توسعه یک برنامه استراتژیک برای موفقیت یک سازمان خیریه در حال رشد ضروری است.یک طرح به خوبی ساخته شده یک نقشه راه روشن، هماهنگ تلاش های تیم، و کمک به اندازه گیری پیشرفت است. برای غیر انتفاعی تجربه رشد، یک برنامه استراتژیک تضمین می کند که گسترش عمدی، پایدار و هماهنگ با ماموریت اصلی است، این راهنما شما را از طریق گام های کلیدی برای ایجاد یک برنامه استراتژیک موثر برای رشد سازمانی کوچک و یا کمک به شما در زمینه های مقیاس پذیری، به شما در میان جمعیت، به یک گروه کوچک است.

درک اهمیت برنامه ریزی استراتژیک

یک برنامه استراتژیک به سازمان شما کمک می کند تا ماموریت خود را تعریف کند، اولویت ها را تعیین کند و منابع را به طور موثر تخصیص دهد، زیرا سازمان شما گسترش می یابد، یک برنامه به خوبی اجرا شده تضمین می کند که رشد پایدار است و به ارزش های اصلی شما نیز شفافیت و پاسخگویی به ذینفعان و اهدا کنندگان بدون یک برنامه استراتژیک، رشد می تواند آشفته و منجر به بیش از حد ماموریت، حرکت، یا استفاده ناکارآمد از منابع برنامه ریزی استراتژیک محدود شود.

برای سازمان های خیریه، یک طرح استراتژیک چندین عملکرد بحرانی را ارائه می دهد (این یک درک مشترک از جایی که سازمان به سمت آن حرکت می کند و چرا کارکنان به ایجاد اطمینان از تجارت کمک می کند، و می گوید که هیچ فرصتی برای هدایت استراتژیک مناسب نیست، بلکه اعتماد را با صندوقداران ایجاد می کند، که به طور فزاینده ای انتظار می رود شواهد روشن از تفکر استراتژیک و نتایج قابل اندازه گیری را مشاهده کند.

علاوه بر این، یک برنامه استراتژیک به جای فرهنگ فعال، به جای واکنش به بحران ها یا دنبال فرصت اعطایی بعدی، تیم شما می تواند بر اجرای مجموعه ای از اولویت های آگاهانه تمرکز کند، این امر به ویژه برای موسسات خیریه در حال رشد مهم است، جایی که فشار برای گسترش خدمات می تواند توانایی حفظ کیفیت و تاثیر را با سرمایه گذاری زمان در برنامه ریزی استراتژیک، شما یک بافر در برابر سوزاندن و اطمینان از رشد آن به جای تضعیف ماموریت خود را به جای آن کمک می کند.

گام های توسعه یک برنامه استراتژیک

۱- یک تحلیل جامع وضعیت را انجام دهید

با ارزیابی موقعیت فعلی سازمان خود از زوایای مختلف شروع کنید. تجزیه و تحلیل وضعیت کامل شامل عوامل داخلی و خارجی است که توانایی شما برای دستیابی به ماموریت شما را تحت تاثیر قرار می دهد. چارچوب کلاسیک SWOT - شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات - نقطه شروع ارزشمندی است، اما شما همچنین باید تجزیه و تحلیل PEST (سیاسی، اقتصادی، تکنولوژیکی) را در نظر بگیرید تا روند گسترده تر را درک کنید.

جمع آوری ورودی از طیف وسیعی از ذینفعان: کارکنان، داوطلبان، ذینفعان، اعضای هیئت مدیره، اهدا کنندگان و شرکای جامعه استفاده از نظرسنجی ها، گروه های تمرکز، مصاحبه های یک به یک، یا کارگاه های تسهیل برای جمع آوری بازخورد صادقانه از سوالات مانند: ما به خوبی انجام می دهیم؟ ما کوتاه سقوط می کنیم؟ چه نیازهای غیرمتعارف در جامعه ما وجود دارد؟ چه چالش های خارجی می تواند مانع پیشرفت داده های استراتژیک شما شود؟

داده های عملکرد تاریخی سازمان خود، اظهارات مالی، ارزیابی برنامه ها و روند اهدا کننده را بررسی کنید: سایر غیر انتفاعی ارائه خدمات مشابه، برنامه های دولتی و در حال ظهور جایگزین های سودآور برای یک تجزیه و تحلیل قوی وضعیت نه تنها شکاف در رویکرد فعلی شما بلکه فرصت های نوآوری و همکاری را نشان می دهد، به عنوان مثال، یک بانک غذایی در حال رشد ممکن است کشف کند که دسترسی به مشتریان اصلی برای یک استراتژی جدید برای هدایت کننده است.

یافته های خود را در یک گزارش مختصر که با تیم برنامه ریزی به اشتراک گذاشته شده است، مستند کنید، این گزارش پایه ای برای مکالمات صادقانه و مبتنی بر داده ها در مورد جایی است که منابع محدود خود را متمرکز کنید، از وسوسه برای رد یا عجله این مرحله اجتناب کنید؛ کیفیت برنامه استراتژیک شما به طور مستقیم به عمق درک وضعیت شما بستگی دارد.

۲- ماموریت و چشم انداز خود را تعریف کنید

هدف سازمان خود را روشن کنید – ماموریت شما – و آنچه شما در آینده آرزو دارید – دیدگاه شما برای موسسات خیریه در حال رشد، به ویژه مهم است که این اظهارات را به صورت دوره ای بررسی کنید، زمانی که پنج کارمند داشته باشید، ممکن است نیاز به اصلاح داشته باشید، زمانی که شما پنجاه بیانیه ماموریت دارید، باید مختصر، عملی و الهام بخش باشد: چرا ما وجود داریم؟ یک دیدگاه پیش از تغییر در جهان.

ماموریت و دیدگاه خود را در برابر جهت استراتژیک خود آزمایش کنید، اگر برنامه های رشد شما شامل گسترش به مناطق جغرافیایی جدید یا خدمات باشد، اطمینان حاصل کنید که این فعالیت های جدید با هدف اعلام شده شما سازگار هستند، به عنوان مثال، یک سازمان جوان که به برنامه نویسی آمادگی کالج می رود باید بپرسد که آیا این فعالیت ها با ماموریت خود هماهنگ می شوند تا "قدرت در جوانان در معرض پتانسیل کامل خود" باشد.

هیئت مدیره و کارکنان کلیدی خود را در یک بحث آسان برای پیش نویس یا اصلاح اظهارات خود را.پی.تحقیق از ذینفعان و همچنین؛ چشم انداز خود را می تواند آرمان های خود را در نیازهای دنیای واقعی تثبیت کند، هنگامی که نهایی شد، ماموریت و چشم انداز خود را در همه مواد - از وب سایت خود به گزارش سالانه خود - و استفاده از آنها به عنوان یک آزمون روشن برای هر تصمیم عمده برای هدایت در زمینه های غیر انتفاعی، ارائه می دهد.

۳- اهداف استراتژیک و اهداف را تعیین کنید

با ماموریت و چشم انداز روشن، آرمان های خود را به اهداف خاص، قابل اندازه گیری، مربوطه و زمان-محدود (SMART) ترجمه کنید اهداف استراتژیک گسترده، نتایج بلند مدت شما قصد دارید تا در طول دوره برنامه ریزی به دست آورید - به طور معمول سه تا پنج سال اهداف خاص، نقاط عطف کوتاه مدت که از هر هدف پشتیبانی می کنند، برای یک سازمان خیریه در حال رشد، اهداف ممکن است شامل افزایش خدمات در طی سه درصد از طریق افزایش نرخ درآمد جدید، افزایش یافته باشد.

در نظر بگیرید که با استفاده از یک چارچوب OKR (Obخصیصs و Key Results) که بسیاری از غیر انتفاعی برای وضوح و تمرکز آن تصویب کرده اند، هر هدف باید دو تا پنج نتیجه کلیدی داشته باشد که قابل اندازه گیری و قابل اطمینان هستند، یک هدف برای "قدرت حاکمیت هیئت مدیره" می تواند نتایج کلیدی مانند "سه عضو هیئت مدیره جدید با سرمایه گذاری" داشته باشد، "تمرکزی از مشارکت 100٪" و "مدیریت کامل" را در نظر بگیرد.

هنگام تعیین اهداف، تعادل جاه طلبی با موسسات خیریه در حال رشد اغلب می خواهد همه چیز را در یک زمان انجام دهد، اما برنامه ریزی استراتژیک نیاز به اولویت بندی دارد. رتبه بندی اهداف خود را با فوریت، امکان سنجی و هماهنگی با توانایی های اصلی.شما ممکن است نیاز به برنامه های خاص برای آزاد کردن منابع برای ابتکارات بالاتر و صلح آمیز است.

۴- توسعه برنامه های عملیاتی و عملیاتی

برای هر هدف استراتژیک، یک طرح عملی دقیق ایجاد کنید که مراحل خاص، منابع، احزاب مسئول و مهلت ها را مشخص کند، این جایی است که برنامه قابل اجرا می شود.هر هدف را به وظایف تقسیم می کند، مالکیت را به یک عضو یا کمیته اختصاص می دهد، تاریخ تکمیل هدف را تعیین می کند و منابع (مالی، انسانی، فن آوری) مورد نیاز است از ابزارهای مدیریت پروژه مانندانا، Trello یا یک پیشرفت ساده برای ردیابی صفحات گسترده.

برنامه های عملیاتی همچنین باید شامل شاخص های عملکردی – نقاط داده ای که شما در مسیر آن هستید، برای مثال، اگر هدف شما افزایش مشارکت داوطلبانه است، معیارهایی مانند تعداد داوطلبان فعال، ساعات متوسط در ماه و نرخ نگهداری داوطلبانه را دنبال کنید.

بودجه بندی بخشی جدایی ناپذیر از برنامه ریزی عمل است، هر ابتکار استراتژیک باید یک مورد خط در بودجه سالانه خود داشته باشد، حتی اگر یک صندوق کوچک بذر برای یک برنامه آزمایشی باشد.در حال رشد موسسات خیریه باید در برابر تمایل به استراتژی بودجه پایین مقاومت کنند، منابع واقعی از فعالیت های کم درآمد یا کمپین های افزایش سرمایه گذاری به طور خاص برای پروژه های استراتژیک.

۵- جذب کننده در طول فرآیند

یک برنامه استراتژیک که در انزوا توسعه یافته است بعید است که هیئت مدیره، کارکنان، داوطلبان، اهدا کنندگان و ذینفعان در هر مرحله - از تجزیه و تحلیل وضعیت اولیه به تصویب برنامه نهایی، اعضای هیئت مدیره باید به طور فعال در تعریف جهت استراتژیک، نه صرفاً لاستیک نقشه کارکنان محور طرح عقب نشینی، کارگاه ها، و یا سالن های ورودی شهر مجازی برای جمع آوری مالکیت و ساخت مالکیت.

برای موسسات خیریه در حال رشد، مشارکت سهامداران به ویژه مهم است زیرا گسترش اغلب بر بسیاری از گروه ها تاثیر می گذارد.برنامه های جدید ممکن است نیاز به مهارت های جدید از کارکنان، روابط جدید با شرکای جامعه، یا انتظارات جدید از اهداکنندگان اولیه و شفاف ارتباطات کمک می کند تا تغییر را مدیریت و کاهش مقاومت در نظر بگیرید تشکیل یک کمیته برنامه ریزی استراتژیک با نمایندگان سراسر سازمان خود را برای نظارت بر روند و اطمینان از دیدگاه های متنوع شنیده می شود.

دانرها و صندوقداران بزرگ از اینکه اهداف پیش نویس را با حامیان کلیدی حفظ کرده اند و از بازخوردهای خود می پرسند قدردانی می کنند، این نه تنها تعهد آنها را تقویت می کند بلکه می تواند منابع بالقوه مالی را برای ابتکارات خاص شناسایی کند، به طور مشابه، ذینفعان می توانند عواقب ناخواسته رشد را که تیم های داخلی ممکن است از دست بدهند، نشان دهند.

اجرای و نظارت بر برنامه

هنگامی که طرح تایید شد، آن را به وضوح در سراسر سازمان خود ارتباط دهید. خلاصه اجرایی برای همه کارکنان، یک نسخه دقیق برای سر های بخش، و یک صفحه بصری برای مخاطبان خارجی ارائه دهید تا یک جلسه راه اندازی را توضیح دهد که منطق پشت هر هدف و اینکه چگونه نقش های فردی به تصویر بزرگتر متصل می شوند، زمانی که همه "چرا"، آنها بیشتر به پذیرش "چگونه" می دانند.

پیاده سازی نیاز به یک سیستم نظارت ساختار یافته دارد.برنامه ریزی منظم چک کردن - ماهانه برای اهداف عملیاتی و ربع برای اهداف استراتژیک.استفاده از داشبورد برای ردیابی شاخص های عملکرد کلیدی (KPIs) و برجسته پیشرفت یا تاخیر. اشاره به عضو تیم رهبری ارشد برای خدمت به عنوان برنامه استراتژیک، مسئول حفظ برنامه قابل مشاهده و پرداختن به موانع.

آماده باشید تا سازگار شوید.هیچ برنامه استراتژیکی با واقعیت بدون تغییر باقی نمی ماند. [۵] اگر یک فرصت جدید بودجه پدیدار شود، یا یک برنامه اصلی با یک تغییر نظارتی غیرمنتظره مواجه می شود، اولویت های شما را بازبینی می کند.یک برنامه استراتژیک زنده به طور سالانه از طریق یک فرایند بررسی سبک به روز می شود، این به معنای رها کردن اهداف در اولین نشانه دشواری نیست، اما به معنای پاسخ دادن به اطلاعات جدید است.

نقاط عطف را در طول راه تشخیص تیم هایی که به نتایج کلیدی دست می یابند، داستان های موفقیت را با اهداکنندگان به اشتراک می گذارند و از نتایج مثبت برای ایجاد حرکت برای مرحله بعدی برنامه استفاده می کنند. اذعان به پیشرفت انرژی را بالا نگه می دارد و ارزش برنامه ریزی استراتژیک را به عنوان یک نظم مداوم تقویت می کند.

قرص های معمولی برای جلوگیری از

حتی با بهترین نیت، سازمان های خیریه در حال رشد می توانند در طول برنامه ریزی استراتژیک به تعویق بیفتند.یک سقوط مشترک کمبود خرید از هیئت مدیره یا کارکنان ارشد است، اگر رهبران کلیدی به طور کامل متعهد نیستند، برنامه اطمینان حاصل می کند که مشارکت واقعی از شروع، نه تنها دخالت توکن دیگر بیش از حد اهداف است؛ تمرکز بر سه تا پنج اولویت عمده برای گسترش منابع بسیار نازک.

اهداف Vague یک تله دیگر هستند که نشان می دهد "مشارکت اجتماعی" بدون تعریف این که چه معنایی دارد یا چگونه آن را اندازه گیری می کند، همیشه معیارهای و مهلت ها را ضمیمه می کند، یک مسئله مرتبط با آن بودجه را با برنامه هماهنگ نمی کند.اگر اهداف استراتژیک شما نیاز به سرمایه گذاری های جدید دارند، اما بودجه مسطح باقی می ماند، برنامه به جای عملی، الهام بخش می شود.

نادیده گرفتن روند خارجی همچنین می تواند یک طرح را از بین ببرد. غیر انتفاعی در محیط های پویا کار می کند - تغییرات در سیاست دولت، رکود اقتصادی، اختلالات تکنولوژیکی، یا تغییرات در رفتار اهدا کننده می تواند همه فرضیات بی اعتبار را ایجاد کند. اسکن زیست محیطی را به بررسی های فصلی خود، در نهایت، اجازه ندهید که طرح گرد و غبار را در یک قفسه جمع آوری کند.

نتیجه گیری

توسعه یک برنامه استراتژیک یک گام حیاتی برای یک سازمان خیریه در حال رشد است. تضمین می کند که رشد هدفمند است، منابع به طور موثر مورد استفاده قرار می گیرند و ماموریت شما همچنان به رشد ادامه می دهد.با انجام تجزیه و تحلیل دقیق وضعیت، تعریف یک ماموریت قانع کننده و چشم انداز، تعیین اهداف هوشمندانه و ایجاد برنامه های عملی دقیق، شما سازمان خود را با یک مسیر روشن پیش رو ارائه می دهید.

ارزیابی منظم و سازگاری سازمان شما را در مسیر موفقیت بلند مدت نگه می دارد، به یاد داشته باشید که برنامه ریزی استراتژیک مقصد نیست، بلکه یک عمل مداوم است، همانطور که خیریه شما رشد می کند، برنامه را هر ساله بازبینی می کند، پیشرفت را جشن می گیرد و دوره را با یک برنامه استراتژیک قوی در دست تنظیم می کند، شما می توانید با چالش های رشد با اعتماد به نفس مواجه شوید، دانستن اینکه هر مرحله ای که شما می گیرید با هدف و نیازهای جامعه شما هماهنگ است.