Xác định sứ mạng và dấu chân tài chính của bạn

Các sự kiện từ thiện thành công bắt đầu với một nhiệm vụ tinh khiết. Trước khi bạn đặt một địa điểm hoặc in một tờ rơi riêng lẻ, hãy tự hỏi: bạn muốn kết quả cụ thể nào? nó có nâng 10.000 đô la cho một ngân hàng thực phẩm địa phương, thu 500 áo khoác cho những người vô gia cư, hoặc tăng ý thức về một quỹ nghiên cứu y khoa không? Ghi xuống mục tiêu chính và hai hoặc ba mục tiêu phụ. Sự rõ ràng này sẽ hướng dẫn mỗi quyết định và ngăn cản sự bò vào phạm vi làm cho ngân sách của bạn bị lộ.

Với mục tiêu bị khóa, tạo một ngân sách hạt. Liệt kê tất cả các chi phí có thể. Danh sách các chi phí có thể: cho thuê địa điểm, giấy phép, bảo hiểm, trang trí, thiết bị in, thiết bị xem xét âm thanh, máy in, phục vụ, công việc giải trí, và tiền trợ giúp kế hoạch (thường là 10–15% chi phí). Hãy dùng bảng tính toán để theo dõi cả hai mức giá đã dự tính và chi phí thực tế. Ví dụ, việc nghiên cứu giá trị trung bình trong vùng bạn dùng cho mục chung. Một hệ thống thuê PA có thể tốn 200–500 đô-la, trong khi một ban nhạc địa phương có thể tính phí 500– 500 đô-la. Việc biết những con số này giúp bạn thương lượng và ưu tiên.

Để giữ ngân sách thực tế, cần phải tránh những điều mình muốn. Một bữa ăn tối với nhân viên phục vụ là một điều muốn; một thanh khoai tây nướng do các tình nguyện viên đóng góp là một nhu cầu có thể cứu hàng ngàn. Hãy thành thật về những gì cộng đồng bạn có thể đóng góp một cách thực tế. Hãy dùng [FLT: 0] mẫu ngân sách miễn phí để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ mục nào.

Chọn một chiếc xe Venue mà Won’t Break Bank

Chi phí Venue có thể tiêu thụ 40% hoặc nhiều hơn ngân sách của bạn nếu bạn là& 88217; chiến lược. Bắt đầu bằng cách xem xét các tùy chọn miễn phí hay rẻ. Không gian công cộng như trung tâm cộng đồng, công viên (với một giấy phép), phòng tập thể dục, hoặc ngay cả một sân sau lớn có thể phục vụ như những địa điểm tuyệt vời. Các thư viện địa phương thường có phòng họp cho các khoản phí danh nghĩa. Nếu bạn cần thiết thiết lập chính thức hơn, các nhà thờ hoặc các hội trường công cộng mà có thể giảm phí cho các sự kiện từ thiện.

Một chiến lược thông minh khác là cộng tác với một doanh nghiệp địa phương có không gian rộng lớn, chẳng hạn như nhà máy bia, nhà chứa sự kiện, hay nhà kho. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng tổ chức một sự kiện từ thiện để phơi bày và thiện chí. Bạn có thể đề nghị thêm logo của họ vào mọi vật liệu tiếp thị, cho họ tiếng la hét từ sân khấu, hoặc liệt kê chúng như là nhà tài trợ. Luôn luôn có một kế hoạch dự phòng cho các sự kiện ngoài trời: thuê một lều ( 150–400) hoặc kiểm tra xem địa điểm có một chỗ nào khác trong nhà không. Nơi như [FL: 0] [không gian: 1] có khả năng giúp bạn tìm khoảng cách riêng lẻ.

Khi đánh giá địa điểm, hỏi về chi phí ẩn. Liệu các cho thuê bao gồm các bảng, ghế, và các AV cơ bản? có phí làm sạch? họ yêu cầu bạn sử dụng các địa điểm trong nhà của họ phục vụ? thương lượng: yêu cầu giảm giá phi lợi nhuận, đề nghị để tiếp tục trong những thời gian ngoài giờ (ngày thứ Bảy, hoặc yêu cầu một mức giá giảm để đổi lấy một cam kết lâu dài nếu bạn lên kế hoạch nhiều sự kiện.

Bảo đảm đóng góp và trợ cấp

Một trong những cách mạnh mẽ nhất để mở rộng ngân sách của bạn là nhận hàng hóa và dịch vụ đóng góp. Tạo ra danh sách ước muốn về tất cả những gì bạn cần: thực phẩm, thức ăn, thức uống, in ấn, trang trí, giải trí, thậm chí là bảo hiểm, thậm chí là bảo hiểm, và sau đó so sánh với những món hàng có tiềm năng hiến tặng địa phương. Ví dụ, một cửa hàng pizza địa phương có thể tặng pizza cho một cuộc họp tình nguyện; một tiệm bánh có thể cung cấp bàn ăn tráng miệng; một công ty in có thể tặng tờ rơi và băng cờ.

Tiếp cận các doanh nghiệp này với một đề xuất tài tài tài trợ chuyên nghiệp. Giải thích nhiệm vụ của bạn, số người dự kiến của bạn, và những gì họ đã dự kiến, v.v. 817; sẽ nhận được để đáp lại: đặt logo trên trang web sự kiện của bạn, mạng xã hội đề cập, ký tên vào sự kiện này, và biên lai cho việc đóng góp thuế của họ. Nếu bạn có thể cung cấp mức tài trợ nhất định (v. g., Silver, Gold, Platinum), bạn sẽ dễ dàng hơn cho các doanh nghiệp với mọi kích cỡ tham gia.

Don’ bỏ qua các nền tảng gây quỹ trực tuyến. Hãy lập một chiến dịch trên GoFundMe, quỹ Facebook, hoặc một trang đóng góp tận tụy trên trang web của bạn. Dùng mã văn bản để gây quỹ trực tuyến để gây quỹ. Cũng hãy xem xét một vé bao gồm 3282; thay vì sạc tiền vào trang này, đề nghị tặng 25 đô la nhưng để mọi người trả tiền. Điều này có thể tăng tổng thu nhập khi ở nhà.

Dựa vào những người tình nguyện giảm chi phí lao động

Những người tình nguyện là tài nguyên quý giá nhất của bạn. Hãy sớm gửi những vai trò rõ ràng: kiểm tra bàn làm việc, nhóm dọn dẹp, các nhà chạy đấu giá, chủ thể, hoạt động và nhiếp ảnh. Hãy sử dụng một công cụ tự nguyện như là Ký hiệuUpgenius hoặc Googleet để tránh sự chồng chéo.

Để giữ cho tình nguyện viên tham gia, cung cấp hướng dẫn rõ ràng, tên thẻ, và một buổi tập luyện nhanh chóng. cung cấp những biểu tượng nhỏ của sự cảm kích: một áo thun, một món ăn nhẹ miễn phí, hoặc một bức ảnh cảm ơn mà họ có thể chia sẻ trên mạng xã hội. không bao giờ giả sử mọi người biết phải làm gì - cung cấp cho họ một thẻ in hoặc số với một danh sách kiểm tra.

Nếu bạn cần những kỹ năng chuyên môn (v. d., DJ hay nhiếp ảnh gia) nhưng có thể & 88217; tiềm năng chuyên gia, hãy xem xét một giao dịch. Đề nghị phát triển kinh doanh của họ trong sự kiện này, hãy lập công việc trên kênh xã hội của bạn, hoặc cho họ một quầy miễn phí tại sự kiện. Nhiều sáng tạo tài năng sẵn sàng ủng hộ một lý do tốt để đổi lấy sự tiếp xúc và suy trừ thuế.

Thiết kế mức thấp, hoạt động cao- tầng

Đây là những ý tưởng được chứng minh tạo ra sự phấn khích và tiền bạc mà không tốn kém để sản xuất:

  • đấu giá qua các nền tảng với các mục quyên góp (bave, chứng nhận nhà hàng, thư rác, gói ghi nhớ thể thao). Hãy dùng giá trị trực tuyến qua các nền tảng như 32 lần hoặc Thủ công để giảm bớt giấy và lao động.
  • Bán vé trong sự kiện và thưởng một giải thưởng (donated) hoặc chia nhau.
  • Các quầy cờ bạc . Một trò chơi hội chợ đơn giản như bánh vòng, túi đậu toss, hoặc một cái thùng ném (cả hay xây dựng phiên bản rẻ tiền). Nạp 1 đô la cho mỗi lượt chơi.
  • Giải trí sống . Các nhạc sĩ địa phương, nhóm nhảy, hoặc hài kịch gia thường biểu diễn miễn phí hoặc một tổ chức danh dự nhỏ nếu nó ’ từ thiện. Mời họ thu tiền boa hoặc bán hàng tại sự kiện.
  • Máy ảnh . Hãy thiết lập một cảnh nền với các thiết bị vui nhộn (cửa hàng tách rời) và dùng điện thoại thông minh trên máy gỡ bỏ với ứng dụng cửa sổ ở xa. Ảnh in bằng máy in xách tay hoặc đơn giản chia sẻ tập tin số.
  • Bảng đóng góp chủ động . Tạo một bức tường hoặc poster nơi mọi người có thể đổ tiền đóng góp vào đó và thấy toàn bộ sự tăng lên. gamification khuyến khích cho nhiều hơn.

Ví dụ, nếu bạn & 88217; đang quyên góp tiền cho các nhu yếu phẩm ở trường, hãy thiết lập một bộ phận cung cấp thông tin về sự thành công bằng hình ảnh và số lượng lớn.

Thông minh hơn thị trường, không khó hơn

Quảng cáo có thể nhanh chóng tiêu tốn ngân sách của bạn thay vào đó, tập trung vào thị trường có tính chất hữu cơ, dẫn dắt cộng đồng mà không tốn kém gì ngoài thời gian sử dụng những kênh không tốn kém này:

  • Phương tiện truyền thông . Tạo một trang sự kiện Facebook, đăng trên Skype, và một loạt video TikTok dẫn đến ngày. Hãy khuyến khích các thành viên và tình nguyện viên chia sẻ mỗi ngày. Hãy dùng hashgtes (v. d., #DeverChacrial Cho đến khi kết thúc).
  • Các vụ nổ email . Hãy gửi một email hàng tuần với một câu chuyện cá nhân về tại sao bạn & 88217; tổ chức sự kiện này, một sự đếm ngược, và đồ họa có thể chia sẻ. Hãy dùng thư điện tử hoặc thư mục MairLite R kế hoạch miễn phí.
  • Gửi thông cáo báo chí đến báo địa phương, đài phát thanh, lịch công cộng truyền hình và blog.
  • Bảng thông tin . Hãy in tờ rơi đơn giản và gửi chúng tại thư viện, tiệm cà phê, cửa hàng tạp hóa và trung tâm cộng đồng. Luôn luôn có một mã QR để liên kết đến trang sự kiện của bạn.
  • Yêu cầu nhà tài trợ của bạn quảng cáo sự kiện này đến danh sách gửi và các người theo dõi xã hội.

Với ngân sách nhỏ, hãy xem xét việc nâng cao một hoặc hai bài đăng trên Facebook đến một độc giả địa phương (20–50).

Hậu quả của dòng chảy và sự hành quyết ngày

Một sự kiện làm cho cảm thấy không có gì cần phải có kế hoạch chi tiết. Tạo một dòng thời gian chủ cho ngày, từ việc thu hồi xuống và phân phối nó cho tất cả nhân viên và tình nguyện viên. bao gồm công việc, những người có trách nhiệm, và cửa sổ thời gian. Đây là những mẹo chính để tiết kiệm tiền bạc và đau đầu:

  • Người kiểm tra . Đóng hộp chứa dây mở rộng, dây buộc dây kéo, băng keo, hộp sơ cứu, pin phụ, sắc nét và dải điện thay vì mua.
  • Dấu . Dùng bảng phấn, bảng trắng hoặc các tấm bìa cứng được sơn phấn. Họ & 88217; rẻ, có thể tái sử dụng, và thu hút thị giác.
  • Thay vì thuê DJ, hãy tạo một danh sách chơi nhạc có năng lượng cao bằng Spotifify hoặc Apple Music và phát nó qua một hệ thống âm thanh thuê hoặc mượn trước.
  • Theo chế độ "tiệm thuốc" hay xe tải bán thực phẩm, là những người sẵn sàng phục vụ đồ ăn vặt đơn giản như bắp rang, bánh quy và nước chanh.
  • Geck-in. Hãy dùng ứng dụng vé miễn phí như "Austbite" (tự do cho các sự kiện miễn phí) hoặc một Google Form đơn giản để theo dõi số điểm tham dự và thu thập địa chỉ email cho việc tiếp theo.

Vào ngày đó, chỉ ra một kẻ bắn súng - một người không liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể và có thể giải quyết những vấn đề bất ngờ như một sợi dây nối bị mất hoặc một tình nguyện viên người đã không& 88217;t show. giữ mát mẻ và nhớ rằng tại sao bạn& 88217; có: để hỗ trợ một nguyên nhân và đưa mọi người lại với nhau.

Phóng to số tiền đóng góp trong suốt và sau buổi lễ

Don’t để tiền trên bàn đàm phán.

  1. Khi đăng ký ) — xin đóng góp đã gợi ý.
  2. Trong sự kiện — thông báo về ảnh hưởng của mỗi khoản đóng góp (v. d., “$50 nuôi gia đình trong một tuần”).
  3. Tại buổi kiểm tra đấu giá im lặng — khuyến khích mọi người để có thể tiếp tục như “ xoay tròn” tổng cộng.
  4. Cuối — một lời kêu gọi nồng nhiệt cuối cùng từ một thành viên hội đồng quản trị hoặc người thừa hưởng.

Có thể thấy một số phương pháp đóng góp: một mã QR liên kết tới một trang đóng góp thân thiện di động, một hộp đóng góp được đặt nổi bật, và một thẻ cho văn bản sang tiếng động. Nếu có thể, tặng một món quà nhỏ cảm ơn cho người tặng (một nhãn dán hay thẻ làm bằng tay) để tạo một kết nối đáng nhớ.

Sau sự kiện này, công việc là’t. Gửi một email cảm ơn trong vòng 48 giờ. Bao gồm một phòng trưng bày ảnh, quỹ tăng (nếu bạn có), và một câu chuyện cá nhân về cách dùng tiền. Yêu cầu phản hồi qua một cuộc khảo sát ngắn. Tiếp theo sẽ tạo thiện ý và thiết lập sân khấu cho sự kiện tiếp theo. Hãy xem xét việc tạo một nhà tài trợ và tình nguyện viên, rồi chia sẻ nó qua các phương tiện truyền thông xã hội.

Lời khuyên giúp gia tăng và có thể duy trì được ngân quỹ

Một sự kiện ngân sách thân thiện có thể trở thành một truyền thống hàng năm nếu bạn theo dõi những gì hoạt động và những gì không hoạt động ’t. Sau sự kiện của bạn, tổ chức một cuộc họp với đội nòng cốt của bạn. Xem lại ngân sách của bạn chống lại thực tế, ghi chú những kênh marketing nào điều khiển tham dự, và xác định hoạt động nào đã tăng số tiền lớn nhất. Lưu tất cả các mẫu, danh sách và liên lạc với người cung cấp để sử dụng lại năm sau.

Giữ một “ unons học ” tài liệu. Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra rằng các chương trình in ấn hiếm khi được đọc, bỏ qua lần sau và sử dụng một phiên bản số đơn giản. Nếu những người tình nguyện bị choáng ngợp trong việc đăng nhập, đầu tư vào bảng thứ hai hoặc đào tạo một người cụ thể cho vai trò đó. Sự cải tiến liên tục giảm chi phí và tăng ảnh hưởng theo thời gian.

Hãy xem xét việc thiết lập mô hình tài trợ lặp đi lặp lại. nếu một doanh nghiệp địa phương bảo trợ sự kiện của bạn năm nay, tiếp cận họ vài tháng sớm cho năm tới với các nghiên cứu về sự kiện này & 88217; thành công tương tự, xây dựng một ủy ban tình nguyện gặp mặt một phần tư để bắt đầu lên kế hoạch, vì vậy bạn là&8217; không tranh cãi vào phút cuối cùng.

Để đọc thêm về các sự kiện phi lợi nhuận giá rẻ, hãy kiểm tra TokSoup ’ tài nguyên về công nghệ phi lợi nhuận và ) WildApco R kế hoạch dự trù . Những công cụ này giúp tích hợp tự do hoặc giảm giá phần mềm vào tiến trình lên kế hoạch của bạn.

Kết luận: Mỗi đồng được cứu thêm nhiều hơn cho mục đích của bạn

Chủ trì một sự kiện từ thiện trên một ngân sách hạn chế không có nghĩa là giải quyết cho ít hơn. trái lại, sự hạn chế thường sinh ra sự sáng tạo và sự tham gia sâu sắc hơn. bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng, sự hợp tác chặt chẽ, phụ thuộc vào tình nguyện viên, và tập trung vào những hoạt động giá thấp, bạn có thể ném một sự kiện mà cảm thấy hào phóng và chuyên nghiệp mà không cần thẻ giá trị sáu chữ số. những người ủng hộ bạn sẽ nhớ về niềm đam mê và mục đích, chứ không phải những thứ linh tinh.

Bắt đầu với một sự kiện nhỏ, lặp lại và chúc mừng mọi thành công. một lợi nhuận từ ngân sách 500 đô la là 900% lợi nhuận tốt hơn rất nhiều so với một sự kiện trị giá 10.000 đô la. kế hoạch thông minh, chi tiêu khôn ngoan, và để cho mục đích của bạn tỏa sáng. đó là công thức cho một sự kiện từ thiện thành công trên ngân sách.