Table of Contents

Þegar þú leitar til stjórnvalda, hvort sem það er bæjarráð, ríkisstofnun eða alríkisdeild, þá beitir þú grundvallarrétti til að eiga samskipti við kjörna fulltrúa og opinbera þjóna. Með því að skilja hvernig opinber stofnun tekur við, fer hún og svarar ríkisboðskapnum geturðu hjálpað þér að rekja kerfið betur og gera raunhæfar væntingar um hvenær og hvernig þú færð svar.

Það sem áður var byggt á handskrifuðum bréfum og símtölum hefur náð til dæmis að senda tölvupóst, netform, félagsleg skilaboð og flókinn stafrænn vettvang. Þessi alhliða leiðarvísi mun ganga með þér um öll svið svarferlisstjórnarinnar frá því að skilaboðin þín eru færð til lokaupplausnar.

Skilningur á samskiptaleiðum stjórnvalda

Stjórnir nútímans bjóða borgurum upp á margar leiðir til að komast í snertingu við eigin kosti og dæmigerð viðbrögð við þeim tímum sem þeir eiga við að glíma.

Hefðbundnar samskiptaaðferðir

Þegar þú hringir á skrifstofur getur þú náð til þjónustuskrifstofu, sjálfsala eða haft samband við talhólf. Mörg fyrirtæki nota nú þjónustumiðstöðvar með þjálfað starfsfólk sem getur annaðhvort svarað spurningunni strax eða beint símtali til viðkomandi deildar.

Skrifuð bréf, þótt þau séu ekki eins algeng núna, eru enn viðurkennd og unnin af öllum opinberum stofnunum. Sumir borgarar kjósa þessa aðferð frekar til að kvarta eða þegar þeir búa til skjalfesta skýrslu um samskipti sín. Bókstafir eru yfirleitt skannaðir inn í stafrænt kerfi við kvittun og gerðir svipaðir og bréf.

Stafræn samskiptatæki

Dæmigerður viðbragðatími pósts, sem sendar eru til ríkissamskipta, er þrír til tíu dagar, þótt þetta geti verið breytilegt eftir stofnun og hve flókin fyrirspurn þín er.

Umfangsform og vefgáttir hafa aukist í auknum mæli vegna þess að þær leyfa stofnunum að safna upplýsingum á staðlaðu sniði. Þessar myndir fela oft í sér að draga úr valmyndum, gárunum og nauðsynleg svæði sem tryggja að stofnunin fái allar nauðsynlegar upplýsingar fyrirfram, sem hugsanlega flýta svörunarferlinu.

Félagsmiðlar eins og Twitter, Facebook og Instigraph hafa komið fram sem ný samskiptaleið fyrir stjórnvöld. Mörg fyrirtæki halda nú virkum félagslegum miðlum og svara fyrirspurnum um borgara gegnum þessi svið, einkum varðandi almennar upplýsingar eða opinberar upplýsingar.

Sérhæfð neyðartæki

Mörg staðarstjórnir hafa komið á 311 kerfi, án þess að það komi á óvart, hitalínur og stafrænir pallar þar sem íbúar geta skýrt frá málum eins og holum, skemmdum götuljósum eða beðið um þjónustu í borgum. Kerfin veita yfirleitt leitarnúmer svo þú getir fylgst með því hvort beiðni þín sé rétt.

Um beiðnir um opinber skjöl eða skjöl, upplýsingafrelsið (FIPA) á alríkisstiginu og svipuð opin skjöl í fylkinu og á viðkomandi stigi veita ákveðnar aðferðir. Beiðni þín mun fá skjótasta mögulega svörun ef hún er beint á FIO skrifstofu stofnunarinnar eða stofnunarinnar sem þú telur að hafi þær skrár sem þú leitar að.

Vista Sem

Um leið og skilaboðin berast til skrifstofu stjórnvalda er farið í kerfisbundið ferli sem er hannað til að tryggja að ekkert falli í gegnum sprungurnar.

Sjálfvirkt forritName

Mörg opinber ríkisstofnun notar sjálfvirk kerfi til að viðurkenna að skeytið sé sent. Þessi viðurkenning kemur venjulega með tölvupósti innan nokkurra mínútna eða klukkustunda og skilar nokkrum tilgangi: hún staðfestir að bréfið hafi verið tekið, gefur til kynna eða kennitölu til að leita að og setur vonir um hvenær hægt sé að búast við ófullnægjandi viðbrögðum.

Þessi sjálfvirku svör eru ekki endanleg svörun við fyrirspurn þinni sem þú hefur fengið. Þau eru einfaldlega að staðfesta að boðskapurinn hafi komið inn í kerfið. Að þekkja þig geta falið í sér upplýsingar um dæmigerða svörunartíma, tengsl við oftspurðra spurninga eða leiðbeiningar um að fylgja eftir ef þú ert að leita að efninu.

Bréfasniðun og forgangsrýmsla

Þegar móttakandi hefur verið móttekið eru skilaboðin flokkuð eftir ýmsum þáttum. skrifstofur stjórna yfirleitt flokka boðskipti með efni, bráðri bráð, flóknum og deild sem er best fær um að meðhöndla málið. Þessi flokkun getur verið að hluta til sjálfvirk með því að nota leitarforrit sem eru að þekkja hugbúnað, eða er hægt að gera það handvirkt af þjálfuðu starfsfólki.

Forgangsstig eru sett út á grundvelli eðlis rannsóknar. Neyðarástand, mál sem hafa áhrif á almannaöryggi eða tímaháð vandamál sem taka fram sem áður. Hefðbundnar upplýsingar eða almennar fyrirspurnir fylgja hefðbundnum tímamörkum um vinnslu. Mælt er með að mælingar á Agenies fyrir að leysa mál séu á bilinu 10 dagar til átta vikur, en það fer eftir margbreytileiki.

Háð há/ lágstöfum

Tegundir, einkum þeir sem fá mikið magn beiðnir, ættu að taka upp rafrænt tilfellastjórnunarkerfi og vefsamstæðar gáttir til að vinna úr beiðnim. Þessar vélar búa til stafrænt yfirlit yfir fyrirspurnina og fela það sérsniðið auðkenni og fylgjast með því í gegnum hvert þrep svarferlisins.

Nútíma gagnastjórnunarkerfi leyfa mörgum starfsfólki að nálgast upplýsingar samtímis, bæta við minnismiðum, setja inn skjöl og uppfærslustöðu í rauntíma. Þetta kemur í veg fyrir að viðbrögðin séu endurtekin og tryggir að tilfellið haldist ef það er milli deilda eða starfsfólks starfsfólks.

Starfsmanna- og deildadeilda er falið

Eftir að bréfið þitt er skráð og flokkað verður það að ná til rétta aðilans eða teymisins sem getur raunverulega tekið á áhyggjum þínum. Þetta útsláttarferli er nauðsynlegt til að tryggja að þú fáir nákvæmt og gagnleg viðbrögð.

Sérsniðin og sérhæfing deilda

Til dæmis gætu ríkisstjórnir haft aðskilda deildir til að flytja, heilbrigðisþjónustu, vernda umhverfið og taka þátt í þeim.

Embættiarnir sem oftast höfðu samband við voru meðal annars innanríkisstjórn Veterans, skattnefnd innanlandsþjónustu, almannatryggingastjórn, ríkis - og bandaríska ríkisráðuneytið og búsvæðaeftirlitið. þessar háborgarstofnanir hafa þróað hámagnað háþróuð kerfi til að hafa samband við sérhæfða starfsmenn.

Málarekstur og þjónustur sem eru í gildi

Ef þú hefur samband við skrifstofu hins útvalda fulltrúa, í stað þess að hafa samband við stofnun, þá fer fyrirspurn þín beint inn í annað en tengt ferli. Málataka vísar til þess að viðbrögð eða þjónustur þingsins veita hluta þingsins þér aðstoð, oft hjá alríkisstofnun.

Sameiginlegar beiðnir um mál fela í sér umsóknir um almannatryggingar, reynslufólk eða aðra alríkisávinninga; að fá greiðslu sem vantar frá alríkisstofnun eða aðstoð við að ganga í gegnum mál. Þegar starfsfólk hefur samband við stofnun fyrir hönd þína svara stofnanir almennt þessum fyrirspurnum, þótt það hafi siðfræðilegar leiðbeiningar sem stjórna því hvað fulltrúar geta og geta ekki gert.

Starfsálag Dreifing og starfsmannaumboð

Í hverri deild eru boðin á leiðinni meðal þeirra sem til fara. Sumar stofnanir nota sjálfvirkar birgðir sem byggja mál jafnt á núverandi vinnuálagi, en aðrir hafa yfirmenn sem fela mál sem byggjast á sérfræðiþekkingu starfsmanna, aðgengi og aðstæðum.

Starfsfólk, sem hefur fengið verkefni í þínu tilfelli, verður ábyrgt fyrir rannsóknum á þessu máli, að safna nauðsynlegum upplýsingum, leita ráða hjá vinnufélögum eða yfirmönnum eftir þörfum og gera upp við þig viðbrögð.

Endurskoðunar - og rannsóknarferlið

Þegar þú hefur samband við þann sem hefur fengið verkefni í söfnuðinum byrja þeir að skilja aðstæður þínar og ákveða viðeigandi viðbrögð.

Upplýsingar safnast saman og staðfesta

Til að fá svör við spurningum margra verður starfsfólk að safna viðbótar upplýsingum áður en það getur svarað. Það gæti falið í sér að fletta upp gögnum þínum í gagnagrunnum stofnunarinnar, leita eftir viðeigandi lögum eða reglum, fara yfir fyrri bréfaskriftir eða athuga stöðu umsóknar eða beiðni um að þú hafir lagt fram.

Í sumum tilfellum getur starfsfólkið þurft að hafa samband við þig til að fá skýringar eða auka upplýsingar. Flestar stofnanir beina athygli að því að senda bráðabirgðasvörun fyrir flóknari tilfelli á einhverjum tímapunkti tveimur til sex vikum eftir að kvittunin var tekin inn til að fá upplýsingar. Þessi bráðabirgðasamskipti upplýsa þig um að málið þitt sé virkað, jafnvel þótt endanleg yfirlýsing sé ekki enn tiltæk.

Lög og stefna

Viðbrögð stjórnvalda verða að fylgja gildandi lögum, reglum og stefnu stofnunarinnar. Til að fá flókin eða viðkvæm mál getur starfsfólk þurft að ráðfæra sig við lögleg ráð, stefnusérfræðinga eða yfirmenn áður en það svarar. Þetta endurskoðunarferli tryggir að upplýsingarnar sem gefnar eru séu nákvæmar og að allar aðgerðir séu lagalegar.

Einkalög hafa einnig áhrif á viðbrögð stofnana. Starfsfólk verður að staðfesta auðkenni þitt og heimild til að fá ákveðnar upplýsingar áður en það greinir frá persónulegum gögnum eða upplýsingum um þitt mál. Þess vegna krefjast stofnanir oft sérstakra sérkenna þegar þú leggur fram fyrirspurn.

Samhæfing milli ráðuneytisins

Í þessum tilfellum verður starfsfólk, sem annast mál þitt, að samræmast samstarfsmönnum á öðrum skrifstofum til að taka saman nákvæma svörun. Þessi samhæfing tekur lengri tíma en bætir úr skák að fá ítarlegra og nákvæmt svar við spurningunni.

Viðbrögð stjórnvalda

Viðbrögð stjórnvalda við skilaboðum almennings birtast í ýmsum myndum eftir eðli fyrirspurnarinnar og hvers þú ert að biðja um.

Upplýsingar

Margir borgarar spyrja um upplýsingar um hvernig eigi að sækja um forrit, hvaða skjöl þurfi að fá, hvar þeir skuli finna sérstakt form eða hvernig ákveðin lög eða reglur eigi við um aðstæður þínar. Upplýsingar veita nánari upplýsingar, oft með tengslum við viðeigandi vefsíður, eyðublöð eða önnur úrræði.

Þessi svör gætu útskýrt kröfur sem gerðar eru til stjórnvalda, skýrð skilamörk fyrir umsóknir eða áfrýjun, gefið upplýsingar um viðeigandi skrifstofu eða vísað þér á tiltækar auðlindir þar sem þú getur fundið nákvæmari upplýsingar. Aðildarskrifstofur vísa oft til viðeigandi aðila, og taka stundum saman og leggja fram tengsl eða tilvísunarefni á skrifstofum þeirra til að aðstoða við þessar fyrirspurnir.

Uppfærslur og framvinda

Ef þú ert að spyrjast fyrir um stöðu umsóknar, beiðni eða tilfelli sem þegar er í gangi, þá er svörunin yfirleitt uppfærð um hvar hlutirnir standa. Þetta gæti falið í sér upplýsingar um hvaða tíma í vinnslu umsóknarinnar hafi náðst, hvort þörf sé á frekari upplýsingum, áætlaðar tímasetningar til að ljúka eða skýringar á því hvort seinka eigi.

Ef um er að ræða atriði sem eru í gangi getur verið að þú fáir margar uppfærslur með tímanum þegar tilfellið tekur framförum á mismunandi stigum endurmats eða vinnslu.

Svörun sem ekki hefur náðst svörun

Sumar skilaboð krefjast þess að stjórnvöld taki til sérstaka aðgerða frekar en að veita upplýsingar. Viðbrögð sem eru skilgreind gætu falið í sér að vinna úr umsókn, leiðrétta villu í skránum þínum, senda út greiðslu eða endurgreiða, skipuleggja komu eða skoðun eða hefja rannsókn á kvörtun.

Þegar þörf er á aðgerðum skýrir svarið venjulega hvað gera skuli, hvenær á að ljúka og hvaða skref sem þarf til að fylgja eftir. Þú gætir einnig fengið boð sem þú þarft að gera eftir að aðgerðinni lýkur.

Ábending

Stundum er skrifstofan sem þú hefur samband við ekki rétt á að taka á þessu máli. Í slíkum tilfellum færðu tilvísunarbréf sem vísar þér á rétta stofnunina, deildina eða skrifstofuna. Góð yfirlýsing segir þér ekki bara að þú hafir samband við rangan stað, heldur veita þeir þér nákvæmar upplýsingar um hver geti hjálpað þér, þar á meðal upplýsingar um hvernig þú getir haft samband við hana og hvenær, þegar mögulegt er, stutta skýringu á því hvers vegna það er viðeigandi að þú berir áhyggjur af því.

Stundum getur skrifstofan sem þú hafðir fyrst samband við sent skilaboðin til rétta deildar fyrir þína hönd og sparað þér það skref að sleppa fyrirspurn þinni.

Beiðnir um frekari upplýsingar

Ef stofnunin þarf frekari upplýsingar frá þér áður en hún svarar til fulls færðu frekari upplýsingar. Þessi svörun skýrir hvers vegna það er nauðsynlegt, hvernig á að láta í té þær og hvað gerist þegar stofnunin fær þær.

Ef þú svarar þessum beiðnim tafarlaust er auðveldara að koma í veg fyrir að þú losir við fyrirspurnina. Stofnunin getur venjulega ekki haldið áfram þar til þú hefur fengið þær upplýsingar sem þú baðst um.

Viðbrögð við tímanum og það sem snertir þá

Ein algengasta spurningin er "hversu langan tíma tekur að fá svar?" Svarið er mjög breytilegt eftir ýmsum þáttum.

Hefðbundnar svörunartímar

Hægt er að svara einföldum upplýsingum innan nokkurra daga, en flókin tilfelli, sem krefjast rannsókna, samhæfingar eða réttar endurskoðunar, geta tekið nokkrar vikur eða jafnvel mánuði.

Venjulega fer fram beiðnir um ferlið í röð kvittunarinnar. Tíminn sem tekur að bregðast við beiðni er breytilegur eftir því hversu flóknar beiðnirnar eru og hvaða svar sem er í boði á netinu.

Margar stofnanir gefa út svar sinn á vefsetrum sínum eða sjálfvirka viðurkenningu sína og gefa þér almenna hugmynd um hvenær megi búast við svari þótt raunverulegir viðbragðstímar geti verið breytilegir.

Atriði sem hafa áhrif á viðbrögð

Nokkrir þættir sem hafa áhrif á það hversu fljótt þú færð svar. Það flókna sem þú hefur rannsakað er ein af stóru spurningunum sem eru með skýr svör, eru að hverfa miklu hraðar en mál sem krefjast mikillar rannsóknar, lagagreiningar eða samhæfingar í mörgum deildum.

Um leið og mikið er af upplýsingum um fyrirtækið hefur það einnig áhrif á viðbrögð þess. Á hámarkstímabilum eða eftir meiriháttar atburði sem valda mikilli snertingu við borgara geta viðbrögðin verið lengri en venjulega. Starfsfólk og aðgengi innan stofnunarinnar hefur einnig áhrif á vinnsluhraða.

Nákvæmni upphafsboðskaparins. Ef þú veitir allar nauðsynlegar upplýsingar fyrir fram, þar með talið viðeigandi tilfellanúmer, dagsetningar, nöfn og sérstakar upplýsingar um aðstæður þínar, getur starfsmaður byrjað að vinna að málinu strax. Ófullkomnar fyrirspurnir krefjast aftur og aftur samskipta til að afla upplýsinga sem vantar, sem lengir heildartímalínu þína.

Útbreidd ferli

Sumar aðstæður krefjast þess að hægt sé að búast við neyðartilfellum, málum sem hafa áhrif á öryggi fólks eða tilfellum sem koma fram við yfirvofandi skilafresti, sem venjulega eru í forgangi í vinnslu. Beiðni verður veitt ef ekki er hægt að búast við að meðferð sem beitt er í fyrsta lagi ógnar lífi eða líkamlegu öryggi þess. Í öðru lagi, ef áríðandi er að upplýsa almenning um starfsemi opinberrar eða ímyndar opinberrar opinberrar stjórnar, ef einstaklingur sem fyrst og fremst er að dreifa upplýsingum, verður hafnað.

Ef þú telur aðstæður þínar krefjast þess að þú takir við þeim er ljóst að þú getur útskýrt hvers vegna þú færð bréf í upphafi og látið í té skjöl ef þau eru til staðar.

Gæðaeftirlit og starfsferilar

Áður en þú færð svar er það venjulega notað í gæðastjórnun og samþykkisferlum til að tryggja nákvæmni, fullkomna og viðeigandi notkun.

Stķrtíðleg upprifjun

Mörg ríkisstofnunar krefjast eftirlits yfir viðbrögðum áður en þau eru send, einkum vegna flókinna tilvika, viðkvæmra mála eða samskipta sem setja stefnu og fordæmi. Supervisers athuga að viðbrögðin ná nákvæmlega til rannsóknarborgara, veita réttar upplýsingar, samræmist viðeigandi lögum og stefnum og halda viðeigandi tón.

Þessi endurskoðun eykur tíma okkar að svörunartíma en tryggir gæði og stöðugleika í samskiptum stjórnvalda.

Lögleg og annasöm athugun

Fyrir vissar gerðir af svörum, einkum þeim sem fela í sér lagalega túlkun, löggæsluaðgerðir eða útgáfu skjala sem eru í gildi samkvæmt skilmálum upplýsingalaga, getur starfsfólk sem er að fara yfir tillagana áður en það er sent. Þetta tryggir að stofnunin gefur ekki upp ķvart varnar upplýsingar, gefi löglega óviðunandi fullyrðingar eða skuldbindur sig til aðgerða utan þess yfirvalds.

Nákvæmni

Starfsfólk staðfestir nákvæmni upplýsinga áður en það er talið með í svörum. Þetta gæti falið í sér að kanna vandlega upplýsingar gegn áreiðanlegum heimildum, staðfesta núverandi stöðu forrita eða tilfella eða tryggja að upplýsingar um tengiliði og auðlindir séu komnar fram í dag.

Svörunaröflun

Ūegar svörun er endanleg og samūykkt, er hún afhent ūér um sömu rás og ūú notađir til ađ hafa samband viđ stofnuninni, eđa međ ykkar eigin samskiptaađferđ ef ūú skilgreindir hana.

Svörunarsnið

Tölvupóstur er algengasta sniðið fyrir samskipti stjórnvalda, þeir eru fljótir, búa til sjálfvirka skrá fyrir báða aðila og auðvelda þeim að nota viðhengi eða tengsl við aukaefni.

Um formleg mál eða þegar krafð er eftir lögum geta opinberar stofnanir sent bréf með pósti sem oft er notað til að taka opinberar ákvarðanir, aðvaranir eða þegar samskipti við borgara, sem ekki hafa aðgang að tölvupósti, eru notuð.

Í síma eru hringt í aðra þegar áríðandi er, þegar persónulegar umræður eru gagnlegar eða þegar farið er eftir flóknum málum.

Handbækur og gagnaflutningskerfi

Samtökin halda skrár um samskipti við borgara. Þessi skjöl þjóna margvíslegum tilgangi: þau skapa sögu samskipta þinna við stofnunina, gefa til kynna að ef spurningar vakna síðar, styðji ábyrgð og gegnsæi, og hjálpa stofnuninni að hafa stefnuna á sviðinu og bæta þjónustu.

Þú ættir einnig að halda skrá yfir opinber samskipti, þar á meðal afrit af skilaboðum sem þú sendir, svör sem þú færð, tilvísun eða tilvik, nöfn starfsmanna sem þú talar við og dagsetningar allra samskipta.

Fylgja eftir og halda áfram samskiptum

Fyrsta rannsókn þín og viðbrögð stofnunarinnar geta verið aðeins upphafið að sífelldum samræðum, einkum um flókin mál.

Hvenær á að fylgja eftir

Ef þú hefur ekki fengið svar innan þess tímaramma sem stofnunin gefur upp, er rétt að fylgja eftir. Þegar þú segir frá upprunalegum skilaboðum þínum, skaltu hafa í huga hvenær þér var gefið og spyrja kurteislega um stöðu fyrirspurnarinnar.

Þú ættir einnig að fylgja eftir ef viðbrögðin sem þú fékkst koma ekki að fullu fram í spurningu þinni, ef þú þarft að skýra eitthvað í svarinu, ef aðstæður þínar hafa breyst frá því að þú varst að spyrja þig um þetta í upphafi eða ef þú hefur aðgang að viðbótarupplýsingum sem gætu haft áhrif á þitt tilfelli.

Framfarir

Ef þú ert ekki ánægður með viðbrögðin sem þú færð eða ef mál þitt er enn óleyst, þá er það að finna vaxandi aðferðir sem fela í sér að biðja um að hafa samband við yfirmann, senda formlega kvörtun eða áfrýjun, hafa samband við stofnuninni Bombudsman eða leita aðstoðar kosinna fulltrúa.

Ombudsman are charged with collecting and evaluating all of the facts regarding a matter as a neutral investigator. They determine if there was an error, unfairness or harm by the agency involved, or no basis to the complaint. Many government agencies have ombudsman offices that serve as neutral parties to help resolve disputes between citizens and the agency.

Aðstoð þingsins

Þegar ríkisborgarar eiga erfitt með að svara eða leysa vandamál með venjulegum hætti geta þeir leitað hjálpar fulltrúa þingsins.

Alríkisstofnanir eru oft móttækilegar fyrir áhyggjum þingsins, þó að það séu takmörk fyrir því hve mikið fulltrúar geti gripið inn í ákvarðanatökuferli stofnunarinnar. Samtök geta beðið um upplýsingar um mál þitt, hvetja til íhugunar, skipuleggja útnefningu og framkvæma svipaða þjónustu til að hjálpa þér að færa málið fram.

Samskipti tækninnar og stjórnarinnar nú á tímum

Tæknin hefur gerbreytt því hvernig stjórnvöld eiga samskipti við borgara og gera það yfirleitt hraðar, gegnsæi og aðgengilegra.

Samskiptin eru ekki í lagi

Stjórnkerfi nútímans notar sífellt flóknari samskiptareglur til að fylgjast með og stjórna samskiptum almennings. Stjórnkerfi sem stýrir stjórninni hefur samband við samskipti og tryggir að allar beiðnir séu raknar frá upphafi til að ljúka. Með því að bæta afköstum og ábyrgð styrkja það opinber embætti samband við þau samfélög sem þeir þjóna.

Þetta kerfi gerir starfsfólki kleift að komast að allri sögu um samskipti við borgara, finna tilfelli um hvert ferli, gera skýrslur um viðbrögð við þeim og algeng atriði og benda á stefnu sem gæti bent til almennra vandamála sem kalla á athygli.

Gáttagátt og sjálfvirknisvalkostir

Mörg stofnanir bjóða nú upp á gáttir á netinu þar sem borgarar geta lagt fram beiðnir, fundið stöðu sína, sendingarskjöl og fengið svör á einum stað. Þessar gáttir veita þér gegnsæi og þægindum og leyfa þér að athuga stöðu þína hvenær sem er án þess að hringja eða senda tölvupóst.

Sjálfstæðir valkostir, þ.m.t. yfirgripsmiklar SATQ, spjallvélar og þekkingargrunnar, gera borgarumsendum kleift að finna svör við algengum spurningum án þess að bíða eftir svari við starfsfólki. Á meðan þessi tól ráða ekki við flóknar eða sérstakar aðstæður, þá eru þau frábær fyrir venjulegar upplýsingar.

Gervigreind og sjálfvirk

Altermic mixtúru, sem er notuð til að endurvekja verkefni, veitir aðgang að upplýsingum og persónulega reynslu notanda. Al-eilingar-knúnar spjallþjarkar geta svarað spurningum oft (FQ), tímasetningartíma og með því að fara eftir grunnbeiðnum, og að losa menn við menn til að fá flóknari fyrirspurnir.

Alkerfi geta einnig hjálpað við að leita til viðeigandi deilda, bent til þess að viðeigandi úrræði byggist á innihaldi boðskaparins og benda á áríðandi tilvik sem þarfnast tafarlausrar athygli.

Aðgengi á ferðafæri

Með því að nota ferðatæki og vefsetur á farsíma er auðveldara að hafa samband við skrifstofur yfirvalda hvar sem er. Mörg ríki hafa app sem gerir íbúum kleift að tilkynna um málefni sín, biðja um þjónustu og fá tilkynningar um mál sín beint á snjallsímana.

Sérstakt álit á mismunandi beiðnum

Mismunandi samskipti stjórnvalda fylgja ýmsum ferlum og hafa mismunandi kröfur.

Upplýsingafrelsi

Beiðni um opinberar skrár í FIOA eða opinber opin skjöl fylgja ákveðnum starfsreglum. Beiðnin verður einfaldlega að vera skrifleg og með góðu móti lýsa þeim skrám sem þú leitar að. Flest alríkisstofnun samþykkja nú FIOA beiðnir á rafrænan hátt, þar á meðal með vefformi, tölvupósti eða faxi.

FÓVA krefst ekki stofnunar til að búa til nýjar skrár eða framkvæma rannsóknir, greina gögn eða svara spurningum þegar þú svarar beiðnim. Þú ert að biðja um núverandi skrár, ekki biðja stofnunin um að safna saman nýjum upplýsingum eða svara spurningum.

FÓMA svörun getur tekið lengri tíma en aðrar samskiptaleiðir stjórnvalda þar sem starfsfólk verður að finna upplýsingar sem eru móttækilegar fyrir, skoða þær fyrir undanþágu, verja efni og undirbúa skýrslurnar fyrir útgáfu.

Kvörtunar og Grievances

Óformlegar kvartanir um þjónustu við stjórnvöld, starfsmennsku eða ákvarðanir stofnunarinnar koma oft af stað sértækri rannsókn og viðbrögðum. Þessar aðferðir eru hannaðar til að tryggja sanngjarna og ítarlega umfjöllun um áhyggjur þínar.

Útskýra viðbrögðin skýra yfirleitt hvaða rannsókn var gerð, hvaða niðurstöður voru gerðar, hvaða aðgerðir (ef einhver) verða teknar og hvaða rétt maður hefur ef maður er ósammála niðurstöðunni.

Þjónustubeiðnir

Beiðni um þjónustu á vegum stjórnvalda, svo sem leyfi, leyfi, próf, eftirlit eða viðgerðir til opinbers grunnkerfis sem rekja má til þeirra frá fyrstu beiðni til enda. Þú getur oft athugað stöðu beiðnir um þjónustu á netinu með því að nota leitarnúmer.

Svörin við þjónustu eru yfirleitt upplýsingar um hvenær þjónustan muni fara fram, hvaða skref skuli veita og hverjir eigi að hafa samband við ef spurningar eða áhyggjur koma upp.

Ráð til að eiga árangursrík tjáskipti við stjórnvöld

Þú getur bætt líkurnar á að þú fáir skjót og gagnleg viðbrögð með því að fylgja einhverjum bestu starfsháttum þegar þú hefur samband við skrifstofur stjórnvalda.

Vertu skýr og auðgreind

Segðu greinilega hvers þú ert að biðja um eða hvaða mál þú þarfnast hjálpar, láttu í ljós nákvæmar upplýsingar, þar á meðal dagsetningar, nöfn, kennitölur og aðrar upplýsingar.

Ef þú spyrð margra spurninga, númera þá eða notar skotpunkta, þá er auðvelt fyrir starfsfólk að tryggja að það fari á heimilisfang hvers og eins.

Leggja fram allar upplýsingar

Meðtaldar allar upplýsingar gæti stofnunin þurft að svara fyrirspurninni. Þetta gæti falið í sér fullt nafn og upplýsingar um tengiliði, viðeigandi kennitölu (númer opinberrar öryggis, ökuskírteinisnúmer, tilfellanúmer o.s.frv.), dagsetningar fyrri samskipta eða umsóknar og afrit af viðeigandi skjölum.

Að veita heild sinni aðgang að upplýsingum kemur í veg fyrir tafir vegna stofnunarinnar sem þarf að hafa samband við þig til að fá frekari upplýsingar.

Nota hægri rás

Hafðu samband við ákveðna skrifstofu eða deild sem ber ábyrgð á þínu máli í stað þess að senda skilaboðin í almennan pósthólf. Athugaðu vefsetur stofnunarinnar til að finna viðeigandi upplýsingar um hvernig þú hefur leitað upplýsinga um viðkomandi tegund.

Ef ūú ert ķviss um hvađa skrifstofu ūú vilt hafa samband er betra ađ hringja og biđja um ađ senda skilabođin ūín á rangan stađ og láta senda ūau milli deilda.

Vertu atvinnumaður og dómstóll

Þótt það sé skiljanlegt að vera pirraður ef maður á við vandamál að stríða, þá hefur það yfirleitt betri árangur að halda uppi faglegum og kurteisum tón í samskiptum sínum.

Ef þú ert óánægður með hvernig farið hefur verið með málið er viðeigandi að kvarta og áfrýja.

Halda færslum

Halda skrá þinni yfir öll samskipti við ríkisstofnanir. Vista afrit af pósti, bréfum og á netinu sem þú sendir inn. Skrifaðu niður nöfn fólks sem þú talar við í síma ásamt dagsetningu og tíma samtalsins og um það sem rætt var um. Hafðu í huga að þú hefur fengið lista yfir öll mál.

Þessi skjöl eru ómetanleg ef þú þarft að fylgja eftir, auka ágreining eða vísa í fyrri samskipti.

Sýndu þolinmæði en vertu þrautseigur

Látum stofnuninni standa á sama um mikið magn af fyrirspurnum sem gerðar eru af starfsfólki og fjármunum.

Ef fyrri fyrirspurn þín sker ekki úr um deilu þína skaltu halda áfram að vinna með viðeigandi rásum sem fara fram á umsjónarstörf, áfrýjun eða aðstoð kosinna fulltrúa ef þörf krefur.

Skilningur á takmörkum stjórnarinnar og stjórnsýslu

Það er gagnlegt að skilja að kröfur yfirvalda eru gerðar þar sem þetta samhengi getur hjálpað til við að gera raunhæfar kröfur.

Lög og svik

Jafnvel þótt starfsfólk í stofnuninni vilji hjálpa þér á einhvern hátt er það bannað með lögum að gera það.

Ūegar skrifstofa segir ađ hún geti ekki gert eitthvađ sem ūú hefur beđiđ um er ūađ oft vegna ūess ađ lögleg eđa stjķrnunarskylda hindrar ūađ, ekki vegna ūess ađ ūeir vilja ekki hjálpa.

Einkalíf og trúnaðarkröfur

Einkalög takmarka það sem skrifstofur geta birt og hverjum, og verð að staðfesta auðkenni þitt og heimild til að fá upplýsingar áður en þú ert látinn ganga úr skugga um hvernig málið hefur verið rætt við þig nema þú hafir lagalegt umboð til að fá aðgang að þeim upplýsingum.

Þessar hömlur eru til að vernda einkalíf allra, þar á meðal þín þegar aðrir spyrja um upplýsingar þínar.

Auðlindatakmarkanir

Með ströngum fjárhagsáætlunum, takmörkuðum starfsliði og mikilli eftirspurn eftir stuðningi eiga margar stofnanir erfitt með að halda í við það magn sem beðið er um.

Að skilja þessa tilhneigingu þýðir ekki að þiggja illa þjónustu en það skýrir hvers vegna viðbrögðin taka stundum lengri tíma en þú vilt.

Hlutverk glærleika og ábyrgðar

Stjórnsýsluleg samskipti beinast sífellt meira að því að sýna almenningi eigi ekki að standa á sama um það hvernig þeir eigi að standa sig.

Opinberar skrár og opin stjórn

Lög eins og Open Records Beidence Act og Free of Information Act voru veitt til að auka glærleika milli stjórnvalda og innihaldsefna. Óaðskiljanlegur hluti af nútímaþjónustuáætluninni sem inniheldur hluta af nútímaþjónustum sem fela í sér ORRA, FIAOA, dómsskrár og aðrar algengar tegundir.

Þessi lög endurspegla þá meginreglu að stjórnvöld tilheyri fólkinu og að þegnarnir hafi rétt til að vita hvað ríkisstjórn þeirra er að gera.

Afköst og skýrslugjöf

Mörg opinber ríkisstofnuna hafa að geyma upplýsingar um þjónustu og opinbera þjónustu sem tengjast þáttum, þar á meðal fjölda fyrirspurna sem borist hafa, meðaltíma viðbragða, tegundir málefna sem hækkað er í og ámat viðskiptavina á ánægju. Þetta hjálpar stofnunum að koma auga á hvar á að bæta sig og gerir þær ábyrgar fyrir þjónustu gæðum.

Yfir 60% Bandaríkjamanna segja að tímabær tjáskipti fulltrúa sinna hafi bein áhrif á traust þeirra á frammistöðu stjórnvalda og leggi áherslu á mikilvægi þess að samskipti stjórnvalda séu móttækileg.

Stöðug framför

Stjórnvöld beita sífellt umsögnum frá ríkismiðlunum til að bæta þjónustu sína, stefnu og starfshætti. fyrirspurnir þínar og kvartanir hjálpa ekki aðeins til við að leysa aðstæður þínar einstaklingsbundið, að þær leggi sitt af mörkum til gagna sem stofnanir leggja mat á til að greina altæk mál og tækifæri til að bæta þau.

Horft fram á við: Framtíð tjáskiptis stjórnvalda

Samskipti stjórnvalda halda áfram að þróast með því að efla tæknina og breyta væntingum almennings.

Aukin stafræn samþætting

Framfarirnar í þjónustu hins stafræna stjórnvalda munu halda áfram og fleiri stofnanir bjóða upp á víðtækar gáttir á netinu, snjallar appar og samþætt þjónustupall. Þessi tól auðvelda til að leggja fram beiðnir, fylgjast með framförum þeirra og svara án þess að þurfa að heimsækja skrifstofur í eigin persónu eða hringja.

Endurbættur persónulegur eiginleiki

Líklega munu fjarskiptakerfi hins síðara bjóða upp á persónulegri reynslu, og nota gagnagagnafræði til að skilja þarfir einstakra borgara og veita sérsniðnar upplýsingar og þjónustu.

Meiri aðgengi

Ef þú leggur þig fram við að bæta aðgengi tryggir það að samskiptaleiðir stjórnvalda virki fyrir alla borgara, þeirra á meðal þá sem eru með fötlun, þá sem tala önnur tungumál en ensku og þá sem eru í dreifbýli eða öðrum löndum.

Raunverulegt tímabil

Þegnar búast æ meira við raunverulegum eða nánast raunverulegum viðbrögðum, líkt og þeir kynnast þjónustu einkageira. Þó að stjórnvöld séu í sérstökum tengslum við sérstakar hömlur, eru margir að vinna að því að draga úr svörunartíma með því að nota sjálfvirka ferlið, bæta ferla og betri auðlindafærslu.

Niðurstaða

Frá því að þú færð skilaboðin þín og færð þau til að gefa þér kraft til að ræða betur við opinberar stofnanir og gera þér raunhæfar væntingar um ferlið. Frá þeirri stundu sem boðskapurinn er skráður, með flokkun og verkefni, rannsóknum og endurskoðun, endanlegum viðbrögðum og eftirfylgni, er hvert skref til þess að tryggja að þú fáir nákvæmar, viðeigandi og gagnlegar upplýsingar eða aðstoð.

Þótt það virðist stundum hægt eða kerfisbundið er það hannað til að tryggja sanngirni, nákvæmni, löglega hlýðni og ábyrgð. Með því að vita hvað gerist á bak við tjöldin er hægt að rata betur um kerfið, láta upplýsingamiðlana fá, nota rétta samskiptaleið og fylgja þeim eftir þegar þörf krefur.

Mundu að starfsmenn stjórnvalda eru opinberir starfsmenn sem vinna að því að hjálpa borgurum að rata um flókin kerfi og nálgast þá þjónustu og upplýsingar sem þeir þarfnast.

Þegar tæknin heldur áfram að þróast og væntingar almennings þróast, munu tjáskipti stjórnvalda halda áfram að batna, verða fljótari, gagnsæiri og aðgengilegri. Trú ykkar við stjórnvöld með fyrirspurnum, kvörtunum og viðbrögðunum mun halda áfram að bæta þetta, hjálpa stofnunum að skilja þarfir borgara og fága þjónustu þeirra í samræmi við það.

Hvort sem þú leitar upplýsinga, biður um þjónustu, tilkynnir vandamál eða biður um hjálp til að koma á fót ríkisáætlunum, þá hefur þú nú fullan skilning á því hvaða ferðalög þú tekur og hvernig opinberar stofnanir vinna að því að bregðast við þörfum þínum. Þessi vitneskja hjálpar þér að verða skilvirkari talsmaður fyrir sjálfa þig og stuðlar að betri samskiptum í þágu stjórnvalda.

Viðbótarauðlindir

Til að fá frekari upplýsingar um samskipti við ríkisstjórnir skaltu íhuga að skoða þessar gagnlegu auðlindir:

  • ] USA.gov - Opinberi leiðbeinandinn til opinberra upplýsinga og þjónustu, býður upp á yfirgripsmiklar upplýsingar um tengsl við alríkisstofnanir og aðgang að opinberum forritum. Heimsókn https://www.usa.gov til almennra upplýsinga og samskiptaupplýsingar.
  • _FIO.gov - Mið vefsetur fyrir Frelsisvísanir upplýsingalaga, sem veitir leiðbeiningar um að biðja um opinberar skrár og fylgjast með beiðnim þínum. Aðgangur að henni á https://www.foia.gov til að læra um opinbera beiðnir.
  • Congres.gov [1] - Finndu upplýsingar um fulltrúa þingsins og lærðu um þjónustu hlutans sem þeir veita. Þessi auðlind hjálpar þér að skilja hvernig þú getur leitað aðstoðar kjörinna embættismanna þegar þörf krefur.
  • Þitt ríki og staðværar stjórnarsetur [3] - Flest ríki, sýsla og bæjarstjórnir halda á vefsíðum með upplýsingum um tengiliði, gáttum á netinu og leiðbeiningum um samskipti við ýmsar deildir og skrifstofur.
  • ] Vefsvæði stjórnarinnar - Vefsetur einstakra fyrirtækja eru venjulega á meðal ANCQ, upplýsingar um tengiliði, vefeyðiblöð og leiðbeiningar sem eru sértækar fyrir þá þjónustu og forrit stofnunarinnar, og gera þau að undanteknum til að leita upplýsinga.

Međ ūví ađ nota ūessi úrræđi og beita ūekkingunni sem ūú hefur öđlast af leiđsögunni verđur ūú vel færđ til ađ hafa samskipti viđ stjķrnarstofnanir á öllum stigum og rata međ trúnađ.