城市預算的演化風景

城市管理者在保持财政纪律的同时,也面临更大的壓力,提供基本服务。 人口增长、老化的基础设施、轉移的税收流和增加公民的期待都要求更敏捷的金融策略。 传统的線性預算,只要稍作調整,就不再符合現代地方政府的需求。 城市管理者必須接受增加透明度、问责制和與社區目標的策略相配合的创新性方法。

有效的预算编制不只是平衡數字,而是把社區的重點轉變成可操作的資源分配。 不管管理一個5000人的城市,還是一個50萬人的大都市,健全管理、公平和长期可持续性等根本原理都保持了恒定。 然而,规模和复杂性大不相同。 小城市往往缺乏專業的金融人員,面临严重的收入限制,而大城市卻與官僚惰性、多重的相爭利益和复杂的部门间依赖性相抗爭。 正确的预算编制策略可以幫助兩種社區渡過這些独特的挑戰。

這篇文章探索了一系列新颖的預算方法, 供市長們使用。 包括零基和绩效基於預算等基本方法, 然后跳入大小司法體系的專業策略。 通過將工具箱擴大到傳統的目錄預算之外, 市長可以更好地把支出與結果相配合, 吸引成員, 建立有弹性的金融計劃。

城市管理者核心创新预算编制方法

也將成為更進一步的行為基礎。

零-按部就班编制预算(ZBB)

零基於預算要求每一個财政年度的零基數來為每項支出作個解釋。 城市管理者不但不接受前一年的支出為起点,而必須從頭開始建立預算,评估每個方案和成本中心的必要性和有效性。尽管需要大量資源,但ZBB可以揭露多余或过时的活动,并将资金轉往更优先的計畫。 较小的城市可以有选择地把ZBB应用于特定部门或方案,而不是整個預算,以减少行政负担,而同时仍能有洞察力。 政府財政官協會(GFOA)提供在地方政府中實施ZBB的详细指導。

绩效预算(PBB)

以绩效为基础的預算把资源分配直接与可衡量的成果联系起来。 城市管理者為每個方案定義明确的绩效衡量标准,例如应急服務的反應時間、道路状况评级或圖書室的流通數量,并根据这些目标的实现分配資金。這個方法把對話從“我們花多少錢”移到“我們花多少錢”上。 公共安全、公共工程和社区發展等部门尤其适合PBB。 国际城市/族裔管理协会(ICMA)提供不同大小城市的PBB實施案例研究。

以优先方式 预算编制

优先的预算编制(又稱成果的第一预算编制)是符合社區优先的战略框架。 市管理者會找出核心方案和服务, 給每個方案分配成本, 然后按照一套预先定義的社區目標( 如公共安全、經濟活力、環境可持续性) 排序。 直接為高优先目標服務的方案會得到全數資金, 而低优先活動可能會被減少或取消。 這種方法會促进透明交易的討論, 幫助城市向居民宣傳嚴峻的決定。 很多城市, 從加州的華努特溪到肯塔基州的路易斯維爾, 都曾使用优先的预算编制來重塑其金融計劃 。

参与性预算编制

參與式预算编制(PB)直接涉及居民決定如何花掉城市部分預算。 通常,公民會提出計畫、制定提案和投票給哪些人。 紐約、芝加哥和波特蘭都為基本建设計畫(通常在低收入的區域)經營了PB流程。 参与式预算编制(PB)建立信任、增加公民参与、确保基金能满足真正的社区需求。小城市可以用少量资金(例如改善鄰居的5万美元)來實驗PB,而不需要超過人力。 參與式预算编制計畫提供了各大城市的资源和成功案例。

适合小城市的战略

小型城市的營運通常只有不到十幾名全职員工和有限的財產储备。 給他們的新颖的預算必須是实用的、低成本的、容易管理的。 以下的策略旨在最大化有限的資源和建立社區支持。

合作预算编制和共享服务

小城市可以和鄰居的鎮、縣或地區的机构合作,实现规模經濟。例如,警察共同派出、共同购买路盐或办公用品、集結垃圾收集合同、以及地區公交系統。合作的预算编制包括同合作伙伴集资和共同計劃支出。這方法不仅可以降低每單位的成本,也可以解開需要市際合作的州或聯邦拨款。城市管理者應清點所有服務项目,并找出那些可以通过共同安排更高效地交付的服务项目。早期的一步包括签署谅解备忘录和建立联合监督委员会。

利用赠款和志愿精神

小型城市常常忽略兩種有力的資源:競爭性資源和公民志愿者。 聯邦、州或基金會的資源資源可以承擔基建工程、技術提升或社區方案,而不必累積一般基金。 專門的資源資源可以支付很多次。 此外,志愿者方案 — — 如邻里清理、社区園藝、或高級除雪等 — — 也减少了有酬服務的需求。 預算這些方法意味着分配少量的人力時間进行协调,并将实物志愿者工時用作資源的相對對應。 一些城市建立了「自愿美元 ” 帳戶, 以追蹤和报告所捐獻的勞工值。

小型預算的技術

現代的预算编制不需要昂贵的企業軟體。 小城市可以采用為其规模而設計的基于雲的预算编制平台, 通常只花大ERP系統的一小部分。 很多工具都提供線性( ) 、 程序( 零) 和 预算格式的樣本, 以及簡單的報紙。 連一個基本的表格都可以用結構的資料輸入、 版本控制和支點表來支援分析。 關鍵是建立一致的資料定義( 如成本類型、 程序碼) , 以便可以方便地逐年更新和比。 [[FLT: 0] GFOA 的预算编制資源包括自由的樣本和網頁, 幫助小城市的流程现代化[FLT: 1]。

公民預算委員會

一個成本低但效果高的小城市策略是建立公民預算咨詢委員會。 由居民、企業主和社区領袖组成的委員會,在預算周期內定期召集人員來審查提案、提供意见和建议优先顺序。 這種方式模仿了小規模的参与性预算编制,並建立起了金融决策的共同主人翁感。 市管員可以使用委員會的回應來指导資源分配,而不必進行全面的PB程序。 委員會也充当了向大众解釋嚴苛的取舍的渠道。

大城市的定制战略

大型城市與數百個省份、數萬名員工、數十億美元的预算相爭。 其創新挑戰集中在协调、數據管理、政治動力上。 以下策略旨在減少複雜性,推动战略重點。

分析

大城市會產生大量操作資料 — — 從311通訊、警察派出記錄、公共工程工作命令和稅單。 先进的分析可以把這項資料轉換成預測。 預估模型有助于預測收入波动、基础设施的维护需求,甚至犯罪熱點,可以預測預測預測預測的預算,在暴風雨中分配公共工程的乘员,降低加班成本。城市管理者應該投資一個专门的分析單位或和大學研究中心的合作伙伴來建立這些模型。 洞察力直接地為預算分配提供了資源:如果數據顯示,特定的交叉點產生了不成比例的安全呼叫,就可以在那里指向资金。

灵活的预算编制和滚動預測

传统的年度预算在动荡的經濟环境中迅速停滞。 大城市正在采取灵活的预算编制做法,其中包括季度更新、多年规划和应急储备金。 滚动的預算取代固定的一年的预算周期,而以一個连续的流程取代,即每季的預算前景(例如12個月)都轉展。這可以讓城市管理者在不等待下一预算周期的情况下,因應收入短缺或意外需求而調整支出。 例如,如果銷售稅收入在9月中旬下降,财政部可以立即确定非必要支出,并重新分配资源。 许多大城市也保持預算政策 — — 通常占营业支出的5 % 20% — — 以缓冲收入的波动。

公私合营(P3)

P3讓大城市能與私人实体共同承担成本,為大型基建工程(如道路、桥梁、水处理廠、甚至可支付得起的住房)提供资金和交付。私人集團設計、建造、金融,而且常常在一定的时间内運作此資產,以換取城市的使用者費或以效法为基础的付款。這可以减少前期基建支出,並將一些風險轉嫁給民營。然而,P3需要小心的合同管理,以确保公共利益,避免高長期成本。城市管理者應該建立P3政策框架,并估計其與战略目标和财政收益的相符合。全城市聯盟(NLC)公布了P3治理的指南和示范條例。

机构

現代ERP平台將預算、采购、帳戶、薪工單和绩效管理整合到一個單一的系統中。 它們能实时顯眼地把預算、支持位置控制以及自動向公會和監督委員會報告。 實施成本高昂,而且耗時,但從减少重复工作、改善合规性以及战略觀察等角度看,投資收益是巨大的。 市管者應領導ERP選舉流程,其中包含金融、IT和业务等广泛的利益攸关方投入,并优先安排支持绩效管理和分析的模組。

成果 + 尺度的预算编制

大型城市可以把基于成果的預算扩展到全省。 例如,公共卫生部的預算可能與可预防的情況下急診室的訪問量的減少有關;交通部的預算可以和平均通勤時間或人行道條件指数的分數挂钩。基于成果的預算需要強力的數據收集和獨立的绩效審查。 它將文化從「預算」轉為「達成成果 」 。 巴爾的摩和明尼阿波利斯等城市已經使用這些模式,用顯示效绩指示數和支出數據的儀表來實施了這個方法。

衡量成功和建立透明度

新的预算编制只和用于跟踪和交流成果的系統一樣好。 城市管理者從一開始就應該嵌入业绩计量,為每個主要方案制定主要业绩指标。 定期的每月、季度和每年的報告都確保问责制,并讓中途修正。 透明举措如在线预算紀錄、公共簡介和公民計分卡等,有助于建立信任,為難於做出決定提供理由。

小城市可以使用簡單的基于电子表格的追蹤, 并配有一些核心的KPI( 例如, 警方巡邏的每名居民成本, 路况差的百分率 ) 。 大城市可以部署精密的性能管理軟件, 具有鑽井能力, 并融入ERP。 目標是建立回應環路: 資源分配基于實驗, 並且隨著新資料的到來而做出調整 。

公平也應被參考成成功的衡量尺度。 預算那些使富裕的鄰居獲得過大利益或忽略歷史上得不到充分服務的人口的革新可能使不平等永久化。 城市管理者可以使用公平分紅或社區影响评估,以确保資源分配能提高公平性,同时提高效率。

結 论

超過傳統的目錄的市管者們解開了用更少的資源做更多事的能力,即使面对著日益增长的需求。 不管是對一個小的部门采取零基數的預算,還是對公民参与開發一個参与性的預算流程,還是對一個大城市的基础设施計劃建立預測分析,关键是使策略符合城市的具体情况。 小城市受益于合作安排、授權杠杆和低成本科技。 大城市受益于數據系統、灵活的預測和基于成果的模型,這些模型打破了官僚惰性。

最成功的城市管理者不把预算编制當做是一場靜默的年事,而是當作一個动态管理工具。 它們涉及利益相关者,衡量成果,并保持新方法的开放性。 城市領袖們采用创新性的预算编制策略,並按本地現實定制,可以建立金融回應能力,增强社區信任,提供真正符合居民需要的服务。