Í stjórnsýslulegum deilum eru áreiðanlegustu rökin fyrir því að tryggja sanngjarnar útkomur. Meðal sterkustu gagnategundanna eru upptökur og afrit ◆ þeir fanga nákvæm orð sem töluð eru í eyrum, fundi, útskýringum eða viðtölum, sem leggja fram áreiðanlegar og endurskoðanlegar upplýsingar sem hægt er að skoða löngu eftir atvikið. Þegar þessar skrár eru varðveittar og áreiðanlegar eru rétt eru þær undirstaða glærra, ábyrgðar, ábyrgðar og stjórnarleysis í stjórnarstöðu. Þessi grein rannsakar hið margþætta hlutverk upptöku og umritunar, lagalegt gildi þeirra, hagnýtt gildi, vandamál og bestu starfshátta þeirra. Hvort sem þú ert yfirmaður, lögmaður, hegðunarregla, stjórnarskyldur eða fulltrúi, greinir frá því hvernig þessar aðferðir eru nauðsynlegar upplýsingar eru að koma á framfæri.

Hvað er fólgið í samhljóðum og bókhaldsskriftum?

Skráningar vísa til hljóð - eða vídeóskráa sem taka við munnlegu samspili. Transcripts eru textaskjöl Δ tímasummu ◯ sem endurkastast af talaðu efni upptöku. Saman mynda þeir erimatim skrá af því sem sagt var, og í hvaða röð. Þessar skrár koma oft upp frá:

  • Til inntöku fyrir inntöku eða stjórnsýsludómara
  • Viðtöl eða vitnisburður rannsóknarmanna
  • Samkomur milli aðila og meðalgangara
  • Símafundir eða sýndarfundir
  • Óformlegar umræður sem síðar tengjast máli sem máli skiptir í máli.

Ólíkt minnismiðum eða söfnum sem hafa verið undirbúnar eftir það er ekki hægt að breyta upptökum og afritum af bréfa-takanda með ómeðvituðum hætti. Þeir veita hlutlæga, samemporfun á framkvæmd, sem hægt er að endurskoða og athuga með nákvæmni. Þetta gerir þá ómissandi fyrir að leysa deilur um það sem var í raun sagt.

Lögleg þýðing og valdbeiting í fangelsi

Aðalgögn ◆ oft áreiðanlegri en mannsminni eða eftir-mestu yfirlitsmyndir. Í mörgum lögsögum er að finna [3] frumrök sem stjórnast af ákveðnum reglum um vísbendingar eða stjórnsýslu. Til dæmis eru bandarísku ríkisreglurnar um kennitölu, regla 1002 (í Δbesta sönnunarreglunni) sem hægt er að nota eftir að rit, taka upp eða mynda sem dæmi. Til að sýna fram á að forskriftin sé rétt, eins og hægt er að nota umreikninga, er hægt að lýsa henni með því að taka saman í samræmi við aðra þætti, nema að undanskilinn sé með því að taka saman öll almenna stjórnhætti (CPR 32.5) umritun umrita, sem fram kemur fram sem dæmi.

Auðkenning og hlekkur undirferli

Áður en hægt er að staðfesta upptöku eða afrit verður það að sýna fram á áreiðanleika þess, þ.e. að það er það sem það er hallmælt til að vera. Algengar auðkenningaraðferðir eru m.a.:

  • Vitnisburður frá hluttakanda sem gefur merki um raddirnar og samhengið
  • Tæknileg metagögn (t.d. sköpunardagur, skrá hash, tækjaannálar)
  • Umfangsrík skjöl sem sýndu hver hélt upptökunni og hvenær
  • Skírteini af afriti eða réttarblaðamanni

Ef fólk hefur ekki sannreynt að það sé áreiðanlegt getur það látið í ljós nákvæmlega rétta upptöku sem er því heimiluð og verður að taka upp strangar aðferðir til að varðveita ráðvendni sögunnar frá því er hún er sköpuð.

Óviðjafnanlegar siðferðisreglur í sambandi við tilgátur

Enda þótt stjórnsýslulög fylgi oft svipuðum meginreglum, eru ákveðnar kröfur breytilegar. Til dæmis, í atvinnumismununartilfellum fyrir bandarísku atvinnuauglýsingarnefndina (EEOC), er hljóðupptökur af einkafélögum yfirleitt leyfilegar ef þær eru viðeigandi en ekki ólöglegar. Hins vegar krefjast sum lönd allra aðila samþykkis áður en hægt er að skrá þær samræður áður en hægt er að skrá þær.

Kostir skjala og millifyrirtækja

Þegar rétt er notað eru skráðar upptökur og afrit ekki jafnvirðir til muna eða afritareikningar eru nokkuð gagnlegir.

Markmið og réttlætanleg tenging

Skráningar ná ekki aðeins orðunum heldur einnig tóninum, samhenginu, hléum og tilfinningalegum stikum. Transcripts þýðir þessi orð í varanlegu, leitarhæfu formi. Saman mynda þau [3] daufkyrninga, réttlætanlegt met [3. 5] sem hægt er að greina með mörgum aðildarríkjum Δ jafnvel þeim sem ekki voru til staðar. Þessi mótmæli hjálpa til við að vinna gegn minnisensímum sem hafa áhrif á sjónendur man.

Aukið gegnsæi og ábyrgð

Stjórnendur, fordómar og almenningur (þar sem leyfist). Þessi glæra gagnsæi byggir upp traust til stjórnarkerfis og hindrar ranga breytni, því að þátttakendur vita að fullyrðingar þeirra eru endanlega skráðar.

Efnýt lausn

Hlutir, sem eru ósammála um það sem sagt var, geta auðveldlega skoðað upptökuna eða afritið, oft leyst átökin án þess að draga fram málaferli. Í fjölmiðlum getur samanlögð umritun rutt úr læðingi með því að leggja niður umræður í raun og veru.

Stuðningur við áfrũjun og áköll

Þegar ákvörðun um stjórnsýslu er áfrýjað verður yfirferðin oft að endurskapa frumyfirferðina. Umritun eða upptaka er sá grundvöllur sem er traustasti grunnurinn að umfjöllun appellatats, og gerir dómurum kleift að meta hvort villur vegna aðgerða eða misskilnings hafi átt sér stað. Án slíkra skjala verður aðdráttaraflið mjög háð minningum þátttakenda sem geta verið óáreiðanleg.

Tegundir skjala og gagnasafnsaðferða

Ekki eru allar upptökur og afrit búin til jafnaðar. Að skilja tiltæk snið og aðferðir hjálpar til við að velja viðeigandi verkfæri til að halda áfram.

Hljóðupptaka

Einföld raddupptökur ◆ nota stafrænt segultæki, símaleitarhugbúnað eða fjarskipta- upplýsingakerfi ◯ eru algengar í stjórnsýsluheyrnum. Þær eru ódýrar og auðvelt að framleiða. Hins vegar getur bakgrunnshljóð, skörun tals og léleg staðsetning hljóðnema haft slæm áhrif á hljóðgæði. Til að draga úr þessum atriðum, nota blaðamenn í atvinnuskyni hágæðakerfi og marga hljóðnema.

Vídeóupptökur

Vídeó bætir við sjónvídd, fangamál líkamans, svipbrigði og sýnir þau á skjá. Í framrásum þar sem fráhvarfseinkenni eða líkamstjáningar eru viðeigandi (t.d. trúverðugt mat), getur myndband verið meira fróðlegt en hljóð eitt sér. Hins vegar eru myndbandsskrár stærri, krefjast meiri geymslu og getur vakið upp áhyggjur af einkalífi eða rauð viðbrögð.

Verbatim samanborið við þá sem ekki voru með torbatim transcripts

Ekki allar umritunarnar eru allar ◆, ◯u, ◯um eða ljúgum byrjun. A or or orcumm umritun af sérhverri orði nákvæmlega eins og þau eru töluð, þar með talið málfræðivillur og stam. Þetta er yfirleitt nauðsynlegt í opinberum fyrirlestrum þar sem trúverðugleiki eða nákvæm orð. hrein lestur (eða rithöndlað) umritun fjarlægir almennt ósamræmi fyrir auðveldan lestur, en getur tapað merkingu. Valið fer eftir tilgangi skrárinnar. Til að nota sagnarverðulega er almennt æskilegt að nota cATatimrit.

Mannleg andsetin greining

Fréttamenn og umritunarmenn manna hafa lengi verið gullstaðlar til nákvæmni, einkum í fjöltungumálum eða tæknilegum viðburðum. Þeir geta greint ræðumenn, rétta málfarið og búið til skráða umritun. Sjálfvirk taltæki hafa bætt verulega og gefið upp sparnað. Hins vegar eru ofnæmisviðbrögðin ekki eins nákvæm þegar málberar, sköruð samtöl eða sérhæfður orðaforðar eru notaðir. Mörg samtök nota nú blendingsviðmót: ASR framkalla uppkast og ritritritritar og staðfesta lokaum.

Erfiðleikar og hugleiðingar

Þrátt fyrir gildi sín hafa upptökur og afrit komið af stað erfiðleikum sem þarf að takast á við.

Ráðvendni í tæknimálum og skýrslum

Tæknilegir gallar ◆ svo sem dauð rafhlaða, minniskortsvilla eða minnkandi hljóðupptökur geta leitt til hluta eða tapaðra upptökumynda. Jafnvel þegar hljóðritun er til staðar er hægt að eyða eða eyða stafrænum skrám fyrir slysni. Bestu starfsvenjurnar eru með því að nota endurþriftæki, prófunarbúnaður fyrir fram og geyma skrár á mörgum öruggum stöðum (t.d. ský með afriti). Metadata og gildin skulu vera skráð niður til að greina upplýsingar um villu.

Einkalíf og trúnaðarmál

Ósamstæðar deilur fela oft í sér viðkvæmar upplýsingar, fjármál eða persónubundnar upplýsingar. Skráningar og afrit geta innihaldið þær upplýsingar, að vekja persónulegar áhyggjur. Hlutar verða að fá samþykki þar sem krafði er með lögum, og að innsigla trúnaðarmál eða fela trúnaðarmál áður en þeir senda inn eða gefa út rit. Sumar fyrirmæli um varnarkerfi um mál sem takmarka aðgang að þessum skjölum. Ef ekki er veitt að verja einkalífið getur það leitt til lögbanna eða jafnvel glæpastarfsemi.

Management and Truthity Challenges

Stafrænar upptökur er hægt að breyta eða splæsi með tiltölulega rólegum hætti, og breyta má umritun yfir í rangfærslur. Þó að hægt sé að greina tæknilegar upplýsingar (t.d. með því að veifa og draga úr samræmi við bylgju) getur aðili reynt að koma á skjalalista. Réttar og stofnanir krefjast yfirleitt frumskrá og krefjast sérfræðivitsvits um áreiðanleika. Að setja saman örugga forræðiskeðju Δ þar með talið dulritun, aðgangsskrá og öryggisumbúðir ◯ minnka áhættuna.

Handleiðingar

Jafnvel fær afritari getur rangtúlkað setningu. Þegar aðili er ósammála umritun verður líkaminn að koma á réttri leið. Venjulega geta aðilar sent fram ákveðnar leiðréttingar á ákveðnum tíma og þríbúna reglan ákveðið á lokaútgáfunni. Þetta ferli verður að vera gegnsæt til að forðast hlutdrægar.

Bestu starfsvenjurnar til að nota hljómplötur og boðskipti í ritunum

Til að hámarka ávinning og lágmarka áhættu, skulu sérfræðingar fylgja viðurkenndum leiðbeiningum.

Áður en haldið er áfram

  • Ég samūykki ađ skrá ef lög krefjast.
  • Fullvissaðu alla þátttakendur um að þetta verði skráð.
  • Notaðu áreiðanleg tæki og prófaðu þau áður en þú byrjar.
  • Fáðu starfsfólk til að fylgjast með upptökunni á fundinum.

Meðan á ferðinni stendur

  • Nefndu ræðumenn í upphafi hverrar fullyrðingar.
  • Gera hlé á bakgrunnshljóði, forðast hlé.
  • Stafsettu út flókin nöfn og hugtök fyrir ferilinn.
  • Hafðu varaupptökutæki í gangi sem öryggisskáp.

Eftir að haldið hefur verið áfram

  • Loka upprunalegu skránni strax eftir atburðinn.
  • Búa til öruggt afrit af afriti (dulritað með hash).
  • Ef þú notar afritsþjónustu skaltu gefa skýr fyrirmæli og leiðbeiningar um stílinn.
  • Skoðaðu afritið strax og sendu inn leiðbeiningar eftir þörfum.
  • Geyma skrár í samræmi við lögsöguáætlunina.

Auðkenning og framsetning

  • Undirbúðu keđja- undirstrikunarskrá þegar þú afhendir skrár.
  • Skráðu upptökuna eða afritið sem skjámynd með forsíðublaði sem lýsir uppruna þess.
  • Ef það er véfengt að vera áreiðanlegur skaltu vera tilbúinn til að veita vott eða sérfræðing til að staðfesta það.

Dæmi um þetta: Valdið í útgáfunni

Íhugaðu stjórnaryfirlýsingar varðandi ögun gegn opinberum starfsmanni. Starfsmaðurinn gefur til kynna að heyrandinn hafi látið í ljós fyrirfram opinbera athugasemd sem ekki endurspeglast á opinberum mínútum. Afritun ◆ eða betri, hljóðupptöku Δ af SATnni getur annaðhvort stutt algleyminguna eða hrakið hana, sem gefur endanlegan úrskurð. Á sama hátt getur verið að taka upp umsóknargrein um umsækjanda sem stangast á við ritgerð. Án þess að taka upp umsóknina, þá verður stofnunin að treysta á þann sem ræður viðtali.

Annað dæmi: endurskoðun á skattlagningu þar sem skattgreiðandinn telur að endurskoðandinn hafi samþykkt að setja takmörk í símaröð. Upptaka af því símtali (ef löglega er tekið) væri beinustu rökin. Í slíkum tilfellum eru upptökur og umritin sem mest áreiðanlegasta sönnunin , oft þyngri en síðari vitnisburður.

Alþjóðlegar úrbætur og auðlindir

Notkun uppfæra og umritunar stjórnast af mismunandi reglum um allan heim. Þeir sem fara yfir landamæri ættu að vita af þessum frávikum. Eftirfarandi utanaðkomandi auðlindir veita leiðbeiningar:

Þessar auðlindir bjóða upp á opinbera ramma sem hægt er að aðlaga að undirbúningi hvers máls fyrir sig.

Framtíðarsagnir: Al, fjarheyringar og Digital Records

Tæknin heldur áfram að endurskapa hvernig stjórnsýsludeilur eru skráðar. Aukning fjarskoðana í gegnum niðurlags, Microsoft teymi og svipað svið hefur gert upptökur af vana. Gerviupplýsingar geta nú búið til raunverulegar skýringar og uppkastarit, þótt umsjón manna sé enn mikilvæg fyrir nákvæmni. Tegundir stefna einnig í átt að alveg stafrænum tilfellaskrám þar sem upptökur og umritun eru innbyggðar sem ofurtengdar sýningar. Þar sem þessar stefnur hraða því að varðveita nákvæma og áreiðanlegt met vex.

Niðurstaða

Skráning og umritun eru miklu meira en einföld þægindi ◆ þau eru nauðsynleg tæki til að tryggja að stjórnsýsludeilur séu leystar af raun en ekki gölluð minni eða hæfni þeirra til að veita hlutlæg, réttlætanleg og endurskoðuð gögn sem styðja löglega starfsemi stjórnsýslu. Með því að skilja lögfræðireglurnar, velja viðeigandi hljóðupptökur og umritunaraðferðir og halda sér við bestu starfshætti við að meðhöndla stafræn sönnunargögn, geta allir aðilar lagt sitt af mörkum til að réttlæta og sýna betri árangur. Áfangarnir eru háir: ein tvíræða og vandvirkir orðasambönd frá fundi gætu ráðið ókosti, kosti eða faglega stöðu. Í því er vel skilgreind eða rétt að taka upp nákvæmlega og rétt afrit er það ekki gagnlegt.