Xem xét kỹ phương pháp sai lầm thông thường

Phương pháp làm việc không hiệu quả là xương sống của bất kỳ hệ thống quản lý tài liệu có tổ chức nào. Dù bạn là một nhà kinh doanh đơn lẻ, một doanh nghiệp nhỏ, hay một phần của một doanh nghiệp lớn, cách bạn cấu trúc các tập tin của bạn trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng lấy thông tin của bạn một cách nhanh chóng, duy trì và giảm hoạt động trên đầu. Trong khi bài báo gốc giới thiệu năm phương pháp tiếp cận chuẩn - một số lượng, số lượng, thời gian, địa lý và chủ đề có thể tạo hoặc phá vỡ các sắc thái của nó phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Một sự thiếu sót trong bảng chữ cái

Một tập tin điền kinh tự động được sắp xếp dựa trên chữ cái đầu (và các chữ cái sau đó) của một tên, tựa hay từ khóa. Nó là hệ thống trực quan nhất cho phần lớn mọi người vì nó phản ánh cách các từ điển, thư mục và thư viện sắp xếp thông tin. Phương pháp này được dùng rộng rãi cho các tài liệu khách hàng, tập tin nhân sự, thư mục cung cấp và thư mục tổng quát.

Lợi thế

  • Không cần phải đào tạo phức tạp.
  • Truy cập: ) Để thu nhỏ thành tập hợp cỡ vừa, việc tái lập tức, đặc biệt khi kết hợp với nhãn rõ ràng.
  • Bị xem là sai ) vì thứ tự này dựa trên một chuỗi đã biết ( bấy nhiêu bảng chữ cái), người dùng ít có khả năng đặt tài liệu vào vị trí sai so với hệ thống dựa vào mã.

Lợi thế

  • Khi tập tin tích lũy, hệ thống sẽ đông đặc. Chẳng hạn, một công ty có hàng ngàn thư mục khách hàng dưới "Smith" có thể cần thiết sub-sorting (v. g., tên hay ID).
  • Khả năng xác suất điện số: Thứ tự bảng chữ cái không có chung những mục có liên quan đến nhau theo chủ đề hay ngày. Đối với cơ sở dữ liệu lớn, hệ thống số hay số nhiều thì hiệu quả hơn.
  • Name

Một hồ sơ bảng chữ cái hoạt động tốt nhất trong môi trường nơi mà khối lượng tài liệu vẫn ở mức vừa phải và các tiêu chuẩn chính là tên của một người, tổ chức, hoặc sản phẩm. đối với thư viện, nó là tiêu chuẩn cho việc sưu tập viễn tưởng, nhưng không phải là không phải là không có chủ đề như phân loại của Dewey

Comment

Các bài báo thuộc địa chỉ định một bộ nhận diện số riêng lẻ (hoặc mã số vô hạn) cho mỗi tài liệu, thư mục hoặc ghi chép. Hệ thống này rất phổ biến trong kế toán, thực hành pháp lý, hồ sơ y tế, và quản lý kho lưu (nơi mà việc theo dõi bí mật và việc truy cập cơ quan) là ưu tiên.

Lợi thế

  • Bí mật phát triển:) Một con số không tiết lộ thông tin về nội dung đó. Tính năng này rất quan trọng cho tài liệu nhạy cảm như tập tin bệnh nhân hoặc hợp đồng pháp lý.
  • Việc theo dõi và mở rộng khả năng: tài liệu mới được gán cho con số kế tiếp, làm cho việc thêm tập tin không bị nhiễu.
  • Trình chiếu chéo các điểm tham khảo: [FLT: 1] với chỉ mục, một tài liệu có thể liên kết với nhiều số (v. d., số hiệu, ID khách hàng, mã dự án).

Lợi thế

  • Không có chỉ mục tìm kiếm được (hoặc giấy hay số) thì không thể tìm thấy tài liệu nếu bạn không biết số nó.
  • Các giá trị tính trên: các nhân viên phải học cách sử dụng hệ thống phụ lục và có thể phải đấu tranh để nhớ nếu con số dài hoặc không trực giác.
  • Khó phát hiện: [FLT: 1] Một số không đúng tập tin có thể được chôn giữa hàng ngàn người khác và có thể không được chú ý cho đến khi tập tin cần thiết mà không tìm thấy.

Các bài báo thuộc các phần tử thường được ghép với một hệ thống quản lý thời gian (FLT: 0) [FLT: 1) mà tự động gán các số và chỉ mục, giấy trộn và các cách tiếp cận số.

Nghề kinh niên

Tài liệu kinh tế sắp xếp các tài liệu theo ngày, tháng, tháng, năm, hoặc theo thứ tự tăng hoặc giảm dần. Phương pháp này lý tưởng cho việc theo dõi các sự kiện theo thời gian: thời gian dự án, bản ghi lưu, giao dịch kế toán, và lịch sử pháp lý.

Lợi thế

  • Xem thời gian rõ ràng: người dùng có thể thấy một chuỗi các sự kiện đầy đủ, có giá trị cho việc kiểm tra, phát hiện hợp pháp và duyệt tiến trình.
  • Để duy trì: ) Thêm một tài liệu mới chỉ cần đặt nó ở cuối (hoặc bắt đầu) của phần ngày thích hợp.
  • Làm việc với các hệ thống khác: Sử học thường được dùng như một phụ-ort trong hệ thống số hay bảng chữ số (v. g., tất cả các hóa đơn cho một khách hàng sắp xếp theo ngày).

Lợi thế

  • Để xác định các tài liệu cụ thể: ) Nếu bạn nhớ một ngày nào đó xấp xỉ, bạn có thể phải quét phạm vi. Để lấy lại chính xác, cần có chỉ mục bổ sung.
  • Yêu cầu cập nhật thường xuyên: ) Nếu tài liệu được thêm vào thứ tự hoặc không được đóng dấu ngày tháng đúng, chuỗi ngắt.
  • Không thích hợp cho những bộ sưu tập lớn, đa dạng: ) mà không cần nhóm theo chủ đề hay kiểu, chỉ riêng việc điền theo thời gian có thể trở thành một danh sách dài quá lớn.

Tài liệu về kinh tế được sử dụng rộng rãi trong bộ quản lý email và cố vấn kỹ thuật số, nơi có tem ngày tháng tự động. Đối với tập tin vật lý, nó thường xuyên trong mục nhật ký, nhật ký và lịch sử khách hàng. Khi kết hợp với cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, nó trở thành một công cụ mạnh mẽ cho việc phân tích thời gian.

Địa lý

Các nhóm hồ sơ địa lý được phân loại theo địa điểm - quốc gia, thành phố, địa chỉ hoặc thậm chí cụ thể.

Lợi thế

  • Truy cập đặc trưng: người dùng có thể nhanh chóng lấy tất cả các tập tin liên quan đến một khu vực cụ thể cho phân tích thị trường, tuân thủ quy định, hoặc kế hoạch hoạt động.
  • Các nhóm bán hàng ở các vùng khác nhau có thể duy trì các nhóm phụ tập tin trong khi hệ thống trung ương vẫn được tổ chức bởi địa lý.
  • Báo cáo khu vực [FLT: 1] thu thập dữ liệu theo địa điểm được đơn giản khi tập tin đã được sắp xếp địa lý.

Lợi thế

  • Những vùng quá tải có thể gây nhầm lẫn: [FLT: 1] Ví dụ, một tài liệu liên quan đến một dự án có tên "Wertern Europe" có thể được đệ trình dưới "Eution" hay "France," yêu cầu đối chiếu chéo.
  • Bảo trì cao: ranh giới chính trị thay đổi, và các vùng mới xuất hiện. Hệ thống phân loại phải được cập nhật để giữ chính xác.
  • Một tài liệu về một khách hàng chuyển đến vùng mới có thể cần phải được sao chép lại, hoặc sao chép lại, cả hai đều có nguy cơ không nhất quán.

Hồ sơ địa lý có hiệu quả nhất khi kết hợp với các phương pháp khác chẳng hạn, điền theo quốc gia trước tiên, sau đó là bảng chữ cái trong mỗi quốc gia.

Chất làm rỗng đối tượng

Phương pháp này phổ biến trong các thư viện nghiên cứu, khoa học thuật, các ban marketing và bất cứ môi trường nào mà thông tin được truy cập dựa trên nội dung thay vì tên tuổi.

Lợi thế

  • Người dùng có thể duyệt mọi tài liệu về một chủ đề nào đó mà không cần biết tên hay ngày tháng.
  • Các tài liệu liên ngành: ) có thể đến từ kỹ thuật, marketing, và hợp pháp, tất cả cùng nhau tại một nơi.
  • Phát hiện đầy đủ: ) khi tập tin được nhóm lại theo chủ đề, người dùng thường tìm thấy kết nối bất ngờ và nội dung liên quan.

Lợi thế

  • Quá nhiều chủ đề: một chủ đề như "Finance" có thể bong bóng vào hàng trăm thư mục, trừ khi xác định cẩn thận các thư mục con.
  • Khi những đối tượng mới nổi lên hoặc những người cũ trở nên lỗi thời, việc phân loại phải được sửa đổi - một nhiệm vụ tốn thời gian.
  • Việc định vị đa sắc thái:) một tài liệu có thể thuộc về nhiều đối tượng (v. d., một bài viết về luật thuế cho tổ chức phi lợi nhuận).

Tập tin nội dung chủ đề thường sử dụng cấu trúc phân cấp (v. d., chủ đề chính với tiểu đề) để quản lý sự phức tạp. Nhiều hệ thống quản lý nội dung kỹ thuật số thường dựa vào phương pháp này, dùng thẻ và phân loại thay cho thư mục vật lý. Để hướng dẫn xây dựng các phân loại hiệu quả, xem [FLT: 0] NO 2964 tiêu chuẩn cho các tài liệu và khả năng xen kẽ [FL: 1).

Hệ thống phụ và tiếp cận lai số

Ngày nay, hầu hết các tổ chức không chỉ dựa vào tập tin giấy. Các hệ thống lọc kỹ thuật số-nếu nền tảng tài liệu dựa trên đám mây, ổ đĩa mạng địa phương, hoặc phần mềm riêng biệt tìm kiếm, kiểm soát phiên bản, và quyền truy cập. Tuy nhiên, các nguyên tắc của năm phương pháp cổ điển vẫn còn áp dụng.

Cách thức pha loãng kết hợp nhiều phương pháp trong một hệ thống. Chẳng hạn, bạn có thể dùng bộ nhận diện [FLT: 1] [FLT: 1] để tìm mã tài liệu, [FLT: 2] thứ tự động chọn , theo ngày tạo, và [phụ đề [FLT:] để tìm ra các tập tin chỉ mục hiện đại, cho phép bạn tự động lọc hay tìm kiếm các thuộc tính.

Khi chuyển từ một hệ thống vật lý thuần túy sang một hệ thống số, hãy xem xét những điều sau:

  • Các hội nghị thống nhất tên: sử dụng một định dạng đồng nhất (v. g., YY- D-Subjc Description) mà hoạt động trên cả hai bản sao và vật lý.
  • Tiêu chuẩn Metadata: nắm bắt các trường khóa (tên khách, ngày, chủ thể, địa điểm) để cho phép việc thu hồi lại hiệu quả mà không phụ thuộc vào cấp bậc thư mục.
  • Để công nghiệp có những quy định như HIPAA hay GDPR, các hệ thống số phải duy trì các đường dẫn kiểm toán và điều khiển truy cập.
  • Hệ thống hồ sơ nên khớp với cách hoạt động tự nhiên của nhóm bạn, chứ không phải cách khác.

Để tổng quát về cách điền tốt nhất, tổ chức [FLT: 0]ARMA International ) cung cấp những hướng dẫn về quản lý thông tin và ghi âm.

Làm thế nào chọn phương pháp sai

Chọn một phương pháp lọc không phải là một quyết định chỉ có kích cỡ một hay nhiều. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào phân tích cẩn thận về nhu cầu của bạn. Hãy dùng những tiêu chuẩn sau để thu hẹp các tùy chọn:

  • Volume của tài liệu: Bộ sưu tập nhỏ (dưới 500 tập tin) hoạt động tốt với hệ thống xếp chồng hay hệ thống xếp chữ. Tập hợp lớn thường đòi hỏi cách tiếp cận con số hay chủ thể với chỉ mục số số.
  • [FLT: 0] Mô hình truy cập riêng: [FLT: 1] Làm thế nào thường xuyên tìm tập tin? Theo tên? Theo chủ đề? Hãy chọn phương pháp tương ứng với hành vi tìm kiếm thông thường của bạn. Nếu bạn cần nhiều đường dẫn truy cập, xem hệ thống lai hay số.
  • Yêu cầu hợp tác: môi trường dựa trên nhóm có lợi ích từ hệ thống được chuẩn hóa nơi mọi người theo cùng một quy tắc. Nếu các nhóm ở xa tham gia, một hệ thống dữ liệu số dựa trên mây với quyền hạn dựa trên vai trò là nên.
  • Cần phải có sự bảo mật và bảo mật: Tài chính, pháp lý và y học thường đòi hỏi hồ sơ số học để kiểm tra đường dẫn và quyền riêng tư. Hãy kiểm tra các quy định kỹ nghệ trước khi quyết định.
  • dự đoán thứ: Liệu tài liệu của bạn có tăng âm lượng gấp đôi trong hai năm? Hãy chọn một phương pháp có thể số học hoặc chủ đề với tiểu phân tử để tránh tái sử dụng đau đớn sau này.
  • Hệ thống phức tạp có thể sửa chữa được và tài nguyên: hệ thống phức tạp (v. d., địa lý với nhiều vùng) cần phải tiếp tục bảo trì và huấn luyện. Hãy thực tế về khả năng của đội.

Điều khôn ngoan là thử phương pháp đã chọn với một nhóm tập tin nhỏ trước khi cuộn nó ra. Nó cho phép bạn xác định các vấn đề thực tế như phân loại hay tái tạo chậm trước khi chúng trở thành vấn đề hệ thống.

Những thực hành tốt nhất để duy trì hệ thống gian khổ

Không có phương pháp nào bạn chọn, một hệ thống hồ sơ chỉ tốt như giữ nó. Việc thực hiện những thực hành tốt nhất này sẽ giữ tập tin của bạn được tổ chức và truy cập trong dài hạn:

  • Các quy tắc tên rõ ràng: [FLT: 1] Hãy liệt kê các đại hội để liệt kê các nhãn, tên thư mục và mã tập tin. Hãy gửi chúng vào vị trí hiển thị hoặc cho chúng ở cùng một cơ sở kiến thức.
  • Xem thường xuyên: Lịch kiểm tra hàng quý hoặc hai năm để làm sạch tập tin cũ, cập nhật các mục phân loại sai, và tinh chỉnh phân loại.
  • Dùng các tham chiếu chéo và chỉ mục: cho các hệ thống vật lý, duy trì hệ thống thẻ chỉ mục hoặc một bảng tính đơn giản mà mỗi tài liệu có thể được vẽ bản đồ cho các bộ nhận diện chính và phụ.
  • Chuẩn bị cung cấp: sử dụng nhãn đồng bộ, treo thư mục, và chia để quét thị giác nhanh hơn.
  • Train tất cả các người dùng: cung cấp các phiên chạy đầu tiên và phần bổ sung. Một người không đúng cách có thể đổ về giờ làm việc thêm cho cả đội.
  • Lùi tập tin kỹ thuật số:) Nếu bạn sử dụng thành phần số, bảo đảm bản sao lưu tự động. Các dịch vụ đám mây có lịch sử phiên bản (như Google Drive hoặc sharePoint) thêm một lớp an toàn bổ sung.

Để xem xét kỹ hơn về thời khóa biểu và việc xử lý hồ sơ, hãy nhắc đến sự hướng dẫn [FLT: 0] [FLT: 0] của kho lưu trữ quốc gia , là điều áp dụng được các nguyên tắc trong bất cứ thẩm quyền nào.

Kết thúc

Chọn phương pháp lọc đúng là một quyết định chiến lược ảnh hưởng đến năng suất hàng ngày, tuân thủ và quản lý thông tin lâu dài. Trong khi các phương pháp cổ điển - một phương pháp riêng, số học, thời gian, địa lý và chủ đề - mỗi người có những ưu điểm rõ ràng - mỗi người có những phương pháp tổng hợp nhiều phương pháp tiếp cận hoặc tự động xử lý đối thoại và tìm kiếm. Bằng cách tính toán số lượng, cấu trúc nhóm, và kế hoạch tăng trưởng, bạn có thể chọn một phương pháp không chỉ đáp ứng nhu cầu ngày hôm nay mà còn thích ứng với những thách thức ngày mai. Việc sắp xếp hệ thống được chọn với tên, duyệt kỹ lưỡng và đào tạo, bạn sẽ chuyển đổi tài liệu có thể thành một tài liệu có tính chất chất chất chất chất chất chất chất chất cao.