Skilningur á því hvernig þú getur náð til löggjafa: Easy-hlé

Hið mikilvæga hlutverk lýðræðismanna

Þegar þú sendir kveðju, áhyggjuefni eða tillögu til löggjafa er ekki nóg að senda orð sem eru grundvallarréttur í aðildarríkjunum og stuðla að því að upplýsingar sem mótast. Ef þú skilur hve margbrotið ferðalag þú tekur að þér getur það breytt því hvernig þú nálgast borgaralega trúlofun og gert hvert samskipti markvissari og áhrifameiri.

Löggjafar á öllum stigum stjórnar treysta á innþætti til að taka upplýstar ákvarðanir. Á meðan skoðanakönnun, vaxtahópar og umfjöllun um fjölmiðla veitir þeir víðtækar vísbendingar, bein bréfaskipti veita kyrningaskil í hvaða áhrif stefnur hafa á raunverulegt fólk. Boðskapurinn er því ekki bara kurteisi, hann er gagnaviðmiðill lýðræðisferlisins. Þessi niðurbrot mun leiða þig um hvert svið ferðalagsins, frá fingurgómum þínum til lagagerðarmannsins og veita aðgerðir til að tryggja að rödd þín sé heyrð skýrt og árangursríkt.

Slóðin að boðskap þínum: Fjölrása Journey

Í reynd er þetta ferli skipulegra og felur í sér nokkra af af ásettu ráði að stjórna bindi, tryggja nákvæmni og forgangsmuni með tilliti til mikilvægis og þýðingar.

Fyrsta þrep: Frumupptaka og síun af starfsliði

Í dæmigerðri löggjafarskrifstofu eða ríkislegri löggjafarskrifstofu er tiltekið teymi af útnefndum fyrirtækjum, oft kallað bréfastjórar eða aðstoðarmenn sem löggjafar eru löggjafarstjórar, sem sjá um að senda tölvupóst, tölvupóst og símtöl. Þessir einstaklingar eru þjálfaðir í að flokka skilaboð í flokka: mál sem flokkast sem tengjast lögbrotum, mál sem tengjast opinberum stofnunum, fund og almenna kveðju eða almenna þakkargjöf.

Á þessu stigi vinnur starfsfólk nokkur mikilvæg verk. Þeir skráa dagsetningu, tíma og samskiptaaðferð. Þeir staðfesta að sendandinn búi innan umdæmis löggjafans eða að hann sé í lykilskrefi þar sem flestir kjörnir embættismenn setja fram þá sem hann er að bera fram eigin hluta. Skilaboð utan lögsagnar geta verið með minni virðingu en þau bera minna vægi. Starfsfólkið fær einnig skilaboð sem innihalda hótanir, áreitni eða augljóslega óviðeigandi efni, sem eru meðhöndluð samkvæmt öryggisreglum. Þessi síur tryggir að takmarkaður tími löggjafa er notaður á löglega, undirliggjandi inntak.

Annað skref: Kattarröð og trúarjátning

Þegar starfsfólkið hefur verið skráð flokkar það hvert bréf eftir viðfangsefni. Nútímakerfi nota oft OCR og leitarorð til að merkja bréf sjálfkrafa. Til dæmis er tölvupóstur með orðunum "almennt," "Medicare" og "endurgreiðsla" merkt undir heilbrigðisreglu. Þessi flokkun gerir skrifstofunni kleift að flytja þau boð sem eru að búa til mestu stafsetninguna, og býr til rauntíma breytumerki sem eru til.

Bréf eru einnig yfirveguð af forgangi. Handskrifað bréf frá langtíma leiðtoga eða stuttri stefnu frá sérfræðingum í viðfangsefni getur verið aukið til að fara yfir efni sem er fljótara. Það er mun líklegra að gerð bréfa eða keðjubréfa, en samt talið, séu oft samanlögð og hámerkt en ekki lesa þau hvert fyrir sig. Þar getur bréf þitt greint sig: persónulegur, hugulsamur miði er mun líklegri til að vera flaggað sem hásteðjandi en venjulegt snið.

Ūriđja skref: Sameining löggjafans

Enginn löggjafi hefur tíma til að lesa öll bréf sem koma, en í staðinn tekur starfsfólk saman daglega eða vikulega yfirlitsskýrslu sem leggur áherslu á lykilatriði, áberandi aukaefni og heildarrúmmál bréfaskrifta sem eru sérstaklega sannfærandi í kennslunum sem eru hugsanlega vegna þess að þau innihalda eigin sögu, nýtískulega yfirsýn eða ítarlega greiningu á stefnu, sem starfsfólkið getur tengt upprunalegu skilaboðunum beint við yfirlitið.

Þessi yfirlitsskref eru mikilvæg. Það gerir þúsundir skilaboða óstarfhæfa til aðgerðanlegra upplýsinga. Löggjafinn sér kannski að 70% pósts í vikunni einbeiti sér að skattaumbótum, með 60% sem styður ákveðna ráðstöfun og 40% á móti henni. Vopnaður með þessi gögn getur löggjafinn tekið ákvarðanir sem endurspegla vilja þeirra. Skilaboð þín, ef þau eru vel sett, geta orðið ein af þeim sögum sem starfsfólk velur að leggja áherslu á, gefið þau áhrif sem hafa á þá.

Fjórði kafli: Lagamaðurinn endurskoðaði og svaraði

Löggjafinn fer yfir yfirlitið og merkt bréf, oft á ferðatímum, milli samkomu eða í lok dagsins. Til að fá flókin eða mjög viðkvæm atriði getur löggjafinn beðið um aukalegt samhengi eða beðið starfsfólk um að fá svar. Mörg skrifstofur hafa forviðurkennt mót fyrir sameiginleg atriði, en einstök skilaboð fá oft sérsniðin svör.

Hugulsamt svar kann að viðurkenna viðhorf þitt án þess að gera eitthvað ákveðið, en sú staðreynd að þú fékkst svar gefur til kynna að boðskapur þinn hafi lokið allri ferðinni og hafi verið talinn ákveðinn.

Samskipti: Að velja sér rétta leið

Hver rás hefur sína kosti og takmörk og skilningur á þessum sneiðmyndum getur hjálpað þér að velja þá aðferð sem hentar þér best.

Netfang: Vinnuhestur sem á erfitt með að halda uppi samræðum

Tölvupóstur er langalgengasta aðferðin til að ná til löggjafa, til að reikna út meirihluta skilaboða sem nálgast. Það er auðvelt, auðvelt að rekja og leyfir nánari viðföngum og viðhengjum. c Þingskrifstofur nota háþróuð póststjórnunarkerfi sem sjálfkrafa raða, telja og flokka inn skilaboð. Þetta er frátakið í tölvupósti til að sýna fram á víðtækan stuðning eða andstöðu við málefnamál, einkum þegar þau eru samstillt með átaksherferð.

Hins vegar er mjög hagkvæmt að nota tölvupóstinn líka veikleiki. Há-rúmmálsherferð getur myndað þúsundir af nákvæmlega eða nær-nefnalegum skilaboðum sem starfsfólk getur verið hávaxið en ekki lesið. Til að fá póstmeðferð skaltu skrifa efnislínu sem er nákvæm og viðeigandi, ávarpa löggjafann með nafni og innihalda fullt heimilisfang á götu til að staðfesta búsetu. Persónulegt tölvupóstur sem nefnir staðbundin horn eða persónuleg tengsl við málið mun nánast alltaf fá meiri athygli en snið.

Símtal: Persónulegt og nærlegt.

Þegar þú hringir á skrifstofu löggjafa er yfirleitt hægt að vekja skjóta athygli á þeim sem gefur upp nafn þitt, heimilisfang og efni símtalsins.

Það sem er niður á við er að símtal eru stutt og sjaldan leyfið þeim að ræða um stefnuskilmál. Starfsmaðurinn hefur kannski takmarkaðan tíma og getur aðeins veitt athygli stöðu þinni á einu eða tveimur málum. Til að ná hámarksáhrifum skaltu undirbúa stutta handrit sem segir nafn þitt, staðsetningu, frumvarp eða útskýringu sem þú hringir um. Vertu kurteis og hnitmiðaður; það er síður líklegt að þagnandi sé með skilaboðin rétt.

Handskrifuð bréf: Áhrif gamalla-skóla

Á tíma stafrænnar mettunar getur handskrifað bréf gefið til kynna einlæga viðleitni og einlægni sem getur hvatt starfsfólk til að leggja það frá sér fyrir persónulega endurskoðun löggjafans. Handskrifuð bréf eru sérstaklega áhrifarík til að tjá persónulegar sögur eða hafa sterka sannfæringu.

Skiptin eru tímasett. Póstur verður að raða, skanna og setja inn í stafrænt leitarkerfi sem getur bætt við dögum eða vikum eftir fæðingu. Einnig er erfiðara að telja og flokka bréf sem þýðir að þau eiga ekki jafnmikinn þátt í að senda hljóðblandað advocacy herferðir. Notaðu handskrifuð bréf þegar þú hefur öfluga persónulega sögu sem er gagnleg af áþreifanlegum, mannlegum samskiptum, en parið með tölvupósti eða símhringingu til tímaháðra málefna.

Félagsmiðill: Almennur og óútreiknanlegur

Félagsmiðlar eins og X (formlega tvít, Facebook og Instigram bjóða löggjafa beina línu í opinbera forskrift. Vel uppfærð uppsláttarorð eða athugasemd getur skapað trúlofun og jafnvel kallað fram opinbera svörun. Lögfræðingar nota oft samskiptamiðla til að mæla almenningsálitið fljótt og til að senda út sínar eigin stöður.

Hins vegar er félagslegt sverð tvíeggjað. Almennur þáttur kerfisins getur gert samskiptareglur upplýsandi og neikvæðar eða ágengar athugasemdir hunsaðar eða stíflað. Til að halda stefnuumræðu er félagslegur miðill ekki eins virkur en bein tölvupóstur eða símhringing. Það er mesta gildi þess að byggja upp almennan þrýsting og auka skilaboð með hlutdeild og vill ekki koma á ítarlegum viðföngum. Nota félagsleg samskipti til að hefja samræður og keyra meðvitund, en fylgja formlegri skilaboðum til að hafa raunveruleg áhrif.

Á Person fundi: Hæsta áhrif, hæsta viðleitni

Að skipuleggja fund augliti til auglitis með löggjafa eða starfsfólk þeirra er beinasta og áhrifamesta samskiptaaðferðin. Á 15 mínútna fundi er að skiptast á hugmyndum, spurningum og eftirfylgnisamræðu. Þessar fundir eru venjulega aðeins ætlaðar fyrir skipulagða hópa eða einstaklinga með ákveðna áætlun. Til að hámarka gildi fundar sem kemur á fundi innanlands, skaltu undirbúa eitt síðna frístundaskjal sem dregur saman lykilatriði þín og inniheldur upplýsingar um hvernig þú hefur samband.

Áhrifaríkar samskiptaráðstafanir: Að ná hámarksáhrifum þínum

Eftirfarandi ábendingar eru gefnar upp í áralangri reynslu starfsfólks og geta aukið verulega á virkni þess.

Vertu nákvæmur í deilumálinu og verki

Ef þú vilt að orð eins og "gera eitthvað um hagkerfi" gefi það ekki til kynna neina aðgerðagjarna greind. Í staðinn skalt þú vísa í lagabókstafinn (t.d. H.R. 1234 eða S. 567). Útskýrðu nákvæmlega hvað þú vilt að löggjafinn geri: atkvæði já, kjósi nei, samþýðumaður frumvarpsins eða kynnir að undirlagi. Lendingarfólk kann að meta skýrleika vegna þess að það upplýsir beinar ráðleggingar um atkvæði þeirra og talar.

Segja sögu af eigin raun

Tölur og tölur eru ógleymanlegar, persónulegar sögur eru endursamin. Segðu hvernig deilan hefur haft bein áhrif á líf þitt, fjölskyldu eða fyrirtæki. Það er sannfærandi saga sem gerir stefnuna óhlutstæða og gefur starfsfólki steypulegt dæmi til að deila með löggjafanum. Saga frá einhverjum héraði hefur miklu meiri þyngd en almenn deila frá öðrum aðilum.

Innifela allar upplýsingar um tengiliði

Láttu alltaf í té fullt nafn, heimilisfang, tölvupóst og símanúmer. Lagagerðarmenn þjóna aðallega meðlimum innan landfræðilegs svæðis eða ríkis, svo staðfestu að búsetu sé nauðsynlegt. Ef þú ert viðskiptafélagi skaltu nefna viðskiptanafn þitt og starfsmannafjölda. Ef þú ert með félagsforystu eða hefur sérfræðiþekkingu á viðkomandi sviði, láttu þá skilríki þín. Þetta hjálpar starfsfólk hjálpar þér að ákvarða þyngd og trúverðugleika skilaboða þinna.

Vertu kurteis og fagmannlegur

Þótt þú sért ósammála afstöðu löggjafans skaltu halda tón sem hvetur til skoðanaskipta frekar en árekstra. Mundu að markmiðið er ekki sannfærandi, ekki að gefa viðnám. Það er líklegra að rökfærslan sé lesin, minni og deild.

Fylgjast á viðeigandi hátt

Eitt bréf er sjaldgæft til að koma á varanlegum áhrifum. Fylgdu eftir nokkrum vikum með stuttar uppfærslur eða áminningu á fyrri samskiptum þínum. Ef löggjafinn svaraði fyrstu skilaboðunum þínum, berðu fram að viðbrögðin við eftirfylgninni. Þetta sýnir fram á þrautseigju og ósvikna umhyggju, gefur til kynna að þú sért virkur þáttur sem fylgist með þér. Samt sem áður skaltu forðast að angra þig; að viðhafni eftirfylgni í hverjum mánuði hentar yfirleitt til að leysa vandamál sem enn stendur.

Að skilja hvernig starfsemin er há: Að skilja mikilvæg mál

Áhrif skilaboðanna geta verið einfölduð eða minnkað eftir því hvenær þú sendir þau.

Snemma í vinnslu

Þegar nefndin heyrir fyrirlestur, marksumar og fyrstu hæðar deilur eru löggjafarar enn að mynda stöðu sína og meta inntak. Þegar þeir senda boð um að greiða atkvæðið í þessum glugga gefur það þér tækifæri til að móta hugsun sína áður en þeir vinna opinberlega. Þegar löggjafinn hefur komið fram opinberri yfirlýsingu eða greitt atkvæði er miklu síður líklegt að þeir breyti stefnu sinni á grundvelli grunnpósts.

Að forðast hámörkun

Þegar umdeildur reikningur er í fréttunum getur hugsast að hann fái þúsundir skilaboða á einum degi. Á þessum hámörkum getur verið að þú heggri en lesa þau. Ef mögulegt, sendu bréfið á rólegra tímabili, þegar starfsfólk hefur meiri tíma til að lesa hverja inngjöf vandlega. Einnig getur þú sent forsýn áður en hámarkssmellir eru opnaðir, síðan er búið að draga það upp eftir að flýtir hafa dregist saman.

Lítum á vikudaginn

Skrifstofurnar eru yfirleitt troðfullar á mánudögum og föstudögum þegar löggjafinn fer eða sækir fund með starfsliði. Á þriðjudegi er oft hægt að stilla alla glugga í innhólfinu. Ef þú vilt að bréfið verði lesið betur skaltu senda það í miðri viku.

Sameiginlegur misskilningur og hvernig á að forðast þá

Jafnvel vel stillt bréf er hægt að hrekja með óforbetranlegum villum, hér eru algengustu tálgryfjurnar sem draga úr virkni innihaldsefnasamskipta.

Afrita og setja fram bréf

Auglýsingafélög senda oft bréf fyrir áður en þau fá bréf til stuðningsmanna sinna. Þótt þau geti hjálpað til við að hefja herferð, sent sams konar afrit af nafni þínu við neðstu merkin sem þú lagðir ekki inn til að leggja ekki persónulega vinnu þína. Starfsmannameðlimir þekkja oft bréf og geta hnuplað þau saman, þynnt eigin rödd. Ef þú notar snið, sérsniðið það mjög með eigin orðum, persónulegum upplýsingum og sérstökum tilvísunum.

Að vera ekki harðorður í augum annarra

Ef þú hefur ekki fullt heimilisfang eða félagstengsl við þá getur verið að þú komir fram við bréfið sem óundirliggjandi bréf og hafir lægri forgang. Lögfræðingar eru mjög móttækilegir fyrir kjósendum í sínu eigin umdæmi. Alltaf að staðfesta að þú búir greinilega snemma í skilaboðunum.

Krefjast tafarlausrar svörunar

Sum skilaboð eru meðal annars tungumál eins og "ég ætlast til persónulegs svars innan 48 klukkustunda" eða "vinsamlegast staðfestu stöðu þína strax." Slíkar kröfur skapa Adrerial kraft og geta oft hægt á svarferlinu. Betri aðferð er að tjá skilning á áætlun löggjafans á meðan þú segist myndu meta að fá svar þegar tími leyfir.

Einbeittu þér að því sem einkennir þjóðmál án þess að hafa ákveðið horn á svæðinu.

Ósamkvæmur póstur um málefni í landinu er algengur, en það er áhrifaríkara þegar þú tengir það við samfélagið. Til dæmis er "breytileg breyting slæm," skrifar "að halda sjávarborði í hættu við strandmálin í bænum okkar, þar á meðal veitingahús fjölskyldunnar." Málið er mál löggjafans og gerir það enn mikilvægara.

Hvernig tæknin getur haldið uppi friðsamlegum tjáskiptum

Verkfæragerðarmenn nota til að ná stjórn á innþættinum hratt. Með því að skilja þessar tæknibreytingar getur verið auðveldara að aðlaga aðferðir þínar til að ná hámarks árangri.

Gervigreind og sjálfvirk röðun

Mörg lögfræðiskrifstofur nota nú Al-boðin sem nema skilaboð um tilfinningar, viðfangsefni og kappsemi. Þetta kerfi getur greint hvort bréf er jákvætt, neikvætt eða hlutlaust gagnvart löggjafanum og jafnvel greint mótsagnaherferð með því að greina mynstur í tungumáli og metagögnum. Þetta þýðir að upprunalegur, persónulegur boðskapur er verðmætari en nokkru sinni fyrr þegar það brýtur í gegnum síur sem bera saman mótuð boð sem hljóð.

Digital Townsols og Online Trúlofun

Lögfræðingar nota í auknum mæli staðir sem streyma inn á sviðið og við salinn á netinu til að tengjast þáttum á raunverulegum tíma. Með því að taka þátt í þessum atburðum er hægt að spyrja spurninga beint og fá svör þegar í stað. Spurningarnar, sem spurt er í salum í stafrænum bæ, upplýsa oft um ákvarðanir löggjafans í næstu stöðu. Þetta er öflug boðleið fyrir þá sem eru hluttakendur og eiga auðvelt með gagnvirka tækni.

Öruggar gáttir og upplýsingar

Til að berjast gegn ruslpósti og svikum hafa sumar löggjafarskrifstofur sett upp örugga gáttir sem krefjast auðkennisskilyrða. Þessar gáttir biðja þig að staðfesta heimilisfang þitt með jarðstaðsetningarathugun eða kóða sem sendur er til þín. Á meðan þetta bætir við skrefi í ferlið eykur það einnig trúverðugleika skilaboða þinna.

Að meta áhrif boðskaparins

Margir senda boðskap sinn og velta síðan fyrir sér hvort hann hafi haft áhrif á þig.

Fylgstu með opinberu máli löggjafans

Eftir að þú sendir skilaboð, fylgist með því hvernig löggjafinn lítur út, blaðaútsendingar og samskiptasíður á sama sviði. Ef þeir byrja að nota tungumál eða rök fyrir boðskap þínum, þá var litið á það sem sterkt merki um að þú tækir til starfa. Lögfræðingar setja oft inn sögur í ræður eða fréttabréf, sem gefa þér óbeinar vísbendingar um að þú hafir aðgang að.

Fylgstu með breytingum á hegðun

Ef atkvæðaráðgjafinn tekur með tímanum afstöðu til deilumáls sem þú hefur haft samband við þá um, þá kann boðskapur þinn að hafa stuðlað að þróun, einkum ef þú varst einn af mörgum þáttum sem tjá sama skoðun.

Að meta hversu góð svörunin er

Svar sem birtist í sértækum atriðum þínum gefur til kynna að starfsfólk les bréfið vandlega. Viðbrögð sem fela í sér beiðni um að þú fáir að halda áfram að nota síunar eða loforð um að íhuga álit þitt er sterkt merki. Notaðu gæði svarsins sem markmið til að fá betri upplýsingar um framtíðarupplýsingar.

Niðurstaða: Raddir þínir skipta meira máli en þú heldur

Slóðin frá lyklaborði eða penna til skrifefnis er lengri og skipulegri en flestir borgarar. Hinsvegar er þessi bygging ekki hindrun sem er kerfi hannað til að vinna bug á gífurlegu magni af innstreymi sem lýðræði býr til. Með því að skilja þetta kerfi er hægt að koma af stað upplýsingum af nákvæmni og tilgangi. Þegar þú vinnur að ákveðnum, persónulegum, virðingu og vel tíma, eykurðu verulega líkurnar á því að rödd þín verði ekki aðeins heyrð heldur hefur áhrif á ákvarðanatöku. Öll skilaboð sem þú sendir stuðla að sameiginlegum viðræðum sem stjórna leiðtogum okkar. Sendu þá með í huga.