确定你的使命和财务蓝图

成功的慈善活动始于一个清水晶的任务。在预定一个地点或打印一个传单之前,请问自己:你想要什么具体结果?是给当地食品库筹集一万美元,为无家可归的庇护所收集500件外套,还是提高医疗研究基金会的认识?写下你的首要目标和两三个次要目标。这个明确性将指导你所做的每一项决定,防止破坏你预算的镜面蠕动。

将目标锁定在一块,创建一个颗粒预算。列出一切可能的开支:场地租赁、许可证、保险、装饰、视听设备、印刷、餐饮、娱乐、人员配备和应急基金(通常占总费用的10-15% ) 。使用电子表格来跟踪预计成本和实际成本。比如,在普通项目领域,一个基本PA系统租赁可能花费200-500美元,而一个当地频段可能花费500-1,500美元。 了解这些数字有助于你谈判和确定优先顺序。

需要与服务员坐下来吃饭, 需要由志愿者来做烤土豆棒, 需要节省数千人。 请诚实地知道社区能实际捐赠什么。 使用非盈利活动所设计的免费预算模板[ [[FLT: 1] , 以确保您能完成 =================================================================================================================================================================================================

选择一个 WonQQ8217;t 打破银行的位置

地点成本可以消耗你40%或更多的预算,如果您是\\\\\\8217;t 战略性的。从寻找免费或低成本选择开始。 公共场所,如社区中心、公共公园(有许可证)、学校体育馆、教堂地下室,甚至大型私人后院,都可以作为极好的场所。 地方图书馆通常有会议室,但费用是象征性的。 如果您需要更正式的设置,可以接近教堂或社区大厅,从而可以免除慈善活动的费用。

另一种聪明的策略是和拥有大空间的当地企业合作,如酿酒厂、活动空间或仓库。许多企业愿意主办慈善活动,以换取曝光和善意。你可以主动提出将他们的标志列入所有营销材料,给他们一个舞台上的喊叫,或者把它们列为赞助商。总是有户外活动的备用计划:租一个帐篷(150美元—400美元)或者检查场地是否有室内替代物。像Perspace[这样的场所可以帮助你找到你所在地区负担得起的独特空间。

评估场地时,询问隐藏成本。租金是否包括桌椅和基本AV?是否还有清理费?他们是否要求您使用内部餐饮?谈判:要求非盈利折扣,在非高峰时间(周日下午与周六晚间)内接待,或者如果计划多个活动,要求降低长期承诺的汇率。

安全实物捐助和赞助

将预算拉长的最有力方法之一是获得商品和服务。 建立一个愿望清单,列出你需要的一切 — — 食物、饮料、印刷、装饰、奖金、娱乐甚至保险 — — 然后将每个项目与潜在的当地捐赠者匹配。 例如,当地的比萨饼店可能为志愿者会议捐赠比萨;面包店可能提供甜点桌;印刷公司可能捐赠传单和旗帜。

以专业赞助建议与这些企业接触。 解释你的使命、预期的出席情况以及他们所要得到的 ======================================================================================================================================================================================================================================

唐尼-8217; 不要忽略在线募捐平台。 在活动前几周, 在GoFundMe、Facebook募捐者或您的网站上设置一个专用捐款网页。 使用文本到捐款代码,让参与者能够当场提供。 还可以考虑一个QQ8220; 捐赠门票QQ8221; 模式: 而不是收取固定入场费, 建议捐款25美元, 但让人们支付他们能支付的款项。 这实际上可以增加总收入,同时做到包容。

利用志愿人员减少劳动成本

志愿者是您最宝贵的资源。 提前从您的支持者基地、 当地学院( 特别是学生在招待、 活动规划或营销计划方面) 以及 Rotary 或 Kiwanis 等社区团体中招聘。 指定明确的角色: 报到台、 设置团队、 清理团队、 拍卖跑者、 活动主机和摄影。 使用 SignUpGenius 或 Google Sheets 等志愿者调度工具来避免重叠 。

想要让志愿者参与,请提供明确的指示、姓名标记和快速的培训课程。 提供小的感谢信:T恤、免费小吃或他们可以在社交媒体上分享的感谢照片。 永远不要假设人们知道该怎么做 — — 给他们一张带有核对表的打印或数字角色卡。

需要专业技能(如DJ或摄影师)但能负担8217;不负担专业人士,考虑做一个行业。 提议在活动期间大力促销他们的生意,在社交频道上展示他们的工作,或者在活动中给他们一个免费的展位。 许多有才华的创造者都乐于支持一个好的理由来换取曝光和减税。 即便如此,他们也愿意在活动期间提供大量服务。

设计低成本、高影响活动

活动应该有参与,但并不昂贵。

  • 静静拍卖 与捐赠物品(赠篮,餐厅证书,温泉套餐,运动纪念)一起进行. 使用32拍卖或Handbid等平台进行在线招标以减少纸质和劳动力.
  • 拉法尔或50美分的抽奖. 活动期间售票并授予奖金(捐赠)或分钱锅.
  • Game poots . 简单的狂欢游戏,如环掷,豆袋掷,或一个灌篮(借或建造廉价版本),每场比赛收费1美元.
  • 生活娱乐[. 当地音乐家,舞蹈团体,或喜剧演员如果是8217,经常免费表演或小酬金;s是慈善,请他们在活动时收集小费或销售商品.
  • Photo boot . 设置一个带有趣味道具的背景(thrift store found),并在三脚架上使用智能手机,并配有远程快关应用程序. 使用便携式打印机打印照片或简单地共享数字文件.
  • 互动捐赠板。创建一面墙或海报,人们可以把捐款贴上标签,看到全部攀升。这种游戏鼓励更多的捐赠。

每项活动都应该与您的筹资目标挂钩。 例如,如果你在8217;在为学校用品筹款时,设置了8220; 填满了Backpack=8221; 站点,人们捐赠特定物品 — — 一个有形的、视觉的成功衡量标准。

市场更聪明,不更难

付费广告可以快速消耗你的预算。 而不是专注于有机的、由社区驱动的营销, 成本不菲。 使用这些免费的渠道:

  • 社交媒体. 创建Facebook事件页面,Instagram帖子,以及TikTok视频系列,直到今日。鼓励您的董事会成员和志愿者每天共享。 使用本地标签( 如# Denver CharienceEvent) 。
  • 电子邮件 blashs . 每周向您的列表发送一封邮件,其中包含个人关于您为什么\\\\\ 8217; 正在主办活动,倒计时, 以及可共享的图形。 请使用 Mailchimp 或 MailerLite\\\ 8217; 免费计划 。
  • 本地媒体. 向本地报纸,广播电台,电视台新闻界日历和博客发送新闻稿. 为前50位受访者提供折扣码或免费票.
  • 社区公告板. 打印简单的传单,并张贴在图书馆、咖啡店、杂货店和社区中心。总是包括一个QR代码,链接到您的事件页面。
  • 伙伴关系。请您的赞助商将活动推广到邮件列表和社会追随者。交叉促进会将您的影响力乘以不花一毛钱。

预算太小,那么就考虑将一两个Facebook的帖子提升到目标本地受众(20—50美元 ) 。 如果目标精确,那么这一小笔支出可以产生可观的回报。

简化后勤和执行日

平稳的活动感觉很不费力,但需要详细的规划。 设定一个从设定到拆卸的全天总时间表,并分发给所有工作人员和志愿者。 包括任务、负责人和时间窗口。 这些都是节省资金和头痛的关键后勤提示:

  • 检查列表[. 包装一个盒子,装有扩展绳,拉链带,胶带,急救包,额外电池,锐利,以及一个电源条. 借阅物品而不是购买.
  • 符号 . 使用粉笔板,白板,或重新使用涂有粉笔漆的纸板标志,它们====================================================================================================================================================================================================================
  • Music. 与其雇用DJ,不如使用Spotify或Apple Music创建高能量播放列表,并通过一个租借或借来的音响系统播放,crowdsource歌曲提前请求.
  • 提供部分销售的Potluck型或餐车是预算友好型的。 或者,提供由志愿者提供的爆米花、饼干和柠檬汁等简单的小吃。
  • Check-in . 使用像Eventbrite(免费用于免费活动)这样的免费移动售票应用或简单的Google Form来跟踪出勤情况并收集电子邮件地址以进行后续.

当天,请指定一个解决问题者,这个人没有被绑在具体任务上,能够处理意外问题,比如缺失的扩展线或曾经是8217的志愿者。请保持冷静,记住为什么你就是8217;如果有的话:支持一个事业,并团结人们。

尽量扩大活动期间和之后的捐款

DonQQQ8217; 不将钱留在桌上。 您的活动结构化, 以获取多个触点的捐赠 :

  1. 登记时[——请求建议捐赠。
  2. 在活动期间——发布说明每个捐款额的影响的公告(例如, ⁇ 8220;50美元喂养一个家庭一周 ⁇ 8221;).
  3. 在无声拍卖的抽查——鼓励人们 ⁇ 8220;围拍 ⁇ 8221;他们的总数.
  4. 最后——董事或受益人的最后热情呼吁.

有一些捐赠方法可以看见:一个QR代码连接移动友好捐赠页面,一个突出位置的捐赠罐,以及一个文字对捐赠的卡片。 如果可能的话,为捐赠者提供一小笔感谢礼物(贴纸或手工制作的卡片)来建立记忆性的联系。

活动结束后, 工作是 \ 8217; t 完成 。 在 48 小时内发送一个感谢电子邮件 。 包括图片展、 募集的资金总额( 如果您有的话) 以及资金使用方式的个人故事。 询问如何通过简短的调查获得反馈 。 后续的跟踪会建立善意, 为您的下一场活动奠定基础 。 考虑创建视频感谢赞助者和志愿者, 然后通过社交媒体分享 。

可持续预算编制和未来增长提示

一个预算友好的活动可以成为年度传统,只要你追踪什么是有效的,什么是8217;t。活动结束后,与你的核心小组进行汇报。审查你的预算与实际,注明哪些营销渠道驱动出席,并找出哪些活动筹集了最多的资金。保存所有模板、清单和供应商联系,以便明年再使用。

保存一个 \ 8220; lecons learned \ 8221; 文档。 例如, 如果您发现打印程序很少被读取, 下次跳过它们并使用简单的数字版本。 如果志愿者在报到时被压垮, 请投资第二个平板电脑或专门培训某人来扮演这个角色。 持续的改进会降低成本, 并随着时间的推移而增加影响 。

考虑建立一个经常性的赞助模式。 如果当地企业今年赞助了您的活动,那么明年提前几个月来,请访问它们,研究一下活动的成功。 同样,建立一个志愿者委员会每季度开会,开始规划,所以您是8217;最后一分钟就离开。

有关运行低成本非营利活动的更多信息,请查看 TechSoup {8217;关于非营利的技术资源[和 WildApricot{8217;事件规划清单[。这些工具有助于将免费或折扣软件纳入您的规划过程。

结论:为您的事业节省的每一美元

以有限的预算主办慈善活动并不意味着减少。 相反,限制往往会培育创造力和深化社区参与。 通过设定明确的目标、利用伙伴关系、依赖志愿者以及注重高影响力的低成本活动,你可以推出一个没有六位数字价格标签的慷慨和专业的活动。 你的支持者会记住激情和目的,而不是花样的亚麻布。

开始小,脚步,并庆祝一切成功。 500美元预算的5000美元净利润是90%的回报 — — 远比1万元的一次事件要好得多,因为4000美元是网点,明智地花费,让事业闪耀。 这是一场真正成功的慈善活动在预算中的秘方。