Преглед на вообичаени методи на правење слики

Методите за користење на слики се столб на секој организиран систем за менаџмент на документи. Дали сте самостојно професионално, мало стопанство или дел од голема фирма, начинот на кој ги структурирате вашите датотеки директно влијае на вашата способност за брзо враќање на информациите, одржување на почитувањето и намалување на оперативната надница. Додека оригиналниот член воведе пет стандардни пристапи, податоци, хронолошки, географски, географски и субјектни методи на поставување на секој јазик имаат јазли кои можат да ја намалат неговата ефикасност во зависност од вашиот контекст. Подолу, го испитуваме секој метод во длабочина, вклучувајќи ги и вистинските апликации, сила и ограничувања, пред истражување на модерните и дигитални системи кои се комбинираат со традиционалните технологии.

Алфабетско филинкирање

Алфабетското поднесување организира документи базирани на првата буква (и следните букви) на име, наслов или клучен збор. Тоа е најантуитивниот систем за повеќето луѓе бидејќи се огледува како речниците, директориите и библиотеките организираат информации. Овој метод нашироко се користи за евиденција на клиентите, личните датотеки, директориите за снабдувачи и за општите дописи.

Привлечни

  • Олеснете се од разбирање: [ФЛТ:] Не е потребна сложена обука. Речиси секој може да лоцира датотека само со скенирање на азбучен јазик.
  • [ФЛТ:0] Пронајдено е за пристап: [ФЛТ:] за мали до средни колекции, враќањето е скоро моментално, особено кога е во комбинација со јасно етикетирање.
  • Бидејќи редоследот е базиран на позната секвенца (азбучна) корисниците помалку се обидуваат да стават документ на погрешно место во споредба со системите кои зависат од кодовите.

Искористени задачи

  • [ФЛТ:0] Клатор со голема гласност: [FLT:] Како што се акумулираат датотеките, системот станува густ. На пример, компанија со илјадници клиенти под " Смит" може да бара под-службено право (пр. по име или лична идентификација).
  • [ФЛТ:0] Површинската приближност: [ФЛТ:] алфабетилното нарачка не ги спојува со група предметите по тема или датум. За големите бази на податоци, бројните или дигиталните системи се поефикасни.
  • Името на бесцелноста [ФЛТ:0] ќе биде име [на неконзистентност] [ФЛТ:1] Варијациите како што е "McDonald" наспроти "MacDonald" или "St. John" наспроти "Светиот Јован" можат да водат до збунетост доколку не се воспостави строго правило за упатување.

Алфабетското поднесување работи најдобро во средините каде обемот на документите останува умерен и примарниот критериум за пребарување е името на личноста, организацијата или производот. За библиотеките, тоа е стандард за собирање на фикција, но нефикцијата често се менува во системите базирани на субјекти како што е Duuri Decimal Classation.

Нумериски FilingName

Нумеричкото поднесување доделува уникатен броител (или алфанумерички код) на секој документ, папка или запис. Овој систем е раширен во сметководство, правни практики, медицински записи и менаџмент на пописи без никаква доверливост и секвенциално следење се приоритети.

Привлечни

  • [ФЛТ:0] Доверба за користење на информации: [ФЛТ:] Број на луѓе кои не откриваат информации за содржината. Ова е клучно за чувствителни документи како што се досиејата на пациентите или правните договори.
  • [ФЛТ:0]
  • [ФЛТ:0] Повторливо се споредува со: [ФЛТ:] со индекс, еден документ може да биде поврзан со повеќе бројки (на пр. број на фактура, ид. на клиент, код на проект).

Искористени задачи

  • [ФЛТ:0] Се враќа во сигурен индекс: [ФЛТ:] Без индекс за пребарување (ниту хартија ниту дигитална), наоѓањето на документ е невозможно ако не го знаете неговиот број.
  • [ФЛТ:0] Управувањето над главата: [ФЛТ] Стапот мора да научи да го користи индексниот систем и може да се бори со повлекување дали бројките се долги или неинтуентирани.
  • Тешко е да се открие колку е тешко да се открие тоа: [ФЛТ:] Може да се закопа број меѓу илјадници други и можеби да не се забележи додека не биде потребна датотеката и не се најде.

Нумеричкото поставување честопати добро се поврзува со некоја локална компонента [ФЛТ:0], приложени извештаи, но споредени со датум во книга. Во модерните подесувања, многу организации користат систем за управување со записи [ФЛТ:1] кој автоматски ги доделува и индекси, комбинирајќи хартија и дигитални пристапи.

Хронолошки филинг

Хронолошкиот документ ги организира документите до ден, месец и година, по редослед на качување или спуштање. Овој метод е идеален за следење на настаните со текот на времето: временските рамки на проектите, дописните записи, сметководствените трансакции и правните извештаи.

Привлечни

  • [ФЛТ:0] Јасен поглед на времето: [ФЛТ:1] Корисниците можат да видат целосен редослед на настаните, кои се вредни за ревизија, правно откривање и прегледи на напредокот.
  • [ФЛТ:0] Тесна визија за одржување: [ФЛТ:] Додадов нов документ едноставно бара негово ставање на крајот (или почеток) на соодветниот датумски дел.
  • [ФЛТ:0] Работат добро со другите системи: [ФЛТ:] Хронологијата често се користи како под-сонта во азбучен или бројен систем (пр., сите фактури за клиентот со кој е одреден датум).

Искористени задачи

  • [ФЛТ:0] За да се лоцираат специфични документи, потребно е прецизно да се одреди датумот на дополнување.
  • Ако документите се додадени од ред или не се правилно обележани, се губи редоследот.
  • [ФЛТ:0] Несоодветното поставување на големи, различни збирки: [ФЛТ:] без групирање по тема или тип, хронолошките документи можат да станат огромна листа на датуми.

Хронолошките документи се користат во менаџментот на е-пошта и дигитално архивирање, каде што датаните се автоматски. За физички датотеки е вообичаено во дневниците, дневните дневници и закажување на пораки. Кога е во комбинација со база за пребарување, станува моќно средство за анализа на временските периоди.

Географски FilingName

Географските групи за поднесуваое документи од локација, држава, град, регион, па дури и конкретна адреса.

Привлечни

  • [ФЛТ:0] Пристап специфични за логизација: [ФЛТ:] Корисниците може брзо да ги повлечат сите датотеки поврзани со одреден регион за пазарни анализи, регулаторно почитување или оперско планирање.
  • [ФЛТ:0] Натуралните групи за дистрибуирани тимови: [ФЛТ:1] Тимовите за продажба во различни региони можат да ги одржуваат своите под-досили додека централниот систем останува организиран со географија.
  • [ФЛТ:0] Faciflitate регионалниот извештај: Агрегирањето на податоци по локација е едноставно кога датотеките се веќе сортирани географски.

Искористени задачи

  • [ФЛТ:0] Регистрите кои се преклопуваат можат да предизвикаат збунетост: [ФЛТ:] На пример, документ поврзан со проект кој ја опфаќа "Западна Европа" може да биде поднесен под "Европа" или "Франциј," за кој е потребен вкрстени референции.
  • [ФЛТ:0] Висока одржување: [ФЛТ:] Промена на политичките граници и нови региони. Системот за класификација мора да се ажурира за да остане точен.
  • [ФЛТ:0] Подобрување на вкрстени заклучоци: [ФЛТ:]

Дигиталните системи можат да ги преклопат географските ознаки на врвот од секоја примарна класификација, правејќи ја високо флексибилната локација базирана на локација.

Тема што се прикажува

Поднесувањето на субјекти организира документи по тема, категорија или тема. Овој метод е вообичаен во библиотеките за истражување, академските оддели, маркетинг тимови и во која било средина каде што информациите се достапни врз основа на содржина, а не по име или датум.

Привлечни

  • [ФЛТ:0] Интимититивен за истражување базирано на содржини: [ФЛТ:] Корисниците може да ги пребаруваат сите материјали на одредена тема без да имаат потреба да знаат имиња или датуми.
  • [ФЛТ:0] Пописот меѓудисциплината: [ФЛТ:] Документите поврзани со "убедливоста" може да дојдат од инженерство, маркетинг и легално, сите заедно на едно место.
  • Кога датотеките се групирани по субјект, корисниците честопати наоѓаат неочекувани врски и содржини.

Искористени задачи

  • Надменување на широки теми:
  • [ФЛТ:0] Потребно е да се реорганизираат кадрите: [ФЛТ:] Како што новите субјекти се појавуваат или старите стануваат застарени, даночната економија мора да биде изменета задача за време на крајот на животот.
  • [ФЛТ:0] двосмислена позиција: [ФЛТ:] Еден документ може да им припаѓа на повеќе субјекти (пр. напис за законот за данок за непрофитни организации.

Поднесувањето на теми често користи хиерархиска структура (на пр. главните теми со подтопика) за управување со комплексноста. Многу системи за управување со дигитални содржини зависат од овој метод, користејќи тагови и категории наместо физички папки. За водство за градење на ефективни даномни, видете го [ФЛТ:0] стандардот на iISO 25964 за саурите и интероперативноста [ФЛТ: 1).

Дигитални системи за филинг и хибридни пристапи

Денес, повеќето организации не се потпираат само на документи од хартија. Системите за дигитално поставување се без разлика дали се работи за платформи за управување со документи базирани во облаци, локални мрежни дискови или специјализирани софтверски уреди за барање, контрола на верзијата и дозволи за пристап. Сепак, принципите на петте класични методи сѐ уште важат.

Хибридните пристапи комбинираат повеќе методи во еден систем. На пример, може да користите [ФЛТ:0] налози [ФЛТ] со датум на создавање, и [ФЛТ:] за ознаки базирани на документи [ФЛТ:2] за откривање. Модерните платформи автоматски ги индексираат датотеките со сите три, и ви овозможуваат да ги филтрирате или со било кој атрибут.

Кога преминуваш од чисто физички систем на дигитален, размисли за следново:

  • [ФЛТ:0] Конвенциите за именување: [ФЛТ:] Користете униформен формат (пр. YYY-MM-D_Subject_ Descript) кој функционира и преку дигитални и физички резерви.
  • [ФЛТ:0] Стандарди на Метадата: [ФЛТ] Фаќање на клучни полиња (колетно име, датум, тема, локација) за да се овозможи ефикасно враќање без потпирање на хиерархијата на папките.
  • [ФЛТ:0] Безбедноста и почитувањето: [ФЛТ:] Индустриите подлежија на регулативи како што се ХИПА или БДПР, дигиталните системи мора да ги одржуваат ревизорските патеки и контролите за пристап.
  • Системот за поднесување треба да одговара на тоа како природно работи вашиот тим, а не обратно.

За сеопфатен преглед на најдобрата пракса за дигитално поднесување, организацијата [ФЛТ:0] Интернационал [ФЛТ:1] обезбедува насоки за управување со информациите и управување со записи.

Како да избереш исправен метод за играње

Избирањето на метод за поднесување не е одлука со големина од една големина. Вистинскиот избор зависи од внимателна анализа на вашите потреби. Користете ги следниве критериуми за да ги намалите опциите:

  • Големи колекции често бараат бројни или субјектирани пристапи со дигитален индекс.
  • [ФЛТ:0] По име? Со тема? Изберете го методот кој одговара на вашето типично однесување за пребарување. Ако ви требаат повеќе патишта за пристап, размислете за хибриден или дигитален систем.
  • [ФЛТ:0] Условите за колоборација: [ФЛТ:] Еколошките средини базирани на тимови имаат корист од стандардизирани системи каде секој ги следи истите правила. Ако се вклучени оддалечени тимови, препорачливо е да се има систем за дигитално архивирање базиран на облаци со дозволи базирани на улоги.
  • Финансиската, правната и медицинската документација често бараат попишување на ревизорските траги и приватноста. Проверете ги регулативите специфични за индустријата пред да одлучите.
  • @ info/ rich
  • [ФЛТ:0] Постојана обука и ресурси: [ФЛТ:] Комплексни системи (пр. географски со многу региони) бараат тековно одржување и обука.

Исто така, мудро е да го пилотираш својот избран метод со мал подмнож. датотеки пред да ги изнесеш на широко.

Најдобар начин да го одржуваш својот систем на слики

Без разлика кој метод ќе го изберете, системот за поднесување е добар колку и неговиот upbight. Спроведувањето на овие најдобри практики ќе ги одржува вашите датотеки организирани и достапни на долгорочен план:

  • [ФЛТ:0] Правила за јасно именување на имиња: Документирајте ги вашите конвенции за етикети, имиња на папки и кодови. Спуштете ги на видлива локација или внесете ги во база на споделување знаење.
  • Приведувам редовни прегледи: [ФЛТ:]
  • [ФЛТ:0] Користи вкрстени референци и индекси: [FLT:] за физички системи, задржи систем на индексни картички или едноставна табела која го мапира секој документ со своите примарни и секундарни идентификатори на документи.
  • [ФЛТ:0] Стандардизирајте го снабдувањето со документи: Користете униформни натписи со бои, бесечки папки и дивите групи за да го направите визуелното скенирање побрзо.
  • Воспитувај ги сите корисници: [FLT] приложи ги првичните обуки и освежувачки сесии.
  • [ФЛТ:0] Поддржете ги дигиталните датотеки: [FLT:] Ако користите дигитална компонента, осигурајте ги автоматските резервни копии.

За подлабоко разгледување на записите за задржување на распоредите и за отстранување, се однесува на [ФЛТ:0] Националната архива за задржување [ФЛТ:1], која ги применува принципите кои се достапни во било која јурисдикција.

Заклучок

Изборот на методот за точно поставување е стратешка одлука која влијае на секојдневната продуктивност, почитувањето на информациите и долгорочното управување со информации. Додека класичните методи за поставување, бројност, хронолошки, географски и предметно поставување имаат јасни јаки страни, најефикасните системи често ги мешаат повеќете пристапи или усвојат дигитални алатки кои автоматски ракуваат со крос-референтирање и пребарување. Со проверка на вашиот обем, пристапни шеми, структури на тимови на тимови, структури на тимови, можете да изберете метод кој не само што ги исполнува денешните потреби туку и се приспособува на утрешните предизвици. функционираци со доследно именување, редовни и темелни вежби, ќе се трансформирате и ќе преоптоварите со информации.