Jinsi ya kuunda mpango wa majibu ya mgogoro kwa shirika lako la Charitable

Kwa nini mashirika ya misaada yanahitaji mpango wa kukabiliana na changamoto

Mashirika ya Charitable hufanya kazi kwa msingi wa uaminifu. wafadhili hutoa pesa zao zilizolipwa kwa bidii, kujitolea kutoa wakati wao, na walengwa hutegemea huduma zako. Wakati mgogoro unapotokea - ikiwa ni janga la asili, uvunjaji wa data, madai ya usimamizi wa kifedha, au dharura ya afya ya umma - kwamba uaminifu unaweza kuyeyuka kwa masaa. Bila mpango wa kukabiliana na mgogoro, shirika lako linaweza kujitahidi kuwasiliana kwa ufanisi, kulinda watu walio katika mazingira magumu, au hata kuishi baada ya hayo. mpango mzuri wa mgogoro wa kifedha unasimamia dharura; unalinda ujumbe wako wa kulinda sifa, na kazi yako ya jamii, na kuhakikisha kuwa na shughuli zako za jamii zinaweza kutoa mfumo wa usimamizi wa kutosha.

Hatua ya 1: Fanya Tathmini ya Hatari ya Hatari

Kabla ya kupanga mgogoro, unahitaji kuelewa nini unapanga. Tathmini ya hatari hutambulisha vitisho ambavyo shirika lako linakabiliwa na na kutathmini uwezekano wao na athari za uwezekano. Mchakato huu unapaswa kuhusisha pembejeo kutoka kwa shirika lako, ikiwa ni pamoja na wafanyakazi wa programu, shughuli, fedha, na uongozi.

Hatari kwa Mashirika ya Charitable

[TD="width: 456"] [FONT=&](2)[/FONT][FONT=&]Bila kuathiri masharti ya kifungu kidogo (1) cha kifungu hiki, Tume itakuwa na mamlaka ya kuajiri mtaalamu yeyote kwa ajili ya shughuli maalumu au kwa muda mfupi.[/FONT] [FONT=&](3)[/FONT][FONT=&]Tume itawalipa mishahara na posho wafanyakazi wake kadri itakavyoamua mara kwa mara. [/FONT][/TD]

Jinsi ya kufanya tathmini

Kuanza kwa kukusanyika timu ya msalaba-kazi ili kutafakari migogoro ya uwezekano maalum kwa ujumbe wako na jiografia. Tumia tumbo la hatari ili alama kila tishio kwenye axes mbili: uwezekano (hasa kwa baadhi) na athari (chini ya janga). Zoezi hili linakusaidia kuweka kipaumbele ambayo hatari zinahitaji maandalizi zaidi. Kwa kila hatari ya juu, hati ya kuchochea, ishara za onyo, na matokeo ya uwezekano. Rasilimali ya nje kama vile [FLT: 0Ready.gov's mwongozo kwa mashirika yasiyo ya faida [LT] hutoa orodha ya ziada ya dharura iliyoandaliwa.

Hatua ya 2: Kuunda Timu ya Usimamizi wa Mgogoro wa Kujitolea

Wakati wa mgogoro, uamuzi unaweza kuwa kama uharibifu kama tukio lenyewe. timu ya usimamizi wa mgogoro uliopangwa kuhakikisha kwamba mamlaka ni wazi, maamuzi ni kufanywa haraka, na hakuna kazi muhimu ni kupuuzwa. Timu hii lazima kuwa ndogo ya kutosha kutenda kwa ufanisi lakini kina kutosha kufunika maeneo yote muhimu.

Ushiriki wa timu na majukumu

Kuwezesha timu kufanya

Timu yako ya mgogoro lazima iwe na mamlaka ya kufanya maamuzi bila kusubiri idhini ya bodi katika hali ya muda nyeti. Kuanzisha vigezo wazi kwa maamuzi gani yanaweza kufanywa kwa uhuru na nini inahitaji kuongezeka. Timu inapaswa pia kuanzisha kituo cha mawasiliano salama, kama vile mazungumzo ya kikundi kilichojitolea au programu ya ujumbe iliyosimbwa, kuratibu wakati wa mgogoro wa kazi.

Hatua ya 3: Kujenga Mikakati ya Mawasiliano ya Robust

Mawasiliano ni mstari wa maisha ya usimamizi wa mgogoro. Wadau wanahitaji habari sahihi, ya wakati unaofaa, na ya huruma ili kudumisha uaminifu na kuchukua hatua zinazofaa. Mpango wako unapaswa kushughulikia mawasiliano ya ndani na ya nje, na templates na itifaki zilizo tayari kupeleka taarifa ya wakati.

Mawasiliano ya ndani

Wafanyakazi wako na wajitolea ni kipaumbele chako cha kwanza. Wanahitaji kujua nini kinachotokea, kinachotarajiwa kwao, na jinsi ya kukaa salama. Kuendeleza mfumo wa taarifa ya kiwango cha chini: tahadhari ya kwanza kupitia maandishi au simu ya simu, ikifuatiwa na sasisho za kawaida kupitia barua pepe au jukwaa la ndani. ujumbe wa maandishi kwa hali tofauti ili uweze kuwasiliana haraka hata chini ya mafadhaiko.

Mawasiliano ya nje

Watazamaji wa nje ni pamoja na wafadhili, walengwa, mashirika ya washirika, vyombo vya habari, na umma kwa ujumla. Kutambua msemaji wako wa msingi na kuwafundisha katika mbinu za mawasiliano ya mgogoro. Kuandaa templates kwa ajili ya vyombo vya habari, machapisho ya vyombo vya habari vya kijamii, na sasisho za tovuti ambazo zinaweza kuboreshwa kwa matukio maalum. Ujumbe wako unapaswa kutambua hali hiyo, kuelezea huruma, hali unayofanya, na kutoa njia kwa watu kupata sasisho au kutoa msaada. TheFLT: Mgogoro wa CDC na Mawasiliano ya Hatari ya Dharura (CERC) mfumo wa kujenga ujumbe bora wa kujenga ujumbe wa uaminifu na hofu.

Uchoraji wa ramani

Sio wadau wote wanahitaji habari sawa wakati huo huo. Unda ramani ya wadau ambayo hutambulisha kila kikundi, wasiwasi wao wa msingi, kituo chako cha mawasiliano kilichopendekezwa kwao, na wakati wa sasisho. Kwa mfano, wafadhili wakuu wanaweza kuhitaji wito wa kibinafsi kutoka kwa mkurugenzi mtendaji, wakati umma wa jumla unatumiwa vizuri na kutolewa kwa vyombo vya habari na machapisho ya vyombo vya habari vya kijamii.

Hatua ya 4: Kuendeleza taratibu za uchunguzi-kitaalamu

Mpango mmoja haulingani na migogoro yote. Wakati mfumo wako wa jumla unapaswa kuwa thabiti, hatua maalum zinazohitajika kwa uvunjaji wa data ni tofauti sana na zile zinazohitajika wakati wa maafa ya asili. Kuendeleza taratibu za majibu kwa hatari zako za juu za haki, kuelezea hatua kwa hatua hatua hatua hatua kwa hatua hatua hatua hatua hatua hatua hatua kwa hatua hatua hatua hatua hatua hatua hatua hatua ya hatua ya majibu ya haraka (saa 24 za kwanza hadi 48).

Msingi wa Utaratibu wowote wa Majibu

Kila utaratibu unapaswa kujumuisha: (1) jinsi mgogoro huo unavyoonekana na kuripotiwa, (2) vigezo vya kuanzisha timu ya mgogoro, (3) hatua za usalama wa haraka (kwa mfano, uhamisho, kufungwa kwa mfumo, tahadhari ya matibabu), (4) itifaki za taarifa kwa mamlaka, bima, na wadau, (5) mahitaji ya nyaraka, na (6) mlolongo wa amri ya maamuzi ya kuongezeka.

Mfano: Cybersecurity ya matukio

Kwa shambulio la ransomware, utaratibu wako unaweza kujumuisha: mifumo iliyoathiriwa kutoka kwenye mtandao mara moja, arifu kiongozi wa timu ya IT na mgogoro, wasiliana na mtoa huduma wako wa bima ya mtandao na ushauri wa kisheria, usipe fidia bila ushauri wa mtaalam, na utayarishe mawasiliano kwa wafadhili na washirika kuhusu uwezekano wa data.Wajulishe wafanyakazi wote kutambua majaribio ya udanganyifu na kuripoti shughuli za tuhuma. Kituo cha Rasilimali ya Cybersecurity Hakuna faida ya Cybersecurity rasilimali [FLT: 1] hutoa rasilimali za ziada kwa mashirika madogo na bajeti za IT.

Mfano: Utaratibu wa Majanga ya Asili

Kwa kimbunga au moto wa moto wa moto kutishia kituo chako, utaratibu unaweza kujumuisha: kufuatilia tahadhari za hali ya hewa kupitia njia rasmi, kuamsha mfumo wa taarifa ya kufunga ofisi na kufuta mipango, kuhamisha kumbukumbu muhimu na vifaa ili kupata maeneo au salama ya wingu, angalia wafanyakazi na walengwa katika maeneo yaliyoathirika, na kuratibu na mashirika ya usimamizi wa dharura ya ndani. vifaa vya kutoa huduma kama vile vifaa vya kwanza vya misaada, tochi, na vyanzo vya nguvu za ziada.

Hatua ya 5: Kuandaa Rasilimali, Mawasiliano, na Vyombo vya Digital

Mgogoro sio wakati wa kutafuta nambari za simu au kupata vifaa vya dharura. Mpango wako unapaswa kujumuisha saraka ya rasilimali kuu ambayo inapatikana kwa dijiti na kwa kuchapishwa. saraka hii inapaswa kupitiwa na kusasishwa kila robo.

Mawasiliano ya dharura

Kukamilisha orodha ya mawasiliano muhimu ikiwa ni pamoja na polisi wa ndani na idara za moto, hospitali, udhibiti wa sumu, makampuni ya matumizi, broker yako ya bima, ushauri wa kisheria, msaada wa IT, na wataalamu wa mahusiano ya umma ya mgogoro.

Rasilimali za kimwili na za kidijitali

Vifaa muhimu vya kuhifadhi kama vile vifaa vya misaada ya kwanza, chakula cha dharura na maji, tochi, betri, na blanketi ikiwa shirika lako linafanya kituo cha kimwili.Kwa utayarishaji wa digital, kudumisha salama zilizofichwa za data yako, zihifadhi kwenye wingu au kwenye wingu, na taratibu za kurejesha mtihani. Hakikisha timu yako ina upatikanaji wa vifaa vya mawasiliano ya salama kama simu za satelaiti au redio za njia mbili ikiwa mitandao ya seli inaweza kuwa chini.

Kutumia Directus kusimamia mpango wako wa mgogoro

Jukwaa la maudhui ya digital kama Directus linaweza kutumika kama hifadhi kuu ya mpango wako wote wa kukabiliana na mgogoro. Hifadhi nyaraka zako za tathmini ya hatari, orodha za mawasiliano, templates za mawasiliano, na taratibu maalum za hali katika mfumo salama, wa jukumu ambao unapatikana kwa wanachama wa timu ya mgogoro wa mamlaka kutoka kwa kifaa chochote.Kwa mfano wa maudhui rahisi wa Directus, unaweza kuunda viingilio vya muundo kwa kila hali ya mgogoro, kuunganisha mawasiliano na rasilimali husika, na kushinikiza sasisho kwa haraka kwa timu yako wakati wa kutoa hali. Hii huondoa machafuko ya kufuta karatasi nyingi za kila dakika.

Hatua ya 6: Treni, Mtihani, na Kuboresha Kuendelea

Mpango ambao anakaa katika binder si mpango. mafunzo ya mara kwa mara na simulation mazoezi kuhakikisha kwamba timu yako anajua majukumu yao, taratibu ni vitendo, na mapungufu ni kutambuliwa kabla ya dharura halisi.

Aina ya mazoezi

Kuanza na zoezi la chini la shinikizo husaidia kutambua handoffs haijulikani au taarifa kukosa. ifuatayo, fanya zoezi la kazi[FLT: 2]][FLT: 3]] ambayo inapima taratibu maalum, kama vile kuanzisha mfumo wako wa taarifa au kutekeleza template ya mawasiliano.Kwa mashirika ya juu ya kusoma, aFLT:] zoezi kamili-kiwango cha chini[FLT: 3] linahusisha kuunganisha vyombo vya habari vya habari vya kweli, na vifaa vya habari vingi vya habari vinavyoratibu, kama vile vya mawasiliano.

Mapitio ya baada ya ukaguzi

Baada ya kila zoezi, kufanya mapitio ya baada ya hatua ili kutambua nini kazi, nini alifanya, na nini mahitaji ya kuboresha. nyaraka matokeo haya na update mpango wako ipasavyo.Kuweka umiliki wa kila kitu hatua na tarehe ya wazi. Kuhimiza maoni ya uaminifu kutoka kwa washiriki wote, ikiwa ni pamoja na wale ambao wanaweza kuwa na kutambua mapungufu katika mawasiliano au rasilimali.

Kuweka mpango wa sasa

Mpango wako wa kukabiliana na mgogoro unapaswa kuwa hati ya kuishi.Uchunguzi wa angalau kila mwaka au wakati wowote shirika lako linapopitia mabadiliko makubwa, kama vile kuhamia kituo kipya, kuzindua mpango mpya, au kupoteza wafanyakazi muhimu.Kujiunga na vitisho vya akili vinavyofaa kwa sekta yako ili kukaa na ufahamu wa hatari zinazojitokeza.

Maoni maalum kwa mashirika ya Charitable

Mashirika ya Charitable wanakabiliwa na changamoto za kipekee ambazo zinatofautisha mipango yao ya mgogoro kutoka kwa biashara za faida. Kuelewa nuances hii hufanya mpango wako ufanisi zaidi na kulinda watu unaowahudumia.

Kulinda Wafadhili Wanaostahili

Ikiwa shirika lako linahudumia watoto, wazee, watu wenye ulemavu, au watu wengine walio katika mazingira magumu, taratibu zako za mgogoro lazima zijumuishe hatua maalum za usalama. Hii inaweza kuhusisha viti vya uokoaji kwa watu wasio naambulatory, misaada ya mawasiliano kwa wale walio na uharibifu wa kusikia au maono, na itifaki za kuunganisha walengwa na familia. Kuratibu na huduma za dharura za mitaa ili kuhakikisha kuwa wana ufahamu wa mahitaji ya idadi ya watu wako.

Kusimamia Mawasiliano ya Kujitolea

Wajitolea ni muhimu kwa misioni nyingi za usaidizi, lakini wanaweza kuwa changamoto ya mawasiliano wakati wa shida. Tofauti na wafanyakazi, wanaweza kuwa na upatikanaji wa mara kwa mara wa vituo vya ndani. Jumuisha wajitolea katika mfumo wako wa taarifa na kutoa maelekezo wazi juu ya wakati wa kuripoti na wakati wa kukaa nyumbani.

Kujiamini wakati wa hedhi

Shirika lako linaweza kushikilia habari nyeti kuhusu walengwa, kama vile rekodi za matibabu, historia ya kifedha, au hadithi za kibinafsi. Mgogoro unaweza kuunda shinikizo la kutoa habari haraka, lakini uvunjaji wa siri unaweza kusababisha madhara ya kudumu. Jumuisha miongozo katika mkakati wako wa mawasiliano kwa habari gani inaweza kugawanywa nje na kile ambacho lazima kibaki salama, hata chini ya uchunguzi wa vyombo vya habari.

Ustahimilivu wa Fedha na Bima

Mgogoro mkubwa unaweza kuvuruga fedha na kuunda gharama zisizotarajiwa. Tathmini sera zako za bima ili kuhakikisha zinashughulikia hasara zinazohusiana na mgogoro, ikiwa ni pamoja na dhima ya cyber, usumbufu wa biashara, na wakurugenzi na dhima ya maafisa. Kudumisha mfuko wa hifadhi ya dharura sawa na angalau miezi mitatu ya gharama za uendeshaji, na kuzingatia kuanzisha mstari wa mkopo ambao unaweza kupatikana haraka. Baraza la Taifa la Mashirika yasiyo ya faida[FLT: 1] hutoa mwongozo juu ya usimamizi wa hatari ya kifedha kwa mashirika ya usaidizi.

Kujenga utamaduni wa kujiandaa

Hatimaye, mpango imara zaidi wa kukabiliana na mgogoro ni ufanisi tu kama watu wanaotekeleza.Kulima utamaduni ambapo maandalizi ni sehemu ya shughuli za kila siku, si zoezi la mara moja kwa mwaka. Kuhimiza wafanyakazi kuripoti karibu amekosa, kushiriki mapendekezo ya usalama, na kushiriki katika mafunzo bila hofu ya lawama. Kutambua na kulipa uangalifu. Wakati shirika lako lote linakumbatia mawazo kwamba migogoro si suala la kama lakini wakati, kujenga ujasiri ambao unaenea zaidi ya mpango wowote.

Uandaaji pia ni ishara ya uaminifu kwa wafadhili wako na washirika. Wakati wadau wanapoona kuwa una mpango wa kukabiliana na mgogoro wa muundo, wana uwezekano mkubwa wa kubaki mwaminifu wakati wa nyakati ngumu. Watajua kwamba michango yao na watu wanaowahudumia wana uwezo wa mikono.

Mwisho wa Mwisho

Kuendeleza mpango wa kukabiliana na mgogoro ni moja ya uwekezaji muhimu zaidi shirika lako la usaidizi linaweza kufanya. Inalinda timu yako, walengwa wako, sifa yako, na uwezo wako wa kutimiza ujumbe wako wakati zisizotarajiwa hutokea. Kwa kuchunguza hatari kabisa, kukusanyika timu yenye ujuzi, kujenga mikakati ya mawasiliano, kujenga taratibu maalum za mazingira, kuandaa rasilimali, na kufanya mafunzo ya kuendelea, unaweza kwenda dharura na uwazi na ujasiri. Kuanza leo - hata mpango wa sehemu ni bora kuliko hakuna, na kila uboreshaji unakuleta karibu na ujasiri wa shirika.