Introducere: Integritatea investigaţiilor în materie de echilibru cu drepturile lucrătorilor

Furtul la locul de muncă și abaterea angajaților pot amenința o organizație linia de jos, erodarea încrederii, și de a crea pasive juridice. Atunci când angajatorii sau ofițerii de aplicare a legii lansează o investigație, ei trebuie să navigheze o rețea complexă de cerințe juridice . Printre ele se numără necesitatea unui mandat legal. Înțelegerea exact atunci când un mandat este necesar, cum să obțină unul, și ce excepții există este critică pentru orice investigator, HR profesionist, sau consilier juridic. Acest articol oferă un ghid cuprinzător, orientat spre practică pentru a justifica cerințele în caz de furt la locul de muncă și investigații privind abaterile, care acoperă fundamentul juridic, așteptările de confidențialitate, dovezi digitale, consimțământul, și consecințele grave ale nerespectării.

Înțelegerea Fundației juridice pentru mandate

Al patrulea amendament la Constituţia SUA protejează indivizii împotriva percheziţiilor şi confiscărilor nerezonabile. În timp ce amendamentul se aplică direct actorilor guvernamentali, principiile sale modelează multe investigaţii la locul de muncă, deoarece ofiţerii de aplicare a legii sunt adesea implicaţi. Un mandat este un ordin judiciar care autorizează o percheziţie sau o sechestrare. Pentru a fi valid, acesta trebuie să se bazeze pe o cauză probabilă, susţinută de o declaraţie depoziţie, descrie locul şi elementele cu particularitate, şi să fie emis de un magistrat neutru.

În sectorul privat, angajatorii nu sunt obligaţi constituţional să obţină un mandat înainte de căutarea proprietăţii companiei. Cu toate acestea, atunci când poliţia participă la investigaţie sau când angajatorul acţionează ca agent al guvernului. Această distincţie este crucială. De exemplu, dacă un ofiţer de poliţie cere unui manager să caute un birou de angajaţi pentru bunuri furate, căutarea poate fi considerată o acţiune guvernamentală şi necesită un mandat, cu excepţia cazului în care se aplică o excepţie.

Când este necesar un mandat în cadrul investigaţiilor la locul de muncă?

Angajatori publici vs. sectorul privat

Angajatorii guvernamentali (federali, de stat şi agenţiile locale) sunt obligaţi direct de al patrulea amendament. Orice căutare de către un angajator din sectorul public pentru dovezi de abatere necesită de obicei un mandat, cu excepţia cazului în care acesta intră într-o excepţie recunoscută, cum ar fi consimţământul, circumstanţele exigente sau o căutare efectuată pentru un scop neinvestiţionist legat de muncă (de exemplu, inventar). În schimb, angajatorii privaţi nu sunt în general supuşi celui de-al patrulea amendament în efectuarea investigaţiilor interne. Cu toate acestea, situaţia se schimbă dramatic în cazul în care se implică aplicarea legii.

Implicaţie de aplicare a legii şi teoria

Dacă poliția sau agenții federali solicită, încurajează sau participă activ la căutarea unui angajator privat, căutarea poate fi tratată ca acțiune de stat. Instanțele examinează gradul de implicare a guvernului: doar ofițerul a primit dovezi predate în mod voluntar sau au dirijat calendarul, domeniul de aplicare și modul de căutare? Acest ultim scenariu declanşează de obicei cerinţele de mandat. De exemplu, în Statele Unite v. Walther (9th Cir. 1986), instanța a susținut că atunci când un ofițer de securitate aeriană a căutat un pachet la cererea explicită a unui agent DEA, căutarea a fost o căutare guvernamentală care a necesitat cauza probabilă.

Aşteptarea de a avea intimitate în locul de muncă

Cerința privind mandatul depinde de faptul dacă angajatul are o așteptare rezonabilă de confidențialitate

  • Fie că spațiul de lucru este privat sau partajat.
  • Dacă angajatorul a anunțat politici de monitorizare.
  • Dacă angajatul are control exclusiv (de exemplu, un birou încuiat sau dulap personal).
  • Normele de industrie și sarcinile de muncă (de exemplu, un casier bancar are mai puțină intimitate într-un sertar cu numerar).

În general, dacă aşteptarea de confidenţialitate este rezonabilă, este necesar un mandat înainte ca aplicarea legii să poată efectua o căutare. Fără mandat, orice dovadă obţinută poate fi suprimată într-o procedură penală.

Atunci când este necesar un mandat, investigatorii trebuie să satisfacă mai multe elemente procedurale stricte. Eșecul asupra oricăruia poate face mandatul invalid și dovezile rezultate inadmisibile.

Cauza probabilă

Cauza probabilă există atunci când totalitatea circumstanțelor ar conduce o persoană rezonabilă să creadă că dovezile unei infracțiuni sau abateri sunt situate în locul care urmează să fie căutate. Pentru furtul de la locul de muncă, aceasta ar putea include imagini de supraveghere care arată un angajat care ia elemente, declarații de martori sau discrepanțe în înregistrările inventarului. Important, cauza probabilă trebuie să fie informații proaspețiale slăbește justificarea.

Declaraţia

Investigatorii trebuie să pregătească o declarație sub jurământ de detalii faptele care stabilesc cauza probabilă. Declaratia ar trebui să fie temeinic, inclusiv date, nume, observații specifice, și modul în care informațiile au fost obținute. Declarațiile conclulor (

Particularitate

Mandatul trebuie să descrie cu specificitate locul de căutat și elementele care trebuie confiscate. Un mandat de autorizare a unei căutări a unei clădiri de birouri pentru

Aprobarea judiciară

Un magistrat neutru și detașat examinează declarația de opoziție. Dacă judecătorul găsește cauza probabilă și mandatul este în mod corespunzător, ei îl semnează. Investigatorii trebuie să execute mandatul în termenul stabilit de lege (de multe ori 10 zile în cazuri federale, dar mai scurt în unele state) și numai între orele specificate (de obicei, 6 - 10 p.m.) cu excepția cazului în care o căutare pe timp de noapte este autorizată.

Excepții de la cerința de mandat

Mai multe excepții pot permite o căutare fără mandat de către aplicarea legii în contextul locului de muncă:

  • Consent: Consimțământ voluntar din partea unei persoane cu autoritate asupra zonei (de exemplu, angajatul sau un supraveghetor cu autoritate comună).
  • Circumstanţe extreme : Pericolul imediat de distrugere a dovezilor, de evadare sau de vătămare a altora.
  • Un ofiţer prezent legal vede contrabanda sau dovezile la vedere.
  • Căutări de inventar : Proceduri standard pentru proprietatea sechestrată.
  • Nevoi speciale: Căutări în scopuri de aplicare a legii, cum ar fi asigurarea siguranței la locul de muncă (de exemplu, testarea medicamentelor în locurile de muncă sensibile la siguranță).

Cu toate acestea, aceste excepții sunt interpretate în mod strict, iar anchetatorii ar trebui să obțină un mandat ori de câte ori este posibil pentru a evita provocările juridice.

Așteptările de confidențialitate și drepturile angajaților: jurisprudența principală

O

În acest caz de referință, Curtea Supremă a statuat că angajații publici au o așteptare rezonabilă de confidențialitate în birourile și birourile lor. Cu toate acestea, Curtea a recunoscut, de asemenea, că căutările în scopuri neinvestitorii efectuate de autoritățile de supraveghere în scopuri neinvestitorii (de exemplu, pentru a prelua un dosar necesar) sau pentru abaterile legate de muncă pot fi rezonabile fără un mandat dacă căutarea este justificată la început și rezonabilă în domeniul său de aplicare. Cazul subliniază că cerința privind mandatul nu este absolută pentru angajatorii publici care acționează fără implicarea în aplicarea legii.

Orașul Ontario vs. Quon (2010)

Acest caz a abordat intimitatea în comunicaţiile electronice. Un departament de poliţie a căutat un ofiţer . Mesajele personale trimise pe un pager emis de guvern. Curtea a presupus (fără a decide) că ofiţerul avea o aşteptare rezonabilă de confidenţialitate, dar a considerat căutarea rezonabilă deoarece a fost motivată de un scop legitim legat de muncă (auditarea suprafeţelor) şi nu a fost excesiv de intruzivă. Quon ilustrează că, chiar şi atunci când există aşteptări de confidenţialitate, un mandat nu poate fi necesar pentru investigaţiile interne guvernamentale care sunt . .

Statele Unite împotriva Ziegler (9th Cir. 2007)

În acest caz, instanța a adresat angajatorului consimțământul de a căuta un computer angajat. Angajatorul a permis în mod voluntar agenți FBI pentru a căuta calculatorul de birou angajat. instanța a susținut că, deoarece angajatorul a avut autoritate comună asupra calculatorului (care a fost proprietatea companiei), așteptările angajatului de confidențialitate nu a fost obiectiv rezonabil, iar căutarea nu a încălcat al patrulea amendament. Acest caz este frecvent citat pentru a sprijini propunerea că angajatorii privați pot consimți la percheziții de aplicare a legii a dispozitivelor emise de societate.

Considerații speciale privind dovezile digitale

Investigaţiile la locul de muncă implică tot mai mult calculatoare, smartphone-uri, servere de e-mail, şi stocarea cloud. Dovezi digitale ridică probleme unice de mandat.

Dispozitive personal deținute

Pentru dispozitivele emise de companie, angajatorii au, în general, dreptul de acces la date, în special dacă angajatorul are o politică scrisă clară care să ateste că nu se așteaptă intimitate și că dispozitivul este supus monitorizării. Dacă autoritățile de aplicare a legii doresc să caute un dispozitiv emis de companie, angajatorul poate consimți dacă angajatul nu are dreptul exclusiv la intimitate. Totuși, dacă dispozitivul este personal (BYOD), angajatul își păstrează probabil o așteptare rezonabilă de confidențialitate, iar un mandat este necesar dacă nu se aplică o excepție.

Legea privind comunicațiile stocate (SCA)

SCA (18 U.S.C. §§ 2701-2712) limitează accesul guvernului la comunicațiile electronice stocate. În general, aplicarea legii are nevoie de un mandat pentru a obliga un furnizor (ca un serviciu de e-mail sau angajatori . Departamentul IT) să dezvăluie conținutul comunicațiilor care au fost stocate timp de 180 de zile sau mai puțin. Pentru mesajele stocate mai vechi, o citație sau ordin judecătoresc poate fi suficientă în unele circuite. Investigatorii trebuie să fie conștienți de aceste cerințe care se suprapun.

Stocarea cloud-ului și datele din partea a treia

Dacă un angajat utilizează stocarea cloud-urilor furnizată de companie (de exemplu Google Workspace, Microsoft 365), angajatorul poate avea acces la date prin intermediul controalelor sale administrative. Cu toate acestea, dacă aplicarea legii solicită datele direct de la furnizorul cloud, furnizorul va solicita de obicei un mandat sau o citație validă. Decizia Curții Supreme de Justiție a Curții Supreme de Justiție în Carpenter v. Statele Unite (2018) cerințe de mandat extins pentru anumite tipuri de date terțe (informații privind localizarea celulei) și instanțele inferioare se ocupă de aplicarea sa în cazul datelor cloud.

Rolul consimţământului şi al politicilor societăţii

Consimțământul este una dintre cele mai frecvente modalități de a ocoli cerințele privind mandatul în cadrul anchetelor la locul de muncă, dar consimțământul trebuie să fie voluntar, specific și dat de cineva cu autoritate reală sau aparentă.

Express vs. Consimțământ impus

Consimțământul expres apare atunci când un angajat semnează o confirmare a unei politici de căutare sau este de acord verbal cu o căutare. Consimțământul asumat poate fi dedus din acțiunile angajatului sau sarcinile de muncă. De exemplu, un conducător auto de livrare care utilizează un camion de companie și știe că urmărirea GPS este utilizată poate fi considerată ca fiind în mod implicit de acord cu monitorizarea locației. Cu toate acestea, instanțele sunt precaute în ceea ce privește implicarea consimțământului, în special pentru căutări foarte intruzive.

Politici scrise şi recunoaştere

Cea mai bună practică este să existe o politică clară, scrisă, care: (1) prevede că proprietatea companiei (inclusiv birourile, dulapurile, calculatoarele și electronicele) este supusă căutării în orice moment; (2) informează angajații că nu au nicio speranță de confidențialitate în aceste domenii; (3) precizează că dispozitivele personale utilizate pentru muncă pot face, de asemenea, obiectul inspecției; și (4) solicită angajaților să semneze o recunoaștere. Astfel de politici reduc rezonabilitatea obiectivă a așteptărilor în materie de confidențialitate și facilitează consimțământul angajatorilor la căutările în domeniul aplicării legii.

Consimțământul părților terțe

În multe cazuri, un supraveghetor sau un administrator IT poate consimți la o căutare a unei zone sau a unui dispozitiv în cazul în care acesta împărtășește autoritatea comună. De exemplu, dacă un angajat împarte un birou cu un coleg, fie ocupant ar putea fi de acord cu o căutare a biroului. Cu toate acestea, pentru un cabinet de depozit blocat pe care numai angajatul îl utilizează, consimțământul superiorilor poate fi insuficient.

Consecinţele necomplianţei

În caz contrar, respectarea cerinţelor privind mandatul poate avea consecinţe devastatoare pentru o anchetă.

Excluderea probelor

Dacă dovezile sunt obținute fără un mandat în cazul în care a fost necesar, regula de excludere blochează de obicei utilizarea sa în procedurile penale. Acest lucru poate distruge un caz de furt sau abatere. Regula se aplică nu numai la dovezile primare, ci și la

Răspunderea civilă în temeiul secțiunii 1983

Angajaţii publici pot da în judecată angajatorii guvernamentali sau ofiţerii de aplicare a legii pentru daune în temeiul 42 U.S.C. § 1983 pentru încălcarea drepturilor lor de al patrulea amendament. Angajatorii privaţi care acţionează în colaborare cu oficialii guvernamentali se pot confrunta, de asemenea, cu § 1983 revendicări. În plus, angajaţii pot aduce reclamaţii de tortură (de exemplu, invazia de intimitate, rezilierea ilegală) pe baza unei percheziţii necorespunzătoare.

Sancțiuni penale

În cazuri rare, persoanele care efectuează cu bună ştiinţă o căutare ilegală pot fi acuzate de infracţiuni în temeiul legilor de stat care interzic supravegherea ilegală, intruziunea în calculator sau conduita greşită oficială.

Reputaţii şi daune financiare

Chiar dacă nici un proces nu reușește, percepția unei anchete ilegale poate afecta reputația unui angajator, erodarea moralului angajaților și duce la soluționarea unor înțelegeri costisitoare.

Cele mai bune practici pentru investigaţii la locul de muncă

Pentru a evita capcanele legale, dar încă investighează eficient furtul sau abaterea, urmați aceste măsuri practice:

  1. Dezvoltați politici clare: Implementați și comunicați o politică cuprinzătoare de căutare și monitorizare. Obțineți o recunoaștere scrisă de la toți angajații. revizuiți și actualizați periodic politica pentru a reflecta schimbările tehnologice și juridice.
  2. [ Consult avocat timpuriu: Înainte de orice căutare, în special una care implică aplicarea legii, au un avocat revizui planul. Avocatul poate ajuta la evaluarea dacă este necesar un mandat sau în cazul în care se aplică o excepție.
  3. Document totul[: Păstrați înregistrări detaliate ale abaterilor observate, confirmări politice și consimțământul. Dacă se dă consimțământul, puneți angajatul să semneze un formular de consimțământ care să specifice domeniul de aplicare al căutării.
  4. [ Căutări de tip Limit către necesitatea afacerilor: Nu vă angajaţi în pescuitul exploratoriu. Articulaţi în mod clar scopul căutării şi limitaţi-l la zonele în care se pot găsi dovezi.
  5. [ ]Separați rolurile interne și de aplicare a legii: În cazul în care aplicarea legii devine implicată, delimitați în mod clar ancheta independentă a angajatorului privat din acțiunile guvernului. Evitați ca ofițerii să conducă calendarul sau domeniul de aplicare al căutărilor interne.
  6. Abține un mandat atunci când ai îndoieli [: Cea mai sigură cale de acțiune atunci când aplicarea legii trebuie să caute o zonă privată sau un dispozitiv personal este de a obține un mandat.Chiar dacă este nevoie de timp suplimentar, mandatul protejează admisibilitatea probelor și protejează anchetatorii de răspundere.
  7. Investigatori de tren: Personalul personalului de resurse umane, personalul de securitate și managerii ar trebui să primească cursuri periodice de formare privind legile de căutare și confiscare, așteptările privind confidențialitatea și procedurile adecvate pentru păstrarea probelor.

Concluzie

Cerinţele de mandat sunt o piatră de temelie a investigaţiilor legale la locul de muncă în cazul furtului şi abaterii angajaţilor. Fie că sunteţi un angajator privat, o agenţie guvernamentală sau un ofiţer de aplicare a legii, înţelegerea atunci când un mandat este necesar şi modul în care puteţi obţine unul în mod corespunzător este esenţial pentru păstrarea dovezilor, respectarea drepturilor angajaţilor şi evitarea sancţiunilor legale. Intersecţia aşteptărilor de confidenţialitate, date digitale, consimţământ, şi al patrulea amendament necesită o planificare atentă şi orientare juridică. Prin respectarea principiilor prezentate în acest articol, investigatorii pot efectua investigaţii temeinice, legale care stau în picioare pentru a verifica orice forum.

]Pentru lectură ulterioară, consultați Departamentul de Justiție al SUA Manualul de resurse penale privind garanțiile[, Cornell Information Juridic Institute