Pse organizatat bamirëse kanë nevojë për një plan për t'iu përgjigjur krizës?

Organizatat bamirëse veprojnë në themel të besimit, Donorët japin paratë e tyre të fituara me mund, vullnetarët dhurojnë kohën e tyre dhe përfituesit mbështeten në shërbimet tuaja.

Hapi 1: Të drejtosh një vlerësim të plotë të rrezikut

Para se të planifikoni një krizë, duhet të kuptoni se çfarë planifikoni.

Kategoritë e rrezikut për organizatat bamirëse

Rreziqet e zakonshme bien në disa kategori. Katastrofat natyrore përfshijnë përmbytje, uragane, tërmete dhe zjarre që mund të dëmtojnë strukturat tuaja ose të prishin programet tuaja. Kërcënime të sigurisë së ashpër të tilla si sulme për të çliruar, mashtrime fizike dhe shkelje të dhëna mund të nxjerrin në pah informacionin dhe të dhënat e ndjeshme të dhuruesve. [FLT] Filican dhe rreziqet operacionale [p]: [5L] përfshijnë mashtrimet, humbjet e mëdha, humbjet e të personelit dhe të menjëhershëm nga [të], si pasojë e veprimeve të dobëta [të medias së internetit] dhe të shkaktuara nga ana e punonjësve të ulët të punës së ulët. [të] [të e internetit të ndryshme: [të medias [të medias së internetit dhe të mëdha: [të medias së informacionit [të medias së internetit] nga [të medias së ulët, [të medias së ulët, [të medias së ulët [të internetit, [të internetit], [të internetit], [të internetit, [të medias së ulët [të medias së ulët [të internetit, [të internetit, BR] mund

Si të sillemi sipas vlerësimit?

Nisni duke mbledhur një ekip ndër-funksional për të goditur kriza të mundshme specifike për misionin tuaj dhe gjeografinë. Përdor një matricë rreziku për të shënuar çdo kërcënim në dy akset: gjasat (për pothuajse të caktuara) dhe ndikim (minor ndaj katastrofik). Kjo stërvitje ju ndihmon të mbani përparësitë, që rreziqet kërkojnë më shumë përgatitje. Për çdo rrezik të lartë të përballjes, shenjat paralajmëruese dhe pasojat potenciale. Një burim i jashtëm si: [FIT:0] Ridiprocections joproduktive. [1]

Hapi 2: Krijoni një ekip të përkushtuar të menaxhimit të krizës

Gjatë një krize, mospërcaktimi mund të jetë po aq dëmtues sa vetë ngjarja.

Kompozimi dhe rolet e ekipit

Cakto rolet e mëposhtme të bazuara në strukturën organizative kreu i ekipit të krizës , zakonisht drejtori ekzekutiv ose një anëtar i lartë i bordit, ♫ merr vendime përfundimtare dhe shërben si autoriteti përfundimtar. Bashkëpunimi kryeson [5] ruajtjen [p.FL:3] dhe shërbimet e FT: [të] administrojnë mesazhe në staf, dhurues, përfitues, media dhe publik. [FL] Për të mbuluar [të] mbuluar [5] sigurinë, Lagjësinë [të] dhe [të] e shërbimeve të larta: [të] çdo anëtar i FL] e cila merret me një rol të mirë në aftësinë e lartë të punës dhe një funksionit [të FL] të BE-së së mirë dhe çdo rol [të Bërënie të përbashkët: [të vlerës së lartë: [të vlerës së ulët] dhe çdo/të vlerës së lartë: [të vlerës së njeriut [të internetit] dhe çdo lloj] në një rol [të vlerës së lartë. [të aplikimi [8L]: [8]

Të fuqizojmë ekipin për të vepruar

Ekipi juaj i krizës duhet të ketë autoritetin për të marrë vendime pa pritur miratimin e bordit në situatat e ndjeshme nga koha. Vendos parametra të qartë për vendimet që mund të merren autonomisht dhe çfarë kërkon përshkallëzim. Ekipi duhet gjithashtu të krijojë një kanal të sigurtë komunikimi, të tillë si një program i dedikuar për biseda në grup apo mesazhe të koduara, për të koordinuar gjatë një krize aktive.

Hapi 3: Ndërtoni strategji të ndryshme komunikimi

Komunikimi është linja e drejtpërdrejtë e menaxhimit të krizave.

Komunikimi i brendshëm

Stafi juaj dhe vullnetarët janë prioriteti juaj i parë. ata duhet të dinë se çfarë po ndodh, çfarë pritet prej tyre, dhe si të qëndrojnë të sigurt. Zhvilloni një sistem të lidhur: një alarm fillestar nëpërmjet tekstit apo telefonatave, ndjekur nga të dhënat e rregullta nëpërmjet postës elektronike apo një platforme të brendshme. mesazhet para-regjistruese për skenarë të ndryshëm në mënyrë që të mund të komunikoni shpejt edhe nën stres. Përfshini udhëzimet për pezullimin e operacioneve, për evakuimin e mjediseve, ose zhvendosjen në punë të largët.

Komunikimi i jashtëm

Audienca e jashtme përfshin donatorë, përfitues, organizata partnere, media dhe publikun e gjerë. Identifikoni zëdhënëset tuaj kryesorë dhe i stërvitni ata në teknikat e komunikimit të krizës. Përgatitni shabllonet për publikimin e shtypit, postimet e mediave sociale dhe redaktimet në internet që mund të rregullohen për ngjarje specifike. Mesazhet tuaja duhet të njohin situatën, shprehin empatinë, tregoni se çfarë po bëni dhe u jepni një mënyrë njerëzve për të marrë të rejat ose për të ofruar ndihmë. [FT:0] Kriza eDC dhe perspektivat e sigurisë (CERC) [F1]

Mapping i mbajtësit të armëve

Jo të gjithë palët kanë nevojë për të njëjtin informacion në të njëjtën kohë. Krijo një hartë aksionere që identifikon çdo grup, shqetësimet e tyre kryesore, kanalin tuaj të komunikimit të preferuar për ta dhe një afat kohor për të rejat. Për shembull, donatorët e mëdhenj mund të kërkojnë një telefonatë personale nga drejtori ekzekutiv, ndërsa publiku i përgjithshëm shërbehet më mirë nga një njoftim për shtyp dhe poste të medias sociale.

Hapi 4: Zhvilloni kërkesa për të reaguar në shembuj të thjeshtë

Një plan nuk përputhet me të gjitha krizat, ndërsa kuadri juaj i përgjithshëm duhet të jetë konsekuent, veprimet specifike që kërkohen për një shkelje të dhënash janë shumë të ndryshme nga ato të nevojshme gjatë një katastrofe natyrore.

Elemente të përbashkëta të çfarëdo reagimi që kërkon

Çdo procedurë duhet të përfshijë: (1) se si kriza është zbuluar dhe raportuar fillimisht, (2) kriteret për aktivizimin e ekipit të krizës, (3) veprime të menjëhershme sigurie (p.sh., evakuim, mbylljen e sistemit, kujdesin mjekësor), (4) protokollet e njoftimeve për autoritetet, siguruesit dhe aktorët, (5) kërkesat për dokumentacion dhe (6) një zinxhir komande për të përshkallëzuar vendimet.

Shembull: Pasiguria e sigurisë në Internet

Për një sulm në formë konfeuware, procedura juaj mund të përfshijë: izolimin e sistemeve të prekura nga rrjeti menjëherë, njoftoni drejtuesin e ekipit të IT dhe krizës, kontaktoni operatorin tuaj të sigurimeve kompjuterike dhe këshillën ligjore, mos paguani shpërblesën pa këshilla ekspertësh dhe përgatitni një komunikim ndaj dhuruesve dhe partnerëve rreth ekspozimit të mundshëm të të të dhënave. Treinoni të gjithë personelin për të njohur përpjekjet për feshing dhe për të raportuar veprimtari të dyshimta. [FL:0] Asnjë qendër e burimeve të Profitante të Sigurisë së Cyber-tegjiritetit [FIT:1] për burime shtesë për organizatat e vogla me buxhete të kufizuara IT.

Shembull: Katastrofa natyrore të bën të mendosh për këtë

Për një uragan ose zjarr që kërcënon strukturën tuaj, procedura mund të përfshijë: monitoroni alarmet e motit nëpërmjet kanaleve zyrtare, aktivizoni sistemin e njoftimit për të mbyllur zyrat dhe për të anulluar programet, lëvizni të dhënat dhe pajisjet kritike për të siguruar vende ose re rezervë, kontrolloni stafin dhe përfituesit në zonat e prekura dhe koordinoni me agjencitë lokale të menazhimit të emergjencës.

Hapi 5: Përgatit burimet, kontaktet dhe mjetet dixhitale

Një krizë nuk është koha për të kërkuar numra telefoni apo për të gjetur furnizimet urgjente. Plani juaj duhet të përfshijë një directory të centralizuar burimi që është e arritshme si në dixhital, ashtu edhe në shtyp. Kjo directory duhet shqyrtuar dhe përditësuar me tremujorin.

Kontaktet e emergjencës

Kompilo një listë kontaktesh kyçe duke përfshirë policinë lokale dhe departamentet e zjarrfikësve, spitalet, kontrollin e helmit, kompanitë e shërbimeve, komisionerin tuaj të sigurimit, këshillimin ligjor, mbështetjen e IT dhe specialistët e marrëdhënieve publike të krizës. Përfshijnë pas-orësh kontakte kontakti dhe kontakte për përforcime për secilin. përfshin gjithashtu kontakte të brendshme të tilla si anëtarët e bordit, stafin kyç dhe menazherët e shërbimeve.

Burimet fizike dhe dixhitale

Furnizimet e nevojshme të ndihmës së shpejtë, ushqimet e emergjencës dhe uji, elektrikët, bateritë dhe batanijet nëse organizata juaj drejton një strukturë fizike. për përgatitjen dixhitale, për të ruajtur përforcime të rregullta të koduara të të dhënave tuaja, për t'i ruajtur ato jashtë ose në re dhe për të testuar procedurat e restaurimit.

Përdor direktiva për të administruar planin tënd të krizës

Një platformë dixhitale si Direct mund të shërbejë si depo qendrore për të gjithë planin e reagimit ndaj krizës. Ruaj dokumentet e vlerësimit të rrezikut, listat e kontaktit, shabllonët e komunikimit dhe procedurat specifike në një sistem të sigurtë, me bazë roli që është i arritshëm për anëtarët e ekipit të autorizuar të çdo pajisjeje. Me përmbajtjen fleksibël të Literosus, mund të krijosh hyrje të strukturuara për çdo skenar, lidhje me kontakte dhe burime përkatëse, dhe shpejt të shtyjë përditësojë ekipin tuaj gjatë një situate në zhvillim. Kjo eliminon kaosin e pasuesit të shumëllojtë apo të shpërndarë në çdo minutë kur numri të madh letrash.

Hapi 6: Trein, sprovë dhe përmirësim në mënyrë të vazhdueshme

Një plan që qëndron në një lidhje të fshehtë nuk është një plan, pra stërvitja e rregullt dhe ushtrimet stimuluese, të sigurohen që ekipi juaj të dijë rolet e tyre, procedurat janë praktike dhe boshllëqet të identifikohen para një emergjence reale.

Lloje ushtrimesh

Nis me një ushtrim të lartë ku ekipi i krizës mblidhet për të folur nëpërmjet një skenari hipotetik nga një hap pas. Ky mjedis i ulët presioni ndihmon në identifikimin e dorëzimeve të paqarta apo të mungesës së informacionit. Më pas, për të kryer një [FT:2] ushtrim funksionues [plastik [FL:3] që të testojë procedurat specifike, të tilla si aktivimi i sistemit tuaj të njoftimit ose zbatimi i një shablloni komunikimi. Për një rritje më të lartë, [4] [të plotë] ushtrime [pL:3] se si pasojë e një krize të ndryshme të mediave, si një reagim i përmirësuar dhe një reagim i madh ndaj mediave. [5L]

Rishikime pas-veprimit

Pas çdo ushtrimi, mbaj një rishikim pas aksionit për të identifikuar se çfarë ka funksionuar, çfarë nuk ka bërë dhe çfarë nuk ka nevojë për përmirësim. dokumento këto gjetje dhe përditëso planin tënd në përputhje me këtë. Caktoju pronësinë çdo element veprimi me afat të qartë. inkurajoni të gjithë pjesëmarrësit të kenë një vlerësim të ndershëm, duke përfshirë edhe ata që mund të kenë identifikuar të çarat në komunikim ose në burime.

Ta mbajmë të gjallë planin

Plani juaj i reagimit ndaj krizës duhet të jetë një dokument i gjallë.

Një shqyrtim i veçantë për organizatat bamirëse

Organizatat bamirëse përballen me sfida unike që dallojnë planifikimin e krizave nga bizneset me përfitim.

Mbrojtja e të mëshirshmive të paprekshëm

Nëse organizata juaj u shërben fëmijëve, të moshuarve, individëve me paaftësi ose popullsi të tjera të prekshme, procedurat e krizës duhet të përfshijnë masa të veçanta sigurie.

Komunikime vullnetare

Vullnetarët janë të domosdoshëm për shumë misione bamirësie, por mund të jenë një sfidë komunikimi gjatë një krize. Ndryshe nga personeli, ata mund të mos kenë qasje të rregullt në kanalet e brendshme. Përfshi vullnetarët në sistemin tuaj të njoftimit dhe jep udhëzime të qarta se kur të raportohen dhe kur të qëndrojnë në shtëpi.

Të ruajmë konfidencialitetin gjatë krizave

Organizata juaj mund të mbajë informacione të ndjeshme për përfituesit, si për shembull, për të dhënat mjekësore, për historitë financiare ose për tregimet personale.

Lehtësimi financiar dhe sigurimi

Një krizë e madhe mund të prishë mbledhjen e fondeve dhe të krijojë shpenzime të papritura. të rishikoni politikat tuaja të sigurimit për të siguruar se ato mbulojnë humbjet lidhur me krizën, duke përfshirë detyrimet në internet, ndërprerjen e biznesit dhe përgjegjësinë e drejtorëve dhe oficerëve. të mbani një fond rezervë emergjence të barabartë me të paktën tre muaj shpenzime të funksionimit dhe të konsideroni ngritjen e një linje krediti që mund të tërhiqet me shpejtësi. Këshilli Kombëtar i Profituesve të Pafitimit ofron udhëheqje mbi menaxhimin e rrezikut financiar për organizatat bamirëse.

Të ndërtojmë një kulturë përgatitjeje

Përfundimisht, plani më i fuqishëm i reagimit ndaj krizës është vetëm aq efektiv sa njerëzit që e zbatojnë atë. Kultivoni një kulturë ku përgatitja është pjesë e operacioneve të përditshme, jo një ushtrim një herë në vit. Inkurajoni stafin të raportojë afër humbjes, të ndajë sugjerimet e sigurisë dhe të marrë pjesë në trajnim pa frikë nga faji. të njohësh dhe të shpërblejë vigjilencën. kur e gjithë organizata juaj përfshin mendimin se krizat nuk janë një çështje e nëse, por kur ju ndërtoni elasticitet që shtrihet përtej çdo plani.

Përgatitja është gjithashtu një sinjal besimi për dhuruesit dhe partnerët tuaj. kur lojtarët shohin se ju keni një plan të strukturuar, të mirë-përshtatur të reagimit ndaj krizës, ata ka më shumë gjasa të mbeten besnikë gjatë kohëve të vështira.

Konfinitimi

Duke zhvilluar një plan reagimi ndaj krizave është një nga investimet më të rëndësishme që mund të bëjë organizata juaj bamirëse, mbron ekipin tuaj, përfituesit tuaj, reputacionin tuaj dhe aftësinë tuaj për të përmbushur misionin tuaj kur ndodh e papritura. duke vlerësuar plotësisht rreziqet, duke krijuar një ekip të aftë, duke ndërtuar strategji komunikimi, duke krijuar procedura specifike skenari, duke përgatitur burime dhe duke u angazhuar në stërvitje të vazhdueshme, mund të lundroni me qartësi dhe siguri.