Hvordan effektivt koble til dine representanter: Praktiske tips for borgere

Møter er vanligvis 30-45 minutter. Når du planlegger et møte, vær klar om emnet og hvem som vil delta. For kongresskontorer, må du vanligvis kontakte planleggeren i Washington DC kontoret, selv om noen kontorer håndterer planlegging gjennom distriktskontorer.

Telefonsamtaler: Direkte og umiddelbare konsekvenser

Å ringe medlemmenes kontorer er en av de mest effektive måtene å dele din mening på og sikre at medlemmene dine jobber i beste interesse for de som valgte dem. Telefonsamtaler er spesielt effektive for tidsfølsomme problemer eller når du vil måle representantens posisjon på avventende lovgivning.

Kongressansatte logger hver eneste samtale som kommer inn på kontoret i en database som informerer medlemmet av problemene deres medlemmer er engasjert i, og de bruker disse dataene til å informere sine beslutninger. Dette betyr at ditt oppringing telles og bidrar til det generelle bildet av bestanddelsfølelse på et problem.

I 99% av samtalene til Kongressen vil du snakke med en lovgivers medarbeider. Ikke bli skuffet av dette - ansatte er utdannet fagfolk som informerer lovgiveren om bestanddelsproblemer. Personaler som svarer telefonene er utdannet til å snakke med bestanddeler og gjøre det hele dagen, og de vil ikke diskutere deg om din posisjon og sannsynligvis vil være primært lytte og ta notater.

Når du ringer:

• Identifiser deg som en komponent og oppgi din adresse
• Oppgi det aktuelle problemet eller regningen du ringer om
• Uttrykk din posisjon (støtte eller motstå)
• Hold samtalen kort ⁇ typisk 2-3 minutter
• Ikke hev stemmen eller bli argumentativ, og vær kort, hjertelig og høflig i alle samtaler.
• Be om representantens stilling i saken
• Takk for at personalet har jobbet

Skriftlig korrespondanse: Brev og e-post

E-poster, brev og telefonsamtaler er effektive måter å kommunisere med dine valgte tjenestemenn. Mens skriftlig korrespondanse kan ikke ha samme umiddelbare innvirkning som et telefonsamtale eller møte, kan vellagde brev og e-poster være svært effektive, spesielt når de inkluderer personlige historier og spesifikke detaljer.

Med en e-postmelding til en lovgiver, er det svært viktig å inkludere din gateadresse i e-postadressen, som det er den eneste måten en lovgiver har å vite at du er en komponent, og i de fleste tilfeller kan e-post uten gateadresser ikke engang motta en respons. Dette er en kritisk detalj som mange mennesker overser.

Tenk på å skrive din egen opprinnelige korrespondanse, som mens mange organisasjoner kan gi deg et forhåndsskrivet brev eller postkort som du bare signerer, mange lovgivere fortsatt vurderer et tenkt, originalt brev verdt 1000 av de forhåndsskrevne brevene. Personlige meldinger demonstrerer ekte engasjement og er mer sannsynlig å lese nøye av ansatte og potensielt av lovgiveren selv.

For effektiv skriftlig kommunikasjon:

• Oppgi formålet ditt for å skrive i første linje eller første ledd i brevet.
• Hvis brevet ditt gjelder et bestemt stykke lovgivning, identifisere det tilsvarende (f.eks. husregninger er kalt ⁇ H. R. # ⁇ og senatregninger heter ⁇ S. ## ⁇
• Vær høflig, til punktet, og inkludere nøkkelinformasjon, ved hjelp av eksempler for å støtte din posisjon, og adressere bare ett problem i hvert brev og, om mulig, holde brevet på én side.
• Inkluder ditt fulle navn og adresse
• Be om en bestemt handling
• Gi kontaktinformasjonen din for å få svar

Sosiale medier Engagement

Medlemmenes ansatte sjekker regelmessig deres sosiale medier nevner og tags, så engasjement med sine kontorer via sosiale medier er en flott måte å vise at du er investert i et problem, mens det også øker bevissthet og momentum rundt dette problemet. Sosiale medier kan være spesielt effektive for å øke offentlig bevissthet og demonstrere bred støtte til et problem, men det bør vanligvis brukes i forbindelse med mer direkte kommunikasjonsformer.

Når du deltar i sosiale medier:

• Tagge din representants offisielle kontoer
• Bruk relevante hashtags for å øke synligheten
• Hold meldinger respektfulle og profesjonelle
• Del faktainformasjon og personlige historier
• Oppmuntre andre til å engasjere seg i saken
• Følg opp sosiale mediers engasjement med direkte kontakt

Brev til redaktøren og op-Eds

Media dekning av hendelser vil ofte ha en innflytelse på hva valgte tjenestemenn snakker om i høringer og introdusere som lovgivning. Å skrive brev til redaktøren eller meningsstykker for lokale aviser kan være en effektiv måte å påvirke din representant indirekte ved å forme offentlig diskurs og demonstrere komponent bekymring.

Representanter og deres ansatte overvåker lokale medier nøye for å forstå komponentfølelse og identifisere fremvoksende problemer. Et godt plassert brev til redaktøren kan nå ikke bare din representant, men også andre bestanddeler, potensielt bygge bredere støtte til din posisjon.

Håndheve din melding: Kunsten å overbevise kommunikasjon

Hvordan du kommuniserer er like viktig som metoden du velger. Effektivt ordtak krever klare, koncise og overbevisende meldinger som respekterer tidsbegrensningene og informasjonsbehovene til travle lovgivningskontorer.

ABC Framework: nøyaktig, kort og høflig

En nyttig ramme for all advocacy kommunikasjon er å sikre at budskapet er nøyaktig, kort og høflig:

Accurate: Sørg for at informasjonen du gir er direkte og nøyaktig, aldri lyve eller gi unøyaktig informasjon, og hvis du ikke vet noe, vær ærlig om det. Din troverdighet er din mest verdifulle ressurs i advocacy. Hvis du gir feil informasjon, kan det skade forholdet til kontoret og underminere fremtidig kommunikasjon.

Brief: I de fleste tilfeller vil du ha en begrenset mengde tid til å gjøre din banen, så hold det kort, og hold det enkelt. Det er viktig at fortalere tenker nøye om to eller tre hovedtalende punkter de håper å kommunisere ⁇ og holde seg til disse punktene gjennom hele din fortal. Legislatører håndterer dusinvis av problemer samtidig, så fokusert, konsentrert kommunikasjon er viktig.

Sørt: Enten du er enig eller uenig med din lovgiver, er det viktig at du opprettholder et visst nivå av respekt. Husk at å bygge et produktivt forhold krever profesjonalitet, selv om du sterkt er uenig med en representants posisjon.

Viktige elementer i alle meldinger

Uansett kommunikasjonsmetoden din, bør hver melding til en representant inkludere visse viktige elementer:

• Identifisering som en bestanddel: Valgte representanter er mest responsive til sine egne bestanddeler (folk som kan stemme på dem). Alltid inkludere din fulle adresse for å fastslå at du bor i deres distrikt.
• Servicesetning av formål: Oppgi umiddelbart hva problem du adresserer og hvilken handling du vil at representanten skal ta.
• Spesifikke regnings- eller policyreferanser: Hvis det er aktuelt, refererer til bestemt lovgivning etter nummer eller navn.
• Personlig tilkobling: Forklar hvordan problemet påvirker deg, familien din eller samfunnet ditt personlig.
• Supporterende fakta: Gi relevante data eller eksempler som støtter din posisjon.
• Slutt å spørre: Ring din representant for å gi dem beskjed om hvordan du vil at de skal stemme på et bestemt lovforslag, som å be om en bestemt handling gir deg gearing å holde dem ansvarlig.
• Kontaktinformasjon: Gi telefonnummeret og e-posten din for oppfølging.

Makt av personlige historier

Mens fakta og statistikk er viktig, personlig historier ofte har den største innvirkning på lovgivere og deres ansatte. En overbevisende fortelling om hvordan et problem påvirker ekte mennesker i distriktet kan være mer overbevisende enn abstrakte politiske argumenter.

Når du deler din historie:

• Vær autentisk og ekte
• Fokuser på konkrete detaljer og spesifikke konsekvenser
• Koble din erfaring til det bredere policyproblemet
• Forklar hva som ville endre seg hvis det ble gjort dine forespørsler
• Hold det kortfattet - selv kraftige historier bør være korte i advocacy sammenhenger

Personlige historier humaniserer politiske debatter og hjelper lovgivere å forstå de virkelige implikasjonene av deres beslutninger. De er også mer minneverdig enn statistikk alene, noe som gjør kommunikasjonen din mer sannsynlig å holde seg til ansatte og lovgivere.

Forbered deg på møter i peson: Maksivere effekten din

Hvis du har sikret et personlig møte med representanten eller deres ansatte, er grundig forberedelse avgjørende for å gjøre det meste av denne verdifulle muligheten.

Gjør din forskning

Før møtet ditt, vil forskning representantens stillinger, stemmerekord og komitéoppgaver. Å forstå deres prioriteringer og tidligere stillinger i relaterte saker hjelpe deg å ramme budskapet effektivt. Alle valgte tjenestemenn har ett eller flere politiske spørsmål som de bryr seg om dypt, og effektive talsmenn vil identifisere disse interessene og deretter ramme deres melding i samsvar med det.

Se på:

• Nylige uttalelser eller pressemeldinger på problemet ditt
• Medlemskap i komitéen som er relevant for emnet ditt
• Tidligere stemmer om relatert lovgivning
• kampanje løfter eller plattformposisjoner
• Store donorer og interessegruppevurderinger (tilgjengelig via nettsteder som OpenSecrets.org)
• Nylige rådhus eller offentlige opptredener

Forbered dine materialer

Opprett en kort, profesjonell pakke med materialer å forlate med representanten eller medarbeider. Dette bør omfatte:

• En énsides sammendrag av problemet ditt og forespørsel
• Relevante faktablader eller forskning
• Personlige historier eller anmeldelser
• Kontaktinformasjon for oppfølging
• Informasjon om enhver koalisjon eller organisasjon du representerer

Hold materialene kortfattet og profesjonelt presentert. Legislere mottar enorme mengder informasjon, så dokumenter som er klare, velorganiserte og lett å skanne er mest sannsynlig å lese og beholde.

Planlegg dine samtalepunkter

Utvikle to til tre viktige talepunkter som du vil kommunisere under møtet. Skriv dem ned og øv å levere dem kortfattet. Vurder å skrive ned det du vil si før du ringer. Dette rådet gjelder like på personlig møter.

Dine talepunkter bør:

• Vær klar og spesifikk
• Koble til representantens distrikt eller prioriteringer
• Inkluder både fakta og personlig påvirkning
• Før en bestemt, handlingsdyktig forespørsel
• Vær minneverdig og gjentakbar

Gruppemøtestrategier

Hvis du møter som en del av en gruppe, er koordinering nødvendig. Hvis du planlegger et gruppemøte, er det en god ide å ha et møte med gruppen før du møter lovgivere, og det kan være effektivt for din gruppe å velge en talsmann og kanskje en eller to andre som kan fungere som støttende roller ⁇ å gi statistikk eller andre anekdoter.

Det er en god ide for gruppen å velge en skribent, noen som vil ta notater i løpet av møtet, og det er spesielt viktig å skrive ned alle stillingssetninger, spørsmål eller spesielle forespørsler fra lovgiveren, og skriftskriveren kan også tildeles å skrive oppfølgingsresponsen og takk- du notat.

En vokal innsats må snakke med én stemme, og ha en klar og spesifikk melding som alle er enige om gjør det mulig. Koordiner gruppens melding på forhånd for å sikre konsistens og unngå å motsette seg hverandre under møtet.

Under møtet: Beste praksis

Når du er på møtet, husk disse viktige praksisene:

• Kom til hovedpunktene umiddelbart. Ikke kast bort tid med overdreven behagelighet når du har begrenset tid.
• Husk å ikke gjøre alt det snakkende, sørg for at du gir lovgiverne muligheten til å stille spørsmål eller si sine meninger, og stille dem spørsmål.
• Ikke diskuter med lovgiveren eller ansatte, og hvis du er uenig, gjør poeng og gå videre.
• Hvis du ikke vet svaret på et spørsmål, si det og lov å komme tilbake med svaret, og følg opp med svaret ditt så raskt som mulig etter møtet.
• Lyt aktivt til å forstå representantens perspektiv
• Ta notater på forpliktelser, spørsmål eller bekymringer som er reist
• Vær respektfull over tidsgrensene
• Takk for din vurdering og tid

Forstå lovgivende personale

Det er kritisk å bygge gode relasjoner og kommunisere effektivt med lovgivende personale, da de generelt er ansvarlig for å informere valgte tjenestemenn om et spørsmål og råd om hva deres posisjon skal være. Ikke bli skuffet hvis du møter med ansatte i stedet for lovgiveren selv - ansatte medlemmer har ofte betydelig innflytelse på politiske beslutninger og kan være mektige allierte.

Legearbeidere inkluderer vanligvis:

sporing av kommunikasjonen din

Behold en liste over all kommunikasjonen din med representanters kontorer, inkludert:

• Datoer og kontaktmetoder
• Navn på ansatte du snakket med
• Problemer som diskuteres
• Forpliktelser eller svar mottatt
• Oppfølgingstiltak som trengs
• Valg av journaler om problemer du har foreslått

Denne dokumentasjonen hjelper deg å bygge et omfattende bilde av representantens posisjoner og responsivitet over tid. Det sikrer også at du kan referere tidligere samtaler i fremtidig kommunikasjon, som viser ditt vedvarende engasjement.

Bygge koalisjoner: Forsterker stemmen din

Det er styrke i antall, og identifiserer folk i leiren din og får dem til å forplikte seg til en vokal innsats er ditt første skritt mot å bygge en kraftig organisasjon. Mens individuell advocacy er viktig, kan bli med andre som deler dine bekymringer betydelig forsterke din innvirkning.

Identifisering av potensielle allierte

Når du bygger en koalisjon, bør du vurdere å nå ut til:

• Legisler som allerede er til fordel for din posisjon, nærmer seg de som har stemt for å finansiere eller støtte problemet ditt i fortiden, eller som du har hatt nylig positive samtaler med
• Faktisk eller potensielle mottakere av politikken eller finansiering du er å argumentere for
• Støttende samfunns- og næringsledere og andre borgere som forstår problemet, inkludert samfunnets meningsledere - forretningsfolk, sjefer for organisasjoner, aviskolonister - som er i stand til å påvirke store antall andre på grunn av deres stående i sitt felt eller i samfunnet i det store
• Folk som bare har tid og lyst til å jobbe på kampanjen, og vil ting konvolutter, man telefoner og fungere som go-fers når de er nødvendig, som slike mennesker er ofte hjertet i en gressrot advocacy kampanje
• Eksisterende advokatorganisasjoner som jobber med relaterte problemer
• Profesjonelle organisasjoner eller handelsgrupper
• Trosbaserte organisasjoner
• Akademiske eksperter som kan gi troverdighet

Koalisjonstiltak

Effektive koalisjoner krever koordinering og klar kommunikasjon. Etablering:

• Delte mål og meldinger
• Ansvarsdeling
• Regelmessige kommunikasjonskanaler
• Koordinerte handlingsplaner
• Delte ressurser og informasjon
• Samtykkestalende poeng

Koalitionsavokatur kan ta mange former, fra koordinerte brevskrivingskampanjer til organiserte lobbydager hvor flere bestanddeler møtes med representanter på samme dag. Nøkkelen er å sikre at alle deltakere leverer konsekvente meldinger mens de bringer sine unike perspektiver og historier.

Spesielle vurderinger for ulike nivåer av regjeringen

Mens mange advocacy prinsipper gjelder på alle nivåer av regjering, er det viktige forskjeller i hvordan du bør nærme seg lokale, statlige og føderale representanter.

Lokal regjeringsrådgivning

Lokale tjenestemenn ⁇ byrådsmedlemmer, fylkeskommissærer, skolestyremedlemmer ⁇ er ofte de mest tilgjengelige representantene og kan ha umiddelbar innvirkning på problemer som påvirker hverdagen din.

• Storere tilgjengelighet: Lokale tjenestemenn har ofte mindre ansatte og kan svare på e-post eller samtaler personlig
• Public comment periods: De fleste lokale regjeringsmøter inkluderer tid til offentlig kommentar
• Feiral tilstedeværelse: Du er mer sannsynlig å møte lokale tjenestemenn på fellesskapsarrangementer
• Direkte innvirkning: Lokale beslutninger om zoning, skoler og tjenester påvirker ditt nabolag direkte
• Faster responstider: Lokale regjeringer beveger seg ofte raskere enn statlige eller føderale organer

For lokalrådgivning kan det være spesielt effektivt å delta i offentlige møter og tale i kommentarperioder. Forskning av din lokale regjerings møteplan og prosedyrer for offentlig deltagelse.

State Legislature Advocacy

Statslovgivere har ofte mindre konstituenter enn føderale representanter, noe som gjør individuelle bestanddeler kontakt spesielt effektivt. State lovgivere håndterer viktige problemer som utdanning, helsevesen, strafferett og infrastruktur.

Nøkkelhensyn for statlige ordtak:

• Mange statslovgivere er deltid og opprettholder andre karrierer
• Lovgivende møter kan begrenses til visse måneder i året
• Distriktkontorer kan være mindre formelle enn føderale kontorer
• State capitols ofte vert lobby dager organisert av advocacy grupper
• Utvalgsavhandlinger kan gi muligheter til offentlig vitnesbyrd

Federal Advocacy

Federal representanter håndtere nasjonale og internasjonale problemer og har vanligvis større, mer strukturerte kontorer. Selv om de kan være mindre tilgjengelig enn lokale tjenestemenn, kan føderale advokater påvirke politikk med landsoverflate innvirkning.

Federal advocacy vurderinger:

• Større ansatte strukturer betyr at du vanligvis vil kommunisere med spesialisert personale
• Komiteoppgaver er avgjørende ⁇ representative har større innflytelse på saker innen deres komités jurisdiksjoner
• Lovgivningsprosessen er mer komplisert og langsommere
• Koordinasjon med nasjonale advokatorganisasjoner kan være gunstig
• Både Washington DC og distriktskontorer bør vurderes for kontakt

Mens flertallet av kommunikasjonslovgivere mottar fra deres direkte medlemmer, er det ingen regler for å kontakte andre lovgivere, spesielt hvis de er maktposisjoner, og taleren i parlamentet, mindretallslederne, stoler og/eller rangere medlemmer av en komité, samt medlemmer av en komité som arbeider med det problemet du er bekymret for, kan kontaktes av alle som ønsker å uttrykke et syn på et spørsmål.

Vanlige feil å unngå

Selv velopplyste tilhengere kan undergrave effektiviteten ved å gjøre vanlige feil. Unngå disse fallgruber for å maksimere effekten din:

Kontakt feil representant

Valgte representanter er mest responsive til sine egne medlemmer (folk som kan stemme på dem), så vær sikker på å prioritere å ringe medlemmer av kongressen som representerer deg, og det er ikke effektivt å ringe medlemmer som ikke representerer deg - og gjøre det kan blokkere samtaler fra deres medlemmer som kan ha mer innflytelse. Kontroller alltid at du kontakter tjenestemenn som faktisk representerer ditt distrikt.

Å være vague eller ufokusert

Generisk melding om bred bekymring er mindre effektiv enn spesifikke forespørsler relatert til bestemt lovgivning eller politikk. Bestem hva du vil snakke om, og vær spesifikk! Identifiser nøyaktig regning, politikk eller handling du adresserer.

Foreslå unøyaktig informasjon

Ingenting skader din troverdighet raskere enn å gi falsk eller villedende informasjon. Hvis du er usikker på et faktum, er det bedre å erkjenne det og tilby å følge opp med nøyaktig informasjon enn å gjette eller overdrive.

Å være upålitelig eller konfrontert

Selv når du er sterkt uenig med en representants posisjon, er det viktig å opprettholde respekt og profesjonalitet. Angry, truende eller fornærmende kommunikasjon er kontraproduktivt og kan resultere i at dine fremtidige meldinger ignoreres.

Mislykkes å følge opp

Engangskommunikasjon skaper sjelden varig effekt. Advocacy krever vedvarende engasjement, oppfølging på forpliktelser og pågående relasjonsbygging.

Overse ansatte medlemmer

Å behandle ansatte som portvakter å bli omgått i stedet for verdifulle allierte er en feil. Personalemedlemmer har betydelig innflytelse og kan være kraftige talsmann for din stilling innen kontoret.

Overveldende med informasjon

Å gi for mye informasjon kan være like problematisk som å gi for lite. Fokus på nøkkelpunktene og gi ytterligere detaljer bare når det er spurt eller når de direkte støtter hovedargumentet ditt.

Forstå den lovgivende prosessen

Effektiv advocacy krever å forstå hvordan lovgivningen beveger seg gjennom systemet. Selv om den spesifikke prosessen varierer etter nivå av regjering, de fleste lovgivningsorganer følger lignende mønstre.

Nøkkelfaser i lovverket

• En lovspålegg blir innført av en lovgiver.
• Komiteen gjennomgang: Lovforslaget tildeles en relevant komité for studie og høringer
• Utvalgsavstemning: Utvalget stemmer om hvorvidt å fremme regningen
• Floordebatten: Det fullstendige lovgivende organet debatterer regningen
• Floor stemmer: Den fulle kroppen stemmer på regningen
• Annet kammer: I bicamerale lovgivere gjentar prosessen i det andre kammeret
• Guvernøren eller presidenten signerer eller vetoiserer regningen.