The Cre Akuries: Why State Archives skiptir máli

Ríkisdeildir þjóna sem opinberir gæslumenn ríkis, heimildarheimildir, halda skrá um aðgerðir, ákvarðanir og líf stjórnvalda. Þessar stofnanir eru ekki einungis geymslustaðir; þær eru virkir forráðamenn ábyrgðar, gegnsæis og sameignarminnis. Með því að hafa ríkissafnanir og sögulegar skrár, tryggja þær að hráefni mannkynssögunnar, dómsstóll, veita landshjálp, veita herþjónustu, og jafnvel persónulegar bréfaskriftir opinberra embættismanna eru tiltækar til rannsókna, rannsókna og menntunar. Velunnar ríkisskrár sem gera þegnum kleift að halda stjórn sinni ábyrgum, lagalegum fullyrðingum og eignuðum og öðrum menningarsamfélagum, og jafnvel þeim er að einhverju leyti sleppt í mismunandi aldurssvæðum, eru nú þegar tekið er tillit til rannsókna, rannsókna og mennta, og mennta, og viðhalds, og viðhald nýrra gagna, og með öllu sem þeir hafa þurft að draga úr á sig upptækum, eða eyðileggja.

Gildi ríkissafna er miklu meira en starfsemi stjórnvalda. Genalogistar rekja sögu fjölskyldu með fæðingu, dauða og hjúskaparskrá. Sagnfræðingar byggja á pólitískum hreyfingum, efnahagsþróun og félagslegum breytingum með því að nota manntalsgögn, kort og ljósmyndum. Dagblöð og lögfræðingar nota safnið til að sannreyna staðreyndir og afhjúpa spillingu. Í stuttu máli eru ríkisskrárnar grunnaðar til að upplýsa ríkisborgaralega og lýðræðisstjórnar. Ríkisdeildirnar sem stjórna þeim eru brúin milli fyrri og núverandi, þannig að hægt er að gera sögu allra sem leita hennar aðgengileg.

The Core Functions: Taxonomy of Resourcesonisibilities

Samspil ríkissafnanna felur í sér ákveðin tengd störf sem krefjast sérþekkingar, grunna og ramma stefnunnar. Þessar aðgerðir eru ekki valfrjálsar heldur nauðsynlegar fyrir heilleika safnsins. Eftirfarandi undirkaflar lýsa þeirri grunnskyldu ábyrgð sem sérhver ríkisdeild verður að framkvæma til að ljúka verkefninu.

Ályktun: Að byggja upp skrána

Ríkisdeildir fá efni með því að taka saman lögfræðileg ákvæði, vinna að því að safna og gefa framlög. Lögin krefjast þess að opinberum stofnunum sé komið á fót varanlegum skrám eftir að þær hafa verið skilgreindar. Samt sem áður er það ekki óvirkt. Archivistar verða að greina sögulega mikilvæg efni sem ríkisstofnanir, ríkisstjórnir og jafnvel einkastofnanir eða einstaklingar sem hafa aðgang að opinberu skýrslunni. Þetta felur í sér ljósmyndir, hljóðsýnamyndir, kort, arkitektar, arkitektar og síbreytilegar skrár. Áætlanir verða einnig að vera skýrðar og hvers vegna fullabirtni með tiltækum auðlindum. Skrár með leyfi frá ríkisskrám eða svipuðum heimildum, sem eru taldar varanlegar og sem eru taldar hafa verið eyðilagtar eftir að hluta til að leggja einnig fram ákveðna tíma í umsóknarverkefni, til að afla sér aðildarsamningum, ríkismönnum, ríkisdómum og öðrum þáttum sem eru samþykktar.

Vörn: Verjandi

Forskoðun er sú starfsemi sem mest þarf til að tryggja að ástand ríkisskjala sé að vera í. Líkamlegar skrár gerðar af pappír, bókfell, eða segulbandi eru viðkvæmar fyrir ljósi, raka, öfgakenndum áhrifum, skordýrum, myglu og líkamlegri meðhöndlun. Ríkisdeildir fjárfesta í geymsluhúsum sem eru í stakk búin til að viðhalda sýrulausu svæði og með því að meðhöndla varlega með því að hægja á þróun. Meðferð með vatnsnotkun sem er uppbyggð með þjálfun lífvörum, mygla, getur valdið stöðugleika, en meginmarkmiðið er að koma í veg fyrir framkvæmd gagna sem krefjast gagna og verndar. Til að viðhalda ástandi í tengslum við loftlagsleysis, með því að fylgjast með skráasniði og framkvæma tæknilega virkni. [3]

Skipulag: Að koma reglu á úr kljáningum

Þegar búið er að áunnið verða skrárnar að vera kerfisbundið skipulagðar og þær lýstar þannig að þær geti fundið það sem þær þurfa. Þetta starf er oft kallað er skjalavinnslu. Það felur í sér að bera kennsl á skapara, að viðhalda upprunalegri röð (framlög), og raða skrár sem byggjast á virkni eða gerð. Archivaistar búa til hjálpargagn [FLT: 0] Demilial Safarhows (Derfies: Content, date, date, date, date, date, and connectionses. Með því að finna ritin eru í Bandaríkjunum eða [2] að leita og vafra. [3] vafning á alhliða lýsingu. [FLT] Algeorganalthrial the system, Demictectment] Development: Demective criptious cures, og onencymentsed. [3]

Aðgangur: Að opna sögusafninu til heimsins

Aðgangur er endanlegt markmið í starfi í skjali. Ríkisdeildirnar veita aðgang að raunstofum þar sem vísindamenn geta skoðað frumefni undir eftirliti. Þeir bjóða einnig aðgang að fjareignarlögum, netgagnagrunnum og sýndartilvísanir. Mörg ríki hafa trausta möguleika á að setja háar eða sögulegar skrár á netinu, svo sem ríkisskrár, leglög, skólalaga dagbókir, hergagnaskrár og söguleg kort. Grafítengingar ná til notenda sem geta ekki ferðast til skjalanna, þar með taldir nemendur, utanríkisvísindamenn og almenningur verður að vera í jafnvægi við varðveislu og viðhald opinberra marka. Frígúlvína er einungis bannað að meðhöndla og bjóða upp á stafrænum staðgenglum. Einnig er hægt að setja upp á gögn um aðgangur aðgangur aðgangur að viðkomandi stofnun, og tryggja að sérstökum heimildum, sem og tryggja aðgang að sérstökum heimildum, einkum að opnum og tryggja að sérstökum stofnunum.

Lagaleg eftirköst: Að snúa aftur á bak landsvæðum

Ríkissafnanir starfa innan þéttra ramma laga og reglugerða. Þar á meðal eru skrár um framkvæmd skjala, almenn lög um einkaskrár (svo sem HIPA fyrir heilbrigðisupplýsingar eða FERPA til menntunarskýrslur) og ríkisreknar áætlunar. Ríkisdeildir verða að tryggja að skrár séu geymdar fyrir þær lágmarkstímabil og að lögleyfanleg lög séu lögleg þegar þær eru bornar til. Einnig er ráðlagt að öðrum opinberum stofnunum sé veittar viðeigandi stjórnsýslur. Samræming felur í sér reglubundnar, þjálfun og samhæfing við ríkislöggjafa eða löggjafar sem leyfa einnig að fara með lögfræðileg atriði þegar þeir leggja fram gögn til einkaeigna eða greiðslu. Fyrir hendi er ekki venjan að stofna, en söfnun, söfnun, greiðslu, sem er einnig heimilt að nota löglega. Einnig verður að gæta ríkistryggingar.

The Preserveation Imperized: líkamlega og Digital Stratigies

Nú á dögum standa opinber deildir frammi fyrir tvíþættri áskorun: að viðhalda arfleifðarsafni pappírs, kvikmynda og segulmiðla, en einnig að fanga flóðið af meðfæddum heimildum sem nútímastjórnin hefur búið til. Hver miðill krefst sérstakra aðferða, en báðir eiga það sameiginlegt: að tryggja að hægt sé að gefa líf í mörg ár, áratugi eða aldir í framtíðinni.

Líkamleg vernd á 21. öld

Hefðbundnar aðhaldsaðferðir eru nauðsynlegar fyrir meirihluta sögulegra skjala. Ríkisdeildir fjárfesta í háþéttni og stafrænum miðlum hafa jafnvel strangar kröfur. Margar deildir hafa komið upp inni á vinnustofum til að gera við tár, fjarlægja límband og afmetta pappír. Massaafmögnun fyrir pappír. Bókaverðlaun eru reglulega reynd og þjálfað starfslið í bókhaldsferli, hlutlaus sýrur í pappír til að hægja á gulum og vöruskipti. Fyrir fleiri hluti eins og kort og flata, geymslu og meðhöndlun. HJEFLC eru margar aðrar aðgerðir gerðar til að ná sér upp á striki. Þráttsaðgerðaráætlanir eru gerðar til að ná bata og starfsgetu, starfsþjálfunar. [3]

Stafræn verndarsnið: Færslumarkmið

[2] [2. Tékk: [2] Verkefni og framsetning fyrir núverandi notkun] Verkefnis og kerfis, og uppbygging:[2] staðgengill fyrir alla sem eru í notkun á staði [2] - og brautarkerfi [3] fyrir notkun á staðværa og í samræmi við núverandi stjórnsýslu.[2] [3] [3] / og stöðin á núverandi stjórnsýslu; og stöðin á sviði] / og átaks: [3]

Lög og Eþíópísk stærð: Einkalíf, aðgengi og opin stjórn

Stjórn ríkissafna er ekki eingöngu tæknileg eða stjórnsýsluleg æfing; það er mjög ofið í efni lýðræðis og einstakra réttinda. Ríkisdeildir verða að fylgjast stöðugt með spennunni milli almennings ūeirra sem eru og einstaklingsbundin mál að þekkja sturð sturla ⇩s rétt til einkalífs. Þetta verður sérstaklega bráður fyrir skrár sem innihalda viðkvæmar upplýsingar: Skýrslur, unglingadómstólsskrár, skattur og starfsmannaskrár. Flestar fylkisreglur eiga sér að greina frá þegar slíkar skrár geta verið opnaðar fyrir mörgum árum, eins og 75 fyrir málflutning eða 100 fyrir ætternisreikninga. Archivixistar verða að beita þessum takmörkunum á hverjum tíma og með því að nota nýjustu upplýsingar sem hægt er að nota til að styðjast við að styðjast við að styðja skýrslurnar á netinu. [2] [2] ÞRÍr í stað núverandi skýrslum um persónuleganlegar skýrslur, styðjastólum um persónulega, styðjastólum og styðjastóð.[2]

Erfiðleikar og framsækir erfiðleikar

Átaksmálin krefjast nýsköpunar, stjórnmála og varanlegrar fjárfestingar sem hér fara á eftir eru sum af því sem er mest áfátt og þróun sem veldur því að ríkissafnið hefur tekið völd.

Stöðug undirferli og starfslið

Safnskráin er oft sett í samanburđ við aðrar þjónustur í ríkinu. Fjárlög geta seinkað vinnslu, takmörkun á tölulegri heimild og dregið úr klukkustundum í almenningsaðgangi. Mörg ríkissafnið reiðir sig á samtengingu almennra fjárveitinga, styrki (frá ] Þjóðarleg útgáfustarfsemi og útgáfur framkvæmdastjórnar ESB og opinberri stofnunum og opinberri þjónustu) og gjaldþrotaþjónustu. Vinnuaflið er lýjandi og það eru ekki nægilega margar útskriftaráætlanir í rannsóknum á starfsliði til að leysa upp ný verkefni. Ríkisdeildir verða að hvetja til gildis síns, sem sýna fram á grundvelli mælinga, og forðast önnur opinber fjárframlög, og ekki er nauðsynlegt starf.

Áskorun í ættarskrám

Mikill meirihluti opinberra skjala er búinn til stafrænt en margir eru aldrei prentaðir eða vistaðir á varanlegum forsníðingum. Póstar, gagnagrunnar, GIS skrár og jafnvel opinber vefsetur ríkisstjóra eru fæddir. Það er erfitt að leggja þessar skrár inn áður en þeim er eytt eða þær eru teknar til baka. Þetta krefst náins samdráttar með IT-deildum og lagalegum tilnefningar sem gefa upp réttindi til að stjórna gögnum á stafrænum heimildum. Hljóðkerfin eru að búa til einskonar gögn árlega.

Gervigreind og véllærdómur

AI býður upp á bæði tækifæri og áhættu fyrir ríkissafnið. Á jákvæðu hliðinni getur vélalærsla hjálpað til við að flokka og ná út metagögnum úr stórum safnum, umskrifa handskrifuð skjöl (t.d. með rithöndun) og finna næmar upplýsingar um rauð viðbrögð. Al getur einnig hjálpað til við að viðhalda stafrænri viðun með því að fylgjast með skráarsniði. Hins vegar geta al al al al al al al al al al al al altrömbar haldið áfram í sögulegum skrám eða meta meta betur með því að nota rithöndina, og finna næmar upplýsingar um hvernig eigi að nota þær. [3] Þjóðarvísitölur og skrár (NADA)[5] eru við gerð af althugunar sem hægt er að samþykkja með hjálp safninu.

Loftslagsbreytingar og náttúruhamfarir

Söfnin eru í vaxandi hættu á að verða fyrir miklum veðurfarstilfellum: fellibyljum, eldsvoðum, flóðum og hækkandi sjávarmagni. Fellibylurinn Katrina, til dæmis skemmd eða eyðilegging margra Louisiana-yfirvalda og staðbundinna skjala. Ríkisdeildir hafa nú verið að undirbúa hörmungar, þar á meðal varasvæði fyrir stafrænum gögnum og neyðarbirgðir fyrir bókstafleg söfnum. Sum ríki eru að byggja upp safn fyrir ofan flóða, nota eldtraust efni og setja upp varalampa. Loftslagsbreytingar auka einnig á versnun á líkamlegum efnum, auka þörf fyrir stjórnun og varðveislu á umhverfinu.

Að byggja upp menningu í skjalageymslu: Samsöfnun og útvistarvinna

Engin opinber deild getur leyst úr læðingi. Virklega ermarsstjórn krefst samvinnu við aðrar stjórnsýslustofnanir, háskóla, sögusamfélög og almenning. Ríkissafnið veitir oft þjálfun og leiðsögn við ríkisstjórnir, borgir og skólasvæði, sem skortir sér til atvinnu bogamiðla. Þeir leiða vinnustofur um gagnasöfnun, endurheimt og styrki. Útrjósforrit færa sögu sína með sýningum, félagsmiðlum og K-12 menntun. Til dæmis getur ríkisfélag sem er treyst fyrir upplýsingum og stofnunum um skólavistarskóla til að gera ritgerð um almenn stríð og búa til útgáfuverkefni fyrir nemendur. Volunter forrit, sem hafa aðgang að sögulegum skjölum á netinu, geta starfað við að því að bæta við aðgang að ríkisum og leggja fram gögn um fjölmiðla og miðla upplýsingum sem geta hjálpað til móts við að ná til móts við að ná stjórnsýslulegar aðstæður. Með því að koma á morgun til að koma á fót skýrslu um að tryggja að þær upplýsingar um stöður verði geymd og gera þær aðgerðir sem gerð eru í skjalaskrá.

Graftarmyndunarverkefni eru orðin að hornsteini utan arreach. Skráasafns eru sett upp hámörkuð efni á netinu, svo sem náttúruleg skjöl, ástandsmat og einkaleyfi á landi. Þessi stafræna safn er mikið notað af genalogistum og sagnfræðingum, og þau minnka við notkun á frummyndum. Landasamskipti í ríkisþingi [FLT:] veitir auðlindir fyrir samvinnu meðal minnisstofnana. Auk þess tekur ríkissafnið þátt í stórum skilgreiningum eins og [FLT:] Bance of State Social Misserision of State [FLT:] Social Concentsh] til að deila með sérsviði og sérfræðiþekkingu.

Niðurstaða

Ríkisdeildir sem stjórna safninu og sögulegum heimildum framkvæma ómissandi opinbera þjónustu. Þær tryggja að ákvarðanir, baráttu og afrek fyrri kynslóða séu ekki tíma- eða vanræksluð. Með því að hafa í hendi nákvæma söfnun, varðveislu, skipulag og aðgang að þeim halda þær á loft þeim meginreglum að gegnsæi, ábyrgð og menningararfleifð sem eru undir fanish lýðræðisþjóðfélögum. Áskorin eru veruleg sóknarlönd og framkvæmd, hið stafræna flóð, lagaveltur og umhverfishótun eru ómetanleg. Þjóðfélag sem veit að saga þess er betur búin til að rata um framtíðina. Áframhaldandi fjárfesting í ríki, ásamt nýsköpun í að varðveita aðferðir og þjóðlega trúlofun, er ekki munaðarskyld heldur á hverjum borgara. Sérhvert ástand sem er varanlegt, traustasta ríki, það er til að búa við að búa við erfðaskrána, og að því er komið á fót.