Kāpēc labdarības organizācijām ir vajadzīgs plāns reaģēšanai uz krīzēm

Labdarības organizācijas darbojas uz uzticības pamata. Ziedotāji dod savu grūti nopelnīto naudu, brīvprātīgie ziedo savu laiku, un saņēmēji paļaujas uz jūsu pakalpojumiem. Kad krīze streiki – vai tā ir dabas katastrofa, datu pārkāpums, finanšu kļūda vadības apgalvojums, vai sabiedrības veselības ārkārtas - ka uzticību var iztvaikot stundas. Bez krīzes reaģēšanas plānu, jūsu organizācija var cīnīties, lai efektīvi sazināties, aizsargātu neaizsargāto iedzīvotāju, vai pat izdzīvot pēc tam. Labi strukturēta krīzes plāns dara vairāk nekā pārvaldīt ārkārtas; tas aizsargā savu misiju, aizsargā savu reputāciju, un nodrošina jūsu komanda var rīkoties izšķirīgi spiediena. Šis ceļvedis nodrošina visaptverošu sistēmu, lai izstrādātu krīzes reaģēšanas plānu, kas pielāgots unikālām vajadzībām labdarības organizācijām, no mazām kopienas bezpeļņas lielām starptautiskās palīdzības grupām.

1. solis: Novērtēt risku

Pirms jūs varat plānot krīzes, jums ir nepieciešams, lai saprastu, ko jūs plānojat. Riska novērtējums identificē draudus jūsu organizācija saskaras un novērtē to iespējamību un iespējamo ietekmi. Šajā procesā būtu jāietver ieguldījumu no visas jūsu organizācijas, tostarp programmas darbiniekiem, operācijas, finanses, un vadība.

Labdarības organizāciju riska kategorijas

Bieži riski ietilpst vairākās kategorijās. Dabas katastrofas ietver plūdus, viesuļvētras, zemestrīces un ugunskurus, kas varētu sabojāt jūsu iekārtas vai izjaukt jūsu programmas. Kiberdrošības draudi , piemēram, izpirkumdarba uzbrukumi, pikšķerēšanas krāpšanas un datu pārkāpumi var atklāt donora informāciju un sensitīvus saņēmēju datus. Finanšu un darbības riski ietver embezmentu, krāpšanu, liela donora zaudējumu vai pēkšņa galveno darbinieku aiziešana. Reputācijas riski var rasties darbinieku vai brīvprātīgo pārkāpumu, sliktu programmas rezultātu vai negatīvu mediju aptvērumu dēļ. Veselības ārkārtas situācijās, kā to apliecina COVID-19 pandēmija, var tikt slēgtas operācijas un saspringti resursi mēnešiem ilgi.

Kā veikt novērtējumu

Sākt, apvienojot starpfunkcionālu komandu uz smadzeņu vētras potenciāla krīzes, kas raksturīga jūsu misijai un ģeogrāfijai. Izmantojiet riska matricu, lai novērtētu katru draudu divās asīs: iespējamība (reti gandrīz droši) un ietekme (neliels katastrofāls). Šis uzdevums palīdz jums noteikt prioritātes, kuri riski prasa vislielāko sagatavotību. Katram augstas prioritātes riskam, dokumentējiet izraisītājus, brīdinājuma zīmes un iespējamās sekas. Ārējais resurss, piemēram, Ready.gov ceļvedis bezpeļņas piedāvā papildu kontrolsarakstus, kas pielāgoti gatavībai ārkārtas situācijām.

2. darbība: izveidot īpašu krīzes vadības grupu

Krīzes laikā neizlēmība var būt tikpat kaitīga kā pats notikums. Izraudzīta krīzes vadības komanda nodrošina, ka iestāde ir skaidra, lēmumi tiek pieņemti ātri, un netiek ignorēta neviena kritiska funkcija. Šai komandai vajadzētu būt pietiekami mazai, lai darbotos efektīvi, bet pietiekami visaptverošai, lai aptvertu visas būtiskās jomas.

Grupas sastāvs un funkcijas

Piešķiriet šādas lomas, pamatojoties uz jūsu organizatorisko struktūru. krīzes komandas vadītājs – parasti izpilddirektors vai vecākais valdes loceklis – pieņem galīgos lēmumus un kalpo par galīgo autoritāti. saziņa vada ] vada ziņojumu sniegšanu darbiniekiem, ziedotājiem, saņēmējiem, plašsaziņas līdzekļiem un sabiedrībai. darbība vada pārrauga drošību, loģistiku un pakalpojumu nepārtrauktību. juridiskais un atbilstības ierēdnis konsultē par regulatīvajiem pienākumiem un atbildību. Lielākajās organizācijās ietver HR vadību, lai apstrādātu darbinieku labklājību un tehnoloģiju vadību, lai pārvaldītu digitālos draudus. Dokumentu primārie un aizstājēji locekļi par katru funkciju slimības vai prombūtnes segšanai.

Komandu iesaistīšana darbībā

Jūsu krīzes komandai ir jābūt pilnvarām pieņemt lēmumus, negaidot valdes apstiprinājumu laikā jutīgās situācijās. Izveidot skaidrus parametrus, kurus lēmumus var pieņemt autonomi un kas prasa eskalāciju. Komandai ir arī jāizveido drošs komunikācijas kanāls, piemēram, īpaša grupas tērzēšana vai šifrēta ziņojumapmaiņas programma, lai koordinētu aktīvas krīzes laikā.

3. solis: Veidot stabilas komunikācijas stratēģijas

Komunikācija ir krīzes vadības dzīves līnija. Ieinteresētajām personām ir nepieciešama precīza, savlaicīga un empātiska informācija, lai saglabātu uzticību un veiktu atbilstošus pasākumus.Jūsu plānam būtu jāattiecas gan uz iekšējo, gan ārējo komunikāciju, ar veidnēm un protokoliem, kas gatavi darboties brīdī, kad to paziņo.

Iekšējā komunikācija

Jūsu darbinieki un brīvprātīgie ir jūsu pirmā prioritāte. Viņiem ir jāzina, kas notiek, kas no viņiem tiek gaidīts, un kā palikt drošībā. Izstrādāt pakāpenisku paziņošanas sistēmu: sākotnējo brīdinājumu, izmantojot teksta vai tālruņa zvanu, kam seko regulāri atjauninājumi pa e-pastu vai iekšējo platformu. Iepriekš rakstīti ziņojumi dažādiem scenārijiem, lai jūs varētu sazināties ātri pat stresa apstākļos. Iekļaut norādījumus par darbības apturēšanu, evakuāciju iespējas, vai pāriet uz attālinātu darbu.

Ārējā komunikācija

Pie ārējām auditorijām pieder donori, saņēmēji, partneru organizācijas, mediji un sabiedrība. Identificējiet savus galvenos pārstāvjus un apmāciet viņus krīzes komunikācijas tehnikās. Sagatavojiet veidnes paziņojumiem presei, sociālo mediju postiem un mājas lapas atjauninājumiem, kurus var pielāgot konkrētiem notikumiem. Jūsu ziņojumapmaiņai ir jāatzīst situācija, jāizsaka empātija, jāpaziņo, ko jūs darāt, un jānodrošina veids, kā cilvēki var saņemt atjauninājumus vai piedāvāt palīdzību. CDC krīzes un ārkārtas riska komunikācijas (CERC) sistēma piedāvā lieliskus norādījumus par amatniecības ziņojumiem, kas veido uzticību un samazina paniku.

Ieinteresēto personu kartēšana

Ne visām ieinteresētajām personām ir nepieciešama viena un tā pati informācija vienlaicīgi. Izveidot ieinteresēto personu karti, kas identificē katru grupu, to primārās bažas, jūsu vēlamo komunikācijas kanālu viņiem, un grafiku atjauninājumus. Piemēram, lielākie ziedotāji var pieprasīt personīgu zvanu no izpilddirektors, bet plašai sabiedrībai vislabāk apkalpo preses paziņojumu un sociālo mediju posts.

4. darbība: izstrādāt scenārijuspecifiskas reakcijas procedūras

Viens plāns neatbilst visām krīzēm. Lai gan jūsu vispārējam regulējumam jābūt konsekventam, konkrētās darbības, kas nepieciešamas datu aizsardzības pārkāpumam, ļoti atšķiras no tām, kas nepieciešamas dabas katastrofas laikā. Izstrādāt reaģēšanas procedūras jūsu augstākajiem prioritārajiem riskiem, detalizēti norādot pakāpeniskos pasākumus tūlītējai reaģēšanas fāzei (pirmās 24 līdz 48 stundas).

Jebkuras atbildes procedūras galvenie elementi

Katrā procedūrā jāiekļauj: 1) krīzes atklāšanas un ziņošanas kritēriji, 2) krīzes grupas aktivizēšanas kritēriji, 3) tūlītējas drošības darbības (piemēram, evakuācija, sistēmas slēgšana, medicīniskā palīdzība), 4) iestāžu, apdrošinātāju un ieinteresēto personu paziņošanas protokoli, 5) prasības attiecībā uz dokumentāciju un 6) vadības ķēde lēmumu pastiprināšanai.

Piemērs: Kiberdrošības incidentu procedūra

Par izpirkšanas rīku uzbrukumu Jūsu procedūra var ietvert: nekavējoties izolēt skartās sistēmas no tīkla, paziņot IT līderam un krīzes komandas vadītājam, sazināties ar jūsu kiberapdrošināšanas pārvadātāju un juridisko konsultantu, nemaksāt izpirkuma maksu bez eksperta konsultācijas, un sagatavot komunikāciju ziedotājiem un partneriem par potenciālo datu iedarbību. Apmāciet visus darbiniekus atpazīt pikšķerēšanas mēģinājumus un ziņot par aizdomīgu darbību. Nonpropension Cybersecurity resursu centrs nodrošina papildu resursus mazākām organizācijām ar ierobežotu IT budžetu.

Piemērs: dabas katastrofas procedūra

Par viesuļvētras vai ugunskuru apdraud jūsu iekārtas, procedūra var ietvert: uzraudzīt laika brīdinājumus, izmantojot oficiālos kanālus, aktivizēt paziņošanas sistēmu, lai slēgtu birojus un atceltu programmas, pārvietot kritiskos ierakstus un aprīkojumu, lai nodrošinātu atrašanās vietas vai mākoņu rezerves, pārbaudīt personālu un saņēmējus skartajās teritorijās, un koordinēt ar vietējām avārijas vadības aģentūrām. Pirmspozīcijas piederumi, piemēram, pirmās palīdzības komplekti, zibspuldzes, un rezerves enerģijas avoti.

Solis 5: Sagatavot resursus, kontakti, un Digitālie rīki

Krīze nav laiks, kad meklēt tālruņa numurus vai atrast ārkārtas piegādes. Jūsu plānā jāiekļauj centralizēts resursa direktorijs, kas ir pieejams gan digitāli, gan drukātā veidā. Šī mape jāpārskata un jāatjaunina reizi ceturksnī.

Ārkārtas kontakti

Sastādot sarakstu ar galvenajiem kontaktiem, tostarp vietējo policijas un ugunsdzēsēju departamentiem, slimnīcām, indes kontroli, komunālo pakalpojumu uzņēmumiem, jūsu apdrošināšanas brokeris, juridiskais konsultants, IT atbalsts, un krīzes sabiedrisko attiecību speciālisti. Iekļaut pēcstundu kontaktinformāciju un rezerves kontakti katram. Iekļaut arī iekšējos kontaktus, piemēram, valdes locekļi, galvenais personāls, un iekārtu vadītāji.

Fiziskie un digitālais resurss

Krāj nepieciešamos krājumus, piemēram, pirmās palīdzības komplektus, ārkārtas pārtikas un ūdens, zibspuldzes, baterijas un segas, ja jūsu organizācija darbojas fizisko iekārtu. Digitālās sagatavotības, uzturēt regulāru šifrētu dublējumu jūsu datu, uzglabāt tos ārpus objekta vai mākonī, un testu atjaunošanas procedūras. Pārliecinieties, ka jūsu komandai ir piekļuve rezerves sakaru ierīcēm, piemēram, satelīttelefoniem vai divvirzienu radio, ja šūnu tīkli var būt uz leju.

Izmantodams tiešus līdzekļus krīzes plānu pārvaldībai

Digitāls satura platforma, piemēram, Directus, var kalpot kā centrālais repozitorijs visam jūsu krīzes reaģēšanas plānam. Uzglabājiet savus riska novērtējuma dokumentus, kontaktu sarakstus, saziņas veidnes un scenārijus raksturojošas procedūras drošā, uz lomu balstītā sistēmā, kas ir pieejama pilnvarotiem krīzes komandas locekļiem no jebkuras ierīces. Ar Directus elastīgā satura modelēšanu varat izveidot strukturētus ierakstus katram krīzes scenārijam, sasaistīt atbilstošus kontaktus un resursus un ātri virzīt atjauninājumus uz jūsu komandu mainīgas situācijas laikā. Tas novērš haosu, atvairot vairākas izklājlapas vai papīra saistvielas, kad ik minūti tiek skaitīts.

6. solis: Vilcieni, pārbaudes un pastāvīgi uzlabot

Plāns, kas atrodas saistvielu nav plāns. Regulāras apmācības un simulācijas vingrinājumi nodrošina, ka jūsu komanda zina savas lomas, procedūras ir praktiskas, un nepilnības tiek identificēti pirms reāla ārkārtas. Ievērojiet nepārtrauktu ciklu apmācību, testēšana, un atjaunināšana.

Mācību veidi

Sākt ar galddatoru vingrinājumu, kur krīzes komanda pulcējas, lai runātu pa hipotētisku scenāriju soli pa solim. Šis zemspiediena iestatījums palīdz noteikt neskaidras novirzīšanās vai trūkstošas informācijas. Tālāk, veic funkcionālo uzdevumu, kas pārbauda konkrētas procedūras, piemēram, aktivizējot jūsu paziņošanas sistēmu vai izpildot saziņas veidni. Lai iegūtu labāku gatavību, pilna mēroga uzdevums ietver reālistiskas krīzes simulāciju ar vairākiem elementiem, piemēram, koordinētu mediju reakciju, evakuācijas procedūrām un datu atgūšanu.

Pēcdarbības pārskati

Pēc katras nodarbības veic pēcdarbības pārskatu, lai noteiktu, kas darbojās, kas nav, un kas ir jāuzlabo. Dokumentējiet šos konstatējumus un attiecīgi atjauniniet savu plānu. Piešķiriet īpašumtiesības katram darbības postenim ar skaidru termiņu. Iedrošināt godīgu atgriezenisko saiti no visiem dalībniekiem, tostarp tiem, kas var būt identificējuši trūkumus komunikācijā vai resursos.

Plāns paliek spēkā

Jūsu krīzes reaģēšanas plānam vajadzētu būt dzīvam dokumentam. Pārskatiet to vismaz reizi gadā vai ikreiz, kad jūsu organizācija piedzīvo būtiskas izmaiņas, piemēram, pārcelšanos uz jaunu iekārtu, jaunas programmas uzsākšanu vai galveno darbinieku zaudēšanu. Pierakstieties draudu izlūkošanas plūsmas, kas attiecas uz jūsu nozari, lai paliktu informēti par jauniem riskiem.

Īpaši apsvērumi labdarības organizācijām

Labdarības organizācijas saskaras ar unikālām problēmām, kas atšķir to krīzes plānošanu no peļņas uzņēmumiem. Izpratne par šīm niansēm padara jūsu plānu efektīvāku un aizsargā cilvēkus, kuriem jūs kalpojat.

Neaizsargāto saņēmēju aizsardzība

Ja jūsu organizācija apkalpo bērnus, vecāka gadagājuma cilvēkus, personas ar invaliditāti vai citas neaizsargātas iedzīvotāju grupas, krīzes procedūrās ir jāiekļauj īpaši drošības pasākumi. Tas var ietvert evakuācijas krēslus personām, kas nav ambulatori, saziņas līdzekļus tiem, kam ir dzirdes vai redzes traucējumi, un protokolus saņēmēju atkalapvienošanai ar ģimenēm. Koordinēt ar vietējiem neatliekamās palīdzības dienestiem, lai nodrošinātu, ka viņi apzinās jūsu iedzīvotāju vajadzības.

Brīvprātīgo saziņas vadība

Brīvprātīgie ir svarīgi, lai daudzās labdarības misijās, bet tie var būt komunikācijas problēmas krīzes laikā. Atšķirībā no darbiniekiem, tie var nebūt regulāri piekļūt iekšējiem kanāliem. Iekļaut brīvprātīgos jūsu paziņošanas sistēmā un sniegt skaidrus norādījumus par to, kad ziņot un kad palikt mājās. Aplūkojiet atsevišķu protokolu brīvprātīgajiem, kuri var vēlēties palīdzēt krīzes laikā, bet ir jāvērš uz drošu lomu.

Konfidencialitātes saglabāšana krēslu laikā

Jūsu organizācija var turēt sensitīvu informāciju par saņēmējiem, piemēram, medicīnas ieraksti, finanšu vēsture, vai personisku stāstu. Krīze var radīt spiedienu, lai ātri nodot informāciju, bet konfidencialitātes pārkāpumi var radīt ilgstošu kaitējumu. Iekļaut vadlīnijas jūsu komunikācijas stratēģijā par to, kāda informācija var dalīties ārēji un kas ir jāaizsargā, pat mediju uzraudzībā.

Finansiālā izturība un apdrošināšana

Pārskatiet savas apdrošināšanas polises, lai nodrošinātu, ka tās sedz ar krīzi saistītos zaudējumus, tostarp kiberatbildību, uzņēmējdarbības pārtraukšanu, un direktoru un virsnieku atbildību. Uzturēt ārkārtas rezerves fondu, kas vienāds ar vismaz trīs mēnešu darbības izdevumiem, un apsvērt izveidot kredītlīniju, kas var tikt izmantota ātri. Nacionālā bezpeļņas padome piedāvā norādījumus par finanšu riska pārvaldību labdarības organizācijām.

Veidojiet modrību

Galu galā visspēcīgākais krīzes reaģēšanas plāns ir tikai tikpat efektīvs kā cilvēki, kas to īsteno. Attīstiet kultūru, kur sagatavotība ir daļa no ikdienas operācijām, nevis reizi gadā. Mudiniet personālu ziņot par gandrīz garām, dalīties ar drošības ieteikumiem un piedalīties apmācībā bez bailēm no vainas. Atzīstiet un atalgojiet modrību. Kad visa jūsu organizācija aptver domāšanas veidu, ka krīzes nav jautājums, ja, bet kad, jūs veidot izturību, kas sniedzas tālu pāri jebkuru plānu.

Gatavība ir arī uzticības signāls jūsu ziedotājiem un partneriem. Kad ieinteresētās personas redz, ka jums ir strukturēts, labi praktizēts krīzes reaģēšanas plāns, viņi, visticamāk, paliks lojāli grūtos laikos. Viņi zinās, ka viņu ieguldījums un cilvēki, kurus viņi kalpo, ir spējīgi.

Secinājums

Izstrādājot krīzes reaģēšanas plānu, ir iespējams veikt vienu no svarīgākajiem ieguldījumiem jūsu labdarības organizācijā. Tas aizsargā jūsu komandu, jūsu saņēmējus, reputāciju un spēju izpildīt savu misiju, kad negaidīti rodas. Rūpīgi novērtējot riskus, komplektējot kvalificētu komandu, veidojot komunikācijas stratēģijas, veidojot scenārijus specifiskas procedūras, sagatavojot resursus un apņemoties turpināt apmācību, varat orientēties ārkārtas situācijās ar skaidrību un pārliecību. Sākt šodien — pat daļējs plāns ir labāks par nevienu, un katrs uzlabojums tuvina jūs patiesai organizatoriskajai pretestībai.