stjórn gagna er beitt. Þau svara spurningum: Hver er ábyrgur fyrir þessum gögnum? Hvaða reglur gilda um þær? Hvernig getum við tryggt að að [búast í samræmi við gæði og hegðunarreglur?

Um írsk samtök, stjórnsýslu verður að hafa í huga kröfur GDPR, reglugerðir um umhverfisupplýsingar og alla geirasértæka kóða (t.d. Miðbanka í Írlandsbanka fyrir fjármálafyrirtæki). Einnig þarf að samræma þær viðurkenndum ramma svo sem gagnastjórnunarráði Þekkingar (DMBOOK) frá DAMA International eða COBIT rammanum fyrir lyfingu. Að leggja saman viðurkennda ramma fyrir fjármálafyrirtæki. Það er einnig algengt tungumál og staðfest bygging, sem er sérstaklega gagnleg fyrir stofnanir sem eru að brytja eða gangast undir eftirlitsúrrýslur.

Í kjarna sínum eru upplýsingar staðfestar þrennt: úrskurðarréttar (sem getur tekið ákvarðanir um gögn), ábyrgð (sem ber ábyrgð á gagnagæði og öryggi) og stjórnkerfum (hvernig stefnu er framfylgt og fylgst með henni). Án þessara aðgerða er framvinda að Δ frumkvæði frá β frá rýmingu viðskiptavina til Al verkefnis ◯ byggist á ótraustum jarðvegi.

Lykilrit fyrir árangursrík gögn og stjórn á Írlandi

Að koma á fót stjórnsýsluáætlun sem starfar fyrir fyrirtæki ykkar krefst meira en að gera upp stefnuskjal. Hún krefst sníðaðrar aðferðar sem tekur mið af iðnaði, stærð, gagnaþroska og stjórnsýslulegri notkun. Hér fyrir neðan eru grunnaðgerðir sem ættu að mynda grunninn að allri stjórnunarátaki í írsku samhengi.

1. Skilgreindu skýr ummæli gagna sem endurspegla írsk lög.

Stjórnun er reglur vega. Írsk samtök verða að fara eftir stefnum sem ná yfir gagnaflokkun, gagnaskilyrða, gagnasöfnunartíma, aðgangarstjórnunar, rofna tilkynningaraðgerð og réttindi gagna sem eiga að fara fram (þ.m.t. rétt til tímasetningar og gagnagátu). Þessar stefnur ættu að vera nægilega sértækar til að hægt sé að framfylgja þessum stefnum en sveigjanlegar til að þróast sem reglur.

Í grófum skilningi verður stefnan að vísa leiðbeiningum DPC◯s. Til dæmis er leiðbeiningar DPC neinna gagnasöfnunartímabila vísbending um að ekki eigi að halda persónulegum gögnum lengur en þörf sé á, en þær eru breytilegar eftir tilgangi. Írskar stofnanir ættu að skrá réttlætanlegar gagnasöfnunaráætlanir fyrir hvern flokk og tryggja að hægt sé að rannsaka þær. Á sama hátt verða greiningaraðferðir að fara í samræmi við kröfur um 72 klukkustundir sem gerðar eru til skýrslugerðar samkvæmt GDPR.

Stjórnmálamál eru gagnslaus ef þau safna ryki. Þau verður að koma til allra starfsmanna, samlagast áætlunum um borð og endurskoða a.m.k. árlega. Íhugaðu að nota stjórntæki til að hafa áhrif á stefnustjórnina til að hafa aðgang að útgáfum, samþykki og prófum ◆, einkum fyrir stjórnsýslufyrirtæki eins og heilbrigði og fjármál.

2. Úthluta gagnaráðstefnu með skýrum skilmálum

Gagnaeftirlit er mannlegur þáttur stjórnunar. Ráðgjafar eru þeir einstaklingar sem stjórna stefnumálum, fylgjast með gæðum gagna, meðhöndla flokkun og eru sem tengiliðir í gagnamálum. Í írsku SME getur einn einstaklingur virkað sem bæði gagnaverndarfulltrúi og gagnaráðgjafi. Í stærri fyrirtækjum ætti að dreifa umsjónaraðilum yfir fyrirtæki, við hvern ráðsmann sem ber ábyrgð á ákveðnu gagnasviði (t.d. gögn um öryggismál viðskiptamanna, áhættumörk, fjárhagsgögn).

Kjarni málsins er sá að skilgreina starfsábyrgð formlega í starfslýsingu og starfsmarkmiðum. Ráðgjafar þurfa til dæmis vald til að framfylgja stefnunni ◆, til dæmis að hafna beiðni um óþörfan aðgang að gögnum eða að fá upplýsingagóðan útdrátt til viðkomandi deildar. Án slíkra yfirvalda verður stjórnin til þess að fá ekki að fara í tannlausan titil.

Írsk samtök ættu einnig að skipa gagnaeiganda fyrir hverja þá helstu. Gagnaeigandinn er venjulega yfirmaður sem er ábyrgur fyrir heildarstjórnunarstefnu gagna, þar á meðal að tryggja að hann sé notaður á viðeigandi hátt og að sérhver áhætta sé stigin til forystu. DPO, sem þýðir að um leið veitir óháða umsjón og ráðgjöf, einkum varðandi stjórnsýslumál.

3. Óhætt gagnaeftirlit sem skilar raunverulegum bata

Gagnagæði eru oft mest sýnilegur ávinningur stjórnsýslu. En bætt gæði eru ekki eitt tímabil verkefni ◆ Það krefst áframhaldandi mælinga, endurskömmtunar og aðgerða. Byrjaðu með því að bera kennsl á mikilvægustu gagnaþættina þína: t.d. tölvupóstföng, vörunúmer eða fjárhagsaðstæðni. Fyrir hvern þátt, skilgreina sameignir svo sem algerleika, nákvæmni, stöðugleika, tímalínu og sérkenni.

Nota sjálfvirka fyrirspurn til að skanna gagnaheimildir reglulega. Þegar atriði finnast ◯ afrit, vantar gildi, villur á sniði ◯ þau skal skrá í gæðagrunn fyrir gagnamiðlara og sendar til viðeigandi ráðsmanns. Rótargreiningar eru nauðsynlegar: Ef nöfn viðskiptavina eru alltaf ekki rétt valin, getur vandamálið legið í innsláttarkerfinu frekar en í gagnagrunninum sjálfum.

Í írska samhenginu eru gæði gagna sérstaklega mikilvæg fyrir fylgni við nákvæmni GDPR·s-regluna (Artice 5(1) -1)). Skipulagsfræðingar verða að taka ◆ öll skynsamleg skref, til að tryggja að persónuleg gögn séu nákvæm og, þar sem nauðsyn krefur, halda sig við það sem máli skiptir. Þetta hefur raunverulegar afleiðingar: DPC hefur gefið út verulegar gerðir fyrir stofnanir sem treysta á ónákvæmar upplýsingar um markaðssetningu eða hafa ekki tekist að leiðrétta gögn viðskiptavina við beiðni.

4. Gakktu úr skugga um að búnaðurinn verði eftirsóknarverður umfram grunnmatartölu.

Enda þótt GDPR sé mest áberandi regla, verða írsk samtök að íhuga aðrar skyldur. Efnahagsáætlunin stjórnar rafrænum samskiptum, þar á meðal smáköku samþykki og beinri markaðssetningu. Fjármálafyrirtæki mæta Consumer Consumer Consort Code and the GDPR. Heilbrigðisupplýsingar eru háðar sérstökum ráðstöfunum í Data Safety Act 2018 og reglugerðum um heilbrigðisrannsóknir.

Í traustri stjórnunaráætlun ætti að vera yfirlit yfir allar gagnavinnsluaðgerðir til viðeigandi löglegra grunna og stjórnunarskyldna. Þessi listi er aðaluppspretta gagnaeftirlits (DPIA), skrár um framkvæmdastarfsemi (RPA) og beiðnir um aðgang gagna (DSAR).

Írsk samtök skulu einnig viðhalda nánu sambandi við DPO ◆ hvort sem þau eru innanlands eða utan frá og íhuga undirbréf til uppfæra frá DPC og Evrópugagnaráðinu. Aðsókn að umhverfisþáttum eða gagnavernd í Dyflinni, Cork og Galway til að halda sig á undan stefnu í deildinni.

5. Tæknin til að gera sjálf (sjálfstjórn og skala

Skírt töflur og tölvupóstkeðjur geta ekki viðhaldið þróunaráætlun. Írskar stofnanir ættu að fjárfesta í gagnastjórnunarpallum sem beinast að miðlægri stjórnsýslu, gagnaskrá, leitarlínu, aðgangsstjórnun og gæðaeftirliti. Þessi tæki tengjast nú þegar grunnbyggingu gagnagagna, gagnavötnum, CMM kerfi ◯ og veita hoppborðum fyrir ráðsmenn, eigendur og forstjóra.

Við mat á tækjum, skal leita að sérkennum eins og sjálfvirkum gagnafundum (til að finna og flokka viðkvæm gögn), vinnuflæðivélum til að endurstilla efni og samþættingu á auðkenni og aðgangi að lausnum (IAM).

Utanaðkomandi tól eru einnig gagnleg til að sinna sérstökum skyldum við skipulagningu. Til dæmis hjálpa handskrifandi lausnir til við að mæta þörfinni fyrir að draga úr geymslu, en samþykkis applicu vettvangs urnline GDPR fylgni fyrir markaðsteymi. Fjárfestingin í tækninni ætti að vera í hlutfalli við margbrotna gagnaumhverfið; ræsing kann að hefjast með einföldu gagnaskrá, en fjölþjóðleg mun þurfa að vera stjórnunarsvítu fyrir fyrirtæki.

6. Stuðlaðu að nákvæmni gagna á öllum stigum

Gagnastjórnun bregst þegar starfsmenn skilja hana ekki eða láta sér annt um hana. Mikilvægt er að gera gagnavinnsluna um alla deildina. Þetta þýðir ekki að breyta öllum í gagnavísindamenn; það þýðir að tryggja að hver og einn viti hvernig eigi að fara með gögn sem eru bundnar við að ná fram sínu daglega hlutverki.

Til dæmis ætti sölufulltrúi að kunna að flokka tengiliði og hvenær eigi að biðja um samþykki um markaðsleyfi. mannauðsstjóri ætti að skilja uppsöfnunarreglur fyrir starfsmaður skrár. Sérfræðingur ætti að fylgja þeim reglum sem fylgja gagnaminningum þegar stafrænir eiginleikar eru gerðir.

Þjálfun ætti að vera sérhæf, skilmerkileg og endurgreidd með sjónrænum áminningum (dagatal, tæki til að bera saman við öryggisvalir). Líkja eftir raunverulegum aðstæðum: ◯A viðskiptavinum hringir og biðja um að sjá öll þau gögn sem þú heldur á þeim. Hvað gerir þú? eða ◆ Þú finnur opna möppu með gildum launafjölda á sameiginlegum drifi. Hver segir þér? ◆ Þessar litlu æfingar byggja á vöðvaminni sem breytir stefnunni í vinnu.

Grundvöllur gagna og stjórnunar: Hlutverk og ábyrgð

Engin stjórnunaráætlun getur náð árangri án skýrs eignar. Hér fyrir neðan eru þau mikilvægu hlutverk sem írsk samtök ættu að gegna óháð stærð. Nákvæmir titlar geta verið mismunandi, en það þarf að fylla hana.

  • DAPS-fulltrúi: er krafist af opinberum yfirvöldum og samtökum sem vinna að sérstökum flokkum gagna á stórum skala. DPO-ráðlegging um meðferðarheldni, fylgist með innri meðferðarheldni og virkar sem tengiliður fyrir DPC.
  • .Data Governance Council (eða Steering Committee] Samtök sem setja stefnu, samþykkir stefnu, tilfærsluauðlindir og endurbætur. Ætti að innihalda eldri fulltrúa frá lögfræði, IT, starfsemi og viðskiptadeildum.
  • Data eigandar: Æðri starfsmenn ábyrgja sig fyrir sérstökum gagnasviðum (t.d. einkagögnum viðskiptavina). Þeir samþykkja ákvarðanir um gagnaaðgang og tryggja að gögn séu notuð í samræmi við markmið og reglur viðskiptalífsins.
  • ,Data aðstoðarliðar: Starfsfólk sem framkvæmir verkefni á degi og degi til dags ◯ flokkandi gögn, eftirlit, gæðagögn, meðhöndla DSAR, og skrá.
  • nata cuptodamenn: [3. LT:1] Venjulega er það starfsfólk í mænuvökva sem stjórnar tæknilegum gagnagrunnum ◯, afritum, öryggisstýringum og aðgangsheimildum ◆ samkvæmt stefnu sem ráðsmenn og eigendur setja.

Fyrir minni írsk samtök, má sameina þessi hlutverk. Inngangur gæti verið stofnandi sem starfar sem gagnaeigandi og með DEPO-ráðgjafi í hlutastarfi. Það er mikilvægt að enginn einstaklingur skuli bæði vera gagnavinnslumaðurinn og sá sem ákveður að stjórna stjórnsýslunni, það verður að vera aðskilnaður á skyldum þar sem mögulegt er.

Gagnalífshjólastjórnun: Frá sköpun til eyðingar

Gögnastjórnun verður að ná yfir öll lífsferli gagna, ekki aðeins geymslu og notkun. Írskar stofnanir ættu að koma á sérstökum sviðsbundnum stjórnkerfum.

Sköpun og safn

Á þeim tímapunkti sem gögn skapa ◆ hvort sem er gegnum form, skynjara eða kerfisannála (chanic logs) byrjar. Gakktu úr skugga um að samþykki sé fengið og skráð þar sem þörf er á, að safnið takmarkast við það sem nauðsynlegt er (sjá til að lágmarka ástand, og að það sé skýrt til tekið. Notaðu gildandi reglur til að draga úr gæðum.

Geymsla og vernd

Skráið gögn eftir næmi (t.d. almenn, innri, trúnaðarmál, takmörkuð) og ber á viðeigandi aðgangstýringu, dulritun og viðbótarstefnur. Fyrir írsk samtök, er geymsla gagna innan Umhverfisstofnunar skýr; ef þú ætlar að flytja gögn út fyrir EEA þarf að vera til staðar gild flutningsleið (svo sem staðlaða fréttafanga). Gakktu úr skugga um að skýjaveitendur bjóði upp gögn á Írlandi eða annars staðar í ESB.

Notkun og deiling

Aðgangur um notkun þýðir að gögn eru aðeins notuð í þeim tilgangi sem þeim var safnað. Sýna öll gagnaflæði, einkum þegar þau eru notuð í tengslum við þriðju aðila (forritendur). Framvindleg verktaka sem eiga að fara fram og innihalda gagnavernd í samningum. Reglubundin athugun á notendaannálum getur leitt í ljós óleyfilega notkun.

Armage og Reuping

Ekki þarf að geyma öll gögn að eilífu. Skilgreina tímasetningar byggðar á lagalegum kröfum (til dæmis þarf að geyma vinnuskrár í sjö ár undir írskum lögum) og viðskiptaþörfum. Eftir að hafa lagt í geymsluna verður að eyða gögnum á öruggan hátt eða setja inn nafnleyfðarkröfur. Notaðu skal vinnuskrár í sjö ár þar sem hægt er að forðast handvirkar villur.

Eyðing og tortíming

Þegar gögn ná hámarki verður úrgangur að vera réttlætanlegur. Notaðu gildar eyðingaraðferðir fyrir líkamlegan miðil og örugga yfirskriftir fyrir stafræna geymslu. Viðhalda skrá sem skráir hvað var eytt, fyrir hvern og hvenær. Þetta er sérstaklega mikilvægt til að sýna fram á að farið sé eftir GDPR Guðs til að tímasetja.

Að sigrast á algengum erfiðleikum í írskum stofnunum

Jafnvel þótt áætlanir stjórnunar séu góðar og hafi góðan ásetning, er það algengast að írskar stofnanir taki á sig mynd og taki á þeim.

  • Data síló ◯ Þegar mismunandi deildir safna gögnum og neita að deila. Solution: Stofna stjórnarráð gagna frá öllum einingum. Skapa hvatningu fyrir þátttöku, svo sem betri skýrslugjöf eða sameiginlegar KPI.
  • lak af stjórakaupum [3. Ljóð:1] ◯ Án efri bakhjarls, stjórnleysis og yfirvalds. Lausn: Að gera viðskiptamál sem magna kostnaðinn af lélegum gögnum . t.d., GDPR sektum, misheppnuðu athugunum, ófullnægjandi starfsemi. Link stjórnar markmiðum að markvissum markmiðum eins og stafrænum umbreytingum eða reynslu viðskiptavina.
  • Framkvæmi til stjórnunarkröfur ◆ Lög breytast og að halda sig upp er erfitt. Lausn: Áskrift að DPC uppfærslum og fréttabréfum í iðnaði. Vinnuáætlun á árs fresti. Teldu upp ytri ráðgjafar fyrir djúpa dýfu.
  • [1] Að halda sér frá því að breyta } Emloyees getur séð stjórnun sem ◯ bog bróður eða auka pappírsvinnu. Lausn: Samskipti við ávinninginn ◯ gögn stjórna hjálpar þeim að gera störf sín betur, draga úr villum og vernda þau fyrir persónulegum skaða. Ósjálfráðir endanotendur í stefnum svo að þeir finni eignarrétt.

Mæling árangurs: KPIs for Data Goverance

Írsk samtök ættu að fylgjast með helstu mælikvörðum til að meta árangur stjórnunaráætlunar sinnar.

  • [Næðisstig ] ◆ hlutfall af mikilvægum gögnum sem uppfylla skilgreindum gæðamörkum. Markmið >95% fyrir kjarnaeiningar.
  • ] DSAR fullklárun tíma meðaltími til að uppfylla beiðni um aðgang að gögnum. Undir GDPR, verður þú að svara innan mánaðar. Hafa miðgildi og lengsta svörunartíma.
  • Posalicýl meðferðarhlutfall Δ hlutfall starfsmanna sem hafa prófað að lesa og skilja viðeigandi gagnastefnu. Fylgdu þjálfun fyrir þá sem hafa ekki fengið upplýsingar.
  • Incident svörunartíma Tími milli þess að greining á gagnarofi eða broti á stefnu og lokun. Miðið í mínútur, ekki klukkustundir.
  • .Data stjórnandi þroskastig Notaðu líkan til að þroska (t.d. frá upphafi til ákjósanlegustu) til að meta framfarir árlega. Algengar upplýsingar: ad-hoc, skilgreint, meðhöndlað, mæld, ákjósanlegt.

Tilkynnið þessum KPI-mönnum til stjórnsýsluráðsins og ársfjórðungslega til stjórnarinnar.

Gagna-Vitna menning í öllum írskum hķpum

Hin helmingurinn er menningarleg og írsk samtök hafa sérstakan hag af þessu: Samvinna, tengsl við mörg írsk fyrirtæki er vel þess virði að byggja upp samfélag gagnameistara frekar en stjórnsýslu.

Byrjaðu á því að bera kennsl á þá sem ættleiða fyrirtæki snemma. Þeir sem sjá um gagnagæði eða meðferðarheldni geta fengið það til að þjálfa jafnaldra, búa til skjöl og staðgóðar upplýsingar. Að fagna árangri: Ef gagnagæði spara fé fyrirtækisins eða forðast meðferðarheldni segja frá því sem gerðist skaltu segja frá því í innvortis fréttabréfum eða bæjarsalum.

Forstjórinn setur tóninn. Þegar framkvæmdastjórar og yfirstjórnendur vísa stöðugt til gagnastjórnunar í samskiptum sínum og ganga ræðuna ◯ til dæmis með því að fylgja sömu gagnasöfnunarreglum og allir aðrir ◆ það gefur til kynna að þetta sé ekki tísku. Gera gagnastjórnun hluta af þeim gildum sem samtakan hefur, kannski sem stólpa í ábyrgu fyrirtæki þínu eða EESG rammanum.

Að lokum er um að ræða framkvæmdir sem þegar eru til staðar í stað þess að bæta því við sem aðskilda lagi. Til dæmis, þegar ný vöru eða þjónustu er sett á markað, er nauðsynlegt að fara yfir verkefnalista með því að setja á fót viðeigandi stjórntæki. Því minni sem stjórnin er eins og aukaálag, þeim mun líklegra að hún festist.

Utanaðkomandi auðlindir fyrir írska gagnaframleiðendur

Til að halda áfram að upplýsa og bæta stjórnsýsluáætlun þína skaltu leita þessara áreiðanlegu heimilda:

  • ] Írskt gagnaverndunarnefndin ] ◯ Aðalstillir fyrir GDPR á Írlandi. Vefsíðan býður upp á leiðsögn, löggæslu ákvarðanir og nýjustu fréttir.
  • DAMA International ◆ Alheims gagnastjórnun. DMBOK er de pointsstaðall gagnastjórnunargrunna.
  • ISO/IEC 38505-1:2017 ◆ Alþjóðleg staðall fyrir stjórn gagna fyrir upplýsingavörslur, sem veita ábyrgð á háu stigi.

Að byggja upp stjórnáætlun sem vex með þér

Árangursríkustu gagnvirknisaðgerðirnar eru þau sem þróast. Írskar stofnanir ættu ekki að reyna að koma á fullkomnu, samhæfðu áætluninni á fyrsta degi. Byrjaðu á því að nota flugmann í einni einingu eða gagnasvæði ◯ gögn viðskiptavina eru oft góður upphafsstaður. Læra af flugmanninum, fágaðu nálgun þína og síðan aukaðu upplýsingar.

Umhverfisstofnun Evrópu, sem er að þróa með sér upplýsingar um ástand gagna, er að fá upplýsingar um ástand gagna og ástand gagna, sem eru í samræmi við endurbætur í raunheimi.

Munið að stjórn gagna er ekki verkefni með lokadegi; það er stöðugur hæfileiki sem þarf að gera og viðhalda. Með réttri stefnu, skýrum hlutverkum og menningu sem gilda gögn, geta írsk samtök breytt stjórn á meðferðarheldni í hernaðarlega yfirburði sem verndar mannorð þeirra, gerir betri ákvarðanir og opnar til að veita öllum mögulegum gagnaeigendum þeirra.