Table of Contents
Tại sao liên lạc hữu hiệu với chính quyền là vấn đề quan trọng?
Cơ quan nhà nước phục vụ như là trụ sở chính của các dịch vụ công cộng, quản lý mọi thứ từ giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận chuyên môn cho đến dịch vụ xã hội, giấy phép môi trường và sự tuân thủ thuế. dù bạn là một cá nhân đang tìm sự trợ giúp, một người chủ nhỏ của doanh nghiệp điều hành quy định quy định, hoặc một tổ chức phi lợi nhuận áp dụng cho các khoản trợ cấp, chất lượng giao tiếp của bạn với các cơ quan này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và thành công của bạn.
Thông tin liên lạc &-mdash có hiệu quả; như hình thức không đầy đủ, những yêu cầu mơ hồ, hoặc một giai điệu mạnh mẽ và giảm nhẹ; có thể gây ra sự chậm trễ, từ chối, hoặc hiểu lầm đòi hỏi nhiều tuần hay nhiều tháng. Mặt khác, rõ ràng, chuyên nghiệp và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo ra sự tin tưởng, dây chuyền xử lý thời gian, và thường dẫn đến dịch vụ tốt hơn từ đại diện những người xử lý hàng trăm yêu cầu hàng ngày. Bài này cung cấp một khuôn khổ toàn diện để liên lạc với các cơ quan quốc gia, bao gồm, trang bị, chọn lọc, và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Hiểu được Cơ quan & Liên bang; Tiến trình
Trước khi bạn viết, gọi điện, hoặc viếng thăm một cơ quan nhà nước, hãy dành thời gian để hiểu cách cơ quan đó hoạt động. mỗi cơ quan có những thủ tục, thời gian và tài liệu độc đáo mà chi phối cách họ xử lý yêu cầu. không đáp ứng với những mong đợi này là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra sự va chạm và trì hoãn.
Các chỉ dẫn của cơ quan
Hầu hết các cơ quan chính quyền công bố các hướng dẫn chi tiết trên trang web chính thức của họ. Thông thường, các câu hỏi thường được hỏi, hướng dẫn ứng dụng, danh sách kiểm tra và tham khảo pháp lý. Dành ít nhất 30‐ 60 phút xem lại các trang có liên quan trước khi bắt đầu liên lạc. Tìm thông tin cụ thể như:
- Cần thiết phải có hình thức và tài liệu hỗ trợ
- Đang gửi và xử lý cửa sổ thời hạn
- Các kênh liên lạc ưa thích cho nhiều loại yêu cầu
- Cấu trúc chân và phương pháp thanh toán
- Những thủ tục để kháng cáo hoặc xem xét lại
Nếu cơ quan này dùng một cổng trực tuyến, hãy làm quen với bố trí và chức năng của nó. Nhiều cổng cho phép bạn theo dõi tình trạng yêu cầu, tải lên tài liệu, và nhận tin & mdash; đang tạo ra nhu cầu gọi hay email theo dõi.
Hiểu về cấu trúc và thuật ngữ
Các cơ quan chính phủ là tổ chức bậc hai với sự phân chia, văn phòng và văn phòng riêng biệt. Yêu cầu gửi sai cho bộ phận có thể ngồi không đọc trong nhiều tuần. Ghi chú về cơ quan & thay thế; biểu đồ tổ chức, thường được dùng dưới dạng & vôn; v. v. v. U. & d.; & ltquo; Contact U. & date; xác định phân chia đặc trưng hoặc chương trình xử lý yêu cầu của bạn.
Tương tự, hãy học thuật ngữ và từ viết tắt cho cơ quan đó. Chẳng hạn, một Ban Bảo vệ Môi trường có thể nói đến “ NPDES cho phép ” hoặc “ kế hoạch quản lý bão. &thquo; dùng ngôn ngữ đúng trong các tín hiệu liên lạc của bạn, mà khuyến khích các nhân viên cơ quan xem trọng yêu cầu của bạn.
Vâng phục những đòi hỏi của sự vâng phục
Nhiều tiến trình cơ quan được điều khiển bởi luật pháp, quy định hoặc quy định chính xác cách phải gửi văn bản. Một số cơ quan đòi hỏi phải có chữ ký gốc trong mực, thông báo các hình thức hoặc định dạng tập tin cụ thể cho việc nộp đơn điện tử. Những người khác có những hạn chế hoặc định dạng trang nhất định cho sự gắn bó. Việc xem xét các chi tiết này có thể dẫn đến việc bị từ chối tự động hoặc phục tùng mà không cần xem xét lại.
Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ yêu cầu nào, hãy gọi điện thoại hoặc email cho cơ quan&rsquao; đường dây thông tin tổng quát trước khi gửi. Một cuộc gọi 5 phút rõ ràng có thể tiết kiệm được nhiều tuần chờ đợi.
Chiến thuật giao tiếp hữu hiệu
Một khi bạn hiểu về cơ quan’ quá trình, tập trung vào việc biên soạn thông điệp của bạn với sự rõ ràng, chuyên nghiệp và mục đích. những chiến lược sau đây áp dụng cho dù bạn đang gửi một email, viết một lá thư, hoặc nói chuyện trực tiếp.
Hãy lập tức nêu rõ mục tiêu của bạn
Các nhân viên xử lý số lượng lớn thư từ. Trong câu đầu tiên hoặc hai, rõ ràng bạn là ai, bạn cần gì, và bất kỳ số tham khảo nào liên quan. Ví dụ: “ tôi đang viết liên quan đến ứng dụng #2024-5678 cho một giấy phép nhà thầu dưới Ban Quản Lý Nhà Nước Alabama. Tôi yêu cầu cập nhật tình trạng duyệt và xác nhận rằng tất cả tài liệu hỗ trợ đã nhận được. &ndquo;
Cách tiếp cận này tôn trọng người nhận &rquo; thời gian và giảm khả năng hiểu sai. Tránh những thông tin mở đầu dài hoặc thông tin nền không trực tiếp hỗ trợ yêu cầu của bạn.
Dùng & Chung
Viết ngắn đoạn và dùng điểm đạn cho danh sách hay hướng dẫn phức tạp. Giọng nói hoạt động thường rõ ràng hơn và trực tiếp hơn giọng nói thụ động. Thay vì &ldquano; ứng dụng này được tôi gửi vào thứ Hai, sau đó được yêu cầu thêm thông tin mà cơ quan gửi cho thông tin thêm,” viết: “ tôi gửi ứng dụng của tôi vào thứ Hai. Các cơ quan yêu cầu thêm thông tin. &ndquo; viết: & lt; tôi gửi ứng dụng vào thứ Hai.
Nếu bạn cần chuyển tải nhiều điểm, hãy đánh số hoặc dùng đoạn riêng, vì thế người đọc dễ dàng đáp ứng mỗi mục.
Gồm mọi chi tiết đáng chú ý
Cung cấp đủ ngữ cảnh cho cơ quan để hành động theo yêu cầu của bạn mà không cần phải hỏi những câu hỏi mở rộng. Chi tiết thiết yếu thường bao gồm:
- Tên đầy đủ hợp pháp và thông tin liên lạc
- & Số lần thử ra
- Ngày của thư mục trước, nếu ứng dụng
- Yêu cầu hỏi hoặc hành động cụ thể
- Thời hạn nộp hoặc cấp bách (nhưng tránh áp lực quá mức)
Bao gồm những chi tiết trong giao tiếp ban đầu của bạn cho thấy sự cẩn thận và giảm các giao dịch hậu và doanh nghiệp.
Giữ cho sắc thái tôn trọng và kiên nhẫn
Thất bại với sự chậm trễ hoặc phủ nhận của cơ quan là dễ hiểu, nhưng ngôn ngữ hung hăng hay đối đầu hầu như luôn luôn có tác động ngược lại. Các nhân viên công ty có thể giúp đỡ một người lịch sự hơn, ngay cả khi đưa tin xấu. Dùng cụm từ như “ tôi sẽ đánh giá cao sự trợ giúp của bạn ” và &ndquo; và &ndquo; bạn có thể làm rõ hơn không?” thay vì yêu cầu hoặc lời buộc tội.
Nếu bạn bị từ chối hoặc từ chối, hãy đáp lại bằng một lời yêu cầu được làm sáng tỏ hoặc lịch sự, thay vì trả lời một cách giận dữ, nhưng trong nhiều trường hợp, việc phủ nhận là do thiếu thông tin hoặc lỗi nhỏ có thể được sửa chữa nhanh chóng.
Theo dõi hệ thống
Các tính năng đã xuất bản khung thời gian phản ứng có thể kéo dài từ 24 giờ đến 30 ngày hoặc hơn. Nếu bạn chưa nhận được hồi đáp trong khoảng thời gian đã ghi rõ, hãy gửi theo dõi lịch sự. Gồm số lần gốc hoặc số tham khảo và yêu cầu cập nhật trạng thái. Nếu tiếp theo điện thoại là chấp nhận được, hãy gọi trong khoảng thời gian không phải giờ giữa ban mai hoặc giữa giờ để giữ thời gian.
Giữ nhật ký đơn giản của bạn tiếp theo: ngày, phương pháp, tên người nhận (nếu được cung cấp), và kết quả. Ghi chú này giúp bạn thể hiện tính kiên trì mà không lặp lại.
“ vấn đề lớn nhất trong giao tiếp là ảo giác mà nó đã xảy ra. &ndquo; & & mdash; George Bernard Shaw. Đừng bao giờ cho rằng thông điệp của bạn đã được nhận và hiểu cho đến khi bạn có xác nhận.
Phương pháp thông tri
Các cơ quan chính phủ thường cung cấp nhiều kênh liên lạc, mỗi kênh có lợi thế và bất lợi tùy thuộc vào bản chất và sự khẩn cấp của yêu cầu của bạn.
Cuộc gọi
Cuộc gọi điện thoại là tốt nhất cho các vấn đề khẩn cấp, câu hỏi đơn giản, hoặc khi bạn cần làm rõ ngay. Chúng cho phép đối thoại thời gian thực và cơ hội hỏi những câu hỏi sau. Tuy nhiên, cuộc gọi có thể bao gồm những lúc chờ đợi lâu, và có thể khó khăn để liên lạc với đúng người vào lần thử đầu tiên. Nếu bạn để lại một hộp thư thoại, hãy nói tên, số thứ tự tham khảo, số thứ tự tham khảo, và lý do ngắn gọn để gọi. Hãy nói chậm và rõ ràng.
Sau một cuộc gọi, gửi một email tóm tắt ngắn các điểm chính được thảo luận. Nó tạo một ghi chép và xác nhận sự hiểu biết của bạn về bước tiếp theo.
Email là kênh thông thường nhất cho thư từ không có gì. Nó cung cấp một ghi chép, cho phép bạn gắn kết tài liệu, và cho người nhận thời gian để nghiên cứu trước khi trả lời. Viết một dòng chủ đề có ý nghĩa gồm số tham chiếu và mục đích, như “R: Cho phép APP- 43- 43- 21 – yêu cầu cập nhật trạng thái. &ndho;
Hãy nhớ rằng một số cơ quan đã tự động hoá hệ thống định tuyến email. Nếu thư của bạn được gửi đến hộp thư chung, nó có thể được chuyển tiếp cho người thích hợp, nhưng điều này có thể thêm ngày để đáp ứng. Khi có thể, tìm địa chỉ email trực tiếp của chuyên gia chương trình hoặc nhân viên xử lý vấn đề của bạn.
Name
Nhiều cơ quan cung cấp các cổng trực tuyến bảo mật nơi bạn có thể gửi các ứng dụng, tải lên tài liệu, trả phí và theo dõi tiến trình. Cổng giảm nguy cơ bị mất giấy tờ và cung cấp bản cập nhật trạng thái tự động. Chúng thường là cách nhanh nhất để gửi các giao dịch thường ngày. Tuy nhiên, cổng có thể có giới hạn kỹ thuật & mdash; như là kích cỡ tập tin hay kích cỡ không tương thích với yêu cầu duyệt &mash; vì vậy thử nghiệm hệ thống trước khi có hạn chót.
Giữ ảnh chụp màn hình hoặc số xác nhận cho mỗi việc gửi qua cổng. Nếu hệ thống không xác nhận hoá đơn, liên lạc trực tiếp với cơ quan.
Thư và việc giao hàng vật chất
Thư thể vật lý còn cần thiết cho nhiều tài liệu chính thức, đặc biệt là những tài liệu cần thiết chữ ký gốc, thông báo hoặc bản sao xác nhận. Hãy dùng thư đã chứng nhận với biên nhận yêu cầu nộp lại để yêu cầu yêu cầu các đơn kiện quan trọng. Tính năng này cung cấp bằng chứng về việc gửi và số lần theo dõi. Đối với người gửi đi, kiểm tra các tổ chức &rquo; các giờ và các cuộc hẹn. Một số cơ quan đã di chuyển đến dịch vụ chỉ để quản lý lưu thông tin.
Nếu bạn đang gửi một tài liệu nhạy thời gian, hãy cân nhắc sử dụng giao dịch qua đêm hoặc biểu hiện bằng việc theo dõi. Giữ một bản sao của mọi thứ bạn gửi.
Các phiên họp và phiên điều trần ở tù viện
Đối với các vấn đề phức tạp, kháng cáo, hoặc các vụ yêu cầu thương lượng, một cuộc họp mặt có thể hiệu quả hơn nhiều hơn nhiều so với thư từ. tương tác trực tiếp cho phép cho phép thảo luận sắc thái, phản hồi ngay lập tức, và xây dựng mối quan hệ. chuẩn bị một chương trình nghị sự và mang lại tất cả các tài liệu liên quan. mặc chuyên nghiệp và đến sớm. sau cuộc họp, gửi một email cảm ơn và bất kỳ bước tiếp theo được đồng ý.
Trong các phiên tòa chính thức hoặc thủ tục hành chính, hãy xem xét việc đem đến cho đại diện hoặc lời khuyên pháp lý nếu có nhiều rủi ro.
Lời khuyên phụ cho các hoạt động giao thoa mịn
Ngoài những chiến lược cốt lõi, một số thói quen thực tiễn sẽ giúp bạn cải thiện kinh nghiệm tổng thể với các cơ quan nhà nước.
Giữ lại những kỷ lục huyền bí
Tạo một tập tin dành riêng (vật lý hay kỹ thuật số) cho mỗi cơ quan tương tác. Bao gồm các bản sao của mỗi mẫu gửi, tất cả thư được gửi và nhận, ghi chú từ các cuộc điện thoại (bao gồm ngày, giờ và tên của người bạn đã nói chuyện), và bất kỳ biên nhận hay số nhận theo dõi. Ghi chú này là vô giá nếu bạn cần phải hấp dẫn một quyết định, sửa lỗi, hoặc hiển thị một mẫu trả lời bị hoãn.
Hiểu khung thời gian đáp ứng
Các cơ quan chính phủ thường ủy quyền các cửa sổ đáp ứng hợp pháp cho một số yêu cầu, chẳng hạn như yêu cầu hồ sơ công cộng (thường là 3‐ 10 ngày làm ăn theo luật ghi chép mở của bang) hoặc các ứng dụng cho phép (có thể trong phạm vi 30 đến 90 ngày). Biết những khung thời gian này giúp bạn đặt những mong đợi thực tế và xác định khi nào cần thiết. Nếu một cơ quan nào đó vượt quá khung thời gian chuẩn của nó, bạn có thể phải tăng cơ sở.
Hãy kiên nhẫn nhưng kiên trì
Kiên nhẫn là thiết yếu khi đối phó với các cơ quan thiếu nhân lực hoặc quá nặng nề. Tuy nhiên, tính kiên trì cũng quan trọng như vậy. Nếu bạn chưa nhận được phản ứng sau một thời gian hợp lý, hãy theo dõi. Nếu bạn tiếp tục, lên tới cấp trên hoặc sử dụng cơ quan’ lỗi chính thức hoặc tiến trình mbudman. Tính kiên trì, khi có sự hợp tác với chuyên môn, là hiệu quả.
Dùng ngôn ngữ thanh sạch và tôn trọng
Tránh thuật ngữ, tiếng lóng, hay ngôn ngữ cảm xúc. Đừng dùng tất cả các nút (nghĩa là la hét) hoặc đánh dấu quá nhiều. Đọc thư của bạn để tìm lỗi đánh máy và ngữ pháp, có thể làm giảm uy tín của bạn. Khi không chắc chắn, lỗi ở phía bên của thủ tục, đặc biệt là trong lần liên lạc đầu tiên.
Sự trợ giúp đúng mức của bộ phận thứ ba khi cần thiết
Nếu bạn thấy mình liên tục đập vào tường, hãy cân nhắc tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên thứ ba. Đây có thể là một tổ chức được bầu cử &nsquado; văn phòng dịch vụ quốc gia, một hiệp hội thương mại, một luật sư chuyên về luật quản trị, hoặc mbudsman. Những tổ chức trung gian này thường đã thiết lập mối quan hệ với các nhân viên và có thể tạo điều kiện cho sự liên lạc cá nhân không thể. Đối với các vấn đề liên bang hay liên bang, nguồn tài nguyên như [FT: 0] Mỹ.gov & sq; thư mục tiểu học [FL: 1] bạn có thể tìm thấy sự liên lạc đúng.
Vượt qua những thách thức thông thường
Ngay cả khi chuẩn bị kỹ, bạn có thể gặp trở ngại, biết trước những thử thách này và cách đối phó sẽ giúp bạn tiến bộ.
Đối phó với những cuộc gọi dài và không đổi
Thời gian tạm dừng và không thay đổi. Để giảm bớt thời gian liên lạc, hãy gọi sớm vào buổi sáng (đúng lúc cơ quan mở ra) hoặc vào buổi chiều (sau khi vội vã bữa trưa). Nếu bạn đạt hộp thư thoại, hãy để lại một thông điệp rõ ràng, súc tích với thông tin liên lạc và số tham khảo của bạn. Đừng gọi nhiều lần trong cùng ngày. Thay vì thế, hãy đợi đặc vụ & snsquo; những lời đáp được phát ra, hãy thử một kênh khác &mash; v. d. d. & lt; thư điện thoại & lt; thư như thư & mash; chuyển sang người quản lý.
Chuyển đổi thông tin xung đột
Đôi khi các nhân viên cơ quan khác nhau trả lời không chắc chắn. Khi điều này xảy ra, hãy lịch sự hỏi thông tin bằng văn bản, kể lại sự hướng dẫn trước đó. Nếu xung đột cứ tiếp diễn, yêu cầu được nói chuyện với cấp trên hoặc người quản lý chương trình, người có thể đưa ra câu trả lời dứt khoát. Giữ ghi chép về cả hai phản ứng mâu thuẫn nhau.
Từ chối và từ chối
Việc phủ nhận không phải lúc nào cũng là cuối đường. Hãy đọc lá thư từ chối một cách cẩn thận để hiểu những lý do cụ thể. Nhiều người phủ nhận là vì thiếu thông tin, hình thức sai hoặc không đáp ứng một yêu cầu kỹ thuật.
Những rào cản về ngôn ngữ hoặc khả năng truy cập
Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn hoặc bạn có một khuyết tật ảnh hưởng đến giao tiếp, bạn có quyền dưới luật liên bang và tiểu bang. Hầu hết các cơ quan nhà nước phải cung cấp dịch thuật và chỗ ở hợp lý dưới Luật pháp Mỹ về Sự Bất Khả Thi. Yêu cầu dịch vụ này trước khi gửi đi. Để có thông tin liên lạc bằng văn bản, hãy xem xét việc sử dụng công cụ dịch thuật hoặc yêu cầu một người bạn nói tiếng Anh hoặc người ủng hộ việc xem xét thông điệp của bạn trước khi gửi đi.
Công nghệ thông dụng để trò chuyện cởi mở hơn
Công nghệ có thể đơn giản hóa và đẩy nhanh sự tương tác của bạn với các cơ quan nhà nước khi được sử dụng đúng cách.
Dùng hệ thống mạng để theo dõi trạng thái
Nhiều cơ quan cung cấp việc theo dõi trạng thái thời gian thực cho ứng dụng, giấy phép và giấy phép. Đánh dấu các cổng liên quan và kiểm tra nó thường xuyên thay vì gọi các cập nhật. Nếu cổng hiển thị một trạng thái mà bạn không hiểu, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm định nghĩa hoặc FAQs trước khi liên lạc với cơ quan.
Đặt sự nhắc nhở và cảnh giác
Dùng ứng dụng quản lý công việc hoặc lịch trình để đặt các nhắc nhở về hạn chót, ngày tháng và ngày tháng mới. các tiến trình của cơ quan nhà nước thường có thời hạn khó khăn, nếu không, cần phải bắt đầu lại toàn bộ quá trình. một lời nhắc nhở đơn giản có thể ngăn chặn những sự chậm trễ tốn kém.
Tự động hóa khi có thể
Nếu bạn tương tác với cùng một cơ quan, liên tục — ví dụ, điền vào số tiền thuế hàng quý hoặc tái lập giấy phép và giấy phép bán hàng năm; tìm các tùy chọn để tự động đệ trình qua cơ quan &rquo; hệ thống lọc hoặc lưu trữ điện tử. Một số cơ quan cũng cung cấp dịch vụ đăng ký cho các cập nhật và thay đổi chính sách, giúp bạn tiếp tục được thông tin mà không cần tìm kiếm bằng tay.
Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các liên lạc từ CIA
Việc giao tiếp hữu hiệu không chỉ là về một giao dịch, mà còn tạo danh tiếng tốt với nhân viên công ty có thể giúp các mối tương tác trong tương lai trở nên êm đẹp và nhanh hơn.
Hãy hợp tác với nhau
Nếu họ đưa ra sự hướng dẫn, cảm ơn và làm theo, thì sau này nhân viên sẽ nhớ đến bạn như một người đáp ứng và dễ làm việc cùng.
Tham dự các buổi họp công cộng và các hiệu sách
Các cơ quan liên bang thường tổ chức phiên điều trần công khai, hội thảo, và các buổi bình luận cho các quy định hay quyết định chính. tham gia các sự kiện giúp bạn hiểu các cơ quan’ ưu tiên và quy trình quyết định. nó cũng cho bạn thời gian với người đưa ra quyết định trong một thiết lập áp lực thấp. giới thiệu bản thân, tự hỏi những câu hỏi và thu thập các danh thiếp kinh doanh.
Cung cấp phản hồi về cơ cấu
Nếu bạn có kinh nghiệm tích cực, hãy cho họ biết, nếu bạn có những lời chỉ trích xây dựng, hãy tôn trọng đề nghị của họ bằng những đề nghị cụ thể.
Quan tâm đến luật pháp và sự thỏa thuận
Một số cơ quan liên lạc liên lạc của chính phủ liên quan đến quyền lợi pháp lý, nghĩa vụ và rủi ro.
Các kỷ lục công cộng và các phiên họp mở
Tất cả 50 bang đều có bản ghi chép mở (FOIA) luật pháp mở cho phép quyền truy cập công chúng vào tài liệu chính phủ, đề ra các lệnh miễn dịch đặc biệt. Nếu bạn cần thông tin không thường được xuất bản, bạn có thể gửi một yêu cầu công khai chính thức. Hãy nhớ rằng những gì bạn đang tìm kiếm để tránh bị trì hoãn hoặc từ chối. Hãy ghi nhớ rằng các cơ quan có thể tính phí cho việc tìm kiếm và tính toán. [FL: 0] Thông tin về Tự do Liên Hiệp Quốc [FL:] duy trì một thư mục quốc gia để giúp bạn định hướng các luật này.
Sự riêng tư và bảo mật
Khi liên lạc với một cơ quan, hãy lưu ý đến thông tin cá nhân hay quyền sở hữu mà bạn tiết lộ. Số an ninh xã hội, chi tiết tài khoản, bí mật tài khoản, và thông tin bảo vệ sức khỏe chỉ nên được chia sẻ khi hoàn toàn cần thiết và qua các kênh bảo mật. Hãy hỏi cơ quan về các thực hành bảo vệ dữ liệu của họ nếu bạn quan tâm. Một số cơ quan cung cấp tập tin bảo mật để tải lên các cổng thông tin nhạy.
Quy định giới hạn và ranh giới
Nhiều tiến trình của cơ quan được điều khiển bởi những hạn chế nghiêm ngặt được thiết lập theo luật pháp. Thiếu một hạn nộp đơn để được tái lập giấy phép, hoặc một đơn kiện thuế, hoặc một đơn kiện hành chính có thể từ chối quyền của bạn. Đánh dấu mỗi hạn chót trong lịch của bạn, đặt nhiều lời nhắc nhở, và nhắm mục tiêu nộp trước ngày tháng. Nếu bạn dự đoán trễ, hãy liên lạc với cơ quan trước khi hạn chót để yêu cầu mở rộng nơi nào được chấp thuận.
Tạo một giao tiếp cá nhân
Để làm cho những chiến lược này có thể hoạt động, tạo ra một giao thức đơn giản mà bạn theo dõi cho mỗi quan trọng của cơ quan liên lạc quốc gia:
- Tìm kiếm: thăm nơi Mạng của cơ quan và xác định sự phân chia đúng, liên lạc người và các yêu cầu phục tùng.
- Chuẩn bị: Thu thập tất cả tài liệu cần thiết, viết một thông điệp rõ ràng, và bao gồm tất cả những bộ nhận diện thích hợp.
- [FLT: 0] [FLT: 1] Dùng cơ quan & thay thế kênh. Lưu biên nhận, theo dõi số và ảnh chụp màn hình.
- Track: Ghi lại sự phục tùng trong hồ sơ của bạn và thiết lập một ngày tiếp theo dựa trên cơ quan ’ các bản báo cáo thời gian trả lời.
- Theo sau: Nếu không có phản ứng theo ngày, hãy gửi một kênh lịch sự theo dõi thông qua cùng một kênh hoặc kênh thứ hai.
- Nếu cần thiết: ) Nếu việc tiếp theo không được giải đáp, leo thang lên cấp trên, hãy dùng cơ quan ’ quy trình khiếu nại, hoặc liên lạc với một nguồn tài nguyên bên ngoài như mbudsman hay được bầu cử.
- Mọi thứ [FLT: 1] Giữ một tập tin số hóa đầy đủ của mọi thư từ, ghi chú và biên nhận.
Giao thức này loại bỏ việc đoán mò và đảm bảo sự nhất quán qua nhiều cơ quan và các tương tác.
Kết thúc
Liên lạc hữu hiệu với các cơ quan nhà nước là một kỹ năng kết hợp sự chuẩn bị, rõ ràng, chuyên nghiệp, kiên trì và tôn trọng các tiến trình quan liêu. bằng cách hiểu cách nào các cơ quan hoạt động, chọn đúng các kênh liên lạc, tạo ra những thông điệp rõ ràng và súc tích, và duy trì các bản ghi chép kỹ lưỡng, bạn có thể cải thiện đáng kể cơ hội của mình để đạt được kết quả đúng lúc và thuận lợi.
Hãy nhớ rằng các nhân viên cơ quan là những người hầu hết trong các trường hợp muốn giúp bạn thành công, đối xử với họ một cách lịch sự và cung cấp thông tin họ cần giúp công việc của họ dễ dàng hơn và kinh nghiệm của bạn.
Để đọc thêm về các thực hành tốt nhất trong giao tiếp và chính quyền công cộng, các nguồn tài nguyên như [FLT: 0] Hiệp hội Thông tin Quốc gia [NASCIO] và ) Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ ) cung cấp những thông tin quý giá về cách các cơ quan cấu hoạt động và giao tiếp.