Table of Contents

Državne agencije služijo kot hrbtenica zagotavljanja javnih storitev po ZDA, ki sodelujejo v kompleksnih omrežjih, da bi zagotovili bistvene programe in vire za milijone prebivalcev. Od zdravstvenega varstva in izobraževanja do prevoza in varstva okolja, te agencije sodelujejo vsak dan, da bi zagotovili, da vladne storitve dosežejo tiste, ki jih najbolj potrebujejo. Razumevanje zapletenih mehanizmov medagencijskega sodelovanja lahko pomaga prebivalcem, da učinkoviteje krmarijo vladne storitve, hkrati pa cenijo prefinjeno usklajevanje, ki je potrebno za delovanje različnih skupnosti.

Fundacija za sodelovanje med agencijami

Sodelovanje med agencijami je temeljni premik v načinu delovanja vlade, ki se odmika od izoliranih oddelčnih silosov k integriranim modelom zagotavljanja storitev. Sodelovanje je mogoče opredeliti kot vsako skupno dejavnost, ki je namenjena ustvarjanju večje javne vrednosti, kot bi jo lahko ustvarili subjekti, kadar delujejo sami. Ta pristop sodelovanja priznava, da se številni izzivi, s katerimi se danes soočajo skupnosti – od kriz javnega zdravja do gospodarskega razvoja – ne morejo učinkovito spopasti z eno samo agencijo, ki dela samostojno.

Zapletenost sodobnega upravljanja zahteva, da agencije združijo svoje strokovno znanje, vire in podatke za reševanje večplastnih problemov. Ko državne agencije sodelujejo, ustvarjajo sinergije, ki povečujejo njihove individualne zmogljivosti, kar vodi do celovitejših rešitev in boljših rezultatov za prebivalce. Ta okvir sodelovanja postaja vse pomembnejši, saj vlada pritiska, da bi z omejenimi sredstvi dosegla več, hkrati pa izpolnila vse večja pričakovanja javnosti glede kakovosti storitev in dostopnosti.

Osem vodilnih praks za učinkovito sodelovanje

Ugotovili smo 8 vodilnih praks, ki bi lahko pomagale agencijam pri učinkovitejšem sodelovanju, kot je premostitev organizacijskih kultur – npr. vzpostavitev združljivih politik ali dogovor o skupni terminologiji. Te prakse, ki so se razvile z obsežnimi raziskavami in analizo uspešnih pobud sodelovanja, zagotavljajo časovni načrt za agencije, ki si prizadevajo za okrepitev svojih partnerstev.

Opredelitev rezultatov in odgovornost

Uspešno sodelovanje med agencijami se začne z jasno določenimi cilji in merljivimi rezultati. GAO se je osredotočil na ključne vidike izvajanja mehanizmov sodelovanja med agencijami na štirih področjih, kjer je ugotovil ovire: Izidi: Ali so partnerji jasno opredelili kratkoročne in dolgoročne rezultate, ki jih je treba doseči? Brez jasnih ciljev lahko prizadevanja za sodelovanje izgubijo osredotočenost in ne dosežejo pomembnih rezultatov.

Odgovornost: Ali obstaja način za spremljanje in spremljanje napredka ter ali imajo agencije vzpostavljene standarde individualne usposobljenosti in uspešnosti za osebje, ki sodeluje? Vzpostavitev mehanizmov odgovornosti zagotavlja, da so vse sodelujoče agencije še naprej zavezane skupnim ciljem in da je mogoče napredek meriti in ocenjevati skozi čas.

Vodenje in organizacijska kultura

Učinkovito vodenje ima ključno vlogo pri spodbujanju uspešnih medagencijskih partnerstev. Opredeljeni vodje skupin, ki izkazujejo "sodelovanje v pristojnosti". Na podlagi intervjujev z uradniki agencij je GAO opredelil pet kompetenc, ki jih potrebujejo vodje učinkovitih medagencijskih skupnih prizadevanj: (1) dobro deluje z ljudmi, (2) odkrito komunicira z vrsto zainteresiranih strani, (3) gradi in vzdržuje odnose, (4) razume druga stališča in (5) določa vizijo za skupino.

Premostitev organizacijskih kultur predstavlja še eno bistveno prakso. Različne agencije imajo pogosto različne naloge, prednostne naloge in operativne postopke, ki lahko ustvarijo ovire za sodelovanje. Na primer, predlagali smo, da se za 16 lokacij za čiščenje jedrskih odpadkov, ki jih je pripravilo Ministrstvo za energijo, opredeli "raziskave in razvoj", da bi se uskladilo njihovo prizadevanje. Brez skupne opredelitve so si mesta to različno razlagala in so ministrstvu poročala o nedoslednih informacijah. Vzpostavitev skupne terminologije in združljivih politik pomaga premagati te kulturne razlike.

Upravljanje virov in sodelovanje

Upravljanje virov: Kako se bodo financirale in zaposlile sodelujoče agencije? So sodelujoče agencije razvile spletna orodja za podporo skupnim interakcijam? Odločitve o dodeljevanju virov lahko sprejmejo ali prekinejo pobude sodelovanja, kar zahteva skrbno načrtovanje in zavezanost vseh sodelujočih agencij.

Prav tako pomembno je zagotoviti, da so udeleženi pravi udeleženci. V preteklosti smo tudi poročali, da je koristno, če udeleženci v celoti poznajo ustrezne vire in zmogljivosti svoje agencije. Agencije morajo zadolžiti zaposlene, ki imajo pooblastila za sprejemanje odločitev, in strokovno znanje, da pomembno prispevajo k prizadevanjem za sodelovanje.

Sodobna tehnologija omogoča sodelovanje

Digitalne platforme in orodja za sodelovanje so revolucionarno spremenili delovanje državnih agencij, s čimer so se odpravile geografske ovire in omogočile komunikacije v realnem času po oddelkih in lokacijah.

Platforme za sodelovanje na podlagi oblaka

"Vse izvajalske podružnice in 55.000-plus državnih zaposlenih imajo licence Teams," pravi Brahma Alaparthi, vodja podjetniške in oblačne rešitve za Virginia Information Technologies Agency. "Uporabljajo ga za splošno vsakodnevno komunikacijo, pogovorno komuniciranje in virtualna srečanja skupin ter srečanja z zunanjimi zainteresiranimi stranmi." · "Imamo tudi sodelovanje v dokumentih z različnimi platformami in orodji, kot sta SharePoint in Box, varna podjetniška storitev za izmenjavo občutljivih vsebin med notranjimi zainteresiranimi stranmi in zunanjimi deležniki, prodajalci in komponentami," pravi.

Platforme za sodelovanje pomagajo državnim uslužbencem prihraniti čas. »V preteklosti bi imeli malo vrzeli med sestanki, tako da bi imeli čas za hojo med tlemi ali zgradbami,« pravi Diggs. »Zdaj imamo srečanja nazaj na hrbet, s pomočjo sodelovalnih orodij, ki nam omogočajo hiter prehod.« · To je še posebej pomembno, ko agencije poskušajo opraviti delo na več lokacijah. Te izboljšave učinkovitosti omogočajo agencijam, da preusmerijo sredstva v neposredno dostavo storitev in ne v upravne režijske stroške.

Upravljanje projektov in usklajevanje v realnem času

Posamezniki se povezujejo preko klepeta, "in če vodite projekt, ljudje imajo običajno stran za projekt, kjer sodelujejo z vidika datotek," pravi Nathaniel. "Imamo vodje projektov, ki ga uporabljajo za začetek projektov in upravljanje vseh predmetov, povezanih z njihovimi projekti. Sodelujejo v realnem času, da bi zagotovili, da poenostavljeno odločanje – organiziranje nalog, rokov in tako naprej," pravi.

Prehod na orodja za digitalno sodelovanje se je izkazal za posebej dragocenega za agencije z več lokacijami v državi. Namesto da bi od osebja zahtevali, da potuje na dolge razdalje za srečanja med osebami, virtualno sodelovanje omogoča sodelovanje od koder koli, povečanje dostopnosti in zmanjšanje stroškov, hkrati pa ohranja ali celo izboljšuje kakovost usklajevanja med agencijami.

Izmenjava podatkov: kotiček integriranih storitev

Morda ni noben vidik sodelovanja med agencijami bolj kritičen ali bolj zapleten kot izmenjava podatkov. Ko si agencije lahko varno izmenjujejo informacije, pridobijo popolnejšo sliko potreb skupnosti in lahko bolj učinkovito usklajujejo storitve.

Vrednost skupnih podatkov

Izmenjava upravnih podatkov za namene analize politik in ocenjevanja programov lahko izboljša dokaze, ki so na voljo državnim voditeljem, saj določajo, kateri programi za razvoj gospodarstva in delovne sile bodo verjetno prinesli največje koristi za gospodarstvo, delavce in skupnosti. Ta pristop k oblikovanju politik, ki temelji na dokazih, pomaga zagotoviti, da so omejena javna sredstva usmerjena v programe, ki prinašajo največji učinek.

Vladna izmenjava podatkov je praksa izmenjave podatkov med različnimi vladnimi agencijami in pogosto partnerji v trgovinskih sektorjih. Vlada si lahko podatke iz različnih razlogov deli, kot so izboljšanje učinkovitosti vladnih operacij, zagotavljanje boljših storitev za javnost ali podpora raziskavam in oblikovanju politik.

Okviri in sporazumi za izmenjavo podatkov

Izmenjava podatkov je formalni postopek, s katerim lahko državne agencije, ki zbirajo in upravljajo upravne evidence, kot so evidence o davku od dohodka pravnih oseb in zavarovanju za primer brezposelnosti, drugim vladnim agencijam in zunanjim raziskovalcem omogočijo dostop do mikropodatkov v okviru teh evidenc v podporo pooblaščenim dejavnostim. Prenos upravnih podatkov iz ene agencije v drugo je olajšan z vzpostavitvijo formalnih sporazumov o izmenjavi podatkov.

Ti formalni sporazumi imajo več namenov: vzpostavljajo pravno podlago za izmenjavo podatkov, opredeljujejo posebne namene, za katere se lahko uporabljajo podatki, opisujejo varnost in varstvo zasebnosti ter pojasnjujejo vloge in odgovornosti vsake sodelujoče agencije. Z posebno izjemo lahko agencije podpišejo memorandume o soglasju z drugimi agencijami, da bi opisale posebno, pravno skladno utemeljitev za izmenjavo podatkov, da bi zagotovile ohranitev zasebnosti in zaupnosti podatkov ter da bi opisale vloge in odgovornosti agencij v postopku izmenjave podatkov.

Zasebnost in varnost

Zaščita zasebnosti posameznika, hkrati pa omogoča koristno izmenjavo podatkov, predstavlja enega najpomembnejših izzivov v sodelovanju med agencijami. S prehodom Zakona o zasebnosti leta 1974 so bile vzpostavljene temeljne zaščite osebnih podatkov, ki jih imajo vladne agencije, kar zahteva preglednost zbiranja podatkov in omejevanje razkritja. To je pomenilo prvi celovit poskus varovanja zasebnosti, hkrati pa omogoča zakonito vladno uporabo podatkov.

Ti zakoni ne omejujejo le dostopa, ampak zagotavljajo časovni načrt za odgovorno izmenjavo podatkov. Ko agencije upoštevajo uveljavljene protokole o zasebnosti, izkazujejo spoštovanje posameznikovih pravic, hkrati pa omogočajo dragocene raziskave in analize, ki izboljšujejo vladne storitve. Ta skrbna uravnoteženost med uporabnostjo podatkov in varstvom zasebnosti gradi zaupanje javnosti v vladne pobude za podatke.

Prizadevanja za usklajevanje podatkov med agencijami so lahko izziv, kadar različne zahteve glede zasebnosti podatkov in varnostnih standardov niso usklajene. iv Politika zasebnosti in varnosti podatkov ureja, kako se podatki varujejo, uporabljajo in izmenjujejo. Te politike obravnavajo vprašanja lastništva podatkov in kdaj je potrebno soglasje za izmenjavo podatkov in kdo. Navigacija teh različnih zahtev zahteva skrbno načrtovanje in pogosto zahteva od agencij, da sprejmejo najstrožje veljavne standarde za zagotovitev skladnosti vseh skupnih podatkov.

Zvezna infrastruktura za izmenjavo podatkov

Delovna skupina za izmenjavo podatkov podpira cilje Sveta CDO, tako da zagotavlja Svetu in izvršnemu odboru CDO razumevanje različnih potreb in izzivov za izmenjavo podatkov vseh agencij v zvezni vladi. Delovna skupina za izmenjavo podatkov podpira izvajanje Zakona o dokazih 2. faza: dostop in upravljanje odprtih podatkov ter Zvezna strategija za podatke 7. Te pobude na zvezni ravni zagotavljajo modele in smernice, ki jih državne agencije lahko prilagodijo svojim okoliščinam.

Urad za upravljanje in proračun obvestilo, ki spodbuja zvezne agencije, da sodelujejo v usklajeni, sodelovale izmenjavo podatkov na način, ki je v skladu z veljavnimi zakoni, predpisi in policijo o zasebnosti. Te smernice poudarjajo, da mora učinkovita izmenjava podatkov vedno delovati v vzpostavljenih pravnih okvirih.

Primeri uspešnega sodelovanja v resničnem svetu

Preučevanje posebnih pobud za sodelovanje zagotavlja dragocen vpogled v to, kako agencije v praksi prevajajo načela in kako premagati skupne izzive.

Odzivanje v izrednih razmerah in javna varnost

Kolorado Parks in Wildlife (CPW), Kolorado Division of Homeland Security and Emergency Management (DHSEM) in County šerifs of Colorado (CSOC) so podpisali sporazum o medagenciji, da bi izboljšali usklajevanje in odziv med izrednimi primeri iskanja in reševanja v državi. Razlaga vloge, vzpostavlja pričakovanja za sodelovanje v več agencijah in ustvarja strukturo za uporabo državnih virov, ko je presežena zmogljivost lokalne SAR ekipe – nekaj, kar je postalo vse bolj pogosto, ko Kolorado še naprej uporablja rekreacijo na prostem.

Ta sporazum kaže, kako lahko uradna partnerstva obravnavajo razvijajoče se izzive. Novi sporazum med agencijami je zasnovan tako, da se zagotovi, da ko ti incidenti stopnjujejo preko tega, kar lahko ena ekipa okrožja ročaj, država ima jasen, odgovoren postopek za pridobivanje dodatnih sredstev na področju hitro. Jasni protokoli in opredeljene vloge omogočajo hiter odziv, ko gre za življenje.

Na primer, zvezni, državni in lokalni organi pregona sodelujejo pri izmenjavi obveščevalnih podatkov in preiskovanju možnih groženj za preprečevanje terorističnih napadov. Ti večstopenjski partnerstvi ponazarjajo, kako sodelovanje zajema tudi državne agencije, da bi se vključile zvezne in lokalne partnerje pri obravnavanju groženj, ki presegajo meje jurisdikcije.

Zaposlovanje in razvoj delovne sile

Alabama je pilotiral projekt Gaining Access to Employment, skupno prizadevanje med državnim ministrstvom za duševno zdravje/razvojne invalidnosti (MH/DD) in njenim oddelkom za poklicno rehabilitacijo (VR). S tem projektom, znanim kot Projekt GATE, obe agenciji sodelujeta, da bi pomagali lokalnim ponudnikom storitev, da bi sredstva uporabili za podporo integriranih zaposlitvenih možnosti.

V Koloradu so svetovalci iz oddelka za poklicno rehabilitacijo nastanjeni na kraju samem v pisarnah v Centru Skupnosti, da lahko zagotavljajo neposredne storitve posameznikom z motnjami v duševnem in duševnem razvoju (ID/DD). Ta model kolokacije odpravlja ovire med agencijami in ustvarja nemoteno dostavo storitev za posameznike, ki potrebujejo podporo iz več programov.

Za izpolnitev povečanih zahtev po samozaposlitvi, Maryland’s Developmental Invalid Administration (DDA), v sodelovanju z Maryland Division of Rehabilitation Services (DORS), prilagojene storitve, ki jih ponuja program Reach Independence in Self Employment (RISE). Program RISE, ki ga financira DORS, zagotavlja tehnično pomoč in finančno podporo ljudem, ki ustanavljajo svoja podjetja. To partnerstvo kaže, kako lahko agencije združijo svoje edinstvene sposobnosti za ustvarjanje inovativnih rešitev.

Storitve izobraževanja in prehoda

Agencije za poklicno rehabilitacijo (VR) morajo formalno sodelovati z državnimi izobraževalnimi agencijami (SEA), da bi opisale, kako bodo načrtovale in usklajevale prehodne storitve za študente invalide, ki potrebujejo te storitve, v skladu z Zakonom o rehabilitaciji iz leta 1973, kakor je bil spremenjen z naslovom IV WIOA. Ta sporazum o medagenciji je temeljni dokument in je bistven za zagotovitev, da se invalidi uspešno prebijajo iz šolskih v postšolske dejavnosti.

S temi pravno pooblaščenimi sodelovanji se zagotovi, da študentje ne padejo skozi razpoke, ko se premikajo od izobraževalnega sistema do storitev za odrasle in zaposlovanja. Formalni sporazumi ustvarjajo odgovornost in vzpostavljajo jasne procese za usklajevanje med agencijami, ki služijo prekrivanju prebivalstva.

Medagencijske zvezne pobude

Zvezni medagencijski odbor za ponovni vstop, ki ga sestavlja 20 zveznih agencij ali uradov, se osredotoča na "zmanjšanje ovir, ki obstajajo za ponovno vstopno prebivalstvo" nekdanjih zapornikov, ki se vračajo v svoje skupnosti iz zapora. Delovna skupina za politiko najema, ki jo organizira Svet za notranjo politiko Bele hiše, izboljšuje usklajen vladni nadzor nad subvencioniranim najemom housina

Ti zvezni primeri zagotavljajo modele, ki jih državne agencije lahko prilagodijo. Ti kažejo, kako lahko več agencij z različnimi misijami uskladijo svoja prizadevanja okoli skupnih ciljev, ki zahtevajo usklajeno ukrepanje prek tradicionalnih organizacijskih meja.

Koristi sodelovanja med agencijami

Prednosti učinkovitega sodelovanja presegajo upravno učinkovitost, saj prinašajo oprijemljive koristi tako za vladne dejavnosti kot za prebivalce, ki jim služijo.

Izboljšana dobava storitev

Ko agencije učinkovito sodelujejo, prebivalci izkušnje bolj usklajeno, celovitih storitev. Namesto navigacije več odklopljenih sistemov, posamezniki lahko dostopajo do integrirane podpore, ki obravnava njihove potrebe celostno. To je še posebej pomembno za ranljive populacije, ki pogosto potrebujejo pomoč več agencij hkrati.

Sodelovanje zmanjšuje tudi breme za prebivalce, da razumejo zapletene birokratske strukture. Ko agencije izmenjujejo informacije in usklajujejo svoja prizadevanja, posameznikom ni treba vedno znova zagotavljati istih informacij različnim oddelkom ali ugotoviti, katera agencija lahko pomaga pri tem, kateri vidik njihovega položaja.

Optimizacija virov

Združitvene sile pomagajo odpraviti vrzeli v obveščevalnih podatkih, dajejo jasnejšo sliko grožnje in zmanjšujejo podvajanje prizadevanj. Agencije povečajo svoja sredstva in preprečijo zapravljena prizadevanja. V obdobju omejenih proračunov, odpravljanje podvajanja in delitev sredstev omogoča agencijam, da z razpoložljivimi sredstvi dosežejo več.

Skupne tehnološke platforme, skupni programi usposabljanja in združena kupna moč prispevajo k prihranku stroškov, ki se lahko preusmerijo na neposredne storitve. Sodelovanje omogoča tudi manjšim agencijam dostop do zmogljivosti in strokovnega znanja, ki si ga ne morejo privoščiti neodvisno.

Izboljšano odločanje

Dostop do celovitih podatkov iz več agencij zagotavlja oblikovalcem politik in upravljavcem programov popolnejšo sliko potreb skupnosti in učinkovitosti programa. Ta pristop, ki temelji na dokazih, vodi do bolje informiranih odločitev o dodeljevanju virov, oblikovanju programov in prednostnih nalogah politike.

Ta študija primerov kaže priložnosti za sodelovanje med agencijami za podatke, kot tudi nekatere izzive uporabe velikih podatkov in upravnih podatkov v zvezni vladi. Medtem ko izzivi obstajajo, možnosti za izboljšanje vpogledov naredi prizadevanja vredno.

Gradnja javnega zaupanja

Pomembno je, da sodelovanje med agencijami pomaga tudi pri vzpostavljanju zaupanja v vladne institucije. Ko prebivalci vidijo, da agencije učinkovito sodelujejo pri reševanju problemov in zagotavljanju storitev, krepi zaupanje v sposobnost vlade, da služi javnemu interesu. Nasprotno, vidni neuspehi usklajevanja in birokratski silosi spodkopavajo zaupanje in odvračajo državljane.

Skupni izzivi in ovire

Kljub jasnim koristim se sodelovanje med agencijami sooča s številnimi ovirami, ki jih morajo agencije izvajati za uspešno partnerstvo.

Pravne in regulativne omejitve

Različne agencije delujejo v okviru različnih pravnih organov, predpisov in pooblastil, ki lahko ustvarijo ovire za sodelovanje. Zlasti zakoni o zasebnosti pogosto omejujejo, kako si lahko agencije izmenjujejo informacije, tudi če bi takšna izmenjava koristila javnosti.

Sporazumi o izmenjavi podatkov so pogosto potrebni, ker zakoni o zasebnosti omejujejo delitev znotraj vlade ter med vlado in zunanjimi akterji, kar na splošno omejuje izmenjavo osebnih podatkov (PII) na agencijo, ki jih je zbrala. Vendar pa obstajajo redne izjeme od tega pravila – na primer za namene ocenjevanja storitev, ki jih financira javnost. Navigacija teh pravnih okvirov zahteva strokovno znanje in skrbno načrtovanje.

Vprašanja tehnične združljivosti in združljivosti s podatki

Ta vir opredeljuje pet skupnih izzivov, ki se pojavljajo pri izmenjavi podatkov med agencijami, da bi se dosegli interoperabilni podatki. Za vsak opredeljen izziv so na voljo strategije, ki jih lahko prejemniki MIECHV uporabijo za določanje ciljev souporabe podatkov, pridobivanje zavez partnerjev agencij, razvoj sporazuma o izmenjavi podatkov in vzpostavitev postopkov za lažjo varnost in uporabo skupnih podatkov.

Zapuščinski sistemi, nezdružljivi formati podatkov in različni tehnični standardi lahko agencijam otežijo učinkovito izmenjavo informacij. Agencije lahko uporabljajo različne opredelitve za iste koncepte, zaradi česar je težko smiselno združiti podatke iz več virov.

Žal je to skupna težava za javne uslužbence, da si prizadevajo za dostop do notranjih in zunanjih podatkov zaradi preveč okornih procesov, politik in zastarelih standardov. Načela, ki jih uporabljamo za izgradnjo naših podatkovnih platform in naše platforme za izmenjavo podatkov, morajo biti samospodbujajoča, morajo poganjati sprejemanje in morajo ustvarjati navade, ki se držijo najboljših praks.

Organizacijska kultura in vprašanja o turfih

Različne agencije razvijajo različne organizacijske kulture, prednostne naloge in načine delovanja. Te razlike lahko povzročijo trenja, ko agencije poskušajo sodelovati, zlasti če obstaja konkurenca za vire ali nejasna razmejitev odgovornosti.

viri, prijemi glede zasebnosti podatkov ali skrbi glede uporabe podatkov. Nagrajenci bodo najprej želeli zagotoviti zavezanost svoje agencije. Zaveza agencije prejemnika bo pokazala zaupanje v vrednost interoperabilnosti in načrtov za izmenjavo podatkov drugemu vodstvu agencije ... jasen občutek obsega in namena zahtev za interoperabilnost podatkov bo pomagal pri vzpostavljanju zaupanja pri potencialnem partnerju.

Za krepitev zaupanja med agencijami so potrebna čas in konsistentna prizadevanja. Čeprav ni uradni element, se zdi, da ima vloga medsebojnega zaupanja ključno vlogo pri razvoju produktivnih javno-zasebnih partnerstev za izmenjavo podatkov. To načelo velja tudi za medagencijska partnerstva znotraj vlade.

Omejitve virov

Sodelovanje zahteva naložbe – v tehnologijo, čas zaposlenih, usposabljanje in stalno usklajevanje. Agencije, ki so že na tesnem, se lahko trudijo nameniti sredstva pobudam sodelovanja, tudi ko priznavajo dolgoročne koristi.

ki so povezani z interoperabilno obdelavo podatkov, sposobnostjo osebja za sodelovanje in morebitnimi kršitvami zakonov o zasebnosti; nagrajenci bi morali opredeliti notranje osebje ali vključiti zunanje partnerje s strokovnim znanjem na teh področjih, da bi se odzvali na te vrste vprašanj, ter pokazati ozaveščenost o morebitnih izzivih in načrtih za njihovo reševanje (za podrobnosti o krepitvi zmogljivosti osebja glej izziv št. 5);

Strategije za premagovanje ovir

Uspešne pobude za sodelovanje uporabljajo posebne strategije za reševanje skupnih izzivov in oblikovanje trajnostnih partnerstev.

Vzpostavitev struktur za jasno upravljanje

Uradni mehanizmi upravljanja zagotavljajo okvir za učinkovito sodelovanje, kar vključuje imenovanje vodstva, opredelitev vlog in odgovornosti, vzpostavitev postopkov odločanja in oblikovanje ukrepov za odgovornost.

Vodstvo: Ali je bila identificirana vodilna agencija ali posameznik? Ali si bodo agencije delile vodstvo? Ali so bile vloge in odgovornosti jasno opredeljene in dogovorjene? Odgovor na ta vprašanja vnaprej preprečuje zmedo in konflikt kasneje.

Zagotoviti sodelovanje voditeljev na visoki ravni na rednih sestankih in osebnih sestankih. Članstvo v treh od štirih študij primerov je vključevalo osebje Bele hiše, kar je pomenilo močno predsedniško podporo pobudam. Udeležba na visoki ravni kaže organizacijsko zavezanost in pomaga premagati birokratske ovire.

Razvijanje formalnih sporazumov

Pred tem smo poročali, da lahko sporazumi o artikulaciji v formalnih dokumentih okrepijo zavezanost udeležencev k sodelovanju in povečajo odgovornost za rezultate.45 Poročali smo tudi, da so ti sporazumi najučinkovitejši, ko se redno posodabljajo in spremljajo.46 Pisna navodila in sporazumi se lahko uporabijo tudi za dokumentiranje in spremljanje uporabe medagencije.

Memorandumi o soglasju in medagencijski sporazumi služijo kot temelj za sodelovanje v odnosih. Ti dokumenti morajo jasno opredeliti namen sodelovanja, odgovornosti vsake stranke, način izmenjave virov, način zaščite podatkov in način reševanja sporov.

Vlaganje v interoperabilnost

Tehnične naložbe v podatkovne standarde, skupne platforme in interoperabilne sisteme sčasoma ustvarjajo dividende z zmanjšanjem trenja pri izmenjavi podatkov in sodelovanju. Z povezovanjem obstoječih podatkovnih virov je USDA lahko obogatil in razširil analitične zmogljivosti obeh naborov podatkov. Strateške naložbe v podatkovno infrastrukturo omogočajo agencijam, da iz svojih obstoječih informacijskih sredstev pridobijo večjo vrednost.

S tem v mislih je delta souporaba zasnovana z najboljšimi varnostnimi praksami že od samega začetka. Protokol zagotavlja šifriranje od konca do konca, kratkotrajna poverilnica ter dostopne in intuitivne funkcije revizije in upravljanja. Sodobne tehnologije za izmenjavo podatkov lahko obravnavajo varnostne skrbi in hkrati olajšajo sodelovanje.

Gradnja zmogljivosti za sodelovanje

Za učinkovito sodelovanje so potrebna posebna znanja in spretnosti, ki morda niso del tradicionalnega usposabljanja agencij. Naložbe v strokovni razvoj za osebje, ki sodeluje pri pobudah za sodelovanje, pomagajo graditi zmogljivosti, potrebne za uspešna partnerstva.

To vključuje usposabljanje na področjih, kot so medkulturna komunikacija, pogajanja, projektno vodenje in vodenje sodelovanja. Vključuje tudi ustvarjanje priložnosti za osebje iz različnih agencij za vzpostavljanje odnosov in razvoj medsebojnega razumevanja misij in omejitev.

Vloga tehnologije v sodobnem sodelovanju

Digitalna preobrazba je bistveno spremenila način sodelovanja agencij, s čimer so se ustvarile nove možnosti in hkrati uvedli novi izzivi.

Premik v oddaljena in hibridna delovna okolja je pospešil sprejemanje virtualnih orodij za sodelovanje po vsej vladi. Zaposleni na različnih lokacijah uporabljajo Teams za racionalizacijo svojih prizadevanj za sodelovanje. »Veliko naših agencij ima več lokacij po vsej državi. V preteklosti so ljudje potovali v različne kraje, da se sestanejo v eni konferenčni sobi,« pravi Diggs. »Zdaj se z uporabo teh orodij za sodelovanje združujejo iz pisarn v območju Bridgeport ali Hartford ali Stamford – kjerkoli že so. Sestajajo se praktično,« pravi.

Ta orodja omogočajo pogostejše komuniciranje in sodelovanje, kot je bilo praktično, ko so bila osebna srečanja pravilo. Prav tako ustvarjajo priložnosti za vključitev bolj raznolikih pogledov v skupna prizadevanja, saj geografska razdalja ne omejuje več udeležbe.

Analytics podatkov in umetna inteligenca

Literatura je pokazala dve različni vlogi digitalne tehnologije v medagencijskih kolaboracijah [56,57]: (1) tehnologijo kot orodje ali povezovalca s tradicionalnega vidika tehnologije, ki se večinoma raziskuje preko digitalne vladne literature · [58,59] in (2) tehnologijo kot »nečloveški akter« s sposobnostjo ponuditi rešitve, kar kaže sistematičen vpogled v zapletene interakcije, ki presegajo vpoglede posameznih udeležencev.

Napredna analitika in AI lahko pomaga agencijam prepoznati vzorce in vpoglede v združene nabore podatkov, ki bi jih bilo nemogoče ročno odkriti. Pilot za analizo komentarja CDO je pokazal, da lahko nedavni napredek v procesih obdelave naravnega jezika (NLP) učinkovito pomaga procesu regulativne analize pripomb. Dokaz-of concept je standardizirano orodje, namenjeno podpori agencij in osebja pri pregledovanju in odzivanju na milijone javnih pripomb, ki jih vsako leto prejme vlada.

Varnostne platforme za izmenjavo informacij

Sodobne platforme za izmenjavo informacij zagotavljajo varnost in nadzor dostopa, ki sta potrebna za zaščito občutljivih podatkov, hkrati pa omogočajo avtorizirano izmenjavo. Ti sistemi lahko spremljajo, kdo dostopa do katerih informacij, kdaj in za kakšen namen ustvarja revizijske sledi, ki podpirajo odgovornost in skladnost s predpisi o zasebnosti.

Na primer, USWONIC in Imigration Services (USCIS) uporablja delta souporabo za izpolnjevanje več zahtev za izmenjavo podatkov med agencijami. Specializirane tehnologije za izmenjavo podatkov, namenjene za vladne primere uporabe, pomagajo agencijam, da dosežejo svoje cilje sodelovanja, hkrati pa ohranijo varnost in skladnost.

Merjenje uspešnosti v pobudah za sodelovanje

Ocenjevanje učinkovitosti sodelovanja med agencijami zahteva premišljeno merjenje in stalno ocenjevanje.

Meritve, ki temeljijo na rezultatih

Končni ukrep uspeha sodelovanja je, ali dosega boljše rezultate za prebivalce. To lahko vključuje meritve, kot so skrajšanje čakalnih časov za storitve, izboljšane stopnje dokončanja programa, boljše rezultate za zdravje ali povečanje zaposlenosti med ciljnimi populacijami.

Meritve rezultatov bi bilo treba določiti na začetku pobud za sodelovanje in jih dosledno spremljati v času. Primerjava rezultatov pred in po izvajanju pristopov sodelovanja pomaga dokazati vrednost usklajevanja in opredeliti področja za izboljšanje.

Metrike procesa

Poleg rezultatov bi morale agencije spremljati tudi meritve postopkov, ki kažejo, kako dobro deluje samo sodelovanje, in sicer ukrepe, kot so pogostost in kakovost komunikacije med agencijami, hitrost izmenjave informacij, število sprejetih skupnih pobud in zadovoljstvo osebja s postopki sodelovanja.

Metrike procesov lahko zagotovijo zgodnje opozorilne znake, ko se odnosi med sodelavci bojujejo, kar agencijam omogoča, da obravnavajo težave, preden te oslabijo rezultate.

Kazalniki učinkovitosti

Sodelovanje bi moralo z zmanjšanjem podvajanja, skupnimi viri in poenostavljenimi postopki prispevati k večji učinkovitosti.

Te izboljšave učinkovitosti sprostijo sredstva, ki jih je mogoče preusmeriti v širjenje storitev ali izboljšanje kakovosti, kar ustvarja uspešen cikel nenehnega izboljševanja.

Prihodnji trendi sodelovanja med agencijami

Več nastajajočih trendov oblikuje prihodnost sodelovanja državnih agencij pri zagotavljanju storitev prebivalcem.

Vgrajeni modeli dostave storitev

Države se vse bolj nagibajo k integriranim modelom dostave storitev, ki prebivalcem predstavljajo enoten obraz, tudi kadar je v ozadju več agencij. Ti modeli uporabljajo tehnologijo za ustvarjanje brezhibnih izkušenj, kjer lahko prebivalci dostopajo do več storitev prek enega samega portala ali kontaktne točke.

Ta pristop zahteva poglobljeno sodelovanje in izmenjavo podatkov med agencijami, vendar pa dramatično izboljšuje izkušnje rezidentov z odpravo potrebe po usmerjanju kompleksnih birokratskih struktur.

Upravljanje podatkov- Driven

V 21. stoletju je odvisnost od podatkovne analitike in analize podatkov za izboljšanje rezultatov postala gonilna sila pri sprejemanju odločitev v vseh sektorjih, vključno z vlado, podjetji, izobraževanjem in raziskavami. Ta trend oblikovanja politike, ki temelji na dokazih, zahteva trdno izmenjavo podatkov in sodelovanje med agencijami.

Ker agencije razvijajo bolj izpopolnjene podatkovne zmogljivosti, se lahko premaknejo od reaktivne dostave storitev k proaktivnemu posredovanju, pri čemer opredelijo prebivalce, ki bi lahko imeli koristi od storitev pred krizo.

Medsektorska partnerstva

Sodelovanje se širi prek vladnih agencij, da bi vključevalo partnerstva z neprofitnimi organizacijami, podjetji zasebnega sektorja, akademskimi institucijami in skupinami skupnosti. Ta medsektorska partnerstva prinašajo dodatne vire, strokovno znanje in perspektive za reševanje zapletenih izzivov.

Poleg tega lahko izmenjava podatkov v javnem sektorju vključuje izmenjavo z zasebnim sektorjem ali prejemanje podatkov iz zasebnega sektorja. Ta partnerstva zahtevajo posebno pozornost pri upravljanju, varstvu podatkov in usklajevanju spodbud, vendar lahko znatno povečajo učinek vladnih programov.

Poudarek na pravičnosti in vključenosti

Vse bolj se priznava, da mora sodelovanje namerno obravnavati enakost in zagotoviti, da vsi prebivalci, zlasti prebivalci zgodovinsko prikrajšanih skupnosti, uživajo koristi usklajenih storitev, kar od agencij zahteva, da preučijo, kako njihova skupna prizadevanja vplivajo na različne prebivalce in prilagodijo pristope za zmanjšanje razlik.

Vključujoče sodelovanje pomeni tudi vključevanje članov skupnosti in prejemnikov storitev v oblikovanje in ocenjevanje pobud sodelovanja, s čimer se zagotovi, da programi odražajo dejanske potrebe in želje ljudi, ki jim služijo.

Kako lahko prebivalci koristijo sodelovanju agencije za razumevanje

Medtem ko se v ozadju dogaja veliko medagencijskega sodelovanja, lahko prebivalci, ki razumejo, kako agencije sodelujejo, učinkoviteje usmerjajo vladne storitve.

Vedeti, kje začeti

Razumevanje, da agencije sodelujejo pomeni, da stanovalci ni nujno vedeti točno, katera agencija lahko pomaga pri njihovem specifičnem položaju. Začenši z vsako ustrezno agencijo lahko vodijo do povezav z drugimi programi in storitvami prek medagencijskih mrež za napotitev.

Številne države so razvile centralizirane informacijske in napotitvene storitve, ki spodbujajo sodelovanje med agencijami, da bi prebivalce povezale z ustreznimi sredstvi, ne glede na to, na katero agencijo se najprej obrnejo.

Zmanjšanje odpuščanja zagotavljanja informacij

Ko agencije ustrezno delijo podatke, rezidentom ne bi smelo biti treba večkrat posredovati iste informacije različnim oddelkom. Razumevanje, da lahko to pomaga rezidentom, da se sami zavzamejo, če se naletijo na zahteve po informacijah, ki bi že morale biti na voljo z izmenjavo medagencijskih podatkov.

Varstvo zasebnosti seveda pomeni, da je za določeno izmenjavo informacij potrebno izrecno soglasje, vendar bi moralo sodelovanje znotraj ustreznih meja zmanjšati breme za prebivalce, da bi služili kot glavni kanal informacij med agencijami.

Dostop do celovite podpore

Številni izzivi, s katerimi se soočajo prebivalci – kot so brezposelnost, zdravstvene težave ali nestabilnost stanovanj – zahtevajo podporo več agencij. Razumevanje, da so agencije namenjene skupnemu delu, lahko prebivalcem pomaga poiskati celovito pomoč, ne pa da vsak program gledajo ločeno.

Storitve vodenja primerov in koordinacije oskrbe, ki so vse pogostejše v modelih zagotavljanja skupnih storitev, lahko pomagajo prebivalcem pri usmerjanju več programov in zagotavljajo, da prejmejo vso podporo, za katero so upravičeni.

Najboljše prakse za prebivalce, ki sodelujejo s storitvami sodelovanja

Prebivalci lahko sprejmejo posebne ukrepe za čim večje koristi sodelovanja med agencijami pri dostopu do vladnih storitev.

Bodite celoviti v opisu potreb

Pri delu s katero koli vladno agencijo, ki zagotavlja popolno sliko vašega položaja in potreb lahko osebjem pomaga prepoznati vse ustrezne programe in storitve, vključno s tistimi, ki jih ponujajo druge agencije. Ne domnevajte, da lahko agencija pomaga le z enim posebnim vprašanjem – sodelovalna omrežja jim lahko omogočajo, da vas povezujejo z veliko različnih virov.

Vprašajte o sorodnih storitvah

Izrecno se sprašujejo, ali obstajajo drugi programi ali agencije, ki bi lahko pomagali pri s tem povezanih potrebah, lahko spodbudijo osebje, da se zateka v medagencijske mreže in sisteme napotitve. Mnoge agencije imajo uradna partnerstva, ki omogočajo toplo predajo drugim storitvam.

Razumeti soglasje in zasebnost

Zavedajte se, da se lahko strinjate z izmenjavo informacij med agencijami. Razumevanje, zakaj je ta izmenjava koristna – lahko vam prepreči, da bi morali večkrat posredovati iste informacije in vam lahko pomaga zagotoviti usklajene storitve – lahko vam pomaga sprejemati premišljene odločitve o soglasju.

Hkrati imate pravico razumeti, kako se bodo vaše informacije uporabljale in delile, agencije pa morajo biti pregledne glede svojih podatkovnih praks.

Zagotovi povratne informacije

Vaše izkušnje s storitvami sodelovanja zagotavljajo dragocene informacije, ki lahko pomagajo agencijam izboljšati njihovo usklajevanje. Če se srečate z vrzelmi, podvajanjem ali napakami pri usklajevanju, lahko zagotavljanje povratnih informacij pomaga agencijam prepoznati in obravnavati težave v njihovih procesih sodelovanja.

Podobno, ko sodelovanje deluje dobro in imate brezhibno, usklajeno storitev, dajanje informacij agencijam povečuje vrednost njihovih skupnih prizadevanj.

Sredstva za učenje več

Prebivalci, ki jih zanima več o tem, kako lahko državne agencije sodelujejo, da bi jim služile, dostopajo do različnih virov.

Spletne strani državne vlade

Večina državnih vlad vzdržuje spletne strani, ki pojasnjujejo njihovo organizacijsko strukturo in kako različne agencije sodelujejo. Te strani pogosto vključujejo informacije o posebnih skupnih pobudah in integriranih programih za dostavo storitev.

Številne države so razvile tudi storitvene imenike ali 211 informacijskih in napotitvenih sistemov, ki lahko prebivalcem pomagajo razumeti, katere storitve so na voljo in kako do njih dostopati.

Poročila o odgovornosti vlade in preglednosti

Državni revizorji, odbori za nadzor zakonodaje in uradi za upravljanje uspešnosti pogosto objavljajo poročila o medagencijskem sodelovanju in učinkovitosti programa. Ta poročila lahko zagotovijo vpogled v to, kako dobro agencije sodelujejo in kakšne izboljšave se izvajajo.

Organizacije Skupnosti

Neprofitne organizacije in skupine skupnosti, ki tesno sodelujejo z vladnimi agencijami, imajo pogosto globoko znanje o tem, kako delujejo sistemi sodelovanja in lahko pomagajo prebivalcem učinkovito krmariti. Te organizacije lahko služijo kot dragoceni posredniki in zagovorniki.

Javna srečanja in priložnosti za sodelovanje

Številne pobude sodelovanja vključujejo javne vhodne procese, kjer se prebivalci lahko učijo o partnerstvih agencij in zagotavljajo povratne informacije. Sodelovanje pri teh priložnostih omogoča prebivalcem, da vplivajo na razvoj sodelovanja in zagotovijo, da služi potrebam skupnosti.

Pot naprej

Sodelovanje med agencijami ne predstavlja le upravne strategije, ampak tudi temeljno preudarjanje, kako vlada služi javnosti. Ker postajajo izzivi bolj zapleteni in medsebojno povezani, postaja sposobnost agencij za učinkovito sodelovanje vse bolj kritična za sposobnost vlade, da izpolni svoje poslanstvo.

GAO je vodilni medagencijskih praks sodelovanja in izbranih ključnih razmišljanj · Veliko pomembnih rezultatov, ki jih zvezna vlada poskuša doseči zahteva usklajena prizadevanja več kot ene zvezne agencije. Vodilne prakse GAO za sodelovanje lahko pomagajo pri reševanju medsektorskih izzivov, kot so nalezljive bolezni, podnebne spremembe, kibernetska varnost, in drugih področij, opredeljenih na seznamu visoko Risk GAO in tiste, ki vključujejo razdrobljenost, prekrivanje in podvajanje.

Načela in prakse, ki so v tem členu obravnavana – od vzpostavitve jasnih struktur upravljanja do vlaganja v infrastrukturo za izmenjavo podatkov do krepitve zmogljivosti sodelovanja – zagotavljajo časovni načrt za agencije, ki si prizadevajo za krepitev svojih partnerstev. Čeprav izzivi ostajajo, se prizadevanja splačajo zaradi koristi učinkovitega sodelovanja za učinkovitost vlade in rezultate na področju rezidentov.

Za prebivalce razumevanje, kako agencije delujejo skupaj, krepi učinkovitost sodelovanja z vladnimi službami. Namesto da bi na vlado gledali kot na zbirko neodključenih birokracij, lahko ob priznavanju sodelovalnih mrež, ki povezujejo agencije, prebivalcem pomagajo pri dostopu do celovite podpore, ki jo potrebujejo.

Ker se tehnologija še naprej razvija in se pričakovanja glede povečanja vladnih storitev povečujejo, bo sodelovanje med agencijami postalo le še pomembnejše. Države, ki vlagajo v vzpostavljanje močnih odnosov med sodelovanjem, zanesljive infrastrukture za izmenjavo podatkov in integrirani modeli za zagotavljanje storitev, bodo bolje pozorne na potrebe svojih prebivalcev v vse bolj zapletenem svetu.

Prihodnost izvajanja javnih storitev ni v posameznih agencijah, ki delujejo ločeno, ampak v usklajenih mrežah, ki izkoriščajo vse vire in zmogljivosti vlade, da bi služili javnemu dobremu. Z nadaljnjim izboljševanjem praks sodelovanja, premagovanjem ovir in učenjem iz uspehov in neuspehov lahko državne agencije gradijo integrirano, odzivno in učinkovito vlado, ki si jo prebivalci zaslužijo.

Za več informacij o vladnem sodelovanju in praksah izmenjave podatkov obiščite U.S. vladni urad za odgovornost[]], ki zagotavlja obsežne raziskave o najboljših praksah medagencijskega sodelovanja. Svet za uradnike []] zagotavlja vire o okvirih in strategijah za izmenjavo podatkov. Informacije, specifične za državo, se običajno lahko najdejo na uradni spletni strani vlade vaše države ali v stiku z uradom za upravljanje uspešnosti ali inovacije vaše države.

Razumevanje in podpora učinkovite medagencijske kolaboracije koristi vsem – od vladnih uslužbencev, ki delajo za usklajevanje storitev, do oblikovalcev politik, ki dodeljujejo sredstva, prebivalcem, ki so odvisni od vladnih programov. Ko se bomo pomikali naprej, bo stalna osredotočenost na sodelovanje kot temeljno usposobljenost vlade bistvena za reševanje zapletenih izzivov, s katerimi se soočajo naše skupnosti, in zagotavljanje, da javne službe dosežejo vse, ki jih potrebujejo.