Áp dụng cho một công việc, học đại học, một học bổng, hay bất kỳ cơ hội cạnh tranh là một bước ngoặt thú vị, nhưng nó có thể nhanh chóng trở nên quá sức chịu đựng. tập hợp tuyệt đối của các yêu cầu - đường chết, hình thức, bản ghi chép, thư giới thiệu, và phỏng vấn - làm cho nó dễ mất dấu vết. tổ chức trong quá trình ứng dụng không chỉ là một tốt đẹp để có được, mà là một yếu tố quan trọng mà phân chia thành công ứng viên thành công với những người bỏ lỡ cơ hội để ngăn chặn những sai lầm. một chiến lược có tổ chức tốt giảm bớt căng thẳng, đảm bảo hoàn toàn, và cho phép bạn trình bày các trường hợp mạnh nhất của bạn để tạo ra những người tạo ra những người có thể.

Bài này cung cấp một khuôn khổ toàn diện để có thể duy trì sự tổ chức trong bất cứ tiến trình ứng dụng nào, từ việc nhập học đến việc chuyển nghề nghiệp. bạn sẽ biết tại sao tổ chức là quan trọng, xây dựng một hệ thống hoạt động tốt và những lời khuyên có thể giúp bạn tránh những cạm bẫy chung. dù bạn đang áp dụng vào đại học, một học, một công việc, hoặc một công việc mơ ước, các nguyên tắc ở đây sẽ giúp bạn hướng dẫn quá trình này với lòng tin.

Tại sao tổ chức là một trò chơi thay đổi?

Tổ chức là nền tảng của một ứng dụng thành công. thậm chí những ứng cử viên có khả năng nhất cũng có thể vấp ngã. khi bạn có tổ chức bạn có thể quản lý nhiều thành phần cùng lúc - thu thập tài liệu, sửa đổi lời khai cá nhân và chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn mà không cảm thấy bị áp đảo. nghiên cứu cho thấy giảm sự lo lắng và có kế hoạch rõ ràng có thể giảm đáng kể và cải thiện hiệu suất nhận thức. trong bối cảnh cao của ứng dụng, sự rõ ràng này chuyển đổi trực tiếp đến sự phục tùng chất lượng cao hơn.

Ngược lại, việc không tổ chức sẽ đưa đến việc bỏ lỡ thời hạn, ứng dụng chưa hoàn chỉnh và sự hoảng loạn phút cuối. Một bản sao bị lãng quên hoặc bài luận bị lãng quên có thể ngay lập tức loại bỏ bạn, bất kể giấy ủy nhiệm của bạn mạnh đến đâu. Bằng cách đầu tư thời gian trước để xây dựng một hệ thống tổ chức, bạn bảo vệ sự đầu tư đó và tăng khả năng bạn chấp nhận hay chọn lựa. Theo các chuyên gia nghề nghiệp, [FLT: 0] có thể trực tiếp ảnh hưởng đến danh tiếng chuyên nghiệp [FL: 1] và ấn tượng bạn để lại trên các ủy ban nhập viện hoặc quản lý.

Trước khi bắt đầu: Hãy quyết định thành công

Nền tảng của một quá trình ứng dụng có tổ chức tốt bắt đầu rất lâu trước khi bạn điền vào mẫu đầu tiên của bạn. dành thời gian để thiết lập hệ thống của bạn sớm sẽ trả tiền sau đó. bắt đầu với ba bước then chốt: hiểu biết về các đòi hỏi, tạo ra một dòng thời gian chính, và thu thập các công cụ thiết yếu của bạn.

Biết những đòi hỏi

Mỗi ứng dụng khác nhau. Một số chương trình yêu cầu một bản tóm tắt, một tuyên bố mục đích, và ba chữ cái khuyên. Những chương trình khác cần một danh mục đầu tiên, điểm kiểm tra và lịch sử công việc. Bước đầu tiên là đọc kỹ các hướng dẫn, thời gian nhất định. Tô sáng mọi yêu cầu và chú ý đến bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào, như giới hạn trang, định dạng các câu hỏi cần phải được trả lời. Tạo một tài liệu chính chính có khả năng liệt kê mọi thành phần cho mỗi ứng dụng đang theo đuổi. Tài liệu này trở thành nguồn sự thật riêng lẻ của bạn.

Tạo dòng thời gian

Một khi bạn biết điều cần thiết, hãy vẽ mỗi hạn chót trên một lịch. Bắt đầu với ngày nộp cuối cùng, hãy làm ngược lại để đặt thời hạn trung gian cho mỗi nhiệm vụ. Lấy thí dụ, nếu thư giới thiệu là ngày 1 tháng 12, bạn có thể hỏi người đề nghị bạn vào ngày 1 tháng 11 năm 1, gửi cho họ tài liệu trước ngày 5 tháng 11 và tiếp tục kế hoạch này ngăn chặn thời gian gấp cuối cùng. Hãy dùng lịch kỹ thuật số (như lịch Google) hoặc một nhà sắp xếp vật lý - Có thể bạn sẽ kiểm tra nhiều lần mỗi ngày. Đặt nhiều lời nhắc nhở, bao gồm một tuần trước, ba ngày trước, và ngày hạn chót.

Thu thập các công cụ thiết yếu

Quản lý các công cụ trước, loại bỏ những lỗi lầm nhỏ sau.

  • Kho lưu trữ mây: Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive để lưu trữ tài liệu quét, bản nháp và ghi chú.
  • Ứng dụng « Ứng dụng « Xoá »: Trello, Asana, hoặc thậm chí là một đơn giản cho các ứng dụng để theo dõi sự tiến bộ.
  • Nguồn cung cấp nước: Binders với các phân chia, một lỗ, và một thư mục cho mỗi ứng dụng nếu bạn muốn bản sao cứng.
  • Notebook hoặc lưu ý kỹ thuật số ứng dụng: cho ý tưởng động não, ghi lại các câu hỏi phỏng vấn, hoặc ghi chú phản hồi.

Có sẵn những thứ này có nghĩa là bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức mà không cần phải tìm kiếm nguồn lực.

Xây dựng hòa đồng trong ứng dụng

Một ứng dụng chỉ mạnh như những vật liệu bạn gửi đi mỗi thành phần, bản nháp, lời khuyên, tiếp tục và bài luận, chuẩn bị và tổ chức cẩn thận đối xử với mỗi một dự án như một dự án với thời gian và tiêu chuẩn riêng của nó.

Các bản chép tay và ghi chép học

Viết hoa thường là những tài liệu nhạy cảm nhất thời gian. Yêu cầu chúng sớm nhất hai tháng trước khi có thể. Nhiều tổ chức có xử lý lần vài tuần, đặc biệt trong mùa cao điểm. Giữ bản sao của bản ghi không chính thức để tham khảo, và đảm bảo các bản sao chính thức được gửi qua các kênh thích hợp. Tạo một bảng theo dõi mà mỗi trường học hoặc chương trình cần ghi lại, ngày tháng đã yêu cầu, ngày tháng đã gửi và biên nhận. Một tính toán học đơn giản có thể ngăn chặn yêu cầu bị bỏ quên.

Thư giới thiệu

Hãy xác định những người đề nghị bạn cần lên kế hoạch và lịch sự. Hãy gửi cho họ ít nhất sáu đến tám tuần trước khi hạn chót đầu tiên. Hãy lịch sự đến họ, cung cấp một gói chi tiết gồm bản tóm tắt, lời tuyên bố cá nhân, yêu cầu của chương trình và danh sách các hạn chót. Sau khi họ đồng ý, hãy gửi lời nhắc nhở tuần hoàn là thời hạn chót. Hãy dùng một bảng với tên người đề cử, chương trình họ đang viết, hạn chót, ngày tháng và theo thời hạn, và theo dõi trạng thái của chương trình.

Tiếp tục và ghi chép

Bản tóm tắt hoặc CV của bạn nên được điều chỉnh cho mỗi ứng dụng. Hãy bắt đầu với một phiên bản chính liệt kê tất cả các kinh nghiệm của bạn, rồi chỉnh sửa nó để làm nổi bật những kỹ năng thích hợp nhất cho mỗi cơ hội. Giữ các phiên bản khác nhau được sắp xếp theo tên rõ ràng (v. g., “Hãy giả sử « Corporate Job 20 v. d.v.x ». Hãy dùng một hệ thống điều khiển phiên bản để không bao giờ gửi bản đã lỗi thời. Cũng lưu giữ lại một bản PDF để lưu lại định dạng cho mỗi phần mềm phục vụ.

Những lời nói và giáo lý cá nhân

Quá trình ghi lợi ích rất nhiều từ tổ chức. Bắt đầu bằng cách liệt kê các điểm chính và xây dựng lại câu chuyện của bạn. Tạo một dòng thời gian cho phép nhiều bản nháp, đánh giá ngang hàng và biên soạn chuyên nghiệp. Hãy dùng mây với lịch sử phiên bản (Gogle Docs là tuyệt vời cho điểm này) để bạn có thể trở lại bản nháp trước nếu cần thiết. Theo dõi các chỉ dẫn cho mỗi bài văn bản cần thiết, tính toán hay định dạng. Giữ một ma trận mà mỗi bài luận văn, nhắc, giới hạn và gửi ngày tháng.

Làm chủ ngành cơ khí: Theo dõi các đường chết và phục tùng

Ngay cả khi đã chuẩn bị hết các vật liệu, việc bỏ lỡ một hạn nộp có thể làm đảo lộn nỗ lực của hàng tuần.

Sức mạnh của danh sách kiểm tra

Một bảng kiểm tra toàn diện là bạn thân của bạn.

Comment

Lịch Google hoặc một công cụ tương tự cho phép bạn đặt những lời nhắc nhở lặp đi lặp lại và mã màu khác nhau. Hãy dùng lịch riêng cho các công việc ứng dụng nếu lịch chính bị nhiễu. Đặt thông báo trên điện thoại và máy tính. Để ghi lại những tác vụ (v. d.: Kiểm tra email để xem giấy mời phỏng vấn mỗi sáng, hãy đặt một lời nhắc nhở thường ngày. Nhiều chuyên gia khuyên dùng kỹ thuật chặn chặn [FL: 0] [FL: 1) để dành ra giờ cụ thể mỗi tuần để ứng dụng. Việc này xây dựng tính kiên định và ngăn cản cách sử dụng.

Đang phục tùng sự xác thực

Sau khi bạn gửi một ứng dụng, đừng chấp nhận mọi thứ đã được thông qua. Kiểm tra để biết email xác nhận; nếu bạn không nhận một thư mục trong vòng 24 giờ, hãy liên lạc với văn phòng hoặc Bộ nhân sự. Lưu mọi sự xác nhận vào thư mục đã đóng. Đối với ứng dụng vật lý (nếu có), hãy dùng thư đã xác nhận và giao hàng theo dõi. Giữ một bản ghi lưu ngày phục tùng, phương pháp được dùng và bất kỳ số xác nhận nào.

Tổ chức vật lý số: Tìm hệ thống của bạn

Mỗi người có một kiểu tổ chức ưa thích. một số khác thì phát triển với công cụ số, trong khi những người khác thì thích khả năng giấy. hệ thống tốt nhất là một trong những bạn sẽ sử dụng một một cách liên tục. đây là ba cách tiếp cận chung, mỗi cách tiếp cận với sức mạnh của nó.

Giải pháp cho các kho lưu trữ mây

Một hệ thống điện tử dùng Google Drive, Dropbox, hoặc OneDrive cung cấp sự linh hoạt tuyệt vời. Tạo một thư mục cho mỗi ứng dụng, gồm các thư mục con cho “Drafts, « Trader Versions », « jwalSlateations, « Intractions » (Các bản dịch, mã hóa), « Thay thế, thư từ, thư mục, thư mục và các đại hội khác.

Hệ thống hồ sơ vật lý

Một số người cảm thấy dễ kiểm soát hơn khi có gắn kết cơ thể cho mỗi ứng dụng, dùng các bộ tách kim loại cho mỗi phần: “Các tài liệu có liên quan đến nhau, kết nối, mã hóa, mã hóa, mã hóa, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, mã số, hoặc tài liệu.

Cách tiếp cận lai

Hầu hết các ứng viên thành công sử dụng hệ thống lai: giữ bản sao số để sao lưu và chia sẻ dễ dàng, nhưng bảo trì bộ kết nối vật lý để tham khảo và danh sách truy cập. Ví dụ, bạn có thể cất giữ mọi tập tin trong Google Drive, nhưng in ra danh sách kiểm tra tổng quát và băng nó lên tường. Hoặc bạn có thể dùng một lịch kỹ thuật số để nhắc nhở nhưng một thư mục vật lý để ghi chép các ghi chú trong các cuộc họp với người gợi ý. Cách tiếp cận lai cân bằng lợi ích của cả hai sự khả thi và khả năng xác thực trên thế giới.

Những cạm bẫy của tổ chức thông thường và cách tránh tổ chức

Ngay cả kế hoạch tốt nhất cũng có thể bị sai sót thông thường, vì ý thức trước những cạm bẫy này sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống bảo vệ.

Sự chần chừ

Để chống lại nó, hãy phân tích những bước nhỏ, không phải là phỏng đoán.

Thông tin quá tải

Vì có quá nhiều điều kiện và lời khuyên, nên dễ cảm thấy bị liệt, đơn giản hóa bằng cách chỉ tập trung vào những vật liệu cần thiết cho bước kế tiếp.

Lần cắt ngang cuối cùng

Việc sắp xếp một đêm trước khi hạn chót thường gây ra lỗi -- đánh dấu lỗi, phiên bản tài liệu sai hoặc sự kèm theo bị mất.

Tác động mạnh nhất: Tổ chức thúc đẩy bạn thành công như thế nào

Tổ chức không chỉ giúp bạn đáp ứng các hạn chót mà còn trực tiếp cải thiện chất lượng của ứng dụng và ấn tượng của bạn về việc đánh giá.

Phỏng vấn mạnh mẽ hơn

Khi sắp xếp mọi thứ, bạn có thể dễ dàng nhắc lại khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, và biết chính xác mình đã gửi những câu hỏi nào, để có thể đoán trước những câu hỏi và chuẩn bị những gương phù hợp với câu chuyện của bạn.

Ứng dụng chất lượng tốt hơn

Với thời gian và ít căng thẳng hơn, bạn có thể tập trung vào đánh bóng từng thành phần. bạn có thể xem lại bài luận của mình nhiều lần, yêu cầu phản hồi, và kiểm tra lý lịch của bạn. tổ chức giải phóng tinh thần cho sự sáng tạo và chiến lược. thay vì vội vã thu thập bản sao, bạn có thể dành thời gian đó để làm cho bản báo cáo cá nhân của bạn hấp dẫn hơn. kết quả là một ứng tích hợp, chất lượng cao mà thực sự phản ánh tiềm năng của bạn.

Giảm lo lắng

Có lẽ lợi ích quan trọng nhất là sự bình an tâm trí. và mỗi tài liệu được lưu, và mỗi hạn chót trong lịch của bạn giảm bớt sự lo lắng thường đi cùng với các ứng dụng chính. ít lo lắng nghĩa là ngủ ngon hơn, suy nghĩ rõ ràng hơn, và một kinh nghiệm tích cực hơn.

Bước cuối cùng: Giữ vững tổ chức sau khi thi hành nhiệm vụ

Tiến trình ứng dụng không chấm dứt khi bạn bấm “kẻ phục tùng, bạn vẫn có thể theo dõi các thông tin liên lạc, thời biểu phỏng vấn và các quyết định theo dõi để quản lý. Hãy giữ trật tự qua dòng cuối.

Theo thư mục mạng

Sau khi nộp đơn, hãy gửi lời cảm ơn ngắn gọn cho những người bạn đề nghị (nếu bạn chưa nhận được giấy chứng nhận nhận biên nhận), hãy gửi cho họ những lời cám ơn nếu bạn không nghe lại trong vòng một tuần.

Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn

Nếu bạn được mời phỏng vấn, cập nhật lịch với ngày tháng và định dạng (theo người dùng, Zoom, điện thoại). Tạo thư mục chuẩn bị với mô tả công việc hay chương trình, vật liệu ứng dụng, và danh sách các câu hỏi tiềm năng. Không có thời gian để tập trả lời lớn tiếng. Cũng hãy lập kế hoạch hậu cần: kiểm tra kết nối Internet, thiết lập môi trường yên tĩnh và ăn mặc phù hợp. Việc sắp xếp lại ở đây làm giảm tính bồn chồn và gia tăng vị trí của bạn.

Theo dõi quyết định

Cuối cùng, tạo một bộ theo dõi quyết định. Liệt kê mỗi chương trình, ngày thông báo và liệu bạn có nghe thấy trả lời không. Khi quyết định đến, hãy ghi lại với bất kỳ bước kế tiếp (v. d., chấp nhận đề nghị, gửi thêm tài liệu). Thiết lập này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang đợi nhiều câu trả lời và cần quản lý thời hạn để chấp nhận. Việc ở lại có tổ chức trong giai đoạn này ngăn cản bạn lỡ một hạn chót khác trong khi chờ chương trình khác.

Kết thúc

Việc được tổ chức trong suốt quá trình ứng dụng không phải là một sự xa xỉ nó là một điều cần thiết để làm nền tảng cho toàn bộ chiến lược của bạn bằng cách thiết lập các hệ thống trước khi bạn bắt đầu, phá vỡ các công việc thành những mảnh kiểm soát và luôn theo dõi sự tiến bộ bạn có thể biến một quá trình hỗn loạn thành một quá trình kiểm soát và thậm chí là một trải nghiệm có sức mạnh. tổ chức giảm căng thẳng, cải thiện chất lượng của các bản thân bạn, và cuối cùng tăng khả năng thành công của bạn cho dù bạn đang nộp đơn vào đại học, một chương trình tốt nghiệp, một dự án kết hợp, một công việc, hoặc một công việc bạn đang có thể đầu tư thời gian để có tổ chức.